Nazma Mega Prameswari

382101025
Manajemen S1
Manajemen Pemasaran 2

Buku Panduan Aplikasi DMS

Aplikasi Data Management System (DMS) Badan Kepegawaian
Daerah Kabupaten Gresik Tahun 2019

Pokok Bahasan :

A. Pendahuluan
B. Cara Login
C. Upload Arsip
D. Laporan Data Arsip
E. Ganti Password

A. Pendahuluan

Aplikasi DMS atau kepanjangan dari Digital Management System adalah suatu sistem pengarsipan
yang tersimpan di dalam bank data (server) secara digital/elektronik. Fungsinya adalah
mentransformasi arsip/berkas-berkas yang awalnya dalam bentuk kertas menjadi bentuk file dan
tertata ke dalam suatu sistem secara online. Arsip Digital tersebut nantinya bisa dipakai penunjang
untuk sistem aplikasi yang lainnya yang membutuhkannya.

Simpeg

Sistem
Lain

Halaman : 1
 DMS

Sistem Lain

B. Cara Login

Login
Untuk masuk ke aplikasi DMS silakan ketik pada isian alamat browser anda :
http://10.0.0.78/dms (lalu tekan enter). Maka akan muncul tampilan login sebagai berikut
:

Untuk user id silakan diisi sesuai ketentuan, sebagai contoh kita masuk sebagai user DLH.
Ketika berhasil login maka tampilan dashboard akan muncul sebagai berikut :

Halaman : 2
 Dari gambar di atas bisa kita bagi menjadi 2 bagian, yakni sisi menu yg terletak di samping
kiri, dan ringkasan data pegawai dan arsip ada di sebelah kanan.

Side Menu

Halaman muka setelah login

menu untuk mengupload data-data

Arsip

Laporan rekap arsip per periode , per

jenis arsip

Menu untuk mengubah password

masing-masing user.

C. Upload Arsip
1. Tampilan pertama akan muncul seperti berikut ini

Halaman : 3
Ada 2 pilihan untuk pencarian data yakni berdasarkan Nama atau NIP (18 digit). Misalkan

kita cari berdasarkan nama , contoh sebagai berikut :

kemudian klik tombol Cari , maka akan muncul nama-nama pegawai yang
mengandung nama Abdi pada SKPD masing-masing. Data pegawai yang muncul adalah
data pegawai pada SKPD tempat operator bertempat.
Jika nama tersebut ada maka akan muncul sebagai berikut :

2. Langkah selanjutnya adalah arahkan mouse pada kolom NIP pegawai tersebut untuk
melihat data-data arsipnya. Maka akan muncul tampilan sebagai berikut :

Halaman : 4
Terdapat 2 tabheet kerja yakni berkas belum masuk dan berkas yang sudah masuk. Tiap-
tiap berkas di kelompokkan lagi sesuai jenis arsipnya. Berikut ini pengelompokannya :

1 SK Pengangkatan CPNS
2 Penyataan melaksanakan tugas
3 SK. Pengangkatan PNS
4 Sumpah/janji PNS
5 Daftar Riwayat Hidup
6 Kartu Pegawai
7 Kartu istri/Suami
8 Kartu pegawai Elektronik (KPE)
9 Surat Pengangkatan/Pemberhentian ke/dari Jabatan Struktural
10 Surat Pengangkatan/pemberhentian ke/dari jabatan fungsional
11 Surat Keputusan Kenaikan Pangkat
12 Surat Keputusan Hukuman Disiplin
13 Surat Keputusan Peninjauan Masa Kerja
14 Surat Keputusan tanda Kehormatan/JasalPenghargaan
15 Surat Keputusan Pengangkatan Pemberhentian Sebagai Pejabat Negara
16 Surat Keputusan Pembebasan dari Jabatan Organik karena menjadi Pejabat Negara
17 Pengaktifkan kembali dari pemberhentian sementara
18 Surat Izin Belajar/Tugas Belajar dan Sertifikat Diklat
19 Data Lain-lain
20 KARTU ANGGOTA PGRI (GURU)
21 KARTU ANGGOTA KORPRI
22 KARTU TASPEN
23 Kenaikan Gaji Berkala
24 Ijasah Pendidikan
25 Konversi NIP
26 DP3
27 Kartu Askes
28 SK Mutasi Keluar/Masuk (Eksternal)
29 Akta Nikah/Cerai

Halaman : 5
30 Kartu Tanda Penduduk (KTP)
31 SK Mutasi (Internal)

3. Jika kita ingin upload data pada tabsheet lembar kerja pada arsip yang belum masuk

maka tinggal klik saja tombol dan sesuaikan dengan jenis arsipnya.
4. Langkah selanjutnya adalah mengisi keterangan arsip

Tuliskan keterangan berdasarkan identitasnya, misalkan Arsip Pernyataan melaksanakan

tugas diberi keterangan : PMT2019_1 (artinya Pernyataan Melaksanakan Tugas tahun
2019 ke 1. Contoh lainya misalkan SK Kenaikan Pangkat april 2019 diberi keterangan
KP201904 .
5. Selanjutnya scan lah dahulu berkasnya dan simpan saja pada folder di komputer anda
dengan nama default dari hasil scan , dan harus dalam bentuk PDF. Kemudian klik

tombol Choose Files , lalu setelah mengupload file terdapat tampilan

lalu klik tombol . Ketika berhasil disimpan

terdapat notifikasi berhasil disimpan

Halaman : 6
6. Setelah berhasil diupload maka jenis arsip pada lembar kerja Berkas Belum Masuk yang
diupload tadi akan berpindah ke lembar kerja Berkas Sudah Masuk .

Untuk memastikan bahwa berkas sudah masuk bukalah tabsheet berkas sudah masuk.

Halaman : 7
Ingat , tiap page terbagi tampilannya 10 data, jadi untuk melihat lebih banyak bisa

mengubah pada bagian offset tersebut menjadi 10, 25, 50 atau 100 .

7. Untuk menghapus data arsip atau menampilkan data bisa diklik melelaui tombol

8. Jika ingin melihat berkas sudah tersimpan di bank data silakan klik tombol
maka akan tampak gambar dibawah ini , klik saja tombol mata

Menambah berkas yang sudah pernah diupload.

1. Pada posisi tampilan sebagai berikut dibawah ini

Halaman : 8
 silakan klik tombol Upload Berkas , maka akan muncul form sebagai berikut :

Pilihlah jenis Surat/Arsip sesuai dengan berkasnya. Lalu isinya Keterangan sesuai dengan
petunjuk diatas, kemudian berkas fisik di scanner, setelah diproses dalam bentuk PDF
silakan klik tombol Choose Files, dan pilihlah file hasil scan tadi. Kemudian Klik Tombol
Simpan.

D. Laporan Arsip
1. Laporan Arsip Per PNS
Jika kita klik menu Laporan Arsip Per PNS maka akan muncul tampilan sebagai berikut :

Masing-masing pegawai terdapat keterangan berkas yang sudah dan yang belum ada.
2. Laporan Arsip Per Periode
Laporan ini menampilkan data per periode tahun

Halaman : 9
Setelah kita memilih Periode Tahun kita klik tombol Cari Data, maka akan tampil rekap
laporan per jenis arsip

Halaman : 10
 3. Laporan Arsip Per Tahun

E. Ganti Password
Setiap user bisa mengganti password default yang diberikan oleh BKD , dengan cara memilih
menu disamping Ganti Password . Maka akan muncul tampilan sebagai berikut :

Silakan klik tombol Ganti Password , maka akan muncul form :

Halaman : 11
 inputkan Password
Lama

inputkan Password
baru

Halaman : 12