USER’S GUIDE

USER INTERFACE APPLICATION

DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (DMS)

Prepared for:

PT PERTAMINA EP

2014
 USER’S GUIDE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (DMS)

DAFTAR ISI
A. PENDAHULUAN .............................................................................................................................. 3
B. LOGIN / LOGOUT PADA APLIKASI DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (DMS)............................ 4
I. Login Aplikasi.............................................................................................................................. 4
II. Logout Aplikasi .......................................................................................................................... 4
C. UPLOAD DOKUMEN DARI BROWSER ............................................................................................. 5
D. PENCARIAN/SEARCHING DOKUMEN.............................................................................................. 9
I. Pencarian Cepat /Quick Search.................................................................................................. 9
II. Pencarian Sesuai dengan Jenis Dokumennya /Advanced Search........................................... 10
E. MELIHAT/VIEW DOKUMEN .......................................................................................................... 12
F. DOKUMEN PROPERTIES ............................................................................................................... 14
G. REVISI DOKUMEN ......................................................................................................................... 15
H. CUSTOM PERSONALISASI USER.................................................................................................... 18

P a g e |2
 USER’S GUIDE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (DMS)
A. PENDAHULUAN
Tujuan dari Document Management System (DMS) adalah dapat memberikan
keuntungan berupa kemudahan akses data/informasi yang cepat dan akurat dalam
menemukan informasi yang anda butuhkan sehingga dapat menyelesaikan tugas-tugas
pekerjaan anda.
Document Management System (DMS) menyediakan interface yang sederhana dengan
berbasis aplikasi web menggunakan fitur standar dan alat-alat navigasi umum untuk
memudahkan dalam proses penginputan Dokumen yang penyimpanannya
tersentralisasi serta memudahkan mendistribusikan kepada yang berwenang untuk
mengakses sehingga bisa dimonitoring setiap saat dan juga mendapatkan informasi yang
dibutuhkan.

P a g e |3
 USER’S GUIDE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (DMS)
B. LOGIN / LOGOUT PADA APLIKASI DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (DMS)

I. Login Aplikasi

1. Untuk dapat mengenal interface yang terdapat pada DMS, hal pertama yang harus
dilakukan adalah membuka aplikasi web browser ketik alamat http://dms.pertamina-
ep.com akan tampil seperti gambar dibawah ini :

Masukkan username dan password (Active Directory) lalu klik Tombol “Login”

2. Jika username dan password sudah dimasukkan secara benar, akan tampil halaman
muka Document Management System seperti Gambar dibawah ini :

II. Logout Aplikasi

1. Untuk keluar dari aplikasi pada halaman utama di pojok kanan atas “ Nama User” yang
sedang login klik tanda “panah kebawah” seperti gambar di bawah ini :

P a g e |4
 USER’S GUIDE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (DMS)
C. UPLOAD DOKUMEN
1. Untuk melakukan Upload Dokumen klik Button “Upload” dan Pilih Profile sesuai dokumen
yang akan diupload sepert gambar dibawah ini :
(note : profile akan tampil sesuai dengan hak akses user)

2. Tampil seperti gambar di bawah ini klik “Browse” untuk Upload Native File kedalam Aplikasi
DMS

P a g e |5
 USER’S GUIDE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (DMS)
3. Apabila native file sudah di Upload Maka akan Tampil Field-Field Metadata sesuai dengan
profile yang telah dipilih seperti gambar di bawah ini

4. Pengisian Field-field Metadata diisi sesuai dengan informasi yang yang terdapat di dokumen
tersebut, Field bersifat mandatory “Title dan Security Group” seperti gambar di bawah ini

P a g e |6
 USER’S GUIDE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (DMS)
5. Pastikan semua Field Metadata telah terisi karena akan memudahkan untuk keyword
pencarian dokumen sesuai metadata dengan jenis dokumennya, klik tombol “Upload” untuk
checkin/upload dokumen kedalam aplikasi DMS Seperti gambar di bawah ini :

6. Untuk mengetahui dokumen yang sudah kita upload berhasil kedalam DMS maka akan
terdapat notifikasi seperti gambar dibawah ini :

