1

Apa Itu HRIS?

Human Resources Information System atau HRIS adalah sistem berupa satu
kesatuan tersendiri atau dapat tergabung dalam suatu sistem yang lebih
besar dalam enterprise resource planning. Namun, setidaknya di dalam
HRIS, manajer HR dapat mengelola dan mengakses informasi tentang
kebutuhan SDM, sistem penggajian, data pegawai, kinerja pegawai, informasi
terkait payroll hingga kebijakan dan prosedur perusahaan. Biasanya, sebuah
HRIS juga didukung oleh aplikasi atau software yang membuat proses HRIS
menjadi otomatis dan juga digital sebagai panduan dari karyawan terhadap
informasi yang ada di perusahaan.

HRIS System dibutuhkan oleh semua jenis perusahaan,  dengan adanya

sistem ini perusahaan akan lebih mudah untuk berbagi informasi yang
menunjang performa dari perusahaan. Human Resources Information
System biasanya mencakup beberapa fungsi seperti database,
rekrutmen, training, Human Resources Reporting, dan management.

Misalnya, dalam kasus penyimpanan data pegawai. File yang tersimpan

secara manual relatif lebih mudah dilihat oleh oknum yang tidak berwenang.
Sementara dalam HRIS online, terdapat sistem otorisasi yang memungkinkan
data tersebut bersifat personal dan hanya dapat diakses oleh orang yang
memiliki wewenang, sehingga risiko kebocoran data dapat diminimalisasi.
Selain itu, penyimpanan data pegawai dalam HRIS pun dilakukan secara
terpusat, sehingga meminimalisasi hilangnya data, atau kesulitan pencarian
data yang dibutuhkan.

2
Manfaat HRIS

1. Pekerjaan Berulang Dapat Diotomasi

Pekerjaan tim personalia yang berulang seperti perekapan absen, proses

pendistribusian gaji, perhitungan pajak, perhitungan payroll, dll dapat
dilakukan secara otomatis. Hal ini tentu akan membuat pekerjaan menjadi
lebih cepat serta praktis.

2. Mempermudah Kontrol terhadap Kinerja Pegawai

Dalam HRIS ini, dapat dibuat suatu sistem penilaian kinerja. Sehingga
Manajer HRD dapat mengontrol kinerja pegawai serta membandingkan
kinerja tersebut dengan target atau key performance indicator yang
sebelumnya juga telah ditetapkan dalam HRIS.

3
3. Biaya Operasional Tim Personalia Menjadi Lebih Kecil

Dengan sistem HRIS yang baik, biaya operasional seperti penggunaan kertas
atau aplikasi-aplikasi lainnya dan biaya lembur akan berkurang secara
drastis.

4. Memudahkan Proses Penerimaan Pegawai Baru

Di dalam HRIS akan tampak, bagian mana yang membutuhkan pegawai

baru, apa kriteria yang diperlukan dll. Sehingga akan memudahkan manajer
HRD dalam proses pemilihan pegawai, sampai dengan penempatannya di
organisasi perusahaan.

5. Membantu dalam Proses Pengambilan Keputusan

Sistem informasi terkait sumber daya manusia yang baik dapat memberikan
informasi yang tepat sekaligus cepat, karena sifatnya yang terpusat dan
otomatis. Sehingga manajer HRD dapat mengakses informasi yang
diperlukan dalam pengambilan keputusan kapanpun dengan segera.

6. Mengurangi Human Error

Dengan menggunakan aplikasi HRIS, kesalahan perhitungan yang sering

terjadi pada perhitungan manual dapat diminimalisasi.

7. Fleksibel dalam Akses Data

Aplikasi pendukung HRIS, biasanya adalah aplikasi yang terhubung

secara online. Oleh karena itu, data dapat diakses dimanapun dan kapanpun.
Anda sebagai pemilik perusahaan atau manajer HRD dapat melakukan
control atau pemeriksaan dengan fleksibel dan leluasa.

4
8. Meningkatkan Kepuasan Pegawai

Pegawai dapat meningkat kepuasan kerjanya, karena melalui HRIS

komunikasi antara pegawai dengan tim personalia dapat dilakukan dengan
lebih mudah dan transparan. Selain itu minimnya kesalahan dalam
perhitungan gaji dan pajak, tentu akan meningkatkan kepercayaan pegawai
kepada perusahaan yang pada akhirnya akan meningkatkan motivasi
pegawai dalam bekerja.

Fitur-Fitur Utama HRIS

Ketika Anda ingin memilih sistem HRIS, Anda harus memastikan

bahwa software tersebut memiliki fitur yang sesuai dengan kebutuhan
perusahaan dan karyawan. Fitur apa saja yang biasanya dibutuhkan
perusahaan dan harus ada di dalam software HRIS Anda.

1. Manajemen Penggajian (Payroll Management)

Masalah penggajian menjadi salah satu hal yang paling krusial bagi
perusahaan. Karena itulah, software HRIS yang Anda pilih haruslah memiliki

5
fitur payroll management yang membantu Anda melakukan
proses payroll mulai dari perhitungan hingga pembayaran gaji karyawan.

Pastikan software tersebut memiliki fitur ini beserta komponen penggajian

lainnya, mulai dari tunjangan, pembayaran pajak, lembur, dan sebagainya.
Kenapa? Setiap karyawan memiliki jumlah upah, tunjangan, dan pembayaran
pajak yang berbeda-beda. Sehingga, ini menjadi hal penting yang perlu Anda
perhatikan.

Sebelum menggunakan payroll management mungkin Anda membutuhkan

waktu berhari-hari dalam proses payroll. Namun dengan fitur ini, Anda bisa
melakukan proses payroll jauh lebih mudah dan sederhana, sehingga proses
ini bisa jadi lebih cepat, bahkan hanya dalam hitungan menit.

