2021

MANUAL BOOK
PENGOPERASIAN APLIKASI
SISTEM INFORMASI
KEPEGAWAIAN (SIMPEG) ADMIN
OPD

Konsultan Teknologi Informasi, Elektronika,

Multimedia dan Jaringan
Telepon: 085648400373 1
Website :dinotechsolution.co.id
E-mail: dinotechsolution@gmail.com
Kata pengantar
Alhamdulillahirabbil’alamin, Puji syukur kehadirat Allah SWT, atas
segala rahmat dan hidayah-Nya. Shalawat serta salam senantiasa
tercurahkan kepada junjungan Nabi Agung Muhammad SAW yang selalu
kita nantikan syafa’atnya di akhirat nanti.

Penulis mengucapkan syukur kepada Allah SWT atas limpahan

nikmat sehat-Nya, baik itu berupa sehar fisik maupun akal pikiran,
sehingga penulis mampu untuk menyelesaikan pembuatan laporan
sebagai media informasi dari bagi pengguna aplikasi dengan judul
“Manual Book Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG)”.

Penulis tentu menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari kata
sempurna dan masih banyak terdapat kesalahan serta kekurangan di
dalamnya. Untuk itu, penulis mengharapkan kritik serta saran dari
pembaca untuk makalah ini, supaya laporan ini nantinya dapat menjadi
laporan yang lebih baik lagi. Demikian, dan apabila terdapat banyak
kesalahan pada laporan ini penulis mohon maaf yang sebesar-besarnya.

Surabaya, 20 Juni 2021

Penyusun

2
 DAFTAR ISI

Kata pengantar ....................................................................................................2

PENDAHULUAN....................................................................................................4
Cara mengakses Aplikasi SIMPEG .......................................................................5
Menu Data Pegawai ............................................................................................7
Sub menu Data Induk Pegawai .......................................................................7
Sub menu View Data Induk Pegawai ..............................................................9
Sub menu Filter Data .....................................................................................11
Menu Prediksi Data ...........................................................................................13
Sub menu Prediksi Kenaikan Jabatan ...........................................................24
Sub menu Prediksi Kenaikan Gaji Berkala ....................................................26
Sub menu Prediksi Pensiun ...........................................................................28
Menu Laporan....................................................................................................30
Sub menu Formasi Gol/Ruang ......................................................................30
Sub menu Rekap Jml Pegawai Per Pendidikan Per Gender .........................32
Sub menu Rekap berdasarkan Agama dan Gender ......................................34
Sub menu Jml PNS Berdasarkan Pangkat Gol/Ruang & Gender ..................36
Sub menu Jml Pejabat Eselon .......................................................................38

3
PENDAHULUAN
Semakin berkembangnya teknologi informasi maka mendorong
pemerintah untuk lebih memanfaatkan teknologi informasi dalam
meningkatkan pelayanannya. Badan Kepegawaian Daerah kabupaten Gresik
(BKD) telah membangun sistem informasi kepegawaian dengan memanfaatkan
teknologi informasi. Salah satunya dengan pembangunan/pengembangan
sistem informasi manajemen kepegawaian daerah (simpeg) yang sudah ada
semenjak tahun 2010.

Data dan informasi kepegawaian merupakan komponen yang sangat

penting pada BKD Kabupaten Gresik karena dapat menunjang pengambilan
keputusan dalam manajemen kepegawaian. Dengan adanya UU Nomor 5 Tahun
2014 Tentang Aparatur Sipil Negara pada Bab XII Sistem Informasi ASN pasal 127
maka diharapkan setiap instansi pemerintah wajib memutakhirkan data secara
berkala sehingga terbentuk pemerintahan yang bersih, transparan, dan dapat
menjawab tuntutan perubahan secara efektif dan efesien.

Untuk pemutakhiran data kepegawaian BKD Kabupaten Gresik telah

mempunyai aplikasi simpeg yang sudah ada semenjak tahun 2010. Pada tahun
2019 simpeg sudah berbasis web yang dapat diakses oleh Kasubag Umum dan
Kepegawain OPD dan PNS. Selain simpeg, BKD Kabupan Gresik mempunyai
aplikasi Document Mangement System (DMS) dimana aplikasi ini memuat
dokumen kepegawaian dalam bentuk digital. Untuk menyesuaikan dengan
perkembangan saat ini dimana data dan informasi bisa diakses dengan mudah
maka pemeliharaan simpeg tahun 2020 ini berfokus pada integrasi simpeg web
dan DMS sehingga Kasubag Umum dan Kepegawaian OPD dan PNS bisa
mengakses data pegawai beserta dokumen kepegawaian dalam bentuk digital
dalam 1 (satu) aplikasi.

