BAHAN MATERI KULIAH MSDM SEMESTER 4

DOSEN : ADE HIPATAHAR, SH. M.Pd

PERTEMUAN KE : 5 (LIMA)

ASPEK PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

Dalam melakukan kegiatan organisasi, sebelumnya kita perlu memiliki sebuah perencanaan.
Dimana perencanaan ini merupakan sebuah proses untuk menetapkan tujuan apa yang diraih
kedepannya serta apa saja yang dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Ada beberapa
alasan mengapa perencanaan itu diperlukan, salah satunya yaitu agar membuahkan
keberhasilan dalam berorganisasi.

Perencanaan sumber daya manusia (human resources planning) merupakan proses untuk
menganalisis kebutuhan sumber daya manusia organisasi ditengah kondisi yang berubah dan
melakukan aktivitas yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan itu. Karena organisasi harus
adaptif terhadap kondisi yang senantiasa berubah, perencanaan sumber daya manusia
merupakan kegiatan yang berkesinambungan.

Perencanaan sumber daya manusia terfokus pada seluruh sistem sumber daya manusia.
Perencanaan ini menyangkut perencanaan manajemen sumber daya manusia, termasuk di
dalamnya adalah perencanaan upaya semua fungsi sumber daya manusia. Dimana
perencanaan sumber daya manusia tertuju pada penyusunan sebuah kebijakan dan program
sumber daya manusia yang terpadu untuk mencapai tujuan organisasi dan sumber daya
manusia.

Perlu adanya perencanaan sumber daya manusia yang efektif dalam berorganisasi. Terdapat 2
(dua) hal yang mencakup perencanaan sumber daya manusia yang efektif, yaitu perencanaan
kepegawaian dan perencanaan program.

Perencanaan kepegawaian (employment planning), merupakan komponen kunci dari

perencanaan sumber daya manusia. Dimana disini tipe sumber daya manusia akan ditentukan
dan dibutuhkan oleh organisasi dalam jangka waktu yang tidak bisa diperkirakan.
Perencanaan kepegawaian ini juga merupakan identifikasi atau penentuan jumlah sumber
daya manusia yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi di masa depan.

Perencanaan program (program planning), menyangkut pemilihan alat sumber daya manusia
yang paling efektif yang terpusat pada kelebihan maupun kekurangan sumber daya manusia
dan juga meliputi pengkoordinasian beragram program untuk memenuhi rencana
kepegawaian dalam bidang personalia yang berbeda. Rencana program ini akan membantu
manajer dalam mengantisipasi dan memenuhi kebutuhan perubahan relative terhadap
perolehan, penyebaran dan pendayagunaan orang-orang.

Aktivitas sumber daya manusia dirancang untuk mencapai tujuan sumber daya manusia.
Sesungguhnya, perencanaan hanyalah salah satu aktivitas sumber daya manusia. Penyusunan
program merupakan tahap yang paling kritis dari perencanaan sumber daya manusia.
Terdapat 3 (tiga) hal penting dalam membuat dan mengevaluasi program sumber daya
manusia, yaitu :

Membuat program alternative berdasarkan model sumber daya manusia yang dapat
dipergunakan untuk mencapai tujuan yang telahditentukan.

Mengevaluasi berbagai alternative yang dihasilkan menurut empat kriteria, yaitu :

Untuk sukses

Antisipasi besarnya biaya

Kelayakan teknis tindakan, dan

Kemungkinan dampak tindakan terhadap bagian lain organisasi.

Memutuskan untuk melaksanakan seperangkat program yang terintegrasi berdasarkan

pencapaian tujuan sumber daya manusia seefektif mungkin.

Pilihan Strategik

Terdapat beberapa pilihan kunci dalam perencanaan sumber daya manusia yang dapat
diambil di seputar beberapa dimensi kunci. Dimensi tersebut merefleksikan tingkat komitmen
organisasi dalam perencanaan. Setiap dimensi menggambarkan sebuah pilihan yang diambil
perusahaan tatkala melakukan aktivitas perencanaan apapun.

Pertama, organisasi dapat memilih menjadi proaktif atau reaktif dalam perencanaan sumber
daya manusia. Yang artinya organisasi dapat memutuskan untuk secara hati-hati
mengantisipasi kebutuhan dan secara sistematis merencanakan pemenuhannya jauh kedepan,
atau organisasi dapat sekedar bereaksi terhadap kebutuhan pada saat kebutuhan itu muncul.

