wk02 - MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN FIX

MANAJEMEN PERKANTORAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2014
MANAJEMEN PERKANTORAN
Dra. Zahroh ZA, MSi; Susilowati, S.Sos, M.AB; Drs. Raymond Tedjasukmana MM, MT
DIII Kesekretariatan, Pendidikan Vokasi, Universitas Brawijaya
Email : sussy_1405@ub.ac.id, / raymondtedjasukmanavokasi@gmail.com
1
FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN PERKANTORAN
1. PENDAHULUAN
1.1 Pengantar
 Fungsi manajemen meliputi planning, controlling, organizing, dan actuacting.

 Tujuan hanya dapat dicapai dengan tindakan, isi dari manajemen adalah tindakan menentukan,
memulai dan melaksanakan tujuan yang sudah ditentukan terlebih dahulu.
1.2 Tujuan
Penguasaan materi dalam modul ini, yang dirancang sebagai landasan dasar manajemen perkantoran,
akan dapat:
 Memahami dengan baik tentang manajemen.

 Memahami tentang manajemen perkantoran.
1.3 Definisi
 Manajemen: Suatu aktivitas yang termasuk didalamnya pengambilan keputusan, pemberian

perintah, penetapan kebijakan, menyediakan tugas dan imbalan serta memperkerjakan orang
untuk melaksanakan kebijakan.
 Manajemen perkantoran: kemampuan untuk merencanakan, mengorganisasi, mengkoordinasi
manusia, bahan, mesin, metode, uang dan pasar dalam bidang pekerjaan kantor serta
mengarahkan dan mengawasi sehingga tercapai tujuan perusahaan.
Page 1
2. MANAJEMEN
Cakupan manajemen begitu luas, semua perusahaan baik pemerintah maupun swasta, sekolah,
didalamnya akan terkandung proses manajemen. Istilah manajemen berasal dari bahasa italia
“maneggiare” yang berarti mengendalikan dan dari bahasa Perancis “menage” yang berarti tindakan
membimbing atau memimpin. Manajemen merupakan suatu aktivitas yang termasuk didalamnya
pengambilan keputusan, pemberian perintah, penetapan kebijakan, menyediakan tugas dan imbalan
serta memperkerjakan orang untuk melaksanakan kebijakan. Kegiatan catat-mencatat mengenai
berbagai peristiwa di bidang pemerintahan serta perniagaan, atau kegiatan di dalam masyarakat, telah
tumbuh dan berkembang di pusat kerajaan sebagai bentuk awal manajemen dan telah berlangsung
ribuan tahun sebelum masehi.
Planning, organizing, coordinating, directing dan controlling merupakan aktivitas manajemen

yang membutuhkan pengetahuan mengenai sasaran dan apa yang harus dilakukan, agar dapat
mencapai sasaran sebuah perusahaan harus merencanakan, mengorganisasi, mengkoordinasi,
mengarahkan dan mengawasi keenam elemen-elemen dasar manajemen (the six M’s) yaitu Men,
Materials, Machines, Methods, Money, dan Markets.
Memahami perkembangan teori manajemen sangat penting untuk mendapatkan gambaran

tentang proses manajemen. Berikut keempat klasifikasi teori manajemen: manajemen klasik,
manajemen perilaku, manajemen ilmiah dan manajemen kualitas.
2.1 Manajemen Klasik
Pada awal abad 18 dan 19, dunia sedang mengalami Revolusi Industri yang menitik beratkan
pada proses produksi dan bagaimana menciptakan organisasi industri yang modern. Manajemen klasik
mempunyai dua pandangan, yaitu manajemen ilmiah dan manajemen kesatuan yang utuh. Pada
manajemen ilmiah perusahaan akan mengembangkan solusi yang efektif terhadap masalah peningkatan
output rata-rata pekerja dan efisiensi pengelolaan organisasi. Pada manajemen kesatuan yang utuh
manajer dituntut untuk menitikberatkan perhatiannya pada masalah administrasi yang terjadi di dalam
organisasi.
Page 2
2.2 Manajemen Perilaku
Pendekatan hubungan manusia dan pendekatan perilaku ilmiah merupakan dua pendekatan
utama yang termasuk dalam aliran manajemen perilaku. Peningkatan motivasi karyawan dalam bekerja
lebih penting daripada keberadaan faktor teknis, setiap pekerjaan harus disusun sebagai target yang
akan dicapai, sehingga kinerja yang diharapkan dari pegawai akan mudah dianalisis.
2.3 Manajemen Ilmiah
Manajemen ilmiah sebagai metode bisnis kuantitatif, yang menggunakan dasar ilmu teknik dan
matematikauntuk memecahkan masalah bisnis yang komplek. Contohnya: sampel pekerjaan,
forecasting,dan penyeleksian.
2.4 Manajemen Kualitas
Total Quality Management (TQM) menekankan pada kinerja tim, memperdayakan pekerja,
mengakui keluasan suatu organisasi dan menerima kritikan dalam melayani konsumen secara lebih baik.
3. MANAJEMEN PERKANTORAN
Manajemen perkantoran merupakan kemampuan untuk merencanakan, mengorganisasi,

mengkoordinasi manusia, bahan, mesin, metode, uang dan pasar dalam bidang pekerjaan kantor serta
mengarahkan dan mengawasi sehingga tercapai tujuan perusahaan. Manajemen perkantoran
mengharuskan adanya kemampuan untuk membuat keputusan, memimpin pihak lain, menciptakan dan
mengembangkan ide-ide yang berhasil.
Terdapat empat aktivitas pokok pekerjaan kantor, yaitu:
 Catatan (records)
 Angka-angka (figures) dan perhitungan-perhitungan (computations)
 Penyimpanan produk/dokumennya sendiri (retention of products)
 Komunikasi intern dan ekstern (internal and external communications)
Pekerjaan kantor dapat dianalisa dan ddievaluasi. Pekerjaan kantor dapat dibagi-bagi dalam bagian-
bagian yang dapat dipelajari secara kritis untuk mengetahui bagaimana pentingnya untuk mencapai
tujuan yang diinginkan.
Page 3
Terdapat tujuh aktivitas pokok manajemen perkantoran, yaitu:
1. Menyediakan suatu organisasi yang efektif.

2. Mengusahakan adanya fasilitas fisik yang baik dikantor.
3. Menspesifikasi dan membeli alat dan persediaan
4. Mengusahakan adanya fasilitas pelayanan dan komunikasi
5. Mengusahakan adanya hubungan majikan dan pekerja yang memuaskan.
6. Menganalisa dan memperbaiki metode dan prosedur kantor
7. Mengawasi aktivitas kantor.
REFERENSI
Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga.
Winardi. 1982. Management Perkantoran dan Pengawasan. Bandung: Alumni.
PERTANYAAN DISKUSI
1. Jika ditinjau dari evolusi teori manajemen, teori manakah yang menggambarkan proses
manajemen pada manajemen perkantoran?
2. Apa tanggapan saudara terhadap penemuan-penemuan peralatan perkantoran yang semakin
bertambah banyak dan semakin pesat sebagai akibat adanya computer dan terintegrasinya
system informasi seluruh dunia melalui internet?
LATIHAN
1. Apa pengertian manajemen?

2. Apa pengertian manajemen perkantoran?
3. Sebut dan jelaskan empat aktivitas pokok pekerjaan kantor!
4. Sebut dan jelaskan tujuh aktivitas pokok manajemen perkantoran!
5. Sebut dan jelaskan keenam elemen-elemen dasar manajemen (the six M’s) serta kaitannya
dengan manajemen perkantoran!
Page 4
2
FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN PERKANTORAN
1. PENDAHULUAN
1.1 Pengantar
 Planning, organizing, actuating dan controlling merupakan aktivitas manajemen yang

membutuhkan pengetahuan mengenai sasaran dan apa yang harus dilakukan, agar dapat
mencapai tujuan perusahaan.
 Manajemen perkantoran merupakan salah satu cabang ilmu manajemen yang memfokuskan
pada layanan untuk mendapatkan, mencatat, dan menganalisis informasi, baik itu
merencanakan maupun mengkomunikasikannya guna mengamankan aset organisasi serta
mempromosikan layanan administrasi itu sendiri untuk mencapai tujuan organisasi.
1.2 Tujuan
Penguasaan materi dalam modul ini bertujuan:
 Memahami fungsi planning dalam manajemen perkantoran

 Memahami fungsi organizing dalam manajemen perkantoran
 Memahami fungsi actuating dalam manajemen perkantoran
 Memahami fungsi controlling dalam manajemen perkantoran
1.3 Definisi
 Planning (perencanaan) merupakan penentuan cara atau arah tindakan yang memberikan
pertimbangan kepada factor-faktor yang mempengaruhi situasi tertentu.
Page 5
 Organizing (pengorganisasian) merupakan pembagian pekerjaan yang direncanakan untuk

diselesaikan oleh anggota-anggota kelompok pekerja.
 Actuating (penggerakan) merupakan hal yang mendorong keinginan anggota kelompok pekerja
untuk melaksanakan pekerjaan mereka masing-masing.
 Controlling (pengawasan) merupakan penentuan apa yang dilakukan, menilainya dan
menerapkan tindakan korektif.
2. FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN PERKANTORAN
2.1 Planning (perencanaan)
Fungsi pokok perencanaan dalam manajemen perkantoran memuat teknik melihat kedepan dan
memilih arah dari beberapa alternatif tindakan agar tercapai tujuan perusahaan. tindakan mengetahui
terlebih dahulu fakta-fakta dan dugaan sehingga mampu menentukan apa yang harus dilakukan,
bilamana, oleh siapa, dimana dan bagaimana.
2.2 Organizing (pengorganisasian)
Pengorganisasian memungkinkan manajer kantor meluaskan pengaruhnya dan mencapai

tujuannya secara efektif melalui suatu kelompok. Pengorganisasian merupakan kunci bagi efisiensi
kelompok. Pengorganisasian membantu kelompok memberi pelayanan sebagai satu kesatuan dengan
menyatukan segala kegiatannya ke arah suatu tujuan tertentu.
2.3 Actuating (penggerakan)
Fungsi pokok penggerakan mengandung penciptaan dan penerusan keinginan oleh tiap anggota
kelompok pekerja untuk mencapai tujuan sesuai dengan rencana. Jenis orang, bagian kegiatan yang
akan dilakukan, fasilitas-fasilitas yang disediakan dan pertimbangan manajer menentukan ukuran-
ukuran yang digunakan untuk melaksanakan fungsi penggerakan ini. Kepemimpinan, praktek hubungan
antar manusia, program latihan dan imbalan jasa yang layak merupakan cara yang paling umum.
2.4 Controlling (pengawasan)
Untuk menerapkan pengawasan kepada satu kegiatan, faktor-faktor hasil pekerjaan yang dapat
diukur harus ditentukan seperti jumlah, mutu, biaya. Hasil pekerjaan dibandingkan dengan standar yang
ditentukan terlebih dahulu.
Page 6
2.5 Manajer Perkantoran
Manajer perkantoran bertanggung jawab mengelola informasi, system informasi teknologi

maupun SDM yang ada untuk memaksimalkan produktivitas bagian administrasi yang dipimpinnya.
Berikut ini merupakan panduan mengenai tanggung jawab yang menyertai posisi manajer perkantoran
yang sesuai dengan fungsi manajemen.
1. Perencanaan:
 Mengembangkan tujuan dan sasaran dari masing-masing fungsi serta layanan kantor
termasuk layout, lingkungan, telekomunikasi dan arsip
 Mengikuti perkembangan baru dibidang perkantoran
 Merencanakan anggaran bagi pelaksanaan layanan kantor
 Menjelaskan kebutuhan akan ruang dan peralatan yang diperlukan
 Mendesain system dan prosedur administrasi baru
2. Pengorganisasian:
 Menjelaskan cara paling efektif bagi pegawai dalam menjalankan tugasnya
 Mendesain metode dan prosedur kerja yang efisien
 Meningkatkan produktivitas organisasi maupun perusahaan
 Memanfaatkan secara optimal peralatan yang dimiliki perusahaan
 Mengembangkan teknik dalam mengimpletasikan perubahan yang diharapkan
3. Penggerakan:
 Menggunakan teknik yang efektif dalam mengawasi pegawai
 Menyediakan training yang tepat
 Mendeskripsikan pekerjaan yang akan dilakukan pegawai secara realistis
 Menjamin tercapainya kinerja pegawai yang telah direncanakan
 Mendampingi pegawai dalam memecahkan masalah yang berkaitan dengan pekerjaan
yang dilakukan
4. Pengawasan
 Mengembangkan prosedur yang efisien dalam mengontrol kuantitas dan kualitas
pekerjaan yang dilakukan
 Mengembangkan prosedur yang efisien dalam menjadwalkan kerja
Page 7
 Mengembangkan prosedur yang efisien dalam mendeskripsikan pekerjaan yang tidak

terselesaikan
 Memotivasi pegawai akan perlunya kesadaran akan biaya yang ditimbulkan
 Mengembangkan strategi efektif dalam melakukan tindakan koreksi yang diperlukan
REFERENSI
Moekijat. 1982. Tata Laksana Kantor (Management Perkantoran). Bandung: Alumni.
The Liang Gie. 1983. Administrasi perkantoran Modern. Yogyakarta: Nur Cahaya.
PERTANYAAN DISKUSI
1. Mengapa manajemen administrasi perkantoran dianggap sebagai fungsi pelayanan sebagian

besar organisasi?
2. Buatlah presentasi sebagai seorang manajer perkantoran bank ABC dengan tema
profesionalisme! Apakah yang akan saudara katakan tentang “profesionalisme” yang berkaitan
dengan karier anda sebagai manajer perkantoran di Bank ABC dalam pengembangan
profesionalisme?
LATIHAN
1. Apa yang dimaksud dengan fungsi planning dalam manajemen perkantoran?

2. Apa yang dimaksud dengan fungsi organizing dalam manajemen perkantoran?
3. Apa yang dimaksud dengan fungsi actuating dalam manajemen perkantoran?
4. Apa yang dimaksud dengan fungsi controlling dalam manajemen perkantoran?
5. Jika salah satu fungsi manajemen perkantoran tersebut tidak diterapkan, akankah berpengaruh
terhadap ketiga fungsi yang lain? Jelaskan!
Page 8
3
PERANAN MANAJEMEN PERKANTORAN DAN FUNGSI KANTOR
1. PENDAHULUAN
1.1 Pengantar
 Pekerjaan kantor terus berevolusi, dari kegiatan yang tidak begitu penting dan ditandai dengan
adanya kepala kantor dan surat-surat yang tertimbun di atas meja dalam lingkungan yang jelek,
sekarang menjadi nadi utama suatu perusahaan.
1.2 Tujuan
 Memahami peranan manajemen perkantoran

 Menjelaskan kantor pada waktu sekarang
 Menjelaskan fungsi kantor
 Memahami Kiat menjadi manajer perkantoran
2. PERANAN MANAJEMEN PERKANTORAN DAN FUNGSI KANTOR
2.1 Kantor pada Waktu Sekarang

Kantor menyelenggarakan kegiatan yang luas dan penting sekali dari tiap perusahaan. Terdapat
kecenderungan ke arah manajemen dengan keterangan berdasarkan kenyataan dari tingkat manajemen
puncak sampai terendah. Penggunaan komputer dan mesin-mesin elektronis telah mengakibatkan
perubahan-perubahan dalam metodologi pekerjaan kantor. Kebutuhan akan keterangan, biaya untuk
memperoleh keterangan tersebut dan penemuan alat dan teknik baru telah menempatkan manajemen
Page 9
perkantoran dalam perhatian khalayak ramai. Informasi yang diperlukan harus diolah secara efisien dan
menguntungkan.
2.2 Fungsi Kantor
Kantor berfungsi untuk memberikan pelayanan komunikasi dan warkat yang mencakup:
1. Menerima keterangan (misalnya surat, catatan kepegawaian)

2. Mencatat keterangan (misalnya persediaan, harga dan catatan kepegawaian)
3. Menyusun keterangan (misalnya dalam pembiayaan dan pembukuan)
4. Memberi keterangan (misalnya faktur penjualan, perkiraan-perkiraan)
5. Menjamin aktiva-aktiva (misalnya pemeliharaan uang tunai, persediaan)
2.3 Kiat menjadi Manajer Perkantoran
Terdapat beberapa hal yang bisa dilakukan agar menjadi manajer perkantoran yang profesional:
1. Menyadari akan peluang karier dan mobilitas pekerjaan dalam kantor.

