MANUAL PENGGUNAAN UNTUK USER PADA PORTAL.DJKA.DEPHUB.GO.

ID
(UPDATE DATA KEPEGAWAIAN, ABSENSI ONLINE DAN LAPORAN KERJA HARIAN,
SURAT MASUK DAN DISPOSISI, D-DRIVE)

A. UPDATE DATA KEPEGAWAIAN

1. Login dan Merubah Password Portal Aplikasi

Buka Aplikasi pada alamat : https//portal.djka.dephub.go.id.

Username :
PNS = Nomor Induk Pegawai (NIP)
PPNPN = Nomor KTP (NIK)

Password :
Default = 123456

Setelah Login silahkan mengganti password default dengan klik “Change Password”

Klik untuk merubah Password

1
 Lalu isikan password lama/default dan password anda (Jika lupa Password dapat
menghubungi admin masing-masing Direktorat untuk di reset ke default password)

Ketikan Password lama/default

Ketikan Password Baru anda

2. Update Database Kepegawaian

Untuk melengkapi data pribadi masing-masing pegawai yaitu menggunakan menu “Update
Database Kepegawaian” seperti gambar di bawah ini

Klik pada
menu ini

2
Berikut adalah halaman pada “Update Database Kepegawaian”

2
1 3
4
Fitur-fitur pada menu “Update Data Kepegawaian” adalah sebagai berikut :

1) Update Data Kepegawaian

Untuk mengubah data pribadi anda silahkan klik “Ubah Data”

klik “Ubah Data”

anda

3
Lalu isikan kolom-kolom dalam halaman berikut, setelah selesai klik

Isi data-data
anda

Klik “Telusuri” untuk memilih foto profil

Klik “Simpan” untuk meyimpan update data

4
2) Upload Data Pangkat Pegawai
Menu ini di gunakan untuk menyimpan data dan Berkas Pangkat Pegawai (PNS)

Klik lalu silahkan isi form berikut, jika sudah terisi lalu klik

5
3) Upload Data Pendidikan Pegawai
Menu ini di gunakan untuk menyimpan data dan Berkas Data Pendidikan Pegawai (Ijazah).

Klik lalu silahkan isi form berikut, jika sudah terisi lalu klik

6
4) Upload Arsip Dokumen Pegawai
Menu ini di gunakan untuk menyimpan Data dan Berkas Dokumen Pegawai.

Klik lalu silahkan isi form berikut, jika sudah terisi lalu klik

7
B. MENU ABSENSI ONLINE DAN LAPORAN KERJA HARIAN
1. Modul Absensi Online

Untuk melakukan ansensi online di sarankan menggunakan perangkat mobile device /

handphone baik dengan OS Android maupun IOS.

Klik pada Menu Absensi

Online dan Laporan Kerja

Setelah di klik akan muncul tampilan seperti Berikut

Klik text “Absensi Online”

8
Setelah di klik pada “Absensi Online” maka akan muncul halaman seperti berikut:

1
2

3
4
5

Kolom-kolom yang perlu anda isikan adalah :

1) Penugasan, pilih jenis penugasan anda pada hari tersebut, pilihannya adalah :
- Work From Home (WFH) untuk penugasan bekerja dari rumah
- Work From Office (WFO/Lapangan) untuk bekerja di kantor, piket dan tugas lapangan
(lokasi proyek pembangunan)
2) Jenis dan Jam Absensi (otomatis terisi), kolom Jenis Absensi akan terisi otomatis
berdasarkan waktu absensi. Besadarkan SE. 5 Tahun 2020 waktu absen kerja di bagi
menjadi 3 :
- Absensi Pagi : 07.00-08.30
- Absensi Siang : 12.00-13.30
- Absensi Sore : 16.00-19.30
Sedangkan Jam Absensi akan terisi otomatis berdasarkan waktu absen anda.

