PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA DAN REKRUTMEN PADA ORGANISASI NON PROFIT

Juni 18, 2012 pada 2:39 am (kuliah) A. Latar Belakang Masalah Sumber Daya Manusia (SDM) adalah manusia yang bekerja di lingkungan suatu organisasi (disebut juga personil, tenaga kerja, pekerja atau karyawan). Dalam sebuah organisasi tidak terlepas dari unsur manusia sebagai sumber daya organisasi yang harus dikelola sebagaimana sumber-sumber daya yang lain. Manusia merupakan sumber daya dalam organisasi yang berpartisipasi dan memberikan kontribusi sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing dan sesuai dengan strategi-strategi yang ditentukan oleh organisasi dalam mencapai tujuan-tujuannya. Sebuah organisasi dalam mewujudkan eksistensinya dalam rangka mencapai tujuan memerlukan perencanaan Sumber daya manusia yang efektif. Suatu organisasi, menurut Rivai ( 2004:35) tanpa didukung pegawai/karyawan yang sesuai baiik segi kuantitatif, kualitatif, strategi dan operasionalnya, maka organisasi/perusahaan itu tidak akan mampu mempertahankan keberadaannya, mengembangkan dan memajukan dimasa yang akan datang. Manusia yang menjadi sumber daya juga dituntut trampil dalam pengelolaan sumber dana/keuangan atau memanajemen keuangan untuk mendukung tercapaianya tujuan organisasi secara maksimal. Dari uraian diatas berarti perencanaan sumber daya manusia dan rekrutmen pada organisasi non profit tidak dapat dilepaskan kaitannya dengan kegiatan perencanaan strategis. Dari kegiatan tersebut, harus diperoleh sejumlah tenaga kerja yang potensial dengan kualitas terbaik. Agar dengan kemampuannya yang terus meningkatkan sesuai dengan tuntutan lingkungan kerja, tidak saja mampu mempertahankan eksistensi organisasi, tetapi juga mampu mengembangkan dan memajukan organisasi. B. Rumusan Masalah Untuk mempertajam telaah dalam makalah ini, penulis mengambil dua masalah berdasarkan latar belakang di atas yaitu: 1. Bagaimana perencanaan SDM ditinjau dari manajemen strategik? 2. Bagaimana strategi rekrutmen SDM manajemen strategik bagi organisasi non profit? C. Tujuan Penulisan Sesuai dengan permasalahan yang ada, maka tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk mengkaji secara teoritis mengenai perencanaan SDM dan mengetahui strategi rekrutmen organisasi non profit sehingga dapat dijadikan acuan dalam perencanaan SDM dan rekrutmen SDM di lingkungan organisasi pendidikan. BAB II PEMBAHASAN A. Perencanaan Sumber Daya Manusia 1. Pengertian perencanaan sumber daya manusia Perencanaan sumber daya manusia adalah langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna menjamin bahwa bagi organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan, jabatan, dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat.

