EKMA4116 Manajemen

Modul V Pendelegasian dan Pemberdayaan (Ancilla K Kustedjo)

KEGIATAN BELAJAR 1

PENDELEGASIAN

PENDELEGASIAN
Apa itu pendelegasian? Memercayakan tugas kepada orang lain namun tanggung jawab masih di tangan pendelegasi. (Heller, 2004)
Pemberian wewenang oleh atasan yang lebih atas

kepada atasan yang lebih rendah untuk melaksanakan suatu pekerjaan dengan otoritas secara eksplisit dari atasan pemberi wewenang pada waktu wewenang tersebut akan dilaksanankan. (Mulyadi & Setiawan, 2001)

Manfaat Pendelegasian
Kemampuan membebaskan diri demi tugas-

tugas lainnya Pemanfaatan keterampilan khusus karyawan Pemberian pelatihan dan pengalaman Terampil memecahkan masalah Awal tepat mempersiapkan pengganti sementara Saat tepat menguji karyawan dan membagikan pekerjaan karyawan Meningkatkan perasaan penting diri karyawan Meningkatkan komitmen karyawan untuk

Manfaat Pendelegasian
Menghemat waktu Mengurangi tekanan Memiliki kesempatan untuk mengembangkan

karyawan Meningkatkan frekuensi komunikasi Menciptakan komunikasi Meningkatkan hubungan antara atasan dengan bawawahan Memberikan standar prestasi Meningkatkan kinerja karyawan Mengembangkan organisasi Membantu atasan untuk bekerja lebih efisien

Cara Efektif Pendelagasian Tugas

Delegasikan pekerjaan yang disukai Delegasikan tugas secara bertanggung

jawab Jangan selalu mendelegasikan tugas kepada karyawan yang paling mampu Percayalah kepada karyawan Tekankan pada sasaran bukan prosedur

Alasan Atasan Tidak Melakukan Pendelegasian (1)

Sisi Atasan: Belum ada waktu untuk melatih Kebijakan perusahaan harus dikerjaan atasan Kebiasaan menyelesaikan pekerjaan tanpa bantuan orang lain Meragukan Kemampuan Karyawan Kekhawatiran jika pekerjaan didelegasikan maka sama tidak punya pekerjaan dsb. (modul 5 hal 5.11-5.14 )

Alasan Atasan Tidak Melakukan Pendelegasian (2)

Sisi Karyawan: Karyawan takut memikul tanggung jawab memutuskan sesuatu Karyawan takut dikritik jika membuat kesalahan Ketidaktersedian waktu Kurangnya motivasi Kurang percaya diri

Langkah-Langkah Sebelum dilakukan pendelegasian

Menentukan terlebih dahulu tugas/masalah yang

akan didelegasikan dan mempersiapkan untuk diserahkan kepada karyawan. Menentukan karyawan yang akan menerima delegasi Mempersiapkan & memberi motivasi kepada karyawan yang menerima delegasi Membuat persetujauan dan mendelegasikan Memantau perkembangan pekerjaan yang didelegasikan

Langkah-Langkah Mendelegasikan Tugas dan Wewenang

Adanya persetujuan antara kedua belah pihak

tentang hasil penyelesaian tugas Pengawasan tetap dilakukan oleh atasan Kepercayaan pimpinan untuk mendelegasikan harus ditunjang oleh tingkat kemampuan karyawan dibandingkan dengan tingkat kesulitan persoalan dalam tugas

Kapan atasan harus mendelegasikan sebagian pekerjaannya?

Ketika waktunya banyak digunakan untuk

menyelesaikan masalah jangka panjang Tidak cukup waktu kepada bagian-bagian penting dari pekerjaan Waktunya banyak digunakan untuk hal-hal mendesak dan sering kali muncul Menghadapi krisis, panik dalam memenuhi target Persolaan sepele menghambatnya untuk memecahkan masalah besar

Proses Pelaksanaan Delegasi

1. Identifikasi semua pekerjaan dan

mengukur durasi setiap pekerjaa tersebut 2. Mengidentifikasi kemampuan karyawan 3. Pembinaan dan pelatihan 4. Monitoring dan evaluasi

Peranan Pendelegasiaan (1)

1.

Pendukung Karier Atasan Kesuksesan dalam pendelegasian akan membantu seorang middle manajer untuk naik ke posisi selanjutnya. Sukses karena mampu memberikan kesempatan dan kesuksesan pada karyawan dan sebaliknya. Lima Peranan Karyawan - Menerapkan strategi - Memimpin dirinya sendiri dan kelompoknya; - Sumber informasi - Memberi umpan balik - Mitra kerja atasan

Peranan Pendelegasiaan (2)

2. Sebagai metode Pelatihan yang Efektif Pendelegasian adalah ujian yang terbaik yang mampu mengukur tingkat kemampuan seseorang. - Pelatihan yang unik - Memperluas keterampilan dan kemahiran karyawan - Kekuatan pendorong partisipasi - Pencetus tumbuhnya inisiatif - Meningkatan kepuasan kerja - Mengidentifikasikan berbagai kebutuhan

Profil Karakteristik Pendelegasi (1)

Otoriter Wewenang karyawan dibatasi hanya pada pengambilan keputusan dan penugasan yang rutin. Biasanya cenderung sewenang-wenang dan keras pendiriannya; menutupi kelemahan dirinya dengan tidak memberikan wewenang kepada karyawan Tipe Penguji Biasanya menggunakan kalimat tanya untuk menjalankan pendelegasian dan pengembangan karyawannya.

