Oleh :
Panggih Widodo, S.Pd.I
1
Riva’i, Veithzal,Manajemen Sumberdaya Manusia untuk Perusahaan : dari teori ke praktek,(Jakarta
:Radja Grapindo Persada,2004)
Oleh karena itu, tulisan ini berusaha menjawab pertanyaan tentang bagaimana
peranan perencanaan sumber daya manusia serta rekrutmen, mulai dari pengertian
sampai dengan kendala-kendala dalam rekrutmen.
B. Pembahasan
1. Pengertian Perencanaan SDM
Perencanaan SDM sebagai suatu kegiatan merupakan proses bagaimana
memenuhi kebutuhan tenaga kerja saat ini dan masa datang bagi sebuah organisasi.
Dalam memenuhi kebutuhan tenaga kerja saat ini, maka proses perencanaan SDM
berarti usaha untuk mengisi/menutup kekurangan tenaga kerja baik secara kuantitas
maupun kualitas. Sedangkan dalam memenuhi kebutuhan tenaga kerja di masa
datang, perencanaan SDM lebih menekankan adanya usaha peramalan (forecasting)
mengenai ketersediaan tenaga kerja yang didasarkan pada kebutuhan sesuai dengan
rencana bisnis di masa datang.
Perencanaan SDM pada dasarnya dibutuhkan ketika perencanaan bisnis sebagai
implementasi visi dan misi organisasi telah ditetapkan. Visi organisasi sebagai
pemandu arah sebuah bisnis kemana akan menuju dan dengan strategi apa bisnis
tersebut akan dijalankan. Berawal dari strategi bisnis tersebut kemudian strategi
perencanaan SDM apa yang akan dipilih. Strategi SDM yang dipilih dan ditetapkan
sangat menentukan kebutuhan SDM seperti apa yang diinginkan, baik secara
kuantitas maupun kualitas.
Dampak dari kegiatan perencanaan SDM, kegiatan rekrutmen berpedoman
pada hasil prediksi kebutuhan SDM secara kuantitas maupun kualitas. Sangat besar
pengaruhnya terhadap kegiatan manajemen, antara lain kegiatan orientasi, kegiatan
pelatihan dan pengembangan, perencanaan karier, penilaian kinerja, dan penggajian.
Pengaruh tersebut terletak pada keberhasilan atau kegagalan dalam pengadaan SDM
yang berkualitas dan kompetitif.secara kuantitatif maupun kualitatif.
Hal yang perlu dilakukan dalam perencanaan pegawai pertama-tama adalah
uraian pekerjaan (job description), Kedua, analisis pekerjaan (job analysis), Ketiga,
spesifikasi pekerjaan (specification job), Keempat, persyaratan pekerjaan (job
recruitment) 2. Kegiatan perencanaan sangat tergantung pada kegiatan analisis
pekerjaan, karena keberhasilannya dalam memprediksi jumlah (kuantitas) dan
2
Sri Minarti, Manajemen Sekolah, (Jogjakarta: Ar-ruzz Media: 2012), hal 129
kualifikasi (kualitas) pegawai yang dibutuhkan organisasi, harus ditetapkan
berdasarkan jenis, sifat, volume, dan beban kerja setiap unit kerja. Seluruh informasi
tersebut di dalam hasil analisis pekerja. Hasil yang pertama adalah deskripsi
pekerjaan yang berisi tentang uraian tugas/pekerjaan yang dapat dipergunakan untuk
memprediksi jumlah pegawai yang dibutuhkan. Sedangkan wewenang dan tanggung
jawab berdasarkan jenjang jabatan yang terdapat didalam deskripsi pekerjaan, dapat
dipergunakan untuk memprediksi tingkat ketrampilan atau keahlian sebagai
kualifikasi. Hasil analisis pekerjaan yang kedua adalah spesifikasi pekerjaan yang
berisi tentang karakteristik (sifat-sifat) pegawai yang dapat melaksanakan suatu
jabatan/pekerjaan secara efektif dan efisien.