Kesemuanya itu dalam rangka mencapai tujuan dan berbagai sasaran yang telah dan akan ditetapkan. Andrew E. Sikula (1981;145) mengemukakan bahwa perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan sebagai proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana organisasi. George Milkovich dan Paul C. Nystrom (Dale Yoder, 1981:173) mendefinisikan bahwa: Perencanaan tenaga kerja adalah proses peramalan, pengembangan, pengimplementasian dan pengontrolan yang menjamin perusahaan mempunyai kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara benar, waktu yang tepat, yang secara otomatis lebih bermanfaat. Perencanaan SDM adalah proses untuk menetapkan strategi, memperoleh, memanfatkan, mengembangkan dan mempertahankan tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan sekarang dan pengembangannya dimasa mendatang. Perencanaan sumber daya manusia untuk organisasi non profit selain dikenal sebagai perencanaan tenaga kerja juga sebagai rencana pengembangan staf. Perencanaan sumber daya manusia harus mampu berpegang pada prinsip pokok untuk mendayagunakan pegawai/karyawan yang sudah dimiliki secara efektif dan efisien, sebelum memprediksi kebutuhan (demand) jumlah dan kualifikasi pegawai/karyawan baru yang dibutuhkan untuk mengisi kekosongan dimasa mendatang.seharusnya semua organisasi non profit harus melakukan kegiatan audit SDM (Human Resource Audit) atau analisis tenaga kerja (Work Force Analysis) untuk mnegatahui kondisi pegawai/karyawan yang dimiliki. Kegiatan audit SDM dan analisis tenaga kerja ini cenderung tidak pernah dilakukan oleh sebagian besar organisasi non profit di Indonesia. 2. Jenis/bentuk perencanaan sumber daya manusia a) Perencanaan sumber daya manusia jangka pendek Perencanaan jangka pendek ini adalah untk mengisi kekosongan jabatan/pekerjaan yang diprioritaskan satu tahun mendatang. Karena jika jabatan pokok ini tidak segera diisi maka akan berdampak pada pelayanan umum dalam bidang tertentu menjadi terhenti. b) Perencanaan sumber daya manusia jangka sedang Perencanaan jangka sedang ini untuk mengisi prediksi kekosongan jabatan antara dua sampai lima tahun mendatang. Hal ini untuk menyeimbangkan antara kebutuhan dengan ketersediaan internal berdasarkan hasil analisis volume dan beban kerja yang diketahui melalui hasil audit sumber daya manusia dan informasi hasil analisis pekerjaan yang akurat. c) Perencanaan sumber daya manusia jangka panjang Perencanaan ini dilakukan untuk memperoleh calon karyawan yang memiliki kemampuan potensial sehingga dapat dikembangkan menjadi kemampuan real yang prima dalam mengantisipasi tantangan pemberian pelayanan umum, baik untuk jabatan struktural maupun fungsional. 3. Manfaat Perencanaan SDM a) Meningkatkan Sistem Informasi SDM, yang secara terus menerus diperlukan dalam mendayagunakan SDM secara efektif dan efisien bagi pencapaian tujuan organisasi. b) Mempermudah pelaksanaan koordinasi SDM oleh manajer SDM, dalam usaha memperpadukan pengelolaan SDM. c) Untuk memperkirakan kondisi dan kebutuhan pengelolaan SDM selama dua atau sepuluh tahun mendatang (untuk jangka panjang). d) Untuk mengetahui posisi/jabatan atau pekerjaan yang kosong pada tahun mendatang (untuk jangka pendek). 4. Faktor-faktor yang mempengaruhi perencanaan sumber daya manusia a) Faktor eksternal:

