TUGAS

(Mata Kuliah Perencanaan SDM)

OLEH :

NAMA : JEKSON FRANS BANO

NIM : 8112191022MM
SEMESTER : II
KONSENTRASI : MANAJEMEN SDM

PROGRAM PASCASARJANA
PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN
UNIVERSITAS KATOLIK WIDYA MANDIRA KUPANG
2020
 1. Definisi perencanaan SDM menurut George Milkovich dan Paul
C. Nystrom .
Perencanaan SDM a d a l a h p r o s e s p e r a m a l a n , p e n g e m b a n g a n ,
pengimple mentas ia n dan pengo ntrola n ya ng me nja min perusahaan
memp unya i kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara benar,
waktu yang tepat, yang secara otomatis lebih bermanfaat.
Perencanaan SDM dalam siklus manajemen SDM adalah fungsi dalam manajemen
SDM untuk memenuhi kebutuhan SDM organisasi/perusahaan untuk masa yang
akan dating, lazimnya untuk jangka waktu 1 – 5 tahun ke depan.
Perencanaan SDM yang strategic akan mendukung pencapaian tujuan perusahaan
secara efektif dan efisien. Perencanaan SDM yang dilakukan secara tidak sistematis,
membawa dampak pada adanya kelebihan atau kekurangan SDM. Perencanaan
SDM yang tidak akurat juga berakibat perusahaan tidak mampu menyediakan SDM
pada saat yang tepat dan jumlah yang sesuai kebutuhan.

2. Prinsip dasar Perencanaan SDM

Terdapat tiga prinsip dasar yang perlu diperhatikan dengan cermat ketika
melakukan proses perencanaan SDM :
a. Tujuan Perencanaan SDM harus dihubungkan dengan program dan kegiatan
bisnis yang diemban oleh setiap unit kerja. Strategi dan rencana bisnis ke depan
merupakan dasar yang sangat penting untuk mulai menyusun perencanaan
SDM.
b. Penetapan persyaratan atau kualifikasi SDM yang tepat harus dirancang dan
dipergunakan dalam rekrutmen dan seleksi. Perencanaan SDM yang baik juga
selalu diawali dengan penetapan kualifikasi SDM yang jelas dan diterapkan
secara konsisten dalam proses rekrutmen/seleksi.
c. Proses perencanaan SDM harus juga disertai dengan prediksi permintaan
(demand) dan persediaan (supply) pasar tenaga kerja (internal dan eksternal).
Perencanaan SDM harus didasarkan pada prediksi yang cukup akurat dan
dilakukan secara kontinyu, mengenai pola demand dan supply tenaga kerja,
baik pada sisi internal perusahaan ataupun sisi eksternal

3. kedudukan manajemen sumber daya manusia dalam organisasi

Konsep dasar manajemen sumber daya manusia dalam organisasi dilihat dari
definisinya yaitu suatu proses mulai dari perencanaan, pengorganisasian,
pelaksanaan, dan pengendaliannya atas perekrutan tenaga kerja yang sesuai dengan
kebutuhan dalam lembaga pendidkan tersebut guna untuk mencapai apa yang
menjadi tujuan organisasi. Dilihat dari tujuannya, yang menjadi tujuan utamanya
adalah untuk meningkatkan konstribusi sumber daya manusia tenaga pendidik dan
tenaga kependidikan dalam rangka mencapai produktivitas organisasi. Dilihat dari
 segi fungsinya, maka manajemen sumber daya manusia dalam organisasi tidak jauh
berbeda dengan manajemen sumber daya umum, yakni ada fungsi manajerial, dan
adapula fungsi operasional.
Dalam prosesnya, manajemen sumber daya manusia dalam organisasi, bisa
dilakukan dari awal mula perekrutan sumber daya manusianya. Jikalau dari segi
karyawan bisa dilakukan dengan analisis jabatan, seleksi pegawai, orientasi
penempatan, pelatihan, mutasi, promosi, dan bisa pula dengan kompensasi. Itu
semua dilakukan agar apa yang menjadi filosofi dasar organisasi dikelola dengan
baik dan bisa mencapai tujuan yang diharapkan.
Hakikat tujuan dari manajemen SDM dalam kerangka organisasi dapat
diformulasikan dengan sebuah upaya mendayagunakan berbagai suber daya
(resources) baik itu sumber daya alam, sumber daya capital maupun sumber daya
manusia untuk mencapai tujuan dalam organisasi secara efektif dan efisien baik
dalam aspek produktifitas maupun kepuasan