9
3) Koordinat Lokasi, untuk mendapatkan koordinat silahkan klik pada text berwarna biru
“Klik untuk mendapatkan koordinat lokasi anda saat ini” maka titik koordinat akan terisi
secara otomatis berdasarkan GPS lokasi anda.
Untuk pertama kali penggunaan maka akan muncul permintaan akses lokasi perangkat,
maka pilih “Izinkan” untuk memberikan izin kepada website portal aplikasi mendeteksi
lokasi anda seperti pada gambar di bawah ini :

Setelah klik izinkan maka titik koordinat akan terisi otomatis seperti berikut :

Koordinat terisi otomatis

sesuai lokasi anda

Jika belum dapat mendapatkan lokasi untuk pengguna browser chrome dapat dilakukan
dengan langkah berikut : Setting/setelan - setelan situs - lokasi – (hapus blok pada
portal.djka.dephub.go.id)
4) File Foto/ Upload Foto,
Untuk mengupload Foto Klik tombol “Pilih File” maka akan terbuka otomatis kamera
mobile device.
Pada saat mengklik “Pilih File” pertama kali maka akan permintaan izin untuk mengakses
kamera mobile device anda, pilih izinkan

Lalu silahkan lakukan “Foto Selfie” untuk mengkonfirmasi kondisi dan lokasi
5) Keterangan, di isikan dengan kondisi kesehatan dan info tambahan lain
Jika Sudah mengisi keterangan maka tekan tombol “Simpan Data” lalu akan muncul notifikasi
data tersimpan

10
Daftar Absensi data absensi anda dapat dilihat pada kolom “absensi saya” seperti berikut

Sedangkan untuk melihat rekap absen unit kerja dapat di lihat kolom “Absensi Unit Kerja”,
rekap absensi ini dapat anda pilih filter tanggal dalam range tanggal atau di filter perorangan
dengan fitur “search”, setelah itu anda dapat mengexport datanya dalam bentuk excel.

Eksport ke Excel

Cari Nama
Filter range Tanggal

11
Untuk melihat lokasi absen pegawai anda dapat klik pada lalu akan tampil dalam
openstreetmap seperti berikut :

Untuk melihat titik lokasi silahkan klik pada text biru “Di mana ini ?”

Lalu Mouse over pada alamat untuk menampilkan titik lokasi.

Titik lokasi absen akan tampil

Arahkan mouse pada alamat

12
2. Modul Laporan Kerja Harian

Untuk menginput “Laporan Kerja Harian” anda dapat menggunakan perangkat PC ataupun
mobile device anda.

Klik pada Menu Absensi

Online dan Laporan Kerja

Setelah di klik akan muncul tampilan seperti berikut

Klik text “Laporan Kerja Harian”

13
Setelah di klik pada “Laporan Kerja Harian” maka akan muncul halaman seperti berikut:

Klik “Tambah Data”

Setelah Klik “Tambah Data” maka akan muncul form input “laporan kerja harian” sebagai
berikut:

Pilih Tanggal Pekerjaan

Input Jumlah Jam (manual)

Pilih Jenis Tugas

Input Kegiatan (manual)

Input Detail Uraian

Kegiatan (manual)

Pilih Atasan Langsung anda

Pilih rekan yang ditugaskan

bersama anda (jika ada)

Pilih Dokumen Laporan dan

tambah lampiran jika lebih
dari 1 file laporan

14
Klik “Pilih File” untuk mengupload data dukung atau laporan pekerjaan, akan muncul jendela
untuk memilih file, jenis file yang dapat di upload antara lain file Word, Excel, PDF dan JPG.

Setelah semua kolom di isi dan file sudah di pilih maka selanjutnya klik “Simpan Data” untuk
mengupload laporan kerja harian anda.

Klik untuk mengupload

laporan kerja

15
Klik maka akan ada notifikasi data sudah berhasil disimpan seperti berikut :

Laporan tersimpan anda saat ini masih berstatus “sedang dikerjakan (Progress)”, jika sudah
selesai silahkan merubah status pekerjaan anda menjadi “Sudah Selesai” Seperti berikut:

Klik Pada tombol pada halaman rekap pekerjaan seperti di bawah ini :

Lalu akan tampil halaman detail pekerjaan sebagai berikut, lalu klik “Ubah status” :

16
Pilih perubahan status pekerjaan pada form yang tampil berikut :

Pilih perubahan data lalu klik lalu kan akan muncul notifikasi berikut

Laporan yang sudah selesai statusnya selanjutnya akan di verifikasi oleh atasan langsung anda.

