Pertemuan 2

 Perencanaan Sumber Daya Manusia

 Proses Perencanaan SDM
 Faktor yang Dipertimbangkan Dalam Perencanaan SDM
 Tahapan Perencanaan SDM
 Tujuan Perencanaan SDM
 Pentingnya Perencanaan SDM
 Memprediksi Kekuatan SDM

PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

Perencanaan sumber daya manusia adalah suatu proses yang dilakukan secara sistematis dalam rangka
mempersiapkan ketersediaan sumber daya manusia yang kompeten dan berkualitas dibidangnya, serta
memilki daya saing kuat sesuai dengan arahtujuan perusahaan.
Menurut Torrington & Tan Chwee Huat dalam Marihot Tua Efendi Hariandja; Perencanaan sumber
daya manusia merupakan kegiatan khusus yang berkaitan dengan penentuan kebutuhan sumber daya
manusia perusahaan, baik kebutuhan jangka pendek maupun kebutuhan jangka panjang. Dalam
bentuk yang lebih operasional adalah kegiatan yang berkaitan dengan memprediksi atau
memperkirakan seberapa banyak orang atau pegawai yang dibutuhkan untuk melakukan tugas-tugas
baik jumlahnya maupun jenisnya, berapa yang akan tersedia dan apa yang dilakukan untuk
memastikan bahwa penawaran sama dengan permintaan pada waktu yang bersamaan.
Tujuan dari perencanaan SDM ini adalah untuk memastikan kesesuaian antara tenaga kerja dan
pekerjaan, baik dari segi jumlah maupun kualitas yang dibutuhkan. Proses ini didasari oleh supply dan
demand dalam konteks SDM perusahaan.

Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia

Secara garis besar proses perencanaan SDM terdiri dari 4 langkah, yaitu:
1. Persediaan tenaga kerja saat ini
Langkah paling awal yang bisa dilakukan dalam memulai perencanaan SDM yaitu menilai
ketersediaan sumber daya manusia yang ada di perusahaan. Penilaian ini termasuk studi
komprehensif dari berbagai aspek SDM, seperti jumlah, skill, kompetensi, kualifikasi,
pengalaman, usia, jabatan, kinerja, kompensasi, dll.
Dalam tahap ini Human Resource (HR) juga bisa melakukan wawancara dengan manager tim
untuk memahami tantangan dari sisi SDM yang sedang dihadapi serta kualifikasi yang dirasa
penting untuk dimilki oleh karyawan tim tersebut
2. Kebutuhan SDM di masa mendatang
Langkah selanjutnya dari perencanaan SDM adalah menganalisa kebutuhan tenaga kerja di
masa mendatang. Dalam langkah ini berbagai variable Human Resource seperti pengurangan
SDM, lowongan yang akan dibuka, promosi jabatan, mutasi karyawan, dll perlu dimasukkan
dalam pertimbangan. Selain itu variable tidak terduga seperti pengunduran diri serta
pemecatan perlu dijadikan bahan pertimbangan dalam analisa.
3. Perkiraan permintaan SDM
Kemudian Human Resource (HR) bisa mencocokan tenaga kerja yang ada saat ini dengan
perkiraan kebutuhan tenaga kerja di kemudian hari dan membuat demand forecast (perkiraan
permintaan). Dalam langkah ini penting juga untuk mengetahui strategi dan objektif bisnis
jangka panjang agar perkiraan permintaan bisa sesuai untuk memenuhi kebutuhan
perusahaan.

PPSDM Oleh : Angka Priatna (206)

 4. Strategi dan implementasi pencarian SDM
Setelah mengetahui kekurangan yang dibutuhkan dari evaluasi supply dan demand SDM,
Human Resource bisa mengembangkan strategi berdasarkan perkiraan permintaan SDM yang
sudah dibuat. Strategi yang dibuat tentunua harus bisa memberikan solusi bagi kekurangan
masalah SDM di perusahaan. HR bisa melakukan relokasi, rekrutmen, outsourcing, pelatihan,
manajemen SDM hingga melakukan perubahan kebijakan terkait SDM. Perusahaan juga bisa
menggunakan jasa konsultan untuk meminimalisir reaksi negative terutama mengenai
masalah hukum dan legal.

Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam perencanaan sumber daya manusia adalah:
 Pertumbuhan (Growth)
Beda perusahaan, beda juga tingkat pertumbuhannya. Dalam melakukan perencanaan SDM
penting juga bagi HR untuk mempertimbangkan factor pertumbuhan finansial dan kebutuhan
perusahaan. Apakah perusahaan memiliki budget?
Apakah perusahaan akan melakukan ekspansi dan membutuhkan banyak SDM?
 Perubahan (Change)
Perubahan bisa terjadi kapanpun. Ketika perusahaan sedang mengalami perubahan, usahakan
agar HR memilki fleksibilitas agar bisa memenuhi kebutuhan perusahaan dengan lebih baik.
 Teknologi (Technology)
Di era globalisasi yang didominasi oleh teknologi ini penting bagi HR untuk memahami
pentingnya fungsi dan peran teknologi dalam operasional perusahaan. Jika diperlukan HR
juga bisa merencanakan pelatihan untuk karyawan mempelajari fitur ataupun perangkat yang
digunakan dalam perusahaan.

Tahap-Tahap Perencanaan SDM

Perencanaan SDM merupakan proses atau kegiatan yang membantu perusahaan untuk mendapatkan
karyawan yang tepat, dipekerjaan yang tepat di waktu yang tepat dan jumlah yang tepat juga. Oleh
karena itu diperlukan tahapan sistematis untuk mencapai tujuan ini.
Untuk sebuah perencanaan SDM yang baik diperlukan tahapan-tahapan atau langkah dasar yang harus
ditempuh, diantaranya:
1. Mampu menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM
2. Mengumpulkan data dan informasi yang lengkap mengenai SDM
3. Mengelompokan data dan informasi tersebut, kemudian menganalisanya
4. Menetapkan beberapa alternative yang kira-kira sanggup ditempuh
5. Memilih alternative terbaik dari berbagaialternatif yang ada
6. Menginformasikan rencana terpilih kepada para karyawan agar direalisasikan.
Secara garis besar, proses perencanaan SDM terdiri dari 3 tahapan penting yaitu:
 Peramalan terkait penambahan atau pengurangan tenaga kerja
Pada tahap ini HR manager harus memastikan berapa jumlah permintaan dan penawaran
tenaga kerja. Tujuan utamanya adalah untuk memprediksi di area mana dalam organisasi yang
perlu penambahan atau pengurangan tenaga kerja.
Ada 3 langkah yang harus diperhatikan dalam tahapan peramalan ini yakni;
- Penentuan permintaan tenaga kerja
- Penentuan penawaran tenaga kerja
- Penentuan penambahan atau pengurangan tenaga kerja
 Penentuan tujuan dan perencanaan strategis

PPSDM Oleh : Angka Priatna (206)

 Tujuan dari penentuan tujuan kuantitatif yang spesifik adalah untuk memfokuskan perhatian
kepada masalah dan menyediakan contoh untuk menentukan keberhasilan dari suatu program.
Tujuan tersebut seharusnya dating dari analisis permintaan dan penawaran tenaga kerja dan
harus memasukan gambaran spesifik tentang apa yang akan terjadi pada kategori jabatan atau
keterampilan serta timetable yang spesifik tentang kapan hasil harus dicapai.
 Penerapan program dan evaluasi
Pada tahap ini organisasi perlu memeriksa apakah perusahaan sudah berhasil menghindari
terjadinya kekurangan atau kelebihan tenaga kerja. Penting juga bagi organisasi untuk melihat
komponen yang spesifik dari proses perencanaan SDM yang berkontribusi terhadap
keberhasilan atau kegagalannya.

Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia

Ada beberapa tujuan dari perencanaan SDM, diantaranya adalah:
1. Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi semua jabatan dalam
perusahaan
2. Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa depan, sehingga setiap
pekerjaan ada yang mengerjakan
3. Untuk menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas
4. Untuk mempermudah koordinasi, integrasi dan sinkronisasi sehingga produktivitas kerja
meningkat
5. Untuk menghindari kekurangan atau kelebihan karyawan
6. Untuk menjadi pedoman dalam menetapkan program penarikan, seleksi, pengembangan,
kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan da pemberhentin karyawan
7. Menjadi pedoman dalam melaksanakan mutasi (vertikal, horizontal) dan pensiun karyawan
8. Menjadi dasar dalam melakukan penilaian karyawan (Drs. Malayu S.P Hasibuan)
Perencanaan SDM bertujuan memastikan bahwa orang yang tepat berada pada tempat, waktu yang
tepat, sehingga hal tersebut harus disesuaikan dengan rencana organisasi secara menyeluruh, untuk
merancang dan mengembangkan perencanaan sumber daya manusia yang efektif (Manzini. 1996)