Kedua, organisasi dapat memilih perencanaan yang luas atau sempit dalam perencanaan
sumber daya manusia. Yang artinya organisasi dapat memilih/merencanakan satu atau dua
bidang sumber daya manusia, seperti rekrutmen atau seleksi untuk focus yang sempit, atau
sebaliknya organisasi dapat meilih fokus yang lebih luas dengan merencanakan semua
bidang sumber daya manusia, termasuk pelatihan, pemberian kompensasi.

Ketiga, pilihan yang menyangkut formalitas rencana. Organisasi dapat memilih untuk
mempunyai rencana informal yang sebagian besar berada di benak manajer dan spesialis
sumber daya manusia, atau organisasi dapat memiliki rencana formal yang secara jelas
dinyatakan dalam bentuk tertulis yang ditunjang oleh dokumentasi dan data.
Keempat, pilihan yang melibatkan tingkat kaitan antara rencana sumber daya manusia dengan
rencana strategi. Rencana yang dapat terkait longgar dengan rencana strategik perusahaan,
atau terintegrasi secara kuat dengan rencana strategik.

Kelima, pilihan dalam rencana sumber daya manusia yang melibatkan fleksibilitas. Dimana
merupakan kemampuan rencana untuk mengantisipasi dan menghadapi segala kemungkinan.

Dampak Sumber Daya Manusia Terhadap Perencanaan Sumber Daya Manusia

Kemampuan sebuah organisasi untuk mencapai tujuan strategiknya dipengaruhi oleh 2 (dua)
faktor sumber daya manusia. Faktor tersebut penting sebagai landasan untuk membantu
perencanaan bisnis dan eksekutif dalam memikirkan relevansi perencanaan sumber daya
manusia. Faktor dasar dari sumber daya manusia diantaranya biaya ekonomis dan kapasitas
untuk beroperasi secara efektif.

Biaya ekonomis, Biaya tenaga kerja merupakan biaya yang signifikan bagi banyak
organisasi. Biaya modal, perlengkapan dan bahan baku semakin sulit dikendalikan karena
kelangkaannya dan inflasi. Dengan demikian kendali atas banyaknya karyawan, kompensasi
dan tunjangn menyita perhatian manajemen. Karena hal tersebut juga bisa menjadi
kemungkinan untuk rugi.

Kapasitas untuk beroprasi secara efektif, bakat dan upaya sumber daya manusia memiliki
imbas rill terhadap produktivitas, efektivitas organisasi, kompetensi manajemen, stabilitas
organisasional, hubungan eksternal, adaptasi terhadap perusahaan serta perubahan lainnya
yang mendukung tujuan strategik perusahaan.

Siapa Yang Melakukan Perencanaan Sumber Daya Manusia ?

Perencanaan sumber daya manusia melibatkan manajemen puncak maupun spesialis sumber
daya manusia dan akan bergantung pada informasi dari banyak lapisan manajemen.

Siapa Yang Direncanakan Dalam Perencanaan Sumber Daya Manusia ?

Ketika merancang sistem perencanaan sumber daya manusia, tersedia beberapa pilihan
menyangkut siapa yang akan direncanakan. Salah satu pilihannya adalah merencanakan pada
tingkat agregat untuk pekerjaan atau keluarga pekerjaan. Jenis perencanaan ini biasanya
dipakai untuk pekerjaan dengan beberapa pemangku jabatan dan pekerjaan pada lapisan
manajemen madya atau bawahannya.

Disamping perencanaan agregat, banyak pula organisasi yang merencanakan pada tingkat
individu.
Mengapa Melakukan Perencanaan Sumber Daya Manusia ?

Perencanaan menghubungkan tindakan dan konsekuensi. Tanpa perencanaan, perusahaan

tidak akan mengetahui penilaian mana yang berfaedah, apakah perusahaan sedang berada di
jalur yang benar, tindakan mana yang akan mendatangkan hasil yang paling besar dan
bagaimana mengintegrasikan beraneka aktivitas yang berlainan sehingga saling melengkapi
satu sama lainnya. Selain itu, manajemen sumber daya manusia juga dapat menjadi hanya
sekumpulan aktivitas yang tidak terintegrasi dan setiap aktivitas boleh jadi hanya
mementingkan tujuannya sendiri.

