ENGINEERING DOCUMENT MANAGEMENT

Online System

EDMS v.1

pg. 1
DAFTAR ISI
I. PENDAHULUAN .................................................................................................. 3
II. URL APLIKASI ....................................................................................................... 3
III. LOGIN ................................................................................................................. 3
IV. TAMPILAN AWAL (HOME) .................................................................................... 3
A. Menu utama .................................................................................................. 4
a. Home .............................................................................................................. 4
b. Admin ............................................................................................................. 4
c. Search ............................................................................................................. 4
d. Report ............................................................................................................. 5
e. Logout ............................................................................................................ 5
B. Menu Tree ..................................................................................................... 5
a. Data MDR ..................................................................................................... 5
1. Cara input data pada Data MDR .......................................................... 5
2. Langkah Secara ringkas meninput Data MDR ...................................... 8
b. List Tracker ................................................................................................... 9
1. Cara input data pada List tracker ......................................................... 9
a) Revisi dokumen dan langkah membuat workflow.................. 13
b) Dokumen final dan langkah membuat workflow ................... 18
2. Langkah Secara ringkas input data pada list tracker ......................... 20

pg. 2
Panduan penggunaan aplikasi engineering document manajemen untuk PT.Saka
Energi Indonesia
I. Pendahuluan
Panduan penggunaan ini dimaksudkan untuk digunakan user (pengguna) website
sebagai pedoman tentang cara mengelola dan mengoperasikan aplikasi document
management engineering untuk PT.Saka Energi Indonesia.

II. URL Aplikasi

URL untuk alamat aplikasi ini adalah : edms.sakaenergy.com

III. Login
Sebelum user masuk kedalam halaman utama website user diwajibkan untuk
mempunyai akun login yang telah diberikan oleh admin website.

Form login

Term of Service
Setelah login anda akan diminta untuk mengerti akan ketentuan dari database ini yang
semua informasi didalamnya adalah milik PT.Saka Enegi Indonesia

IV. Tampilan Awal

Setelah user berhasil login, kemudian user akan dialihkan pada tampilan term of
service setelah memahami term kondisi user diminta untuk menekan “ I Agreed”setelah
itu akan masuk ke tampilan utama, dalam tampilan utama terdapat beberapa aplikasi
menu yang akan dijelaskan pada tampilan berikut :

pg. 3
Menu Tree, list Menu
folder dan sub Utama
folder document
manajemen

A. Menu utama
Pada menu utama ini terdapat beberapa menu yang akan dijelaskan sebagai berikut :
a. Home
Digunakan untuk shortcut ke tampilan utama.

pg. 4
 b. Admin

Dalam menu Admin ini terdapat beberapa fungsi :

1. Management User di gunakan untuk melihat dan menambah data user kedalam
database
2. Reference Company Name untuk melihat dan menambahkan nama entity baru,
3. Data Reference digunakan untuk melihat dan menambahkan data untuk referensi
4. Document Registered untuk melihat list document yang sudah di submit didalam WO
5. Document Reviewed untuk melihat list document yang akan di review
6. Document Revised untuk melihat document yang sudah di review dan sedang dalam
proses revisi
7. Document Final untuk melihat document yang sudah di revisi dan sudah final
8. Change Password digunakan untuk merubah password anda

c. Search

pg. 5
 Digunakan untuk mencari dokumen berdasarkan kategori yang user pilih.
Sebelum user melakukan pencarian user diharuskan memilih sub folder pada menu tree
untuk document yang akan di cari terlebih dahulu.
d. Report

Digunakan untuk melihat laporan dokumen berdasarkan kategori yang telah user pilih.
e. Logout
Digunakan untuk keluar dari web aplikasi dokumen manajemen PT.Saka Energi

B. Menu Tree
Pada menu tree ini terdapat menu-menu yang akan dijelaskan sebagai berikut :

pg. 6
a. Library
b. Entity
- Pangkah
c. Department
- Operation
- Project Development
d. Name of Project
- SO2 Scrubber Replacement
- Water Discharge Overboard
- Sidayu
-Pre-Feed
-Feed
-EPC

e. Data MDR

Berikut adalah Data list MDR :

Keterangan :
1. Create New Record File
Untuk membuat record file baru
2. Input Week Date
Digunakan untuk menambah data baru

pg. 7
 3. Security Access
Digunakan untuk menambah user baru untuk bisa access data ini

4. S-Curve

Diagram S-Curve digunakan untuk melihat progress dari pekerjaan yang dilakukan oleh
contractor, data ini digunakan untuk melihat sejauh mana planning dari pekerjaan ini di capai.

pg. 8
 5. Progress Chart

Digunakan untuk melihat progress dokumen yang sudah di review dan sudah final.

f. Data Report
- Monthly Report
Berisi laporan invoice yang di tagihkan ke perusahaan setiap bulannya.

