Perencanaan Sumber Daya Manusia

Sesi 3
Manajemen Sumber Daya Manusia 1
Prodi Manajemen
Universitas Siber Asia

Prof. Dr. Ruswiati Suryasaputra, SE., MS

 Perencanaan Sumber Daya Manusia
 Perencanaan SDM merupakan bagian yang penting dalam manajemen SDM dan sebagai kontributor pada
proses perencanaan strategis organisasi, mengingat perencanaan SDM tidak hanya membantu organisasi
dalam menentukan sumber daya manusia yang diperlukan untuk mencapai tujuan, tetapi juga menentukan
apa yang benar-benar dapat dicapai dengan sumber daya manusia yang tersedia. Bermula dari
perencanaan SDM, maka ketersediaan karyawan dapat diprediksi sebelumnya. Hal ini akan sangat
menguntungkan organisasi karena mengurangi unsur ketidakpastian di masa depan.
 Agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan baik, dibutuhkan sumber daya manusia yang memenuhi
syarat-syarat dan kriteria organisasi. Dari semua kriteria tersebut diharapkan akan terbentuk sumber daya
manusia yang produktif yang berguna terhadap pencapaian tujuan organisasi. Manajemen yang baik akan
cepat tanggap dalam memenuhi kebutuhan karyawan yang memiliki kemampuan dari keinginan untuk
melaksanakan program-program organisasi. Untuk mengatasi kebutuhan- kebutuhan tersebut, maka
diperlukan perencanaan sumber daya manusia. Hal ini diperlukan untuk memastikan bahwa mereka
mempunyai karyawan yang benar pada saat yang tepat untuk melaksanakan rencana organisasi.
 Perencanaan SDM lebih kompleks daripada perencanaan sumber daya lainnya seperti keuangan, material,
mesin, dan lain sebagainya, dikarenakan beberapa hal yaitu: kondisi fisik manusia yang sulit diramalkan,
perbedaan karakter individu (heterogenitas manusia), manusia cenderung dinamis dalam melakukan
sesuatu, untuk memperoleh sumber daya manusia diperlukan waktu dan biaya, penanganan konflik antar
manusia harus lebih hati-hati, dan kebutuhan manusia cenderung banyak dan beragam.
 Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencanaan SDM merupakan fungsi manajemen SDM yang lebih dituntut untuk dapat berperan
aktif dalam organisasi besar dari pada organisasi kecil, mengingat perencanaan SDM akan
merupakan fungsi yang kompleks dalam bentuk:
• Mengintegrasikan kebutuhan-kebutuhan strategis dengan tingkatan-tingkatan penempatan
karyawan tertentu.
• Meningkatkan pemanfaatan/utilitas sumber daya manusia.
• Memadukan aktivitas-aktivitas SDM dengan tujuan-tujuan organisasi di masa depan dengan
efektif.
• Mencapai tingkat ekonomis dalam mempekerjakan karyawan-karyawan baru.
• Memperluas basis informasi SDM untuk membantu aktivitas-aktivitas SDM lainnya dan unit-
unit organisasi lainnya.
• Memenuhi kebutuhan-kebutuhan utama organisasi terhadap pasar tenaga kerja lokal dengan
lebih baik.
• Mengkoordinasikan program-program SDM yang berbeda, seperti antara rencana kerja yang
disetujui organisasi dengan kebutuhan dalam mempekerjakan karyawan
 Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencanaan SDM terdiri dari tiga segi sebagai berikut:

1. Permintaan (demand) terhadap sumber daya manusia dari rencana strategis manajemen
SDM. Permintaan terhadap sumber daya manusia dapat dipengaruhi oleh:
 Tuntutan eksternal organisasi seperti kondisi ekonomi, sosial dan politik, teknologi, dan
pesaing.
 Keputusan organisasi seperti rencana strategis, anggaran, proyeksi penjualan dan produksi,
akuisisi, merger, ekspansi, restrukturisasi, dan rancangan jabatan
 Faktor ketenagakerjaan seperti pensiun, pengunduran diri karyawan, dan pemutusan
hubungan kerja (phk), kematian, dan ketidakhadiran dalam jangka panjang.
2. Penggunaan (utilization) sumber daya manusia yang ditinjau dari segi biaya adalah efektif
dan efisien.
3. Penawaran (supply) sumber daya manusia yang dimanifestasikan dalam jumlah karyawan
saat ini (penawaran internal) dan sejumlah lamaran eksternal kepada organisasi (penawaran
eksternal).
 Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencanaan SDM akan meningkatkan pemanfaatan sumber daya manusia antara

lain melalui:
1. Menambah beban kerja (menambah jumlah pekerjaan yang dikerjakan) tanpa
merubah struktur organisasi (kegiatan organisasi bertambah)
2. Dengan merubah struktur organisasi melalui downsizing yaitu memperpendek/
mengurangi level organisasi dengan merubah jumlah bawahan/menambah jumlah
urusan atau memperluas span of control.
3. Memperpanjang jam kerja.
 Perencanaan Sumber Daya Manusia
 Alur berpikir perencanaan sumber daya manusia
 Perencanaan Sumber Daya Manusia

