36

Bab III
Perencanaan S.D.M.

3.1. Pengertian Perencanaan SDM

Perencanaan SDM (human resource planning) merupakan fungsi pertama dalam
manajemen SDM dan sebagai bagian dari fungsi perencanaan strategi organisasi yang di
definisikan sebagai suatu proses sistematis dan berkesinambungan dalam menentukan
kebutuhan SDM di masa depan baik kuantitas maupun kualitas pada waktu yang tepat , posisi
yang tepat , melakukan berbagai pekerjaan yang tepat dalam jangka panjang, guna
mengantisipasi perubahan lingkungan dan organisasi serta meminimasi biaya dalam rangka
pencapaian tujuan idividu dan organisasi.

Suatu perencanaan SDM secara mendasar mencakup enam aspek yang harus di
perhatikan oleh manajemen yaitu :

1. Aspek kuantitas SDM yang tepat

2. Aspek kualitas SDM yang tepat
3. Aspek waktu, posisi/penempatan, perilaku bekerja yang tepat
4. Aspek perhatian terhadap tujuan individu maupun organisasi yang tepat.
5. Aspek perubahan lingkungan dan organisasi
6. Aspek minimasi biaya.

3.2. Tujuan Perencanaan SDM

Setiap organisasi tentunya melaksanakan perencanaan SDM sesuai dengan kebutuhan

organisasi. Yang perlu dikembangkan adalah sistem perencanaan SDM metode formal sehingga
penyediaan ” Knowledge Based and Multiskilling Worker” dapat diperoleh kapan pun tenaga
kerja itu dibutuhkan . Perencanaan SDM dilakukan dengan tujuan:

1. Memberdayakan sumber daya manusia secara efisien dan efektif.

2. Mengembangkan peluang karier yang lebih efektif.
3. Mengembangkan SDM yang berkualitas dan memiliki kepuasan kerja.
4. Memadukan aktivitas SDM dan tujuan organisasi serta tujuan inividu secara efisien.
5. Membantu program rekrutmen dengan lebih ekonomis.
6. Membantu mengembangkan sistem informasi sumber daya manusia sehingga dapat
menyediakan informasi yang akurat tentang kegiatan SDM dan unit-unit organisasi.
 37

Perencanaan sumber daya manusia sangat penting karena semua perencanaan itu penting.
Pemanfaatan sumber daya secara maksimal tidak terjadi begitu saja. Efisiensi yang optimal
hanya dapat diperoleh setelah ada perencanaan yang cermat, tujuan dan langkah-langkah, serta
tindakan yang telah di lakukan. Pemanfaatan setiap input organisasi yang paling produktif hanya
dapat dicapai melalui perhatian yang penuh kesadaran dan waktu yang lama. bukunya
menyatakan bahwa perencanaan ini mempunyai dimensi-dimensi yang luas, tetapi hal yang
terpenting berada pada tingkat utama, yakni tingkat perorangan , tingkat organisasi, dan tingkat
nasional.

- Tingkat perorangan

Perencanaan sumber daya manusia sangat penting bagi kepentingan individu karena
perencanaan dapat membantu meningkatkan keterampilan. Kepuasan individu dapat lebih
mudah dicapai melalui perencanaan karier yang terarah. Stress, tekanan pekerjaan, dan
kegelisaan akan berkurang apabila kegiatan perencanaan sudah sesuai dengan standar
pedoman dan diikuti dengan baik.

- Tingkat organisasi

Organisasi atau lembaga menggunakan perencanaan sumber daya manusia untuk

meningkatkan efisiensi dan produktivitasnya dalam jangka panjang. Organisasi harus
merekrut tenaga kerja yang berkualitas tinggi untuk dipekerjakan sehingga dapat bekerja
secara produktif.

- Tingkat nasional

Masalah sumber daya manusia di tingkat nasional terkait dengan jumlah, komposisi,
keragaman, dan angkatan kerja yang ada pada suatu negara. Pemerintah harus dapat
memprediksi tingkat angkatan kerja sekaligus tingkat pengangguran yang ada. Untuk melihat
seberapa besar kebutuhan dan arah ketrampilan tenaga kerja, dapat dikaitkan dengan
penawaran serta aspek global. Teknologi yang sangat berperan dalam industri akhir-akhir
ini membutuhkan sumber daya manusia yang lebih trampil dalam bidang iptek, manajerial,
dan inovatif terhadap perubahan-perubahan yang terjadi. Dengan demikian, perlu disiapkan
sumber daya-sumber daya yang berkualias dan unggul untuk memenuhi kebutuhan yang
meningkat untuk produktivitas yang lebih baik dan tanggung jawab sosial yang tinggi.

3.3. Manfaat Perencanaan SDM

Perencanaan sumber daya manusia (human resource planning) merupakan bagian dari
alur proses manajemen dalam menentukan pergerakan sumber daya manusia organisasi, dari
posisi saat ini menuju posisi yang diinginkan di masa depan. Dengan demikian, keberhasilan
 38

perencanaan sumberdaya manusia akan ditentukan oleh ketepatan pemilihan strategi dalam
merancang pemberdayaan personil yang ada saat ini dan memprediksi kebutuhan di masa depan.