Perencanaan juga dapat mendayagunakan sumber daya manusia secara lebih efisien dan
efektif. Dimana perencanaan sumber daya manusia haruslah mendahului semua aktivitas
manajemen sumber daya manusia lainnya.

Perencanaan dapat menghubungkan sumber daya manusia dan organisasi. Perusahaan

mempunyai tujuan seperti pangsa pasar, pemangkasan biaya, inovasi, reputasi dan layanan
bermutu tinggi. Tanpa adanya perencanaan, hal tersebut akan dapat dengan mudah dilupakan
ketika mengejar masing-masing aktivitas sumber daya manusia. Dan perencanaan membuat
para karyawan lebih puas dan berkembang.

Manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencanaan biasanya dianggap penting bagi efektivitas manajemen dihampir semua

organisasi besar. Telah banyak perusahaan yang telah melakukan proses sistematik untuk
menentukan tujuan, kebutuhan sumber daya dan cara operasinya. Ini merupakan perencanaan
yang bersifat strategik. Sumber daya alam, kemampuan teknologi, hak paten dan produk,
pangsa pasar serta modal keuangan semuanya mendapat pertimbangan yang matang dalam
perencanaan strategik. Dengan demikian, sumber daya manusia sangat jarang diperhatikan.
Pertimbangan akan sumber daya manusia umumnya terbatas pada anggaran dan perencanaan
tahunan, atau untuk analisis dan perencanaan yang dilaksanakan oleh spesialis sumber daya
manusia dalam perencanaan program seperti rekrutmen dan pelatihan.

Perencanaan sumber daya manusia yang efektif sangatlah tergantung pada kualitas dan
banyaknya informasi relevan yang tersedia bagi pengambilankeputusan. Melalui proses ini
ditentukanlah informasi yang tersedia saat ini, lalu diputuskan informasi mana yang
diperlukan untuk memprediksi kebutuhan di masa depan. Dan cara terbaik dalam menyikapi
perencanaan sumber daya manusia adalah dengan menganggapnya sebagai gambaran tentang
kemungkinan yang akan terjadi di masa depan berdasarkan bukti yang ada saat ini.

Sekiranya hal ini dilakukan secara benar, perencanaan sumber daya manusia akan
memberikan manfaat bagi organisasi, baik secara langsung maupun tidak langsung.
Diantaranya :

Penggalakan perilaku proaktif ketimbang reaktif

Menjadi proaktif berarti melihat kedepan dan mengembangkan visi seta bagaimana
perusahaan dapat mendayakan sumber daya manusianya untuk menjadi lebih unggul.

Komunikasi eksplisit tujuan perusahaan

Perencanaan sumber daya manusia dapat membantu perusahaan membuat sasaran strategik
terfokus pada pemanfaatan tenaga berbakat dan ketrampilan khususnya.

Stimulasi pemikiran kritis dan pemeriksaan asumsi yang berkesinambungan

Masing-masing manajer mempunyai cara pandang dan pola piker yang berbeda dalam
menyikapi serta memecahkan masalah yang mereka dapatkan. Asumsi yang melandasi
keputusan bisnis mereka akan membuahkan hasil yang baik apabila keputusan yang mereka
ambil adalah benar, dan akan terjadi sebaliknya jika keputusan mereka adalah salah.

Identifikasi kesenjangan situasi sekarang dan visi masa depan

Perencanaan sumber daya manusia dapat berfungsi sebagai katalis perubahan dan mobilisasi
sumber daya perusahaan untuk meraih dan/atau meningkatkan daya saing dimasa yang akan
datang.

Penggalakan partisipasi manajer lini

Sebagaimana aktivitas manajemen sumber daya manusia lainnya, partisipasi manajer linipun
sudah sepatutnya lita libatkan dalam proses perencanaan.

Identifikasi kendala dan peluang sumber daya manusia

Sumber daya manusia memainkan peran utama dalam keberhasilan atau kegagalan akhir dari
setiap rencana bisnis strategik. Maka dari itu manajer sangat menghindari resiko sehingga
mereka tidak akan kehilangan peluang bisnis yang penting.