Status Laporan belum di verifikasi Untuk mengedit data laporan

atasan langsung dapat anda klik “tindak lanjut”

17
3. Memverifikasi Laporan Kerja Harian

Untuk pimpinan langsung dapat melakukan verifikasi atas laporan kerja harian staf di
bawahnya
Tab untuk memverifikasi laporan

Klik “tindak lanjut” untuk

melihat detail laporan kerja

Klik “Verifikasi” untuk memverifikasi

Halaman detail laporan kerja laporan kerja staf anda

Klik “Verifikasi Data” untuk memverifikasi

laporan kerja staf anda 18
C. MENU SURAT MASUK
Modul surat masuk adalah menu untuk melakukan proses persuratan pada unit kerja
1. Surat Masuk (Mendisposisi Surat) pada Pejabat Eselon 1,2,3,4

Berikut adalah menu surat masuk pada Eselon 1,2,3 terdapat menu tembusan

Sedangkan pada Eselon 4 dan Staf tidak terdapat menu tembusan

Klik pada “Kotak Masuk E-Letter Pegawai”

19
Klik pada menu “Kotak Masuk E-Letter Pegawai” maka akan tampil halaman persuratan
pejabat eselon seperti berikut :

Filter Surat Masuk

Klik pada salah satu nomor surat masuk (text berwarna biru) maka akan tampil halaman surat
sebagai berikut :
HALAMAN SURAT MASUK

1
3
2
20
Penjelasan “Halaman Surat Masuk” adalah sebagai berikut :
1) Data Surat Merupakan data dan penjelasan surat sehingga memudahkan membaca
perihal sebelum membaca file surat masuk tersebut. Kelompok surat masuk dibagi
menjadi 3 kelompok yaitu umum, undangan dan tembusan. Di dalam kolom ini terdapat
tombol “Close Surat” yang berfungsi untuk menyelesaikan disposisi yang sudah selesai di
tindak lanjuti, sedangkan 2 tombol lainnya yaitu “ubah data” dan “hapus surat”
merupakan tombol yang disediakan untuk admin mengelola data surat masuk tersebut.
2) Lampiran Surat merupakan berkas surat masuk yang di upload pada E-letter, pada kolom
ini anda dapat memilih surat untuk ditampilkan pada preview surat atau mendownload
file tersebut.
3) Preview Dokumen Lampiran adalah untuk menampilkan file surat pada kolom lampiran
surat, saat ini preview file hanya dapat ditampilkan jika pengguna menggunakan PC ata
Notebook dengan sistem operasi windows. Untuk pengguna sistem operasi lainnya dapat
mendonwload file lampiran surat dengan tombol yang terdapat pada kolom
“Lampiran Surat”
Sedangkan untuk melakukan disposisi dapat scrool ke bawah pada “Halaman Surat Masuk “
untuk menampilkan form disposisi berikut :

FORM DISPOSISI ONLINE

2
3
4
1
5

21
Penjelasan “Form Disposisi Online” adalah sebagai berikut :
1) Lembar Disposisi Surat menampilkan riwayat disposisi surat masuk tersebut untuk
mempermudah pemantauan melacak tindak lanjut dari disposisi yang telah di berikan.
Pada kolom ini juga dapat terlihat siapa penerima disposisi yang sudah membuka disposisi
ditandai dengan simbol , sedangkan penerima disposisi yang belum membaca disposisi
anda simbolnya masih
2) Sifat Disposisi merupakan menu untuk menunjukan prioritas dari sebuat surat, pilihan
pada menu ini adalah sebagai berikut :

3) Disposisikan Kepada yaitu untuk memilih pegawai penerima utama disposisi atau kita
ketahui dengan “centang dua” pada tingkatan pejabat/staf di bawah pemberi disposisi
tersebut. Pemilihan pegawai dapat dilakukan dengan memilih list yang ada ataupun
mengetikan nama untuk mencari nama penerima disposisi tersebut.
4) Tembusan Disposisi pada dasarnya sama seperti form sebelumnya yaitu untuk
mendisposisi surat, namun pada form ini bukan merupakan disposisi utama biasanya kita
kenal dengan “centang satu”.
5) Tindak Lanjut merupakan daftar ceklist yang biasanya kita temukan pada lembar disposisi
cetak, merupakan arahan yang besifat tetap sesuai dengan aturan persuratan yang
berlaku.
6) Catatan merupakan kolom untuk menulis arahan lebih spesifik atas disposisi yang di
berikan, bentuk catatan ini merupakan text yang di ketik secara manual.
Setelah selesai mengisikan hal-hal di atas maka selanjutnya klik untuk
mengirimkan disposisi anda kepada penerima disposisi.