Apabila dilihat dari sudut pandang proses manajemen secara keseluruhan, maka
perencanaan sumber daya manusia bukan sekedar berkaitan dengan fungsi staffing. Di dalamnya
akan mencakup berbagai pertimbangan berkenaan dengan operasi fungsi-fungsi lainya dalam
mengimplementasikan strategi bisnis. Perencanaan sumber daya manusia merupakan bagian tak
terpisahkan dari strategi bisnis secara keseluruhan.

Sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu komponen utama manajemen bisnis,
yang memiliki competitive advantage, di samping sumber daya lainnya seperti: waktu, uang,
material, dan teknologi yang kesemuanya dipergunakan untuk meningkatkan profit. Manajer
sumber daya manusia bertanggung jawab membuat rancangan kebutuhan personil yang dapat
memenuhi tuntutan perkembangan bisnis dan perubahan lingkungan. Sehubungan dengan hal
itu, manajer sumber daya manusia memiliki peran penting dalam mendisain berbagai kebijakan
inovatif, terkait dengan pemetaan profil kompetensi yang dibutuhkan serta optimalisasi
pemberdayaan personil secara terintregasi ke dalam rencana stratejik bisnis.

Dengan perencanaan sumber daya manusia yang baik, maka perusahaan akan memetik
banyak manfaat, merujuk pada pandangan Schuler (1987:52-53) tentang manfaat perencanaan
sumber daya manusia, dapatlah disimpulkan sebagai berikut:

1. Mencegah terjadinya ketimpangan antara prediksi kebutuhan dengan ketersediaan SDM, baik
dilihat dari sisi jumlah maupun kualifikasinya sehingga dapat menurunkan resiko biaya
pegawai.
2. Menyiapkan basis untuk pemberdayaan dan pengembangan SDM berdasarkan hasil
identifikasi kompetensi yang tersedia dibandingkan dengan realita kebutuhan operasional.
3. Menjamin tersedianya SDM sesuai dengan pergeseran kebutuhan, sehingga mendukung
realisasi proses perencanaan stratejik bisnis secara menyeluruh, melalui analisis supply and
demand.
4. Meningkatkan kesadaran akan pentingnya manajemen SDM di setiap level organisasi.
5. Menyediakan alat evaluasi untuk mengukur dampak dari berbagai altrernatif tindakan dan
kebijakan SDM.

Keberhasilan menyusun perencanaan SDM secara komprehensif menjadi awal yang baik
bagi kelancaraan implentasi program kerja dan pencapaian tujuan organisasi. Sebaliknya,
kegagalan menyusun rencana akan menjadi penyebab potensial bagi timbulnya kendala
implementasi manajemen SDM. Berbagai malasah yang sering dihadapi dalam manajemen
sumber daya manusia, antara lain terkait adanya :
 39

1. Sumber daya manusia yang tidak memenuhi kualifikasi kebutuhan (unqualified human
resources). Hal ini bisa ditimbulkan oleh adanya penyimpangan dalam proses rekrutmen,
kelangkaan atau bahkan ketidaktersediaan sumber daya manusia yang memiliki kualifikasi
tertentu, serta adanya tekanan (pressure) dari pihak tertentu.
2. Rendahnya efektivitas kerja. Hal ini bisa disebabkan pegawai tidak memahami fungsinya,
tidak menguasai bidang tugasnya, komitmen dan motivasi kerja yang rendah.
3. Rendahnya efisiensi kerja. Hal ini bisa disebabkan mental kerja yang cenderung korup ,
budaya kerja tidak kondusif, desain struktur organisasi tidak dibarengi dengan uraian tugas
yang jelas, lemahnya dan/atau ketidaktegasan pengawasan.
4. Rendahnya kinerja yang dipicu oleh penguasaan kompetensi tidak memadai, kendala teknis
terkait ketidaktersediaan sarana dan prasarana kerja, moral kerja yang indisipliner , arogansi
berlebihan, etos kerja rendah, perencanaan yang over estimate, dan pengawasan yang under
estimate.
5. Kegagalan membangun team kerja yang diakibatkan kegagalan komunikasi, krisis
kepercayaan, sifat egois, dan saling menonjolkan pribadi keungulan individual.
6. Munculnaya keanekaragaman (diversities) angkatan kerja, baik dilihat dari sisi usia, latar
belakang pendidikan, penguasaan ketrampilan, dan perilaku individu yang dipengaruhi oleh
budaya serta sistem nilai masingmasing.
7. Dampak bisnis global yang memicu tingginya tingkat kompetensi dengan tidak diimbangi
oleh kemampuan bersaing (competitive advantages) .
8. Kekeliruan perspektif terhadap makna fungsi, tugas, dan tanggung jawab yang diemban dari
pekerjaanya. Pegawai terlalu berorientasi pada aspek formalitas penyelesaian tugas, dengan
mengabaikan mutu, proses maupun hasilnya.
9. Lemahnya pengawasan, misalnya yang disebabkan oleh ketidaktegasan dalam menerapkan
aturan, dan/atau karena tidak memiliki aturan yang jelas.

