STRATEGI SDM

Resume Chapter 6 : Strategic Human Resource Planning and

Information Systems
Dosen Pengampu : Dr. Trias Setiawati, M.Si.

Disusun oleh:
Oktaviana Puspitasari 15911054
Nilai

Catatan Dosen

PERENCANAAN STRATEGI SUMBER DAYA MANUSIA DAN SISTEM INFORMASI

Perencanaan sumber daya manusia adalah hubungan antara perencanaan strategis dan
manajemen sumber daya manusia. Perencanaan sumber daya manusia adalah proses
membuat keputusan dalam perekrutan dan kepegawaian untuk organisasi tersebut.
Perencanaan dan staf melibatkan desain pekerjaan, rekruitmen, penyaringan, kompensasi,
pelatihan, promosi, dan kebijakan kerja.
SIFAT PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA
Perencanaan sumber daya manusia adalah proses membuat keputusan mengenai
akuisisi pemanfaatan sumber daya manusia. Hal itu adalah bagian dari proses pengambilan
keputusan strategis. Rencana sumber daya manusia berfokus pada analisis objek organisasi
dan rencana untuk memperoleh sumber daya untuk memenuhi tujuan tersebut. Tujuan
organisasi dan proses akuisisi sumber daya memainkan peran dalam mencapai tujuan
organisasi.
PERUBAHAN KETERAMPILAN 'DAN KEKURANGAN PERSONIL
Perubahan di pasar tenaga kerja telah menyebabkan perubahan keterampilan dan
kekurangan personil. Sehingga rencana sumber daya manusia harus menilai sumber daya
manusia dari tingkat pendidikan / keterampilan dari pasar tenaga kerja dari yang menarik,
memprediksi perubahan masa depan dalam campuran ini, menilai efek dari program sumber
daya manusia federal, dan kemudian berencana merekrut, pelatihan, dan desain pekerjaan
sistem yang mengambil keuntungan maksimum dari pendidikan / keterampilan.
PENETAPAN TUJUAN PERTUMBUHAN ATAU PENGURANGAN
Tujuan pertumbuhan / pengurangan dapat dinyatakan dalam hal penjualan, pangsa
pasar, ukuran aset, laba atas investasi, pengembangan produk baru dan jasa atau menjual lini
produk, dan pengembangan pasar baru atau meninggalkan pasar. Departemen sumber daya
manusia perlu menyelaraskan rencana strategis sumber daya manusia dengan strategi
pertumbuhan / penghematan perusahaan.
MENENTUKAN TUJUAN SUMBER DAYA MANUSIA
Setelah tujuan organisasi ditentukan, dikomunikasikan, dan dipahami oleh semua
personil atau unit sumber daya manusia harus menentukan tujuannya sehubungan untuk
pemanfaatan sumber daya manusia dalam organisasi.
MEMERIKSA DESAIN PEKERJAAN

Sebuah langkah penting dalam manajemen strategi sumber daya manusia adalah
desain pekerjaan. Hal ini juga merupakan langkah penting dalam perencanaan sumber daya
manusia. Memeriksa pekerjaan dalam perubahan teknologi baru kemungkinan akan
menghasilkan konfigurasi ulang pekerjaan dalam organisasi. Hal ini akan sangat berdampak
kepegawaian, pelatihan, perekrutan, dan aspek lain dari rencana sumber daya manusia secara
keseluruhan.
PERKIRAAN PERSYARATAN KETERAMPILAN DENGAN PEKERJAAN ATAU JOB
KATEGORI DI MASA DEPAN
Setelah struktur pekerjaan baru dan desain ditentukan, langkah berikutnya adalah
untuk menguji keterampilan yang dibutuhkan dalam setiap kategori pekerjaan. Seperti
disebutkan di atas, perubahan struktur pekerjaan karena teknologi atau alasan lain
menyebabkan perubahan keterampilan. Peramalan kebutuhan dan persiapan untuk mengisi
kebutuhan tersebut saat ini adalah pendekatan strategis untuk perencanaan sumber daya
manusia.
PERKIRAAN

