B.

Perencanaan Sumber Daya Manusia (Human Resources Planning)

Perencanaan Sumber Daya Manusia memiliki arti penting dalam mendukung

tercapainya tujuan organisasi. Dapat dikatakan gagalnya pencapaian tujuan organisasi
salah satunya karena organisasi tidak melakukan perencanaan sumber daya manusia
dengan baik. Apalagi manusia sebagai sumber daya merupakan modal/aset yang
paling berharga dan penting dalam organisasi/perusahaan, sehingga melaksanakan
perencanaan sumber daya manusia harus dilakukan secara cermat dan baik.

Perencanaan sumber daya manusia merupakan entry point bagi organisasi

dalam upaya pencapaian tujuannya. Lewat perencanaan sumber daya manusia,
organisasi akan mendapatkan profil karyawan yang dibutuhkan organisasi baik secara
kualitas maupun kuantitas, yang pastinya disesuaikan dengan kondisi organisasi dan
juga tujuan organisasi. Lantas apa yang dimaksud dengan perencanaan sumber daya
manusia?

1. Pengertian Perencanaan Sumber Daya Manusia

Mathis dan Jackson (2001) menyebutkan, “Perencanaan SDM merupakan
proses analisis dan identifikasi kebutuhan dan ketersediaan SDM untuk mencapai
tujuan. Perencanaan SDM sebagai suatu proses untuk menentukan jumlah dan
jenis tenaga kerja yang dibutuhkan oleh organisasi atau perusahaan dalam waktu
dan tempat yang tepat serta melakukan tugas sesuai dengan yang diharapkan.”
Dari definisi yang disampaikan oleh Mathis dan Jackson tersebut dapat
diambil kesimpulan bahwa perencanaan SDM merupakan perencanaan yang
sistematis untuk meramalkan kebutuhan pegawai dan ketersediaannya pada masa
yang akan datang baik jumlah, jenis maupun kualitasnya untuk mencapai tujuan
strategik organisasi melalui fungsi-fungsi SDM.
Dengan demikian Departemen SDM dapat merencanakan pelaksanaan
rekruitmen, seleksi, orientasi, pelatihan dan aktivitas yang lainnya dengan baik. Jadi
perencanaan sumber daya manusia akan menentukan implementasi aktivitas
lainnya terkait dengan manusia sebagai sumber daya.
 Setidaknya ada 2 (dua) komponen dalam perencanaan sumber daya manusia.
Pertama, Komponen Kebutuhan, yaitu menentukan jumlah, keahlian dan lokasi
karyawan yang akan dibutuhkan di masa mendatang dalam kaitannya dengan
upaya pencapaian tujuan organisasi. Komponen yang kedua, Ketersediaan, yaitu
dengan menentukan apakah perusahaan akan aman terhadap karyawan dengan
keahlian yang dibutuhkan dan menentukan pula dari mana sumbernya. Lantas apa
aspek pokok dan tujuan dari perencanaan SDM?

2. Aspek Pokok Perencanaan Sumber Daya Manusia

Setelah mengetahui apa itu perencanaan sumber daya manusia dan
komponennya, pembahasan selanjutnya adalah aspek pokok perencanaan sumber
daya manusia. Setidaknya ada 7 aspek pokok dalam perencanaan sumber daya
manusia, antara lain:
1. Sistematis dan merupakan proses yang disadari dan terencana
2. Proses terus menerus karena tujuan organisasi dan lingkungan akan selalu
berubah
3. Tujuan jangka pendek dan jangka panjang dengan penekanan pada rencana
jangka panjang
4. Berhubungan dekat dengan proses perencanaan organisasi/perusahaan, karena
menentukan kebijakan dan prioritas
5. Tingkat SDM (kualitas dan kuantitas) akan tergantung pada kemampuan
6. SDM harus memenuhi persyaratan demi keefektifan organisasi

3. Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencanaan sumber daya manusia dilakukan bukan tanpa tujuan. Berikut tujuan
dari perencanaan sumber daya manusia, antara lain:
1. Untuk menjamin ketersediaan SDM, baik jumlah maupun kualitasnya saat ini dan
di masa yang akan datang
2. Untuk meningkatkan pendayagunaan SDM
3. Untuk meningkatkan kapasitas SDM dan memberikan kepuasan kerja
4. Manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan Sumber Daya Manusia memiliki manfaat sebagai berikut :
1. Dapat mengintegrasikan kegiatan manajemen sumber daya manusia dengan
tujuan organisasi
2. Dapat menghindari terjadinya tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas
3. Memudahkan koordinasi, integrasi dan sinkronisasi
4. Menghindari kekurangan atau kelebihan karyawan
5. Menjadi pedoman dalam melaksanakan mutasi
6. Menjadi dasar dalam melakukan penilaian kinerja
7. Menetapkan program penarikan, pengembangan, kompensasi, pemeliharaan
dan pemberhentian karyawan

5. Kepentingan Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencanaan sumber daya manusia memiliki kepentingan bagi beberapa pihak,
antara lain :
1. Pihak Individu.
Bagi pihak individu perencanaan sumber daya manusia memiliki kepentingan
untuk peningkatan dan pengembangan individu
2. Pihak Organisasi.
Bagi organisasi kepentingan perencanaan sumber daya manusia, adalah untuk
mendapatkan karyawan sesuai dengan kompetensi
3. Kepentingan Nasional.
Perencanaan sumber daya manusia memiliki kepentingan untuk meningkatkan
produktivitas nasional, mendapat tenaga kerja handal untuk mendukung program
pemerintah.

6. Tantangan Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencanaan sumber daya manusia harus memperhatikan dan memperhitungkan
apa yang menjadi tantangan (internal maupun eksternal) dan situasi internal
ketenagakerjaan.
1. Tantangan Eksternal, meliputi bidang sosial ekonomi, teknologi dan persaingan
 2. Tantangan Internal, meliputi rencana strategis anggaran, estimasi produksi,
ramalan penjualan dan struktur organisasi beserta tugas pekerjaan
3. Situasi Internal Ketenagakerjaan juga harus diperhitungkan untuk mengantisipasi
kekosongan jabatan dan pemenuhan kepuasan tenaga kerja. Situasi internal
ketenagakerjaan dalam setiap organisasi selalu dinamis akibat dari pengunduran
diri, PHK, meninggal dunia, rotasi, dan pensiun.

7. Faktor-Faktor Yang Menentukan Jumlah, Karakteristik dan Kemampuan

Sumber Daya Manusia
Ada beberapa faktor yang menentukan jumlah, karakteristik dan kemampuan SDM,
antara lain:
1. Perubuhan visi, misi dan tujuan yang hendak dicapai
2. Perubahan strategi pada tingkat organisasi
3. Tingkat persaingan dalam industri
4. Perubahan lingkungan makro (ekonomi, sosial, politik dan teknologi)
5. Perubahan struktur dan kapasitas organisasi
6. Perubahan pada angkatan kerja

8. Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia

Ada 5 (lima) langkah yang harus dilakukan dalam proses perencanaan sumber daya
manusia, antara lain:
1. Meramalkan kebutuhan SDM yang akan datang
Dasar untuk meramalkan kebutuhan SDM adalah permintaan terhadap
barang/jasa yang dihasilkan organisasi. Ramalan kebutuhan SDM ditentukan
oleh kegiatan produksi. Kegiatan produksi ditentukan oleh permintaan
barang/jasa, sehingga jika permintaan barang/jasa meningkat maka kegiatan
produksi pun akan meningkat, artinya permintaan akan tenaga kerja pun akan
meningkat, demikian sebaliknya. Ini artinya permintaan barang/jasa berbanding
lurus dengan permintaan tenaga kerja
 2. Proyeksi persediaan SDM yang akan datang
Proyeksi persediaan hanya berhubungan dengan persediaan internal SDM.
Perkiraan tentang jumlah dan kualitas SDM yang diharapkan harus sesuai
dengan kebutuhan masa yang akan datang. Hal ini harus mencermati SDM yang
ada dan pola gerakan SDM sepanjang waktu yang bersifat dinamis karena
adanya promosi, pemindahan, pemberhentian.
3. Membandingkan kebutuhan yang diramalkan dengan persediaan.
Ini bertujuan untuk menentukan kebutuhan karyawan netto pada tiap jabatan
dalam organisasi/perusahaan maupun untuk organisasi/perusahaan secara
keseluruhan. Bisa saja terjadi fenomena secara keseluruhan jumlah karyawan
sudah sesuai tapi pada salah satu unit kerja kekurangan sementara pada unit
kerja lainnya berlebih. Dari hasil membandingkan tersebut menghasilkan 3
kemungkinan, antara lain:
a. Permintaan sama dengan penambahan, berarti tidak ada kegiatan
penambahan/pengurangan karyawan
b. Kekurangan SDM, berarti perlu strategi untuk memenuhi kekurangan tersebut
c. Kelebihan SDM, berarti perlu strategi untuk mengurangi kelebihan tersebut
4. Merencanakan kebijakan dan program untuk memenuhi kebutuhan SDM.
5. Menilai keefektifan perencanaan SDM