Perencanaan sumber daya manusia diarahkan pada upaya untuk mendapatkan orang yang
tepat dan memiliki komitmen kuat terhadap visi,misi, dan tujuan organisasi. Untuk itu, mereka
harus menunjukan kemampuan optimal dalam hal : penguasaan wawasan dan pengetahuan ,
keterampilan (ability) dan kompetensi yang secara potensial dapat dikembangkan, sikap dan
perilaku yang adaptif, responsif, kreatif, dan inovatif.

Ada sejumlah faktor yang akan mempengaruhi terhadap mutu perencanaan SDM, baik
internal maupun eksternal. Faktor internal yang berpengaruh antara lain: mutu SDM saat ini,
kebijakan pimpinan, desain dan struktur organisasi, budaya kerja, tingkat kekuasaan, komitmen
terhadap tujuan perusahaan. Sedangkan faktor eksternal yang berpengaruh antara lain adalah
falsafah manajemen yang tumbuh di masyarakat, peramalan dunia usaha, rencana ekspansi dan
pengembangan secara global, kebijakan pemerintah, serikat buruh, kehadiran produk-produk
sejenis ataupun produk pengganti di pasar, dan persaingan internasional.
 40

3.4. Efektivitas Proses Perencanaan SDM

Efektivitas perencanaan SDM merupakan suatu proses menganalisis kebutuhan-

kebutuhan sumber daya manusia organisasi dalam perubahan kondisi-kondisi dan pengembangan
aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk mencapai kepuasan terhadap kebutuhan-kebutuhan
tersebut. Pengertian proses perencanaan SDM menurut James W. Walker (1980:11) dibatasi
dengan dua tahap, yaitu: terhadap peramalan kebutuhan (needs forecasting) dan tahap
perencanaan program (program planning.

Analisis mengenai kebutuhan mengarah pada perencanaan program-program dimana

program-program baru cenderung berdampak pada antisipasi masalah-masalah yang sedang
terjadi. Masalah-masalah tersebut diidentifikasikan dalam bentuk:

 Peramalan Kebutuhan
Meningkatkan perencanaan dan pengendaliaan terhadap tuntutan-tuntutan penempatan
karyawan dan organisasional yang didasarkan kepada analisis kondisi.
 Manajemen Kinerja
Meningkatkan kinerja individu dan organisasi secara keseluruhan.
 Manajemen Karir
Aktivitas-aktivitas memilih, menugaskan,mengembangkan, dan mengelola karir individu
dalam organisasi.

Hal ini dapat digambarkan sebagai berikut :

TINJAUAN VISI DAN MISI ORGANISASI

-penyedia jasa atau produk
-siapa pelanggan organisasi
-tujuan keberadaan organisasi
-seperti apa organisasi di masa depan

Tahap Peramalan
Kebutuhan ANALISIS KONDISI-KONDISI EKSTERNAL
-faktor globalisasi, ekonomi, sosial, politik
-pemerintah dan hukum (legalitas)
-populasi dan tenaga kerja
-pasar dan kompetisi
-teknologi

Tuntutan Kebutuhan SDM Masa Ketersediaan Kapasitas SDM Masa

Depan Depan
-organisasi dan rancangan pekerjaan -ketersediaan kemampuan SDM saat ini
-perencanaan dan penganggaran -pengurangan yang di ramalkan-
-pergerakan dan pengembangan yang
-manajemen kebijakan dan filosofi diramalkan
-teknologi dan sistem -dampak dari program-program SDM masa
-tujuan dan rencana hukum anti lalu
diskriminasi dalam bekerja
 41

Analisis Dan Penyelesaian Kesenjangan

-jangka waktu mengah dan lebih panjang
-kebutuhan penarikan dari luar
-reduksi dan relokasi SDM
-peningkatan pemanfaatan SDM
-pengembangan SDM

Peramalan Terhadap Kebutuhan SDM

-jangka waktu menengah dan lebih panjang

-kebutuhan penarikan dari luar
-reduksi dan relokasi SDM
-Peningkatan pemanfaatan SDM
-pengembangan SDM

Manajemen Kerja Manajemen Karir

Organisasi:
-aktivitas Sistem dan kebijakan:
-hubungan
Tanggung jawab -penarikan
-standar-standar -seleksi dan penempatan
-Puncak: kualitas hidup kerja -promosi dan pemindahan
-pelatihan dan pengembngan
Penilaian kinerja -pemberhentiaan pension
-rencana dan tujuan kinerja
-pembimbingan
Keberhasilan manajemen:
-evaluasi
-perulaian individu
-persyaratan posisi
Struktur imbalan -peta pengantiaan
-kompensasi -rencana keberhasilan
-benefit -kemajuaan dalam jalur karier

Peluang karier:
-perayaan pekerjaan jalur karier
-komunikasi karier

Perencanaan karir individual:

-analisis dari siri pribadi
-rencana karier pribadi
-rencana tindakan pengembangan

Gambar 2. Proses Perencanaan SDM

Pendekatan perencanaan mendefinisikan kebutuhan-kebutuhan SDM dalam lingkup

keseluruhan kebutuhan organisasi untuk memuaskan kebutuhan-kebutuhan tersebut dan
mendefinisikan strategi-strategi melalui pengembangan individu, pengadaan, kompensasi, dan
aktivitas-aktivitas lainnya sebagai bagian integral dari suatu proses yang dinamis.
 42

Banyak teknik yang digunakan dalam perencanaan SDM, namun perencanaan SDM
bukan merupakan bagian dari suatu teknik tertentu. Kepastian perencanaan SDM adalah untuk
membantu para manajer dalam mengantisipasi dan memenuhi berbagai perubahan kebutuhan
yang berhubungan dengan akuisisi, pengembangan-pengembangan, dan penggunaan karyawan
secara maksimal.