4. Tujuan perencanaan SDM

Tujuan perencanaan SDM (Sumber Daya Manusia) antara lain sebagai berikut:
 Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa depan
sehingga setiap pekerjaan ada yang mengerjakannya.
 Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan menduduki
jabatan dalam perusahaan.
 Untuk menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam
pelaksanaan tugas.
 Untuk mempermudah koordinasi, integrasi dan sinkronisasi sehingga
produktivitas kerja meningkat.

5. Gambaran perencanaan SDM sebagai kegiatan manajemen

Setiap dan semua organisasi untuk mewujudkan, mempertahankan dan
mengembangkan eksistensinya memerlukan kegiatan manajemen yang efektif dan
efisien, baik dengan menterapkan manajemen fungsional, manajemen berorientasi
tujuan (Manajemen by Objektif disingkat MBO), manajemen pengendalian mutu
terpadu (Total Quality Management), maupun manajemen strategic (Manajemen
Strategic). Pemilihan dan pengggunaan salah satu bentuk manajemen tersebut diatas
dilingungan sebuah organisasajsi/perusahaan dilakukan oleh manusia sebagai
sumber daya, karena manusia yang membutuhkan dan membentuk organisasi.
Disamping itu manusia adalah penggerak organisasi, tanpa manusia sebagai
sumberdaya maka organisasi tidak akan berfungsi. Kondisi itu menunjukan bahwa
manusia sebagai sumber daya, merupakan factor sentral yang harus memberdayakan
sumber daya lainnya, termasuk sumber daya manusia sendiri, dalam rangkaian
kegiatan manajemen sebagai telah disebutkan diatas. Dalam kedudukannya sebagai
factor sentral itu berarti juga sumber daya lainnya tidak dapat menjalankan
fungsinya tanpa sumber daya manusia. Sumber daya lainnya yang harus
diberdayakan manusia dalam kegiatan manajemen untuk mengerakan organisasi
 didalam bidangnya masing-masing sekurang-kurangnya terdiri dari sumber daya
material, sumber daya financial, sumber daya tekhnologi dan sumber daya
iinformasi.
Dalam mengimplementasi kegiatan manajemen SDM diperlukan pelaksanaan selah
satu kegiatanya yang disebut perencanaan SDM. Dengan kata lain kegiatan
manajemen, menejemen SDM dan Perencanaan SDM adalah kegiatan yang harus
dilaksanakan secara terintegrasi dilingkungan sebuah organisasi/perusahaan

6. Tujuan Khusus Manajemen Sumber Daya Manusia 

Adapun yang menjadi tujuan khusus dari Manajemen SDM yang berusaha untuk
menyeimbangkan antara tujuan masing-masing individual dan menyelaraskannya
hingga mampu bergerak dalam irama yang sama demi mencapai tujuan bersama
yaitu tujuan organisasi. Oleh karena itu tujuan khusus dari sebuah manajemen
sumber daya manusia adalah untuk membantu para manajer fungsional dan manajer
lini dalam mengelola seluruh tenaga kerja atau karyawan selaku sumber daya
manusia dengan cara yang lebih efektif.

7. Tahapan perencanaan SDM

a. Pahami Kualitas dan Kuantitas Karyawan
Tahapan perencanaan SDM pertama adalah pahami kulaitas dan kuantitas
karyawan. Di perusahaan besar, umumnya SDM berjumlah banyak, tetapi kualitas
dari masing-masing karyawan tentu tidaklah sama. HRD bertugas untuk
mengetahui secara pasti jumlah SDM yang ada pada perusahaan. Dengan
memahami kualitas dan kuantitas, HR bisa memetakan penempatan SDM di posisi
tertentu untuk memaksimalkan produktivitas karyawan. Hal ini menjadi tahap
awal dalam menyusun rencana SDM untuk ke depannya.

