(SISTIM INFORMASI KEARSIFAN BERBASIS

LAYANAN MEDIA DIGITAL)

ALUR PENGOPERASIAN
 SISTEM INFORMASI KEARSIPAN BERBASIS LAYANAN MEDIA DIGITAL

LANGKAH 1 LANGKAH 2 LANGKAH 3 LANGKAH 4

Mengakses Web :
Input data melalui
WWW.SIKABAYAN.
content tambah
ESY.ES
data

Login SIKABAYAN
ETAL bagi admin
Pengelola Umum

Lihat Informasi
Catat surat
- Surat Masuk
- - Surat Keluar

1. TAB HOME/BERANDA
Halaman utama SIKABAYAN METAL ketika pertama kali login akan
menampilkan informasi sebagai berikut:

Gambar 1. Beranda/Home Situs SIKABAYAN METAL

Dalam tampilan beranda/home situs, memiliki bagian-bagian informasi

yang memberikan informasi terkait CONTENT aplikasi, berikut adalah
penjelasan dari content menu home/beranda:

1. REFERENSI
Menampilkan beberapa jenis dokumen bentuk surat dan laporan yang bisa
ditampilkan dan diakses oleh aplikasi sikabayan metal
2. CATAT SURAT
Menampilkan dua jenis content untuk mengentry data yaitu jenis surat
masuk dan surat keluar

3. BUKU AGENDA
 Menampilkan register dari jumlah dan jenis surat yang telah dientry dan
masuk dalam database aplikasi sikabayan metal.

2. TAB SURAT MASUK

Halaman ini memuat tampilan TAMBAH DATA dan CARI untuk input
data SURAT MASUK.

1. TAMBAH DATA
Tab ini Memuat data baru yang akan diinput kedalam rekap surat masuk,
yaitu kolom isian : No. Agenda, Isi Ringkas, Asal Surat, Nomor dan tgl
surat, dan Aksi (Edit, Del, Disp, Cetak)

2. CARI
 Tab ini memuat kolom untuk penemuan arsip surat masuk yang
dibutuhkan

3. TAB SURAT KELUAR

Halaman ini memuat tampilan TAMBAH DATA dan CARI untuk input
data SURAT KELUAR.

3. TAB SIAP CETAK

Halaman ini memuat tampilan dokumen arsip yang akan dicetak dalam
bntuk dokumen foto digital.
Informasi yang disajikan pada tab/halaman mekanisme dan persyaratan terdiri
dari :
1. Jenis Pengangkatan Jabatan Fungsional
2. Mekanisme Pengangkatan Jabatan fungsional
3. Syarat Pengangkatan Jabatan Fungsional
Untuk mengetahui jenis persyaratan yang diperlukan untuk masing-masing
jabatan fungsional, adalah sebagai berikut:

a. Sorot /arahkan kursor pada jenis jabatan fungsional yang diinginkan:

b. Kemudian klik satu kali, maka akan keluar tampilan syarat yang
diperlukan dalam jabatan fungsional, mulai pengangkatan,
pembebasan sementara sampai kepada pemberhentian jabatan
fungsional. Tampilan tersebut ditampilkan dalam file berbentuk pdf,
sehingga pengunjung bukan hanya bisa membaca ketentuan
persyaratan tersebut tetapi juga dapat mengunduh dokumen tersebut.
 Syarat Pembebasan Sementara

Syarat Pengangkatan Kembali

Syarat Pengangkatan Jabatan

c. Untuk mengunduh ataupun mencetak dokumen persyaratan tersebut

pengunjung dapat mengklik tombol pada gambar berikut:
 Tombol Cetak dan Download

4. TAB DOWNLOAD/UNDUH
Pada halaman ini pengunjung dapat mengunduh berbagai dokumen yang
diperlukan dalam menunjang pengelolaan administrasi kepegawaian
jabatan fungsional.

