X

DAFTAR ISI
DAFTAR ISI .......................................................................................................... x
PANDUAN PENGGUNAAN WEB e-Fi........................................................ 1
A. User Requirement ............................................................................. 1
B. Login ....................................................................................................... 1
C. Dashboard ............................................................................................ 2
D. Setting Data Pegawai ....................................................................... 3
E. Setting Profile ..................................................................................... 5
F. Setting Jam Kerja ............................................................................... 8
G. Setting Jadwal ................................................................................... 10
H. Form Penngajuan Cuti................................................................... 12
I. Setting user approval .................................................................... 13
J. Form Pengajuan Ijin ....................................................................... 16
K. Form Perjalanan Dinas ................................................................. 17
L. Laporan absensi............................................................................... 19
PANDUAN PENGGUNAAN APK e-Fi ....................................................... 20
A. Aplikasi android .............................................................................. 20
B. Login Aplikasi E-fi ........................................................................... 21
C. Dashboard .......................................................................................... 22
D. Fitur profile user dan Log Presensi E-fi ................................. 23
E. Form Pengajuan Cuti ..................................................................... 24
F. Form Pengajuan Ijin ....................................................................... 25
G. Absen Perjalanan Dinas ................................................................ 26
PANDUAN PENGGUNAAN FINGERPRINT ........................................... 27

X
e-Fi Pasuruan

PANDUAN PENGGUNAAN WEB e-Fi

A. User Requirement
Aplikasi e-Fi adalah sebuah aplikasi yang digunakan
untuk membantu karyawan dalam memonitoring
kebutuhan absensi. Dimana ada masalah yaitu kesulitan
pencarian data bahkan kehilangan data. Diharapkan dengan
dukungan aplikasi sederhana ini dapat meminimalisir
masalah tersebut dan mempercepat proses kerja. Aplikasi
ini berbasis web base dengan kebutuhan system:
❖ Sistem Operasi linux ubuntu server
❖ Apache
❖ Database mysql server
❖ DNS Server
Dalam aplikasi ini terdapat beberapa user atau pengguna
untuk bisa masuk kedalam aplikasi, diantaranya adalah:
❖ Kepala Cabdin
❖ Kepala Sekolah
❖ Guru
❖ Staff/Karyawan
❖ Administrator Cabdin
❖ Administrator Sekolah
❖ Kassie
B. Login
Untuk dapat mengakses web e-Fi silahkan akses link
dibawah ini terlebih dahulu:
1
e-Fi Pasuruan

http://cabdinpasuruan.bitniaga.com/index.php
Jika sudah masuk ke halaman login → masukkan username dan
password

1. Masukkan username Username : xxxx

2. Password masing-masing user,
Password : xxxx
*Note : username dan password tidak boleh kosong.

C. Dashboard
Halaman utama atau dashboard, Dashboard menampilkan
beberapa rangkuman informasi mengenai data harian pegawai,
meliputi informasi pegawai yang tidak hadir, ijin, cuti, dan lain
sebagainya.

Status finger aktiv atau non aktiv juga di tampilkan pada

dashboard web finger dengan ketetapan mesin finger
mendapatkan jaringan internet dan port yang di gunakan untuk
lalulintas data tidak terblokir.

2
e-Fi Pasuruan

Dashboard juga menampilkan absensi pegawai per harinya

dengan status seperti early morning, tepat waktu, terlambat,
pulang awal.

D. Setting Data Pegawai

Fitur Data Pegawai ini menampilkan semua detil data
data pribadi seperti pendidikan, jabatan, dan sebagainya.
Pada fitur ini setiap pegawai bisa melakukan insert, update,
atau delete data kemudian divalidasi oleh bagian
kepegawaian.

Keterangan :

3
e-Fi Pasuruan

1. Untuk create atau membuat data pegawai masuk ke menu

data.
2. Kemudian klik button atau tombol create data pegawai.

Keterangan :
lengkapi data pegawai sesuai dengan data pribadi, jika sudah di
isi silahkan di save/simpan.
*Note : untuk user id finger isi dengan nik/nuptk/nip yang sudah
terdaftar pada mesin finger (untuk id ini bisa di sepakati
menggunakan nik/nuptk/nip).