b. Lihat Hasil Evaluasi

Inilah pentingnya diadakan penilaian karyawan setiap tahun. Evaluasi tersebut
bisa meliputi tingkat ketangkasan karyawan dalam menyelesaikan masalah,
ketepatan waktu mereka saat mengumpulkan deadline, kecepatan menyelesaikan
pekerjaan, kepatuhan terhadap atasan, hubungan komunikasinya dengan
karyawan lain, dan masih banyak lagi. Dari evaluasi tersebut, HR bisa melihat
profil para karyawannya dan mengetahui kekurangan SDM untuk diperbaiki ke
depannya. Evaluasi ini harus dilakukan secara obyektif agar Anda bisa
mendapatkan hasil yang akurat mengenai kondisi SDM Anda yang ada saat ini.

c. Sesuaikan dengan Program Perusahaan

Apa yang diperlukan perusahaan ke depannya? Jika SDM yang ada saat ini masih
belum memiliki kualitas yang cukup untuk menjawab kebutuhan perusahaan, itu
artinya Anda memerlukan program pelatihan khusus untuk meningkatkan
kualitas karyawan. Sedangkan jika kuantitas yang menjadi kendala, maka opsi
yang Anda punya adalah merekrut karyawan baru. Misalnya jika perusahaan
akan mendapat proyek untuk mengelola situs tertentu, maka karyawan yang
memiliki skill di bidang tersebut harus diberdayakan. Jika masih kurang, bisa
merekrut tenaga freelancer dari luar.
 d. Pahami Kondisi Pasar Tenaga Kerja
Meningkatnya jumlah penduduk setiap tahun yang sayangnya tidak diimbangi
dengan jumlah lapangan kerja memadai membuat SDM yang tersedia di luar sana
sangatlah melimpah. Setelah mengetahui kualitas SDM yang ada serta kebutuhan
perusahaan di masa mendatang, kini saatnya Anda mulai membuka peluang baru
untuk para calon pelamar. Tidak menutup kemungkinan Anda bisa menemukan
bibit unggul dari para kandidat tersebut. Nah, tugas Anda sebagai seorang HRD
harus bisa mengambil kandidat yang benar-benar berkualitas.

e. Analisis Tren
Dengan memahami kondisi pasar tenaga kerja yang ada saja tidak cukup. Anda
juga perlu melihat kecenderungan tren, misalnya bagaimana tren perekrutan
SDM di tahun depan. Memahami tren perekrutan bisa memaksimalkan Anda
dalam memanfaatkan SDM. Banyaknya pelamar kerja yang berkualitas di waktu
mendatang bisa memberikan Anda opsi untuk menyewa tenaga kerja
sebagai freelancer, bukan merekrut sebagai pegawai tetap. Dengan begitu, Anda
tidak perlu mengeluarkan biaya lebih untuk menambah jumlah SDM.

f. Ambil Kesimpulan
Setelah mempertimbangkan kondisi dan kemungkinan-kemungkinan yang akan
terjadi di masa mendatang, kini Anda bisa memutuskan apa yang perlu dilakukan
untuk pengembangan SDM selanjutnya. Apakah Anda akan merekrut karyawan
baru, haruskah mencari freelancer, perlukah mengadakan pelatihan, atau bahkan
mengurangi tenaga kerja, dan sebagainya.

