Payroll merupakan sistem administrasi penggajian perusahaan untuk karyawan atau pegawai secara

lebih mudah. Sistem payroll memudahkan pekerjaan rutin staf HRD setiap bulannya dalam menghitung
gaji yang harus dibayarkan dan dihitung berdasarkan gaji pokok, tunjangan transport, uang makan, dan
uang lembur. Proses hitung gaji karyawan secara manual tentu saja akan menghabiskan banyak waktu,
terlebih jika perusahaan memiliki ratusan hingga ribuan karyawan. Oleh karena itu, dengan adanya
sistem payroll proses hitung gaji karyawan akan lebih mudah dan praktis.

Aplikasi payroll berbasis web berkaitan dengan teknologi modern. Jika Anda mencarinya melalui dunia
maya, pastikan Anda menemukan situs web yang komunikatif, interaktif dan profesional.

Sebagai perusahaan yang menangani aplikasi web, sudah seharusnya memiliki kredibilitas yang tinggi di
bidang teknologi. Anda bisa lihat penampilan websitenya, apakah cukup informatif dan menarik, ataukah
biasa-biasa saja.

Perusahaan penyedia software payroll yang berkualitas pasti memiliki situs web yang informatif, ringan,
dan menarik. Jika tidak, mungkin perusahaan tersebut belum bisa diandalkan.

Lalu, untuk memastikan apakah aplikasi payroll yang akan Anda beli adalah produk berkualitas, teliti juga
apa yang ditawarkan oleh perusahaan tersebut. Fitur-fitur standar yang wajib ada pada sebuah aplikasi
payroll adalah sebagai berikut.

1 ) Acces anytime anywhere

Sebuah aplikasi atau sistem perangkat lunak payroll yang berkualitas seharusnya bisa diakses kapan pun
dan di mana pun tanpa dibatasi waktu. Kemudahan aksesnya didukung juga dengan menggunakan
smartphone atau gadget. Jadi, pihak HRD bisa secara real time melihat hal-hal berkaitan dengan
karyawan.

2 ) Track attendance accurately

Hal yang berkaitan dengan absensi jadwal, dan pencatatan lembur memang cukup memusingkan. Akan
tetapi, dengan hadirnya payroll yang berkualitas akan membantu pencatatan absensi yang sangat akurat
pada data karyawan yang berkaitan dengan absensi melalui foto, sidik jari, atau kartu, pengaturan jadwal
kerja; pencatatan lembur; dan juga pengaturan penalty.

3 ) Flexible and peperless payroll

Perangkat lunak yang berkualitas juga memiliki formula yang sangat fleksibel dan pengaturan yang
komprehensif. Dengan menggunakan Aplikasi payroll berbasis web yang berkualitas, Anda sudah ikut
serta dalam pengurangan penggunaan kertas dan menjadi perusahaan yang mendukung goo green.

4 ) Tax, reimbursement, & loan management

Ciri perangkat lunak payroll yang berkualitas adalah mampu memberikan kemudahan untuk mengatur
pajak karyawan, rembes, dan juga aplikasi pinjaman.

5 ) Powerfull reporting tools

Kemudahan dari sebuah aplikasi yang berkualitas adalah mampu melaporkan rekap gaji, perkembangan
perusahaan, hanya dengan ujung jari Anda. Kemudahan seperti ini tentu akan sangat menguntungkan.

6 ) Integrated leave system

Permasalahan cuti karyawan pun tak perlu membuat HRD merasa bingung. Dengan payroll yang
berkualitas, semua sistem cuti sudah terintegrasi dengan absensi dan juga payroll.

7 ) Employee self service

Bagian administrasi HR dapat menyimpan seluruh hal yang berkaitan dengan karyawan di sistem ini,
yaitu semua hal yang berkaitan dengan profile pegawai, pajak, cuti, tugas, rekap gaji, dan absensi.

Beberapa hal di atas adalah ciri-ciri fitur yang ditawarkan oleh Aplikasi payroll berbasis web yang
berkualitas. Tentu tidak hanya berbekal tulisan saja, pihak penyedia software juga harus melakukan
pendampingan untuk masa tertentu.

Biasanya, para penjual software ini memberikan fasilitas coba aplikasi gratis untuk masa waktu satu
bulan. Anda bisa memanfaatkan masa satu bulan percobaan ini dengan baik.

Manfaat Menggunakan Payroll Software

Salah satu manfaat utama penggunaan payroll adalah akan menghemat tenaga karyawan, menekan
pengeluaran perusahaan untuk biaya gaji karyawan dan juga dapat mengeliminasi kesalahan. Proses
perhitungan dan pengiriman gaji karyawan dapat diselesaikan dalam waktu yang singkat sehingga
memungkinkan divisi finance dan HRD bisa mengerjakan tugas lainnya dengan produktif.