Keterangan :
4
e-Fi Pasuruan

1. Jika data berhasil disimpan maka akan muncul notice

‘create data pegawai berhasil’
2. Data ini dapat di ubah dengan menekan tombol ‘update’
3. Data ini juga dapat di hapus dengan menekan tombol
‘hapus’

E. Setting Profile
Agar dapat mengakses web maka diperlukan setting profile
untuk mendapatkan username dan password yang sudah di

tentukan, pilih icon → kemudian pilih user, jika ingin create

profile maka pilih icon , seperti gambar dibawah ini:

Pilih create profile jika ingin membuat user baru, seperti gambar
dibawah ini:

5
e-Fi Pasuruan

Keterangan :
1. Jika user berasal dari sekolah maka wajib user
sekolah.
2. Pilih dari sekolah/upt asal.
3. Pilih type user pns/guru/karyawan.
4. Pilih assignment pegawai.
5. Tentukan username.

6. Nama akan otomatis terisi jika kolom assignment

pegawai dipilih.
7. Masukkan email pribadi dari user/pengguna
8. Simpan data jika semua sudah terisi.

6
e-Fi Pasuruan

Keterangan :
1. Jika user berasal dari cabang dinas langsung pilih type
user saja.
2. Kemudian pilih assignment pegawai.
3. Tentukan username.
4. Nama akan otomatis terisi jika kolom assignment
pegawai dipilih.
5. Masukkan email pribadi dari user/pengguna
6. Simpan data jika semua sudah terisi.

7
e-Fi Pasuruan

F. Setting Jam Kerja

Fitur setting jam kerja ini dapat mengelola jam kerja secara
shift dan dapat juga mengelola toleransi keterlambatan.

Keterangan :
1. Untuk create atau membuat data jam kerja masuk ke
menu jam kerja.
2. Kemudian klik button atau tombol create jadwal kerja.

8
e-Fi Pasuruan

Keterangan :
1. Pilih sekolah atau dinas yang akan di setting jam kerjanya.
2. Kemudian pilih juga type status pegawai.
3. Pilih button tambah untuk menambahkan jam kerja
4. Isi kode sesuai dengan yang kesepakatan
Contoh :
Kode S = untuk standard jam kerja dari jam 07.00 – 15.15
5. Pilih warna untuk type jam kerja S
6. Nama untuk type jam kerja S
7. Dan 8. Setting jam kerja awal (masuk) kerja dan jam akhir
(pulang)
9. Pilih toleransi jam kerja untuk keterlambatan
10. Pilih istirahat
11. Setting jam awal dan akhir istirahat
12. Jika jam kerja sudah di setting sesuai dengan jam kerja
yang di sepakati di masing-masing sekolah/cabang dinas,
maka selanjutnya simpan data jam kerja.

9
e-Fi Pasuruan

Setelah simpan data jam kerja, jam kerja dapat di update dan di
hapus, jika ada yang tidak sesuai

G. Setting Jadwal
Fitur setting jadwal kerja ini dapat mengelola penjadwalan
kerja yang lebih fleksibel.

Keterangan :
1. Untuk create atau membuat data jadwal kerja masuk ke
menu jadwal kerja.
2. Kemudian klik button atau tombol create jadwal.

10
e-Fi Pasuruan

Keterangan :
1. Isi kode
2. Kemudian pilih sekolah atau upt
3. Isi cycle, cycle ini digunakan untuk berapa hari jadwal ini
di pakai.
4. Effective date ini digunakan untuk start jadwal ini
digunakan, atau jadwal aktiv untuk pegawai dari tanggal
berapa.
5. Klik tambah untuk menambah jadwal kerja pegawai
6. Pilih type pegawai atau status pegawai
7. Pilih status karyawan.

11
e-Fi Pasuruan

8. Jika jadwal kerja sudah di setting sesuai yang di sepakati di

masing-masing sekolah/cabang dinas, maka selanjutnya
simpan data jadwal kerja.

Setelah simpan data jadwal kerja, jam kerja dapat di update dan
di hapus, jika ada yang tidak sesuai

H. Form Penngajuan Cuti

Form pengajuan cuti di gunakan untuk melakukan
pengajuan cuti atau ijin yang di rencanakan.