8. Pengintegrasian bisnis dan Perencanaan SDM dengan Perencanaan Bisnis.

sebagai salah satu kegiatan Manajemen SDM harus dilakukan pada tahap Rencana
Operasional (RENOP) sebagai perspektip bisnis jangka sedang. Pada tahap ini
pengintegrasian harus dilakukan secara efektif dan efisien. Prediksi operasional
bisnis untuk jangka waktu yang terlalu lama sulit dilakukan, misalnya sampai 5 atau
10 tahun. Perubahan lingkungan bisnis terutama kondisi ekonomi atau moneter
negara seperti krisis ekonomi atau moneter, sangat besar pengaruhnya pada
operasional bisnis.
Untuk itu pengintegrasian dapat dilakukan sebagai berikut :
 SDM di bidang produksi tergantung pada jenis produk lini (barang maupun jasa)
yang dihasilkan oleh organisasi/perusahaan. SDM ini berbeda antara perusahaan
yang satu dengan yang lain. Di antaranya ada yang membutuhkan para ahli dan
spesialis bidang kimia, sedang yang lain memerlukan sarjana farmasi, atau
sarjana teknik sipil atau sarjana teknik arsitektur, atau sarjana hukum dll.
 SDM Pelaksana kegiatan bisnis yang sama, untuk setiap
organisasi/perusahaan sehingga cenderung membutuhkan yang dimiliki
keterampilan/keahlian dan pengalaman yang relatif sama pula. Diantara SDM
yang dibutuhkan itu adalah para ekonom untuk pekerjaan manajemen umum dan
manajemen pemasaran termasuk penjabaranya seperti manajemen distribusi,
promosi produk, pelayanan dll.
  SDM yang memiliki keterampilan/keahlian dan pengalaman di bidang keuangan
(finance) termasuk perpajakan, hukum, tatalaksana keuangan dan lain-lain.
 SDM yang memiliki keterampilan/keahlian dan pengalaman di bidang
pengelolaan SDM dengan berbagai spesialisnya yang mencakup bidang
Perencanan SDM, Rekrutmen dan Seleksi, Pelatihan dan Pengembangan,
Penilaian Kinerja dan Supervisi, Sistem Upah, Penyelesaian Konflik dll.
 SDM bidang Kerrja Penunjang/Teknis untuk memperlancar pelaksanaan semua
bidang kerja tersebut di atas, yang memiliki keterampilan/berkeahlian dan
pengalaman dalam bidang administrasi/perusahaan.

9. Persoalan dalam Perencanaan SDM

 Pemanfaatan SDM belum optimal. Kendala terbesar dalam membuat manpower
planning adalah fakta bahwa sering ditemuinya pemanfaatan karyawan pada jam
kerja yang belum optimal. Pada saat dilakukan manpower planning tantangan
utamanya adalah optimalisasi oemanfaatan SDM untuk bekerja secara efektif
pada saat jam kerja.
 Tingkat ketidakhadiran yang tinggi. Ketidakhadiran sangat tinggi dan cenderung
meningkat setiap tahun.
 Tenaga kerja yang kurang terdidik dan kurang trampil. Dampaknya adalah pada
rendahnya produktifitas, yang mempengaruhi dalam membuat perencanaan SDM.
 Kontrol Tenaga Kerja dan Review :
a. Setiap penambahan karyawan dipertimbangkan secara hati-hati oleh top
manajemen sehingga memerlukan waktu untuk realisasi pemenuhannya.

b. Pertimbangan biaya pegawai juga menjadi faktor penting, sebagai acuan

dalam menentukan jumlah karyawan yang akan direkrut. Hal ini
dimungkinkan karena biaya pegawai merupakan biaya yang bersifat jangka
panjang dan cenderung meningkat setiap tahun karena inflasi, dlsb.

10. Bagaimana menyusun sistemperencanaan SDM yang baik dan tepat

sasaran.

 Memetakan Kapasitas SDM yang Dimiliki

Langkah pertama dalam menyusun perencanaan SDM yang baik tentu dengan
mengenali kapasitas SDM yang sekarang dimiliki oleh perusahaan. Pemetaan ini
bisa memberikan banyak informasi mengenai kemampuan yang dimiliki
karyawan, jumlah karyawan yang aktif, jumlah karyawan yang akan pensiun,
jumlah karyawan yang harus menjalani pelatihan, jumlah karyawan yang telah
memiliki pencapaian, jumlah karyawan yang perlu melakukan peningkatan
kinerja, dan informasi kepegawaian lain. Perusahaan bisa melakukan pemetaan
ini dengan beberapa cara, misalnya saja dengan penyebaran kuesioner, yang
tentu harus disusun dengan baik pula, bisa juga dengan menggunakan peninjauan
performa atau kinerja karyawan, jika perusahaan Anda memiliki laporan detil
mengenai ini.

