E-Disposisi

KATA PENGANTAR

Pemerintah Daerah Kabupaten Subang, Badan Perencanaan Pembangunan Penelitian dan

Pengembangan Daerah (BP4D) Kabupaten Subang, Jawa Barat, memanfaatkan Teknologi
Informasi untuk meningkatkan kualitas administrasi pemerintahan dan komunikasi kepada
seluruh masyarakat dan stakeholder demi memberikan pelayanan dan berinteraksi yang
lebih baik kepada seluruh stakeholdernya. Konsep ini disebut dengan e-government yang
sudah diamanatkan melalui Inpres No. 3/2003, dimana lembaga-lembaga pemerintahan
baik pusat maupun daerah wajib menerapkan teknologi informasi dalam mewujudkan
Good Governance.

Dalam hal pengimplementasian e-government, Badan Perencanaan Pembangunan

Penelitian dan Pengembangan Daerah (BP4D) Kabupaten Subang, Jawa Barat, telah
membangun dan mengembangkan Sistem E Disposisi (E Surat) yang dapat diakses melalui
website http://subang.rikat.co.id/bp4d/.

Semoga Buku Panduan Penggunaan Sub-Sistem (Menu) E-DISPOSISI (E-SURAT) ini dapat
bermanfaat dan mempermudah dalam pengoperasiannya, demi terlaksananya fungsi e-
government yang lebih baik dan fungsioanal.

Subang, Juni 2019

i
 E-Disposisi

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ........................................................................................................... i

DAFTAR ISI ......................................................................................................................... ii

PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM E-DISPOSISI............................................................... 1

A. Login Menggunakan Akun ....................................................................................... 1

B. Membuat Disposisi Surat ........................................................................................ 2

C. Mendapat Disposisi ................................................................................................. 3

D. Menindaklanjuti Surat Disposisi .............................................................................. 5

E. Mengecek Keberadaan Surat ................................................................................... 6

ii
 E-Disposisi

PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM E-DISPOSISI

BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN DAERAH
(BP4D) KABUPATEN SUBANG, JAWA BARAT

Untuk menunjang pekerjaan Staf Badan Perencanaan

canaan Pembangunan Penelitian dan
Pengembangan Daerah (BP4D) Kabupaten Subang, Jawa Barat,
Barat, Khususnya dalam Hal Surat
Menyurat atau disposisi, maka dengan ini dikembangkanlah sistem E-Disposisi
Disposisi, Berikut ini akan
dijelaskan mengenai tahap demi tahap dalam menggunakan
me sistem E-Disposisi
Disposisi, yaitu sebagai
berikut:

A. LOGIN MENGUNAKAN AKUN

1. Sistem E-Disposisi
Disposisi dapat diakses melalui Akses domain http://subang.rikat.co.id/bp4d
http://subang.rikat.co.id/bp4d,
kemudian LOGIN dengan memasukan
memasukan Username (NIP) dan Password.

Username dan Password

Username bisa menggunakan :
1. NIP, atau
2. No. ID Sistem
Password deafult:
12

Catatan :
Segera rubah password untuk
keamanan

1
 E-Disposisi

2. Setelah itu akan muncul

ul menu seperti :

Catatan :
Dasboard akan menampilkan informasi-informasi
informasi seperti :
1. Struktur Organisasi
2. Informasi Surat Masuk
3. Download dan Berita Internal.
4. Menu-menu

B. MEMBUAT DISPOSISI SURAT

Disposisi berhubungan surat--menyurat
menyurat dari atasan ke bawahan untuk mendelegasikan
pekerjaan agar segera di tindak lanjuti,
lanjuti tahap-tahapnya
tahapnya adalah sebagai berikut :

1. Klik Icon Lonceng  Disposisi

Jika menunjukan angka,

maka ada informasi
surat masuk

2
 E-Disposisi

2. Klik Edit

Maka akan seperti :

Download

3. Isi semua form yang tersedia termasuk memberikan disposisi kepada yang akan di
disposisikan,, dengan catatan :
 Memberikan disposisi bisa lebih dari 1 orang, dengan cara menggunakan tombol
bantuan Ctrl pada keyboard dan klik mouse yang akan di berikan disposisi.
4. Klik Browse.. untuk mengunggah surat yang akan didisposisi (bentuk file bisa .jpeg .pdf
.gif)
5. Jika telah selesai, Klik SUBMITuntuk
SUBMIT mengirim surat disposisi.