Perencanaan sumber daya manusia diiringi dengan rekrutmen sangat
berpengaruh pada kinerja organisasi dimasa depan, yang tergantung terpenuhi atau
tidak permintaan (demand) dari segi jumlah dan kualifikasi SDM sesuai kebutuhan
yang mampu memberikan kontribusi untuk meningkatkan produktifitas dan kualitas
kerja. 3
3
Yuniarsih Tjutju, manajemen Sumber Daya Manusia, (Bandung: Alfabeta, 2008), hal. 2.
yang prima dalam mengantisipasi tantangan pemberian pelayanan umum, baik
untuk jabatan struktural maupun fungsional.
4
Gomes, Faustino Cardoso, manajemen Sumber Daya Manusia, (Yogyakarta: Andi Ofset, 1995), hal.
105.
5
Schermerhorn, Jhon R, manajemen, Buku I (Yogyakarta: Andi Ofset, 1997
6
Sri Minarti, Manajemen Sekolah, (Jogjakarta: Ar-ruzz Media, 2012), hal 133
merupakan sebagai pelaksana atau aktifitas organisasi awal dengan tujuan untuk
mengidentifikasi dan mencari tenaga kerja yang potensial7.
7
Noe,R.A et.al.2000, Human Resource Management, (USA, Mc.Graw Hill) dalam bukunya dr. M.
Kadarisman, Manajemen Pengembangan SDM,( Jakarta:Rajawali Pers, 2013)
Perekrutan ini memfokuskan pada usaha mempersiapkan pekerja untuk
mengisi posisi eksekutif.
2) Lelang Terbuka untuk suatu jabatan (Job Posting)
Perekrutan ini merupakan sistem mencari pekerja yang berkemampuan
tinggi untuk mengisi jabatan yang kosong, dengan memberikan
kesempatan pada semua pekerja yang berminat. Untuk itu setiap ada
jabatan kosong diumumkan melalui media intern dan media lain yang
mendukung.
3) Magang
Perekrutan internal dapat dilakukan melalui perbantuan pegawai
(magang) untuk suatu jabatan dari unit lain. Kemudian setelah selang
beberapa waktu lamanya apabila pegawai yang diperbantukan
merupakan calon yang cocok/tepat, maka dapat diangkat untuk mengisi
jabatan yang kosong tersebut.
2.1.2 Sumber Eksternal
Sumber rekrutmen ekstenal meliputi individu-individu yang saat ini
bukan merupakan anggota organisasi. Manfaat terbesar rekrutmen
eksternal adalah bahwa jumlah pelamar lebih banyak dapat direkrut. Hal
ini tentunya mengarah kepada kelompok pelamar yang lebih besar dan
kompeten daripada yang normalnya dapat direkrut secara internal.
Pelamar dari luar tentu membawa ide, teknik kerja, atau pelatihan yang
baru ke dalam organisasi yang nantinya akan menghasilkan wawasan baru
kedalam profitabilitas. Setiap organisasi secara periodik memerlukan
pegawai dari luar organisasi. Beberapa sumber yang dapat digunakan
dalam perekrutan eksternal seperti;
a. Lembaga pendidikan
Perekrutan calon pegawai dilakukan biasanya bila organisasi
memerlukan jenis pendidikan tertentu tanpa meperdulikan pengalaman
kerja. Melalui cara ini diharapkan dapat dibentuk pegawai sesuai yang
diinginkan organisasi.
b. Teman / anggota keluarga karyawan
Organisasi dapat melakukan rekrutmen dengan mempertimbangkan
anggota keluarga karyawan atau bisa juga kalau lembaga pendidikan
bisa juga mempertimbangkan alumninya.
c. Lamaran terdahulu yang telah masuk
Perekrutan juga dapat diambil dari lamaran terdahulu yang telah
masuk. Melalui pembukaan arsip atau file lamaran yang belum
diterima, diharapkan akan didapat calon pegawai yang memiliki
persyaratan sebagaimana yang diharapkan.
d. Outsoursing
Terkadang organisasi juga perlu melakukan efisiensi, beberapa
pekerjaan yang dapat dilakukan tanpa harus mengangkat pegawai tetap
dapat menggunakan tenaga kontrak.