7. Apabila user langsung ingin melihat dokumen yang sudah di upload kedalam DMS, klik
seperti gambar dibawah ini :

P a g e |7
 USER’S GUIDE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (DMS)
8. Dokumen yang sudah diupload akan tampil seperti gambar dibawah ini :

9. Untuk mengetahui dokumen sudah selesai diindeks/release didalam Aplikasi DMS, maka klik
Logo “Pertamina EP” pada Pojok Kiri Atas layar sebagai tombol “HOME” dan hasil upload
dokumen tersebut akan tampil seperti gambar di bawah ini :

P a g e |8
 USER’S GUIDE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (DMS)
D. PENCARIAN/SEARCHING DOKUMEN

I. Pencarian Cepat /Quick Search

1. Untuk melakukan pencarian cepat/Quick Search terhadap dokumen yang sudah

diupload kedalam DMS terdapat menu/Field Quick Search di halaman awal / Homepage
aplikasi DMS seperti gambar di bawah ini :

2. Masukkan keyword cth “Title” dokumen yang akan di search/cari lalu klik tombol Search
seperti gambar di bawah ini :

3. Hasil pencarian akan tampil seperti gambar dibawah ini ;

P a g e |9
 USER’S GUIDE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (DMS)
II. Pencarian Sesuai dengan Jenis Dokumen /Advanced Search

1. Untuk melakukan pencarian lebih spesifik sesuai dengan jenis dokumen/ Advanced
Search terhadap dokumen yang sudah diupload kedalam DMS terdapat Sesuai dengan
Profile Jenis dokumen tersebut dihalaman awal/ Homepage aplikasi DMS seperti gambar
di bawah ini ;

2. Profile dokumen yang tampil adalah profile yang sesuai dengan hak akses user, setelah
profile dokumen dipilih maka akan tampil field-field metadata, cth : field metadata diisi
“Surat” lalu klik tombol “Search” seperti gambar di bawah ini ;

Note : Pencarian sesuai dengan Profile jenis dokumennya akan lebih cepat karena hanya
“1” jenis dokumen saja serta penambahan keyword dalam field metadata. Sehingga
lebih spesifik untuk dokumen yang akan di cari dan ditemukan

P a g e | 10
 USER’S GUIDE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (DMS)
1. Hasil pencarian akan lebih cepat dan tampil seperti gambar dibawah ini ;

2. Untuk mengetahui user sedang dalam proses pencarian spesifik profile dokumen yang
telah dipilih adalah dengan adanya tambahan nama profile dokumen di dalam field
pencarian cepat seperti gambar dibawah ini ;

Note : untuk mencari dokumen dengan keyword berbeda cth : field “title” user tinggal
mengisi value di dalam field quick search

3. Apabila user untuk mengganti Profile Jenis dokumen dalam pencarian klik tanda “x”
pada nama profile tersebut atau dengan cara seperti langkah no. 1

P a g e | 11
 USER’S GUIDE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (DMS)
E. MELIHAT/VIEW DOKUMEN
1. Untuk dapat melihat dokumen yang terdapat didalam aplikasi DMS dari hasil search atau
yang sudah release seperti gambar di bawah ini ;

2. Pada daftar dokumen yang tampil klik salah satu dokumen yang berada pada kolom “Name”
seperti gambar di bawah ini ;

P a g e | 12
 USER’S GUIDE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (DMS)
3. Setelah Nama Dokumen diklik maka akan tampil seperti gambar di bawah ini ;

4. Selain dari hasil langkah no 3, Untuk melihat dari dokumen yang user pilih terdapat 3
metode tampilan seperti gambar dibawah ini ;

5. Untuk Mendownload dokumen klik “Native file atau “Download “ seperti gambar dibawah
ini ;

P a g e | 13
 USER’S GUIDE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (DMS)
F. DOKUMEN PROPERTIES
1. Untuk dapat mengetahui dokumen Properties dari hasil dokumen yang sedang user lihat
pada Tab “Summary” seperti gambar di bawah ini ;

2. Untuk dapat mengetahui dokumen Properties dari hasil dokumen yang sedang user lihat
pada Tab “Metadata” seperti gambar di bawah ini ;