============ Log Surat ============

Log Surat adalah informasi proses surat atau Tracking Surat.

3
 E-Disposisi

C. MENDAPAT DISPOSISI

Jika Staf ingin melihat apakah dia menerima disposisi, maka caranya adalah sebagai berikut :
1. Klik tombol atau Klik Icon Lonceng (seperti dibawah ini)

2. Kemudian Klik Edit

Maka akan seperti :

Download

4
 E-Disposisi

Catatan :
1) Downlad surat pada menu file.
2) Jika surat belum sampai kepada staf maka pimpinan bisa lakukan :
a. Mendisposisikan kepada staf, atau
Jika di Disposisikan kepada staf maka Pimpinan melakukan pemilihan staf yang
akan diberikan tugas kemudian pilih submit.
b. Bisa langsung tindak lanjut oleh pimpinan (tidak di Disposisikan).
Jika langsung dilakukan Tindak Lanjut maka harus di isi penangan serca berikan
catatan, atau jika ada file yang akan disertakan maka uploadkan filenya (contoh
serperti Notulen Rapat)

D. MENINDAKLANJUTI SURAT DISPOSISI

Penting bagi staf yang mendapat disposisi untuk mengerjakan tugas yang dibebankan
kepadanya melalui surat disposisi, berikut adalah cara untuk menyelesaikan tugas dari surat
disposisi melalui sistem :
1. Jika staf telah menyelesaikan tugas yang terdapat pada surat diposisi, maka staf tersebut
diharuskan mengisi kolom Penanganan dan kolom Catatan sesuai dengan tindak lanjut
dari staf yang bersangkutan.

2. Kemudia Klik untuk menyelesaikan tugas.

5
 E-Disposisi

E. MENGECEK KEBERADAAN SURAT

1. Dimana posisi keberadaan surat ?
Untuk mengetahui posisi keberadaan surat dapat dilihat di detail surat (Lihat gambar di
bawah) :

Gambar diatas menunjukan susunan dari

dari pejabat yang menerima surat disposisi, mulai dari
Kepala Badan, Kepala Bidang, Kepala Sub Bidang, sampai kepada Staf yang ditunjuk untuk
menindaklanjuti tugas yang terdapat pada surat disposisi.

Apakah Publik (External) bisa cek posisi Surat ?

Pada sistem disposisi ini pengirim suratpun dapat
dapat mengetahui proses suratnya sudah
sampai kepada tingkatan dan status penangannya, yaitu dengan cara :

Masukan Kode Surat

pada lembar Tanda
Terima Surat

6
 E-Disposisi

F. INTEGRASI TELEGRAM
Telegram adalah sebuah aplikasi layanan pengirim pesan instan multiplatform berbasis awan
yang bersifat gratis dan nirlaba, telegram di integrasikan dengan aplikasi E Disposisi Badan
Perencanaan Pembangunan Penelitian dan Pengembangan Daerah (BP4D), tujuannya adalah
sebagai pengingat jika ada surat masuk atau surat yang di disposisikan kepada seseorang.

Cara mengintegrasikan telegram dengan aplikasi E Disposisi BP4D.

1. Install aplikasi android.

1 2

7
 E-Disposisi

3 4

8
 E-Disposisi

2. Mendaftarkan kode Register

Seteleh mendapatkan kode registes,
registes, kemudian mendaftarkan Kode Register (Register ID)
pada aplikasi E Disposisi BP4D, dengan cara :
1. Edit Profil

2. Input Kode Register

Setelah diinput kode register kemudian simpan.

G. PROFIL PEGAWAI
Profil pegawai adalah administrasi kepegawaian tujuannya untuk mendokumentasikan identitas
pegawai secara lengkap di lingkungan Badan Perencanaan Pembangunan P
Penelitian dan
Pengembangan Daerah (BP4D) Kabupaten Subang, Jawa Barat.
Barat

9
 E-Disposisi

Profil pegawai terdapat 4 (empat) bagian yang harus diisi :

1. Identitas Pegawai

2. Pendidikan

3. Golongan

4. Jabatan

10
 E-Disposisi

Jika profil diisi maka bisa men

ncetak profil kepegawaian, seperti :

Cetak :

...::: Selesai :::...

11