2) Open house
Untuk menjaring lebih banyak tenaga potensial secara umum,
organisasi dapat melakukan open hourse di sejumlah kalangan yang
diprediksikan dapat menarik colon pegawai potensial, seperti di
perguruan Tinggi dll.
3). Akuisisi dan merger
Ketika suatu organisasi melakukan akuisisi atas organisasi lain, atau
merger dengan organisasi lain maka akan memperoleh sejumlah
pegawai.
Dengan demikian bahwa proses penarikan kerja dalam memberikan
informasi lowongan serta kekosongan posisi di suatu instansi dapat
dilakukan dengan berbagai macam yakni, dari mulai pemasangan iklan
sampai open hourse dimana orang-orang ada disekitar organisasi
diundang untuk datang. 9
8
.Wison Bangun, Manajemen Sumber daya Manusia (Jakarta:Erlangga,2012) hlm.146.
9
. Fatah Syukur, Manajemen Sumber Daya Manusia Pendidikan, (Semarang: Pustaka Rizki Putra,
2012), hal. 71-72.
2.2 Karakter dan Perilaku Recruiter
Recruiter mempengaruhi wujud dasar baik lowongan pekerjaan maupun
pelamar yang dihasilkan Berikut beberapa fakta terkait pengaruh karakteristik
dan perilaku recruiter terhadap kegiatan rekrutmen.
a. Pelamar cenderung menganggap lebih positif apabila recruiter adalah orang
yang sedang menjabat suatu pekerjaan di organisasi tersebut.
b. Pada umumnya, pelamar menanggapi lebih positif terhadap recruiter yang
mereka rasa ramah dan banyak memberikan penerangan.
c. Realitas pratinjau kerja ( Realistic Job Previews) semestinya menyediakan
infomasi-informasi tidak hanya mengenai kualitas pekerjaan dari sisi
positifnya, akan tetapi juga dari sisi negatifnya.
Kemudian Noe et.al (2008) melanjutkan bahwa ada beberapa cara
untuk mempertinggi pengaruh recruiter terhadap kegiatan rekrutmen, antara
lain sebagai berikut:
1. Recruiter sebaiknya memberikan feedback tepat pada waktunya.
2. Recruiter sebaiknya menghindari perilaku yang dapat menyakiti hati
pelamar.
3. Recruiter sebaiknya menghindari perilaku yang dapat memberikan kesan
yang kurang baik terhadap organisasi di mata pelamar.
Melalui cara-cara yang disebutkan diatas, recruiter dapat membuat
organisasi memiliki kesempatan yang cukup besar untuk berkompetensi
dengan organisasi lain mendapatkan sumber daya manusia yang
berkualitas..10
10
. Noe,R.A et.al.2000, Human Resource Management, (USA, Mc.Graw Hill) dalam bukunya dr. M.
Kadarisman, Manajemen Pengembangan SDM,( Jakarta:Rajawali Pers, 2013)
yang bersangkutan semakin mampu mencapai sasaran. Yang terpenting
ialah bahwa mungkin saja berbagai kebijakan tersebut membatasi ruang
gerak para pencari kerja baru. Berikut ini akan dibahas beberapa
kebijaksanaan yang mungkin menjadi kendala dalam proses rekrutmen:
a. Kebijakan promosi dari dalam
Jika dalam suatu organisasi dianut kebijaksanaan bahwa dalam hal
terjadinya lowongan, lowongan itu diisi oleh pegawai yang sudah
menjadi pegawai organisasi. Maka ada beberapa hal yang menjadi
kelemahannya, yaitu kesulitan untuk memperoleh tenaga baru dengan
pandangan baru; para pegawai bisa cepat merasa puas diri karena
mengetahui bahwa asal saja mereka bekerja sedemikian rupa sehingga
prestasi kerjanya dipandang memenuhi syarat; terciptanya para
pegawai yang berpandangan minimalis.
