BAB II

PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

A. PENGERTIAN PERENCANAAN SDM

Perencanaan sumber daya manusia (PSDM) merupakan fungsi utama yang harus
dilaksanakan dalam organisasi, guna menjamin tersedianya tenaga kerja yang tepat untuk
menduduki berbagai posisi, jabatan, dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat.
Kesemuanya itu dalam rangka mencapai tujuan dan berbagai sasaran yang telah dan akan
ditetapkan.

Werther dan Davis (1989), mengemukakan perencanaan sumber daya manusia adalah
suatu perencanaan yang sistematik tentang perkiraan kebutuhan dan pengadaan tentang pegawai.
Perencanaan sumber daya manusia merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk
mengantisipasi permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu yang akan datang, dan
untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh kondisi tersebut.

Reilly (1996: 4), mendefinisikan perencanaan sumber daya manusia adalah:

A process in which an organization attempts to estimate the demand for labour and evaluate the
size, nature, and sources on the supply which will be reired to meet the demand.

Perencanaan sumber daya manusia berkaitan erat dengan pengidentifikasian persoalan-

persoalan, ancaman-ancaman, dan peluang-peluang dalam organisasi dan lingkungan organisasi.

Menurut Schuler et al. (1992: 55), perencanaan SDM memiliki dua hubungan penting
dengan lingkungan internal organisasi, yaitu hubungan dengan strategi organisasional dan budaya
organisasional. Perencanaan SDM perlu bagi suatu organisasi, supaya organisasi tidak mengalami
hambatan bidang SDM dalam mencapai tujuannya dalam rangka menghadapi dampak
perkembangan yang selalu berubah-ubah. Namun demikian, perencanaan SDM dalam suatu
organisasi tidakdah bersifat statis, karena arus perkembangan ilmu, pengetahuan, teknologi,
kebutuhan, lingkungan selalu berubah-ubah, maka perencanaan SDM harus dapat
mengakomodasi setiap gerak perubahan tersebut, bila organisasi yang bersangkutan tidak mau
ketinggalan. Oleh sebab itu, perencanaan SDM harus mengikuti perkembangan dan tuntutan
perusahaan yang selalu berubah.
 Dengan demikian, dapat dijelaskan bahwa ada empat kegiatan yang harus dilakukan oleh
perencanaan sumber daya manusia, yaitu:
1. Menginventarisasi persediaan sumber daya manusia.
2. Memprediksi sumber daya manusia.
3. Penyusunan rencana-rencana sumber daya manusia.
4. Memonitor dan evaluasi.

Ada dua kepentingan perencanaan SDM, yaitu kepentingan individu dan organisasi.

Kepentingan individu, perencanaan SDM sangat penting bagi setiap individu karyawan,
karena dapat membantu meningkatkan potensinya, begitu pula kepuasan karyawan dapat dicapai
melalui perencanaan karier, sedangkan kepentingan organisasi, perencanaan SDM sangat penting
bagi organisasi dalam mendapatkan calon karyawan yang memenuhi kualiflkasi. Dengan adanya
perencanaan SDM, dapat dipersiapkan calon-calon karyawan yang berpotensi untuk menduduki
posisi manajer untuk masa yang akan datang.

B. TAHAPAN PERENCANAAN SDM

Menurut Jackson & Schuler (1990), Perencanaan sumber daya manusia yang tepat
membutuhkan langkah-langkah tertentu berkaitan dengan aktivitas perencanaan sumber daya
manusia menurut organisasi modern. Langkah-langkah tersebut meliputi:
1. Pengumpulan dan analisis data untuk meramalkan permintaan maupun persediaan
sumberdaya manusia yang diekspektasikan bagi perencanaan bisnis masa depan.
2. Mengembangkan tujuan perencanaan sumber daya manusia.
3. Merancang dan mangimplamintasikan program-program yang dapat memudahkan
organisasi untuk pencapaian tujuan perencanaan sumber daya musia.
4. Mengawasi dan mengevaluasi program-program yang berjalan.

Keempat tahap tersebut dapat diimplementasikan pada pencapaian tujuan jangka pendek
(kurang dari satu tahun), menengah (dua sampai tiga tahun), maupun jangka panjang (lebih dari
tiga tahun).

