PEMPROV.

KALSEL

E-ABSEN ONLINE
DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA
PROV. KALSEL

Dikembangkan oleh :
Bidang E-Government

Tahun 2018

1
TAHAPAN E-ABSEN
1. Tata usaha mendapatkan username dan password dari Diskominfo Prov. Kalsel
agar dapat mengakses aplikasi E-Absen Online.
2. Mendaftarkan pegawai PNS yang bekerja di instansi bersangkutan di aplikasi E-
Absen Online.
3. Mensinkronkan data pegawai yang telah diinput di aplikasi E-Absen Online, tata
usaha sesegeranya mensinkronkan data pegawai ke fingerprint yang dilakukan
oleh Diskominfo Prov. Kalsel.
4. Tata usaha bertugas melakukan perekaman sidik jari sebanyak 2 jari (kiri dan
kanan) untuk 1 pegawai.
5. Menyetorkan data sidik jari yang telah direkam ke Diskominfo Prov. Kalsel.
6. Siap implementasi E-Absen Online di kantor bersangkutan.

Catatan

• Apabila ada pegawai yang tidak terdaftar di SIMPEG yang dikelola BKD,
sesegeranya menghubungi Diskominfo Prov. Kalsel dan melakukan
sinkronisasi data seadanya seadanya.
• Apabila ada pegawai PNS yang belum melakukan perekaman sidik jari dapat
menyusul perekaman ke Diskominfo Prov. Kalsel.

2
IMPLEMENTASI E-ABSEN UNTUK TATA USAHA
(KEPEGAWAIAN)
1. Login

Melakukan login dengan mengisi username dan password yang telah diberikan oleh
Diskominfo Prov. Kalsel.

3
 2. Pendaftaran Pegawai PNS
Melakukan pendaftaran pegawai dapat mengakses manajemen pegawai seperti
gambar dibawah ini:

Input NIP pegawai yang bekerja di instansi bersangkutan. Setelah mengisi NIP,
tekan tombol tab untuk melakukan pencarian data pegawai kemudian tekan
Simpan.

4
 Ada beberapa kemungkinan yang membuat pegawai tidak dapat didaftarkan, antara
lain:

• Pegawai yang telah mutasi tidak di hapus oleh tata usaha instansi tempat
pegawai tersebut bekerja.
• Pegawai berstatus titipan (bukan pegawai asli di Pemprov. Kalsel).
• SK belum diserahkan oleh BKD.

Berikut tampilan pegawai yang telah terdaftar di instansi lain.

5
 Tampilan pegawai yang tidak terdaftar di SIMPEG.

6
 3. Menentukan jadwal kerja pegawai
Jadwal kerja di kelola oleh Diskominfo Prov. Kalsel, apabila instansi bersangkutan
memiliki jadwal kerja tersendiri dapat menghubungi pihak Diskominfo Prov. Kalsel
agar dapat tindak lanjut.

Mengakses jadwal kerja pegawai dapat mengakses menu di gambar bawah ini :

7
 Tentukan jenis jadwal kerja berdasarkan kebutuhan pegawai, kemudian tentukan
sejak tanggal berapa jadwal kerja tersebut berlaku. Apabila jadwal kerja pegawai
tidak berlaku, maka data absen pegawai tersebut tidak akan bertambah. Setelah itu
conteng pegawai mana yang ingin menggunakan jadwal kerja dan tanggal berlaku
tersebut, kemudian tekan tombol submit untuk menyimpan.

Pada halaman ini juga berfungsi untuk menambah data absen dadakan pada hari
ini apabila ada pegawai yang ingin mengganti shift hari ini kepada pegawai lain.

8
 4. Keterangan Absensi Pegawai
Halaman ini berfungsi untuk mengubah keterangan absensi pegawai. Ada beberapa
keterangan absen yaitu, Absent (Tanpa Kabar), Ijin, Cuti, Sakit, Tugas Belajar, Tugas
Luar, Rapat / Undangan, Cuti Bersama/Libur Nasional, Ijin Terlambat, dan Ganti Shift.
Kolom periode berfungsi untuk menentukan sejak tanggal berapa pegawai menentukan
keterangan absensi dan kolom jadwal berfungsi menentukan jadwal kerja mana yang
keterangan absennya ingin diubah. Kemudian pilih pegawai mana yang ingin diubah
keterangan absennya dan tekan tombol submit.

Catatan :

• Keterangan rapat / undangan untuk pegawai yang mengabsen diluar kantor.

• Apabila pegawai lupa mengabsen pulang, maka total akumulasi kerja dihitung
separuh dari total jam jadwal kerja.

9
 • Pegawai dapat pulang cepat dan terlambat, namun akan terakumulasi jam kerja
seadanya, sesuai dengan jam masuk dan jam keluar.

5. Rekap Absen Mingguan

Rekap absen mingguan dilakukan antara hari senin sampai dengan selasa, apabila
melewati tanggal tersebut maka tidak dapat mengubah keterangan absen pegawai
minggu lalu. Apabila muncul tampilan seperti ini tekan saja tombol hijau (link ini)
seperti di bawah ini.

6. Status Surat Pendukung

Akses halaman surat pendukung dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

10
 Halaman ini berfungsi untuk mengupload surat pendukung. Pilih pegawai mana
yang ingin di upload surat pendukungnya berdasarkan banyak nya keterangan
absensi. Apabila keterangan absen 0 (kosong) maka tidak perlu mengupload data
surat dukung absensi jadi data keterangan absen yang tidak kosong wajib
mengupload data pendukung seperti gambar dibawah ini :

11
 Halaman ini berfungsi untuk mengupload surat pendukung absensi.

Isi kolom lama hari yang sesuai dengan banyak hari keterangan absen pegawai
kemudian input sejak tanggal berapa keterangan absen tersebut, tentukan status
laporan surat, apabila pegawai telah menyerahkan surat, maka laporan bukti fisik
terlaporkan, kemudian tekan tombol save untuk menyimpan.

12
 7. Laporan Status Bukti Fisik
Halaman ini berfungsi untuk mendownload data surat pendukung yang telah di
upload dapat mengakses halaman tersebut seperti gambar dibawah ini :

13
 Berikut adalah halaman status terlapor nya surat pegawai, user dapat memprint
data laporan.

14
 8. Laporan absensi pegawai
Berfungsi untuk mengeksport data absensi menjadi pdf yang diakses pada menu
seperti gambar dibawah ini ;

15
 Tekan tombol dengan logo printer untuk mengeksport data ke pdf.

16
 9. Timeline
Halaman ini berfungsi untuk melihat data dimana dan kapan pegawai melakukan
absensi.

17
 10. Dashboard
Halaman ini memiliki banyak fungsi yaitu, melihat data absensi harian, mingguan
dan bulanan dengan mengklik logo berdasarkan jenis keterangan absen pegawai,
melakukan chat / pesan, grafik absensi instansi bersangkutan dan detail absen hari
ini.

18
19
IMPLEMENTASI E-ABSEN UNTUK KEPALA DINAS
/ BAG
1. Login

Melakukan login dengan mengisi username dan password yang telah diberikan oleh
Diskominfo Prov. Kalsel.

20
 2. Dashboard
Halaman ini berfungsi untuk mengawasi absensi pegawai. Secara umum fungsi
dashboard ini hamper sama seperti dashboard tata usaha.

21
22