AccCare PT-PP JO

Alur Umum
Sistem
A c c Ca re P T- P P J O
 Halaman Akses

Untuk tahap ujicoba aplikasi, langkah

Buka browser

Di bagian url address, masukkan :

http://acc.ptpp.co.id

Jika koneksi berhasil, akan muncul halaman depan aplikasi

seperti pada gambar berikut
Menambahkan Proyek Baru

Membuat User untuk Proyek Login Admin

Fiscal Calendar

Fitur
Sistem
A c c Ca re P T- P P J O
 Masukkan
Buka halaman
aplikasi
username admin Login Admin
dan password

Langkah

Jika login sukses, akan masuk ke halaman

admin seperti pada gambar berikut
 Menambahan Proyek baru
Langkah

1. Login sebagai admin 3. Akan muncul form

2. Selanjutnya untuk menyiapkan proyek baru, Klik menu, 4. Isikan sesuai data project yang akan di masukkan,
setup, project, dan kemudian klik ‘add new’ seperti pada jika sudah klik ‘save’ seperti pada contoh berikut
gambar berikut

5. Data proyek akan tersimpan

 Membuat user untuk proyek
Langkah

1. Login sebagai admin

2. Klik menu ‘setup’, ‘user’, seperti pada gambar berikut

5. Selanjutkan akan muncul form berikutnya. pada

form ini, kita akan menentukan user yang baru
kita buat bisa mengakses data untuk kode
3. Akan muncul form.
proyek berapa.
4. Inputkan data user name, password, level = project,
posisi, telepon, alamat dan email. Jika sudah, klik
‘save’ seperti pada gambar
 Membuat user untuk proyek
Langkah

6. Klik ‘add project’, akan muncul daftar project yang ada, pilih 7. Jika sudah, data akan tersimpan, seperti
berikut
/ centang, kemudian klik ‘save’ seperti pada contoh berikut
 Fiscal Calendar

Fiscal calendar akan menentukan data yang boleh diimport adalah data untuk periode berapa. Admin berhak
membuka dan menutup periode yang ditentukan.

Langkah
3. Akan muncul form. Isikan tahun,
1. Login sebagai admin periode, tanggal berlaku, dan status.
2. Klik menu ‘setup’, ‘fiscal calendar’, dan klik ‘add new’ untuk Jika sudah, klik ‘save’ seperti pada
membuat periode baru, seperti pada gambar berikut contoh berikut
 Fiscal Calendar

4. Contoh hasil inputan tampak pada gambar berikut

Review Kodemasuk
Input uang Dokumen

Project
Posting Import Vendor
Cashbook Login User Project
Import Transaksi
Modul AP

Cek PPh dan Upload Dokumen

Modul AR - Input AR

Membuat data hutang

Modul PO
Fitur
Import Data ke Modul AP/ PO / IC
Modul IC
Sistem
Membuat SUP Proyek
Modul GL
A c c Ca re P T- P P JO

Pembayaran
Laporan
Cashbook
 Login
Buka halaman
User Project
Masukkan
username dan
aplikasi password user
project

Langkah

Jika login sukses, akan masuk ke halaman

admin seperti pada gambar berikut
Review Kode Dokumen

Untuk melihat kode dokumen yang

digunakan di dalam sistem, langkahnya
Untuk data yang akan dimasukkan dalam sistem,
1. Login sebagai user proyek
memiliki identitas nodokumen dan harus mengikuti
2. Klik menu ‘setup’, ‘document codes’
aturan penulisan. Aturan penulisannya adalah
seperti pada gambar berikut
[kode proyek][kode dokumen][no urut no bukt]

Kode proyek 6 digit, kode dokumen 2 karakter, dan

nobukti 4 s/d 5 digit.
Review Kode Dokumen

Langkah 3. Akan muncul halaman vendor.