- Transmittal
Transmittal ini berisi tanda terima penyerahan document ke perusahaan

- Weekly Report
Diberikan oleh contractor kepada perusahaan sebagai laporan progress dari
pekerjaan dalam seminggu

g. List Tracker
List tracker ini digunakan untuk melihat document yang sudah di input oleh contractor
berdasarkan dari MDR document

pg. 9
 Digunakan untuk melihat list dokumen yang ada pada file tersebut.
Digunakan untuk melihat list workflow yang ada pada file tersebut.

- Edit, untuk melakukan penambahan data dalam listing

- Delete, untuk melakukan hapus data

Create New Record File :

Berfungsi untuk melakukan input data ke dalam database
Security Access :
Berfungsi untuk memberikan access kepada users yang di inginkan

pg. 10
Document Registered :
Berisi document yang sudah di input dalam database
Document Reviewed :
Berisi document yang harus di review oleh user yang didalamnya berisi file Pdf
Document Revised :
Berisi document yang sudah berubah statusnya dari file document reviewed menjadi file
document revised.
Document Final :
Berisi document yang statusnya sudah berubah menjadi document final setelah
document ini tidak ada yang harus di perbaiki
Document Completed :
Berisi document yang didalamnya terdapat listing yang sudah di lengkapin dengan file
native dan file hardcopy.
Download File Final
Menu ini berisi semua document file softcopy yang sudah di upload dalam database dan
akan di down load

Email Notification for Review

Pada tampilan ini user akan mendapatkan berupa notifikasi pada email yang telah di
submit oleh Document Control untuk pemberitahuan bahwa terdapat document yang harus di
review dengan no WO Workflow yang sudah tersedia.

pg. 11
Apabila user sudah mendapat email notifikasi user bisa melihat document pada database
untuk mereview document yang dikirimkan oleh document control

User diharuskan menekan tombol Admin lalu memilih Document Reviewed, setelah itu list work
flow akan terlihat dengan no WO yang sama pada email notifikasi yang di terima.

Review dokumen dan langkah pembuatan workflow

Setelah user mendapat notifikasi dari admin via email maka user diharuskan melihat
status dokumen pada notifikasi tersebut, untuk mereview document silahkan anda
menekan tombol view file untuk melihat document yang akan di review lalu
menyimpannya pada folder di computer anda bilamana document tersebut
memerlukan revisi maka anda diminta untuk memberikan comment didalam document
tersebut untuk minta di revisi.

pg. 12
Setelah itu anda diminta kembali pada list workflow dengan no WO yang sama untuk di
submit didalam form workflow yang sudah tersedia.

pg. 13
Upload :
Digunakan untuk memasukan document yang sudah di review
Star Upload :
Dignakan untuk menyimpan dan document yang sudah di upload
Assign to user :
Untuk menentukan kepada siapa saja document ini akan di teruskan untuk di review,
anda bisa mencari dan menambahkan nama user dalam kotak pencarian lalu memasukan nya
dalam list user
Comment :
Untuk memberikan keterangan untuk user lain
Save Comment :
Untuk menyimpan dan meneruskan workflow document tersebut melalui email
notifikasi

pg. 14
 Pada menu ini anda bisa melihat status document anda bila anda klick Document
reviewed dan masih ada list WO didalamnya itu berarti document menunggu untuk di review
dan bila anda sudah mereview document tersebut dan di upload ke dalam system lewat
workflow maka status document yang ada didalam list tersebut akan pindah kedalam list
document revised.

Contractor akan kembali mengirimkan document yang sudah di revisi dan kembali masuk
kedalam list document reviewed disini anda diminta untuk mereview document tersebut
bilamana document tersebut sudah tidak ada yang harus di revisi maka anda diminta untuk
memberikan tanda tangan pada file pdf dan dikirim kembali kepada document control dengan
melakukan upload document final tersebut dan memberikan comment yang menyatakan
document sudah final.
Bilamana document tersebut sudah dinyatakan final maka didalam list reviewed anda akan
pindah ke document final.

pg. 15