Efektifitas perencanaan SDM secara umum tergantung pada sejauh mana relevansinya
terhadap berbagai praktik manajerial dan pemenuhan permintaan organisasi terhadap karyawan.
Profesor Lary Moore (1975) mengembangkan bahwa keuntungan yang diperoleh dari efektifitas
perencanaan SDM dan menjemen berupa identifikasi sumber daya manusia dalam rangka
penyediaan jumlah karyawan yang tepat, menentukan tingkatan-tingkatan pelatihan, menentukan
pola-pola sikap kerja, pengembangan sistem dalam penyediaan karyawan yang sesuai dengan
pekerjaan dan kemampuan dalam mengintegrasikan elemen-elemen penting dari perencanaan
strategis organisasi. Sebagai suatu konsep, perencanaan SDM mendasarkan kepada dua hal
yaitu integrasi dan analisis.

3.5. KETERKAITAN PERENCANAAN SDM DENGAN PERENCANAAN STRATEGIS

Perencanaan secara umum diterima sebagai suatu hal yang sangat penting terhadap
efektifitas manajemen dalam sebagian besar organisasi dewasa ini. Selama beberapa dekade
yang lain, perusahaan-perusahaan telah menerapkan proses yang sistematik dalam menerapkan
keputusan berdasarkan tujuan yang ingin dicapai, kebutuhan sumber daya, dan aturan-aturan
operasional. Perencanaan bisnis atau perencanaan strategis diartikan sebagai suatu
perencanaaan yang berorientasi kepada perubahan tujuan bisnis dan sangat mempengaruhi
bisnis. Sumber daya alam, kapasitas teknologi, hak paten dan produk, posisi dan pangsa pasar,
serta modal keuangan merupakan keseluruhan pertimbangan dalam perencanaan bisnis/strategis.

Perencanaan bisinis mencakup hal-hal sebagai berikut:

1. Merumuskan tujuan-tujuan dan pernyataan-pernyataan mengenai identitas maupun sasaran-

sasaran untuk skala perusahaan maupun regional.
2. Memilih bauran bisnis yang dapat mendukung keseluruhan tujuan dan konsep identitas
perusahaan.
3. Menentukan struktur, proses, dan saling keterkaitan dalam organisasi sehubungan dengan
pilihan bauran bisnis.
4. Mengembangkan strategi-strategi tertentu untuk pencapaian tujuan dan dukungan terhadap
bauran bisnis dan struktur organisasi yang ada.
5. Membentuk program-program yang merupakan alat kendali pelaksanaan strategi.
 43

Pertimbangan terhadap kebutuhan-kebutuhan sumber daya manusia pada umumnya

terbatas pada perencanaan dan penganggaran tahunan, atau pada analisis dan perencanaan para
ahli SDM dalam program-program perencanaan seperti misalnya dalam pelatihan dan penarikan
karyawan.

Perencanaan SDM jangka panjang akan memberikan keuntungan sebagai berikut:

1. Mengembangkan pengertian dampak SDM terhadap strategi-strategi bisnis.

2. Pengadaan karyawan yang memiliki kemampuan dan pengalaman baik dalam rangka
memenuhi kebutuhan-kebutuhan baik yang diperoleh dari perguruan tinggi maupun pasar
kerja.
3. Mengembangkan perencanaan tugas-tugas dan tindakan-tindakan pengembangan karyawan
seperti berbagai usaha sampingan untuk pengembangan jangka panjang dan proyeksi
manajerial.
4. Mengembangkan analisis dan pengendalian karyawan berhubungan dengan biaya, melalui
penyediaan lebih banyak kriteria pencapaian tujuan penggajian, perpindahhan karyawan,
relokasi karyawan, pelatihan, dan biaya-biaya lainnya.

Elemen-elemen perencanaan strategis akan berdampak potensial terhadap perencanaan

SDM sebagai berikut:

1. Menentukan filosofi perusahaan. Langkah pertama, pertanyaan-pertanyaan mendasar

sehubungan dengan keberadaan perusahaan seperti:
a. Dalam rangka apa keberadaan perusahaan.
b. Kontribusi khusus apa yang diberikan atau akan diberikan oleh perusahaan.
c. Motivasi atau nilai apa yang mendasari pemikiran para manajer kunci.

Penyediaan karyawan dan berbagai kesempatan promosi karyawan menjadi suatu pedoman
penting bagi perkembangan perusahaan-perusahaan di masa depan.

