TUGAS MATA KULIAH

ADMINISTRASI PERKANTORAN
KONSEP DASAR ADMINISTRASI, MANAJEMEN, KANTOR, DAN
MANAJEMEN PERKANTORAN

DISUSUN OLEH :
1.
2.
3.
4.
5.

DEVI MARETA LISTIANINGSIH

GEOVANA PERMATA DE GANI
HERLINA UTARI
NUR FITHRI IRNATIQOH
SARI DEWI NUGRAHENI

( MA-A / D1515027 )
( MA-A / D1515045 )
( MA-A / D1515049 )
( MA-A / D1515069 )
( MA-A / D1515087 )

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
A. KONSEP DASAR ADMINISTRASI

PENGERTIAN
Administrasi adalah suatu kebulatan proses penyelenggaraan yang mengandung delapan
unsur, yaitu pengorganisasian, manajemen, tata hubungan, kepegawaian, keuangan,
perbekalan, tata usaha, dan perwakilan. Kedelapan unsur tersebut saling berkaitan dan
membentuk kesatuan yang tidak terpisahkan dalam menunjang seluruh proses kerja sama
yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.
UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI
1. Unsur Pengorganisasian
Unsur Pengorganisasian merupakan sebuah rangkaian dari kegiatan untuk menyusun suatu
kerangka dari organisasi yang akan menjadi wadah atau tempat untuk setiap kegiatan dalam
usaha kerjasama mencapai segala tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
2. Unsur Manajemen
Manajemen merupakan rangkaian kegiatan menggerakkan para karyawan dan menggunakan
seluruh fasilitas kerja sehingga tujuan kerjasama yang telah ditetapkan bersama bisa benar
benar tercapai.
3. Unsur Tata Hubungan
Tata hubungan merupakan salah satu dari 8 rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk
menyampaikan warta/berita dari kedua belah pihak agar terjalinnya proses kerjasama.
4. Unsur Kepegawaian
Kepegawaian merupakan rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk mengatur dan mengurus
masalah tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerjasama/dalam sebuah kantor.
5. Unsur Keuangan
Keuangan merupakan rangkaian kegiatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha
kerjasama.
6. Unsur Perbekalan
Perbekalan merupakan rangkaian kegiatan yang bertujuan untuk pemakaian, mendaftar,
mengadakan, mengatur dan memelihara sampai dengan menyingkirkan/melenyapkan
seluruh perlengkapan yang sudah tidak dibutuhkan lagi dalam sebuah kantor.
7. Unsur Tata Usaha
Tata usaha merupakan rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam
usaha kerjasama.

8. Unsur Perwakilan
Unsur Perwakilan merupakan salah satu rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk
menciptakan sebuah hubungan baik dan berusaha untuk memperoleh banyak dukungan dari
masyarakat sekitar tempat usaha/perusahaan.
FUNGSI ADMINISTRASI MENURUT QUIBLE
1. Fungsi rutin
Fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan
dan penggandaan
2. Fungsi teknis
Fungsi administrasi membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan perkantoran
yang memadai
3. Fungsi analisis
Fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai
kemampuan mengambil keputusan, seperti membuat keputusan pembelian.
4. Fungsi interpersonal
Fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar
pengambilan keputusan serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain seperti
mengoordinasikan tim.
5. Fungsi manajerial
Fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran
dan pemotivasian.
FUNGSI UMUM ADMINISTRASI
1.
2.
3.
4.

Pekerjaan terbagi secara efektif

Tugas tugas diselesaikan lebih efisien karena adanya manajemen yang tepat.
Tujuan tujuan yang ingin diperoleh disetarakan dengan beban kerja yang ada.
Kerja sama dalam kelompok kerja seperti perusahaan lebih terarah dan lebih
terstruktur
5. Fungsi administrasi apabila dianggap tata usaha, sehingga administrasi mempermudah
pekerjaan pengarsipan dokumen atau laporan sehingga mempermudah kerja kerja
manajerial.