Mondy (2010), menyatakan bahwa "Human resource planning is the process of

systematically reviewing human resource requirements to ensure that the required number
of employees, with the required skills, are available when they are needed.
Robbins (2007), menyatakan "Human resource planning is the process by which managers
ensure that they have the right personnel, who are capable of completing those tasks that
help the organization reach its objectives".
Dari konsep definisi dan pengertian yang diungkapkan oleh para pakar tersebut, maka
dapat ditarik kesimpulan bahwa perencanaan SDM (human resource planning) merupakan
fungsi pertama dalam manajemen SDM dan sebagai bagian dari fungsi perencanaan
strategis organisasi yang didefinisikan sebagai suatu proses sistematis dan
berkesinambungan dalam menentukan kebutuhan SDM di masa depan baik kuantitas
maupun kualitas pada waktu yang lepat, posisi yang tepat, melakukan berbagai pekerjaan
yang tepat, dalam jangka panjang guna mengantisipasi perubahan lingkungan dan
organisasi serta meminimasi biaya dalam rangka pencapaian tujuan individu dan organisasi.
 Aspek-aspek Yang Harus Diperhatikan Dalam Perencanaan SDM

1. Aspek kuantitas SDM yang tepat

2. Aspek kualitas SDM yang tepat
3. Aspek waktu, posisi/penempatan, perilaku bekerja yang tepat
4. Aspek perhatian terhadap tujuan individu maupun organisasi yang tepat.
5. Aspek perubahan lingkungan dan organisasi.
6. Aspek minimalisasi biaya.
 Tujuan Perencanaan SDM

 Tujuan perencanaan SDM bagi kepentingan organisasi adalah sebagai berikut:

1. Menarik dan mempertahankan jumlah karyawan yang cukup dengan keahlian yang memadai
untuk dapat berperan secara efektif dalam mencapai tujuan organisasi.
2. Menggunakan karyawan secara maksimal. Perencanaan SDM dapat menjadi alat untuk
mengevaluasi dampak kebijakan dan tindakan alternatif penggunaan SDM. Dengan perencanaan
SDM maka aktivitas-aktivitas SDM dapat dievaluasi menggunakan model yang sama melalui
investasi terhadap fasititas baru, promosi pemasaran, atau alat-alat keuangan. Aktivitas SDM
menggunakan input berupa uang, waktu, material, dan keterlibatan karyawan. Penggunaan input
tersebut untuk menciptakan pengalaman bagi karyawan atau untuk melakukan perubahan
terhadap hubungan dengan organisasi. Aktivitas kompensasi menggunakan uang dan manajemen
waktu untuk melakukan perubahan antara perilaku karyawan dengan balas jasanya. Aktivitas
pelatihan menggunakan uang, waktu pelatihan, dan bahan-bahan pelatihan untuk menciptakan
pengalaman dalam meningkat- kan keahlian, kemampuan, dan motivasi peserta.
3. Mengantisipasi dan menghadapi perubahan-perubahan tuntutan kerja/ perubahan-perubahan
sumber daya manusia yang tersedia. Perencanaan SDM dapat meningkatkan proses perencanaan
bisnis secara keseluruhan
 Tujuan Perencanaan SDM

4. Memenuhi kriteria sumber daya manusia di masa datang yang berasal dari sumber internal.
Perencanaan SDM dapat menjadi suatu bentuk perhatian yang besar dari manajemen SDM
terhadap berbagai tingkatan manajerial dalam organisasi.
5. Memastikan bahwa kesempatan yang sama dalam hal promosi dan pengembangan akan berlaku
bagi semua karyawan. Perencanaan SDM dapat menjadi dasar bagi pengembangan kemampuan
karyawan yang dirancang untuk mencapai pemanfaatan karyawan secara optimum dalam
organisasi melalui pemberian kesempatan yang lebih luas bagi wanita dan golongan minoritas
dalam perkembangan organisasi di masa depan, dan mengidentifikasi kebutuhan terhadap
program pelatihan dan pengembangan secara khusus dalam rangka meningkatkan keahlian di
masa depan.
6. Mengontrol biaya SDM dan mengantisipasi secara efektif bila terdapat biaya karyawan yang
baru muncul. Pengurangan biaya kepegawaian disebabkan karena kemampuan manajemen untuk
mengantisipasi kekurangan dan atau kelebihan karyawan dan mengoreksi ketidakseimbangan
sebelum menjadi tak terkendali dan mengeluarkan biaya yang cukup besar.
7. Mengintegrasikan seluruh aktivitas manajemen SDM. Berbagai perbedaan dalam aktivitas
SDM harus dapat diintegrasikan untuk mempertinggi nilai SDM.
 Tujuan Perencanaan SDM
 Tujuan perencanaan SDM bagi kepentingan karyawan adalah sebagai berikut:
1. Mengetahui mengenai kemampuan pengembangan jenjang karirnya
2. Mengetahui mengenai kemampuan apa yang harus dimilikinya untuk menduduki jabatan tertentu
3. Mengetahui mengenai waktu terbaik untuk mencapai jenjang karir tersebut.

