E-PRESENSI JAWA TIMUR

Daftar Isi

Daftar Isi ............................................................................................................................................................................... 1

Daftar Gambar.................................................................................................................................................................... 2
BAB I INFORMASI UMUM.............................................................................................................................................. 3
BAB II PANDUAN PENGGUNAAN ............................................................................................................................... 4
Login ................................................................................................................................................................... 4
Halaman Utama.............................................................................................................................................. 4
Master Lokasi .................................................................................................................................................. 5
Master Shift ...................................................................................................................................................... 6
Data OPD ........................................................................................................................................................... 7
Data Pegawai ................................................................................................................................................... 9
Data Check In Out .......................................................................................................................................... 9
Data Perizinan ............................................................................................................................................. 11
Laporan .......................................................................................................................................................... 13
Lokasi Kegiatan ........................................................................................................................................... 15
Ganti Password ........................................................................................................................................... 16
Logout ............................................................................................................................................................. 17

User Fasilitator 1
 E-PRESENSI JAWA TIMUR

Daftar Gambar

Gambar 1 Halaman Login___________________________________________________________________________________ 4

Gambar 2 Halaman Utama _________________________________________________________________________________ 5
Gambar 3 Halaman Lokasi__________________________________________________________________________________ 5
Gambar 4 Halaman Shift____________________________________________________________________________________ 6
Gambar 5 Halaman Setting Jam Shift _______________________________________________________________________ 7
Gambar 6 Halaman Data OPD ______________________________________________________________________________ 8
Gambar 7 Halaman Edit OPD _______________________________________________________________________________ 8
Gambar 8 Halaman Pegawai _______________________________________________________________________________ 9
Gambar 9 Halaman Check In Out __________________________________________________________________________ 11
Gambar 10 Halaman Perizinan_____________________________________________________________________________ 12
Gambar 11 Halaman Laporan______________________________________________________________________________ 13
Gambar 12 Halaman Laporan Pra Posting__________________________________________________________________ 14
Gambar 13 Halaman Laporan Pasca Posting _______________________________________________________________ 15
Gambar 14 Halaman Lokasi Kegiatan ______________________________________________________________________ 16
Gambar 15 Pilih Menu Ganti Password _____________________________________________________________________ 16
Gambar 16 Form Ganti Password __________________________________________________________________________ 17
Gambar 17 Pilih Menu Logout _____________________________________________________________________________ 17

User Fasilitator 2
 E-PRESENSI JAWA TIMUR

BAB I INFORMASI UMUM

1.1 Informasi Umum

E-Presensi Jawa Timur merupakan aplikasi cross platform yang tersedia dalam bentuk Web, Android,
dan Ios. Pada platform web, untuk dapat mengakses dan menggunakannya dibutuhkan bantuan aplikasi
browser seperti Mozzila Firefox dan Google Chrome (Rekomendasi) serta akses internet yang baik. Untuk dapat
memulai aplikasi tersebut, user harus mengakses alamat url (link) yang telah tersedia secara benar dengan cara
memasukkan link kedalam kolom pencarian pada browser. Selain itu untuk dapat menggunakan fungsi yang ada
pada sistem, pengguna diharuskan memiliki akun sesuai dengan hak akses yang telah di sediakan. Pada
platform mobile (Android dan Ios), pengguna dapat melakukan installasi secara langsung di perangkat
smartphone masing-masing dengan cara mendownload aplikasi pada Google PlayStore dan Apps Store yang
telah tersedia.

1.2 Daftar Role Akses

No. Pengguna Sistem Keterangan

1. Admin Merupakan user dengan role akses tertinggi untuk pengelola data
utama dan penunjang dari aplikasi

2. Fasilitator Merupakan user dengan role akses khusus untuk mengelola data-
data yang berkaitan dengan fungsi di unit kerja / OPD pengguna

3. Pegawai Merupakan user dengan role akses sebagai pengguna utama

pada aplikasi.