B. KONSEP DASAR MANAJEMEN

Tulisan ini dan beberapa tulisan yang akan dipubilkasikan adalah materi inisiasi yang
Ruang lingkup tugas administrasi perkantoran dapat dikatakan tugas pelayanan disekitar
keterangan-keterangan yang berwujud 6 (enam) pola perbuatan (Gie, 2007 :16), yakni :
saya peroleh pada saat saya menempuh pendidikan S1 di Universitas Terbuka
fakultas Ekonomi Manajemen. Materi inisiasi tersebut merupakan ringkasan dari modulmodul Universitas Terbuka. Materi dibawah ini adalah materi yang diambil dari modul
matakuliah Manajemen.
PENGERTIAN MANAJEMEN
Ada beberapa definisi mengenai manajemen yang diberikan oleh para ahli.
Robbins dan Coulter (1999) menyebutkan manajemen adalah proses pengkoordinasian dan
pengintegrasian kegiatan-kegiatan kerja agar diselesaikan secara efektif dan efisien melalui
orang lain. 2 kata penting yang saling terkait di sini adalah pengkoordinasian orang lain
dan efektif efisien. Pengkoordinasian orang lain artinya melibatkan orang lain, sedangkan
efektif dan efisien untuk menunjukkan berdaya guna dan berhasil guna. Pengkoordinasian
orang lain tidak berarti kegiatan tidak dapat dilakukan sendiri, hanya saja dalam
pertimbangan efektifitas dan efisiensi, perlu pelibatan orang lain. Lalu untuk dapat tercapai
secara optimal pelibatan tersebut, perlu dikelola atau ada proses atau upaya
pengkoordinasian yang disebut manajemen.
Ahli-ahli lain juga memberikan definisi yang kurang lebih sama. Gibson, Donelly,
dan Ivancevich (1996) menyebutkan manajemen adalah proses yang dilakukan seorang
atau beberapa orang untuk mengkoordinasikan aktifitas orang lain untuk mencapai hasilhasil yang tidak dapat dicapai oleh orang itu sendiri. Follet dalam Stoner dan Wankel
(1986), menyebutkan bahwa manajemen adalah seni untuk melakukan sesuatu melalui
orang lain. Kemudian Siagian dalam Dadang dan Sylvana (2007) mengemukakan bahwa
manajemen adalah kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh sesuatu dalam rangka
pencapaian tujuan melalui orang lain.
Manajemen merupakan suatu ilmu dan juga suatu seni. Sebagai suatu ilmu,
manajemen harus memiliki landasan keilmuan yang kokoh. Sebagai seni, maka manajemen
dipraktekkan berdasarkan keterampilan yang diterapkan untuk mencapai hasil yang
diinginkan.

Dari batasan-batasan tersebut, dapat dikatakan bahwa manajemen adalah ilmu dan seni
yang mempelajari bagaimana mengelola manusia melalui orang lain.

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN
Robbins dan Coulter (1999) menyebutkan bahwa fungsi-fungsi manajemen adalah
perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengawasan. Perencanaan: mencakup
pendefinisian tujuan, penetapan strategi, dan mengembangkan rencana untuk
mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan.
Pengorganisasian; adalah menentukan tugas apa saja yang dikerjakan, siapa yang
mengerjakan, bagaimana tugas-tugas dikelompokkan, siapa melapor kepada siapa, dan
pada tingkat mana keputusan harus dibuat.
Kepemimpinan; meliputi kegiatan-kegiatan memotivasi bawahan, mengarahkan,
menyeleksi saluran komunikasi yang paling efektif, dan memecahkan konflik.
Pengendalian; meliputi pemantauan kegiatan-kegiatan untuk memastikan bahwa semua
orang mencapai apa yang telah direncanakan dan mengkoreksi penyimpanganpenyimpangan yang ada.
PERAN MANAJEMEN
Peran manajemen di sini dapat dilihat dari peran seorang manajer dalam organisasi.
Organisasi dan manajemen adalah 2 bidang yang terkait erat. Organisasi untuk berhasil
memerlukan manajemen yang baik, dan manajemen tersebut dikelola oleh seorang manajer.
Organisasi adalah sekumpulan orang-orang yang memiliki tujuan yang sama.
Peran manajer menurut Mintzberg dalam Robbins dan Coulter (1999) adalah peran
antar pribadi, peran informasi, dan peran memutuskan, dengan penjelasan masing-masing
adalah sebagai berikut :

Peran antar pribadi: Peran-peran yang melibatkan kegiatan-kegiatan simbolis (figure

head), pemimpin, dan penghubung.
Peran informasi: Peran yang meliputi kecepatan-kecepatan memantau, menyebarkan,
dan juru bicara.
Peran memutuskan: Peran yang meliputi kewirausahawan, penanganan gangguan,
pengalokasi sumber daya.