Rothwell (1995), menawarkan suatu teknik perencanaan sumber daya manusia yang
meliputi beberapa tahap, yaitu:
1. Investigasi baik pada Iingkungan eksternal, internal, dan organisasional.
2. Forecasting atau peramaIan atas ketersediaan supply dan demand sumber daya manusia saat
ini dan masa depan.
3. Perencanaan bagi rekrutmen, pelatihan, promosi, dan lain-lain.
4. Utilisasi, yang ditujukan bagi manpower dan kemudian memberikan feedback bagi proses
awal.

Sementara itu, pendekatan yang digunakan dalam merencanakan sumber daya manusia
adalah dengan action driven, yang memudahkan organisasi untuk memfokuskan bagian tertentu
dengan lebih akurat atau skills need, daripada melakukan perhitungan numerik dengan angka yang
besar untuk seluruh bagian organisasi.

Pendekatan ini diawali dati strategic drive korporasi saat ini, atau masalah bisnis yang
terjadi dari tingginya biodata tenaga kerja, pelayanan konsumen yang rendah, dan berupaya untuk
merencanakan solusi yang masuk akal. Agar efektif, pendekatan harus didasarkan pada diagnosis
masalah secara akurat dan analisis alternatif rencana. Dalam hal ini, teknik kuantitatif masih
diperlukan. Misalnya, biaya tingginya tenaga kerja dapat berasal dari:
 Teknik rekrutmen yang baik/buruk yang menyebabkan tingginya tingkat perpindahan
karyawan atau rendahnya kualitas karyawan.
 Penggunaan keterampilan atau waktu kerja yang tidak efektif.
 Tingginya tingkat absensi, dan reward yang tidak sesuai. Pendekatan “action driven” akan
memudahkan organisasi memfokuskan secara lebih akurat bagian tertentu atau keterampilan
yang dibutuhkan daripada memproduksi penghitungan numerik dalam skala besar bagi
keseluruhan. Pada umumnya, yang perlu diperhatikan dalam awal perencanaan sumber daya
manusia adalah pengamatan lingkungan.

Perencanaan sumber daya manusia umumnya dipandang sebagai ciri penting dari tipe
ideal model MSDM meski pada praktiknya tidak selalu harus dijadikan prioritas utama.
Perencanaan sumber daya manusia merupakan kondisi penting dari “integrasi bisnis” dan
“strategic,” implikasinya menjadi tidak sama. Manpower planning menggambarkan pendekatan
tradisional dalam upaya forecasting apakah ada ketidak sesuaian antara supply dan demand tenaga
kerja, serta merencanakan pényesuaian kebijakan yang paling tepat. Integrasi antara aspek-aspek
perencanaan sumber daya manusia terhadap pengembangan bisnis sebaiknya memastikan bahwa
kebutuhan terhadap pengembangan bisnis sebaiknya memastikan bahwa kebutuhan perencanaan
sumber daya manusia harus dilihat sebagai suatu tanggung jawab lini.

Proses perencanaan sering tidak berjalan dengan lancar, karena kebijakan perencanaan
tidak dibuat secara detail, sehingga terjadi gap antara corporate policies dan personnel policies
serta aplikasinya dalam praktik