2. Memahami filling dan records control
3. Menggunakan sumber data yang kredibel, database maupun internet guna mencari informasi
4. Jadilah orang yang efisien, mengorganisasi pekerjaan, mengelola waktu, dan menyusun prioritas
pekerjaan yang harus dilakukan
5. Memahami konsep dari prosedur equipment oriented (email, kalender elektronik, voice mail,
Local Area Network (LAN), online database, faham multimedia)
6. Mengerti penggunaan software yang dibutuhkan kantor
REFERENSI
Moenir, A.S. 1982. Tata Laksana (Menejemen) Perkantoran dan Penerapannya. Jakarta: Pradya
Paramita.
PERTANYAAN DISKUSI
Fungsi kantor mengalami evolusi, akankah fungsi kantor sekarang akan berevolusi 30 tahun mendatang?
Page 10
LATIHAN
1. Jelaskan peranan manajemen perkantoran!

2. Jelaskan fungsi kantor!
3. Sebutkan kiat-kiat menjadi Manajer Perkantoran!
4. Hal-hal apa sajakah yang harus dilakukan agar mampu memahami konsep dari prosedur
equipment oriented (email, kalender elektronik, voice mail, Local Area Network (LAN), online
database, faham multimedia)?
5. Hal-hal apa sajakah yang harus dilakukan agar mampu memahami filling dan records control?
Page 11
ORGANISASI KANTOR
4
1. PENDAHULUAN
1.1 Pengantar
Bila terdapat dua orang atau lebih bekerjasama maka organisasi diperlukan, keputusan-
keputusan dibuat berkenaan dengan siapa yang mengerjakan pekerjaan, siapa melapor kepada siapa
dan siapa memutuskan hal apa. Pengorganisasian berhubungan dengan masalah-masalah pokok ini.
1.2 Tujuan
1. Memahami Perumusan Organisasi

2. Memahami Pentingnya Organisasi
3. Memahami Keuntungan-keuntungan Organisasi yang baik
4. Memahami Teknik Organisasi kantor
1.3 Definisi
 Organisasi adalah kerangka, dimana terdapat dua orang atau lebih bekerjasama untuk mencapai
tujuan bersama.
2. Organisasi Kantor
2.1 Pentingnya Organisasi

Organisasi adalah penting, karena:
1. Organisasi mengandung delegasi tugas-tugas
2. Organisasi mempengaruhi koordinasi
Page 12
3. Organisasi memerlukan tanggung jawab daripada jabatan-jabatan.

2.2 Keuntungan-keuntungan Organisasi yang baik
Terdapat banyak keuntungan yang akan didapat oleh organisasi yang baik, yaitu:
1. Memungkinkan seorang manajer mencapai hasil pekerjaan yang lebih baik

2. Mencegah duplikat pekerjaan
3. Adanya spesialisasi tenaga kerja
4. Terdapat standarisasi penilaian hasil kerja
5. Pegawai berkesempatan untuk lebih maju
6. Administrasi gaji lebih bagus
7. Komunikasi formal lebih cepat
8. Koordinasi kegiatan lebih mudah
2.3 Teknik Organisasi kantor
Berikut ini beberapa teknik organisasi kantor:

1. Pelajari tujuan kantor
2. Tentukan metode pengelompokkan
3. Tentukan tingkat spesialisasi yang akan digunakan dalam membagi pekerjaan
4. Tentukan jenjang pengawasan yang disesuaikan dengan kemampuan pegawai
5. Bagikan tugas, kekuasaan dan tanggungjawab masing-masing pegawai, buat bagan organisasi
berikut job descriptionnya.
REFERENSI
PERTANYAAN DISKUSI
Jika dalam suatu organisasi terdapat dualisme kepemimpinan, akankah tujuan organisasi dapat
tercapai?
LATIHAN
1. Mengapa jenjang pengawasan harus disesuaikan dengan kemampuan pegawai?
Page 13
2. Jelaskan keuntungan yang akan didapat oleh organisasi yang baik!

3. Bagaimana cara menentukan tingkat spesialisasi yang akan digunakan dalam membagi
pekerjaan?
4. Saat ini saudara tergabung pada organisasi mana? Jelaskan manfaat yang saudara dapatkan
sesudah bergabung dengan organisasi tersebut!
5. Duplikat pekerjaan dapat dihindari dengan cara apa?
Page 14
5
ORGANISASI KANTOR
1. PENDAHULUAN
1.1 Pengantar
Pengorganisasian merupakan salah satu dari empat fungsi manajemen yang sangat berperan
dalam pencapaian operasi perusahaan secara efektif dan efisien. Fungsi ini juga dapat menentukan
apakah organisasi bisa mengoptimalkan efisiensi penggunaan sumber dayanya, baik SDM maupun
sumber daya yang lain. Dewasa ini, prinsip pengorganisasian yang digunakan manajer berasal dari
berbagai teori manajemen yang telah berkembang dalam seratus tahun terakhir. Prinsip ini memberikan
petunjuk dasar yang berguna dalam mendesain beberapa aktivitas perusahaan untuk memandu
pencapaian tujuannya.
1.2 Tujuan
 memahami organisasi kantor

 memahami Prinsip Organisasi
 memahami Struktur Organisasi
 mampu Merancang, Menganalisis, dan Mendeskripsikan Pekerjaan
 memahami tugas-tugas Sekretaris dan kesekretariatan
2. Organisasi kantor
2.1 Prinsip Organisasi
Terdapat enam prinsip yang harus diperhatikan dalam mendesain struktur organisasi, yaitu:
Page 15
1. Spesialisasi pekerjaan
2. Departementalisasi
3. Rantai komando
4. Rentang pengawasan
5. Sentralisasi dan desentralisasi
6. formalisasi
2.2 Struktur Organisasi
Terdapat enam macam struktur organisasi yang biasa dijumpai dalam suatu organisasi, yaitu:
1. struktur garis
2. struktur garis dan staf
3. struktur fungsional
4. struktur produk
5. struktur komite
6. struktur matriks
2.3 Merancang, Menganalisis, dan Mendeskripsikan Pekerjaan
Terdapat lima pendekatan yang dapat digunakan dalam merancang pekerjaan, yaitu:
1. penyederhanaan pekerjaan
2. Pemekaran pekerjaan
3. Perotasian pekerjaan
4. Pemerkaya pekerjaan
5. Desain pekerjaan berdasarkan tim
Deskripsi pekerjaan mempunyai empat elemen penting, yaitu:
1. Identifikasi informasi
2. Ringkasan pekerjaan
3. Kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan
4. Spesifikasi pekerjaan dan kualifikasi minimum
Page 16
2.4 Sekretaris dan kesekretariatan
Jenis jabatan sekretaris dapat ditinjau dari tiga aspek, yaitu:
1. Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab:

a. sekretaris organisasi
b. sekretaris pribadi
2. Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja:
a. sekretaris yunior
b. sekretaris senior
3. Berdasarkan spesialisasi
Pada dasarnya tugas sekretaris dapat dibagi menjadi lima bagian, yaitu:
1. Tugas perkantoran
2. Tugas resepsionis
3. Tugas keuangan
4. Tugas sosial
5. Tugas insidentil
Terdapat tiga tahapan yang harus dilalui seorang sekretaris agar berhasil dalam pekerjaannya, yaitu:
1. Dependance
2. Independence
3. Interdependence
REFERENSI
Staf Lembaga PPM. 1984. Manajemen Kantor Modern; Pedoman Ke arah efisiensi maksimal. Jakarta:
Lembaga Pendidikan dan Pembinaan Manajemen dan Penerbit Erlangga.
Winardi. 1982. Management Perkantoran dan Pengawasan. Bandung: Alumni.
Page 17
PERTANYAAN DISKUSI
Tugas-tugas sekretaris tidak lagi dibatasi dalam bidang tata usaha saja, melainkan cenderung
meluas. Sekretaris juga mengatur ruang kerja yang baik bagi pimpinan, menyiaokan naskah pidato,
menyusun perpustakaan, mengguntingi berita-berita harian, mengurus perjalanan pimpinan keluar kota.
Bahkan sekretaris kini melakukan juga aktiva-aktiva manajemen, yaitu perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan dan pengontrolan. Dengan demikian selain sekretaris berperan sebagai pembantu pimpinan
juga berfungsi sebagai menejer. Setujukan saudara dengan pertanyaan di atas?
LATIHAN
1. Apakah pendeskripsian pekerjaan itu mutlak diperlukan?

2. Jelaskan tiga tahapan yang harus dilalui seorang sekretaris agar berhasil dalam pekerjaannya!
3. Sebut dan jelaskan tugas sekretaris? Tugas manakah yang saudara anggap paling utama?
4. Kemampuan apa sajakah yang harus dimiliki agar dapat menjadi sekretaris senior?
5. Terdapat enam macam struktur organisasi yang biasa dijumpai dalam suatu organisasi, struktur
organisasi yang bagaimana yang cocok digunakan pada perusahaan tour and travel?
Page 18
6
TATA RUANG KANTOR
1. PENDAHULUAN
1.1 Pengantar
Para ahli ilmu pengetahuan sosial sepakat bahwa lokasi fisik tempat orang bekerja mempunyai
pengaruh terhadap sikapnya, produktivitasnya dan pergaulannya dengan yang lain. Tata ruang kerja
terbagi menjadi dua macam model , yaitu ruang terbuka dan ruang bersekat. Pengawasan lebih mudah
dilakukan, hubungan antar pegawai lebih cepat, penggunaan ruangan lebih efisien dan mengurangi alat
intercom merupakan keuntungan bagi ruang kerja terbuka. Ketenangan pegawai, rahasia dinas terjaga,
keamanan surat atau data-data terjamin, penataan ruangan sesuai kebutuhan merupakan keuntungan
bagi ruang kerja bersekat. Pemakaian tata ruang kerja disesuaikan dengan kebutuhan.
1.2 Tujuan
 Menjelaskan pengertian dan peranan tata ruang

 Menjelaskan pedoman penyusunan tata ruang kantor
 Memahami peralatan dan furnitur perkantoran
 Memahami faktor-faktor lain yang berhubungan dengan tata ruang kantor
1.3 Definisi
 Tata ruang kantor merupakan penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas lantai yang
tersedia
Page 19
2. Tata Ruang Kantor
2.1 Pengertian dan Peranan Tata Ruang
Tata ruang kantor merupakan penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas lantai yang
tersedia. Tata ruang kantor yang baik akan bermanfaat bagi organisasi yang bersangkutan dalam
menyelesaikan pekerjaan kantornya. Pada pokoknya akan diperoleh keuntungan sebagai berikut:
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu

2. Proses pekerjaan akan lebih lancar
3. Pemakaian ruangan kerja secara efisien
4. Pegawai di bagian lain tidak akan terganggu oleh tamu yang akan menemui bagian tertentu.
2.2 Pedoman Menyusun Tata Ruang Kantor
Pedoman Menyusun Tata Ruang Kantor yaitu sebagai berikut:
1. Jarak sependek mungkin dapat ditempuh

2. Rangkaian aktivitas tata usaha berjalan lancar
3. Segenap ruangan harus dipergunakan secara efisien
4. Memelihara kesehatan dan kepuasan bekerja pegawai
5. Pengawasan terhadap pekerjaan akan lebih mudah
6. Tamu mendapat kesan yang baik
7. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah
sewaktu-waktu
Beberapa asas untuk tata ruang kantor yang terbaik, yaitu:
1. Jarak terpendek
2. Rangkaian kerja
3. Penggunaan segenap ruang
4. Perubahan susunan tempat kerja
2.3 Peralatan dan Furnitur Perkantoran
Tiga faktor yang harus diperhatikan dalam memilih peralatan kantor, yaitu pertimbangan peralatan,
penjual, dan perawatan.
Page 20
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pertimbangan peralatan, yaitu:
1. Tujuan penggunaan peralatan

2. Menentukan peralatan yang sesuai
3. Tingkat kegunaan peralatan
4. Spesifikasi peralatan
5. Biaya peralatan
6. Proses operasional peralatan
7. Fitur keamanan
8. Fleksibilitas peralatan
9. Kemudahan penggunaan peralatan
10. Kecepatan operasi peralatan
11. Masukan dari operator peralatan
12. Standarisasi peralatan
Faktor kedua yang perlu dipertimbangkan dalam penyusunan lay out adalah furnitur kantor.
1. Kursi
2. Meja kerja
3. Filling cabinet
4. Lemari penyimpanan
2.4 Faktor-faktor Lain yang Berhubungan dengan Tata Ruang Kantor
Dalam merancang tata ruang kantor ada beberapa factor lain yang harus diperhatikan, yaitu:
1. Cahaya
2. Warna
3. Udara
4. Suara
REFERENSI
Moenir, A.S. 1982. Tata Laksana (Menejemen) Perkantoran dan Penerapannya. Jakarta: Pradya
Paramita.
Page 21
Staf Lembaga PPM. 1984. Manajemen Kantor Modern; Pedoman Ke arah efisiensi maksimal. Jakarta:
Lembaga Pendidikan dan Pembinaan Manajemen dan Penerbit Erlangga.
PERTANYAAN DISKUSI
Tata ruang kantor harus disusun secara ilmiah dan hal ini memerlukan pengetahuan tentang aliran
pekerjaan. Mengapa tata ruang merupakan segi penting dari tugas manajer kantor?
LATIHAN
1. Dalam merancang tata ruang kantor ada beberapa factor lain yang harus diperhatikan, sebut
dan jelaskan!
2. Jelaskan beberapa asas untuk tata ruang kantor yang terbaik!
3. Jelaskan Pedoman Menyusun Tata Ruang Kantor!
4. Tata ruang kantor yang baik akan bermanfaat bagi organisasi yang bersangkutan dalam
menyelesaikan pekerjaan kantornya. jelaskan keuntungan yang didapatkan jika tata ruang
kantor diperhatikan dengan baik!
Page 22
7
KOMUNIKASI PERKANTORAN
1. PENDAHULUAN
1.1 Pengantar
 Organisasi harus menyadari bahwa salah satu kunci penting tercapainya tujuan tergantung pada
kemampuan pegawai dan manajer untuk berkomunikasi secara efektif dengan stakeholder yang
lain.
1.2 Tujuan
 Menjelaskan apa itu komunikasi

 Memahami komunikasi yang efektif
 Mendengarkan
 Praktek berkomunikasi dalam organisasi
 Menjelaskan hambatan komunikasi dan kiat menghindarinya
1.3 Definisi
 Komunikasi merupakan proses mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif apabila
pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan
 Komunikasi internal merupakan bentuk pertukaran informasi dan ide dalam organisasi
 Komunikasi eksternal dilakukan untuk membawa informasi masuk atau keluar dari organisasi
Page 23
2. Komunikasi Perkantoran
2.1 Komunikasi
Komunikasi merupakan proses mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan
tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak
sesuai dengan pesan tersebut.
Komunikasi mempunyai empat fungsi penting, yaitu:
1. Fungsi informasi
2. Fungsi emosi
3. Fungsi motivasi
4. Fungsi kontrol
2.2 Komunikasi yang Efektif
Bentuk dasar komunikasi ada tiga, yaitu:
1. Komunikasi non verbal

2. Komunikasi verbal
3. Komunikasi tulisan
Komunikasi yang efektif akan meningkatkan produktivitas, baik bagi pegawai maupun perusahaan. kita
harus memiliki ketrampilan berkomunikasi yang baik agar dapat mengantisipasi masalah, membuat
kesepakatan, mengkoordinasikan arus kerja, mensupervisi yang lain, membangun hubungan maupun
mempromosikan produk dan jasa yang ditawarkan oleh perusahaan.
2.3 Mendengarkan
Mendengarkan mempunyai tiga aktivitas dasar:
1. Mengingat
2. Menyaring
3. Memahami
Tiga elemen mendengarkan:
Page 24
1. Elemen hubungan
2. Elemen konstekstual
3. Elemen internal
2.4 Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi ibarat aliran darah suatu organisasi, baik berupa komunikasi internal atau eksternal
dalam bentuk komunikasi formal atau informal. Komunikasi internal merupakan bentuk pertukaran
informasi dan ide dalam organisasi. Jaringan komunikasi formal merupakan komunikasi yang dilakukan
berdasarkan rentang atau struktur organisasi perusahaan, baik berupa downward, upward, atau
horizontal flow, sedangkan jaringan komunikasi informal merupakan komunikasi yang terjadi di antara
seluruh bagian organisasi sebagai perwujudan kebutuhan manusia secara insane sosial. Komunikasi
eksternal dilakukan untuk membawa informasi masuk atau keluar dari organisasi guna mencapai tujuan
organisasi yang dilakukan dengan pelangga maupun masyarakat yang berhubungan dengan perusahaan.
2.5 Hambatan Komunikasi dan Kiat Menghindarinya
Terdapat empat hambatan komunikasi yang akan mempengaruhi kualitas komunikasi yang kita lakukan,
yaitu:
1. Perbedaan bahasa dan persepsi

2. Gangguan komunikasi
3. Overload informasi
4. Penyaringan yang tidak tepat.
Beberapa kiat yang dapat dilakukan untuk meminimalisir dampak hambatan komunikasi:
1. Menggunakan pesan yang singkat dan efektif

2. Komitmen untuk berkomunikasi secara etis
3. Mengembangkan iklim komunikasi yang terbuka
4. Melakukan pendekatan pada audiens
REFERENSI
Page 25
PERTANYAAN DISKUSI
1. Dari empat fungsi penting komunikasi, adakah fungsi yang lebih penting dari yang lain?
Jelaskan!
2. Setiap proses komunikasi yang terjadi dalam organisasi akan melibatkan lebih dari satu fungsi
yang ada. Setujukah saudara dengan pernyataan di atas? Jelaskan !
LATIHAN
1. Jelaskan manfaat komunikasi yang efektif!