KELEBIHAN

MANUSIA/TENAGA

KERJA,

DAN

KEKURANGAN

UNTUK

SUMBER

MASING-MASING

JABATAN

DAYA
ATAU

PEKERJAAN
Jika mempertimbangkan kelebihan sumber daya manusia atau tenaga kerja dalam
setiap kategori kerja dalam perusahaan, maka akan mempertimbangkan kemampuan individu
tersebut dan berdampak pada pemberhentian karyawan, apakah pekerja tersebut akan
diberhentikan ataupun diberhentikan sementara, dimutasi, dengan memberikan pesangon
kepada tenaga kerja atau karyawan yang diberhentikan tersebut.
Dan jika terjadi kekurangan sumber daya manusia atau tenaga kerja, maka perusahaan
pun akan mempertimbangkan untuk mendatangkan tenaga kerja ahli dari luar untuk
kemudian mengisi lowongan/jabatan-jabatan tertentu di perusahaan tersebut.
RINGKASAN

DARI

PERAMALAN

KELEBIHAN

KEKURANGAN

DAN

PERUBAHAN KEBUTUHAN KETERAMPILAN

Semua teknik ini harus secara jelas terintegrasi dengan kebutuhan manajer lini,
bantuan pasokan data penting dan membantu membuat keputusan. Rencana harus dipantau
dan dievaluasi untuk menjamin tujuan pertemuan mereka. Jika perlu, rencana harus kembali

didesain sebagai input data atau mengubah ramalan. Perencanaan sumber daya manusia
adalah proses dinamis ketimbang statis. Dalam hal ini, rencana sumber daya manusia
merespon perubahan tujuan organisasi dan lingkungannya, serta keinginan internal tingkat
pekerjaan dan keinginan manajer lini.
MEMBANGUN TUJUAN KHUSUS UNTUK FUNGSI SUMBER DAYA MANUSIA
Langkah terakhir dalam perencanaan sumber daya manusia adalah untuk menetapkan
tujuan spesifik untuk setiap fungsi sumber daya manusia. Tujuan spesifik harus ia ditetapkan
untuk segala sesuatu dari merekrut hingga mengakhiri kontrak. Rencana sumber daya
manusia keseluruhan harus mendorong tujuan operasional tertentu didirikan untuk setiap
fungsi manusia. Lalu menentukan kebijakan khusus operasional, program, dan kegiatan yang
dikembangkan untuk memenuhi tujuan. Kedua tujuan fungsional dan program operasi
tertentu yang terintegrasi dengan rencana sumber daya manusia secara keseluruhan dengan
cara umpan balik loop. Jika tujuan yang realistis dan kegiatan program tidak dapat diatur atau
bertemu di bawah rencana sumber daya manusia, rencana harus dimodifikasi.
SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
Sebuah sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) terdiri dari berbagai elemen.
Setiap elemen harus berfungsi dengan baik jika sistem ini akan menguntungkan organisasi.
Pada dasarnya, sistem adalah seperangkat aktivitas membutuhkan waktu input (contoh;
aplikasi untuk ketenagakerjaan di departemen keuangan), mengubahnya menjadi barang yang
berguna (persetujuan perekrutan dari departemen personalia) dan kemudian menampilkan
item baru ke tempat mereka dapat digunakan (mengirimkan persetujuan untuk membiayai
departemen).
INPUT

a.

Input dari sebuah HRIS adalah menyerupai sistem berbasis manual.

Informasi

karyawan, kebijakan perusahaan dan prosedur, dan informasi kepegawaian lain yang
terkait harus dimasukkan ke dalam sistem agar dapat digunakan. Hal ini biasanya
dimasukkan dari dokumen (seperti formulir aplikasi pada laporan asuransi) ke dalam
terminal komputer atau PC yang terhubung ke komputer mainframe.
b.

TRANSFORMASI
Bagian ini meliputi software atau instruksi tertulis yang memberikan petunjuk ke

komputer. Juga komputer dan software untuk cangkupan sistem sumber daya manusia

(HRIS) dari yang sederhana dan tidak mahal sampai ke rumit dan mahal.
Selama tahap transformasi, informasi masukan diubah menjadi sesuatu yang lebih
berguna untuk organisasi, Dalam sistem informasi komputer dan perangkat lunak biasanya
melakukan transformasi (jam masukan bekerja oleh seorang karyawan berubah menjadi
perhitungan gaji kotor, pajak, pemotongan lainnya).
OUTPUT

c.

