Abstract
As part of a company, Human Resources becomes an important asset. Training and
development fo Human Resources is a function that has character to develop and strengthening
the employees interest through short or long term. How the company strive to develop its Human
Resources during the time is becoming problems which try to be discussed in this article. By Taking
the case study at one of monetary service firm, the problems mentioned above, are explained by
using narrative descriptive, compered between theory and the reality that is exist without searching
the relation couse and effect.
]
Key words : training, development, human resources, competencies
Pendahuluan
Manusia merupakan ciptaan Tuhan yang diberikan akal pikiran serta rasa
yang akan terus berkembang sepanjang hidup. Dengan akal pikiran tersebut
manusia memiliki rasa keingintahuan yang besar tentang diri dan lingkungannya.
Sehingga dapat dikatakan proses hidup manusia adalah proses pembelajaran
menuju kemaksimalan kemampuannya memandang diri dan lingkungannya.
Proses
manusia sejak jaman es hingga jaman teknologi canggih saat ini. Mengapa?
Karena manusia adalah subjek sekaligus objek peradaban tersebut; karena
peradaban itu adalah kreasi manusia dari hasil pembelajarannya sehingga
manusia merupakan aset peradaban.
Salah satu contoh nyata dari perubahan peradaban yang merupakan hasil
karya manusia adalah revolusi industri. Seperti kita ketahui bahwa
proses
industri sangat dipengaruhi oleh faktor money, material, method dan men, yang
sering disebut sebagai faktor produksi. Sebelum revolusi, perdagangan barang
dilakukan hanya berdasarkan keunggulan kompetitif dari segi material sehingga
yang memiliki sumber daya material terbanyaklah yang unggul dalam persaingan
dan hanya dilakukan dengan tenaga manusia yang mengakibatkan terjadinya
perbudakan. Selanjutnya dalam hal perbudakan tercipta beberapa kasta dalam
masyarakat. Yang lemah merupakan mesin penghasil uang bagi yang
kuat,karena itu manusia dianggap sebagai alat untuk produksi. Penghargaan
manusai hanya sebatas gaji dan kemampuan menepati target. Apabila tidak
mampu maka akan mendapat hukuman.
Bertolak dari hal tersebut, manusia mulai belajar bagaimana cara
berproduksi lebih baik dengan memberdayakan akal pikiran manusia. Dengan
adanya
revolusi industri
Karena manusia
belajar dan bekerja. Jika manusia tidak bekesempatan belajar, maka yang
akan terjadi adalah stagnasi dan frustasi,
menjadi tidak optimal. Padahal manusia diciptakan dengan pikiran yang sangat
mungkin untuk dikembangkan.
Lingkup Pembahasan
Berdasarkan pemikiran tersebut dapat dikatakan bahwa manusia harus
berkembang, baik secara fisik maupun mental dengan terukur,kapan saja,siapa
saja,dan dimana saja, sehingga organisasi harus sangat memperhatikan
keadaan karyawannya.
Di dalam organisasi modern, lembaga yang berfungsi sebagai koordinator
karyawan adalah Divisi Sumber Daya Manusia (SDM). SDM memiliki beberapa
fungsi yaitu : rekrutment, seleksi, penilaian, kompensasi,
pendidikan dan
added) bagi SDM Indonesia yang akan menjadikan SDM Indonesia menjadi unik
dan mempunyai keunggulan kompetitif lebih. Material berarti kemampuan dari
segi pengetahuan (knowledge), keahlian dan perilaku. Proses persiapan tersebut
merupakan bagian dari fungsi Pengembangan dan Pelatihan
( Training &
pentingnya
Metodologi
Metodologi yang digunakan dalam penulisan ini adalah deskriptif naratif
berupa studi kasus, dengan mencoba memahami kondisi dan membandingkan
antara teori dan realita serta fakta dari fungsi T&D pada PT WHY tanpa mencari
hubungan sebab dan akibat. Metode pengumpulan data diperoleh melalui
wawancara/interview dengan beberapa pihak yang terdiri dari: 2 orang kepala
bagian SDM, 3 orang kepala seksi, beberapa karyawan dari divisi SDM dan
divisi lainnya. Selain itu juga dipergunakan data sekunder serta studi literatur.