12
e-Fi Pasuruan

Keterangan :
1. Untuk create atau membuat pengajuan cuti masuk ke
menu pengajuan cuti.
2. Kemudian klik button atau tombol create form pengajuan.

Keterangan :
1. Kode akan otomatis tercreate
2. Kemudian pilih sekolah, upt, atau dinas
3. Isi nama pegawai
4. Pilih type cuti
5. Tambahkan keperluan atau keterangan
6. Tambahkan cuti tanggal cuti
7. Kemudian simpan data

I. Setting user approval

Fitur setting user approval ini berfungsi sebagai setting
seorang user yang nantinya akan memberikan persetujuan dari
pengajuan ijin dan cuti pegawai. Untuk dapat membuat setting
approval bisa mengakses menu approval seperti dibawah ini :

13
e-Fi Pasuruan

Keterangan :
1. Untuk create atau membuat user approval masuk ke
menu user approval.
2. Kemudian klik button atau tombol create user approval.

14
e-Fi Pasuruan

Keterangan :
1. Pilih sekolah, upt, atau dinas
2. Pilih status pegawai
3. Pilih jenis ptk
4. Tambahkan user yang dipilih untuk approve pengajuan
cuti
5. Kemudian simpan data jika sudah sesuai

Setelah simpan data, user approval dapat di update dan di hapus,

jika ada yang tidak sesuai.

15
e-Fi Pasuruan

J. Form Pengajuan Ijin

Form pengajuan Ijin di gunakan untuk melakukan pengajuan
ijin kepada atasan yang berwenang. Untuk melakukan pengajuan
silahkan pilih Form ijin kemudian klik button create form ijin.

Keterangan :
1. Untuk create atau membuat pengajuan ijin masuk ke
menu pengajuan ijin.
2. Kemudian klik button atau tombol create form pengajuan
ijin.

16
e-Fi Pasuruan

Keterangan :
1. Kode akan otomatis tercreate.
2. Pilih tanggal → untuk tanggal default berdasarkan
tanggal system.
3. Kemudian pilih sekolah, upt, atau dinas.
4. Isi nama pegawai.
5. Pilih type ijin.
6. Tambahkan keperluan atau keterangan.
7. Kemudian simpan data.
8. Kemudian kirim persetujuan jika ingin mendapatkan
approval.
K. Form Perjalanan Dinas
Form Perjalanan dinas ini hanya dapat di create oleh PIC atau
atasan yang berwenang untuk menugaskan karyawannya
melakukan perjalanan dinas, pilih menu perjalanan dinas untuk
create form dinas.

17
e-Fi Pasuruan

Keterangan :
Untuk melihat absensi perjalanan dinas dari aplikasi hp dapat
memilih menu absensi perjalanan dinas

18
e-Fi Pasuruan

L. Laporan absensi
Menu Laporan absensi ini digunakan untuk menampilkan
detail absensi perkaryawan perupt. Menu laporan ini dapat di
export ke excel agar memudahkan pihak terkait mengambil data
absensi karyawan. User juga dapat melihat laporan ini
berdasarkan periode yang diinginkan.

19
e-Fi Pasuruan

PANDUAN PENGGUNAAN APK e-Fi

Aplikasi E-fi adalah aplikasi yang dikembangkan oleh

cabang dinas pasuruan untuk memudahkan staff dalam
melaporkan absensinya, Aplikasi E-fi ini tersedia dalam beberapa
media, yaitu versi web dan versi mobile android.

Aplikasi E-fi ini menyediakan fitur untuk membantu pengguna

dalam melakukan pengajuan cuti, ijin, maupun perjalanan dinas.
Diharapakan dengan adanya Aplikasi E-fi ini, pengguna atau staff
dapat dengan mudah melakukan pengajuan cuti, ijiin, dan absensi
perjalanan dinas dengan lebih mudah dan cepat sehingga efisien
dalam pengelolaan laporan absensi.

A. Aplikasi android
Aplikasi E-fi adalah aplikasi yang berjalan dalam platform
Web dan Android. Untuk membuka Aplikasi e-fi versi mobile,
Anda perlu meng-install Aplikasi e-fi pada smartphone Anda yang
bisa diunduh pada web e-fi (untuk Android).