22
Berikut adalah contoh disposisi surat yang sudah di disposisi

1 3

Penjelasan halaman tersebut adalah sebagai berikut :

1) Lembar Disposisi Surat menampilkan riwayat disposisi surat masuk tersebut untuk
mempermudah pemantauan melacak tindak lanjut dari disposisi yang telah diberikan.
2) Catatan Disposisi Internal menampilkan catatan yang diisikan pada “Form Disposisi
Online” (menu nomor 6 halaman sebelumnya).
3) Follow-up, Komentar dan Forum Chatting merupakan fasilitas untuk berdiskusi melalui
chatting dengan pemberi disposisi, chattiing ini bersifat internal dengan pemberi disposisi
dan tidak akan ditampilkan pada kolom “Catatan Disposisi Internal”
4) Proses Penyelesaian dan Tindak Lanjut merupakan menu untuk memberikan keterangan
penyelesaian tindak lanjut disposisi dan mengupload file atau laporan penyelesaian
disposisi. Klik pada untuk menampilkan form penyelesaian
disposisi seperti berikut.

23
 Isikan semua inputan pada form tambah data proses penyelesaian disposisi dan upload
file laporan penyelesaian lalu klik untuk menyimpan data tersebut.

2. Surat Masuk (Tindak Lanjut Disposisi) pada staf

Berikut adalah menu surat masuk pada staf

24
Klik pada menu “Kotak Masuk E-Letter Pegawai” maka akan tampil halaman persuratan staf
seperti berikut :

Filter Surat Masuk

Klik pada salah satu nomor surat masuk maka akan tampil halaman surat sebagai berikut :

1
3
2
25
Penjelasan “Halaman Surat Masuk” adalah sebagai berikut :
1) Data Surat Merupakan data dan penjelasan surat sehingga memudahkan membaca
perihal sebelum membaca file surat masuk tersebut. Kelompok surat masuk dibagi
menjadi 3 kelompok yaitu umum, undangan dan tembusan. Di dalam kolom ini terdapat
tombol “Close Surat” yang berfungsi untuk menyelesaikan disposisi yang sudah selesai di
tindak lanjuti, sedangkan 2 tombol lainnya yaitu “ubah data” dan “hapus surat”
merupakan tombol yang disediakan untuk admin mengelola data surat masuk tersebut.
2) Lampiran Surat merupakan berkas surat masuk yang di upload pada E-letter, pada kolom
ini anda dapat memilih surat untuk ditampilkan pada preview surat atau mendownload
file tersebut.
3) Preview Dokumen Lampiran adalah untuk menampilkan file surat pada kolom lampiran
surat.

Sedangkan untuk proses tindak lanjut disposisi dapat scrool ke bawah pada form berikut:

1 3

26
Penjelasan halaman tersebut adalah sebagai berikut :
1) Lembar Disposisi Surat menampilkan riwayat disposisi surat masuk tersebut untuk
mempermudah pemantauan melacak tindak lanjut dari disposisi yang telah di berikan.
Pada kolom ini juga dapat terlihat siapa penerima disposisi yang sudah membuka disposisi
ditandai dengan simbol , sedangkan penerima disposisi yang belum membaca disposisi
anda simbolnya masih
2) Catatan Disposisi Internal menampilkan catatan yang diisikan pada “Form Disposisi
Online” (menu nomor 6 halaman sebelumnya).
3) Follow-up, Komentar dan Forum Chatting merupakan fasilitas untuk berdiskusi melalui
chatting dengan pemberi disposisi, chattiing ini bersifat internal dengan pemberi disposisi
dan tidak akan ditampilkan pada kolom “Catatan Disposisi Internal”
4) Proses Penyelesaian dan Tindak Lanjut merupakan menu untuk memberikan keterangan
penyelesaian tindak lanjut disposisi dan mengupload file atau laporan penyelesaian
disposisi. Klik pada untuk menampilkan form penyelesaian
disposisi seperti berikut.