2. Pengamatan kondisi-kondisi lingkungan. Pertanyaan yang di ajukan sehubungan dengan

pengamatan kondisi-kondisi lingkungan di antara lain:
a. Apa saja dari perubahaan-perubahaan ekonomi, sosial, teknologi, dan politik yang terjadi
yang dapat menjadi peluang dan ancaman.
b. Penawaran karyawan, peningkatan tuntutan hukum pemerintah dalam bentuk kebijakan-
kebijakan dan berbagai praktik SDM.
c. Perubahaan kemajuan teknologi yang berdampak terhadap bisnis.
d. Apa saja yang menjadi kekuatan dan kelemahan pesaing.
 44

Bahkan strategi-strategi SDM dari perusahaan lain dapat berpengaruh terhadap

keputusan-keputusan bisnis di masa depan. Sebagai contoh kemampuan DuPont dalam menarik
dan mempertahankan karyawan dengan kemampuan terbaik.

1. Mengevaluasi kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan perusahaan. Pertanyaan-

pertanyaan yang diajukan antara lain adalah faktor-faktor apa saja yang mungkin
menghambat/ membatasi pilihan tindakan di masa depan. Faktor SDM seperti karyawan
yang berusia lanjut, spesialisasi yang sangat tinggi dari para manajer kunci , kekurangan
karyawan-karyawan yang memiliki potensi kemampuan tinggi, dan kegagalan-kegagalan di
masa lalu dalam mengembangkan kemampuan manajemen umum yang dapat membatasi
perencanaan strategis.

2. Mengembangkan berbagai tujuan dan sasaran. Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan sebagai

berikut :
a. Apa yang menjadi tujuan penjualan, laba, dan pengembalian investasi .
b. Ukuran-ukuran yang berdasarkan waktu apa saja yang harus ditetapkan dalam pencapaian
tujuan-tujuan.Pada umumnya, struktur organisasi dan gaya manajemen yang ditetapkan
dalam perusahaan tidak mendukung tujuan-tujuan dan sasaran-sasaran tertentu. Jika
komitmen sulit untuk dicapai, maka strategi-strategi akan mengalami dampak negatif.
Tujuan-tujuan kuantitatif yang penting akan memberikan jalan atau mempermudah
menentukan dan mengukur tujuan-tujuan kuantitatif bahkan tujuan-tujan strategis yang
terlibat dalam komitmen untuk melakukan perubahaan kualitas jasa, kualitas menjemen,
dan kualitas penelitian dan pengembanggan.

3. Membangun strategi-strategi. Pertanyaan-pertanyaan yang di ajukan adalah:

a. Apa langkah-langkah tindakan yang harus dilakukan oleh perusahaan dalam rangka
pencapaian tujuan-tujuannya, ketika menghadapi tujuan- tujuan operasional tertentu.
b. Bentuk-bentuk program tindakan seperti apa yang di butuhkan untuk mendukung strategi-
strategi tersebut.
c. Perubahaan-perubahaan apa dalam struktur organisasi, proses manajemen, dan karyawan
yang dibutuhkan.

Hal ini merupakan kunci bahwa perencanaan SDM berkaitan secara langsung pada
proses perencanaan strategis. Pada tabel 2, menunjukkan bahwa perencanaan strategis / bisnis
berkaitan dengan proyek jangka panjang yang dijabarkan dalam perencanaan operasional.
Tingkatan-tingkatan perencanaan memiliki sejumlah proyeksi berjangka waktu dangan berbagai
program yang telah direncanakan, sejumlah sumber daya yang dibutuhkan, struktur organisasi,
keberhasilan dan pengembangan manajemen, bagi pelaksana rencana-rencana strategis . Proses
penyusunan anggaran tahunan mencakup jangka waktu-jangka waktu tertentu, tugas-tugas,
alokasi-alokasi sumber daya, dan standar-standar pelaksanaan tindakan-tindakan. Perencanaan
SDM secara logis berkaitan dengan proses perencanaan bisnis.
 45

Tabel 2. Keterkaitan antara Proses Perencanaan Bisnis dengan Proses Perencanaan SDM

Perencanaan Strategis : Proyeksi Perencanaan Operasional : Proyeksi Penganggaran : Proyeksi Tahunan

Jangka Panjang Jangka Menengah

Proses Filosofi perusahaan Program-program terencana Anggaran-anggaran

Perencanaan Pengamatan Lingkungan
Bisnis Keunggulan-keunggulan dan batasan
Strategi-strategi tujuan dan sasaran
Sumber daya yang dibutuhkan
Strategi operasional
Perencanaan untuk memasuki bisnis
baru, akuisisi dan kepentingan
dagang
Unit, tujuan-tujuan kinerja individu
Program penjadwalan & penugasan
Pengawasan & pengendalian hasil

Analisis Permasalahan Persyaratan Peramalan Rencana-rencana tindakan

Proses Kebutuhan peramalan Tingkatan penempatan Kewenangan penempatan

Perencanaan Faktor-faktor eksternal
SDM Analisis penawaran internal
Implikasi-implikasi manajemen
Bauran penempatan (kualitatif)
Rancangan pekerjaan dan organisasi
Sumber daya diramakan/tersedia
Persyaratan bersih
Penarikan
Promosi dan Pemindahan
Perubahan-perubahan organisasional
Pelatian dan pengembangan
Kompensasi dan benefits
Hubungan karyawan

Sebagian besar organisasi memiliki anggaran tahunan yang dibutuhkan, khususnya

diperuntukkan bagi perencanaan SDM.