C. EVALUASI PERENCANAAN SDM

Perencanaan sumber daya manusia dapat digunakan sebagai indikator kesesuaian antara
supply dan demand bagi sejumlah orang’ orang yang ada dalam organisasi dengan keterampilan
yang sesuai; perencanaan sumber daya manusia juga berguna sebagai “early warn' ing" organisasi
terhadap implikasi strategi bisnis bagi pengembangan sumber daya manusia dengan melakukan
audit terhadap SDM.
Teknik-teknik yang dapat digunakan dalam evaluasi perencanaan sumber daya manusia
meliputi:
1. Audit sederhana terhadap sasaran apakah memenuhi tujuan, kekosongan terisi, biaya
berkurang, dan sebagainya. Adapun tingkat audit tergantung pada tujuan organisasi dan
seberapa jauh analisis terhadap keberhasilan maupun penyimpangan dapat dilakukan.
2. Evaluasi sebagai bagian dari tinjauan prosedur organisasi lain sesuai standar penggunaan:
 Prosedur total kualitas, perlu bagi kebutuhan pengawasan dan dapat menggambarkan
atensi bagi ketidakcukupan SDM;
 Prosedur investasi manusia, perlu pengawasan bagi seluruh karyawan berbasis
kontinuitas; dan
 Pendekatan analitis bagi utilisasi sumber daya manusia dan pengawasan hasil.
3. Evaluasi sebagai bagian dari audit komunikasi general atau survei sikap manusia.
4. Dimasukkannya hal-hal berikut sebagai bagian audit yang lebih luas atau tinjauan fungsi
SDM:
 Nilai tambah yang diperoleh organisasi, misalnya dalam mengembangkan manusia atau
pengurangan perpindahan tenaga kerja;
 Dalam pemenuhan target departemen sumber daya manusia atau penetapan fungsi
 Dalam pengawasan pencapaian equal opportunity target dalam hal gender atau ras; dan
  Sebagai bagian bentuk internal atau eksternal bench-marking komparasi dari
perencanaan sumber daya manusia yang digunakan dan outcomes dalam bagian lain di
organisasi yang sama.
5. Melakukan review atas penilaian individu.
D. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMENGARUHl PERENCANAAN SDM
Perencanaan sumber daya manusia sangat dipengaruhi baik oleh faktor yang berasal dari
dalam organisasi itu sendiri (faktor internal) manpun faktor yang berasal dari luar organisasi
(faktor ekstenal).

1. FAKTOR-FAKTOR INTERNAL
Adapun berbagai kendala yang terdapat di dalam organisasi itu sendiri, seperti:
 Rencana strategis;
 Anggaran;
 Estimasi produksi dan penjualan;
 Perluasan usaha atau kegiatan baru; dan
 Rancangan organisasi dan tugas pekerjaan.
Di samping itu, faktor-faktor internal juga dapat dipilahkan berdasarkan sistemnya,
seperti:
 Sistem informasi manajemen dan organisasi;
 Sistem manajemen keuangan;
 Sistem marketing dan pasar;
 dan Sistem manajemen pelaksanaan.
2. FAKTOR-FAKTOR EKSTERNAL
Merupakan berbagai faktor yang pertumbuhan dan perkembangaannya berada di luar
kemampuan, yang termasuk faktor-faktor eksternal, yaitu:
 Situasi ekonomi;
 Sosial-budaya;
 Politik;
 Peraturan perundang-undangan;
 Teknologi; dan
 Pesaing.
 Faktor internal dan eksternal di atas saling berinteraksi dan memengaruhi. Perencanaan
SDM harus bertitik tolak dari pengkajian terhadap faktor-faktor tersebut
E. PROSES PERENCANAAN
Perencanaan sumber daya manusia terdapat empat tahapan yang meliputi:
1. Pengumpulan, analisis dan peramalan data dalam rangka mengembangkan perkiraan pasokan
SDM dan permintaan SDM (membuat sistem informasi SDM).
2. Menetapkan tujuan dan kebijakan SDM, mendapatkan persetujuan, dan dukungan dari
manajemen puncak.
3. Merancang dan mengimlementasikan rencana dan program tindakan dalam berbagai bidang
kegiatan seperti rekrutmen, pelatihan dan promosi yang memungkinkan organisasi mampu
mencapai tujuan SDM-nya.
4. Mengendalikan dan mengevaluasi rencana dan program kepegawaian untuk memfasilitasi
kemajuan ke arah tujuan SDM.

Keempat tahapan dalam proses perencanaan SDM tersebut dapat pula disebut sebagai
prosedur dan tahapan untuk perencanaan dan pemprograman SDM. Oleh EW Vetter (dalam
Irianto, 2001), prosedur tahapan ini dihubungkan dalam suatu skema sehingga tampak seperti pada
Gambar 3.1.