2. Sebutkan bentuk dasar komunikasi!
3. Mendengarkan mempunyai tiga aktivitas dasar, jelaskan!
4. Jelaskan Tiga elemen mendengarkan!
5. Jelaskan beberapa kiat yang dapat dilakukan untuk meminimalisir dampak hambatan
komunikasi!
Page 26
8
PROSEDUR PENGURUSAN SURAT
A. PENDAHULUAN
1. PENGANTAR
Dalam keputusan Menpan Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum TataPersuratan dinas
disebutkan bahwa surt adalah pernyataan tertulis dalam segalabentuk dan corak yang digunakan
sebagai sarana komunikasi untukmenyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain sesuai
dengan ketentuanyang berlaku.
Dengan melihat pengertian di atas, maka surat-surat yang tercipta dalam rangka komunikasi
organisasi merupakan informasi yang penting bagi pelaksanaan operasional manajemen. Karena itu
lalu lintas surat pada suatu organisasi harusdiatur dalam sistem pengaturan surat yang baik agar
pencapiaan misi organisasidapat dilakukan secara optimal.
Pengurusan surat (Mail Handling) adalah kegiatan mengirim dan menerimainformasi tertulis dari
satu tempat ke tempat lain. Karena itu pengurusan suratbukan hanya menerima surat masuk dan
mengirim surat keluar saja, tetapi jugameliputi kegiatan pengarahan dan penyaluran surat ke unit-
unit kerja, serta teknispengiriman surat ke alamat yang dituju. Dengan demikian keamanan surat,
baikfisik dan informasinya dapat dijaga secara baik.
2. TUJUAN
Penguasaan materi dari modul ini diharapkan mahasiswa memahami aplikasi pengurusan surat
adalah suatu kegiatan organisasi untuk meneruskan informasi tertulisdari suatu tempat/orang ke
tempat/orang lainnya. Tujuan pengurusan surat adalah agar surat dapat sampai kepada pihak yang
berkepentigan dengancepat, tepat, aman serta dengan biaya yang sekecil mungkin.
Dengan pemahaman yang baik diharapkan permasalahan-permasalahan yang sering timbul
dalampengurusan surat seperti yang tersebut dibawah ini bisa diatasi dan diantisipasi :
Page 27
a. Keterlambatan penyampaian surat

b. Lokasi surat tidak diketahui, bahkan terkadang surat hilang
c. Kekeliruan dalan pengarahan surat ke meja kerja
d. Terjadi kebocoran informasi surat yang dapat menimbulkan kerugian bagiorganisasi.
B. PROSEDUR PENGURUSAN SURAT

1. AZAS
Agar kegiatan pengurusan surat dpt berjalan efektif dan efisien, perluadanya asas pengurusan
surat atau penentuan kebijaaksanaanpengorganisasian pengurusan surat secara baku.
Dalam pengorganisasian pengurusan surat ada beberapa asas yang dapatdipertimbangkan
untuk digunakan padaa organisasi :
• Asas Sentralisasi
• Asas Desentralisasi
• Asas Gabungan
Penerapan asas-asas tersebut harus mempertimbangkan hal-hal berikut ini :

• Ruang lingkup dan fungsi organisasi yang bersangkutan
• Beban kerja serta volume surat
• Jumlah pegawai
• Bangunan fisik (satu atap/terpencar)
Asas Sentralisasi
Yaitu apabila kegiatan pengurusan surat, baik surat masuk maupun surat
keluar sepenhnya dilakukan secara terpusat pada suatu unit kerja. Keuntungan
dari asas ini adalah :
a. Dimungkinkan adanya keseragaman sistem dan prosedur sertaperalatannya.
b. Pengendaliaan terhadap pelaksanaannya lebih mudah karena kegiatanpengurusan surat
dilaksanakan serta diawasi oleh satu unit kerja.
Dengan asas ini maka :

a. Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan, pengendaliaan dilaksanakan sepenuhnya
oleh unit Kearsipan.
Page 28
b. Surat masuk yang diterima oleh unit pengolah harus disampaikan terlebih dahulukepada Unit
Kearsipan, lalu diserahkanpd unit pengolah setlhdilakukan pencatatan oleh Unit Kearsipan
c. Penggunaan sarana pencatatan surat lebih efisien.
Asas Desentralisasi
Yaitu apabila kegiatan pengurusan surat, baik surat masuk maupun keluar sepenuhnyadilakukan
oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi. Setiap unit kerjamelaksanakan dan
mempertanggungjawabkan pengolahan suratnya masing-masing mulai dari penerimaan,
pencacatan, dan pengiriman surat.
Asas desentralisasi cocok digunakan pada organisasi yang mempunyai ruang lingkup danvolume
kerja yang besar. Dengan asas desentralisasi, maka :
1. Pengolahan, pengarahan, pengendalian surat dilaksanakan sepenuhnya oleh unitpengolahan.
2. Fungsi dan wewenang Unit Kearsipan terbatas pada penerimaan dan pengiriman suratkeluar,
pengolahan dan pengolahan arsip Inaktif.
c. Setiap unit pengolahan mempunyai sarana pencatatan surat masing-masing.
Kelebihan asas desentralisasi :

a. Penyampaian surat ke meja cepat.
b. Surat cepat diproses atau ditindaklanjuti.
Kelemahan asas desentralisasi :

a. Kemungkinan terjadinya ketidak seragaman sistem dan prosedur pengendalian surat.
b. Banyak menggunakan peralatan sehingga kurang efisien.
Dengan melihat kelebihan dan kelemahan kedua asas di atas, maka sebelum
menentukanpenerapan asas pengorganisasian surat pada suatu organisasi sebaiknya
memperhatikanhal-hal sebagai berikut ini :
a. Besar kecilnya rentang tugas organisasi yang bersangkutan.
b. Kompleksitas tugas dan fungsi organisasi.
c. Lokasi gedung kantor, satu atap atau terpisah.
d. Jumlah pegawai yang ada dalam suatu organisasi.
e. Jumlah surat yang dikelola.
Page 29
Desentralisasi Terkendali
Karena kedua asas (sentralisasi dan desentralisasi) tersebut diatas memiliki kelebihan dan
kekurangan masing-masing, makapertimbangan-pertimbangan seperti di atas harus dilakukan
secara baik sehinggaefektifitas dan efisiensi pengelolaan surat dapat tercapai.Hal lain yang
mungkin perlu diketahui terutama bagi organisasi yang besar adalahpenerapan asas gabungan
atau kombinasi antara asas Sentralisasi dan Desentralisali,sehingga kelemahan kedua dari asas
tersebut dapat dihindari.
Penyimpanan desentral terkendali adalah kombinasi antara system sentralisasi dan
desentralisasi. Masing-masing unit kerja mempunyai tanggung jawab menyimpan dan
memelihara arsip aktif yang diciptakannya (desentral), namun pelaksanaannya namun
pelaksanaannya tetap dalam pengawasan dari pusat (sentral) oleh unit kearsipan. Dengan
demikian konsistensi, keseragaman dan ketertiban pelaksanaan Penyimpanan berkas dapat
terjamin. Asas kombinasi adalahdesentralisasi terhadap pengurusan surat/oleh masing-masing
unit kerja, tetapi sentralisasiterhadap prosedur, sistem, peralatan, dan SDM pada/oleh satu unit
kerja (UnitKearsipan).
2. PROSEDUR dan TATA KERJA

Sesuai dengan tujuan dan pengurusan surat seperti yang telah diuraikan di atas, makaharus
dibuat suatu rencana prosedur kerja yang baku sehingga apabila terjadi penggantian pimpinan
atau staf, tidak terjadi perubahan prosedur pelaksanaanpengurusan surat. Untuk menyusun
prosedur yang baik, perlu mempertimbangkanfaktor-faktor dibawah ini :
Pengelompokan Surat
Pengelompokan surat adalah kegiatan menyeleksi surat untuk memperoleh suratpenting yang
perlu dicatat dan dikendalikan, surat biasa yang bersifat rutin tidak perludicatat.
Pencatatan Surat
Maksud dilakukannya pencatatan surat adalah untuk pengendalian informasi surat,sehingga
surat-surat penting yang harus segera ditindaklanjuti dapat dikendalikansecara baik. Dengan
demikian efektifitas an efisiensi kerja, serta keaamanan fisikataupun informasi surat dapt
dilakukan secara optimal.
Penanganan Surat Keluar
Page 30
Dalam pengurusan surat keluar, hal yang terpenting adalh penyiapan kelengkapan surat,seperti
penggunaan sampul, penggunaan stempel, wewenang penanganan surat.
Untukmenghindari kesalahan administrasi sebaiknya hal ini dilakukan sesuai denganstandard
tata persuratan. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam pengurusan surat keluaradalah teknik
penyampaian surat kepada alamat tujuan harus sesui dengan sifat suat itusendiri.
Pendisposisian
Adakalanya sebuah surat harus disampaikan kepaada lebih dari satu unit kerja. Dalamkeadaan
demikian, perlu dipertimbangkan prosedur pendisposisian yang akan digunakan.
Pertimbangan yang perlu dilakukan a.l : ukuran formulir disposisi, pengkopiandisposisi. Hal ini
perlu dilakukan mengingat penyampaian disposisi kadangkala lebih darisatu atau dua jenjang
unit kerja di bawahnya sehingga perlu ukuran formulir disposisiyang ideal untuk menampung
pesan informasi dari yang memberi disposisi. Sedangkanpenggandaan atau pengkopian disposisi
akan banyak menciptakan duplikasi serta kurangterjaminnya keamanan informasi surat.
3. PEDOMAN KERJA
Untuk menunjang kelancaran pengurusan surat, sebaiknya suatu organisasi harusmelengkapi
kegiatan pengurusan suratnya dengan pembuatan suatu pedoman kerja yang
memuatpenjelasan mengenai prosedur dan tata kerja pengurusan surat yangditerapkan pada
organisasi yang bersangkutan.
Pedoman kerja memuat hal-hal berikut :

a. Kebijaksanaan pengurusan surat yang berlaku bagi organisasi.
b. Penjelasan yang lengkap dan rinci mengenai asas pengorganisasian, prosedur, dantata kerja.
c. Tugas dan tanggung jawab pengorganisasian surat.
Sesuai sengan asas yang telah diterapkannuntuk dipergunakan pada organisasi
yangbersanggkutan, maka tanggung jawab dan tugas unit kerja harus jelas.
4. PERENCANAAN PENGURUSAN SURAT MASUK

Seperti telah diuraikan pada awal tulisan ini bahwa tujuan pengurusan suratadalah agar surat
dapat sampai pada alamat yang di tuju dengan cepat, tepat,aman, dan lengkap. Dengan
Page 31
demikian untuk mencapai tujuan tersebut perludisusun suatu perencanaan pengurusan surat
masuk, dengan mempertimbangkanhal-hal di bawah ini :
a. Asas yang dianut dalam pengurusan surat masuk
b. Jenis surat apa saja yang harus dikendalikan
c. Sarana apa yang digunakan untuk pengendalian surat
d. Cara apa yang ditempuhnuntuk mengurangi resiko hilangnya surat.
Perencanaan yang tepat, khususnya yang berkaitan dengan arus surat masuk,pengarahan surat
kepada unit kerja yang tepat, untiuk mewujudkan pencapiantujuan apengurusan surat.
Untuk mencapai tujuan tersebut, beberapa prinsip dasar dapat dipergunakansebagai pedoman
dalam perencakan prosedur pengurusan surat masuk. Prinsip-prinsiptersebut adalah sebagai
berikut :
Penerimaan surat masuk

Telah diuraikan pada bab sebelumnya bahwa pemilihan asas pengurusan suratharus
mempertimbangkan kondisi dan karakteristik organisasi yang bersangkutan.Hal ini penting
dilakukan, mengingat masing-masing organisasi memiliki rentangtugas serta kompleksitas yang
berbeda.
Dengan pertimbangan di atas, sebuah organisasi kecil dengan struktur organisasiyang
sederhana, beban kerja dan volume kerja relatif sedikit dan pada umumnyahanya memiliki
sejumlah kecil karyawan, bisa menerapkan Asas Sentralisasi.
Dengan pertimbangan yang sama, sebuah organisasi besar dapat melaksanakanAsas
Desentralisasi dalam pengelolaan surat masuknya.Hal ini dilakukan mengingat organisasi yang
besar pada umumnya memiliki beban kerjadan volume surat yang cukup banyak serta
kemungkinan unit kerjanya juga tidak beradadalam satu lokasi.
Penyampaian surat secara langsung

Yang dimaksud dengan penyampaian surat secara langsung adalah surat disampaikankepada
alamat yang dituju dalam keadaan masih tertutup (belum dibuka). Surat yangdapat disampaikan
secara langsung kepada unit-unit kerja tersebut adalah surat yangtidak memerlukan
pengendalian (pencatatan) dan tidak memerlukan proses lebih lanjut.
Surat-surat semacam ini dapat dilihat dari sampulnya. Surat yang dapat digolongkandalam jenis
ini adalah surat-surat pribadi yang tidak mengatasnamakan jabatan dan surat-suratrutin.
Page 32
Informasi surat rutin biasanya untuk diketahui dan resiko keterlambatanpenyampiaan maupun
hilangnya surat tidak akan mengganggu jalannya organisasi.
Pengecualiaan dilakukan atas surat yang bersipat terbatas dan rahasia. Surat jenis
inidisampaikan dalam keadaan tertutup, tetapi perlu pengendalian.
Penyampaian surat secara terkendali

Apabila surat-surat rutin dan surat-surat pribadi dapat disampaikan langsung kepadaalamat
yang dituju tanpa perlu dikendalikan, hal ini tidak dpat dilakukan terhadap surat-suratyang
informasinya penting serta memerlukan tindak lanjut. Surat semacam inimisalnya : surat-surat
yang menyangkut masalah keuangan, hukum atau kebijaksanaanorganisasi perlu dilakukan
pengendalian.
Ada 2 (dua) jenis surat yang dapat dikendalikan, yaitu :

a. Surat yang langsung disampaikan kepada pimpinan
Meskipun tidak semua surat harus disampaikan kepada pimpinan secara langsung,
namun ada beberapa surat yang harus secara langsung disampaikan kepada pimpinan.
Surat semacam ini biasanya memiliki resiko tinggi serta berpengaruh bagi pejabat
maupun organisasi.
b. Surat yang langsung ke unit kerja

Surat yang secara langsung diserahkan ke unit kerja adalah surat yang informasinya
menyaangkut teknik operasional. Surat semacapm ini diproses oleh unit kerja sesuai
dengan tugas dan fungsinya masing-masing serta informasinya disampaikan kepada
pimpinan dalam keadaan sudah diolah.
Penyampaian surat atas dasar derajat pengiriman dan sifatnya