Materi yang dapat diunduh pada halaman download adalah sebagai

berikut:
1. Format PAK
PAK atau penetapan angka kredit merupakan dokumen pokok yang
diperlukan oleh pejabat fungsional yang akan diangkat, naik jabatan
atau naik pangkat. Dokumen ini dapat diunduh pada SIJABFUNG
dengan meng-klik, gambar dibawah ini:
Klik pada
untuk
menngunduh
format PAK

Setelah itu akan muncul tampilan contoh format PAK sebagaimana

gambar di bawah ini:
 Untuk mengunduh atau mencetak dokumen format Penetapan Angka
Kredit anda dapat mengklik tombol gambar printer dan panah pada
bagian atas halaman :

2. Format Surat Peringatan

Surat peringatan merupakan media pemberitahuan dari instansi
Pembina Jabatan Fungsional di Satuan Kerja Perangkat Daerah masing-
masing. Surat ini digunakan ketika seorang Pejabat Fungsional
menjelang waktu 5 (lima) tahun tidak mampu memperoleh angka
kredit yang dipersyaratkan untuk kenaikan pangkat setingkat lebih
tinggi.

Setelah itu akan muncul tampilan contoh format surat peringatan

sebagaimana gambar di bawah ini:
Untuk mengunduh atau mencetak dokumen format Surat Peringatan
anda dapat mengklik tombol gambar printer dan panah pada bagian
atas halaman :
3. Perundang-undangan
Setiap Jabatan fungsional setidaknya memiliki 3 (tiga) jenis perundang-
undang, yaitu Peraturan/Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara dan Reformasi Birokrasi, Peraturan Kementerian/Lembaga yang
menjadi Instansi Pembina Jabatan Fungsional dan Peraturan Bersama
antara Kepala Badan Kepegawaian Negara dan Kementerian/Lembaga
Pembina Jabatan Fungsional.
Untuk mengetahui informasi perundang-undangan jabatan fungsional
dapat mengklik menu perundang-undangan pada halaman download:
Kemudian akan muncul tampilan sebagai berikut:

Dengan meng-klik salah satu perundang-undangan yang ingin dilihat,

maka akan ditampilkan menu sebagai berikut:
Pengunjung dapat mengunduh atau mencetak peraturan perundang-
undangan tersebut dengan mengklik tombol printer atau download
pada bagian atas halaman ini:
5. TAB MUTASI JFT
Tab mutasi JFT merupakan halaman pada SIJABFUNG yang menyediakan
kemudahan pengelolaan administrasi kepegawaian jabatan fungsional
meliputi: pengusulan pengangkatan jabatan fungsional, pemindahan
jabatanan fungsional, pembebasan sementara jabatan fungsional dan
pemberhentian jabatan fungsional yang dilakukan secara online.
Pada halaman Mutasi JFT terdapat 2 tab yang bisa dikunjungi, pertama
merupakan menu update data dan menu view data.
1. Update Data
Menu update data merupakan menu yang diperuntukan bagi pengelola
kepegawaian SKPD yang telah diberi username dan password oleh
admin dari Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Kabupaten
Sumedang, yang diijinkan untuk menginput data terkait usulan Jabatan
Fungsional berupa: Pengangkatan Pertama Kali, Perpindahan dalam
Jabatan Lain, Inpassing, Pengangkatan Jenjang Jabatan, Pembebasan
Sementara atau Pemberhentian.

Jika pengelola kepegawaian melakukan update data usulan mutasi

JFT, maka system akan meminta username dan password yang telah
diberikan untuk masuk pada menu input data.
Jika username dan password berhasil maka akan masuk pada form
input data, sebagai berikut:

d
e

h
i
j

0
p

q
Terdapat 17 jenis tab input yang harus diisi oleh pengelola
kepegawaian SKPD apabila ingin mengusulkan mutasi jabatan
fungsional, yaitu:
a. Nama
Diisi nama pejabat fungsional yang diusulkan mutasi
b. NIP
c. Diisi Nomor Induk Pegawai pejabat fungsional yang diusulkan
mutasi
d. Tempat dan Tanggal Lahir
Diisi Tempat dan Tanggal Lahir pejabat fungsional yang diusulkan
mutasi
e. Pangkat/Golongan ruang
Diisi Pangkat dan Golongan Ruang pejabat fungsional yang
diusulkan mutasi (contoh: Pembina, IVa)
f. Upload SK Pangkat
Pada menu ini pengelola kepegawaian/pengusul harus melampirkan
bukti Surat Keputusan Pangkat terakhir Pejabat Fungsional yang
dilegalisir oleh Kasubag Umum Aset dan Kepegawaian SKPD. Menu
upload data sebagai berikut:
Klik browse pada menu upload file usulan mutasi pegawai, maka
akan muncul tampilan drive/direktori pada computer anda:

Pilih format Surat Keputusan di direktori di mana anda menyimpan

SK Pangkat Pejabat Fungsional yang telah discan dalam bentuk file
berekstension .jpg atau .pdf dengan ukuran file maskimal 1 Mb.
Maka file akan terpilih dengan tampilan:

Selanjutnya upload file tersebut sehingga file tersebut dapat

diunduh oleh admin pengelola SIJABFUNG di Badan Kepegawaian
Pendidikan dan Pelatihan Kabupaten Sumedang.
g. TMT Pangkat
Diisi dengan data Terhitung Mulai Tanggal (TMT) Pangkat terakhir
Pejabat Fungsional
h. Pendidikan Terakhir
Diisi dengan pendidikan terakhir pejabat fungsional (SLTA, D3, D4,
S1, S2, S3)
i. Jenis Kelamin
Diisi jenis kelamin Pejabat Fungsional yang diusulkan dengan cara
mengklik opsi yang diberikan dalam tab sebagai berikut:

j. Jabatan
Diisi oleh Jabatan yang tengah diduduki oleh Pejabat fungsional
beserta tingkatannya (Contoh Auditor Muda, Perencana Madya
dan sebagainya)
k. Upload SK Jabatan
Pengelola Kepegawaian harus meng-upload hasil scan SK Jabatan
yang telah dilegalisir, langka peng-uploadan SK Jabatan ini sama
dengan tahapan pada Upload SK Pangkat
l. TMT Jabatan
Diisi dengan data TMT (terhitung mulai tanggal) SK Jabatan
Fungsional.
m. Unit Kerja
Diisi dengan nama Unit Kerja atau Satuan Kerja Perangkat Daerah
Pengusul
n. PAK lama
Diisi dengan jumlah nilai yang tertera pada dokumen Penetapan
Angka Kredit Pejabat Fungsional, seperti pada gambar berikut:
o. PAK baru (tambahan)
Diisi oleh PAK yang diperoleh pejabat fungsional setelah PAK lama,
seperti pada gambar berikut:
p. Jumlah PAK
Diisi oleh Nilai Jumlah PAK antara PAK lama dan PAK baru
(tambahan), seperti pada gambar:
q. Upload PAK
Mengupload PAK dengan langkah-langkah sebagaimana upload SK
Pangkat dan Upload SK Jabatan.
r. Jenis Mutasi
Jenis mutasi di isi dengan mengklik tanda panah pada gambar
berikut :

Maka akan keluar jenis mutasi yang akan diajukan yaitu :

1. Pengangkatan Pertama Kali, di klik apabila Calon Pejabat
Fungsional diajukan untuk diangkat pertama kali dalam Jabatan
Fungsional.
2. Perpindahan Dalam Jabatan Lain, menu ini di klik apabila
pengelola kepegawaian SKPD ingin mengajukan Pengangkatan
Calon Pejabat Fungsional dari Jabatan lain, baik yang berasal dari
Jabatan Struktural atau Jabatan Fungsional Umum

3. Inpassing, menu ini dipilih apabila pengelola kepegawaian SKPD

mengajukan penyesuaian jabatan atau inpassing dari jabatan lain ke
jabatan fungsional sesuai rekomendasi dan batas waktu yang
dikeluarkan oleh Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara dan Reformasi Birokrasi atau Kementerian/Lembaga yang
menjadi Pembina Jabatan Fungsional tersebut.

4. Pengangkatan Jenjang Jabatan, menu ini dipilih apabila

pengelola kepegawaian SKPD mengajukan Pejabat Fungsional yang
akan naik jenjang jabatan, baik jenjang jabatan fungsional
keterampilan maupun keahlian.
5. Pembebasan Sementara, menu ini dipilih apabila pengelola
kepegawaian SKPD jika mengajukan salah satu pejabat fungsional
yang akan dibebaskan sementara karena tugas belajar 6 (enam)
bulan atau lebih, terkena hukuman disiplin sedang/berat, cuti di luar
tanggungan Negara atau tidak dapat mengumpulkan angka kredit
selama 5 (lima) tahun minimal yang dipersyaratkan untuk kenaikan
pangkat lebih tinggi.