P a g e | 14
 USER’S GUIDE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (DMS)
3. Untuk dapat mengetahui dokumen Properties dari hasil dokumen yang sedang user lihat
pada Tab “Security” seperti gambar di bawah ini ;

G. REVISI DOKUMEN
1. Untuk Melakukan revisi dokumen ada beberapa metode antara lain ;
a. Update Metadata :
Tidak menambah revisi tetapi hanya merubah value metadata dengan cara pada
dokumen properties tab “Metadata” klik “Edit” dan revisi “value Metadata” lalu klik
“Save” seperti gambar di bawah ini

Update / Revisi Metadata berhasil apabila tampil notifikasi seperti gambar dibawah ini ;

P a g e | 15
 USER’S GUIDE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (DMS)
b. Membuat Revisi dokumen baru
Adalah menambah revisi dokumen baik terhadap revisi metadata maupun native file
dengan cara klik tanda “ +” atau klik tombol “Checkin” seperti gambar dibawah ini ;

Tampil Layar untuk upload dokumen revisi seperti gambar dibawah ini ;

Note : Untuk merevisi dokumen cara yang digunakan adalah sama ketika user membuat
dokumen baru / upload dokumen

Apabila upload revisi telah berrhasil maka akan tampil notifikasi seperti gambar dibawah
ini ;

P a g e | 16
 USER’S GUIDE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (DMS)
c. Memberikan Attachment/dokumen pendukung pada dokumen utama
Untuk dapat melakukan menambah attachment/ dokumen pendukung, pada properties
dokumen utama tab “Summary” klik “Add Attchment” seperti gambar dibawah ini ;

Untuk upload file dokumen pendukung/attachment seperti gambar dibawah ini ;

Apabila berhasil menambahkan dokumen pendukung/attachment akan tampil notifikasi

seperti gambar dibawah ini ;

P a g e | 17
 USER’S GUIDE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (DMS)
H. CUSTOM PERSONALISASI USER
1. Untuk mengatur beberapa preferensi, bisa dilakukan dengan klik “nama user” anda pada
banner lalu klik “Preferences” seperti gambar dibawah ini :

2. Maka akan tampil seperti gambar berikut :

Tab General :
Use external user directory settings
Apabila opsi ini tercentang, berarti informasi nama, alamat e-mail, lokal dan zona waktu
dikelola secara eksternal oleh administrator sistem anda dalam hal ini Active Directory, dan
informasi tersebut tidak dapat diubah.

Tab Personalization :
Di tab ini anda dapat mengatur halaman pertama yang akan muncul ketika anda login, ada 3
pilihan, Recent Documents yaitu menampilkan dokumen terbaru yang akan ditampilkan di
halaman depan, Libraries, atau anda bisa mengatur halaman depan anda untuk
menampilkan dokumen Favorit anda.

P a g e | 18
 USER’S GUIDE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (DMS)
Apabila anda memiliki scanner TWAIN-compliant yang tersambung dengan benar ke
komputer Anda, maka anda dapat mengaktifkan Enable upload by scanning maka anda
dapat mengunggah dokumen dengan memindai dokumen fisik langsung dari aplikasi sebagai
alternatif selain browse.
Ketika Anda melakukan sesuatu untuk pertama kalinya, terdapat pesan bimbingan yang
sering ditampilkan pada halaman di bawah judul untuk membantu Anda. Anda dapat
menutup pesan ini sehingga akan ditampilkan kembali setiap kali anda melakukan tugas,
atau anda dapat menyembunyikan setiap pesan dengan mengaktifkan/mencentang Do not
show this message again maka untuk mengembalikan pengaturan pesan tersebut di tab ini
dengan mengaktifkan Restore all guidance.....,

Untuk lebih jelas, lihat gambar di bawah:

Tab Accessibility :

Anda dapat menyesuaikan pengaturan akses anda, anda bisa memilih untuk menggunakan
pembaca layar, seperti pengaturan kontras layar, atau menggunakan huruf yang besar, maka
anda dapat mengaturnya di tab in.

P a g e | 19