20
e-Fi Pasuruan

B. Login Aplikasi E-fi

Untuk dapat mengakses aplikasi ini, pengguna harus login
sesuai dengan username dan password yang ada di web.

21
e-Fi Pasuruan

C. Dashboard
Halaman utama atau dashboard, Dashboard menampilkan
beberapa rangkuman informasi mengenai menu-menu yang ada
di aplikasi e-fi ini, seperti pengajuan cuti, ijin, dan pengajuan
lembur. Seperti gambar di bawah ini :

22
e-Fi Pasuruan

D. Fitur profile user dan Log Presensi E-fi

Fitur profile ini, memberikan beberapa informasi mengenai
sisa cuti dan jumlah jam yang sudah di ambil pada minggu ini.
Untuk fitur log presensi dapat memberikan informasi mengenai
status dan lokasi absensi.

23
e-Fi Pasuruan

E. Form Pengajuan Cuti

Form pengajuan cuti juga dapat diinput menggunakan
aplikasi mobile android agar dapat memudahkan pengguna, di
gunakan untuk melakukan pengajuan cuti atau ijin yang
terencana.

Keterangan :
1. Pilih tipe cuti
2. Kemudian pilih tanggal cuti
3. Isi keterangan cuti
4. Kemudian simpan data

24
e-Fi Pasuruan

F. Form Pengajuan Ijin

Form pengajuan ijin juga dapat diinput menggunakan
aplikasi mobile android agar dapat memudahkan pengguna, di
gunakan untuk melakukan pengajuan ijin yang tidak terencana.

Keterangan :
1. Pilih tipe ijin → ijin terlambat, ijin sakit
2. Kemudian pilih tanggal ijin
3. Isi keterangan ijin
4. Kemudian simpan data

25
e-Fi Pasuruan

G. Absen Perjalanan Dinas

Pada menu absen perjalanan dinas ini, dapat di gunakan
ketika pengguna atau staff mendapatkan approval perjalanan
dinas dari atasan. Jika tidak ada approval dari atasan menu ini
tidak dapat digunakan. Agar dapat melakukan absensi pada menu
ini harus memilih mode absen datang atau keluar kemudian foto
jika sudah sesuai tinggal klik button kirim data. Otomatis data
absen akan masuk ke web e-fi.

26
e-Fi Pasuruan

PANDUAN PENGGUNAAN FINGERPRINT

1. Pertama – tama buka terlebih dahulu penutup fingerprint.

2. Selanjutnya tekan OK beberapa saat untuk menghidupkan.

27
e-Fi Pasuruan

3. Masukan User ID untuk login ke fingerprint “1”

4. Kemudian masukan password nya “1234321”.

28
e-Fi Pasuruan

5. Kemudian akan muncul pengaturan dasar.

6. Masuk ke pengaturan COM Settings ,selanjutnya ganti alamat

IP dari default “192.168.1.201” menjadi “172.16.1.201”

29
e-Fi Pasuruan

7. Pastikan DHCP off

30
e-Fi Pasuruan

8. Kemudian ganti IP address nya , jangan lupa untuk

menyimpan settingannya

31
e-Fi Pasuruan

32
e-Fi Pasuruan

9. Untuk menambahkan “User” pilih pengaturan User

33
e-Fi Pasuruan

10. Kemudian Tambahkan usernya

34
e-Fi Pasuruan

11. Registrasi sidik jari yang akan didaftarkan

35
e-Fi Pasuruan

12. Pilih jari yang akan didaftarkan

36
e-Fi Pasuruan

13. Kemudian letakan jari lalu tekan ulangi sampai tiga kali.

37
e-Fi Pasuruan

38
e-Fi Pasuruan

39
e-Fi Pasuruan

40
e-Fi Pasuruan

14. Untuk registrasi wajah pilih menu “wajah”

41
e-Fi Pasuruan

15. Selanjutnya sejajarkan muka anda ke kamera

42
e-Fi Pasuruan

16. Jika ingin menambahkan password, pilih menu “password”

43
e-Fi Pasuruan

17. Setelah melakukan registrasi user jangan lupa untuk

menyimpan nya.Untuk menapilkan list user yang sudah di
daftarkan silahkan pilih menu “Semua user”

44