 faktor ekonomi, nasional dan Global Faktor sosial, politik dan hukum Faktor teknologi Faktor pesaing b) Faktor internal (organisasi): Rencana strategic dan rencana operasional (taktik) Anggaran sumber daya manusia Peramalan produksi dan penjualan Faktor desain organisasi dan desain pekerjaan Faktor keterbukaan dan keikutsertaan manajer c) Faktor ketenaga kerjaan Pensiun, PHK, meninggal dunia dan tenaga kerja yang selalu absen. Promosi, pindah, tenaga kerja yang mendapat pelatihan dan yang mengikuti pendidikan diluar organisasi. d) Faktor-faktor lain Pasar tenaga kerja Prestasi kerja Waktu yang tersedia untuk mencapai sasaran organisasi jangka pendek. Faktor demografi Faktor supervise Faktor staf pendukung Faktor lokasi 5. Audit sumber daya manusia dan rencana penempatan ulang. Audit SDM adalah pemeriksaan kualitas kegiatan sumber daya manusia secara menyeluruh dalam suatu departemen, divisi atau perusahaan, dalam arti mengevaluasi kegiatan-kegiatan SDM dalam suatu perusahaan dengan menitikberatkan pada peningkatan atau perbaikan (Rivai, 2004, p. 548). Menurut Gomez-Mejia (200 1 :28), audit sumber daya manusia merupakan tinjauan berkala yang dilakukan oleh departemen sumber daya manusia untuk mengukur efektifitas penggunaan sumber daya manusia yang terdapat di dalam suatu organisasi. Audit memberikan suatu perspektif yang komprehensif terhadap praktik yang berlaku sekarang, sumber daya, dan kebijakan manajemen mengenai pengelolaan SDM serta menemukan peluang dan strategi untuk mengarahkan ulang peluang dan strategi tersebut. Intinya, melalui audit dapat menemukan permasalahan dan memastikan kepatuhan terhadap berbagai peraturan perundangan-undangan dan rencana-rencana strategis organisasi. Audit SDM merupakan suatu metode evaluasi untuk menjamin bahwa potensi SDM dikembangkan secara optimal (Rosari, 12 Mei 2008). Secara lebih terinci, audit SDM juga memberi feedback dan kesempatan untuk: 1. Mengevaluasi keefektifan berbagai fungsi SDM, yang meliputi: rekrutmen dan seleksi, pelatihan, dan penilaian kinerja. 2. Menganalisis kontribusi fungsi SDM pada operasi bisnis perusahaan. 3. Melakukan benchmarking kegiatan SDM untuk mendorong perbaikan secara berkelanjutan. 4. Mengidentifikasi berbagai masalah strategi dan administratif implementasi fungsi SDM. 5. Menganalisis kepuasan para pengguna pelayanan departemen SDM. 6. Mengevaluasi ketaatan terhadap berbagai peraturan perundang-undangan, kebijakan dan regulasi pemerintah. 7. Meningkatkan keterlibatan fungsi lini dalam implementasi fungsi SDM. 8. Mengukur dan menganalisis biaya dan manfaat setiap program dan kegiatan SDM. 9. Memperbaiki kualitas staf SDM

10. Memfokuskan staf SDM pada berbagai isu penting dan mempromosikan perubahan serta kreatifitas. Formulir Audit SDM dilingkungan organisasi non profit dapat dikembangkan untuk menjaring informasi manajerial lainnya seperti: 1. Jumlah pegawai/karyawan yang dikelola manajer yang diaudit pada jabatannya sekarang 2. Tipe pekerjaan sebagai tugas pokok manajer yang diaudit dalam jabatannya sekarang 3. Jumlah total anggaran yang dikelola manajer yang diaudit sekarang 4. Pelaksanaan tugas-tugas dan tanggung jawab manajer yang diaudit dalam memimpin bawahan pada jabatannya sekarang 5. Penerimaan bawahan terhadap kepemimpinan yang dilaksanakan manajer yang diaudit sekarang Manfaat Audit SDM menurut Rivai (2004, p. 567), audit SDM mengevaluasi aktifitas SDM yang digunakan dalam suatu perusahaan dan merupakan pengendalian kualitas keseluruhan yang mengevaluasi aktifitas SDM dalam suatu perusahaan. Manfaat dari audit SDM ini antara lain yaitu: 1. Mengidentifikasi kontribusi-kontribusi departemen SDM terhadap perusahaan 2. Meningkatkan citra profesional departemen SDM 3. Mendorong tanggungjawab dan profesionalisme yang lebih besar diantara karyawan departemen SDM 4. Memperjelas tugas-tugas dan tanggungjawab departemen SDM 5. Menstimulasi keragaman kebijakan dan praktik-praktik SDM 6. Menemukan masalah-masalah SDM yang kritis 7. Menyelesaikan keluhan-keluhan dengan berpedoman pada aturan yang berlaku 8. Mengurangi biaya-biaya SDM melalui prosedur yang efektif 9. Meningkatkan kesediaan untuk mau menerima perubahan yang diperlukan didalam departemen SDM. Menurut Rivai (2004, p. 567), Audit SDM bertujuan untuk: 1. Menilai efektifitas SDM 2. Mengenali aspek-aspek yang masih dapat diperbaiki 3. Mempelajari aspek-aspek tersebut secara mendalam 4. Menunjukkan kemungkinan perbaikan, serta membuat rekomendasi untuk pelaksanaan perbaikan tersebut. 