Keterkaitan perencanaan SDM dengan perencanaan strategis menjadi perhatian penting

yang berdampak pada perubahaan besar dalam bisnis, seperti:

1. Apa saja dampak dan strategis-strategis bisnis yang diusulkan.

2. Apa saja hambatan-hambatan dan tuntutan-tuntutan eksternal yang mungkin dihadapi.
3. Apa saja dampak bagi praktik-praktik manajemen, organisasi, pengembangan dan
keberhasilan perusahaan.
4. Apa saja yang dapat dilakukan dalam jangka pendek untuk mempersiapkan
kebutuhan-kebutuhan jangka menengah dan jangka panjang.

Kapasitas suatu organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan strategis dipengaruhi oleh SDM
dalam 3 hal mendasar, yaitu:

 Biaya ekonomi.

 Kapasitas untuk beroperasi dengan efektif.

 Kepastian untuk mengambil alih perusahaan baru dan merubah berbagai operasi.
Hal tersebut dapat dilihat pada Gambar 3 berikut:
 46

Gambar 3. Dampak Strategis Faktor-faktor SDM

Penjualan dan pendapatan bersih per

karyawaan

Biaya kompensasi dan benefits sebagai

presentase dari keseluruhan biaya-biaya
dan pengeluaran

Biaya-biaya pengadaan karyawan Biaya ekonomis

termasuk penarikan dan pelatihan

Tuntutan pengeluaran untuk kepentingan

umum

Tuntutan terhadap hubungan karyawean

bagi peningkatan biaya,dll

Kompleksitas teknis, tuntutan spesialisasi

Stabilitas dan motivasi kerja karyawan
Kemampuan kerja karyawan kerja terhadap
Kapasitas untuk Kapasitas untuk
tuntutan pekerjaan
Efektifitas organisasi beroperasi dengan mencapai
Gaya dan filosofi manajemen efektif tujuan strategis
Dan lain-lain

Potensi SDM yang tidak berkembang

Kedalaman manajemen sumber daya
manusia
Kemampuan beradaptasi terhadap
perubahaan Kapasitas untuk meng-
Persaiangan kemampuan yang ketat ambil alih perusahaan dan
Dan lain-lain merubah opersi-operasi

3.6. AKTIVITAS-AKTIVITAS PERENCANAAN SUMBER DAYA

MANUSIA
Berikut ini adalah daftar aktivitas perencanaan SDM yang merupakan bagian pekerjaan
dari seorang profesional / ahli perencanaan SDM. Setiap aktivitas merupakan suatu bagian dari
suatu pekerjaan.

Merumuskan strategi-strategi Sumber Daya Manusia:

 Mengusulkan tujuan dan sasaran bagi perencanaan SDM.

 47

 Mengusulkan pendekatan-pendekatan atau strategi-strategi.

 Memperoleh persetujuan dan dukungan terhadap strategi-strategi.
 Menentukan sumber daya dan persyaratan implementasi yang berhubungan dengan sumber
daya.
 Menentukan prioritas-prioritas mengelola hubungan dengan para manajer.
 Membangun dan menjaga hubungan kerja yang baik dengan para manajer sebagai klien.
 Membuat format presentasi-presentasi untuk memperoleh dukungan manajemen bagi
program-program dan proyek-proyek tertentu.
 Menjelaskan rekomendasi-rekomendasi untuk memperoleh persetujuan bagi program /
proyek tertentu.
 Mengkonsultasikan dengan para manajer mengenai metode-metode dan aplikasi-aplikasi
perencanaan SDM.
 Mengkonsultasikan dengan para manajer mengenai masalah-masalah sumber daya manusia
dengan organisasi .
 Mepersiapkan peresentasi tahunan mengenai kondisi-kondisi SDM organisasi dan rencana-
rencana masa depan.
 Berpartispasi dalam komite-komite atau tugas-tugas yang berhubungan dengan SDM.
 Melatih dan membimbing rekan kerja yang lain mengenai perencanaan SDM.
 Menjalin hubungan dengan pemerintah, akademis, dan para profesional / ahli perencanaan
SDM.
 Mempengaruhi perubahaan -perubahaan rancangan pekerjaan dan organisasi.

Aktivitas-aktivitas profesional pribadi:

 Mengorganisasi pekerjaan dan aktivitas-aktivitas anda.