Pembentukan ikatan bersama

Rencana sumber daya manusia yang disusun dengan baik dimana melibatkan semua lapisan
organisasi dapat membantu perusahaan menciptakan rasa memiliki nilai-nilai dan ekspetasi
bersama.

Kapan Dilakukan Perencanaan Sumber Daya Manusia ?

Pada umumnya organisasi menyusun perancanaan utama sekali dalam

setahun, namun dengan adanya modifikasi dapat dilakukan atas masuknya

informasi baru sepanjang tahun.

Proses perencanaan dapat terfokus pada beberapa horizon waktu. Misalnya organisasi pada
tahap pembangunan yang elemnter dari fungsi perencanaan sumber daya manusianya
biasanya melakukan perencanaan untuk jangka pendek. Organisasi dengan pengalaman kerja
yang lebih lama dalam perencanaan sumber daya manusia dan kebutuhan yang lebih
kompleks akan menggunakan perencanaan untuk jangka waktu yang lebih lama.

Tantangan Perencanaan Sumber Daya Manusia

Dalam melakukan perencanaan sumber daya manusia yang efektif, organisasi menghadapi
beberapa tantangan penting, diantaranya :

Mempertahankan keunggulan kompetitif

Setiap keunggulan kompetitif yang dinikmati oleh organisasi cenderung berjangka pendek
karena perusahaan lain mungkin saja menirunya. Hal ini berlaku juga untuk keunggulan
kompetitif sumber daya manusia, pemasaran dan teknologi. Tantangan dari prespektif sumber
daya manusia adalah merumuskan strategi yang menawarkan keunggulan kompetitif yang
berkesinambungan.

Mendukung seluruh strategi bisnis

Penyusunan strategi sumber daya manusia untuk mendukung seluruh strategi bisnis
merupakan tantangan karena beberapa sebab sebagi berikut :

Manajemen puncak tidak selalu mampu menjabarkan secara jernish strategi apa yang
digunakan dalam perusaaan.

Kemungkinan terdapat ketidakpastian dan ketidaksetujuan terhadap strategi sumber daya

manusia yang akan diterapkan.

Perusahaan besar mungkin memiliki unit-unit bisnis yang berbeda.

Menghindari konsentrasi berlebihan pada masalah harian

Beberapa manajer memfokuskan perhatian mereka pada masalah yang mendesak. Mereka
jarang mempunyai waktu untuk memfokuskan diri pada prespektif jangka panjang.

Menyusun strategi sumber daya manusia yang sesuai dengan karakteristik unik organisasi

Tidak ada dua perusahaan yang benar-benar mirip. Perusahaan pasti berbeda dalah hal
sejarah, kultur, gaya kepemimpinan, teknologi, dan lain-lain.

Menanggulangi perubahan lingkungan

Perusahaan selalu mengatasi perubahan yang cepat. Tantangan utama dalam penyusunan
strategi sumber daya manusia adalah membuat strategi yang akan berhasil di dalam
lingkungan unik dimana organisasi berkiprah sehingga memberikannya keunggulan
kompetitif yang berkesinambungan.

Menyita komitmen manajemen

Banyak program sumber daya manusia yang berasal dari dalam departemen sumber daya
manusia gagal karena manajer lini tidak dilibatkan dalam penyusunannya. Strategi sumber
daya yang berasal dari dalam departemen sumber daya manusia akan kecil kemungkinannya
untuk berhasil, kecuali manajer di semua arus termasuk eksekutif puncak yang menyokong
secara penuh.

Menjabarkan rencana strategik ke dalam tindakan

Rencana strategik yang terkesan hebat diatas kertas sering gagal karena buruknya
ilmplementasi. Jikalau rencana tidak mempengaruhi praktik, rencana itu akan dianggap
sebagai macam kertas belaka oleh kalangan karyawan dan manajer.

Mengakomodasikan perubahan

Rencana sumber daya menusia hendaknya cukup fleksibel untuk mengakomodasikan

perubahan yang mempengaruhi bisnis. Perusahaan dengan rencana strategik yang tidak lentur
akan tidak sanggup merespon perubahan secara tangkas karena sedemikian terikatnya pada
serangkaian tindakan tertentu.