5. Untuk menetapkan data dasar untuk perbaikan di masa depan. 6. Untuk mengevaluasi efektivitas saat ini. 7. Mengetahui kesesuaian jumlah pegawai dengan jumlah yang dibutuhkan. 8. Kondisi nyata pegawai guna melakukan penempatan ulang 9. Untuk meningkatkan tingkat kinerja. 10. Mempermudah kegiatan memprediksi kebutuhan/permintaan SDM Ruang Lingkup Audit SDM. Dalam pelaksanaan audit SDM untuk mendukung jalannya kegiatan-kegiatan SDM perlu dilakukan pembatasan terhadap aspek yang akan di audit. Secara garis besar, prospek audit SDM dilakukan terhadap fungsi SDM yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan SDM yang dimulai dari perencanaan SDM, perekrutan, penyeleksian, pelatihan, dan evaluasi kinerja SDM (Handoko, 1997, p.226). Informasi atau hasil audit SDM dapat digunakan untuk berbagai macam manajemen SDM, khususnya kegiatan pengembangan organisasi untuk menunjang pengimplementasian manajemen strategik. Dua kegiatan utamanya adalah kegiatan pengembangan dan kegiatan rencana suksesi dalam rangka pengembangan karier pegawai yang potensial. Rencana suksesi adalah proses yang dilakukan oleh manajer puncak sebuah organisasi non profit dengan bantuan manajer SDM dalam menggunakan informasi dan perkembangannya tentang pegawai, yang dinilai dan diputuskan untuk ditempatkan pada suatu jabatan tertentu

dimasa depan. Rencana suksesi ini dibuat sangat rahasia oleh pimpinan puncak dengan bantuan manajer SDM dalam bentuk chart penempatan ulang, karena pimpinan instansi atasan yang lebih berwenang telah atau membuat keputusan yang lain. Manfaat chart penempatan ulang adalah untuk mengetahui status dan peluang calon yang akan dipilih mengikuti rancana suksesi, calon yang dalam pengembangan dan perencanaan karier akan dipromosikan, calon yang akan dikembangkan meskipun belum akan dipromosikan dan pegawai yang sulit dikembangkan dan dalam rangka pengembangan dan perencanaan karier memerlukan kegiatan pengembangan organisasi secara khusus. B. Rekrutmen Pada Organisasi Non Profit 1. Pengertian Rekrutmen Rekrutmen adalah proses mencari, menemukan, mengajak dan menetapkan sejumlah orang dari dalam maupun dari luar sekolah sebagai calon tenaga kerja dengan karakteristik tertentu seperti yang telah ditetapkan dalam perencanaan sumber daya manusia. 2. Tujuan Rekrutmen Tujuan dari rekrutmen adalah mendapatkan calon karyawan sebanyak mungkin sehingga memungkinkan pihak manajemen (recruiter) untuk memilih atau menyeleksi calon sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan oleh sekolah. Semakin banyak calon yang berhasil dikumpulkan maka akan semakin baik karena kemungkinan untuk mendapatkan calon terbaik akan semakin besar. Hasil yang didapatkan dari proses rekrutmen adalah sejumlah tenaga kerja yang akan memasuki proses seleksi, yakni proses untuk menentukan kandidat yang mana yang paling layak untuk mengisi jabatan tertentu yang tersedia di sekolah. Seleksi adalah proses penentuan, pemilihan dan penetapan orang orang tertentu yang akan diterima sebagai tenaga baru/ pegawai setelah terlebih dahulu diadakan proses rekrutmen. Pelaksanaan rekrutmen dan seleksi merupakan tugas yang sangat penting, krusial, dan membutuhkan tanggung jawab yang besar. Hal ini karena kualitas sumber daya manusia yang akan digunakan sekolah sangat tergantung pada bagaimana prosedur rekrutmen dan seleksi dilaksanakan. 