Profil Karakteristik Pendelegasi (2)

Bebas Memberikan kebebasan yang besar kepada karyawan untuk melaksanakan tugas yang didelegasikannya, biasanya disertai wewenang dan tanggung jawab penuh. Kelebihannya : Karyawan cepat dalam menyelesaikan masalah dalam pekerjaan Kelemahannya : Karyawan sulit menerima umpan balik untuk perbaikan kinerja

Pedoman Efektif Melakukan Pendelegasian

Menjelaskan delegasi tugas secara jelas

dan lengkap Berikan batasan tanggung jawab dan wewenang karyawan Monitoring pekerjaan yang dilakukan karyawan Pertolongan yang diberikan dengan menunjukkan cara untuk menemukan jawaban Jangan lari dari masalah

KEGIATAN BELAJAR 2

PEMBERDAYAAN KARYAWAN

Pemberdayaan
Definisi Memaksimalkan pemberian wewenang kepada karyawan untuk merencanakan, mengendalikan, dan membuat keputursan tentang pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya tanpa hrus secara eksplisit dari manajer di atasnya. (Hansen dan Mowen, 1997)

Dasar-dasar Pemberdayaan Karyawan

Prinsip Subsidarity: tidak

diperbolehkannya badan/unit yang lebih tinggi mengambil tanggung jawab badan/unit yang lebih rendah
Karyawan pada hakikatnya baik.

Suatu keyakinan bahwa setiap orang pada dasarnya baik walaupun kadang melakukan kesalahan.
Trust-based relationship.

Manfaat Pemberdayaan terhadap Karyawan

Karyawan yang berdaya adalah mereka yang berbagai kebutuhan dasarnya telah terpenuhi sehingga memiliki komitmen dan motivasi yang tinggi.

Nilai tambah: Memiliki tingkat kebebasan dalam pengambilan keputusan Memiliki Kompetensi berdasarkan berbagai keterampilan yang dibekali untuk melaksanakan tugas

Kiat mewujudkan Pemberdayaan

Pemberdayaan karyawan adalah hasil dari

pengembangan kompetensi dari dalam diri karyawan itu sendiri Kompetensi karyawan akan menghasilkan produk dan jasa berkualitas di dalam lingkungan kerya yang berkualitas. Pada akhirnya berfungsi untuk mendapatkan kepercayaan dan manajemen. Bagaimana menciptakan lingkungan kerja yang kondusif?

Kiat mewujudkan Pemberdayaan (2)

Lingkungan kerja yang kondusif:
Timbal balik kepercayaan antara manajemen dan

karyawan Terdapat komitmen karyawan terhadap visi, core belief, dan core value suatu perusahaan Kesediaan manajemen puncak untuk memberikan wewenang kepada karyawan untuk mengambil keputusan atas pekerjaan yang menjadi tanggung jawab karyawan tsb Kesediaan manajemen puncak memberikan wewenang kepada karyawan untuk akses ke pusat informasi Sistem penghargaan harus berbasis kinerja

Dampak Positif Pemberdayaan terhadap Struktur organisasi

Organisasi lebih datar Arus informasi bergerak dari arah vertikal ke

arah horizontal Tingkat kecepatan pemgambilan keputusan Meminimalisasi distorsi Informasi Meningkatnya komitment karyawan untuk melakukan perbaikan kinerja Pergeseran dari responsibility at the top organization ke responsibility based organization Pergeseran dari sebuah organisasi orang

Proses Pemberdayaan
Menetapkan kompetensi dan kesiapan mental

karyawan untuk sama-sama maju dan berkembang

Mengidentifikasi kompetensi bawahan yang

dibutuhkan untuk menyelesaikan tugasnya serta keterampilan lain yang belum dimanfaatkan
Jika ada kompetensi yang belum dikuasai

karyawan, manajer perlu mengidentifikasi kelemahannya, memberikan pelatihan

Pastikan motivasi karyawan tetap terjaga

Peningkatan pemberdayaan
1. Faktor untuk meningkatkan pemberdayaan (Penghormatan, mengakui keberadaan karyawan, penghargaan) 2. Pandangan manajer terhadap karyawan yang berdaya 3. Bantuan dari diri pribadi manajer dalam meningkatkan pemberdayaan karyawan. Kemauan + Kemampuan = Keberhasilan 4. Usaha pengembangan diri karyawan

Referensi
Modul Manajemen Universitas Terbuka

Slide Tutorial Manajemen Widita Rarasati Fadia Dewanda