1. Login sebagai user project
2. Klik menu ‘setup’, ‘vendor’ seperti pada gambar
berikut
4. Pada halaman ini, untuk menambahkan vendor,
ada 2 cara,
a. Input langsung
b. Import dari file
5. Untuk import dari file, pertama kali klik link ‘file
template vendor’ seperti pada gambar berikut
Project Import Vendor

Langkah 9. Selanjutnya akan muncul informasi file yang di

6. File template akan terdownload upload / di import ke aplikasi, seperti pada

7. Selanjutnya isikan data vendor ke dalam file template gambar berikut

tersebut.
8. Untuk upload, klik ‘choose file’, pilih file vendor yang
akan di upload, kemudian klik ‘import’seperti pada
gambar berikut

untuk melihat sisi yang sebelah kanan, bisa

menggunakan kursor kanan / kiri

10. Data vendor yang berhasil di import akan

masuk ke dalam sistem.
Import Transaksi

Transaksi dimasukkan ke dalam sistem melalui file xls. Import
transaksi dilakukan oleh user proyek.
Langkah :
1. Login sebagai login proyek
2. Klik menu ‘verification’, ‘import’ seperti pada gambar
berikut
3. Ada link ‘file template PCCS AP In’. klik link tersebut,
akan mendownload file template. Isikan data hutang
yang akan di import ke template tersebut. Ketika
mengisikan kolom tanggal transaksi, pastikan
susunan tanggal adakah [tahun]/[bulan]/[tanggal]
4. Jika file sudah siap, selanjutnya klik ‘choose file’, dan
klik ‘import’ seperti pada gambar berikut
Import Transaksi

Langkah :
5. Sistem akan menunjukkan log hasil import.
Cek PPh dan Upload Dokumen

Untuk kelengkapan data hutang, operator bisa 3. Pada kolom pph, operator bisa melakukan penyesuaian
melakukan pengecekan nilai pph dan upload dokumen nilai pph, untuk data hutang yang belum mendapatkan
pendukung. verifikasi dari user dvops dan dvpob.
Langkah: 4. Untuk menambahkan file pendukung, sesuai dengan data
1. Login sebagai user proyek hutang yang akan ditambahkan dokumennya, klik
2. Klik menu ‘Verification’, ‘Browse PCCS’ seperti pada gambar mata, akan muncul form berikut
gambar berikut
Cek PPh dan Upload Dokumen

5. Klik tombol upload 7. File akan terupload, seperti pada tampilan berikut
6. Muncul form, klik ‘choose file’, pilih file yang akan
diupload, kemudian klik ‘save’ seperti pada contoh
berikut
Membuat data hutang

Data hutang yang bisa diinputkan adalah data hutang dengan 3. Muncul form
kode dokumen TB / TS / F*. 4. Inputkan nodokumen / notransaksi, vendor, tanggal
Langkah: transaksi, nilai kotor, pph, deskripsi, rincian. Jika
1. Login sebagai user proyek sudah, klik simpan seperti pada gambar berikut
2. Klik menu ‘verification’, ‘browse pccs’, kemudian klik ‘add
new’ seperti pada gambar berikut

5. data akan tersimpan.

Input TB/TS
F*
Validasi Hutang
Import Data (From PCCS) ke
Modul AP/ PO / IC / PM

Langkah

1. Login sebagai user project 3. Data hutang yang sudah valid akan muncul.

2. Klik menu ‘import from pccs’ seperti pada gambar 4. Selanjutnya klik ‘send’, data akan masuk ke modul

berikut terkait.
Membuat SUP Proyek

Untuk bisa membuat SUP proyek, data budget harus sudah 3. Pilih pekan budget dan klik GO seperti pada gambar
disiapkan dan di validasi oleh user DVPOB. berikut
Langkah
1. Login sebagai user proyek
2. Klik menu payment, proposed payment, seperti pada
gambar berikut