9. Analisis Kebutuhan Sumber Daya Manusia

Analisis kebutuhan Sumber Daya Manusia dapat dilakukan dengan cara :
1. Peramalan Kebutuhan
Peramalan kebutuhan SDM erat kaitannya dengan peramalan kondisi
perusahaan dimasa yang akan datang. Sumber daya yang dibutuhkan
tergantung pada prospek dan kebijakan perusahaan dalam menentukan
investasi dalam proses produksi
2. Analisis Beban Kerja (Work Lood Analysis)
Menentukan jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu
beban kerja dalam jangka waktu tertentu. Atau menentukan jumlah jam kerja
 orang (man hours) yang dibutuhkan untuk waktu tertentu. Dari jumlah jam kerja
tiap tenaga kerja akan menghasilkan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan

3. Analisis Tenaga Kerja (Work Force Analysis)

Menghitung tenaga kerja yang dibutuhkan berdasarkan beban kerja produksi
sehingga diperoleh jumlah tenaga kerja yang sesuai untuk menyelesaikan beban
kerja produksi yang sudah ditetapkan. Akan tetapi kita juga harus
mempertimbangkan dinamika tenaga kerja yang ada karena ketidakhadiran
/absen dan keluar, sehingga jumlah tenaga kerja harus ditambah dengan
prosentase dinamika tersebut.
4. Menghitung Tingkat Absensi
Absensi dapat dibedakan menjadi 2, yaitu:
1. Absen karena keadaan yang tidak dapat dapat dihindari
2. Absen karena merosotnya disiplin dan moril kerja sumber daya manusia

Tinggi rendahnya absensi akan berpengaruh terhadap pencapaian target / tujuan

organisasi / perusahaan (target produksi)

5. Menghitung Tingkat Perputaran Sumber Daya Manusia (Labour Turn Over)

Untuk mengukur berapa orang yang masuk dan keluar organisasi karena
berbagai sebab. Perputaran sumber daya manusia termasuk Sumber Daya
Manusia yang diberhentikan, dinonaktifkan, mengundurkan diri, meninggal dunia
dan pensiun.
Beberapa hal yang terjadi jika banyak sumber daya manusia yang keluar, antara
lain :
 Menimbulkan biaya penarikan sumber daya manusia baru
 Bertambahnya biaya pendidikan dan latihan
 Meningkatnya kecelakaan kerja sebagai akibat tenaga kerja kurang terlatih
 Adanya produksi yang hilang selama masa pergantian
 Peralatan produksi tidak bisa digunakan karena ditinggal oleh tenaga kerja
 Perlu diadakan kerja lembur untuk memenuhi target
 Biaya yang dikeluarkan akan lebih besar daripada hasil kerja tenaga kerja
baru

Berikut faktor-faktor penyebab turn over, antara lain :

 Suasana kerja tidak menyenangkan

 Kompensasi dibawah standar (UMR / UMK)
 Tidak ada penghargaan atas prestasi
 Pekerjaan bersifat rutin dan tidak menantang
 Tidak ada jaminan pengembangan karir
 Keamanan kerja tidak terjamin
 Rendahnya disiplin dan moril kerja sumber daya manusia
 Perlakuan tenaga kerja yang tidak wajar
 Konflik yang berlarut-larut tanpa penyelesaian yang baik