Berdasarkan derajat pengirimannya surat dapat dibedakan dalam tiga kelompok, yaitu :Surat
biasa yang bersifat segera dan kilat. Surat biasa dan kilat harus lebih diutamakanpengirimannya
daripada surat biasa. Untuk surat yang dikelompokkan rahasia dan terbatas, pengirimannya
dalam kondisi tertutup dan dan sesegera mungkin.
Pendisposisian surat-surat
Pendisposisian dilakukan pimpinan dengan maksud membrikan wewenang dan tugaskepada
bawahannya sesuai dengan intruksi yang ada di dalamnya. Intruksi dari atasantersebut apat
berupa perintah untuk melaksanakan suatu kegiatan, untuk menjadiperhatian, dan sebagainya.
Page 33
Untuk itu, afaaar tugas dan wewenang yang diberikan kepadabawahannya dapat diterima
dengan jelas, diperlukan formulir (lembar) disposisi. Tujuanlain dari adanya lembar disposisi
adalah untuk menjaga agar surat terjaga dari corat-coret.Surat yang memerlukan koordinasi
dengan unut kerja lain tidak harus selalumenggunakan lembar disposisi, tetapi cukup dengan
mengkopi surat tersebut danmemberikan stempel disposisi. Yang perlu diperhatikan alam
membuat fotokopi iniadalah pembatasan jumlah foto kopi, sebab akan terjadi penggandaan
cukup banyak,biaya foto kopi cukup mahal dan juga kemungkinan kebocoran ingformasi akan
lebihbesar.
Mildex
Untk menghindari kemungkinan kesalahan dengan menetapkan arah surat serta
kesalahandalam penggolongan surat, perlu disusun Mildex. Mildex merupakan pedoman
yangdipakai oleh petugas untuk surat mana yang perlu dikendalikan, surat yang
perluformulir/lembar disposisi, dan sebagainya. Sebuah Mildex yang sederhana dapat
dibuatdengan mencantumkan sebuah daftar subjek yang disusun secara abjad.
Ringkasan
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa prosedur pengurusan surat masukdilakukan sbb :
1. Penerimaan Surat.
a. Surat diterima oleh pertugas
b. Pemeriksaan kebenaran alamat tujuan surat
c. Penggolongan surat ( tertutup dan terbuka)
d. Memberi stempel penerimaan surat-surat
2. Penggolongan -- surat yang telah dibuka, dibaca informasinya dan atas dasat itu dipisahkan
antarasurat penting dan surat biasa/rutin.
3. Pengarahan Surat
a. Surat-surat ditentukan unit kerja atau pejabat yang berkewajiban menangani.
b. Surat-surat yang beralamat tujuan lebih dari satu unit kerja, bisa dipilih salahsatu atas
dasar unit kerja yang bersangkutan.
c. Surat-surat yang telah ditentukan unit kerja yang menanganinya,
dikelompokkanberdasarkan jenisnya dan diserahkan kepada pencatat surat.
Page 34
4. Pengendalian
a. Surat penting dicatat pada sarana pengendalian
b. Surat-surat biasa/ rutin langsung diberikan kepada unit kerja atau pejabat
yangbersangkutan.
c. Surat rahasia dicatat pada sarana pengendalian khusus sesuai dengan ketentuanorganisasi
masing-masing.
5. PERENCANAAN PENGURUSAN SURAT KELUAR

Agar surat keluar dapat disampaikan pada alamat yang dituju dengan cepat, makaperlu disusun
suatu rencana kepengurusan surat keluar yang cermat. Untuk hal ituperlu diperhatikan hal-hal
di bawah ini :
 Asas Yang Digunakan kecil sebaiknya menggunakan asas Sentralisasi (satu pintu),sedangkan
organisasi besar didasarkan pada volume surat yang banyak maka lebihideal menggunakan
asaas Desentralisasi.
 Asas Desentralisasi akan optimal apabila ada pengaturan tugas dan kewewenanganyang
jelas masing-masing terminal surat, baik yang berada di unit kerja maupun diterminal
pusat/unit kearsipan.
Terminal Surat Keluar

Pembagian tugas terminal surat dapat dilakukan sebagai berikut :
1. Terminal Surat di Unit Kerja
a. Menyiapkan surat : Sejak konsep, Pengetikan, Penomoran, dan tanda tangan.
b. Pencatatan surat dan penyampulan.
2. Terminal Surat Pusat/Unit Kearsipan

a. Menerima surat dari unit kerja
b. Memeriksa kelengkapan surat : Tanggal surat, Tanda tangan, Lampiran.
c. Menggolongkan surat berdasarkan ssifat dan derajat Pengirimannya, misalnyasurat
rahasia, terbatas, biasa, segera, kilat, damsebagainya.
d. Memberi stempel dan mengirim surat sesuai alamat tujuan.
Batas Waktu Menjawab Surat
Page 35
Penetapan batas waktu menjawab surat akan sangat membantu kecepatan proses suratkeluar.
Hal-hal yang terkait langsung dengan kegiatan ini adalah :
a. Keterlibatan unit kerja yang memproses surat.
b. Sifat surat.
c. Tingkat penting tidaknya informasi yang ada.
Pendelegasian Wewenang
Pendelegasian wewenang penandatanganan surat selayaknya dilakukan pimpinan
kepadabawahannya. Dengan cara demikian pimpinan tidak perlu menandatangani semua
suratkeluar. Surat-surat keluar yang bersifat teknis operasional penandatanganannya
dapatdidelegasikan kepad bawahan. Pimpinan dapat menandatangani surat-surat
yanginformasinya berisi kebijaksanaan dan hal-hal penting lainnya. Dengan cara
demikiankesibukan pimpinan untuk menandatangani surat-surat keluar dapat dikurangi.
Penulisan tanggal surat-surat

Hal yang harus diperhatikan dalam penulisan tanggal surat adalah jangan menuliskantanggal
surat lebih awal dari pada tanggal penandatanganannya. Tanggal surat harusditentukan sesuai
dengan tanggal penandatanganannya, sehingga ketika surat tersebutsampai kepada alamat
yang dituju, waktu yang ditempuh surat dari saat pengirimanhingga sampai kepada yang berhak
adalah tanggal atau waktu yang sebenarnya. Hal inipenting dilakukan untuk menghindari
kesalahpahaman, kalau surat tersebut sampaikealamat yang dituju jauh lebih lama dari waktu
yang seharusnya.
Faktor Pengamanan
Faktor pengaman perlu diperhatiakan mengingat sering terjadi kebocoran informasi suratkarena
kurangnya kehati-hatian petugas. Untuk mengatasi masalah tersebut makapengamanan
informasi surat sejak dari pembuatan konsep sampai pengetikannya harusdilakukan dengan
hati-hati. Perlakuan khusus diperlukan bagi surat-surat yang bersifatrasia dan terbatas. Untuk
keperluan tersebut, pimpinan dapat memproses surat itu sendiriatau mempercayakan kepada
staf yang dapat dipercaya integritasnya.
Pengiriman Surat
Page 36
Masalah-masalah yang perlu diperhatikan berkaitan dengan pengiriman surat adalahvolume

surat, SDM, sarana dan prasarana yang dibutuhkan.Pengiriman surat untuk organisasi yang
lokasinya satu atap, sebaiknya dilakukan secaraterpusat, karena dari dalam beberapa hal
tertentu akan mendatangkan keuntungan, misalnya :
a. Perencanaan anggaran dan prosedur kerja lebih mudah.
b. Keseragaman pelayanan pengiriman surat.
c. Pengaturan pengiriman surat lebih mudah.
Untuk memperlancar pengiriman surat ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antaralain :
a. Perlunya dilakukan perlindungan terhadap surat terutama kepada surat yang bersifatrahasia,
terbatas, maupun surat-surat penting lainnya.
b. Biaya yang dikeluarkan.
c. Cara pengiriman, adanya pemisahan surat penting, biasa, segera, maka dapat dipilihcara
penyampaiannya yang terbaik, apakah melalui jasa kurir atau lewat pos.
d. Menggunakan teknologi komunikasi, pengiriman melalui Faximile, Electronic mail.
Ringkasan
Dari uraian di atas maka dapat disimpulkan prosedur pengurusan surat keluar dapatdilakukan
langkah-langkah sebagai berikut :
1. Penyiapan (Konsep, Pengetikan, Pemberian nomor, Tanda tangan).
2. Penggolongan (penting, rahasia, biasa).
3. Pengendalian
4. Pengiriman
6. SARANA PENCATATAN SURAT

Dalam kegiatam pengurusan surat ada sarana yang digunakan dalam pencatatan surat, antara
lain buku agenda, formulir(takah), kartu kendali. Ketiga sarana pencatatan inisatu sama lain
memiliki kelebihan dan kelemahan masing-masing.
Buku Agenda
Buku agenda adalah buku yang berisi daftrar yang berfungsi sebagai pencatat keluarmasuknya
surat berdasarkan urut nomor datangnya surat.
Page 37
Contoh :Buku Agenda
Kelemahan penggunaan Buku Agenda antara lain

b. Terjadi pencatatan yang berulang-ulang
c. Sulit untuk ditata berdasarkan klasifikasi surat.
d. Buku agenda tidak dapat digunakan untuk penelusuran arsip.
e. Hanya cocok untuk organisasi yang volumenya kecil.
Takah
Takah atau sistem Tata Naskah (Takah) adlah sistem pengolahan surat denganmenggunakan
berbagai sarana pendukung, seperti map takah, buku takah, buku indeks,persoalan, lembar
catatan, buku harian takah, kartu pemeriksaan peredaran takah, bukuekspedisi, buku registrasi
surat masuk/keluar, buku daftar pembukaan takah, sampulrahasia.Sarana tersebut masing-
masing mempunyai fungsi tersendiri yang mendukung system Tata Naskah khususnya dalam
pelaksanaan pengurusan surat, mulai dari penerimaansampai penyimpanan.
a. Map Takah
Dipakai untuk membersihkan dan memberkaskan suatu persoalan tertentu. Map
takahmemiliki 2 (dua) penjepit, bagian kanan untuk menjepit takah, bagian kiri untuklembar
catatan.
b. Buku Indeks Persoalan

Buku klasifikasi surat yang disusun berdasarkan fungsi-fungsi organisasi.
c. Buku Takah
Tempat pencatatan penulisan dinas yang sedang diproses.
d. Lembar Catatan
Sarana untuk mencatat disposisi, pengarahan pimpinan, tanggapan/saran dari staf,pencatat
penyelesaian suatu tulisan dinas.
e. Buku Harian Takah

Digunakan untuk membuat catatan harian atas semua takah yang dibuka, diedarkandan
dikendalikan oleh sekretaris/Tatausaha/Pembuka takah serta tanggalpengembaliannya.
f. Kartu Pemeriksaan Peredaran Takah

Digunakan untuk mencatat dan mengendalikan surat.
Page 38
g. Buku Ekspedisi takah

Sarana untuk mengirim takah
h. Buku Daftar Pembukaan takah

Digunakan untuk mencatat pembukaan setiap harinya.
i. Sampul Takah Rahasia

Digunakan untuk mengirim takah rahasia, dan sampul takah rahasia ini dimasukkanlagi ke
dalam satu map lainnya sehingga cirri-ciri rahasianya tidak terlihat lagi.
Kelebihan dan kekurangan Takah

Pengurusan surat dengan sistem Tata Naskah memiliki kelebihan dan kelemahan.
Kelebihan sistem ini adalah informasi yang berkaitan menjadi satu, namun kelemahannyaterlalu
banyak sarana yang digunalan untuk menunjang sistem ini.
Instansi yang menggunakan pengurusan surat dengan sistem ini, antara lain LAPN,MABES, ABRI,
Departemen Perhubungan.
Kartu Kendali
Pencatatan surat dengan kartu kendali digunakan pada Sistem Pola Baru Kaersipan atauSistem
Kartu Kendali yang diperkenalkan Arsip Nasional RI. Kartu Kendali yangdigunalkan untuk
mencatat surat-surat penting, dan jumlahnya rangkap 3 (tiga) denganwarna yang berbeda :
a. Kartu Kendali I : Disimpan di bagian pencatatan surat dan berfungsi sebagaipengganti buku
agenda.
b. Kartu Kendali II : Disimpan di bagian ennataan dan berfungsi sebagai penggantibuku
ekspedisi.
c. Kartu Kendali III : Disimpan di unit pengolahan.
Catatan :
Sarana pencatatan lain yang digunakan dalam sistem Kartu Kendali adalah LembarPengantar.
Lembar Pengantar digunakan untuk mencatat surat biasa dan surat rahasia.Jumlah Lembar
pengantar yang digunakan dalam pencatatan surat adalah rangkap 2(dua).
Kelebihan dan Kekurangan Kartu Kendali
Page 39
Sistem Kartu Kendali memiliki kelebihan dan kelemahan, antara lain :

Kelebihan :
- Kartu Kendali mudah ditata karena ukuran kecil.
- Surat tidak berdasarkan nomor agenda, melainkan berdasarkan Klasifikasi surat.
- Dapat digunakan sebagai sarana penelusuran surat.
Kelemahan :
- Kartu kendali berupa lembaran, sehingga mudah hilang
- Apabila petugas tidak memahami isi informasi surat, maka pemberian Klasifikasi
- surat menjadi tidak tepat.
Pengurusan surat dengan menggunakan Kartu Kendali disebut sistem Kartu Kendali atausistem
Kearsipan Pola Bisa (SKPB). Sistem kartu Kendali dibuat oleh ANRI bekerjasamadengan LAN pada
tahun 1972 dan mulai dikenalkan ke lembaga-lembaga pemerintahmaupun swasta pada tahun
1976. sistem tersebut dimaksudkan untuk menggantikanSistem Agenda (sistem lama yang
dianggap sudah tidak relevan dengan perkembanganjaman)
Pengurusan Surat Dengan Kartu Kendali

Pengurusan surat dimaksudkan untuk mendapatkan kecepatan, ketepatan, dan keamanandalam
penyampaian surat ke Unit-unit Pengolah. Semakin cepat surat sampai di UnitPengolah maka
akan semakin cepat pula surat ditindaklanjuti/diselesaikan. Prosedurpengurusan surat dimulai
dari surat masuk di Unit Kearsipan sampai pada surat diprosesdi Unit Pengolah.
7. PENGURUSAN SURAT di Unit KEARSIPAN

1. Penerimaan surat.
Kegiatan yang dilaksanakan dalam tahap penerimaan surat antara lain :
- Menerima surat baik yang dikirim melalui post maupun kurir.
- Meneliti kebenaran alamat surat.
- Menyortir surat antara surat yang boleh dibuka dan surat tertutup/rahasia/pribadi
- Membuka amplop yang boleh dibuka dan meneliti kebenaran alamat dan
- kelengkapan surat
- Menyampaikan surat kepada pengarah
Page 40
2. Pengarahan surat.
Kegiatan yang dilaksanakan dalam tahap pengarahan surat antara lain :
- Menentukan antara surat penting, biasa dan surat rahasia
- Menentukan nama Unit Pengolah
- Menentukan kode klasifikasi dan indeks surat.
- Menyampaikan ke Pencatat
3. Pencatatan
Kegiatan yang dilaksanakan dalam tahap pencatatan surat antara lain :
Surat penting
a. Mencatat kode klasifikasi surat dalam Daftar pengendali untuk memperoleh
b. nomor urut
c. Mencatat informasi surat ke dalam kartu kendali rangkap empat
d. Menyampaikan surat beserta kartu kendali rangkap tiga kepada Pendistribusi
Surat biasa dan rahasia

a. Mencatat dalam lembar pengantar rangkap dua
b. Menyampikan kepada pendistribusi
4. Pendistribusian/pengiriman
Kegiatan yang dilaksanakan dalam tahap pendistribusian adalah menyampiakan suratbeserta
sarana pengendalian ( kartu kendali /lembar pengantar ) sebagai buktipengiriman di Unit
pengolah
5. Penyimpanan Sarana Pengendalian