3. Paradigma Rekrutmen dan Seleksi Ditengah keterpurukan pembangunan ekonomi bangsa ini sangatlah dibutuhkan generasi baru yang mempunyai kesiapan mental untuk berbuat, bertindak secara konkrit (bekerja) yang dibarengai dengan kecerdasannya. Ada banyak cara pandang dalam melihat, memahami bahkan membentuk manusia itu sendiri karena dia diciptakan dengan potensi yang komplek dan tergantung paradigma yang dipakai dalam mendidiknya dan membuatnya belajar, termasuk dalam hal ini adalah paradigma yang dipakai dalam melakukan proses rekrutmen dan seleksi pegawai baru. Beberapa paradigma yang bisa dijadikan pedoman dalam melakukan rekrutmen dan seleksi dalam kaitannya dengan tindakan kerja : a) Human Thingking Paradigma yang hanya memahami pelamar hanya dari dimensi berfikir saja sehingga dalam proses mencari dan menentukan pilihan hanya dan murni berlandaskan pada sejauh mana kemampuan analisa, menyimpulkan, dan kreativitas alternatif- alternatif untuk menyelesaikan masalah yang dia hadapi sehingga hubungannya hanya dipandang dari relasi berfikir saja. b) Human Working Human working adalah cara pandang yang hanya memahami calon pelamar dari dimensi kerjanya saja. Cara pandang ini melihat dam memahami manusia hanya dari kesiapan mentalnya untuk bekerja dan melakukan segala sesuatu secara konkrit segala hal yang telah

direncanakan dan ditetapkan sebelumnnya oleh sekolah, tidak mesti pintar yang penting kuat untuk bekerja. c) Human Original Cara pandang seperti ini dalam proses rekrutmen dan seleksi hanya akan mencari dan memilih orang yang belum berpengalaman sama sekali, tidak mesti pintar yang penting bisa dibina, diarahkan dan dibentuk melalui upgreding SDM sekolah. Hubungan Rekrutmen dengan kegiatan manajemen SDM sebelumnya 4. Alasan-alasan Dasar Rekrutmen dan Seleksi Rekrutmen di laksanakan dalam suatu organisasi karena kemungkinan adanya lowongan (vacancy) yang beraneka ragaman alasan, antara lain: Berdirinya organisasi baru Adanya perluasan kegiatan organisasi Terciptanya pekerja-pekerja dan kegiatan-kegiatan baru Adanya pekerja yang pindah ke organisasi lain Adanya pekerja berhenti, baik dengan hormat maupun tidak hormat sebagai tindakan positif Adanya pekerja yang berhenti karena memasuki pension Adanya pekerja yang meniggal dunia 5. Faktor-faktor Rekrutmen dan Seleksi Jalannya suatu organisasi sangat di pengaruhi oleh lingkungan. Terdapat tiga faktor lingkungan yang mempengaruhi kebijaksanaan-kebijaksanaan dan praktek-pratek rekrutmen, terutama di sektor publik yakni: a) Kondisi ekonomi. Faktor ekonomi sangat mempengaruhi rekrutmen karena akan menentukan penawaran para pelamar bagi pekerja-pekerjaan pemerintah. Perekonomian yang stabil akan mengurangi pemberhetian-pemberhentian di badingkan dengan pekerjaanpekerjaan di sektor swata. b) Faktor politik. Faktor-faktor politik mempengaruhi rekrutmen karma adanya kemungkinan terjadinya prioritas-prioritas program pembangunan, yang pada gilirannya akan mempengaruhi permintaan dan penawaran relative bagi berbagai pekerjaan. c) Peraturan-peraturan dan keputusan-keputusan pengadilan. Peraturan-peraturan keputusankeputusan pengadilan juga mempengaruhi proses rekrutmen peraturan-peraturan itu menuntut agar instansi-instansi pemerintah untuk lebih terbuka perihal bagaimana mengiklankan lowongan-lowongan kerja. 