4
Cara mengakses Aplikasi SIMPEG
Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) dapat diakses melalui
komputer dan perangkat mobile yang telah terkoneksi dalam Jaringan internet.
Untuk mengakses Aplikasi ini dapat dilakukan sebagai berikut :

• Buka browser internet, untuk memaksimalkan tampilan

direkomendasikan menggunakan browser Google Chrome dan Mozilla
Firefox.
• Ketik alamatnya http://simpeg.gresikkab.go.id/ lalu klik enter

• Maka akan muncul tampilan halaman seperti berikut

• Bila ingin masuk ke dalam aplikasi, kita ingin login terlebih dahulu. Klik
login
• Masukkan username dan password

5
• Maka akan muncul tampilan halaman dashboard seperti berikut

• Pada tampilan halaman dashboard ini terdapat beberapa menu yaitu

seperti :
o Menu Data Pegawai
o Menu Pengajuan Pelayanan
o Menu Prediksi Data
o Menu Pengembangan SDM
o Menu Laporan

6
Menu Data Pegawai

Pada menu ini berfungsi sebagai kumpulan data pegawai dari berbagai
unit organisasi yang ada dikabupaten gresik baik data pegawai yang masih aktif
maupun yang sudah tidak aktif, Riwayat Pendidikan, jabatan, penghargaan, dll.
menu data pegawai ini juga memiliki 5 sub menu yaitu :

• Data Induk Pegawai

• View Data Induk Pegawai
• Filter Data
• Unit Kerja

Sub menu Data Induk Pegawai

Pada sub menu ini berfungsi sebagai rekap data pegawai dari unit
organisasi yang ada di gresik, bagaimana cara menambahkan data pegawai
didalam aplikasi, caranya adalah sebagai berikut :

• Cara menambah data Pegawai yaitu Klik “menu data pegawai”, klik
“data induk pegawai” lalu Klik “Seluruh Pegawai”
• Maka akan muncul tampilan halaman seperti berikut

7
• Pada halaman ini kita bisa melihat seluruh nama pegawai yang ada di
masing-masing OPD, dan juga kita bisa mengetahui pegawai mana
yang belum memiliki dan sudah memiliki akun untuk mengakses
aplikasi simpeg dengan melihat tanda yang ada di table sebelah kanan.
Jika tandanya bewarna hijau maka pegawai tersebut sudah memiliki
akun simpeg, bila tandanya bewarna merah maka pegawai tersebut
belum memiliki akun simpeg

Pegawai belum memiliki akun

login aplikasi simpeg

Pegawai sudah memiliki akun

login aplikasi simpeg

• Kita juga melihat detail data pegawai, dengan cara double klik pada
NIP atau nama pegawai yang ingin kita lihat. Jika sudah diklik maka
akan muncul tampilan seperti berikut

8
Sub menu View Data Induk Pegawai
Pada sub menu ini berfungsi sebagai rekap data pegawai dari unit
organisasi yang ada di gresik, bagaimana cara mengakses data pegawai didalam
aplikasi, caranya adalah sebagai berikut :

• Untuk dapat mengaksesnya kita bisa mengklik “Data Pegawai”

kemudian klik “view data induk pegawai”, maka akan muncul tampilan
seperti berikut

• Pada halaman ini kita mengetahui pegawai berdasarkan struktur

organisasi yang ada disetiap instansi yang ada dikabupaten Gresik
• Untuk mengaksesnya kita bisa mengklik “Show Data” pada salah satu
Instansi, maka akan muncul tampilan seperti berikut

9
• Kemudian klik salah satu jabatan pada struktur organisasi yang ada,
maka akan muncul list pegawai yang ada di salah jabatan pada struktur
organisasi

10
Sub menu Filter Data
Pada sub menu ini berfungsi melihat rekap data pegawai yang masuk
didalam aplikasi Simpeg, bagaimana cara mengakses filter data didalam aplikasi,
caranya adalah sebagai berikut :