 Menjaga agar manajer/ penyelia menginformasikan setiap aktivitas dan hasilnya.
 Membaca bahan-bahan yang telah dipublikasikan mengenai konsep-konsep, teori, dan
pendekatan-pendekatan perencanaan manajemen SDM.
 Mengahadiri program-program dan pertemuan-pertemuan atau program-program eksternal
mengenai perencanaan SDM.
 Menulis memo atau berita-berita.
 Mengikuti perencanaan SDM diberbagai organisasi.
 Berpartisipasi sebagai pembicara pada pertemuan-pertemuan atau program-program eksternal.
 Memimpin penelitian perencanaan SDM untuk mengembangkan teknologi yang tepat.
 Menulis artikel-artikel, makalah-makalah, atau buku-buku mengenai perencanaan SDM
 Mengumpulkan dan menganalisis data.
 Merancang dan mengembangkan sistem data dan inventori (penyimpanan).
 Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan melalui diskusi-diskusi dan pertemuan-pertemuan
kelompok.
 Mengumpulkan dan menyimpan data.
 Mengevaluasi hasil-hasil yang diperoleh pada masa lalu.
 Memimpin wawancara-wawancara untuk menganalisis kebutuhan-kebutuhan.
 48

 Mengidentifikasi implikasi-implikasi dan berbagai program personalia seperti pemutusan

hubungan kerja, program-program tindakan yang tidak disetujui.
 Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan melalui berbagai survei sikap (attitude survey).
 Memelihara petunjuk-petunjuk dan bagan-bagan organisasi.
 Mengevaluasi kondisi SDM terhadap kemungkinan akuisisi.

Perencanaan dan penggunaan sistem peramalan :

 Merancang dan mengembangkan sistem dan teknik-teknik perancangan SDM.

 Merancang sistem peramalan.
 Meramalkan kebutuhan-kebutuhan penarikan / penempatan karyawan.
 Menyimpan laporan-laporan bagi manajer seperti ramalan yang telah digabungkan
 Menganalisis dan meramalkan mobilitas perputaran karyawan (turnover).
 Memimpin analisis karyawan seperti penempatan yang optimal dan produktivitas.
 Meramalkan dampak perubahaan-perubahaan SDM terhadap rencana-rencana atau
kebutuhan-kebutuhan bisnis.
 Meramalkan dampak kesempatan kerja yang sama / tindakan yang disetujui.
 Menganalisis dan meramalkan permintaan dan penawaran tenaga kerja yang relevan di luar
pasar tenaga kerja.

Mengelola mengembangkan karir :

 Menganalisis pengembangan individu dan rencana manajemen keberhasilan untuk

mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan program.
 Merancang dan mengembangkan sistem bagi perencanaan keberhasilan manajemen.
 Merancang dan mengembangkan sistem bagi perpindahaan internal dan promosi.
 Merancang dan mengembangkan program-program pelatihan dan pengembangan.
 Merancang dan mengembangkan sistem bagi manajemen kinerja dan penilaian kinerja.
 Memimpin atau memelihara data penilaian kerja.
 Memelihara rencana-rencana keberhasilan.
 Mengidentifikasi para calon karyawan.
 Merancang dan mengembangkan sistem manajemen penilaian.
 Memimpin kayawan secara individu.
 Mengawasi pencapaian rencana-rencana pengembangan individu.
 Mempertahankan persyaratan pekerjaan dan jalur karir.
 Mengadministrasikan program-program produksi biaya seperti pemberhentian kerja,
pemecatan, dan lain-lain.
 49

Aktivitas-aktivitas lainya :

 Penarikan / penempatan.  Konsultasi eksternal.

 Penilaian individu.  Aktivitas-aktivitas non-personal
 Pengembangan organisasi / membangun lainnya seperti administrasi,
tim. pemasaran, dan lain-lain.
 Kebijakan-kebijakan personalia.  Benefits karyawan.
 Program-program Penelitian personalia.  Hubungan kerja.
 Program-program Aktivitas-aktivitas  Kesehatan dan keselamatan kerja.
personalia lainnya.
 Administrasi personalia

3.7. PERAMALAN KEBUTUHAN DALAM PERENCANAAN SUMBER

DAYA MANUSIA
Menurut James Walker (1980:112) proses peramalan kebutuhan dalam perencanaan SDM
terdiri dari enam langkah yang dapat di jelaskan pada gambar 4.
Analisa ketersedian SDM Produksi masa depan
saat ini (Penawaran & penawaran SDM
kemampuan)
Data &grafis Pengurangan
Data penilaian Mobilitas
Keinginan karyawan Pemanfaatan keahlian
Pendidikan & pengetahuan, Perubahan produktivitas,
Permahaman terhadap Dan lain-lain Peramalan-pera-
Dan lain-lain
kondisi lingkungan dan malan kebutuhaan
organisasi
Kebutuhan penarikan
Penawaran tenaga kerja Kebutuhan pelatihan
eksternal dan pengembangan
Struktur organisasi dan Rencana-rencana
rancangan pekerjaaan mobilitas dan suksesi
Perubahan teknologi, pola dan Perubahan politik
kecenderungan produktivitas Perubahan pekerjaan
Filosofi dan kebijakan dan organisasional
manajemen yang menyangkut Dan lain-lain
tujuan dan rencana-rencana
Pola perputaran dan mobilitas
karyawan
Pola perputaaan & mobilitas Proyeksi Kebutuhaan
karyawaan
Analisis kebutuhan SDM saat ini masa depan
Posisi-posisi kewenngan Perubahan organisasional
Struktur organisasi Anggaran-anggaran
Bauran jabatan Perubahan operasi-
Kriteria perencanaan, operasi/ aktifitas yang
Dan lain-lain direncanakan,
Dan lain-lain

Gambar 4. Proses Peramalan Kebutuhan SDM

 50

3.8. HAMBATAN DALAM PERENCANAAN DAN MENGATASI

HAMBATAN
Semua jenjang manajemen saling berkoordinasi dan membentuk komite atau kelompok
untuk menyatukan visi dan misi organisasi. Guna meminimalkan rasio kesalahan dari
perencanaan, ada beberapa hambatan utama dalam perencanaan dan penetapan tujuan yang harus
dipahami oleh semua jajaran manajemen dan karyawan.