6. Sistem Rekrutmen dan Seleksi Rekrutmen dan seleksi pada dasarnya adalah bagian dari program pengadaan tenaga kependidikan yang baru di sebuah lembaga pendidikan, upaya rekrutmen dan seleksi dalam sebuah organisasi dilaksanakan oleh suatu panitia yang ditetapkan oleh SK kepala sekolah, rektor atau apapun namanya dari pimpinan tertinggi dari sebuah organisasi pendidikan. Komposisi dan kepanitiaan melekat pada jabatan yang berkaitan dengan bidang pekerjaan kepegawaian. Secara umum tipologi sistem rekrutmen dan seleksi dapat dilaksanakan dengan dua cara: 1) Sistem Langsung Sistem rekutmen dan seleksi semacam ini adalah sistem yang menerima secara langsung terhadap seorang tenaga baru dengan langsung memberikannya SK dari pimpinan tertinggi atau yang bertangung jawab. Adapun bentuk- bentuknya dapat dikategorikan sebagai berikut: a. Pemupukan ekternal b. Pemupukan internal c. Bentuk terbuka

d. Bentuk tertutup 2) Sistem Tidak Langsung Sistem ini adalah sistem rekrutmen dan seleksi yang menerima secara tidak langsung terhadap tenaga baru dengan langsung memberikannya SK tetapi SK diberikan setelah tenaga baru melewati masa orientasi yang berfungsi evaluatif selektif dalam jangka waktu tertentu. Adapun bentuknya meliputi: a. Orientasi selektif Adalah proses orientasi beberapa orang yang telah diterima untuk bekerja di lembaga namun masih berada dalam bingkai untuk memilih yang terbaik. misalnya setelah A, B dan C dinyatakan diterima untuk bekerja tidak langsung mendapatkan SK dari pimpinan sehingga statusnya bukanlah pegawai tetap. Mereka terlebih dahulu diorientasi dalam waktu satu tahun untuk dievaluasi atau dinilai kinerjanya untuk kemudian dipilih yang terbaik dan sesuai kebutuhan organisasi yang kemudian barulah mereka mendapatkan SK setelah dinyatakan benar- benar diteerima dengan terbitnya SK dari pimpinan tinggi. b. Orientasi akumulatif Adalah proses orientasi beberapa orang yang telah benar- benar diterima semuanya dengan tujuan hanya untuk mengenalkan dan memantapkan cara berfikir dan bertindak mereka sesuai dengan visi dan misi lembaga. Beberapa hambatan yang dapat merugikan dalam kegiatan rekrutmen dilingkungan organisasi non profit antara lain: a. Strategi dan kebijakan tertutup dari manajer atau pimpinan puncak dan adanya kemungkinan deskriptif atas dasar suku, agama, keluarga, teman dan lainnya b. Sistem sentralisasi dalam pengangkatan pegawai baru, yang dilakukan dalam bentuk penjatahan dapat berakibat jumlah dan kualifikasinya tidak sesuai dengan kebutuhan satuan kerja yang akan menggunakannya c. Kurangnya persediaan calon pegawai eksternal, terutama untuk keahlian langka lulusan perguruan tinggi yang hanya terdapat di PTN tertentu atau yang berpengalaman, karena telah bekerja pada organisasi non profit lainnya d. Sistem kompensasi yang kurang menarik. e. Tuntutan masyarakat agar merekrut calon pegawai baru dilingkungan sekitar. f. Kebiasaan rekrutmen yang bersumber dari pengalaman masa lalu yang cenderung keliru dan dijadikan kebiasaan. Misalnya kebiasaan mencari calon karyawan dengan memberitahukan dari mulut ke mulut g. Manajemen SDM yang disebut bagian kepegawaian dikelola oleh pegawai yang tidak profesional, bahkan tidak pernah mendapat pelatihan khusus dalam bidang analisis pekerjaan/jabatan, perencanaan SDM, Rekrutmen dan seleksi sebagai suatu paket. BAB III KESIMPULAN 1. Perencanaan sumber daya manusia dilingkungan organisasi non profit dapat dilakukan dengan tiga bentuk yaitu perencanaan jangka pendek, perencanaan jangka sedang, dan perencanaan jangka panjang. 2. Sebelum pelaksanaan rekrutmen di lingkungan organisasi non profit, dalam perencanaan SDM dilakukan dengan memperhatikan kebijakan pertimbangan manajer puncak. Memprediksi jabatan yang akan kosong kemudian akan diisi dengan mengacu pada informasi hasil analisis jabatan kemudian menunggu persetujuan keputusan dari atasan pimpinan satuan kerja. Proses rekrutmen baru dilaksanakan dengan memilih metode yang terbaik agar mendapatkan calon pegawai/karyawan ang memenuhi kualifikasi persyaratan.