 Manfaat perencanaan SDM adalah sebagai berikut:

1. Menambah beban kerja tanpa merubah struktur organisasi
2.Merubah struktur organisasi melalui downsizing (mengurangi level organisasi dengan merubah jumlah
bawahan/jumlah pekerjaan/memperluas span of control.
3. Memperpanjang jam kerja
4. Mengidentifikasi adanya kesenjangan (gap) baik
5. Kuantitas maupun kualitas SDM-nya.
6. Memperoleh SDM yang benar-benar sesuai kebutuhan pada saat diperlukan dan di masa depan.
7. Sebagai dasar pengembangan talenta karyawan dan bagi program SDM lainnya (rekrutmen dan seleksi,
pelatihan, remunerasi).
 Efektivitas Perencanaan SDM

 Efektivitas perencanaan SDM secara umum tergantung pada sejauh mana relevansinya
terhadap berbagai praktik manajerial dan pemenuhan permintaan organisasi terhadap
karyawan. Yang diperoleh dari efektivitas perencanaan SDM dan manajemen berupa
identifikasi sumber daya manusia dalam rangka menyediakan jumlah karyawan yang tepat,
menentukan tingkatan-tingkatan pelatihan, menentukan pola-pola sikap kerja,
pengembangan sistem dalam penyediaan karyawan yang sesuai dengan pekerjaan dan
kemampuan dalam mengintegrasikan elemen-elemen penting dari perencanaan strategis
organisasi. Sebagai suatu konsep, perencanaan SDM mendasarkan kepada dua hal yaitu
integrasi dan analisis.
Prinsip-prinsip dalam perencanaan SDM yang harus diterapkan agar kegiatan perencanaan
SDM manjadi efektif adalah:
1. Perencanaan SDM harus terintegrasi dengan strategi perusahaan.
2. Jangka waktu perencanaan perlu didefinisikan (jangka pendek dan jangka panjang)
3. Ruang lingkup perencanaan SDM harus ditentukan (apakah secara keseluruhan perusahaan
atau per satuan kerja)
 Perencanaan SDM Jangka Panjang

Perencanaan SDM jangka panjang akan memberikan keuntungan sebagai berikut:

1. Mengembangkan pengertian dampak SDM terhadap strategi-strategi bisnis.
2. Pengadaan karyawan yang memiliki kemampuan dan pengalaman yang baik
dalam rangka memenuhi kebutuhan-kebutuhan baik yang diperoleh dari
perguruan tinggi maupun pasar kerja.
3. Mengembangkan perencanaan tugas-tugas dan tindakan-tindakan
pengembangan karyawan seperti berbagai usaha sampingan untuk pengembangan
jangka panjang dan proyeksi manajerial.
4. Mengembangkan analisis dan pengendalian karyawan berhubungan dengan
biaya, melalui penyediaan lebih banyak kriteria pencapaian tujuan penggajian,
perpindahan karyawan, relokasi karyawan, pelatihan, dan biaya-biaya lainnya.
 Perencanaan SDM Jangka Panjang
 Elemen-elemen perencanaan strategis akan berdampak potensial terhadap perencanaan SDM sebagai berikut:
1. Menentukan filosofi perusahaan. Langkah pertama, pertanyaan-pertanyaan mendasar sehubungan dengan
keberadaan perusahaan seperti:
a. Dalam rangka apa keberadaan perusahaan
b. Kontribusi khusus apa yang diberikan atau akan diberikan oleh perusahaan
c. Motivasi atau nilai apa yang mendasari pemikiran para manajer kunci. Penyediaan karyawan dan berbagai
kesempatan promosi karyawan menjadi suatu tujuan penting dalam bisnis dan menjadi suatu pedoman penting
bagi perubahan-perubahan perkembangan di masa depan.
2. Pengamatan kondisi-kondisi lingkungan. Pertanyaan yang diajukan sehubungan dengan pengamatan kondisi-
kondisi lingkungan ini antara lain :
a. Apa saja dari perubahan-perubahan ekonomi, sosial, teknologi, dan politik yang terjadi yang dapat menjadi
peluang dan ancaman.
b. Penawaran karyawan, peningkatan tuntutan hukum pemerintah dalam bentuk kebijakan-kebijakan dan berbagai
praktik SDM.
c. Perubahan kemajuan teknologi yang berdampak terhadap bisnis
d. Apa saja yang menjadi kekuatan dan kelemahan pesaing.
 Perencanaan SDM Jangka Panjang