Kegiatan yang dilaksanakan dalam tahap pengendalian adalah menyimpan
saranapengendalian yaitu kartu kendali dan lembar pengantar.
Menyimpan kartu kendali lembar 1 berdasarkan kode klasifikasi, kartu kendali ke2
berdasarkan instansi dan tanggal surat, dan kartu kendali ke 3 berdasarkan kodeklasifikasi.
Menyimpan lembar pengantar ke 1 berdasarkan Unit Pengolah dan tanggalpengiriman.
Page 41
C. PENUTUP
Pemahaman atas modul ini adalah sangat penting sebagai modal dasar dalam pekerjaan, sedang
untuk aplikasi di dunia praktisi yang luas, kompleks dan dinamis perubahannya memerlukan
kemampuan dan kebijaksanaan melakukan adaptasi-adaptasi sesuai kebutuhan secara bijaksana.
Page 42
9
TATA LETAK & RUANG KANTOR
PENDAHULUAN
PENGANTAR
Kantor merupakan tempat atau suatu lingkungan yang menjadi tempat organisasi untuk beraktivitas
dalam mencapai tujuanya. Suatu gedung atau bangunan yang disebut kantor sangat identik dengan
yang namanya ruang kerja atau ruang perkantoran karena di area itulah segala kegiatan administrasi
perkantoran diadakan. Kantor dapat diartikan sebagai ruangan yang didalamnya digunakan untuk
aktivitas-aktivitas organisasi, tidak mengherankan bawasanya setiap kator mempunyai tata ruangan
yang berbeda antara satu dengan yang lain.
Produktivitas suatu organisasi secara langsung atau tidak langsung akan dipengaruhi oleh kondisi
infrastruktur lingkungan, lokasi, penataan ruang kerja (layout & design), baik dalam arti positif
maupun negatif. Oleh karena itu, pemilihan ruang kerja harus menjadi salah satu agenda dari pihak
manajemen, karena akan mempengaruhi produktivitas sebuah organisasi. Mengingat hal tersebut,
desain kantor yang efektif sekaligus efisien mutlak diperlukan, yang semuanya tergantung pada tiga
hal, yaitu peralatan, arus kerja, dan pegawai. Karena dengan adanya tata ruang kantor dapat
menjadikan pekerjaan di kantor menjadi lebih efekti dan efeisen yang mana dapat memberikan
kenyamanan bagi para pegawai yg bekerja di ruang kantor shg tujuan organisasi dapat tercapai.
TUJUAN
Diharapkan mahasiswa bisa memahami :
1. Tata ruang yang ideal dan memenuhi syarat dalam suatu kantor.
2. Prinsip-prinsip penataan ruang perkantoran yang efektif.
3. Sekurang-kurangnya dapat memberikan ide design perkantoran dan modifikasi tata ruang
perkantoran.
Page 43
4. Mengetahui dan mempelajari perkembangan terkini tentang penataan ruang perkantoran

termasuk penyesuaian peralatan dan furnitur dengan tataruang perkantoran tersebut.
TATA RUANG KANTOR

1. Pengertian
Dalam melaksanakan aktivitas-aktivitas pencapaian tujuan organisasi, suatu faktor penting yang
turut menentukan kelancarannya adalah penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan
kantor dengan baik, rapi, dan semenarik mungkin sehingga menambah semangat kerja para
pegawainya. Prokdutivitas suatu organisasi secara langsung akan dipengaruhi oleh penataan
ruang, baik dalam arti positif atau negatif (Sukoco, 2006).
Untuk memperjelas definisi tataruang perkantoran, berikut terdapat beberapa pendapat para
ahli yang mendefinisikan tataruang perkantoran :
1. Menurut Littlefield dan Peterson (1956) mendefinisikan tataruang perkantoran dapat
dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang
tersedia.
2. George Terry (1958) menyebutkan tataruang perkantoran adalah penentuan mengenai
kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk
menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi
pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.
3. Gustafsson (2002), penataan ruang kerja di sebuah kantor akan mempengaruhi kedinamisan
suatu tempat kerja.
4. Quible (2002), ruang kerja menjelaskan penggunaan ruang secara efektif serta mampu
memberikan kepuasan kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan, maupun
memberi kesan mendalam bagi pegawai.
2. Tujuan Tata Ruang Kantor

Dalam menyusun ruang untuk kerja perkantoran, ada beberapa tujuan yang perlu dicapai.
Tujuan itu merupakan pula syarat-syarat (pedoman) yang hendaknya dipenuhi dalam setiap
tataruang kantor yang baik. Tujuan tataruang kantor tersebut adalah :
1. Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek
mungkin.
Page 44
2. Rangkaian aktivitas tatausaha dapat mengalir secara lancar.

3. Segenap ruang dipergunakan secara efesien untuk keperluan pekerjaan.
4. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara.
5. Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berkangsung secara memuaskan.
6. Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang
organisasi atau instansi tersebut.
7. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah
sewaktu-waktu bila diperlukan.
3. Keuntungan Tata Ruang Kantor yg baik

Tataruang perkantoran yang baik akan bermanfaat bagi organisasi yang bersangkutan dalam
menyelesaikan pekerjaan. Manfaat dari pada tataruang perkantoran yang baik tersebut
antara lain :
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar-mandir
yang sebetulnya tidak perlu.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat
dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu
bagaian tertentu.
4. Ruang Kerja yang Efektif

Ruang kerja yang efektif adalah ruang kerja yang kondusif dan sesuai pada tempat dan gunanya.
Gustafsson (2002) memberikan beberapa saran dalam perencanaan tata ruang kerja suatu
organisasi bahwa seharusnya memperhatikan tren pekerjaan di masa depan, seperti berikut ini :
1. Pekerjaan berbasis tim (work-based teams), pada masa kini pekerjaan berkelompok atau
biasa disebut team-work sangat sesuai dengan lingkungan yang selalu berubah-ubah atau
tidak menentu secara dinamis. Oleh karena itu, kantor berkonsep tata ruang terbuka lebih
sesuai sehingga dapat digunakan untuk ruang rapat secara optimal.
Page 45
2. Telecomutting, ini disesuaikan dengan tren pegawai yang biasanya lebih suka melaksanakan
pekerjaannya dari rumah atau tempat yang santai. Hal ini perlu diperhatikan pula supaya
tetap dapat menjaga produktivitas kerja pegawai yang dimaksud, sehingga diperlukan
adanya ruangan atau pembagian area kerja tersendiri bagi konsenterasi pekerjaan mereka.
3. Hoteling, maksudnya ialah ditujukan bagi pegawai yang dipekerjakan di lapangan. Hampir
sama dengan konsep yang kedua karena biasanya pegawai yang dimaksud hanya akan
mampir sesekali waktu dan untuk beberapa saat saja ke kantor da hal ini membutuhkan
ruangan kantor yang optimal.
5. Azas-azas Tata Ruang Kantor

Richard Muther (1955) merumuskan 6 asas pokok tataruang instansi yang baik. Asas tersebut
antara lain :
1. Asas mengenai jarak terpendek. Dalam asas ini suatu tataruang yang baik ialah tataruang
yang memungkinkan proses penyelenggaraan suatu pekerjaan dapat ditempuh dengan jarak
sependek mungkin.
2. Asas mengenai rangkaian kerja. Dalam asas ini tataruang yang baik ialah menempatkan para
pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan
penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Asas ini merupakan kelengkapan daripada asas
jarak terpendek. Jarak terpendek tercapai kalau para pekerja atau alat-alat ditaruh berderet-
deret menurut urutan proses penyelesaian pekerjaan tersebut. Menurut asas ini suatu
pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan sampai selesai, tidak
ada gerak mundur atau menyilang. Hal ini tidak berarti bahwa jalan yang ditempuh harus
selalu berbentuk garis lurus. Yang terpenting ialah proses itu selalu mengarah maju ke muka
menuju ke penyelesaian.
3. Asas mengenai penggunaan segenap ruang. Suatu tataruang yang baik ialah yang
mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruang itu tidak hanya yang berupa
luas lantai saja (ruang datar), melainkan juga ruang yang vertikal ke atas maupun ke bawah
sehingga kemungkinan ruang yang tidak terpakai itu kecil.
4. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja. Suatu tataruang yang baik ialah yang
dapat diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya
yang besar.
Page 46
Menurut Martinez (1990) dan Quible (2001), ada beberapa prinsip yang harus diperhatikan
guna mendesain layout kantor yang efektif, antara lain :
1. Menganalisis hubungan antara peraalatan, informasi, dan pegawai dalam arus kerja,
2. Mengondisikan arus kerja agar bergerak dalam bentuk garis lurus dan meminimalisir
kemungkinan terjadinya crisscossing dan backtracking,
3. Pegawai maupun tim kerja yang melakukan pekerjaan serupa harus ditempatkan dalam area
yang berdekatan,
4. Pegawai maupun divisi yang berhubungan dengan publik harus ditempatkan berdekatan
dengan pintu masuk kantor,
5. Pegawai maupun tim kerja yang membutuhkan konsenterasi harus ditempatkan di ruang
kerja yang suasananya lebih tenang,
6. Alokasi ruang harus berdasarkan posisi, pekerjaan yang dilakukan, dan peralatan khusus
yang diperlukan masing-masing individu,
7. Furnitur dan peralatan harus sesuai dengan kebutuhan,
8. Lorong ahrus nyaman dan lebaruntuk mengantisipasi pergerakan yang efisien dari pekerja,
9. Pertimbangan keamanan harus diberikan prioritas tinggi,
10. Area terbuka yang besar lebih efisien dibandingkan ruangan kecil yang tertutup,
11. Provisi yang tepat bagi pencahayaan, dekorasi, AC, kelembaban dan kontrol suara,
12. Memperhatikan kebutuhan perluasan kantor di masa datang,
13. Pekerjaan harus datang pada pegawai, bukan sebaliknya.
6. Bentuk Tata Ruang Kantor

Menurut Harry L. Wylie dalam bukunya Office Manajement Handbook (1958), membedakan
tataruang menjadi dua macam yaitu Tataruang yang terpisah-pisah dan Tataruang yang terbuka.
Sedangkan menurut para ahli yang lain tataruang dibedakan menjadi tiga yaitu Tataruang kantor
Terbuka, Tataruang kantor Tertutup, dan Tataruang kantor Gabungan.
1. Tata Ruang Kantor Terbuka

Ruang pimpinan dan para pegawainya berada dalam satu ruangan terbuka tanpa adanya
sekat pemisah.
2. Tataruang Kantor Tertutup
Page 47
Susunan tataruang ini dibagi dalam kamar-kamar atau ruangan terpisah. Kamar atau
ruangan ini pd umumnya dipisahkan berdasarkan pelaksanaan fungsi tiap-tiap seksi/ bagian.
3. Tataruang Kantor Gabungan

Kombinasi antara tataruang terbuka dan tertutup. Untuk tetap menjaga wibawa pimpinan
maka dibuatlah satu ruang kerja untuk seorang pimpinan. Adapun para pegawai
ditempatkan dalam satu ruang kerja sehingga sistem pengawasan lebih mudah untuk
dilakukan.
7. Faktor-faktor yang mempengaruhi Tata Ruang Kantor

1. Cahaya
Cahaya penerangan yang cukup dan memancar dengan tepat akan menambah efisiensi
kerja para pegawai. Karena mereka dapat bekerja dengan lebih cepat, lebih sedikit
membuat kesalahan, dan matanya tidak lekas menjadi lelah. Banyak ketidakberesan
pekerjaan tatausaha disebabkan oleh penerangan yang buruk, misalnya ruangan terlampau
gelap atau pegawai-pegawai harus bekerja dibawah penerangan yang menyilaukan.
2. Warna
Bersama-sama dengan cahaya, warna merupakan faktor yang penting untuk memperbesar
efisiensi kerja para pegawai. Khususnya warna akan mempengaruhi keadaan jiwa mereka.
Dengan memakai warna yang tepat pada dinding ruangan dan alat-alat lainya, kegembiraan
dan ketenangan bekerja para pegawai akan terpelihara. Selain itu warna yang tepat juga
akan mencegah kesilauan yang mungkin timbul karena cahaya yang berlebihan. Para ahli
membedakan 3 warna pokok yaitu :
• Merah : warna yang menggambarkan panas, kegembiraan, dan kegiatan bekerja.
• Kuning : warna yang menggambarkan kehangatan matahari, merangsang mata dan
saraf, perasaan riang gembira dengan melenyapkan perasaan tertekan.
• Biru : warna adem yang menggambarkan keluasan dan ketentraman.
3. Udara
Page 48
Mengenai faktor udara ini, yang penting sekali ialah suhu udara dan banyaknya uap air pada
udara itu. Adapun untuk mengatasi suhu udara dapat dilakukan dengan :
• Memasang AC (AirConditioning)
• Membuat ventilasi udara
• Pakaian kerja dari bahan dingin dan mudah menyerap keringat.
4. Suara
Ruangan kantor sejauh mungkin dijauhkan dari sumber kebisingan. Jika perlu digunakan
bahan peredam suaru pada langit atau dinding ruangan.
8. Operation Cost / Biaya Operasional

Berapa biaya yang dibutuhkan untuk membeli atau menyewa tanah, peralatan kantor, alat
komunikasi, pajak, dan infrastruktur TI. Kita harus memperhitungkan seberapa tebal budget
kita. Akan tetapi, kita juga perlu tahu bahwa biaya murah bukan jaminan. Jika perusahaan
hanya mencari biaya terendah tanpa memperhatikan kualitas dan kebutuhan, seringkali justru
akan berakhir dengan membayar lebih banyak dari yang diperkirakan. Di luar itu, juga harus
diperhitungkan upah tenaga kerja, karena jarak rumah kaywan dan kantor akan sangat
berpengaruh pada biaya transportasi karyawan. Itu bisa naik sewaktu-waktu, misal kenaikan
harga BBM, kenaikan UMP, dll. yang mau tak mau akan menjadi biaya kantor pada akhirnya.
9. Ketersediaan tenaga kerja/staff kantor

Seberapa mudah bisa menemukan tenaga kerja di kota tersebut, atau mereka yang bersedia
tinggal di kota tersebut? Misalnya, mungkin bisa lebih mudah menemukan programmer yang
bersedia bekerja di kota-kota besar karena banyak kampus yang meluluskan programmer di
kota tersebut. Selain lokasi, tenaga-tenaga kerja pada umumnya memiliki kriteria tersendiri
terhadap kantor. Misalnya, apakah kantor dekat dengan akses jalan, atau harus masuk jauh ke
pedalaman.
10. Fasilitas Infrastruktur
Page 49
Misalnya jalan raya, transportasi publik, suplai energi, air, dan kebutuhan vital lainnya. Semakin
dekat bisnis Anda dengan infrastuktur ini, maka semakin semakin mudah bisnis Anda bisa
beroperasi. Selain itu, juga soal jarak antara lokasi kantor Anda dengan tempat-tempat
strategis lain seperti rumah sakit, kantor pemerintahan, kantor relasi bisnis Anda, dan tempat-
tempat hangout para innovator di industri Anda.
11. Kemungkinan Pelebaran Jalan

Dalam beberapa tahun, bisnis Anda akan bertumbuh, bahkan hingga menggurita. Jumlah
karyawan Anda akan semakin banyak, dan bangunan kantor Anda akan semakin banyak dan
semakin lebar. Sekarang, Anda bisa mulai memvisualisasikan seberapa besar kantor Anda nanti
di masa depan. Apakah masih di lokasi yang sama, bertambah kecil atau pindah ke lokasi lain.
12. Citra Lingkugan Masyarakat

Setiap wilayah memiliki budaya mereka sendiri-sendiri. Meskipun Anda bisa saja
mengabaikannya, namun tetap saja Anda harus menemukan lingkungan yang aman dan
nyaman bagi Anda bekerja. Situasi yang kondusif akan meningkatkan produktivitas kerja
karyawan kantor. Citra Lingkungan. Kantor yang terletak pada tempat (lingkungan) dengan
reputasi baik akan memberikan suatu keuntungan tersendiri bagi perusahaan/organisasi yang
bersangkutan, karena dapat pula meningkatkan image perusahaan/organisasi tersebut.
13. Lokasi Kantor Mendekati Pelanggan dan atau Pemasok