• Untuk dapat mengaksesnya kita bisa mengklik “Data Pegawai”,

kemudian klik “Filter Data”. Maka akan muncul tampilan seperti berikut

• Lalu pilih opsi filter dan centang terlebih dahulu pada opsi pengisian
yang ingin kita cari seperti filter kepegawaian, biodata pribadi, Riwayat.
Maka akan muncul tampilan seperti berikut

11
• Selanjutnya kita juga mengkonvert data table pegawai ke dalam excel
dengan mengklik “Export Excel”. Maka seperti berikut tampilan data
table pegawai pada format excel

12
Sub Menu Unit Organisasi
Pada sub menu ini kita bisa melihat data satker dari masing-masing unit
organisasi dan juga bisa menambah satkernya, lalu bagaimana cara kita masuk
ke dalam sub menu unit organisasi, caranya adalah sebagai berikut :

• Klik menu “data pegawai”, klik “unit organisasi”, maka akan muncul
tampilan halaman seperti berikut

• Jika kita ingin melihat satker apa saja yang ada di masing-masing unit
organisasi, kita bisa mengklik “list satker”, Maka akan muncul tampilan
halaman seperti berikut

13
• Dihalaman ini kita bisa menambahkan dan merubah satker, jika kita
ingin menambah satker kita bisa mengklik “Tambah Data”. Maka akan
muncul pop-up seperti berikut

• Kemudian masukkan data satker sesuai dengan opsi pengisian yang

ada, apabila sudah selesai mengisi data satker klik “Simpan” untuk
menyimpan data satker yang telah kita input tadi
• Jika ingin merubah data satker, kita bisa mengklik “Edit Data” pada
salah satu tabel. Maka akan muncul pop-up seperti berikut

14
• Kemudian ubah bagian data satker yang ingin kita rubah sesuai dengan
opsi pengisian yang ada, apabila sudah selesai klik “Simpan” untuk
menyimpan data satker yang telah kita ubah tadi
• Jika ingin melihat list subsatker, kita bisa mengklik “list subsatker”
pada salah satu data table satker yang ada. maka akan muncul
tampilan seperti berikut

• Dihalaman ini kita bisa menambahkan dan merubah subsatker, jika

kita ingin menambah satker kita bisa mengklik “Tambah Data”. Maka
akan muncul pop-up seperti berikut

15
• Kemudian masukkan data satker sesuai dengan opsi pengisian yang
ada, apabila sudah selesai mengisi data subsatker klik “Simpan” untuk
menyimpan data satker yang telah kita input tadi
• Jika ingin merubah data satker, kita bisa mengklik “Edit Data”. Maka
akan muncul pop-up seperti berikut

• Kemudian ubah bagian data subsatker yang ingin kita rubah sesuai
dengan opsi pengisian yang ada, apabila sudah selesai klik “Simpan”
untuk menyimpan data subsatker yang telah kita ubah tadi

16
Menu Pengajuan Pelayanan

Pada menu ini berfungsi memprediksi pegawai dari berbagai unit

instansi dikabupaten gresik yang mendapatkan Kenaikan Pangkat, Kenaikan
Gaji, mendapatkan penghargaan dll. Menu data Pengajuan Pelayanan ini juga
memiliki 2 sub menu yaitu :

• Sub Menu Pengajuan Data

• Sub Menu Pelayanan

Sub Menu Pengajuan Data

Pada sub menu ini kita digunakan pegawai untuk mengajukan pensiun dan
kenaikan pangkat, lalu bagaimana cara kita masuk ke dalam sub menu
Pengajuan Data, caranya adalah sebagai berikut :

• Klik menu “Pengajuan Pelayanan”, klik “Pengajuan Data”, maka akan

muncul tampilan halaman seperti berikut

• Pada halaman ini terdapat dua opsi pengajuan yaitu Pengajuan

Pensiun dan Pengajuan Kenaikan Jabatan, jika kita ingin mengajukan
17
 pensiun kita klik “Pengajuan Pensiun”. Maka akan muncul tampilan
seperti berikut