MANAJEMEN MODERN
Pelopornya adalah Abraham Maslow, Chris Argyris, Douglas Mc Gregor, Edar
Schien, David Mc Cleland, Robert Blake and Jane Mouton, Ernest Dale, Peter Drucker dan
ahli-ahli manajemen operasi/manajemen sains. Manajemen modern adalah perluasan
manajemen ilmiah. Manajemen modern mulai berkembang sejak tahun 1940 an dan
banyak menggunakan manajemen sains atau manajemen operasi atau riset operasi sebagai
pendekatan ilmu manajemen, yang banyak menggunakan ilmu matematika, fisika, untuk
memecahkan masalah oprasional. Pada awalnya ilmu manajemen operasi digunakan dalam
ilmu kemiliteran dalam hal-hal operasional militer. Tujuan dari manajemen
sains/manajemen ilmu adalah untuk memberikan landasan kuantitatif dalam pengambilan
keputusan (Gibson, Donelly, Ivancevich, 1996).
Dalam manajemen modern, konsep manajemen dibagi menjadi :
Manajemen berdasarkan hasil.
Manajemen berdasarkan tanggungjawab sosial.
Manajemen berdasarkan sasaran.
Manajemen berdasarkan pengecualian.
Manajemen terapan.
Kelebihan Manajemen Modern :
Banyak digunakan dalam kegiatan-kegiatan sehari-hari meliputi penganggaran modal,
perencanaan produk, manajemen persediaan, penjadwalan, metode antrian, transportasi.
Kelemahan Manajemen Modern :
Konsep manajemen modern sulit dipahami karena perhitungannya yang sulit.

C. MANAJEMEN PERKANTORAN
PENGERTIAN
Berikut ini beberapa pengertian menajemen kantor (office management) yang dikemukakan
oleh beberapa ahli, yaitu sebagai berikut.
1. William Springel dan Ernest Davies (Principle of Business Organization and
Operation)
Manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti
transportasi, manufakturing, pergudangan, dan penjualan.
2. George R. Terry (Management and Control)

Manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan

pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan.
3. Arthur Granger (Nation Office Management Association Report)
Manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan kemunikasi
dan perekaman dari suatu organisasi.
4. William Leffingwell dan Edwin Robinson (Textbook of Office Management)
Bahwa manajemen kantor sebagai suatu fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan
ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien,
kapan pun dan dimana pun itu dilakukan.
5. Sedangkan W.H. Evans (administrasi perkantoran moder)
Mendefinisikan administrasi perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan
menajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan
data, komunikasi, dan memori organisasi.
PENGERTIAN DALAM ARTI SEMPIT
Manajemen perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari
suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan
pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan juga membantu dalam
kelancaran perkembangan organisasi.

Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa administrasi perkantoran atau
manajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur
dan menyususn), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan
secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.
Tidak tertibnya administrasi perkantoran akan berakibat tidak tertibnya pekerjaan
ketatausahaan yang menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif, menghambat
pengambilan keputusan/kebijaksanaan oleh pimpinan, dan menghambat perkembangan
kemajuan organisasi.
D. ADMINISTRASI PERKANTORAN
RUANG LINGKUP TUGAS ADMINISTRASI PERKANTORAN
a. Menghimpun
yaitu : kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang
tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan
bilamana diperlukan.
b. Mencatat

Yaitu : kegiatan yang mebubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan

yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.
Dalam perkembangan teknologi modern sekarang ini termasuk pula memateri keteranganketerangan itu dengan alat-alat perekam suara sehingga dapat didengar, pencatatan dengan
pita rekaman.
c. Mengelola
Yaitu : bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud
menyajikannya dalam bentuk yang berguna.
d. Mengganda
Yaitu : kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang
diperlukan.
e. Mengirim
Yaitu : kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepihak
lain.
f. Menyimpan
Yaitu : kegitan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.
Hal atau sasaran yang terkena oleh 6 (enam) pola perbuatan menghimpun, mencatat,
mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan itu ialah keterangan (informasi). Yang
dimaksud dengan keterangan atau informasi ialah pengetahuan tentang suatu hal atau
peristiwa yang diperoleh terutama melalui pembacaan atau pengamatan.
Dewasa ini , informasi dapat berupa : surat, panggilan telepon, pesanan, faktur dan laporan
mengenai berbagai kegiatan bisnis. Semuanya diterima, direkam (direcord), diatur,
disebarkan dan dilindungi agar tugas kantor dapat terlaksana dengan efisien dan efektif.

REFERENSI
Liang Gie, The. 1991. Administrasi Perkantoran Modern. Liberty, Yogyakarta
Mills, Geoffrey, Dkk. 1991. Manajemen Perkantoran Modern. Bina Rupa Aksara, Jakarta
Barat
http://diluarpengetahuan.blogspot.co.id/2015/03/pengertian-unsur-dan-fungsiadministrasi.html
http://blogsitifatimatuzzahra.blogspot.co.id/2014/12/unsur-unsur-administrasiperkantoran.html
http://catatankecik.blogspot.co.id/2013/04/konsep-dasar-manajemen.html