Tujuan melakukan efisiensi dalam hal biaya transportasi dan meningkatkan komunikasi bisnis
seperti supply chain approach yang berorientasi pada integrasi pemasok-pabrik-
pelanggan.Dikota-kota besar kantor-kantor dipusatkan di suatu daerah yang dekat aksesnya
dengan pusat-pusat industri. Hal ini akan sangat membantu dan memudahkan konsumen
melakukan transaksi atau berhubungan dengan perusahaan/organisasi yang bersangkutan.
14. Legalitas
Lokasi Kantor yang anda dipilih harus benar – benar bersih dari sengketa dan masalah legalitas
lainnya, penting untuk menuntaskan system perijinan dan keperluan lain terkait dengan
legalnya tempat anda membuka kantor usaha.
Page 50
15. Traffic
Volume kepadatan Arus lalu lalang orang atau kendaraan akan berpengaruh terhadap
keamanan dan kenyamanan kantor. Kondisi ideal adalah tidak terlalu padatdan tidak terlalu
sepi.
16. Akses
Penting juga di perhatikan arus lalu lintas apakah satu arah atau dua arah, apakah letak kantor
pada sisi arah orang pulang beraktivitas atau arah berangkat. Bagaimana karyawan, pelanggan
dan pemasok atau rekanan kerja/bisnis lainmudah mengakses menuju kantor, apakah ada
median jalan sehingga perlu memutar balik apabila menggunakan kendaraan ?
17. Sharing atau Monopoli Area

Pertimbangan pemilihan lokasi seperti ini, sama sama mempunyai resiko. Sharing area adalah
lokasi yang kita pilih dengan alasan di lokasi tersebut sudah ada kantor sejenis atau kompetitor.
Otomatis resiko memilih lokasi seperti ini berarti kita sudah siap untuk berkompetisi dalam
segala hal.
18. Biaya Sewa

Lokasi kantor yang strategis otomatis mempunyai harga sewa yang tinggi. Bagaimana kalau
selisih harganya dengan lokasi lain yang kurang strategis cukup besar ? Sepanjang selisih
harganya masih tertutupi dengan potensi yang akan didapat, lebih baik memang memilih
tempat yang strategis walaupun harga akuisisinya lebih mahal.
19. Estetika
Desain sebuah bangunan tak sekadar memberikan pemandangan indah bagi pemiliknya, namun
juga dapat merepresentasikan jiwa penghuninya serta menunjukkan kreativitas dan
kemampuan dalam menghasilkan karya lewat tampilan tempat kerja.
20. Keamanan
Page 51
Faktor keamanan adalah hal penting yang harus diperhatikan dalam pembanguan gedung
kantor. Dengan adanya kepastian keamanan pada gedung kantor maka pekerja akan lebih
merasa aman, nyaman dan tenang ketika bekerja. Dengan rasa aman tersebut pekerja akan
dapat melaksanakan pekerjaan dengan lebih maksimal. Untuk menciptakan keamanan pada
gedung kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya dengan memasang berbagai alat
untuk mengantisipasi terjadinya kebakaran (Fire Safety Management), dan dengan
menempatkan petugas keamanan di setiap lantai.
21. Kesehatan
Untuk menjaga kesehatan para pekerja kantor, gedung kantor harus memenuhi syarat-syarat
sebagai kantor yang sehat. Kantor yang sehat harus memiliki syarat sebagai berikut:
• Memiliki kualitas udara yang baik
• Memiliki kualitas pencahayaan yang baik
• Sistem sanitasi yang baik
• Kebersihan terjaga
D. PENUTUP
a. Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan,
pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian / pendistribusian data/informasi.
Atau dapat dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau
kegiatan administrasi dalam arti sempit.
b) Kantor dalam arti statis bisa berarti Ruang kerja, kamar kerja, markas, biro, instansi, lembaga,
jawatan, badan, perusahaan, serta tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan
pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan penyampaian/pendistribusian
data/informasi.
c) Fungsi-fungsi kantor diantaranya yaitu untuk menerima informasi, merekam dan menyimpan
data-data serta informasi, mengatur informasi, memberi informasi, melindungi aset, pusat
syaraf administrasi, perantara, koordinator dan penghubung dengan publik.
d) Kantor yang modern yaitu kantor yang dalam setiap aktivitasnya memperhitungkan secara
rasional atau sesuai dengan kebutuhan kantor serta menggunakan berbagai sarana dan
prasarana yang memadai.
Page 52
e) Manajemen perkantoran merupakan penerapan fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yakni

perencanaan, pengorganisasin, penggerakan dan pengawasan kantor agar tujuan kantor
tersebut dapat tercapai, dimana tujuan kantor adalah pemberian pelayanan informasi pada
pihak-pihak yang memerlukan.
f) Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi gedung kantor diantaranya
yaitu lokasi, harga, citra lingkungan, kelayakan, dekat dengan pusat tenaga kerja, pusat bisnis
dan pemerintahan, keamanan, dll.
g) Faktor-faktor yang perlu diperhatikan pada bangunan gedung kantor diantaranya yaitu syarat
administrasi, konstruksi bangunan, kesehatan, keamanan dan keindahan.
Page 53
10
PENYUSUNAN STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE
PENDAHULUAN
PENGANTAR
Penyusunan dan penerapan SOP yang baik semakin memberikan peluang instansi persebut semakin
professional. Hal ini akan memberikan kepastian penyelenggaraan administrasi organisasi yang lebih
efektif dan efisien dalam waktu dan pekerjaan. Selain itu SOP juga dapat meminimalisir atau
bahkan menghilangkan terjadinya mal administrasi (mis-administration) dalam penyelenggaraannya.
Apabila dalam administrasi organisasi masih tetap terjadi penyimpangan maka akan dengan mudah
diketemukan aktor (unit) atau stakeholder yang menjadi ditemukan penyebabnya karena langkah
proses aktivitas administrasinya yang harus diikuti sudah ada/jelas tertulis,dan kemudian
diselesaikan dengan cepat dan tepat. Sehingga dengan demikian akan memberikan impact pada
kualitas mutu dan kepuasan konsumen terhadap barang/jasa organisasi.
Dengan menyadari peran pentingnya SOP dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan
tersebut, maka modul inidisusun sebagai pedoman praktis bagi mahasiswa untuk memahami dan
membuat Sistem Prosedur secara praktikal yang berguna kelak setelah lulus.
TUJUAN
Mahasiswa diharapkan mempunyai kompetensi dalam :
1. Pemahaman Konsepsi SOP
2. Analisis prosesbisnis sesuai dengantingkatan level organisasinya kelak
3. Memahami dan mampu menggunakan symbol-simbol SOP secara benar
4. Mampu menyusun SOP simple secara praktis
Page 54
STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE

22. Pengertian Umum
SOP merupakan rangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses yang
berikan kepastian, kemudahan, efisiensi dan sistematis dalam penyelenggaraan aktivitas
organisasi. Seiring ENA State Leaders Conference: 2007 menyatakan bahwa “SOPs should be
organized to ensure ease and efficiency in use and to be specific to the organization which
develops it.”. Dengan pengertian tersebut, maka setiap organisasi dapat menyusun SOP sesuai
dengan kebutuhan dan tujuan organisasi. Secara umum format SOP tidak memiliki format yang
baku / sama, sehingga sangat mungkin terjadi berbeda organisasi akan berbeda juga format
SOPnya. Dengan kondisi tersebut, International Organization for Standardization dapat
memberikan sertifikasi ISO pada format SOP yang berbeda-beda.
Intinya, pada Hakekat SOP disusun dan dilaksanakan untuk menghindari miskomunikasi,
konflik, dan permasalahan pada pelaksanaan aktivitas sebuah organisasi. Untuk itu, SOP
memiliki karakteristik sebagai berikut :
a. Suatu petunjuk organisatoris yang menetapkan suatu tindakan procedural baku

b. SOP berisi petunjuk yang menjelaskan cara yang diharapkan dan diperlukan oleh
pekerja/petugas dalam melakukan/menyelenggarakan pekerjaan mereka
c. Secara menyeluruh satuan SOP akan menggambarkan secara detail cara organisasi
beroperasi mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana, dan oleh siapa.
d. SOP Administrasi tidak menggambarkan cara melakukan pekerjaan (technical skills),
tetapi menggambarkan peraturan organisasi untuk melakukan pekerjaan (procedural
guidance).
Dari uraian penjelasan tersebut, maka dapatdisimpulkan bahwa SOP adalah serangkain
instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai prosespenyelenggaraan aktivitas orgnisasi,
bagamana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. SOP yang disusun
harus menghasilkan informasi yang menjadi jembatan komunikasi antara organisasi. Informasi
sebagai hasil proses adalah dasar bagi anggota organisasi untuk mengambil keputusan dan
melakukan tindakan.
Penyusunan dan penerapan SOP pada setiap penyelenggaraan aktivitas organisasi khususnya
dalam administasi organisasi memerikan manfaat sebagai berikut :
Page 55
a. Menjelaskan kinerja yang diharapkan artinya SOP menggambarkan dan

mendokumentasikan kinerja pekerja dalam melaksanakan tugasnya.
b. Stadardisasi aktivitas, artinya SOP mengidentifikasikan tindakan dan peran yang disepakati
baik dalam standarisasi aktivitas, tindakan koordinasi dan komunikasi.
c. Acuan Dokumen Pelatihan artinya SOP dapat berisi kerangka kerja program pelatihan,
briefing, dan latihan.
d. Sistem analisis dan umpan balik, dimana Proses penelitian dan pengembangan SOP
mencakup kesempatan para manajer untuk membandingkan secara langsung
pelaksanaan pekerjaan dengan kondisi yang diharapkan berdasarkan peraturan.
e. Komunikasi eksternal yakni SOP menjelaskan filosofi dan rekomendasi praktis organisasi
kepada pihak luar organisasi
23. Prinsip Pokok

Pada hakekatnya SOP sangat sederhana, dimana jika kita merujuk prinsip“Write what you do, do
what you write” . Sebelum menyusun SOP ada beberapa prinsip penyusunan SOP yang perlu
diperhatikan yaitu:
1. Kemudahan dan kejelasan.
2. Keselarasan.
3. Keterukuran.
4. Dinamis.
5. Berorientasi pada pengguna atau pihak yang dilayani.
6. Kepatuhan hukum.
7. Kepastian hukum.
Sedangkan prinsip dalam pelaksanaan SOP sebagai berikut :

1. Konsisten
2. Komitmen.
3. Perbaikan berkelanjutan.
4. Peningkatan Kualitas
5. Seluruh unsur memiliki peran penting.
6. Terdokumentasi dengan balk.
Page 56
24. Proses bisnis

Proses bisnis merupakan sekumpulan aktivitas kerja terstruktur dan saling terkait yang
menghasilkan keluaran (output) sesuai kebutuhan pengguna (PermenPANRB No. 12 Tahun
2011). Disisi lain. LAN memberikan pengertian bahwa proses bisnis adalah suatu pendekatan
meningkatkan efektivitas dan efisiensi manajemen proses organisasi dengan memaksimalkan
nilai tambah sebagai upaya untuk memenuhi kebutuhan masyarakat (LAN, 2011).
Beberapa pendekatan dalam penyusunan bisnis proses sebagai berikut :

a. Model Quick Hits
Pendekatan ini merupakan modifikasi dari Model Business Process Management (BPM) yang
befungsi untuk memperbaiki bagian tertentu dari keseluruhan proses bisnis yang sudah ada
dan sudah berjalan dalam organisasi.
Untuk itu, model quick hits dilakukan dengan membuang proses atau kegiatan dalam suatu
bisnis proses yang tidak memberikan kontribusi secara signifikan terhadap peningkatan
kualitas produk dan atau kepuasan pelanggan, sehingga, Model Quick Hits ini merupakan
tindakan dengan resiko yang relatif rendah, mudah dengan hasil yang pat dalam memerbaiki
bisnis proses.
b.Model Business Process Management(BPM)

Model BPM merupakan pendekatan dengan mengembangkan bisnis proses secara
berkesinambungan (incremental). BPM ini lebih tepat untuk dilakukan dalam “lingkup kecil
(minor)”, tujuan perbaikan skala kecil, dan keterlibatan pimpinan puncak , namun cukup
berarti dalam hasil (business results. Sehingga model ini sangat tepat untuk perbaikan
bisnis proses yang berpengaruh langsung terhadap kinerja organisasi.
c. Model Business Process Reengineering (BPR)

BPR merupakan metode merancang bisnis proses secara radikal fundamental dengan
menfokuskan proses “apaseharusnya” dan nilai tambah outputnya. Penerapan Model BPR
memberikan manfaat, antara lain :
(1) meningkatkanefektivitas
(2) meningkatkan efisiensi
(3) mengurangi biaya
Page 57
(4) memberikan pekerjaan yang berarti bagi karyawan

(5) peningkatan dalam pendekatan organisasi; dan (6) mengembangkan usaha.
Proses Bisnis mempunyai peranan penting dalam efektivitas dan efisiensi kinerja organisasi.
Dengan melihat strategisnyaperan tersebut, maka perlu dilakukan manajemen bisnis proses
secara benar. Merujuk pada LAN, 2011 terdapat langkah-langkah dalam manajemen bisnis
proses sebagai berikut :
a. Analisis Kebutuhan dan Identifikasi Leveling Proses Bisnis

Analisis kebutuhan merupakan langkah awal untuk menentukan hal-hal yang
mempengaruhi dalam menata tata laksanadi instansi pemerintah. Aspek-aspek yang
perlu diperhatikan dalam analisis kebutuhan tata laksana instansi pemerintahantara
lain: nilai-nilai (values), kebijakan, situasi sosial baru dan paradigma baru. Selain itu juga
perlu dibuat leveling bisnis proses, yang akan mementukan Standar Operasional
Prosedur (SOP).
b. Membuat Rancangan Awal Bisnis Proses Baru (Modeling)

Tahap modeling dilakukan dengan membuat rancangan awal proses bisnis yang baru
atau mendesain ulang proses bisnis, dengan mengidentifikasi berbagai faktor penting
dan atau hambatan yang berhubungan dengan proses serta spesifikasi proses.
c. Ujicoba Rancangan Awal Bisnis Proses

Uji rancang awal merupakan langkah simulasi jalannya proses bisnis untuk
mengidentifikasi hambatan yang mungkin terjadi, sehingga pada saat bisnis proses
diimplementasikan dapat menghasilkan proses yang optimal dan memiliki kinerja yang
cukup tinggi.
d. Review Hasil Uji Coba

Review dilakukan untuk mengevaluasi hasil ujicoba, sehingga akhirnya rancangan proses
bisnis tersebut benar-benar valid dan reliabel. Valid artinya bahwa proses bisnis benar-
benar dibutuhkan secara tepat oleh pengguna dalam penyelenggaraan pelayanan dalam
organisasi. Sedangkan reliabel memiliki arti bahwa proses bisnis yang dirumuskan akan
bersifat konsisten selama tidak terjadi perubahan-perubahan pada lingkungan
organisasi yang mengharuskan dilakukannya perumusan ulang.
Page 58
e. Penyempurnaan Proses Bisnis

Penyempurnaan proses bisnis dilakukan agar berbagai hambatan yang mungkin terjadi
bisa diminimalisir, sehingga ketika proses bisnis diimplementasikan dapat menunjukkan
kinerja yang optimal.
f. Penetapan
Penetapan proses bisnis dilakukan setelah tahapan analisis kebutuhan, identifikasi
leveling, modeling, ujicoba rancangan dan penyempurnaan proses bisnis. Penetapan ini
dilakukan ketika proses bisnis yang telah dibuat diyakini sudah bisa dilaksanakan,
sehingga akan dihasilkan produk kebijakan sebagai dasar pelaksanaan proses bisnis.
g. Implementasi
Implementasi merupakan proses untuk memastikan bahwa penyusunan atau perubahan
tata laksana dapat terlaksana dan tercapai dalam rangka meningkatkan efisiensi dan
efektifitas penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Implementasi bermuara pada
aktivitas, aksi dan tindakan nyata yang terencana dan dilakukan secara sungguh-
sungguh sesuai dengan tujuan dari penyusunan atau perbaikan tata laksana.
h. Monitoring dan Evaluasi