Dalam Gambar 3.1 dapat dilihat tahap pertama meliputi lima kegiatan, yaitu:
1. Analisis terhadap empat elemen SDM yang meliputi penyimpangan/ketersediaan, pemekerjaan,
produktivitas, dan organisasi;
2. Peramalan permintaan kebutuhan keseluruhan SDM.
3. Peramalan SDM per unit.
4. Persetujuan penganggaran.
5. Manajemen perkiraan/estimasi pasokan SDM.
Adapun dalam tahap kedua dalam proses perencanaan SDM dilakukan persetujuan oleh
manajemen puncak tentang segala sesuatu yang berkaitan dengan pernyataan-pernyataan dalam
perencanaan SDM. Di samping itu, dalam tahap ini juga ditentukan berbagai tujuan dan kebijakan
yang berkaitan dengan SDM. Tahap ketiga berupa pemprograman SDM yang meliputi sejumlah
pokok yang terdiri dari rekrutmen dan seleksi, penempatan, pemberhentian, remunerasi, pelatihan
dam pengembangan, penilaian dan identiflkasi kinerja, serta sistem informasi SDM.
 Perencanaan SDM diakhiri dengan tahap keempat, yaitu pengendalian atau control dan
evaluasi yang memusatkan perhatiannya pada efektivitas kebijakan SDM untuk akhirnya menjadi
informasi baru bagi tahap pertama.
1. Analisis

- Penyimpangan Pemrograman

- Pemekerjaan - Rekrutmendanse
Kontrol&Eval
leksi uasi
- Produktivitas - Penempatan
- Pemberhentian
- Organisasi - Remunerasi
Persetujuanma
- PelatihanPenge
najemen
mbangan
- Penilaiandanide
2. Peramalan ntifikasi
permintaan SDM - Sisteminformasi
secarakeseluruhan

3. Peramalan SDM Persetujuan

per unit Manajemen

4.Persetuananggaran

5. Manajemen
perkiraanpasokan
SDM

Thapan 1 Tahapan 2 Tahapan 3 Tahapan 4

Gambar 3.1
Prosedur dan Tahap Perencanaan dan Pemrograman SDM
Sumber: Schuler et al. 1 992.
Jika dicermati pada keempat tahap tersebut, maka perencanaan SDM pada dasarnya
merupakan kegiatan kunci dalam MSDM. Di dalamnya, khususnya pada tahap ketiga, terdapat
banyak kegiatan yang menjadi substansi MSDM. Oleh karena itu, perencanaan SDM menjadi
sangat penting bagi organisasi. Perencanaan yang baik akan menentukan tingkat kualitas MSDM.

F. HUBUNGAN PERENCANAAN DENGAN FUNGSl-FUNGSI MSDM

1. HUBUNGAN PERENCANAAN DENGAN ANALISIS JABATAN

Analisis jabatan mempunyai peranan penting dalam perencanaan sumber daya manusia.
Dalam menilai kebutuhan organisasi, perencanaan SDM menggunakan data analisis jabatan untuk
membandingkan kecakapan karyawan yang sesungguhnya terdapat dalam organisasi. Apabila
kecakapan yang sesungguhnya tidak sesuai dengan kecakapan yang dibutuhkan untuk jabatan-
jabatan yang ada, maka organisasi dapat mengambil beberapa perencanaan tindakan untuk
ketidak sasuaian tersebut.

2. HUBUNGAN PERENCANAAN DENGAN PENARIKAN TENAGA KERJA

Penarikan tenaga kerja merupakan suatu program perencanaan sumber daya manusia yang
penting dan dimaksudkan untuk menarik tenaga kerja cakap yang diperlukan agar dapat
memenuhi kebutuhan Organisasi pada masa mendatang. Penarikan tenaga kerja juga memberikan
suatu sarana untuk mencapai tujuan tindakan yang telah disetujui yang ditentukan dalam
Perencanaan SDM. Pada dasarnya, proses perencanaan SDM memberikan perkiraan tentang
jumlah dan jenis karyawan yang diperlukan suatu organisasi untuk waktu-waktu yang akan
datang pada berbagai tempat.

3. HUBUNGAN PERENCANAAN DENGAN SELEKSI

Penarikan tenaga kerja dan seleksi bersama-sama menunjukkan suatu strategi perencanaan
SDM yang penting untuk memperoleh tenaga kerja cakap yang diperlukan untuk mencapai tujuan
organisasi. Fungsi perencanaan SDM memerinci jumlah dan jenis karyawan yang diperlukan.

