DAFTAR ISI

01 Dashboard
HRIS Lengkap

02 Basis Data
HRIS & Pencarian

03 Migrasi Data

04 Manajemen
Absensi & Kehadiran

05 Integrasi dengan
Mesin Absensi

06 Absensi melalui
Smartphone

07 Manajemen Cuti

08 Manajemen Izin
 DAFTAR ISI
09 Multi Shifts

10 Pelaporan

11 Skema Lembur

12 Struktur Organisasi

13 Kontrak Manajemen

14 Manajemen Hari
Libur/Hari Raya

15 FAQ

18 Hubungi Kami
Dashboard HRIS
yang Lengkap
Dashboard HRIS KaryaOne
menyediakan ringkasan informasi
penting yang bisa membantu
pengguna untuk menganalisa kondisi
secara cepat dan tepat dan melakukan
tindak lanjut secara mudah.
Dashboard HRIS KaryaONE terdiri dari
informasi sebagai berikut:
Jumlah dan daftar karyawan
Jumlah dan daftar pengajuan cuti yang membutuhkan proses
persetujuan
Jumlah dan daftar pengajuan lembur yang membutuhkan proses
persetujuan
Jumlah dan daftar pengajuan penggantian hari cuti yang
membutuhkan proses persetujuan
Jumlah dan daftar pengajuan ijin yang membutuhkan proses
persetujuan
Jumlah dan daftar pemberian sanksi yang diberikan kepada karyawan
Tingkat keterlambatan dan pulang lebih awal
Daftar keterlambatan karyawan dalam hitungan menit
Tingkat mangkir karyawan
Persentase kehadiran, cuti, ijin dan mangkir dalam suatu periode
Perbandingan antara status check in tanpa checkout, checkout tanpa
checkin, check in dan check out
Ulang tahun para karyawan pada bulan berjalan
Kontrak yang akan berakhir pada bulan berjalan
Karyawan yang mendapatkan sanksi
Pengajuan ijin yang belum diproses oleh atasan
Pengajuan cuti yang belum diproses oleh atasan

1
Basis Data HRIS
& Pencarian
KaryaOne memiliki fitur Basis Data HRIS
dan Pencarian Data Karyawan (Employee
Database And Query), yaitu penyajian
informasi karyawan secara lengkap dan
dinamis, dan fitur pencarian yang
membantu Anda untuk mencari informasi
karyawan secara mudah dan cepat.

Halaman profil karyawan memiliki

informasi sebagai berikut :
Biodata karyawan seperti nama, tempat lahir,
tanggal lahir, keluarga dan sebagainya
Sejarah pendidikan
Pengalaman Kerja
Jabatan kerja
Aktivitas

2
Migrasi Data

KaryaOne memiliki fitur Migrasi Data (Data Migration) yang membantu

pengguna untuk memindahkan data spreadsheet ke sistem. Selain itu, tersedia
template yang pengguna bisa gunakan untuk mengupload data karyawan.

Melalui template ini, pengguna bisa memastikan bahwa data yang pengguna isi
divalidasikan secara baik. Sistem pun akan memastikan bahwa data yang
diupload memang sesuai dengan format pengisian.

Ketika terjadi kesalahan, sistem akan memberi tahu lokasi cell spreadsheet
yang pengguna harus perbaiki. Hanya template dengan data yang telah
diisi secara benar yang dapat dimasukkan ke dalam sistem.

Jika pengguna sudah memiliki data berbentuk spreadsheet, pengguna

bisa melakukan copy data dan melakukan paste data tersebut ke
template KaryaONE.

3
Manajemen Absensi
& Kehadiran
Manajemen Absensi & Kehadiran (Absence xt
ne
and Attendance Management) Pengguna
dapat mengelola absensi dan kehadiran
karyawan secara mudah. Data bisa diimpor
secara otomatis dari mesin absensi seperti
next
fingerprint scanner dan Radio-frequency
identification (RFID).
next

Pengajuan cuti atau izin bisa diproses secara mudah melalui dashboard. Dapatkan
ringkasan kehadiran karyawan untuk berbagai macam kebutuhan, termasuk
penggajian.