User Fasilitator 3
 E-PRESENSI JAWA TIMUR

BAB II PANDUAN PENGGUNAAN

Login

Untuk dapat mengakses aplikasi web, silahkan ketik url / link aplikasi yang sudah disediakan
melalu aplikasi web browser seperti Google Chromer, Mozilla Firefox, dan Opera. Setelah halaman
login berhasil tampil, lakukan pengisian akun pada form yang tersedia dengan mengisi nip, password
dan kode keamanan captcha seusi petunjuk. Setelah login berhasil maka pengguna akan dialihkan ke
halaman utama dari aplikasi.

Gambar 1 Halaman Login

Halaman Utama

Pada halaman utama setelah user berhasil login, akan tampil informasi terkait ringkasan
pengguna yang melakukan presensi dengan penjabaran beserta visualisasi grafik pada layar seperti
gambar berikut.

User Fasilitator 4
 E-PRESENSI JAWA TIMUR

Gambar 2 Halaman Utama

Master Lokasi

Pada menu lokasi (Master  Lokasi), pengguna dapat melakukan manajemen data jenis
perijinan dapat digunakan pada system atau aplikasi. Halaman ini tersedia fitur umum seperti
penambahan data, edit, hapus, dan pencarian data.

Gambar 3 Halaman Lokasi

Keterangan :

: Untuk melakukan penambahan data

User Fasilitator 5
 E-PRESENSI JAWA TIMUR

: Untuk melakukan pencarian data

: Untuk melakukan edit data

: Untuk melakukan hapus data

Master Shift

Pada menu shift (Master  Shift), pengguna dapat melakukan manajemen data shift presensi
yang akan digunakan sebagai setting / pengaturan untuk pegawai absen pada system atau aplikasi.
Halaman ini tersedia fitur umum seperti penambahan data, edit, hapus, dan pencarian data.

Gambar 4 Halaman Shift

Keterangan :

: Untuk melakukan penambahan data

: Untuk melakukan edit data

: Untuk melakukan hapus data

: Untuk melakukan pencarian data

User Fasilitator 6
 E-PRESENSI JAWA TIMUR

Untuk melakukan manajemen jam pada shift yang telah dibuat, bisa di tekan pada tombol
kemudian akan muncul halaman manajemen jam shift seperti gambar berikut.

Gambar 5 Halaman Setting Jam Shift

Keterangan :

: Untuk menyimpan data

: Untuk kembali ke halaman sebelumnya

Data Perangkat Daerah

Pada menu Perangkat Daerah (Data  Perangkat Daerah), pengguna dapat melakukan
manajemen data OPD serta lokasi utama absen untuk masing-masing OPD. Halaman ini tersedia fitur
umum edit data dan pencarian data.

User Fasilitator 7
 E-PRESENSI JAWA TIMUR

Gambar 6 Halaman Data Perangkat Daerah

Keterangan :

: Untuk melakukan edit data

: Untuk melakukan pencarian data

Untuk melakukan setting lokasi utama absen dari masing-masing OPD, bisa di tekan pada tombol
kemudian akan muncul halaman edit seperti gambar berikut.

Gambar 7 Halaman Edit Lokasi Berdasarkan Perangkat Daerah

User Fasilitator 8
 E-PRESENSI JAWA TIMUR

Data PNS

Pada data PNS (Data  PNS), pengguna dapat melakukan manajemen data pegawai PNS
yang akan berfungsi sebagai pengguna system atau aplikasi. Halaman ini tersedia fitur umum seperti
export, edit, detail, dan pencarian data.

Gambar 8 Halaman Pegawai PNS

Keterangan :

: Untuk melakukan export data

: Untuk melakukan edit data

: Untuk melakukan pencarian data

: Untuk melihat detail data perangkat pengguna

Data PTT

Pada data PTT (Data  PTT), pengguna dapat melakukan manajemen data pegawai PTT
yang akan berfungsi sebagai pengguna system atau aplikasi. Halaman ini tersedia fitur umum seperti
export, edit, detail, dan pencarian data.

User Fasilitator 9
 E-PRESENSI JAWA TIMUR

Gambar 9 Halaman Pegawai PTT

Keterangan :

: Untuk melakukan export data

: Untuk melakukan edit data

: Untuk melakukan pencarian data

: Untuk melihat detail data perangkat pengguna

Kehadiran

Pada data kehadiran (Data  Kehadiran), pengguna dapat melihat ringkasan history dari
presensi dari pengguna mulai dari datang dan pulang. Halaman ini tersedia fitur umum seperti cek
lokasi detail presensi dan cetak transaksi presensi.