Monitoring dilakukan untuk melihat hal-hal yang menghambat atau menjadi masalah
dalam pelaksanaan proses bisnis. Sedangkan evaluasi proses bisnis merupakan suatu
kegiatan untuk menilai tingkat pelaksanaan proses bisnis.
Langkah-langkah penataan proses bisnis yang dikemukakan diatas, secara umum
menganut cara pendekatan dari Business Process Improvement (BPI), karena langkah-
langkah tersebut memungkinkan untuk diimplementasikan di instansipemerintah /
bisnis.
Analisis proses bisnis dimulai dengan memahami kembali visi dan misi organisasi. Pemahanan
Visi dan misi ini dapat dilihat dari rumusan tugas dan fungsi unit-unit organisasi tersebut.
Identifikasi tugas dan fungsi suatu organisasi, perlu ditetapkan kegiatan utama yang akan
dilakukan, selanjutnya diidentifikasi pula sub-sub kegiatan atau aktivitas dari kegiatan-
kegiatan yang telah teridentifikasi, sampai dimana kegiatan sudah sangat rinci dan tidak dapat
diuraikan lagi maka disusun Standar Operasional Prosedur (SOP).
Page 59
SOP juga dapat berperan dalam proses penataan kelembagaan suatu instansi pemerintah,
karena SOP merupakan perincian akhir dari tugas dan fungsi organisasi yang menjadi
pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan. Melalui penyusunan SOP yang terperinci, akan
memudahkan bagi setiap organisasi untuk menilai kebutuhan apa aja yang diperlukan dalam
melaksanakan setiap tahapan dalam kegiatan. Oleh karena itu langkah awal penataan
kelembagaan instansi pemerintah/bisnis dengan menggunakan analisis proses bisnis akan
lebih terperinci dalam merumuskan tugas dan fungsi, karena dengan menggunakan analisis
proses bisnis, perumusan tugas dan fungsi akan diidentifikasi sampai kegiatan, sub kegiatan,
aktivitas dan sampai pada penyusunan SOP. Karena dengan menyusun sampai SOP, nantinya
penataan kelembagaan yang dilakukan akan lebih rinci sehingga setiap struktur organisasi
mengetahui dan memahami pelaksanaan tugas sampai yang terperinci.
Melihat berbagai penjelasan yang telah dikemukakan diatas, bahwa dalam penyusunan SOP
harus melakukan analisis proses bisnis terlebih dahulu. Saat ini banyak instansi pemerintah /
bisnis yang menyusun SOP tanpa melakukan analisis proses bisnis terlebih dahulu,
penyusunan SOP yang dilakukan hanya berdasarkan pada aktivitas rutin yang dilakukan tanpa
melakukan identifikasi tugas dan fungsi yang ada. Hal tersebut harus segera dibenahi, karena
tanpa melakukan analisis proses bisnis dalam penyusunan SOP, aktivitas yang ada belum
terperinci secara detail dan SOP yang disusun belum menggambarkan secara penuh tugas dan
fungsi yang akan dilakukan oleh instansi pemerintah / bisnis.
Page 60
11
PENDAHULUAN
PENGANTAR
TUJUAN
Page 61
25. Anatomi SOP

Secara umum dokumen SOP selalu dikaitkan dengan format SOP. Format SOP sesuai konsep
umum yang berlaku dinyatakan bahwa tidak ada format SOP yang baku (standar), yang
mempengaruhi format SOP adalah tujuan dibuatnya SOP tersebut.
Dengan demikian maka apabila tujuan penyusunan SOP berbeda maka format SOPnya pun
akan berbeda.
Namun demikian pada umumnya dokumen SOP memiliki 3 (tiga) unsur utama, yaitu :
Identitas SOP, Prosedur SOP dan Flowchart yang merupakan Anatomi SOP.
 Identitas SOP berisi data-data yang menyangkut ciri-ciri identitas SOP.
 Prosedur SOP berisi kegiatan, pelaksana, mutu baku dan keterangan.
 Flowchart berisikan gambar alur arah kegitan dan aktornya.
Sesuai dengan anatomi Dokumen SOP yang pada hakekatnya merupakan dokumen yang berisi
prosedur-prosedur yang distandarkan yang secara keseluruhan membentuk satu kesatuan
proses, sehingga informasi yang dimuat dalam dokumen SOP meliputi: Unsur Dokumentasi
dan Unsur Prosedur.
I. Unsur Dokumentasi
Unsur dokumentasi merupakan unsur dari Dokumen SOP yang berisi hal-hal yang terkait
dengan proses pendokumentasian SOP sebagai sebuah dokumen. Adapun unsur
dokumentasi SOP AP antara lain mencakup :
a. Halaman Judul (Cover) -- halaman
pertama sebagai sampul muka
sebuah SOP mencakup informasi
mengenai Judul SOP, No
Dokumen yg mengandung
Kode Departemen, Tahun pembuatan,
dll. Berikut adalah contoh
halaman Judulsebuah SOP
Page 62
b. Penyusun dan Otorisasi Pimpinan Lembaga

Karena Dokumen SOP merupakan pedoman setiap pegawai (baik pejabat struktural,
fungsional, atau yang ditunjuk untuk melaksanakan satu tugas dan tanggung jawab
tertentu), dokumen ini harus memiliki kekuatan hukum.
Dalam halamanselanjutnyasetelah halaman judul, ditampilkan
KeputusanPimpinansebagai Otorisasi dalam penetapan dokumen SOP ini.
c. Identitas SOP
Identitas SOP antara lain : Judul/Tema, Status (berlaku mulai), Edisi Revisi, Nomer
registrasi SOP dan sebagainya yg merupakan identitas dari SOP.
2. Unsur Prosedur
Unsur prosedur merupakan bagian inti dari dokumen SOP AP. Unsur ini dibagi dalam dua
bagian, yaitu Bagian Identitas dan Bagian Flowchart.
a. Bagian Identitas
Contoh : 2 halaman, dan selengkapnya diberikan secara terpisah
Page 63
3. Unsur Flowchart
Bagian Flowchart merupakan uraian mengenai langkah-langkah (prosedur) kegiatan beserta
mutu baku dan keterangan yang diperlukan. Bagian Flowchart ini berupa flowcharts yang
menjelaskan langkah-langkah kegiatan secara berurutan dan sistematis dari prosedur yang
distandarkan, yang berisi:
 Nomor kegiatan
 Uraian kegiatan yang berisi langkah-langkah (prosedur)
 Pelaksana yang merupakan pelaku (aktor) kegiatan
 Mutu Baku yang berisi kelengkapan, waktu, output dan keterangan.
Untuk lebih jelasnya, di bawah ini disajikan contoh anatomi format SOP secara keseluruhan
baik yang menyangkut bagian identitas maupun bagian flowchart)
Page 64
Page 65
12
PENDAHULUAN
PENGANTAR
TUJUAN
Page 66
26. Simbol dalam Flow Chart
Argumentasi atau dasar mengapa hanya menggunakan 5 (lima) simbol dalam penyusunan
SOP AP antara lain adalah :
1. SOP AP mendeskripsikan prosedur administratif, yaitu kegiatan-kegiatan yang
dilaksanakan olehlebih dari satu pelaksana (jabatan) dan bersifat makro maupun mikro
dan prosedur yang bersifat teknis yang detail baik yang menyangkut urusan
administrasi maupun urusan teknis
2. Hanya ada dua alternatif sifat kegiatan administrasi pemerintahan yaitu kegiatan eksekusi
(process) dan pengambilan keputusan (decision)
3. Simbol lain tidak dipergunakan disebabkan karena prosedur yang dideskripsikan bersifat
umum tidak rinci dan tidak bersifat teknis disamping itu kegiatan yang dilakukan oleh
pelaksana kegiatan sudah langsung operasional tidak bersifat teknikal (technical
procedures) yang berlaku pada peralatan (mesin)
4. Penulisan kegiatan dalam prosedur bersifat aktif (menggunakan kata kerja tanpa subyek)
dengan demikian banyak simbol yang tidak dipergunakan, seperti: simbol
pendokumentasian, simbol persiapan, simbol penundaan, dan simbol lain yang sejenis
5. Penyusunan SOP AP ini hanya memberlakukan penulisan flowcharts secara vertikal,
artinya bahwa branching flowcharts dituliskan secara vertikal sehingga hanya mengenal
penyambungan simbol yang menghubungkan antar halaman (simbol segilima/off-page
Page 67
connector) dan tidak mengenal simbol lingkaran kecil penghubung dalam satu
halaman.
Page 68
Page 69
27. Penutup
Sebagai kesimpulan menyusun SOP sesuaipenjelasan-penjelasan dari halaman-halaman
sebelumnya, berisi antara lain :
 Halaman Judul
 Surat Keputusan Pimpinan
 Daftar Isi
 Penjelasan Singkat berisi Ruang Lingkup, menjelaskan tujuan prosedur dibuat dan
kebutuhan organisasi.Ringkasan,memuat ringkasan singkat mengenai prosedur yang
dibuat; dan Definisi/Pengertian-pengertian umum, memuat beberapa definisi yang terkait
dengan prosedur yang distandarkan
 Dokumen SOP berisi Identitas SOP dan Prosedur SOP (Bab Anatomi SOP
 Dokumen SOP disahkan oleh kepala bagian terkait, wakil manajemen dan direksi
Page 70
Page 71
Page 72
Page 73
Page 74
Page 75
Page 76
Page 77
Page 78
Page 79
Page 80
Page 81
Page 82
Page 83
Page 84
Page 85
13
PERANAN TEKNOLOGI INFORMASI di KANTOR
PENDAHULUAN
PENGANTAR
Teknologi Informasi (TI) merupakan elemen penting dalam kehidupan berbangsa dan
bernegara.Peranan teknologi informasi pada aktivitas manusia pada saat ini memang begitu besar.TI
telah menjadi fasilitas utama bagi kegiatan berbagai sector kehidupan dimana memberikan andil
besar terhadap perubahan-perubahan yang mendasar pada struktur operasi dan manajemen
organisasi, pendidikan, trasportasi, kesehatan dan penelitian. Oleh karena itu, sangatlah penting
peningkatan kemampuan sumber daya manusia (SDM) TI, mulai dari keterampilan dan
pengetahuan, perencanaan, pengoperasian, perawatan dan pengawasan, serta peningkatan
kemampuan TI para pimpinan di lembaga pemerintahan, pendidikan, perusahaan, UKM (usaha kecil
menengah) dan LSM. Sehingga pada akhirnya akan dihasilkan output yang sangat bermanfaat baik
bagi manusia sebagai individu itu sendiri maupun bagi semua sektor kehidupan.
Tujuan
 Mahasiswa memahami modul ini sehingga bisa memanfaatkan kecanggihan teknologi informasi
untuk kepentingan dirinya dalam pekerjaan profesionalnya.
 Mahasiswa bisa membedakan pengaruh positif dan negatif dari berbagai bentuk aplikasi
teknologi informasi dan menyikapinya dengan dewasa dan bijaksana.
 Yang terpenting, para mahasiswa bisa memahami dan menyadari bahwa teknologi informasi
(computer, dll) adalah alat/sarana (tools) untuk mempermudah manusia sebagai subyek dalam
beraktivitas, bukan sebaliknya computer yang mengendalikan manusia.
Page 86
Fungsi Teknologi Informasi dan Teknologi Komunikasi di Kantor

a. Pengertian
Peningkatan kualitas hidup semakin menuntut manusia untuk melakukan berbagai aktifitas yang
dibutuhkan dengan mengoptimalkan sumber daya yang dimilikinya.TI yang perkembangannya
begitu cepat secara tidak langsung mengharuskan manusia untuk menggunakannya dalam
segala aktivitasnya.TI tidak dapat dipisahkan dari teknologi komunikasi.Istilah TI sering
disambung dengan istilah komunikasi sehingga yang sering terdengar adalah istilah teknologi
informasi dan komunikasi (TIK).Padahal kedua istilah tersebut memiliki perbedaan dimana TI
lebih ditekankan pada hasil data yang diperoleh. Teknologi ini meliputi segala hal yang berkaitan
dengan proses, penggunaan sebagai alat bantu, manipulasi, dan pengelolaan informasi.
Sedangkan pada teknologi komunikasi ditekankan pada bagaimana suatu hasil data dapat
disalurkan, disebarkan dan disampaikan ke tempat tujuan.TI berkembang cepat dengan
meningkatnya perkembangan komputer dengan piranti pendukungnya serta perkembangan
teknologi komunikasi yang ada.Teknologi komunikasi berkembang cepat dengan meningkatnya
perkembangan teknologi elektronika, sistem transmisi dan sistem modulasi, sehingga suatu
informasi dapat disampaikan dengan cepat dan tepat.
Secara sederhana dapat dideskripsikan bahwa TI adalah segala sesuatu tentang bagaimana
komputer bekerja dan apa yang dapat dilakukan oleh komputer. Sementara itu, teknologi
komunikasi adalah segala sesuatu tentang pemberian fasilitas untuk komunikasi antara orang
dengan orang atau orang dengan mesin/komputer atau mesin dengan mesin.
Teknologi komunikasi tidak hanya mencakup komputer saja, tetapi juga termasuk telepon,
radio, fax dan peralatan lainnya. Teknologi informasi dibentuk dari komponen teknologi
komputer dan muatan informasi. Pada awal ditemukannya komputer atau awal digunakannya
komputer, istilah Teknologi Informasi belum dikenal, yang dikenal adalah teknologi komputer,
EDP (electronic data processing) atau teknologi pengolahan data elektronik.
Baru sekitar awal tahun 80-an, sebutan untuk unit kerja yang melakukan pengolahan data
elektronik berubah dari EDP menjadi unit kerja Teknologi Informasi, kadang ada juga yang salah
penulisannya, yaitu unit kerja Teknologi dan Informasi. Sedangkan teknologi komunikasi adalah
identik dengan teknologi telekomunikasi yang menjadi inti proses penyebaran informasi.
Uraian tersebut di atas adalah perbedaan definisi antara teknologi informasi dan teknologi
komunikasi, jika memang diinginkan adanya pemisahan definisi dari kedua istilah
Page 87
tersebut.Tetapi kenyataannya dalam konteks TIK kedua istilah tersebut tidak dapat
dipisahkan.Teknologi Informasi dan Komunikasi merupakan teknologi yang dibangun dengan
basis utama teknologi komputer. Perkembangan teknologi komputer yang terus berlanjut
membawa implikasi utama teknologi ini pada proses pengolahan data yang berujung pada
informasi.
b. Pentingnya Informasi bagi Pimpinan

Informasi merupakan salah satu sumber daya penting dalam manajemen modern. Dapat
dikatakan bahwa informasi merupakan aliran darah dalam tubuh organisasi, sehingga tanpa
informasi maka organisasi akan mati. Informasi diperoleh melalui pengolahan data, sehingga
data adalah bahan mentah informasi, dan informasi adl produk pengolahan data yang dilakukan
oleh sistem informasi.
Pada awalnya semua organisasi mulai dengan mengumpulkan data, data kemudian dimasukkan
(data-entry) ke dalam sistem komputer melalui perangkat masukan (input), dan disimpan ke
dalam file basis data. Data yang tersimpan dalam file basis data kemudian dibaca kembali dan
diproses menjadi informasi. Informasi ini disajikan pada perangkat output untuk diberikan ke
pimpinan. Pimpinan kemudian menggunakan informasi untuk melakukan tindakan atau
mengambil keputusan.Beberapa saat kemudian hasil tindakan atau hasil pengambilan
keputusan dievaluasi dan menjadi bahan untuk perbaikan data.
Data merupakan fakta dasar, data baru berarti kalau sudah diolah dan dikaitkan dengan suatu
konteks tertentu.Informasi adalah suatu hasil pengolahan data dalam bentuk agregat untuk
menghasilkan pengetahuan atau kemampuan.Informasi adalah sesuatu yang dapat menambah
pengetahuan penerimanya jika dibangun dari data yang tepat dan sesuai dengan permasalahan
yang dihadapi.Informasi merupakan darah dan elemen penting dalam menjaga kelangsungan
hidup suatu organisasi.
Beberapa peranan pentingnya informasi bagi pimpinan dlm suatu kantor atau organisasi, a.l. :
1. Meningkatkan kinerja organisasi melalui:

a. Peningkatan produktivitas
b. Pengurangan biaya
c. Peningkatan pengambilan keputusan
d. Peningkatan layanan ke pelanggan
Page 88
e. Pengembangan aplikasi-aplikasi strategis
2. Mengaitkan perencanaan, pengerjaan, dan pengendalian dalam organisasi