Di samping itu, memiliki software yang mampu menangani payroll sendiri tanpa harus menyewa atau
menggunakan jasa dari pihak ketiga akan lebih bermanfaat bagi perusahaan. Selain semakin menghemat
pengeluaran, kepemilikan software sendiri juga bisa menghilangkan potensi dari adanya miss
communications mengenai gaji dan meminimalkan jumlah pihak yang harus berinteraksi.

Keuntungan Menggunakan Payroll

Keuntungan menggunakan payroll adalah perusahaan tidak perlu lagi khawatir akan terjadinya kesalahan
perhitungan dan pengiriman gaji. Karena dengan menggunakan payroll ini dapat diselesaikan secara
langsung oleh sistem. Berikut ini adalah penjelasan mengenai kemampuan yang diberikan dari payroll:

Menghitung Potongan Dan Jumlah Gaji

Kemampuan pertama payroll adalah menghitung gaji para karyawan. Setelah jumlah gaji kotor telah
ditentukan, sistem secara otomatis menghitung potongan seperti pajak, asuransi dan BPJS
Kesehatan/Ketenagakerjaan. Semua potongan tersebut lalu akan dimasukkan langsung ke jumlah gaji
kotor sebelum secara otomatis dikirim ke rekening karyawan.
Bahkan, beberapa sistem payroll tertentu dapat menyertakan penggantian biaya reimbursement
karyawan, pengobatan yang tidak menggunakan layanan BPJS dan pengeluaran karyawan lainnya secara
otomatis.

Membuat Formulir Pajak

Sistem payroll mampu membuat formulir pajak yang dibutuhkan perusahaan dan karyawan. Formulir
pajak tersebut kemudian bisa dicetak atau dikirim pada pihak yang bersangkutan. Jika sebelumnya
proses tersebut bisa membuang ongkos dan dapa menyita banyak waktu.

Oleh karena itu, ketika perusahaan menggunakan sistem pembayaran dengan cara payroll. Biaya yang
dikeluarkan menjadi lebih ekonomis dan efisien. Divisi HR juga dapat fokus melakukan tugasnya yang lain
yaitu peningkatan aset sumber daya manusia.

Menyimpan Data Secara Otomatis Dan Aman

Menyimpan data secara manual akan memakan banyak waktu, sulit dilakukan dan membutuhkan banyak
kertas serta tempat penyimpanan. Mengingat payroll adalah software yang dijalankan menggunakan
sistem, maka perusahaan tidak perlu lagi repot mempersiapkan beberapa hal tersebut.

Data lama juga bisa dihapus dengan mudah apabila, jika sudah tidak diperlukan lagi. Kemudian apapun
tantangan yang dihadapi perusahaan dalam memenuhi kewajibannya dalam hal kompensasi karyawan,
dapat diselesaikan dengan mudah oleh sistem payroll ini.

Dapat Disesuaikan Dengan Kebutuhan Perusahaan

Tidak semua perusahaan memiliki kebutuhan yang sama dan perusahaan bisa menyesuaikannya dengan
sistem payroll yang dipilihnya. Perusahaan dapat menyampaikan kebutuhan mereka pada vendor
masing-masing. Misalnya saja perusahaan kecil hanya membutuhkan sedikit fitur ketimbang perusahaan
besar yang mengingat jumlah karyawan dan kebutuhan yang belum terlalu besar.
Atau di sisi lain, perusahaan besar ingin berinvestasi pada sistem payroll adalah yang mampu terintegrasi
dengan aspek perencanaan dan pengelolaan sumber daya lainnya, seperti fungsi pengelolaan absensi,
penjadwalan, perizinan dan lainnya.

Self-Service

Penggunaan payroll memungkinkan karyawan untuk secara langsung mengakses data informasi
mengenai jumlah gaji, potongan, waktu kerja, bonus dan lainnya. Fitur ini juga memungkinkan karyawan
yang ingin mengajukan sesuatu secara otomatis tanpa harus membuat surat permohonan kepada dulu
ke HRD.

Saat ini hampir semua payroll sudah berbasis cloud sehingga bisa diakses kapanpun dan dimanapun
yang di inginkan selama menggunakan perangkat yang terhubung dengan internet. Sistem berbasis ini
juga akan terupdate secara otomatis ketika terjadi perubahan kebijakan pajak. Sehingga gaji karyawan
akan selalu dapat disesuaikan dengan ketentuan pemerintah.

Pembuatan Laporan Sesuai Kebutuhan

Tingginya frekuensi transaksi yang terkait dengan payroll adalah tentu membutuhkan laporan yang
mudah dibaca untuk proses analisa. Bersama dengan pihak Accounting, pihak perusahaan bisa
menciptakan laporan transaksi payroll secara detail sesuai kebutuhan perusahaan. Terakhir apabila
perusahaan masih bingung dengan cara menghitung gaji karyawan.