• Klik “Pengajuan Data” untuk pegawai yang

mengajukan pensiun, maka akan muncul
tampilan seperti berikut

• Masukkan data pengajuan pelayanan dengan

menyesuaikan opsi pengisian yang ada,

18
 kemudian klik “masukkan pegawai” untuk
menunjuk pegawai yang melakukan pengajuan
pelayanan. Jika sudah klik “simpan”

• Jika sudah selesai terisi semua klik “simpan”

19
• Klik menu “Pengajuan Pelayanan”, klik “Pengajuan Data”, maka akan
muncul tampilan halaman seperti berikut

• Pada halaman ini terdapat dua opsi pengajuan yaitu Pengajuan

Pensiun dan Pengajuan Kenaikan Jabatan, jika kita ingin mengajukan
pensiun kita klik “Pengajuan kenaikan pangkat”. Maka akan muncul
tampilan seperti berikut

20
 • Klik “Pengajuan Data” untuk pegawai yang
mengajukan pensiun, maka akan muncul
tampilan seperti berikut

• Masukkan data pengajuan pelayanan dengan

menyesuaikan opsi pengisian yang ada, kemudian
klik “masukkan pegawai” untuk menunjuk
pegawai yang melakukan pengajuan pelayanan.
Jika sudah klik “simpan”.

21
• Setelah itu akan muncul gambar seperti berikut

22
23
 • Menu Prediksi Data

Pada menu ini berfungsi memprediksi pegawai dari berbagai unit

instansi dikabupaten gresik yang mendapatkan Kenaikan Pangkat, Kenaikan
Gaji, mendapatkan penghargaan dll. menu data Prediksi Data ini juga memiliki 3
sub menu yaitu :

• Sub Menu Prediksi Kenaikan Jabatan

• Sub Menu Prediksi Kenaikan Gaji Berkala
• Sub Menu Prediksi Pensiun

Sub menu Prediksi Kenaikan Jabatan

Pada sub menu ini berfungsi sebagai rekap data prediksi pegawai dari unit
organisasi yang ada di gresik yang menerima kenaikan jabatan, bagaimana cara
mengakses prediksi data kenaikan Jabatan didalam aplikasi, caranya adalah
sebagai berikut :

• Untuk mengaksesnya kita bisa mengklik menu “Prediksi Data” lalu klik
“Sub Menu Prediksi Kenaikan Jabatan”, maka akan muncul tampilan
seperti berikut

24
• Pilih sesuai dengan pengisian yang ada di dalam gambar diatas, jika
sudah klik “view”. Maka akan muncul tampilan seperti berikut

• Kita juga bisa menconvert data yang ada ditabel ke dalam excel dengan
mengklik “Export”, maka akan seperti berikut tampilannya pada
format excel

25
Sub menu Prediksi Kenaikan Gaji Berkala
Pada sub menu ini Berfungsi sebagai rekap data prediksi pegawai dari
unit organisasi yang ada di gresik yang menerima kenaikan Gaji Berkala,
bagaimana cara mengakses prediksi data kenaikan Gaji Berkala didalam aplikasi,
caranya adalah sebagai berikut :

• Untuk mengaksesnya kita bisa mengklik menu “Prediksi Data” lalu klik
“Sub Menu Prediksi KGB”, maka akan muncul tampilan seperti berikut

• Pilih sesuai dengan pengisian yang ada di dalam gambar diatas, jika
sudah klik “view”. Maka akan muncul tampilan seperti berikut

26
• Kita juga bisa menconvert data yang ada ditabel ke dalam excel dengan
mengklik “Export”, maka akan seperti berikut tampilannya pada
format excel

27
Sub menu Prediksi Pensiun

Pada menu ini berfungsi memprediksi pegawai mana yang saja yang
nanti akan memasuki masa pensiun dari berbagai unit instansi dikabupaten
gresik.