4. HUBUNGAN PERENCANAAN DENGAN PERENCANAAN KARIER

Perencanaan SDM melengkapi dan mendukung perencanaan karier dengan ramalan-

ramalan mengenai lowongan-lowongan jabatan yang diperkirakan. Perencanaan karier
menggunakan data ini untuk memberikan harapan-harapan yang layak kepada karyawan mengenai
kesempatan untuk memperoleh kemajuan.

Fungsi perencanaan karier juga mempunyai masukan-masukan yang bernilai bagi fungsi
perencanaan SDM. Dengan memberikan informasi mengenai perencanaan karier individu, fungsi
perencanaan karier menambah pengetahuan manajemen tentang aliran SDM yang mungkin terjadi
di seluruh organisasi.

5. HUBUNGAN PERENCANAAN DENGAN KOMPENSASI

Jumlah dan jenis karyawan yang dibutuhkan mempunyai pengaruh yang besar terhadap
biaya kompensasi yang dikeluarkan oleh organisasi, misalnya: perencanaan sumber daya manusia
memproyeksikan kebutuhan jenis tenaga kerja yang langka, maka anggaran kompensasi akan
menjadi tinggi dikarenakan untuk menarik tenaga kerja yang berpotensi. Kebijakan-kebijakan dan
program-program kompensasi dapat juga memengaruhi tujuan perencanaan SDM, misalnya:
apabila sistem insentif meningkatkan produktivitas, maka tujuan untuk menarik tenaga kerja dari
luar dapat dikurangi.

6. HUBUNGAN PERENCANAAN DENGAN PELATIHAN

Program-program pelatihan merupakan akibat daripada usaha-usaha perencanaan sumber

daya manusia. Program-program pelatihan dapat digunakan untuk memenuhi jabatan -jabatan
kosong oleh karyawan yang sudah ada. Suatu contoh mengenai pelatihan alih tugas yang melatih
karyawan setengah ahli menjadi karyawan ahli. Tujuan program-program pelatihan dan pelatihan
alih tugas adalah untuk mendapatkan tenaga kerja pada waktu yang akan datang yang diperlukan
dari anggota-anggota tenaga kerja yang telah ada.

G. KESIMPULAN

Perencanaan sumber daya manusia (PSDM) merupakan fungsi utama yang harus
dilaksanakan dalam organisasi, guna menjamintersedianya tenaga kerja yang tepat untuk
menduduki berbagai posisi, jabatan, dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat. Kesemuanya
itu dalam rangka mencapai tujuan dan berbagai sasaran yang telah dan akan ditetapkan.
 Perencanaan sumber daya manusia murupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan
untuk mengantisipasi permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu yang akan
datang, dan untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh kondisi tersebut.

Perencanaan SDM perlu bagi suatu organisasi, supaya organisasi tidak mengalami
hambatan bidang SDM dalam mencapai tujuannya dalam rangka menghadapi dampak
perkembangan yang selalu berubah-rubah. Namun demikian, perencanaan SDM dalam suatu
organisasi tidaklah bersifat statis, karena arus perkembangan ilmu, pengetahuan, teknologi,
kebutuhan, lingkungan selalu berubah-ubah, maka perencanaan SDM harus dapat
mengakomodasi setiap gerak perubahan tersebut, bila organisasi yang bersangkutan tidak mau
ketinggalan. Oleh sebab itu, perencanaan SDM harus mengikuti perkembangan dan tuntutan
perusahaan yang selalu berubah.

Ada dua kepentingan perencanaan SDM, yaitu kepentingan individu dan organisasi.
Kepentingan individu, perencanaan SDM sangat penting bagi setiap individu karyawan, karena
dapat membantu meningkatkan potensinya, begitu pula kapuasan karyawan dapat dicapai melalui
perencanaan karier, sedangkan kepentingan organisasi, perencanaan SDM sangat penting bagi
organisasi dalam mendapatkan calon karyawan yang memenuhi kualitikasi. Dengan adanya
perencanaan SDM, dapat dipersiapkan calon-calon karyawan yang berpotensi untuk menduduki
posisi manajer untuk masa yang akan datang.