 Memperkirakan Kebutuhan SDM Perusahaan untuk Beberapa Waktu Kedepan

 Setelah mengetahui benar mengenai pemetaan kapasitas SDM yang kini dimiliki
perusahaan, langkah selanjutnya dalam perencanaan SDM adalah
memperkirakan kebutuhan SDM perusahaan untuk beberapa waktu kedepan,
berdasarkan keadaan SDM dan perusahaan sekarang.  Pertanyaannya kemudian
adalah apakah kondisi perusahaan sekarang dan beberapa waktu kedepan akan
membutuhkan penambahan jumlah SDM? Atau perusahaan masih bisa bekerja
baik dengan SDM yang dimiliki sekarang? Atau perlu dilakukan pelatihan agar
kualitas SDM yang tengah dimiliki meningkat, dan berefek pada produktivitas
perusahaan? Atau bahkan mungkin perlu dilakukan perekrutan karena terdapat
pekerja berkualitas yang sedang membutuhkan pekerjaan? Pertanyaan tadi
penting untuk dijawab karena akan menentukan langkah selanjutnya dalam
perencanaan SDM. Jawaban beberapa pertanyaan di atas bisa dipetakan dengan
melakukan perkiraan kebutuhan dan ketersediaan SDM yang ada.  Perkiraan
kebutuhan dilakukan untuk mengetahui SDM seperti apa yang diperlukan
perusahaan (penambahan jumlah ataukah peningkatan kualitas) sedangkan
perkiraan ketersediaan dilakukan untuk mengetahui SDM yang sedang
membutuhkan pekerjaan dan siap direkrut. Tentu kemudian perkiraan SDM yang
sedang dibutuhkan ini juga mempertimbangkan keadaan SDM yang kini dimiliki
perusahaan.

 Pengembangan Talent atau Tenaga Kerja

Langkah selanjutnya dalam perencanaan SDM adalah melakukan pengembangan
tenaga kerja. Tahap ini dimulai dari perekrutan, hingga yang terakhir hubungan
baik dengan tenaga kerja atau SDM. Berikut penjelasan singkat setiap tahapnya.
a. Perekrutan
Tahap ini adalah tahap di mana dilakukannya pencarian pada tenaga kerja
atau SDM potensial yang bisa memenuhi kebutuhan tenaga kerja dari
perusahaan. Pencarian ini bisa melibatkan berbagai platform seperti situs
pencarian kerja, aplikasi seperti LinkedIn atau bahkan dengan membuka walk
in interview untuk langsung turun ke lapangan guna menemukan tenaga kerja
yang sesuai dan potensial.

b. Seleksi
Setelah mendapatkan dan melakukan kontak dengan para calon pekerja yang
memenuhi kualifikasi dasar, saatnya untuk melakukan seleksi. Tahap ini
termasuk proses wawancara dan evaluasi terhadap kemampuan yang dimiliki
calon tenaga kerja dan apakah kapasitas calon tersebut sesuai dengan apa
yang tengah dibutuhkan. Jika telah diperkirakan dan dipetakan dengan baik,
proses seleksi ini akan memiliki standar yang jelas antara mana yang sesuai
dan tidak.

c. Memilih dan Mempekerjakan

Memutuskan calon final untuk posisi yang dibutuhkan serta memberikan
penawaran kerja lebih detail sehingga terdapat terbangun kesepahaman
antara perusahaan dengan calon pekerja.

d. Pelatihan dan Pengembangan

Setelah mendapat tenaga kerja yang cocok, kemudian akan dilakukan
pelatihan serta pengembangan kemampuan agar tenaga kerja yang baru bisa
 menyesuaikan diri dengan iklim dan tempo kerja perusahaan. Selain itu juga
guna agar tenaga kerja baru bisa bekerja efektif secepat mungkin.

e. Hubungan dengan Pekerja atau SDM

Selalu berikan tawaran peningkatan gaji pada taraf tertentu agar pekerja
selalu termotivasi untuk bekerja dengan baik. Selain itu, lakukan juga
pengawasan pada kinerja pegawai agar kualtias kerjanya bisa dimonitor.
Usahakan perusahaan memiliki iklim yang nyaman untuk setiap pekerja dan
berikan kepastian jaminan kesehatan dan sebagainya agar karyawan bisa
fokus untuk bekerja dengan performa terbaik.

f. Evaluasi dan Monitoring

Ketika perusahaan telah memiliki perencanaan SDM yang baik dan dijalankan
dengan maksimal, tahap selanjutnya adalah evaluasi dan monitoring pada
SDM yang dimiliki. Proses akhir ini akan memberikan gambaran jelas
bagaimana SDM bekerja dan memenuhi target perusahaan. Jika kemudian
ditemui ketidaksesuaian, bisa dilakukan koreksi atau peruhanan.