• Untuk mengaksesnya kita bisa mengklik menu “Prediksi Data” lalu klik
“Sub Menu Prediksi Pensiun”, maka akan muncul tampilan seperti
berikut

• Pilih sesuai dengan pengisian yang ada di dalam gambar diatas, jika
sudah klik “view”. Maka akan muncul tampilan seperti berikut

28
• Kita juga bisa menconvert data yang ada ditabel ke dalam excel dengan
mengklik “Export”, maka akan seperti berikut tampilannya pada
format excel

29
Menu Laporan

Pada menu ini berfungsi menampilkan laporan dari data yang ada
dimenu sebelumnya. menu data Laporan ini juga memiliki 1 sub menu yaitu
Formulir A dan didalam di sub menu formulir A terdapat sub menu lagi yaitu :

• Sub Menu Formasi Gol/Ruang

• Sub Menu Rekap Jml Pegawai per Pendidikan, Gender
• Sub Menu Rekap berdasarkan Agama dan Gender
• Sub Menu Jml PNS Berdasarkan Pangkat Gol/Ruang & Gender
• Sub Menu Jml Pejabat Eselon

Sub menu Formasi Gol/Ruang

Bagaimana cara mengakses Formasi Gol/Ruang didalam aplikasi,
caranya adalah sebagai berikut :

• Untuk mengaksesnya kita bisa mengklik menu “Laporan” lalu klik Sub
Menu “Laporan A” kemudian klik “Formasi Gol/Ruang”, maka akan
muncul tampilan seperti berikut

30
• Untuk memunculkan listnya kita bisa mengklik tombol “view”, maka
akan muncul tampilan halaman seperti berikut

• Jika kita ingin mengexport data yang ada dimenu ini, kita bisa mengklik
tombol “export”
• Maka akan seperti tampilan hasil export tadi kita lakukan

31
Sub menu Rekap Jml Pegawai Per Pendidikan Per Gender
Bagaimana cara mengakses Rekap Jml Pegawai Per Pendidikan Per
Gender didalam aplikasi, caranya adalah sebagai berikut :

• Untuk mengaksesnya kita bisa mengklik menu “Laporan” lalu klik Sub
Menu “Laporan A” kemudian klik “Rekap Jml Pegawai Per Pendidikan
Per Gender”, maka akan muncul tampilan seperti berikut

• Untuk memunculkan listnya kita bisa mengklik tombol “view”, maka

akan muncul tampilan halaman seperti berikut

32
• Jika kita ingin mengexport data yang ada dimenu ini, kita bisa mengklik
tombol “export”
• Maka akan seperti tampilan hasil export tadi kita lakukan

33
Sub menu Rekap berdasarkan Agama dan Gender
Bagaimana cara mengakses Rekap berdasarkan Agama dan Gender
didalam aplikasi, caranya adalah sebagai berikut :

• Untuk mengaksesnya kita bisa mengklik menu “Laporan” lalu klik Sub
Menu “Laporan A” kemudian klik “Rekap berdasarkan Agama dan
Gender”, maka akan muncul tampilan seperti berikut

• Untuk memunculkan listnya kita bisa mengklik tombol “view”, maka

akan muncul tampilan halaman seperti berikut

34
• Jika kita ingin mengexport data yang ada dimenu ini, kita bisa mengklik
tombol “export”
• Maka akan seperti tampilan hasil export tadi kita lakukan

35
Sub menu Jml PNS Berdasarkan Pangkat Gol/Ruang & Gender
Bagaimana cara mengakses Jml PNS Berdasarkan Pangkat Gol/Ruang &
Gender didalam aplikasi, caranya adalah sebagai berikut :

• Untuk mengaksesnya kita bisa mengklik menu “Laporan” lalu klik Sub
Menu “Laporan A” kemudian klik “Jml PNS Berdasarkan Pangkat
Gol/Ruang & Gender”, maka akan muncul tampilan seperti berikut

• Untuk memunculkan listnya kita bisa mengklik tombol “view”, maka

akan muncul tampilan halaman seperti berikut

36
• Jika kita ingin mengexport data yang ada dimenu ini, kita bisa mengklik
tombol “export”
• Maka akan seperti tampilan hasil export tadi kita lakukan

37
Sub menu Jml Pejabat Eselon
Bagaimana cara mengakses Jml Pejabat Eselon didalam aplikasi, caranya
adalah sebagai berikut :

• Untuk mengaksesnya kita bisa mengklik menu “Laporan” lalu klik Sub
Menu “Laporan A” kemudian klik “Jml Pejabat Eselon”, maka akan
muncul tampilan seperti berikut

• Untuk memunculkan listnya kita bisa mengklik tombol “view”, maka

akan muncul tampilan halaman seperti berikut

38
• Jika kita ingin mengexport data yang ada dimenu ini, kita bisa mengklik
tombol “export”
• Maka akan seperti tampilan hasil export tadi kita lakukan

39