Isikan semua inputan pada form tambah data proses penyelesaian disposisi dan upload
file laporan penyelesaian lalu klik untuk menyimpan data tersebut.

27
D. MENU D-DRIVE
D-Drive merupakan suatu modul yang berfungsi untuk menyimpan dokumen penting seperti
Google Drive, serta dapat mengirim dokumen ke setiap pegawai. D-Drive di bagi menjadi 2
menu seperti penjelasan di bawah ini :
1. D-Drive Personal

D-Drive personal adalah menu untuk meyimpan dan membagikan/sharing file dokumen
kepada pegawai dalam 1 unit kerja yang bersifat perseorangan atau hanya pada pegawai
tertentu yang kita pilih untuk dibagikan. Selain itu pada menu ini file yang dibagikan hanya
bersifat single file yang dapat di bagikan, jika ingin ke Menu tersebut dapat kita pilih pada
halaman utama portal yaitu sebagai berikut :

Menu “D-Drive personal”

28
Halaman pada D-Drive personal adalah seperti berikut :

1. Tombol untuk memilih memilih file upload

2. Untuk memilih pada siapa file di bagikan

3. Tombol untuk mengupload file

4
5
Langkah-langkah yang dilakukan untuk membagikan file pada “D-Drive Personal” adalah
sebagai berikut :

1) Pilih File yang akan dibagikan klik lalu silahkan pilih file yang akan dibagikan

29
2) Pilih dari Data Pegawai untuk pegawai yang akan anda bagikan file tersebut.

Atau Pilih dari Workgroup untuk memilih berdasarkan workgroup yang sudah anda buat

3) Klik jika sudah selesai memilih file dan pegawai untuk di share

Akan muncul notifikasi upload file berhasil

30
4) File yang hanya di tujukan kepada anda adalah file yang dibagikan teman anda
menggunakan menu “D-Driver Personal”
File Drive yang dibuka untuk umum dan file yang anda upload adalah file yang berhasil anda
upload sebelumnya dan file yang dibagikan menggunakan “D-Driver Unit Kerja”, Jika anda
ingin menambahkan data pegawai maka anda dapat klik pada tombol “Tindak Lanjut” pada
file yang anda ingin rubah atau tambahkan tujuan filenya.

Berikut adalah halaman “Tindak Lanjut” file yang anda bagikan, pilih tambahan pegawai pada
kolom “Lampiran nama”

Jika anda ingin menghapus anggota berbagi file anda dapat memilih “Hapus dari Daftar

31
2. D-Drive Unit Kerja

D-Drive unit kerja adalah menu untuk meyimpan dan membagikan/sharing file dokumen
kepada seluruh pegawai dalam 1 unit kerja yang bersifat broadcast file. Selain itu pada menu
ini file yang di bagikan menggunakan bentuk folder agar dapat dikelompokan berdasarkan
jenis dokumen yang dibagikan dalam 1 folder, jika ingin ke Menu tersebut dapat kita pilih pada
halaman utama portal yaitu sebagai berikut :

Menu “D-Drive Unit Kerja”

Halaman dari D-Drive unit kerja adalah sebagai berikut :

1. Klik untuk membuat folder share

2. Klik untuk memilih file

3. mengupload file yang telah di pilih

4
Langkah-langkah dalam untuk membagikan file di “D-Drive unit kerja” adalah sebagai berikut:

32
1. Tambah Folder untuk membuat folder yang akan anda bagikan kepada unit kerja anda,
lalu beri nama folder tersebut lalu klik seperti pada gambar berikut ini

Setelah folder terbuat, klik pada nama folder tersebut untuk masuk ke folder tersebut.

33
2. Pilih File yang akan anda upload di dalam folder tersebut dengan klik maka akan
terbuka eksplorer file berikut untuk memilih file.

Setelah file anda pilih makan halaman akan tampil seberti berikut

3. Langkah terakhir adalah menyimpan file tersebut pada D-Drive yaitu klik maka
akan muncul notifikasi seperti berikut

34
4. File anda sudah berhasil terupload ke dalam folder dan di bagikan dengan seluruh unit
kerja anda.

35