EFILES KEPEGAWAIAN

Buku Petunjuk Pegawai | versi 0.9.0

Badan Kepegawaian Daerah

Pemerintah Kabupaten Banjarnegara

Buku Petunjuk Penggunaan

Aplikasi EFILES Kepegawaian
Pemerintah Kabupaten Banjarnegara
bagi Pegawai

Nama Dokumen : Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi EFILES Kepegawaian

Versi : 0.9.0

Tanggal : November 2022

1
EFILES KEPEGAWAIAN
Buku Petunjuk Pegawai | versi 0.9.0

DAFTAR ISI

I. Halaman Judul ……………………………………………………………………………………….. 1

II. Daftar Isi ……………………………………………………………………………………………… 2
III. Petunjuk Penggunaan Aplikasi
Halaman Login ………………………………………………………………………………………. 3
Halaman Profile ……………………………………………………………………………………… 4
Halaman Unggah File Dokumen Kepegawaian ………………………………………………….. 4
Jendela Aturan Unggah File ……………………………………………………………………….. 5
Daftar Arsip Dokumen ………………………………………………………………………………. 6
Jendela Status Verifikasi Dokumen ……………………………………………………………….. 6
Jendela Kirim Pesan ………………………………………………………………………………… 8

2
EFILES KEPEGAWAIAN
Buku Petunjuk Pegawai | versi 0.9.0

Petunjuk Penggunaan Aplikasi

1. Halaman Login
Aplikasi Efiles Kepegawaian berbasis web dan hanya bisa diakses oleh pengguna yang telah
terdaftar saja. Oleh karena itu aplikasi ini memiliki portal masuk aplikasi atau sering disebut
dengan halaman Login.

Gambar 1. Halaman Login

Untuk dapat login, cukup dengan mengetikan username dan password pada form yang telah
disediakan. Klik tombol MASUK jika username dan password telah terisi dengan benar.

2. Halaman Profile
Halaman ini merupakan halaman landing page yang pertama kali diakses ketika berhasil login.
Halaman profile merangkap sebagai halaman beranda dimana saat ini hanya memiliki fitur
merubah password.

Gambar 2. Halaman Profile

3
EFILES KEPEGAWAIAN
Buku Petunjuk Pegawai | versi 0.9.0

Untuk pegawai, saat login pertama kali maka semua fitur aplikasi dikunci. Untuk membuka fitur
aplikasi, setiap pegawai yang baru pertama kali login diharuskan mengganti password untuk
meningkatkan keamanan akun dan mengunggah foto profil.

Gambar 3. Form Perubahan Password

Untuk merubah password cukup mudah. Masukan password lama Anda, masukan password baru
Anda dan ulangi password yang baru tersebut pada form isian yang telah disediakan. Panjang
karakter minimal untuk password adalah enam karakter. Klik tombol Simpan untuk menyimpan
perubahan. Untuk menggunakan password yang baru adalah ketika masuk kembali ke aplikasi
(login lagi). Untuk keamanan akun disarankan untuk merubah password secara berkala.

3. Halaman Unggah File Dokumen Kepegawaian

Untuk mengunggah file dokumen kepegawaian tiap pegawai ada di halaman ini. Halaman ini dapat
menampung beberapa file dokumen dan mengunggahnya sekaligus. Meskipun aplikasi Efiles ini
dapat menampung dan mengirim beberapa file sekaligus, ada beberapa batasan mengenai
format, penamaan dan isi file serta ukurannya. Aturan akan file yang diunggah akan dijelaskan
pada bagian selanjutnya.

Pada proses unggah beberapa files, jika ada salah satu file tertolak oleh sistem, maka semua file
yang diunggah akan ditolak juga. Sehingga jika ingin mengunggah file dalam jumlah banyak,
pastikan bahwa tiap file tersebut diunggah sesuai ketentuan.

4
EFILES KEPEGAWAIAN
Buku Petunjuk Pegawai | versi 0.9.0

Gambar 4. Form Unggah File Dokumen Kepegawaian

4. Jendela Aturan Unggah File

Aplikasi Efiles memiliki batasan dalam penanganan file dokumen yang diunggah, seperti nama file,
ukuran file, dan jenis format file. Khusus untuk penamaan file, suatu file yang diunggah akan
dikelompokan berdasar penamaan filenya. Misal penamaan file ktp.pdf maka sistem akan
mengelompokkan file tersebut ke dalam jenis dokumen Kartu Tanda Penduduk berikut ukuran dan
format filenya. Jika tidak sesuai maka sistem akan menolak unggahan file tersebut.

Gambar 5. Jendela Aturan Unggah File dan Penamaan Filenya

5
EFILES KEPEGAWAIAN
Buku Petunjuk Pegawai | versi 0.9.0

Jendela aturan unggah dokumen di atas dapat diakses pada halaman unggah dokumen
kepegawaian di sebelah kanan. Klik tombol Info Aturan Unggah File untuk membuka jendela di
atas.

5. Daftar Arsip Dokumen

Setiap file yang berhasil diunggah akan ditampilkan di halaman Daftar Arsip Dokumen. Pada
halaman ini, Anda dapat memantau proses verifikasi dokumen Anda oleh verifikator. Ada dua
indikator proses verifikasi dokumen yakni kolom Status Verifikasi dan jendela Status Verifikasi
Dokumen (akan dijelaskan lebih lanjut pada bagian selanjutnya).

Status Verifikasi memiliki tiga kondisi yakni Valid jika dokumen telah diperiksa dan hasilnya benar,
Invalid jika dokumen telah diperiksa dan hasilnya salah dan perlu revisi. Process berarti dokumen
belum diperiksa atau masih dalam proses verifikasi.

Gambar 6. Halaman Daftar Arsip Dokumen

6. Jendela Status Verifikasi Dokumen

Setiap pegawai dapat memeriksa status verifikasi dokumennya pada jendela ini. Data yang
ditampilkan berupa data statistik sederhana yang meliputi jumlah dokumen yang perlu diunggah,
jumlah data yang valid, invalid, dan yang masih diproses. Secara umum dapat diketahui
persentase jumlah dokumen yang valid.

6
EFILES KEPEGAWAIAN
Buku Petunjuk Pegawai | versi 0.9.0

Gambar 7. Jendela Status Verifikasi Dokumen

Selain data statistik status verifikasi dokumen, sistem juga menampilkan data dalam bentuk
checklist. Informasi ini digunakan untuk mengetahui dokumen mana yang perlu diunggah yang
dipersyaratkan oleh verifikator.

Gambar 8. Jendela Checklist Verifikasi Dokumen

7
EFILES KEPEGAWAIAN
Buku Petunjuk Pegawai | versi 0.9.0

7. Jendela Kirim Pesan

Aplikasi menyediakan fasilitas kirim pesan ke verifikator untuk memudahkan proses unggah file
dokumen. Anda dapat mengirim pertanyaan maupun informasi kepada verifikator dalam bentuk
komunikasi dua arah.

Gambar 9. Jendela Kirim Pesan