6. Pemberhentian, menu ini dipilih oleh pengelola kepegawaian

SKPD jika mengajukan pemberhentian pejabat fungsional baik
karena mengundurkan diri, diberhentikan dengan tidak hormat
sebagai PNS maupun setelah lebih dari 5 (lima) tahun dan
diperpanjang 1 (satu) tahun tidak mencapai angka kredit yang
dipersyaratkan untuk kenaikan pangkat lebih tinggi.
2. View Data
Menu ini dipergunakan untuk melihat data usulan mutasi yang telah
diinput oleh pengelola kepegawain SKPD, tampilan sebagai berikut:

Dalam menu view juga pengelola SKPD dapat melakukan pencarian

pejabat fungsional yang telah diajukan melalui menu pencarian,
dengan mengetik nama atau NIP PNS yang diajukan:
 Pengelola kepegawaian ataupun admin di Badan Kepegawaian
Pendidkan dan Pelatihan dapat mengunduh usulan mutasi dalam
bentuk file excel :

6. TAB PUBLIKASI JFT

Halaman publikasi JFT memuat informasi tentang Jumlah dan Jenis
Pejabat Fungsional di Kabupaten Sumedang di semua SKPD, mulai dari
Auditor sampai ke Widyaiswara. Tab publikasi ini terdiri dari menu
Update dan View. Update untuk memperbaharui dan menginput jabatan
fungsional yang dialkukan oleh Admin Badan Kepegawaian Pendidikan
dan Pelatihan, kemudian view untuk melihat data baik oleh BKPP maupun
pengelola kepegawaian SKPD.

1. Update Data JFT

Menu ini khusus hanya bisa diakses oleh Admin dari Badan
Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan, untuk menjaga ketetapan dan
konsistensi data. Untuk mengupdate data maka admin melakukan
login:

Setelah login admin mengisi data profil jabatan fungsional berdasarkan

SKPD terdiri dari, tab input, tediri dari: Nama, NIP, Pangkat, Golongan
Ruang, TMT Pangkat, Jabatan, TMT Jabatan, Pendidikan, Angka Kredit
dan Unit Kerja.
 2. View Data JFT
Hasil Input data dapat dilihat pada tab view data JFT.

Selain oleh admin BKPP data tersebut juga dapat dilihat oleh pengelola
kepegawaian SKPD.

7. TAB KONSULTASI
Tab konsultasi merupakan halaman terakhir pada SIJABFUNG yang
menyediakan fasilitas konsultasi administrasi kepegawaian secara online
antara pengelola kepegawaian SKPD dengan BKPP Kabupaten Sumedang.
Menu ini membantu para pengelola kepegawaian jabatan fungsional agar
lebih efisien berkoordinasi dan berkomunikasi sehingga tidak perlu tatap
muka untuk penjelasan yang bersifat umum dan bisa dikonsulkan melalui
online. Menu konsultasi tersebut secara garis besar digambarkan sebagai
berikut:
Pada input menu konsultasi, pengelola kepegawaian SKPD dapat
mengajukan konsultasi dengan menginput nama, NIP, Unit Kerja, jenis
konsultasi, dan isi/materi konsultasi itu sendiri.
Untuk jenis konsultasi disediakan 3 (tiga) jenis kategori konsultasi yaitu
konsultasi berupa pertanyaan, konsultasi berupa saran atau konsultasi
berupa pengaduan sebagaimana gambar berikut:

Konsultasi dikirim dengan mengklik submit pada form konsultasi dan akan
tampil ketika sudah dijawab pada halaman sebagai berikut:
Materi konsultasi yang dikirim oleh SKPD akan diverifikasi oleh Admin
Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan, tidak semua materi yang
diajukan SKPD akan ditampilkan karena yang ditampilkan adalah materi
yang sesuai dan berkaitan dengan pengelolaan administrasi kepegawaian
jabatan fungsional. Di samping itu etika penulisan kalimat yang diajukan
dalam halaman konsultasi juga menjadi pertimbangan apakah materi
konsultasi itu layak ditampilkan atau tidak.
2016

MANUAL APLIKASI
SISTEM INFORMASI JABATAN FUNGSIONAL

Pemerintah Kabupaten Sumedang

Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan
DAFTAR ISI

No Uraian Hal
1. Alur Pengoperasian Sistem Informasi Jabatan
Fungsional.. 1

2. Tab Home/Beranda.. 2

3. Tab Profil 4

4. Tab Mekanisme dan Persyaratan 5

5. Tab Download/Unduh. 8
6. Tab Mutasi JFT..... 15
7. Tab Konsultasi 31