Buku Panduan

emar
Sistem Manajemen ASN TER
Rekonsiliasi
Modul Instansi

Kantor Regional I
BKN Yogyakarta 2019
1. Pendahuluan
Aplikasi SEMAR (Sistem Manajemen ASN ter-Rekonsiliasi) adalah aplikasi berbasis web. Saat ini,
aplikasi SEMAR baru dapat diakses secara lokasi di lingkungan Kanreg I BKN Yogyakarta. Untuk
mengakses aplikasi ini masukkan alamat berikut pada browser

178.100.201.142/semar

Setelah tampil antarmuka log in seperti Gambar 1, masukkan username dan password. Jika username
dan password sesuai maka akan tampil Dashboard aplikasi SEMAR seperti terlihat pada Gambar 2.

Gambar 1 Halaman Log In

Gambar 2 Halaman Dashboard

1 | BUKU PETUNJUK APLIKASI SEMAR

2. Upload File Scan
Antarmuka ini digunakan untuk mengunggah file scan yang merupakan berkas pendukung dari usul
layanan kepegawaian. Antarmuka ini diakses melalui menu Pelayanan Kepegawaian > Upload File
Scan. Tampilan antarmuka ini seperti terlihat pada Gambar 3.

Gambar 3 Halaman unggah file

Untuk mengunggah file melalui antarmuka ini dapat dilakukan dengan drag and drop ataupun
memilih file dengan mengklik pada area penggunggahan. Gambar 4 berikut ini adalah contoh
tampilan file yang berhasil di unggah ke server.

Gambar 4 Pengunggahan file berhasil

Untuk melakukan pengecekan ulang terhadap file yang telah diunggah dapat melaui menu Pelayanan
Kepegawaian > Data File Scan yang tampilannya seperti Gambar 5 di bawah ini.

2 | BUKU PETUNJUK APLIKASI SEMAR

 Gambar 5 Pengecekan file yang sudah diunggah

Melalui menu ini pengguna dapat melihat file yang telah diunggah dan juga melakukan penghapusan.

3. Agenda Berkas
Untuk membuat agenda pelayanan kepegawaian baru, pengguna dapat menggunakan menu
Pelayanan Kepegawaian > Agenda Berkas yang tampilannya seperti Gambar 6 berikut.

Gambar 6 Pembuatan agenda berkas

Ketentuan pengisian :

a. Nomor surat : nomor surat pengantar sesuai nomor usul yang telah diinput di SAPK
b. Perihal : pelayanan kepegawaian yang diinginkan
c. TMT : TMT KP atau TMT Pensiun
d. Tanggal usul : sesuai dengan tanggal usul yang ada diusulan SAPK

Setelah semua data terisi, klik tombol dan akan muncul halaman konfirmasi seperti
Gambar 7 berikut. Pada antarmuka tersebut, jika pengguna sudah yakin dengan data yang diisikan
tekan tombol .

3 | BUKU PETUNJUK APLIKASI SEMAR

 Gambar 7 Konfirmasi pembuatan agenda berkas

4. Rekap Berkas
Antarmuka ini dapat diakses melalui menu Pelayanan Kepegawaian > Rekap Berkas. Antarmuka ini
menampilkan daftar usul pelayanan kepegawaian yang belum dikirim ke unit teknis Kanreg I BKN
seperti terlihat pada Gambar 8.

Gambar 8 Daftar usulan yang belum terkirim ke teknis

Untuk melakukan pengiriman data ke unit teknis, klik tombol dan akan tampil antarmuka
seperti Gambar 9.

Gambar 9 Rincian usul pelayanan kepegawaian

Pada tahap ini, yang harus dilakukan pengguna adalah mengunggah file excel yang berisi listing
nominatif PNS yang akan diusulkan layanan kepegawaian. Satu file excel untuk satu nomor usul. File
excel yang digunakan dapat menggunakan tipe XLS maupun tipe XLSX.

4 | BUKU PETUNJUK APLIKASI SEMAR

 Gambar 10 Tampilan listing dalam file Excel

Isi file excel yang diunggah dapat dlihat seperti pada Gambar 10. Listing dituliskan pada Sheet 1. Baris
pertama berupa header, dan baris selanjutnya berisi listing nominatif PNS yang akan diusulkan.
Kolom pertama berisi nomor urut, kolom kedua berisi NIP, dan kolom ketiga berisi Nama PNS. Kolom
pertama dan kolom ketiga sifatnya opsional, bisa dikosongkan. Pastikan daftar PNS yang ada pada
listing sama dengan daftar PNS yang ada pada usulan SAPK terkait. Jika terjadi kesalahan penulisan
NIP maka akan muncul tulisan “BERBEDA” pada daftar nama yang muncul di bagian bawah.

Untuk mengunggah file excel, klik tombol , pilih file excelnya kemudian tekan tombol
upload. Sistem akan mencocokkan NIP yang diunggah dengan database PNS yang dimiliki Kanreg.
Apabila terdapat NIP yang tidak dikenali atau terdapat perbedaan instansi sistem akan menampilkan
keterangan. Data NIP yang salah dapat dihapus atau dilakukan upload ulang file excel.

Setelah semua list masuk, klik tombol untuk menampilkan list nominatif PNS
berserta check list kelengkapan dokumennya.

Gambar 11 Checklist kelengkapan dokumen

Tombol digunakan untuk mengirim usulan ke unit teknis. Klik tombol tersebut setelah
pengguna yakin kelengkapan dokumen yang diupload telah terpenuhi.

5 | BUKU PETUNJUK APLIKASI SEMAR