4. Pada kolom proposed payment, kita isikan nilai

usulan yang akan di bayar.
Membuat SUP Proyek

Langkah 6. Muncul form

5. Selanjutnya, kita bisa melihat laporan SUP di menu
7. Pilih pekan budget, project, dan klik ‘Go’ seperti
‘Proposed Payment’, ‘report’, ‘proposed payment’ seperti
pada gambar berikut
pada gambar berikut
Membuat SUP Proyek

Langkah

Contoh excel tampak pada gambar berikut

8. Data akan muncul
9. Setelah data muncul, bisa di klik tombol
‘export excel’ untuk mendapatkan file
excelnya.
10. Setelah data muncul, bisa di klik tombol
‘export excel’ untuk mendapatkan file
excelnya.
 Pembayaran

Untuk melakukan pembayaran, berdasarkan pada data

3. Muncul form
SUP yang telah dibuat sebelumnya.
4. Inputkan pekan pembayaran, tanggal pembayaran,
Langkah
no bukti bayar, bank pembayar, pilih hutang yang
1. Login sebagai user proyek
akan dibayar. Jika sudah, klik ‘save’ seperti pada
2. Klik menu payment, payment, dan klik ‘add new’ gambar berikut
seperti pada gambar berikut
Pembayaran

Langkah 6. Jika sudah tersimpan, akan muncul konfirmasi nilai total

5. Ketika memilih hutang yang akan di bayar, dibayar, seperti pada gambar berikut
tandai hutang yang dipilih, seperti pada
contoh berikut
Pembayaran

Langkah 9. Akan muncul konfirmasi, pilih yes seperti pada gambar

7. Selanjutnya kita melakukan finalisasi berikut
pembayaran
8. Klik menu payment, finalize payment. Akan
muncul data, kemudian tandai pekan
pembayaran yang akan difinalkan, seperti
10. Data akan tersimpan, dan coba otomatis akan masuk ke
pada gambar berikut
modul cashbook.
Pembayaran

Langkah 12. Akan Data akan muncul

11. Selanjutnya kita bisa melihat laporan
pembayaran. Klik menu payment, report,
payment. Selanjutnya akan muncul form.
Pilih pekan pembayaran, project, dan klik ‘Go’
seperti pada gambar berikut
13. Untuk menampilkan report ke excel, klik menu ‘export
excel’.
14. Contoh hasil export excel tampak pada gambar berikut
Tracert Dokumen
Cashbook

Data finalisasi pembayaran akan langsung 3. Untuk setiap data cashbook, kita harus memastikan semua
masuk ke dalam modul cashbook. akun sudah terisi dengan benar. Untuk mencek isian data
cashbook, klik gambar mata
Cek Pembayaran (Payment) / Uang Keluar 4. Muncul form isian cashbook. Seperti pada gambar berikut
Langkah
1. Login sebagai user proyek
2. Klik menu ‘cashbook’ seperti pada gambar
berikut
Cashbook

Langkah 6. Untuk edit akun, klik icon edit

5. Untuk setiap detil, cek setiap isian.klik 7. Pilih akun, dan klik ‘save’ seperti pada contoh berikut
gambar mata, pastikan setiap akun terisi
dengan benar, seperti pada contoh berikut
Input Uang Masuk

Langkah 4. Inputkan tanggal, deskripsi batch. Kemudian klik ‘add new’.

1. Login sebagai user proyek masukkan transaction number, pilih bank, referensi, dan
2. Klik menu cashbook, dan kemudian klik ‘add deskripsi. Jika sudah, klik ‘save’ seperti pada gambar berikut
new’ seperti pada gambar berikut

3. Muncul form

5. Data tersimpan.
Input Uang Masuk

Langkah 7. Muncul form

6. Selanjutnya, kita tambahkan detil isian 8. Klik ‘add detil’ seperti pada gambar berikut
akunnya. Klik gambar mata seperti pada
gambar berikut

9. Muncul form
10. Inputkan deskripsi, pilih akun dan lawan akun, inputkan
jumlah = 1, dan receipt amount. Jika sudah, klik ‘save’
Posti ng Cashbook