Unsur berikutnya dari HRIS adalah penggunaan aktual dari bahan baru diproses.
Untuk informasi menjadi kualitas tinggi, ini akan berkaitan dengan 5 kriteria berikut:
1.

Akurat, "informasi harus mencerminkan apa itu laporan. Tingkat akurasi 100%
tidak selalu diperlukan; misalnya,akurasi kurang dibutuhkan ketika mengukur tren
usia karyawan dari dalam melaporkan kepatuhan EEO.

2.

Signifikan dan relevan, informasi yang diberikan harus digunakan, dan menjadi bisa
digunakan, informasi harus tersedia dalam waktu yang tepat.

3.

Komprehensif, Informasi harus memberikan gambaran komplit dari masalah dan

kemungkinan solusi alternatif yang diberikan.

4.

Dibaca dan visual yang Impact. Informasi harus mudah dimengerti; ini tidak harus
berupa list atau tabel ketika itu bisa dalam grafik

5.

Konsisten dalam format. informasi yang sama seharusnya tidak datang dalam
beberapa bentuk ketika salah satu mungkin.

FEEDBACK

d.

Umpan Balik merupakan elemen kontrol manajerial dari suatu sistem. Elemen umpan
balik membantu menjamin bahwa output adalah salah satu yang pencarian sistem yang
harus dicapai. Sebagian besar sistem informasi sumber daya manusia melaporkan tentang
banyaknya kegiatan sumber daya manusia. Berikut daftar singkat memberikan beberapa
fungsi HRIS dan apa yang biasanya disertakan dalam fungsi masing-masing:

Upah dan gaji: Perusahaan harus membayar struktur, kenaikan gaji yang
direncanakan, dan sejarah upah.

Manfaat: paket manfaat Perusahaan, data pada manfaat digunakan / akumulasi.

EEO kepatuhan: Informasi tentang minoritas perekrutan, perekrutan, dan

9kemajuan.

Hubungan kerja: Data kontrak kerja, informasi keluhan, dan data senioritas pekerja.

Pelatihan dan pengembangan: Informasi pada berbagai program pelatihan, karyawan

yang telah menerima pelatihan, dan direncanakan pelatihan dan kegiatan

pembangunan.

Kesehatan dan keamanan: informasi tentang kecelakaan perusahaan dan individu

yang terlibat, biaya kecelakaan, dan data lain yang dibutuhkan oleh laporan
pemerintah dan asuransi.

Suksesi manajemen / perencanaan karir: Informasi tentang keterampilan,

spesialisasi, prestasi, dan mungkin juga promosi.

HR perencanaan: Proyeksi kebutuhan masa depan,

Staffing: tugas kerja dan kemungkinan spesialisasi karyawan.

HR manajemen data: informasi karyawan dasar seperti upah, jaminan sosial angka,
dan jabatan.

Monitoring dan pelaporan kebijakan HR: Sebuah komponen DSS, membantu

organisasi com- pare kinerja SDM yang sebenarnya untuk kinerja HR diinginkan.

Data umum organisasi: struktur organisasi, tingkat manajemen, dan

informasi

fungsi resmi.

Demografi: Informasi tentang ketersediaan pekerja, pendidikan, usia,

Database eksternal: Informasi tentang perusahaan lain atau trend.

MENGIKAT HRIS UNTUK STRATEGI PERUSAHAAN

e.

Bila digunakan dengan benar, sebuah HRIS dapat menjadi alat yang berharga untuk
perencanaan strategis dan implementasi. Informasi HRIS akan membantu pembuat
keputusan lebih memahami bagaimana manajemen sumber daya manusia dapat menjadi
alat kompetitif yang berharga.
Selain itu dapat digunakan untuk memantau moral, efisiensi, dan tenaga kerja. Hal ini
dapat digunakan untuk merencanakan untuk manusia di masa mendatang kebutuhan
sumber daya perusahaan atau untuk mengantisipasi perubahan lingkungan yang
kompetitif.
JENIS HRIS

f.