 Kapasitas suatu organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan strategis dipengaruhi oleh

SDM dalam tiga hal mendasar, yaitu:
a. Biaya ekonomis
b. Kapasitas untuk beroperasi dengan efektif
c. Kapasitas untuk mengambil alih perusahaan baru dan merubah berbagai operasi
 Kegiatan Dalam Perencanaan SDM

Berikut ini adalah daftar kegiatan dalam perencanaan SDM yang merupakan
bagian pekerjaan dari seorang profesional/ahli perencanaan SDM. Setiap kegiatan
merupakan suatu bagian dari suatu pekerjaan.
1. Merumuskan strategi-strategi Sumber Daya Manusia
2. Mengusulkan tujuan dan sasaran bagi perencanaan SDM
3. Mengusulkan pendekatan-pendekatan atau strategi-strategi
4. Memperoleh persetujuan dan dukungan terhadap strategi-strategi
5. Menentukan sumber daya dan persyaratan implementasi yang berhubungan
dengan sumber daya
6. Menentukan prioritas-prioritas mengelola hubungan dengan para manajer
 Kegiatan Dalam Perencanaan SDM

7. Membangun dan menjaga hubungan kerja yang baik dengan para manajer
sebagai klien.
8. Membuat format presentasi-presentasi untuk memperoleh dukungan
manajemen bagi program-program dan proyek-proyek tertentu.
9. Menjelaskan rekomendasi-rekomendasi untuk memperoleh persetujuan bagi
program/proyek tersebut.
10. Mengkonsultasikan dengan para manajer mengenai metode-metode dan
aplikasi-aplikasi perencanaan SDM.
11. Mengkonsultasikan dengan para manajer mengenai masalah-masalah sumber
daya manusia dan organisasi.
12. Mempersiapkan presentasi tahunan mengenai kondisi-kondisi SDM organisasi
dan rencana-rencana masa depan.
 Kegiatan Dalam Perencanaan SDM

Dalam perencanaan sumber daya manusia diperlukan audit jabatan dan

kompetensi yang meliputi pertanyaan seputar:
Apa saja jabatan yang ada saat ini ?
1) Berapa banyak karyawan pada setiap posisi jabatan saat ini?
2) Seberapa penting jabatan yang ada saat ini ?
3) Jabatan apa saja yang akan dibutuhkan dalam mengimplementasikan strategi
organisasi di masa depan?
4) Apa karakteristik jabatan yang perlu diantisipasi?
SUMBER : REFERENSI

1. Vera Sylvia Saragi Sitio, Mp, Mba. 2020. Manajemen Sumber Daya Manusia Universitas Dirgantara
Marsekal Suryadarma
2. Dr. Ir. H. Al Fadjar Ansory, M.M. Dr. Meithiana Indrasari, S.T., M.M..2018. Manajemen Sumber Daya
Manusia.Sidoarjo. Indomedia Pustaka
3. Zulkifli Rusby. 2018. Manajemen Sumber Daya Manusia. Pekanbaru FAI UIR
4. Aditya Wardhana. 2014 Manajemen Sumber Daya Manusia..Bandung. PT.Karyamanunggal Lithomas
5. Gary Dessler, 2017, Manajemen Sumber Daya Manusia, Pearson, Jakarta, Salemba Empat
6. Herry Krisnandi, Suryono Efendi, Edi Sugiono 2019. Pengantar Manajemen. LPU-UNAS
7. Jay Heizer, Barry Render, 2010, Manajemen Operasi, Pearson, Jakarta, Salemba Empat
8. J.Paul Peter, Jerry C. Olson, 2018, Perilaku Konsumen dan Strategi Pemasaran, Mc Graw Hill, Jakarta,
Salemba Empat
9. Philip Kotler, Kevin Lane Keller, 2009, Manajemen Pemasaran, Pearson Education Inc, Erlangga
10.Terence A. Shimp, 2014, Komunikasi Pemasaran terpadu, Cengage Learning, Salemba Empat

Links Digital Library:

1. https://cyberlibrary.unsia.ac.id/
2. http://e-library.unas.ac.id
 Sekian
Terima kasih