Konsep
Keadaan saat
ini di PT WHY
T&D
1. Analisis Kebutuhan
2. Desain
3. Implementasi
4. Evaluasi
1. Analisis kebutuhan
2. Desain
3. Implementasi
4. Evaluasi
Analisis
Kesenjangan
Kesimpulan
& Saran
Kerangka Teori
Dalam model sistem program T&D ada beberapa fase yang perlu diamati
sebelumnya. Fase tersebut terbagi dalam 4 bagian (Bohlander and Snell, 2004)
yaitu :
1. Needs Assessment
Ada tiga aspek yang perlu diperhatikan dalam fase ini yaitu
a. Kebutuhan organisasi > Visi dan misi organisasi
b. Kebutuhan unit
c. Kebutuhan individu
3. Implementation
Implementasi adalah tindakan dalam pelatihan. Adapun teknik yang biasa
dilakukan adalah On the job methods, off the job methods dan management
development. Perusahaan dapat memilih salah satu dari ketiga jenis
pelatihan tersebut. Perlu diketahui bahwa implementasi ini tergantung pada
kebutuhan dan metoda serta kemampuan peserta.
4. Evaluation
Proses eveluasi adalah fase terakhir dalam sistem T&D, yang berfungsi untuk
mereview hasil yang diperoleh dari diklat yang dilaksanakan. Apabila terjadi
kesenjangan antara harapan dan kenyataan, maka dapat diartikan terdapat
sesuatu yang salah dalam pelaksanaan model tersebut. Hal ini tentu saja
akan berakibat terhadap keseluruhan fase, mengingat adanya keterkaitan
antara fase satu dengan yang lain.
Dalam proses T&D, evaluasi hasil yang diperoleh dari diklat dikategorikan
dalam 4 hal ( Gary Dessler, 2003) yaitu
a. Reactions, merupakan evaluasi yang paling sering digunakan untuk
mengukur kemajuan peserta. Hal ini hanya merupakan respon spontan
dari pengetahuan baru yang diterima. Respon ini biasanya hanya berupa :
mengerti atau tidak, suka atau tidak. cenderung pada penilaian akan
acara, bukan pada esensi acara tersebut
b. Learning, peserta mengerti tentang materi/event yang diadakan dan
belajar sesuatu yang baru tanpa perubahan tindakan.
c. Results
d. Bahaviour, pengetahuan yang telah diterima kemudian diaplikasikan dan
menjadi faktor pengubah perilakunya menjadi seperti tuntutan pelatihan
yang diikuti. Hasil T&D yang dapat dievaluasi hanya sebatas reactions
dan learnings karena sifatnya short term, sedangkan sisanya merupakan
hasil Development/Pengembangan yang cenderung jangka panjang.
data yang lebih reliabel sebab agen dapat berpindah kapan saja
: 1.111 orang
Wanita
: 437 orang
Jumlah
Jumlah
Tingkat Pendidkan
SD
SLTP
SLTA
D3
42
50
Orang
orang
orang
S1
S2
542
16 orang
orang
PT WHY
dapat
untuk setiap
kegiatan.
3. Diklat gelar profesi, yang diperuntukkan bagi karyawan yang ingin mengikuti
ujian gelar profesi.
4. Diklat pendidikan formal, berupa pengiriman karyawan yang lulus seleksi
untuk melanjutkan pendidikan formal ke jenjang lebih tinggi, seperti
melanjutkan S2. Kegiatan ini baru dilaksanakan dalam 2 tahun terakhir.
1. Diklat Promosi
Promosi merupakan salah satu tujuan karyawan dalam bekerja yang
dapat menjadi motivasi positif dalam peningkatan kinerja dan kemampuannya.
Secara teori promosi juga merupakan salah satu indikator kompetensi karyawan
sebab dalam proses pelaksanaan, karyawan akan melewati beberapa tes, baik
konseptual dan teknis yang diselenggarakan oleh bagian SDM atau yang
bekerjasama dengan pihak luar.