Berbagai desain konfigurasi HRIS;

Dipusatkan

1.

fasilitas komputer terpusat

kontrol manajemen yang kuat

biaya berkurang

fleksibilitas dan akses pengguna yang terbatas

Terdistribusi

2.

fasilitas terpusat dan terhubung dengan situs lain

manajemen yang kuat

peningkatan fleksibilitas dan akses pengguna

Independen

3.

multiple sistem

kontrol manajemen minimal

akses dan fleksibilitas pengguna yang tinggi

biaya tinggi dan redundansi(kelebihan) fungsi

Hibrida

4.

campuran desain sistem

memungkinkan untuk sentralisasi fungsi dan desentralisasi otonomi lain tertentu

tingkat kontrol manajemen bervariasi

g.

fleksibilitas bervariasi biaya lebih tinggi dari konfigurasi lainnya

MEMBUAT KERJA HRIS
Memastikan bahwa HRIS bekerja untuk sebuah organisasi melibatkan dua isu kunci:
(l) pengguna dan (2) strategi mengikat dan keputusan.
Seperti itu adalah peran departemen sumber daya manusia untuk memberikan

pelatihan kepada anggota dari sebuah organisasi di daerah-daerah tertentu, departemen

juga harus memastikan bahwa karyawan dan pengguna lain terlatih untuk menggunakan
HRIS tersebut. Pelatihan sering termasuk memperkenalkan pengguna untuk persyaratan
baru dan mengakrabkan mereka dengan kemampuan sistem. Jika sistem ini dikembangkan
di rumah, maka fungsi pelatihan bisa jatuh ke departemen yang menciptakan sistem.
Langkah kedua dalam membuat sebuah karya HRIS yang mengikat strategi dan
keputusan. Bahkan jika pengguna tahu bagaimana menggunakan sistem, tidak akan
melayani organisasi jika mereka tidak bisa merasakan manfaat dari penggunaannya.
Akibatnya, perusahaan harus memastikan bahwa sistem pendokumentasian tem melayani
fungsi yang diperlukan dan memberikan informasi yang akan membantu pembuat
keputusan dalam mencapai tujuan organisasi dan strategi.
h.

PRIVASI DAN HRIS

Alasan utama bagi suatu organisasi untuk memasang sebuah HRIS adalah untuk

membuat lebih mudah untuk menemukan informasi. Kemudahan mengakses informasi

yang juga memiliki sisi negatifnya: lebih mudah bagi individu yang tidak sah untuk
memperoleh informasi swasta (baik perusahaan dan informasi kepegawaian) atau untuk
pengguna sistem untuk sengaja mengungkapkan mengungkapkan informasi pribadi.
Beberapa undang-undang diberlakukan untuk memberikan hukuman bagi ilegal

memperoleh informasi tertentu karyawan.

i.

KESIMPULAN HRIS
Sistem informasi sumber daya manusia melayani sejumlah fungsi dalam sebuah

organisasi. HRIS dapat membantu untuk mengurangi kesalahan, peningkatan efisiensi, dan
mengurangi biaya bagi suatu organisasi. Sebagai sistem pendukung keputusan, dapat
memberikan informasi yang berharga kepada para pembuat dan mengingatkan mereka
untuk potensi masa depan Masalah atau peluang. HRIS yang dapat digunakan sebagai alat
strategis

untuk

membantu

perusahaan-perusahaan

bertaruh-

Rencana

ter

dan

mempersiapkan diri untuk masa depan dan mengurangi biaya. Konfigurasi HRIS juga
akan mencerminkan sikap organisasi tentang bagaimana keputusan sumber daya manusia
yang dibuat, apakah HRIS didistribusikan, terpusat, atau independen. Tentu saja, untuk
HRIS efektif, pengguna harus benar terlatih untuk menggunakannya, dan itu harus
digunakan oleh orang-orang yang memang ditujukan untuk melayani. Akhirnya, HRIS
berbasis

komputer

menimbulkan

kekhawatiran

tentang privasi informasi

yang

dikandungnya. perawatan yang tepat harus diambil untuk membatasi akses ke sistem
untuk orang-orang yang memiliki kebutuhan yang sah untuk informasinya.

Referensi
William P. Anthony, Pamella L. Parrewe, K. Michele Kacmar. 1996. Strategic Human
Resource Management, the Dryden Press, Second Edition.