Hambatan dalam Perencanaan:

Berikut adalah hambatan yang mungkin timbul dalam perencanaan:

1. Tujuan yang tidak tepat

2. Sistem kompensasi yang tidak tepat
3. Lingkungan eksternal yang kompleks dan dinamis
4. Kondisi persaingan yang semakin tajam
5. Tidak memahami organisasi yang semakin dinamis
6. Keengganan untuk mengubah tujuan
7. Terjadi konflik internal organisasi antara manajemen dan buruh.

Tujuan yang tidak tepat dapat menjadi penghalang perencanaan yang efektif. Sebagai
contoh, jika tujuan yang ingin dicapai tidak realistis maka anggota organisasi tidak akan
bersemangat melakukan perencanaan. Jika tujuan yang menekankan pada segi kuantitas dan
mengabaikan kualitas maka perencanaan yang efektif akan terhambat. Perencanaan yang hanya
menekankan pada output/penjualan atau produksi tanpa melihat kepuasan karyawan akan
mengakibatkan perencanaan yang tidak tepat. Perencanaan yang hanya berfokus pada jangka
pendek dengan mengorbankan jangka panjang akan mengakibatkan ketidakseimbangan dalam
perencanaan.

Lingkungan yang kompleks dan berubah-ubah mengakibatkan perencanaan efektif sulit

diterapkan. Sebagai contoh perusahaan computer seperti Microsoft dan Apple yang bergerak
dalam bidang teknologi yang cepat mengalami perubahaan. Perusahaan computer di hadapkan
pada situasi dan tingkat persaingan yang ketat dan perubahaan yang sangat dramatis yang
membuat perencanaan menjadi semakin sulit.

Kondisi lingkungan yang berubah-ubah dan sulit diprediksi memaksa organisasi harus
selalu waspada dan mengantisipasi permasalahan untuk meminimalkan konflik internal dalam
organisasi. Masalah seperti tenaga kerja yang melimpah sementara lapangan kerja terbatas dan
industry yang terlalu pelit memberikan peluang kerja menjadikan kota-kota besar di setiap
Negara Asia menjadi tanah impian bagi para pencari kerja sekaligus menjadi sumber timbulnya
konflik dan penderitaan.
 51

Ketidakpastian terhadap hasil perubahan mengakibatkan timbulnya perasaan enggan bagi

sebagian anggota organisasi untuk melakukan perubahan. Kadang-kadang apa yang sudah
dicapai sulit untuk dilepaskan, karena dalam perubahan, hasil yang akan dicapai belum tentu
maksimal seperti keadaan sebelumnya.

Manajemen pun memiliki keterbatasan. Persoalan waktu menjadi kendala tersendiri.

Karena terbatasnya waktu, manajer enggan untuk melakukan perubahan, terlebih bila tidak
didukung oleh sumber daya yang memadai.

Manajemen organisasi juga berpikir sempit apabila perubahan dalam organisasi tidak
ditanggapi dengan serius. Lingkungan global selalu menuntut organisasi untuk proaktif dan
dinamis.

Perencanaan membutuhkan koordinasi yang baik dengan bagian organisasi yang lain. Jika
manajemen tidak memahami organisasi, ia tidak dapat menyesuaikan perencanaan yang ia
usulkan dengan perencanaan di bagian lain.

Mengatasi Hambatan dalam Perencanaan:

Salah satu cara mengatasi hambatan perencanaan adalah dengan memahami tujuan
perencanaan dan proses penetapan tujuan. Meskipun bukan satu-satunya dalam mengatasi
masalah, tetapi paling tidak dapat membantu pengambilan keputusan. Hendaknya rencana dan
tujuan yang dibuat oleh manajemen puncak dikomunikasikan ke bawah dan melibatkan
manajemen bawah dalam proses pengambilan keputusan. Komunikasi dan partisipasi dapat
meningkatkan komitmen dalam pelaksanaan perencanaan

Konsistensi antara tujuan yang lebih tinggi dan tujuan yang lebih rendah hendaknya
dijaga, selain itu karena merupakan proses yang dinamis, perbaikan dan revisi perlu dilakukan
melalui interval waktu yang pendek.

Sistem kompensasi yang tepat akan mendorong penetapan tujuan dan perencanaan yang
efektif. Sistem reward yang tepat dan layak, akan mendorong perilaku seseorang dalam
bertindak dan mengambil resiko sekaligus mendorong kreativitas.

Sistem informasi dapat pula membantu pencapaian efektivitas perencanaan. Alat bantu ini
diharapkan dapat meminimalkan tingkat resiko dan ketidakpastian hasil yang ada. Penyelesaian
suatu hasil akan mendorong kepercayaan diri manajemen dan kemauan menerima rencana baru
yang semakin tinggi. Konsekuensi negatif yang mungkin timbul dari perencanaan perlu
diantisipasi.
52