Hal ini berarti perusahaan Pengguna tidak perlu lagi menggunakan absen manual
seperti kartu absensi. Pengguna juga tidak perlu lagi mengolah data secara manual
dari mesin fingerprint scanner ke data laporan perbulan atau pertahun karena data
sudah diimpor secara otomatis.

Fitur ini juga akan menghemat penggunaan kertas formulir yang biasa diperlukan
untuk keperluan pengajuan cuti dan izin. Karyawan bisa secara langsung mengajukan
cuti atau izin tanpa harus meminta dan mengisi formulir fisik terlebih dahulu yang
akan memakan waktu.

4
 Integrasi dengan
Mesin Absensi
Sistem KaryaOne bisa diintegrasikan dengan mesin
absensi seperti Fingerprint Scanner dan Kartu akses
RFID, sehingga proses absensi karyawan bisa
menjadi lebih cepat dan akurat.

Departemen SDM tidak perlu lagi mengisi waktu masuk dan pulang karyawan
secara manual. Mesin absensi bisa berfungsi secara mandiri dan sistem akan
mengambil data secara otomatis dari alat mesin absensi.

5
Manajemen Cuti
KaryaOne memiliki fitur manajemen cuti (leave management) yang bisa membantu
Anda untuk melihat daftar pengajuan cuti yang diajukan oleh karyawan Anda.

Melalui daftar ini, Anda bisa menyetujui atau bahkan menolak pengajuan cuti
tersebut. Anda pun bisa menyertakan alasan mengapa Anda menyetujui atau
menolak pengajuan cuti tersebut.

Pengajuan cuti yang disetujui oleh seorang atasan masih perlu diproses oleh
admin departemen SDM. Jatah cuti yang telah digunakan langsung dikurangi
secara otomatis oleh sistem. Cuti bisa berbayar atau tidak berbayar, setengah hari
atau sehari penuh.

Fitur cuti KaryaONE juga memungkinkan dilakukannya pengajuan cuti untuk

beberapa karyawan oleh seorang atasan. Hal ini bisa mengakomodasi kebutuhan
karyawan yang kurang menguasai teknologi informasi ataupun menggunakan
aplikasi karyawan.

7
Manajemen Izin
KaryaOne memiliki fitur manajemen izin
(permission management) yang bisa
membantu Anda untuk melihat daftar
pengajuan izin yang diajukan oleh
karyawan Anda. Melalui daftar ini, Anda
bisa menyetujui atau bahkan menolak
pengajuan izin tersebut.
Anda pun bisa menyertakan alasan
mengapa Anda menyetujui atau menolak
pengajuan izin tersebut. Pengajuan izin
yang disetujui oleh seorang atasan
masih perlu diproses oleh admin
departemen SDM.
Apabila izin tidak disetujui baik oleh
atasan ataupun admin departemen
SDM, karyawan berhak mengambil
cuti atau berubah menjadi cuti tidak
berbayar. Jatah cuti yang telah
digunakan langsung dikurangi secara
otomatis oleh sistem. Izin bisa
berbayar atau tidak berbayar,
setengah hari atau sehari penuh.
Fitur izin KaryaOne juga
memungkinkan dilakukannya
pengajuan izin untuk beberapa
karyawan oleh seorang atasan. Hal ini
bisa mengakomodasi kebutuhan
karyawan yang kurang menguasai
teknologi informasi ataupun
menggunakan aplikasi karyawan.
8
Multi Shifts
KaryaOne memungkinkan pengguna
untuk membuat jadwal shift yang sesuai
dengan jam operasional perusahaan
pengguna. Pengguna bisa menentukan
jam kerja berdasarkan hari,
jam masuk dan pulang, kapan
dimulainya jam istirahat dan durasi jam
istirahat tersebut.Tidak ada batasan
jumlah untuk shift yang dibuat. Waktu
kerja dalam shift akan tersinkronisasi
dengan skema lembur (overtime
scheme) dan absensi.
9
Pelaporan
KaryaOne menyediakan berbagai macam laporan yang
Anda bisa lihat melalui dashboard dan halaman profil
karyawan. Laporan tersebut pun bisa Anda unduh dari
sistem (dari tanggal cut-off ke tanggal cut-off).
Laporan tersebut meliputi:

Ringkasan absensi
Cuti dan izin
Payroll karyawan

10
Skema Lembur
Dengan fitur Skema Lembur (Overtime Scheme), KaryaOne memberikan perusahaan
kemudahan dalam menangani sistem lembur. Data absensi dan kehadiran setiap
karyawan tercatat dan dapat dikelola.

Semua data secara otomatis langsung terimpor dari mesin fingerprint scanner ke
aplikasi KaryaOne.

Karyawan dapat mengajukan lembur langsung melalui dashboard KaryaONE secara

online. Keseluruhan data ini kemudian bisa Anda gunakan untuk beragam keperluan,
termasuk penggajian.

11
Struktur
Organisasi
KaryaOne memiliki fitur dimana pengguna
bisa menyusun struktur organisasi dan
menentukan hubungan atasan-bawahan
antara satu karyawan dengan karyawan
lainnya. Hubungan dalam hirarki organisasi ini
menentukan hak akses untuk menyetujui atau
menolak permohonan cuti atau izin.

Admin bisa secara mudah melakukan

perubahan pada bagan struktur organisasi
dengan melakukan drag-anddrop
pada kotak yang ingin dikaitkan dengan kotak
lainnya.

12
Manajamen Kontrak
KaryaONE memiliki fitur manajemen kontrak
yang dapat membantu Anda untuk mengelola
dokumen kontrak karyawan. Kontrak dapat
diperbaharui secara mudah dengan template
yang disediakan melalui aplikasi.
Menyimpan (mengunggah) data soft copy
kontrak karyawan yang telah ditandatangani.
Menu ini akan sangat memudahkan
pengarsipan softcopy dokumen
kontrak kerja karyawan.

13
Manajemen Hari
Libur/Hari Raya
karyaOne memiliki ftur yang memudahkan
Anda untuk mengelola acara, hari libur/raya dan
cuti Bersama. Dengan fitur ini, Anda dapat
secara mudah:

Mengatur tanggal acara, hari libur/raya atau

cuti Bersama
Menentukan apakah karyawan mendapatkan
lembur ketika karyawan masuk kerja pada
hari libur
Melihat kalender libur nasional
Memotong jatah cuti karyawan secara
otomatis jika karyawan libur cuti bersama

14
FAQ
1. Apa manfaat yang bisa saya dapatkan dari aplikasi ini?
Anda akan mendapatkan sejumlah fitur HR yang akan membantu melakukan
tugas-tugas yang berkaitan dengan sumber daya manusia. Termasuk diantaranya
adalah manajemen kedatangan dan pulang, manajemen izin, pembuatan kontrak kerja,
dan sebagainya.

2. Fitur apa saja yang bisa membantu saya melaksanakan tugas?

Fitur HR yang diberikan termasuk manajemen organisasi, administrasi personal dan
manajemen kehadiran (termasuk manajemen jadwal)

3. Apakah aplikasi ini dikustom sesuai dengan kebutuhan spesifik saya?

Tidak secara langsung. Dalam pengembangan aplikasi, kami berkonsultasi dengan
sejumlah perusahaan pengguna aplikasi ini. Kami menanyakan apa saja keinginan dan
kebutuhan mereka dari aplikasi ini. Sebagai tambahan, aplikasi ini juga didasarkan
pada kebijakan pemerintah mengenai tenaga kerja. Anda bisa memberitahu
kebutuhan Anda dan kami akan memutuskan apa hal tersebut bisa dimasukkan
dalam rencana pengembangan apliksi.

4. Apakah saya harus melakukan instalasi aplikasi KaryaOne di komputer?

Tidak perlu karena aplikasi KaryaOne berbasis website.