b. Rencana sumber daya manusia
Suatu rencana sumber daya manusia biasanya memberi petunjuk
tenn yang bagaimana sifatnya diisi melalui promosi dari dalam dan
lowongan yang bagaimana akan diisi melalui rekrutmen pegawai dari
luar. Rencana demikian pun sudah tentu membatasi langkah dan
tindakan yang mungkin ditempuh oleh para pencari tenaga
kerjakarena bagaimanapun juga apa yang telah ditetapkan dalam
rencana harus dipatuhi.
c. Kebijakan tentang imbalan
Setiap organisasi tentunya mempunyai kebijakan tentang gaji
yang diberikan kepada pegawai sebagai imbalan atas waktu, tenaga,
kompetensi, dan ketrampilan yang mereka punya. Dalam merumuskan
kebijakan organisasi tentang imbalan bagi para pegawai, sedikitnya ada
4, yang bisa dipertimbangkan:
1). Kebijakan harus ada pada kepentingan para anggota organisasi.
2). Kebijakan harus sesuai kemampuan organisasi.
3). Kebijakan harus metaati berbagai macam peraturan- perundang-
undangan.
4). Kebijakan harus mempertimbangkan lokasi dari tempat kerja.
d. Kebiasaan Pencari Tenaga Kerja
Pada satuan kerja yang mengelola sumber daya manusia biaasanya
terdapat sekelompok pegawai yang tugas utamanya adalah melakukan
rekrutmen. Mereka adalah tenaga spesialis yang memahami berbagai
segi proses rekrutmen. Sebagai tenaga spesialis mereka diharapkan
untuk mampu bertindak dan berfikir rasional. Kebiasaan para pencari
kerja ini ada segi positif dan negatifnya.
a. Segi positifnya antara lain proses rekrutmen dapat berlangsung
dengan relatif cepat karena berkat pengetahuan dan pengalamannya,
para pencari tenaga kerja itu telah mempunyai rencana sumber daya
manusia dalam organisasi, mengetahui kemapuan para manajer yang
kelak akan membawahi pegawai baru, memiliki informasi tentang
analisis pekerjaan yang terdapat dalam organisasi, mengetahui
dengan baik sumber-sumber pencari pekerjaan, dan mereka juga
telah menguasai metode rekrutmen yang paling tepat digunakan
sesuai dengan tuntutan pekerjaan yang akan dilakukan.
b. Segi negatif dari kebiasaan para pencari pegawai yang tentunya juga
merupakan kendala dalam proses rekrutmen, adalah kecenderungan
berbuat salah yang sama terutama apabila kesalahan yang pernah
dibuat tidak mempunyai dampak negatif yang kuat bagi organisasi,
karena tenaga kerja yang direkrut mampu bekerja sesuai dengan
tuntutan tugasnya. Segi negatif lainya adalah sikap memandang
enteng pada tugasnya sehingga usaha rekrutmen dihentikan apabila
telah ada lamaran yang masuk dan tidak lagi berusaha mencari
alternatif lamaran sehingga yang benar-benar terbaiklah yang
direkrut.
2011)
Gomes, Faustino Cardoso. 1995. Manajemen Sumber Daya Manusia, Yogyakarta: Andi
Ofset
Malayu S.P. Hasibuan, Manajemen Sumber daya Manusia (Jakarta:Bumi Aksara, 2010)
Schuler, Randal S dan Jackson, Susan E,1996. Manajemen Sumber Daya Manusia
Menghadapi abad ke- 21, Jilid 2, Edisi Keenam, Yogyakarta: Penerbit Erlangga)
Syukur, Fatah, Manajemen Sumber Daya Manusia Pendidikan ( Semarang: Pustaka Rizki
Putra, 2012)