User Fasilitator 10
 E-PRESENSI JAWA TIMUR

Gambar 10 Halaman Data Kehadiran

Keterangan :

: Untuk melihat lokasi absen yang dilakukan pengguna

: Untuk melakukan cetak data kehadiran

: Untuk melakukan pencarian data

Data Daftar Ijin

Pada data perizinan (Data  Daftar Ijin), pengguna dapat melihat ringkasan izin yang telah di
kirim oleh pegawai melalui fitur perizinan. Halaman ini tersedia fitur umum seperti tambah, edit, dan
pencarian.

User Fasilitator 11
 E-PRESENSI JAWA TIMUR

Gambar 11 Halaman Daftar Ijin

Keterangan :

: Untuk menambahkan data baru

: Untuk melakukan edit data

: Untuk melakukan pencarian data

Untuk melakukan update status ijin dapat di tekan tombol kemudian pada halaman edit, lakukan
centang pada area approval ijin untuk memperbaharui status dari ijin yang telah terkirim di sistem.

Gambar 12 Halaman Approval Ijin

User Fasilitator 12
 E-PRESENSI JAWA TIMUR

Laporan

Pada data laporan (Data  Laporan), pengguna dapat melakukan generate data laporan
pada menu pra dan melihat laporan yang telah di generate pada menu pasca. Kedua laporan ini
degenerate berdasarkan hasil riwayat presensi pegawai yang sudah tersimpan di system. Proses
generate laporan secara berkala dibutuhkan untuk keperluan rekap data absen pegawai beserta
updating data pegawai yang akan tersinkronisasi secara langsung dengan e-master.

Gambar 13 Halaman Laporan

Keterangan :

: Untuk melihat data laporan yang sudah disimpan

Untuk melakukan generate laporan, bisa di tekan pada menu PRA POSTING kemudian akan
muncul halaman form seperti gambar berikut.

User Fasilitator 13
 E-PRESENSI JAWA TIMUR

Gambar 14 Halaman Laporan Pra Posting

Keterangan :

: Untuk melihat dan mengenerate data laporan

: Untuk melakukan simpan laporan yang telah di generate

: Untuk kembali ke halaman laporan

Untuk melihat laporan yang telah tersimpan, bisa di tekan pada menu PASCA POSTING
kemudian akan muncul halaman form seperti gambar berikut.

User Fasilitator 14
 E-PRESENSI JAWA TIMUR

Gambar 15 Halaman Laporan Pasca Posting

Keterangan :

: Untuk melihat data laporan

: Untuk melakukan cetak laporan dalam excel

: Untuk kembali ke halaman laporan

Lokasi Kegiatan

Pada lokasi kegiatan (Data  Lokasi Kegiatan), pengguna dapat melihat daftar lokasi khusus
untuk kegiatan yang telah ditentokan oleh administrator. Halaman ini tersedia fitur umum seperti
pencarian data. Untuk melakukan permintaan penambahan data dapat menghubungi administrator
sebagai creator data.

User Fasilitator 15
 E-PRESENSI JAWA TIMUR

Gambar 16 Halaman Lokasi Kegiatan

Keterangan :

: Untuk melakukan pencarian data

Ganti Password

Untuk melakukan proses ganti password pada system, pengguna cukup menekan tombol
“Change Password” pada bagian pojok kanan atas.

Gambar 17 Pilih Menu Ganti Password

Setelah tombol Change Password di klik maka akan muncul form edit password seperti gambar berikut.
Lakukan pengisian pada form tersedia untuk melakukan perubahan password pengguna.

User Fasilitator 16
 E-PRESENSI JAWA TIMUR

Gambar 18 Form Ganti Password

Logout

Untuk melakukan proses logout pada system, pengguna cukup menekan tombol logout pada
bagian pojok kanan atas.

Gambar 19 Pilih Menu Logout

Setelah logout berhasil maka pengguna akan dialihkan kembali ke halaman login seperti
diawal.

User Fasilitator 17