MENGHUBUNGKAN PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA DENGAN

PERENCANAAN STRATEGIK

Perencanaan strategik sangat membutuhkan pertimbangan lingkungan internal dan eksternal.

Perencanaan sumber daya manusia haruslah dikaitkan dengan strategi organisasional.
Perencanaan sumberdaya manusia menjadi penghubung antara lingkungan organisasi dan
manajemen sumber daya manusia, dengan demikian fungsi perencanaan terhadap manajemen
sumber daya manusia memainkan peran vital. Perencanaan sumber daya manusia
mengintegrasikan lingkungan internal dan lingkungan eksternal serta memadukan focus
keputusan personalia ke arah tujuan sumber daya manusia dan organisasi.

Perencanaan Strategik

Rencana strategik mencakup keputusan besar mengenai arah perusahaan yang akan diambil
serta strategi yang akan diterapkan. Dan perencanaan ini merupakan proses penetapan tujuan
organisasi dan menentukan seluruh program tindakan untuk meraih tujuan tersebut.

Dalam perencanaan operasional umumnya dianggap terdapat lingkungan bisnis yang agak
stabil dan memperhitungkan perubahan yang hanya menyangkut faktor-faktor seperti taktik
yang cepat, efisiensi produksi, perubahan sistem dan praktik yang baik, penyesuaian terhadap
tingkat aktivitas bisnis, respon terhadap pelanggan atau permintaan lainnya serta modifikasi
produksi, iklan jasa atau proses bisnis lainnya. Perbedaan utamanya adalah pada tingkat
perubahannya dihasilkan dari perencanaan, dengan demikian pada tingkat dampaknya
terhadap perencanaan sumber daya manusia. Perencanaan strategik biasanya menjadi
tanggung jawab manajemen puncak (dewan direksi, presiden direktur, wakil presiden direktur
dan mungkin juga suatu komite perencanaan jangka panjang). Tugas perumusan dan
penerapan rencana operasional sering dilakukan oleh manajer madya seperti manajer pabrik,
manajer penjualan regional dan kepala departemen.

Tingkatan Perencanaan Strategik

Perencanaan strategik berhubungan dengan prespektif jangka panjang, dan mengalir kedalam
perencanaan operasional. Tingkat perencanaan operasional mamiliki prespektif jangka
menengah, dan bertalian dengan program tertentu direncanakan, jenis dan jumlah karyawan
yang dibutuhkan, struktur organisasi, suksesi dan pengambangan manajemen, disamping
rencana tertentu untuk menerapkan rencana strategik. Selain itu perencanaan strategik secara
logis sejajar dengan proses perencanaan bisnis.

PENGENDALIAN DAN EVALUASI PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

Pengendalian dan evaluasi merupakan cirri yang penting dari setiap sistem perencanaan,
namun keberhasilan seluruh organisasi dalam mencapai tujuan sumber daya manusia tidaklah
terjadi melalui upaya serampangan. Tujuan pengendalian evaluasi adalah untuk mengerahkan
beragam aktivitas perencanaan sumber daya manusia dan mengidentifikasi penyimpangan
dari rencana beserta sebab-sebabnya. Karena itulah maka dibutuhkan tolok ukur untuk
menilai pelaksanaan. Tujuan kualitatif dan kuantitatif dapat memeinkan peran yang berguna
dalam perencanaan sumber daya manusia. Tujuan kuantitatif, membuat proses pengandalian
dan evaluasi lebih obyektif dan mengukur penyimpangan dari rencana secara lebih akurat.
Kelebihan informasi kuantitatif adalah bahwa informasi ini menyoroti bidang masalah
potensial dan dapat menyediakan basis untuk diskusi konstruktif terhadap persoalan. Evaluasi
dan pengendalian harus selalu selaras dengsn tingkat perkembangan proses perencanaan
sumber daya yang lainnya. dalam situasi yang terdapat pada perencanaan sumber daya
manusia, haruslah kita mencoba menilai hal-hal berikut :

Sejauh mana perencana menyikapi masalah dan peluang sumber daya manusia serta
memberikan prioritas yang wajar.

Hubungan kualitas kerja dengan yang lainnya.

Sejauh mana dalam pengambilan keputusan.

Nilai perencanaan sumber daya manusia yang dirasakan.