Fitur ini akan membantu Anda menghitung gaji karyawan secara otomatis
berdasarkan kehadiran, jam kerja, kinerja dan potongan pajak, sehingga
kemungkinan terjadinya kesalahan dalam penghitungan gaji sangat minim.
Anda juga bisa membuat slip gaji secara digital dan dapat mendistribusikan
gaji tersebut secara langsung kepada seluruh karyawan Anda. Laporan
terkait gaji karyawan juga dapat Anda lihat dengan realtime, sehingga dapat
dipastikan bahwa tidak ada satupun yang terlewatkan.

2. Manajemen Rekrutmen

Dengan fitur ini, manajer HRD dapat dengan mudah menyusun setiap
tahapan dalam proses rekrutmen mulai dari verifikasi informasi, wawancara,
evaluasi kemampuan, negosiasi, penerimaan, hingga melakukan
proses onboarding dan offboarding. Sehingga, manajer HRD dapat
memonitor proses rekrutmen menjadi lebih mudah hanya dalam satu aplikasi.

6
3. Manajemen Waktu

Sistem HRIS yang baik juga harus memiliki fitur yang mempermudah
pengelolaan absensi karyawan dan dapat diintegrasikan dengan sistem
kehadiran biometrik, sehingga Anda tidak perlu mencatat kehadiran setiap
karyawan secara manual melalui kertas atau spreadsheet.

Mulai dari kehadiran, jam kerja, cuti karyawan, lembur, seluruhnya akan
tercatat otomatis ke dalam sistem, sehingga gaji setiap karyawan akan
terhitung secara otomatis dengan akurat. Dengan HRIS ESS (Employee Self
Service), karyawan juga dapat mengajukan cuti dan melihat sisa cuti secara
langsung melalui sistem tanpa perlu menanyakan langsung kepada HR atau
Anda.

4. Manajemen Pajak

Seperti yang sudah sama-sama kita ketahui, gaji setiap karyawan memiliki
perbedaan satu sama lain. Hal ini tentu akan membuat potongan pajak pun
akan berbeda-beda. Dengan fitur manajemen pajak dalam sistem HRIS inilah
Anda tidak perlu bingung menghitung seluruh pajak karyawan Anda. Di
mana, seluruh informasi keuangan dan PPh 21 mulai dari NPWP, data BPJS
Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, hingga informasi bank karyawan dapat
dimonitor dan dikelola dengan mudah melalui sistem.

5. Manajemen Penilaian

Minimal setiap satu tahun sekali, perusahaan pasti akan melakukan proses
evaluasi bagi karyawan. Untuk proses evaluasi yang baik, perusahaan bisa
mamanfaatkan sistem HRIS untuk proses yang lebih praktis. Di mana,
manajer bisa membuat lembar evaluasi sendiri untuk diberikan ke setiap
karyawan. Ada beberapa jenis evaluasi yang dapat dibuat dengan

7
HRIS system mulai dari evaluasi diri, skala peringkat, penilaian 360 derajat,
dan lain-lain. Setiap hasil penilaian dapat ditinjau dengan mudah dan
kemudian diukur untuk mengetahui kemajuan yang dihasilkan karyawan.

6. Manajemen Keuangan

Dalam kegiatan perusahaan pasti ada kondisi ketika karyawan memerlukan

biaya tambahan, misalnya ketika ingin bertemu dengan klien, menghadiri
acara penting, mengadakan event perusahaan, ataupun untuk kebutuhan
pribadinya seperti klaim kesehatan.

Dengan HRIS, berbagai biaya yang dikeluarkan dan pengembalian uang

yang diajukan karyawan, semuanya dapat ditinjau melalui fitur ini. Kemudian,
manajer HR atau Keuangan dapat membuat laporan terkait biaya yang
dikeluarkan setiap karyawan setiap waktu. Hal ini akan membantu
perusahaan dalam mengontrol biaya dan pengeluaran bisnis.

7. Laporan HR

Setiap bulannya, HR diharuskan untuk membuat laporan terkait tenaga kerja

seperti gaji, pengeluaran, pajak, kehadiran, pencapaian dan lain-lain. Untuk
membuatnya tentu dibutuhkan waktu yang cukup banyak, apalagi ketika
karyawan dalam perusahaan tersebut sudah mencapai angka ratusan.
Namun, dengan adanya HRIS system dalam perusahaan, HR dapat
membuat laporan ini dalam hitungan detik dan dapat dibuat dalam beberapa
format seperti diagram garis, diagram lingkaran, tabel, dan diagram batang.

8
Tipe-Tipe Software HRIS

Berdasarkan fungsinya, software HRIS dibagi ke dalam 3 (tiga tipe). Di mana,

tipe inilah yang paling banyak dicari oleh perusahaan mulai dari HRIS
Operasional, HRIS tactical, dan HRIS strategisc. Apa perbedaan ketiga tipe
tersebut?

a. HRIS Operasional

Tipe ini merupakan software HRIS dengan pilihan modul terintegrasi untuk

mengelola kebutuhan HR dalam ruang lingkup operasional, seperti
administrasi karyawan hingga pengelolaan absensi dan payroll atau
penggajian.

b. HRIS Tactical

Tipe ini tersedia dengan pilihan modul terintegrasi untuk mengelola

kebutuhan HR dalam manpower planning, recruitment,
dan training atau development.

9
c. HRIS Strategic

Software HRIS yang satu ini dilengkapi dengan pilihan modul terintegrasi

yang membantu perusahaan menyelaraskan strategi perusahaan dengan
karyawannya. Di mana, strategi ini dilakukan melalui performance
review dan goal alignment.

10