Pentingnya Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencanaan SDM ini perlu dilakukan untuk kepentingan perseorangan, perusahaan dan nasional
 Kepentingan Perseorangan
Perencanaan SDM penting bagi setiap orang karena dengan perencanaan SDM dapat
menetapkan tujuan yang ingin dicapai. Untuk mencapai tujuan tersebut maka kegiatannya
akan lebih terarah, efektif dan efisien, selain itu untuk dapat mengetahui seberapa jauh tujuan
yang telah dicapai setelah periode. Contoh: rencana pendidikan, karier, dll
 Kepentingan Perusahaan
Perencanaan SDM ini sangat penting untuk perusahaan untuk dapat meningkatkan daya guna
dan hasil guna dalam mencapai tujuan perusahaan. Dengan perencanaan SDM kualitas,
kuantitas dan penempatan pegawai tepat sesuai kebutuhan perusahaan. Perencanaan SDM
juga dapat menilai apakah perusahaan maju atau tidak, serta apakah kontrol karyawan dapat
dilakukan.
 Kepentingan Nasional
Perencanaan SDM bagi kepentingan nasional sangat penting karena kemajuan suatu negara
terletak pada keunggulan SDM. Oleh karena itu pemerintah harus merencanakan peningkatan
mutu SDM supaya pembangunan negara berjalan cepat dan lancar

PPSDM Oleh : Angka Priatna (206)

Memprediksi Kekuatan Sumber Daya Manusia
Perencanaan terhadap kekuatan SDM yang stabil sangat diperlukan. Kita tidak mengetahui apakah
karyawan yang ada sekarang dalam bulan atau tahun depan keutuhannya tetap, bisa saja terjadi
pengunduran diri atau terjadi pemutusan hubungan kerja karena faktor pelanggaran dll. Sedangkan
untuk faktor pensiun tidaklah menjadi persoalan, sebab hal terebut sudah diantisipasi dari awal dan
diketahui kapan karyawan yang bersangkutan memasuki masa pensiunnya. Untuk mengantisipsi
penambahan, pengurangan atau pemindahan karyawan, HRD Manager harus memperhatikan faktor-
faktor berikut:
 Kondisi sekarang
HRD manager perlu membuat bank data, meliputi catatan-catatan kecil tentang pendidikan,
kursus-kursus bahkan catatan tentang perilaku karyawan yang bersangkutan sehingga dapat
menggambar kekuatan yang ada dalam kondisi sekarang. Keuntungan dari bank data ini
adalah berkaitan dengan perencanaan sumber daya manusia.
 Perubahan teknologi
Untuk sektor pabrikan biasanya hasil yang dicapai per orang dapat ditingkatkan. Misalnya
tahun lalu setiap orang menghasilkan 150 produk per bulan dan tahun berikutnya ditingkatkan
menjadi 160 produk per bulan, hal ini dimungkinkan karena terjadinya perubahan teknologi
atau lancarnya penerimaan bahan baku. Dengan demikian akan terjadi penurunan jumlah
orang setiap unit keluaran. Hal tersebut dapat saja terjadi pada bagian administrasi keuangan
(accounting), beberapa staf bisa saja dikurangi dengan adanya perubahan pada sistem
informasi dari manual menjadi link (terkoneksi)
Untuk kasus hotel: bagian Housekeeping, Front Office, F&B Service adalah pelayanan fisik
yang keberadaannya sulit digantikan oleh teknologi, sekalipun tingkat produktivitasnya
dioptimalkan, keluarannya tidak ada perubahan yang signifikan artinya dia tidak bisa dirubah
seperti robot.
 Rasio perubahan terhadap perluasan
Dengan adanya perluasan perusahaan, maka secara logika rasio (penambahan) karyawan
harus mengikuti, tetapi tidak demikian, kenapa?
Karena harus memperhatikan beberapa aspek yang mempengaruhinya

PPSDM Oleh : Angka Priatna (206)