1.

PETUNJUK OPERASIONAL PROGRAM

1.1 LOGIN KEDALAM SISTEM

Berikut ini merupakan langkah-langkah untuk mengakses Arsip Online:

Langkah 1 : Klik ikon “Windows” yang terletak di bagian bawah sebelah kiri
komputer seperti yang di tunjukkan pada gambar di bawah ini :

Klik dua kali pada ikon

Langkah 2 : Ketik alamat URL http://36.67.113.243:8885

Langkah 3 : Klik enter , maka akan tampil gambar seperti di bawah ini

Gambar1. Login Kedalam Sistem

Langkah 4 : Silahkan masukkan username dan Password di dalam form yang
telah disediakan.

USERNAME

PASSWORD

Langkah 5 : Setelah Login berhasil, anda akan masuk kedalam menu utama
aplikasi ini. Berikut tampilan dari menu utama (Home).

Gambar2. Halaman Utama

1.2 DAFTAR MENU

Terdapat 2 Menu yang digunakan dalam aplikasi Arsip Online

Berikut akan dijelaskan kedua menu tersebut

1.2.1 Menu Upload

Pada menu upload terdapat 2 sub menu yakni Upload Dokumen dan Lihat
Dokumen

1.2.1.1 Upload Dokumen

Menu ini digunakan untukmengupload file atau berkas scan yang akan
disimpan. Dengan cara mengklik:
 Maka sistem akan menampilkan tampilan seperti berikut.

Gambar 3. Menu Upload Dokumen

Seperti yang terlihat pada gambar diatas, bahwa halaman muka dari menu upload
dokumen menampilkan tabel data dari dokumen yang telah diupload kedalam
sistem aplikasi.

Gambar 4. Upload Dokumen

Berikut akan dijelaskan keterangan-keterangan mengenai kolom dari tabel data
diatas.
NIP : Nomor induk pegawai
Nama : Nama dari pegawai.
Unit Kerja : Instansi induk dimana pegawai bekerja.
No Map : Nomor map dokumen.
Jenis Dokumen : Jenis dokumen.
Tgl Input dan Nama Pengentry : Tgl berkas diupload dan nama pengupload
Item Operate : Item yang digunakan untuk melihat rincian
arsip, barcode, merubah data maupun
menghapus data.

Selanjutnya, untuk melakukan pengupload-an file atau dokumen yang telah di

scan kedalam aplikasi adalah sebagai berikut.
Pertama-tama Klik Ikon “Input Baru”

Setelah ikon tersebut diklik, maka akan muncul tampilan seperti gambar dibawah
ini.

Gambar 5. Input Dokumen

Langkah selanjutnya adalah dengan melakukan pengisian kolom diatas sesuai

dengan data yang dimasukkan, contoh :

Klik opsi NIP, maka akan muncul NIP pegawai seperti gambar tersebut.
Lalu ketikkan NIP atau nama dari pegawai yang akan di upload berkasnya. Jika
sudah menemukannya, klik nama pegawai tersebut.
Selanjutnya klik opsi jenis dokumen, lalu pilih sesuai dengan berkas yang
akan di upload.

Setelah itu klik kolom upload dokumen

Maka akan muncul tampilan pop up seperti berikut.

 Lalu pilih file yang akan di upload dan klik ‘open’ pada layar.

Klik opsi ukuran barcode / QR code sesuai dengan jenis file yang akan
diupload.

Setelah semua kolom diisi, maka langkah terakhir adalah dengan mengklik ikon
simpan untuk menyimpan data.

Maka akan muncul tampilan seperti dibawah apabila transaksi yang anda lakukan
berhasil.
 Gambar 6. Upload File Berhasil

1.2.1.2 Lihat Dokumen

Menu ini digunakan untuk melihat dokumen yang telah diupload kedalam sistem
aplikasi. Dengan cara mengklik :

Maka sistem akan menampilkan tampilan seperti berikut.

Gambar 7. Menu Lihat Dokumen

Seperti yang terlihat pada gambar diatas, bahwa halaman muka dari menu lihat
dokumen menampilkan tabel data dari dokumen yang telah diupload kedalam
sistem aplikasi.

Gambar 8. Lihat Dokumen

Berikut akan dijelaskan keterangan-keterangan mengenai kolom dari tabel data

diatas.
NIP : Nomor induk pegawai
Nama : Nama dari pegawai.
Unit Kerja : Instansi induk dimana pegawai bekerja.
No Map : Nomor map dokumen.
Jumlah Dokumen : Banyaknya dokumen yang diupload.
Item Operate : Item yang digunakan untuk melihat dokumen.

Selanjutnya, untuk melihat rincian dokumen yang telah diupload adalah sebagai
berikut.
Klik ikon ‘View Document’ yang terletak dalam kolom Item Operate pada tabel
diatas.
Maka sistem akan menampilkan tampilan seperti berikut.

Gambar 9. View Document

Klik ikon View arsip pada item operate

Maka sistem akan otomatis menampilkan file berkas yang telah di upload.
 Gambar 10. Melihat Dokumen

1.2.2 Download

Gambar 11. Modul Download

Modul ini digunakan untuk mengunduh dokumen dari aplikasi Arsip Online. Berikut
akan dijelaskan cara download dokumen pada menu selanjutnya.

1.2.2.1 Download Dokumen

Menu ini digunakan untuk mengunduh dokumen. Dengan cara mengklik :
Maka sistem akan menampilkan tampilan seperti berikut.

Gambar 12. Menu Download Dokumen

Seperti yang terlihat pada gambar, bahwa halaman muka dari menu download
dokumen menampilkan tabel data dari dokumen pegawai yang telah diupload
kedalam sistem aplikasi.

Gambar 13. Download

Berikut akan dijelaskan keterangan-keterangan mengenai kolom dari tabel data

diatas.
NIP : Nomor induk pegawai
Nama : Nama dari pegawai.
Unit Kerja : Instansi induk dimana pegawai bekerja.
No Map : Nomor map dokumen.
Kode : Kode rak arsip.
 Rak Arsip : Tata letak rak penyimpanan arsip.
Jenis Dokumen : Jenis dokumen.
Item Operate : Item yang digunakan untuk melihat rincian arsip dan
mengunduh dokumen.

Selanjutnya, untuk mengunduh dokumen yang telah diupload adalah sebagai

berikut.
Klik ikon ‘Download arsip’yang terletak dalam kolom Item Operatepada tabel
diatas.

Secara otomatis sistem akan mengunduhnya. Setelah file terunduh, klik ikon
unduh pada bar browser anda.

Gambar3. File unduhan

Lalu klik dua kali pada file yang telah diunduh tersebut, maka sistem akan
menampilkan tampilan seperti berikut.

Gambar 14. Hasil Unduhan File

Berikut contoh hasil file yang telah diunduh.

Gambar 12. Contoh File yang Diunduh