5. Aplikasi ini gratis atau berbayar?

Anda bisa mencoba aplikasi ini secara gratis, silahkan mendaftar di link berikut
https://next.karyaone.co.id/auth/register
Untuk harga penggunaan aplikasi per karyawan per bulan dan juga fitur apa saja
yang didapat, silahkan mengunjungi link ini https://www.karyaone.co.id/pricing/

6. Apakah pengguna bisa melakukan Top Up dengan menggunakan

kode voucher atau kupon?
Bisa, kode voucher atau kupon dapat diperoleh pada saat event
tertentu.

15
FAQ
7. Apabila berbayar, apakah harga yang ditawarkan terjangkau?
Dibandingkan dengan aplikasi lainnya, harga paket aplikasi KaryaOne cukup
terjangkau. Anda hanya membayar sesuai dengan paket dan jumlah karyawan (user)
yang didaftarkan.

8. Bagaimana metode pembayarannya?

Metode pembayaran dapat melalui bank transfer, giro maupun credit visa/master.

9. Apa yang terjadi apabila saya lupa membayar tagihan?

15 hari sebelum jatuh tempo kami akan memberitahukan informasi tagihan yang harus
dibayarkan. Jika Anda belum melakukan pelunasan setelah 30 hari terhitung dari hari
jatuh tempo pelunasan, maka akun Anda akan dinon-aktifkan. Jika Anda tidak mel
akukan pelunasan setelah 90 hari terhitung dari hari jatuh tempo, maka KaryaOne
akan menghapus data Anda.

10. Bagaimana jika saya lupa kata sandi akun saya?

Anda dapat mengatur ulang kata sandi. Kami akan mengirimkan link untuk me-reset
kata sandi.

11. Apakah terdapat tutorial bagaimana cara penggunaan aplikasi ini?

Tersedia user guide berupa video tutorial dan buku manual.

12. Bantuan apa saja yang diberikan apabila saya mengalami kendala dalam pemakaian?
KaryaOne memberikan bantuan dari hari Senin-Jumat selama jam kerja 08.00-17.00 WIB
(kecuali hari libur nasional).

13. Berapa lama kami mendapatkan feedback dari admin apabila

terdapat kendala dalam pemakaian?
Anda bisa langsung menghubungi customer support kami dan
mendapatkan feedback (maksimal 1×24 jam kerja).

14. Bahasa apa yang dipakai dan tersedia pada aplikasi ini?
Untuk saat ini KaryaOne hanya menyediakan bahasa Inggris dan
Indonesia.

16
FAQ
15. Apakah saya dapat bertemu langsung untuk menjelaskan kebutuhan dan
pertanyaan saya?
Tim Marketing KaryaOne dengan senang hati melayani anda. Silahkan
hubungi kami di info@karyaone.co.id.

16. Bagaimana data saya terlindungi?

Aplikasi KaryaOne sudah menggunakan SSL sehingga kami menjamin semua
data Anda aman dan terenkripsi.

17. Sebagai owner atau HR manager, apakah saya bisa terhitung sebagai karyawan
di aplikasi?
Bisa dengan cara membuat dua akun. Satu akun sebagai admin untuk mengatur
pengaturan umum dan satu akun lagi sebagai karyawan.

18. Mengapa saya harus verifikasi email?

Verifikasi email diperlukan untuk memastikan bahwa orang
tersebut adalah benar orang yang mendapatkan akses
untuk menggunakan aplikasi ini. Untuk mengaktifkan akun
Anda, maka email verifikasi akan dikirimkan ketika Anda
mendaftarkan akun perusahaan. Email verifikasi juga akan
dikirimkan ke karyawan yang Anda daftarkan sebagai
admin.

17
Hubungi Kami

PT. Progrestek Abdibhakti Lokakarya

Sentra Bisnis Artha Gading
Jl. Boulevard Artha Gading Blok A6A No. 22-23,
Kelapa Gading Barat, Jakarta Utara 14240

Telepon : (021) 2452 0689

Email : info@karyaone.co.id
Senin – Jumat, pukul 08.00-17.00 WIB

18