3. Mengkoordinasikan subsistem-subsistem dalam organisasi
4. Mengintegrasikan subsistem-subsistem
Informasi tidak hanya dipakai untuk pimpinan dan kepentingan internal organisasi tetapi juga
dipakai oleh pihak eksternal.Pemakai internal meliputi pimpinan, staf operasi dan manajemen
tingkat bawah sedangkan pengguna eksternal bisa berupa para pelanggan, stakeholder, para
pemasok barang dan jasa, para pemegang saham, dinas-dinas pemerintahan, dan
sebagainya.Informasi merupakan bagian yang penting khususnya bagi pimpinan untuk
mengambil keputusan sehingga trial and error dapat dikurangi sekecil mungkin.
Kualitas informasi yang dihasilkan oleh suatu sistem informasi bergantung pada beberapa
faktor, antara lain:
1. Ketepatan Waktu : informasi harus tiba di tangan pimpinan tepat waktu, tidak boleh
terlambat, informasi yang terlambat akan berkurang nilainya. Di
samping ketepatan waktu (timeliness) informasi juga ditentukan oleh
usia (age), berapa lama informasi tersebut berlaku. Faktor usia biasa
dikaitkan dengan rentang waktu (time frame), misalnya laporan
keuangan hanya berlaku 4 bulan.
2. Ketepatan Isi : informasi harus tepat isinya, atau harus akurat, tidak mengandung kesalahan.
Ketepatan isi juga selain berkaitan dengan akurasi juga berkaitan dengan
presisi.Akurat berarti tidak mengandung kesalahan, sedang presisi
menyatakan derajat kerincian informasi, semakin rinci berarti semakin
presisi.
3. KetepatanSasaran: informasi harus tiba di tangan orang yang memerlukannya, apabila salah
sasaran informasi tersebut tidak berguna atau bisa disalah-gunakan.
4.Relevansi :informasi harus relevan dengan kebutuhan pimpinan atau penggunanya, bila
tidak maka informasi ini tidak berguna.
Page 89
5. Kemudahan Akses : informasi harus bisa diperoleh dengan mudah agar dapat diterima oleh
pimpinan atau pengguna tanpa hambatan dan lancar. Misalnya
informasi harus tersedia di jaringan dengan fasilitas akses yang aman
dari orang yang tidak berhak.
6.Kelengkapan : informasi harus lengkap sesuai dengan kebutuhan, apabila tidak lengkap
tentu nilai dan kualitasnya kurang.
Page 90
PERANAN TEKNOLOGI INFORMASI di KANTOR
14
PENDAHULUAN
PENGANTAR
Teknologi Informasi (TI) merupakan elemen penting dalam kehidupan berbangsa dan
bernegara.Peranan teknologi informasi pada aktivitas manusia pada saat ini memang begitu besar.TI
telah menjadi fasilitas utama bagi kegiatan berbagai sector kehidupan dimana memberikan andil
besar terhadap perubahan-perubahan yang mendasar pada struktur operasi dan manajemen
organisasi, pendidikan, trasportasi, kesehatan dan penelitian. Oleh karena itu, sangatlah penting
peningkatan kemampuan sumber daya manusia (SDM) TI, mulai dari keterampilan dan
pengetahuan, perencanaan, pengoperasian, perawatan dan pengawasan, serta peningkatan
kemampuan TI para pimpinan di lembaga pemerintahan, pendidikan, perusahaan, UKM (usaha kecil
menengah) dan LSM. Sehingga pada akhirnya akan dihasilkan output yang sangat bermanfaat baik
bagi manusia sebagai individu itu sendiri maupun bagi semua sektor kehidupan.
Tujuan
 Mahasiswa memahami modul ini sehingga bisa memanfaatkan kecanggihan teknologi informasi
untuk kepentingan dirinya dalam pekerjaan profesionalnya.
 Mahasiswa bisa membedakan pengaruh positif dan negatif dari berbagai bentuk aplikasi
teknologi informasi dan menyikapinya dengan dewasa dan bijaksana.
 Yang terpenting, para mahasiswa bisa memahami dan menyadari bahwa teknologi informasi
(computer, dll) adalah alat/sarana (tools) untuk mempermudah manusia sebagai subyek dalam
beraktivitas, bukan sebaliknya computer yang mengendalikan manusia.
Page 91
Fungsi Dasar Teknologi Informasi

Setelah paham dengan pengertian teknologi informasi, selanjutnya kita juga harus tahu fungsi
dari teknologi informasi tersebut. Menurut buku Pengenalan Teknologi Informasi dan Komputer,
fungsi teknologi informasi ada 5 yaitu fungsi capture, processing, generation, storage dan
retrieval, dan transmit.
Berikut ini adalah deskripsi dari masing-masing fungsi tersebut :
Capture --Teknologi informasi berfungsi dalam proses penyusunan record yang terperinci. Salah
satu implementasi dari fungsi capture ini dapat kita lihat pada tampilan Facebook.
Pada timeline kita, hampir seluruh aktivitas kita di Facebook terekam dengan rapi
dan terperinci.
Processing --Teknologi informasi memungkinkan kita untuk melakukan pemrosesan baik itu
mengubah, menganalisis, menghitung, maupun mengumpulkan semua data
yang ada.
Generation --Teknologi informasi juga berfungsi untuk melakukan generate suatu data. Sebagai
contoh, data yang awalnya berbentuk deretan angka dapat di generate
menjadi tabel atau grafik yang mudah diambil kesimpulan.
Storage dan Retrieval --Fungsi storage dan retrieval ini erat kaitannya dengan perkembangan
teknologi komputer saat ini. Sebagai contoh, kita dapat menyimpan
suatu file di dalam harddisk dan kemudian file itu dapat dicopy atau
diambil kembali di komputer yang lain.
Transmission --Fungsi transmisi berarti teknologi informasi dapat mengirimkan informasi

melalui jaringan komunikasi yang ada. Contohnya adalah internet, dengan
internet ini kita dapat berkirim email, chat, pesan video, dan masih banyak
lagi
Aplikasi Teknologi Komunikasidi Perkantoran
Manajemen perkantoran adalah rangkaian aktifitas merencanakan, mengorganisasikan,

mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga penyelenggaraan terhadap suatu hal
berjalan tertib. Dalam perkantoran modern, segala kegiatan manajemen perkantoran dikerjakan
Page 92
dengan menggunakan alat-alat otomasi perkantoran, diantaranya adalah perangkat komputer

dengan berbagai software yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan-kegiatan perkantoran,
perangkat komunikasi yang memadai, printer, kantor virtual, organisasi virtual, dan lain-lain
yang berorientasi pada Otomasi Kantor.
2. Otomatisasi Kantor
Otomatisasi Kantor atau OA (Office Automation) adalah Penggunaan alat elektronik untuk
memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi
dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.
Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi
melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.
Asal mula otomatisasi kantor di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word processing
untuk menjelaskan kegaitan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964, ketika IBM
memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik
yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.
Para pengguna OA :
• Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan,
terutama SDM.
• Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan
sekertaris dan pegawai administrasi.
• Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti
menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.
• Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti
mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dll.
Tujuan Otomatisasi Kantor

Otomatisasi kantor dimaksudkan untuk mempermudah pekerjaan dan memperpendek
jarak dan waktu. Untuk lebih jelasnya, tujuan otomatisasi kantor adalah:
1. Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja, material, waktu dan
mesin atau alat-alat kerja.
2. Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja.
3. Meningkatkan produksi.
Page 93
Aplikasi Dasar dari Otomatisasi Kantor

• Pengolahan Kata (word Processing)
Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-
tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak.
contoh: Microsoft Word, Word Perfect, Open Office, dll
• Surat Elektronik (electronik mail)

Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim,
meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer
dan alat penyimpanan.
contoh: yahoo mail, google mail , dll.
• Voice Mail
Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam
bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat
dipanggil.
• Kalender Elektronik
Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender
pertemuan manajer.Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan
pertemuan-pertemuan, membuat perubahan, meneelaah kalender itu dengan
menggunakan terminal keyboard.Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi
manajer tingkat atas yang yang memiliki jadwal pertemuan yang sangat padat.
• Konferensi Audio
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio
diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk melaksanakan
konfrensi.Conference call merupakan bentuk pertama konfrensi audio yang masih
digunakan.
• Konferensi Video
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang
tersebar secara geografis.Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan
video.
• Konferensi Komputer
Page 94
Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah

masalah bertukar informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan.
• Transmisi Faximile (facsimile transmission)

Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung
saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain. FAX berkontribusi
pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota
timpemecah masalah secara mudah dan cepat.
• Videotex
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan grafik
yang tersimpan.
• Desktop Publishing
Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat
baik. Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh
printer laser.
Faktor-faktor yang mempengaruhi pilihan aplikasi Otomatisasi Kantor

1. Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak
akan mempertimbangkan konferensi audio dan video.
2. Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada
konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.
3. Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber
daya OA yang tersedia dalam perusahaan.
Para pengguna OA
• Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya
perusahaan, terutama SDM.
• Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan
sekertaris dan pegawai administrasi.
• Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas
seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal
pertemuan.
Page 95
• Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti

mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dll.
Tujuan OA
Secara prinsip Otomatisasi Kkantor dimaksudkan untuk mempermudah pekerjaan dan
memperpendek jarak dan waktu. Secara lebih jelasnya, tujuan otomatisasi kantor adalah :
 Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja, material, waktu dan
mesin atau alat-alat kerja.
 Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja.
 Meningkatkan produktivitas kerja
Implikasi OA
Pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran ada beberapa perspektif (harapan) yang
perlu disikapi secara dewasa dan bijaksana, yaitu :
1. Implikasi umum (aspek sosial, ekonomi, dsb)

• Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalan-persoalan
seperti kebosanan, keterampilan berulang-ulang yang digunakan, serta kehilangan
kepuasan kerja.
• Pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan.
• Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin.
• Proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat.
• Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif.
• Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang oleh berbagai
variasi peralatan yang tersedia.
• Komunikasi bisnis internasional bisa dilakukan oleh kantor-kantor kecil sekalipun.
2. Implikasi terhadap karyawan kantor

a. Keuntungan:
• Mendorong untuk belajar keterampilan baru.
• Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin- mesin.
• Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi.
• Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.
Page 96
• Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan elektronik,

programmer dan rekayasa software .
• Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu.
• Lebih sedikit pekerjaan
b. Kerugian:
• Cenderung karyawan menjadi “ machine-minders ”.
• Masalahkesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti layar,printer , dsb.
• Kehilangan sentuhan personal, krn penyampaian informasi dilakukan oleh mesin
• Implikasi terhadap pemberi kerja.
• Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik.
• Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan.
• Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan.
Jadi secara keseluruhan keuntungan yang dapat dperoleh perusahaan atau kantor
dengan adanya teknologi perkantoran adalah :
• Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang dibutuhkan.
• Harga teknologi baru ini relatif murah.
• Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan data di-disk
tidak memerlukan ruang seluas filing cabinet .
• Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh, diproses, disimpan, dan
dicari secara cepat.
• Produktivitas meningkat secara cepat.
• Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk
berbagai keperluan.
• Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dari
kantornya.
3. Penutup
Kantor adalah tempat dan pusat proses penanganan informasi. Dari pengertian ini dapat
dipahami bahwa pekerjaan kantor adalah semua kegiatan yang bertalian dengan penanganan
informasi yang berkaitan dengan bidang tugas dari kantor/instansi yang bersangkutan.
Pengertian teknologi Informasi yang mudah dipahami adalah: “perolehan, pemprosesan,
Page 97
penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar, maupun
suara dengan suatu alat electrinics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan
komunikasi jarak jauh (telecomunications)”.
Penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi meningkatkan produktivitas kerja
pegawai.Peran komputer dan teknologi komunikasi diyakini mampu meningkatkan produktivitas
kerja dengan tingkat akurasi, kecepatan dan kemudahan yang tinggi.Penggunaan aplikasi
komputer yang merupakan ringkasan Sistem Informasi Manajemen kini banyak diterapkan di
kantor-kantor pemerintah maupun swasta dengan sistem database yang kompleks dan
terintegrasi sehingga peningkatatan produktivitas kerja pegawai meningkat sangat signifikan.
Di samping sekian banyak keuntungan dan tujuan positif penggunaan teknologi informasi juga
perlu diimbangi dengan sikap kebijaksanaan yang lebih dewasa atas implikasi atau dampak
negatif dari penggunaan teknologi informasi, yang perlu dipahami teknologi informasi itu adalat
sarana (tools) untuk memudahkan manusia bekerja untuk pencapaian “wealth creation”, jadi
manusia adalah subyeknya bukan sebaliknya computer sebagai subyek yang mengendalikan
manusia.
Page 98

wk02 - MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN FIX

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

wk02 - MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN FIX

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

MANAJEMEN PERKANTORAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2014

 Fungsi manajemen meliputi planning, controlling, organizing, dan actuacting.

 Memahami dengan baik tentang manajemen.

 Manajemen: Suatu aktivitas yang termasuk didalamnya pengambilan keputusan, pemberian

Planning, organizing, coordinating, directing dan controlling merupakan aktivitas manajemen

Memahami perkembangan teori manajemen sangat penting untuk mendapatkan gambaran

2.1 Manajemen Klasik

2.2 Manajemen Perilaku

2.3 Manajemen Ilmiah

2.4 Manajemen Kualitas

Manajemen perkantoran merupakan kemampuan untuk merencanakan, mengorganisasi,

Terdapat empat aktivitas pokok pekerjaan kantor, yaitu:

Terdapat tujuh aktivitas pokok manajemen perkantoran, yaitu:

1. Menyediakan suatu organisasi yang efektif.

Winardi. 1982. Management Perkantoran dan Pengawasan. Bandung: Alumni.

1. Apa pengertian manajemen?

 Planning, organizing, actuating dan controlling merupakan aktivitas manajemen yang

Penguasaan materi dalam modul ini bertujuan:

 Memahami fungsi planning dalam manajemen perkantoran

 Organizing (pengorganisasian) merupakan pembagian pekerjaan yang direncanakan untuk

2. FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN PERKANTORAN

2.1 Planning (perencanaan)

2.2 Organizing (pengorganisasian)

Pengorganisasian memungkinkan manajer kantor meluaskan pengaruhnya dan mencapai

2.3 Actuating (penggerakan)

2.4 Controlling (pengawasan)

2.5 Manajer Perkantoran

Manajer perkantoran bertanggung jawab mengelola informasi, system informasi teknologi

 Mengembangkan prosedur yang efisien dalam mendeskripsikan pekerjaan yang tidak

Moekijat. 1982. Tata Laksana Kantor (Management Perkantoran). Bandung: Alumni.

1. Mengapa manajemen administrasi perkantoran dianggap sebagai fungsi pelayanan sebagian

1. Apa yang dimaksud dengan fungsi planning dalam manajemen perkantoran?

Penguasaan materi dalam modul ini bertujuan:

 Memahami peranan manajemen perkantoran

2. PERANAN MANAJEMEN PERKANTORAN DAN FUNGSI KANTOR

2.1 Kantor pada Waktu Sekarang

1. Menerima keterangan (misalnya surat, catatan kepegawaian)

2.3 Kiat menjadi Manajer Perkantoran

1. Menyadari akan peluang karier dan mobilitas pekerjaan dalam kantor.

Moekijat. 1982. Tata Laksana Kantor (Management Perkantoran). Bandung: Alumni.

1. Jelaskan peranan manajemen perkantoran!

Penguasaan materi dalam modul ini bertujuan:

1. Memahami Perumusan Organisasi

2.1 Pentingnya Organisasi

3. Organisasi memerlukan tanggung jawab daripada jabatan-jabatan.

1. Memungkinkan seorang manajer mencapai hasil pekerjaan yang lebih baik

2.3 Teknik Organisasi kantor

Berikut ini beberapa teknik organisasi kantor:

Moekijat. 1982. Tata Laksana Kantor (Management Perkantoran). Bandung: Alumni.

1. Mengapa jenjang pengawasan harus disesuaikan dengan kemampuan pegawai?

2. Jelaskan keuntungan yang akan didapat oleh organisasi yang baik!

Penguasaan materi dalam modul ini bertujuan:

 memahami organisasi kantor

2.1 Prinsip Organisasi

2.2 Struktur Organisasi

2.3 Merancang, Menganalisis, dan Mendeskripsikan Pekerjaan

Deskripsi pekerjaan mempunyai empat elemen penting, yaitu:

2.4 Sekretaris dan kesekretariatan

Jenis jabatan sekretaris dapat ditinjau dari tiga aspek, yaitu:

1. Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab:

Moekijat. 1982. Tata Laksana Kantor (Management Perkantoran). Bandung: Alumni.

Winardi. 1982. Management Perkantoran dan Pengawasan. Bandung: Alumni.

1. Apakah pendeskripsian pekerjaan itu mutlak diperlukan?