Posting hanya bisa dilakukan jika detil isian 3. Di kolom ‘select to post’, tandai batch yang akan di posting,
cashbook sudah lengkap terutama untuk isian kemudian klik ‘save’ seperti pada gambar berikut
noakunnya.
Langkah
1. Login sebagai user proyek
2. Klik menu ‘cashbook’ seperti pada gambar
berikut

4. Setelah di posting, data otomatis akan masuk ke dalam GL

Modul AP

Dari data tersebut, akan

muncul data batch AP. Data Jika di klik icon mata, detil
Login sebagai user proyek Klik menu AP, Batch Batch AP adalah data yang entri untuk batch bisa
muncul dari modul ‘Import muncu
from pccs’

1 2 3 4

Untuk posting, pada kolom

Selanjutnya data bisa di ‘select to post’, tandai batch Akan muncul konfirmasi, Jika posting sukses, akan Data hasil postin
posting agar masuk ke GL yang akan di posting ke GL, pilih YES muncul konfirmasi cek di modu
dan kemudian klik ‘Post’

5 6 7 8 9
Cek Konversi Akun sesuai resource Code
 Modul AR - Input AR
Inputkan
Untuk input AR, tanggal batch,
Selanjutnya data
pertama kali kita deskripsi, no
Login sebagai bisa di posting
Klik menu AR inputkan data Muncul form transaksi, Untuk posting,
user proyek agar masuk ke
headernya dulu. project,
GL
klik ‘add new’ customer. Jika
sudah, klik ‘save’
 Login sebagai user

Modul PO proyek

Klik menu PO

Muncul form

Selanjutnya data
bisa di posting agar
masuk ke GL
Modul IC
a
a bi s k
a dat masu
ny r
n jut g aga
a
Sel ostin ke GL
di p

Klik menu IC, muncul

form
3

Login sebagai user

proyek

1
Modul PM

Klik menu PM, Selanjutnya data

Login sebagai
muncul form bisa di posting
user proyek
berikut agar masuk ke GL
Login sebagai user proyek
Modul GL
Klik menu GL

Akan muncul fom

Debt Report

Proposed Payment
Beberapa Laporan yang di akses oleh user proyek

Payment

LMKD-01

LMKC-01
Laporan

LMKC-02

GL Listing
Verifikasi Data

Create Budget Login DVPOB

User ini bertugas untuk melakukan verifikasi dokumen, dan

membuat budget untuk setiap proyek.

Fitur
Sistem
A c c Ca re P T- P P J O
 Verifi kasi Data

Langkah
3. Di kolom ch, tandai data yang dianggap valid, seperti
1. Login sebagai DVPOB / DVOPS
pada contoh berikut
2. Klik menu ‘verification’, ‘verification’. Kemudian
pilih proyek yang akan di verifikasi dan klik ‘GO’
seperti pada gambar berikut

4. Verifikasi oleh dilakukan oleh 2 jenis user dvpob /

dvops.
 Create Budget
Langkah
3. Muncul form
1. Login sebagai user dvops / dvpob
4. Pilih project, klik ‘GO’, dan kemudian klik ‘add new’
2. Klik menu Budget, Create Budget, seperti pada
seperti pada contoh berikut
gambar berikut

5. Verifikasi oleh dilakukan oleh 2 jenis user dvpob /

dvops.
 Create Budget

Langkah
7. Data akan tersimpan
5. Muncul form
8. Selanjutnya melakukan validasi budget, klik menu
6. Pilih project, tanggal, pekan budget, isikan nilai
‘budget’, ‘validation budget’ seperti pada gambar
budget, kemudian klik ‘Save’ seperti pada gambar
berikut
berikut
 Create Budget

Langkah
9. Muncul form
10. Tandai / centang data budget yang akan di validkan, seperti pada contoh berikut dan data akan tersimpan
Contoh transaksi Modul CB
Contoh transaksi Akun AR
Contoh transaksi Akun AP
Transaksi per akun
Terima kasih