PT WHY melaksanakan diklat untuk penjenjangan jabatan, misalnya diklat
penjenjangan calon Kepala Divisi, Calon Kepala Bagian, Calon Kepala Seksi dan
Calon pegawai. Diklat ini tidak dilaksanakan secara rutin, namun hanya sesuai
kebutuhan. Pada saat tertentu bisa terjadi diklat dilaksanakan selama 2 tahun
berturut-turut, namun bisa juga sama sekali tidak.
Jenis materi diklat yang disampaikan pada umumnya berupa penjelasan
administrasi dan operasi standar sesuai lingkup jabatan. Sedangkan materi
bidang manajerial/soft skill hanya merupakan bagian kecil/sangat sedikit.
Sifat pelatihan adalah mass learning yang berarti berlaku secara
menyeluruh, sama untuk semua orang. Dalam hal ini
mendapatkan penjelasan administrasi secara
peserta akan
sedikit padahal untuk jenjang jabatan dari kepala seksi hingga kepala divisi
adalah posisi manajer sehingga pendidikan manajerial sangat penting. Di
samping itu terdapat kesenjangan usia antar peserta yang terkadang sangat
jauh, terutama antara generasi lama dengan hasil rekrutment 5 tahun terakhir.
Hal ini menimbulkan kesenjangan perilaku dan gaya sosial. Perlu disampaikan,
procurement untuk karyawan secara terbuka dengan berbagai macam test
seperti pada umumnya, baru dilakukan beberapa tahun terakhir. Hal ini mungkin
dipengaruhi kultur perusahaan yang masih berbau pemerintahan yang sangat
kental dengan unsur kolusi dalam pengadaan karyawan sehingga procurement
tidak
berlangsung
secara
terbuka.
Kondisi
ini
mengakibatkan
terdapat
10
3.
sehingga banyak yang tidak mengetahui secara benar tentang tujuan dan
manfaat pelatihan.
Sampai saat ini perusahaan telah melahirkan karyawan yang memiliki
gelar profesi
4.
ini
adalah
untuk
menciptakan
profesionalisme
dalam
kinerja
11
perusahaan, dan karena program kerja ini masih baru mulai dan masih berjalan,
dampak kegiatan ini belum berjalan.
menganggap
karyawan/SDM hanya cost center atau sumber biaya. Memang benar, untuk
jangka pendek, SDM adalah cost center, tetapi dalam jangka panjang SDM
adalah profit center bagi perusahaan. Salah satu fungsi SDM yang dianggap
sebagai cost center adalah T&D. Karena itu, perencanaan dan pelaksanaan T&D
sangat dipengaruhi budget constraint (keterbatasan biaya). Kadangkala mereka
menyebutnya kekurangan waktu. Seringkali pembenaran ini dikemukakan untuk
menyembunyikan alasan yang sebenarnya. Meski demikian pentingnya sumber
daya untuk pengembangan merupakan suatu yang tidak dapat dipungkiri.
Sebenarnya penyebab utama organisasi tidak menyediakan sumber daya
pengembangan yang cukup adalah karena tidak memahami pentingnya T&D.
T&D yang baik memerlukan investasi yang tepat, baik dalam bentuk uang
maupun waktu. Tanpa keduanya T&D sulit bisa dijalankan.
T&D berhubungan langsung dalam pengembangan sumber daya manusia
perusahaan karena proses pembelajaran tentang diri dan lingkungan merupakan
sifat dasar manusia yang nota bene berperan sebagai karyawan dalam sebuah
perusahaan. Banyak kegiatan dan jenis diklat yang digunakan sebagai fasilitas
perantara dalam proses pembelajaran tersebut. Pembelajaran tidak harus berarti
berada di dalam ruangan, lengkap dengan buku, alat-alat tulis, pengajar dan
berbagai atribut yang diasosiasikan dengan pembelajaran formal. Belajar dapat
dilakukan dengan berbagai cara, dimana saja dan dengan siapa saja, baik
dengan diklat secara formal atau melalui seminar dan workshop.
Jenis
diklat yang dilakukan oleh PT WHY sudah baik dan terlihat sangat umum
dilakukan oleh perusahaan lainnya.
12
Banyak
perusahaan
mengeluh
tentang
karyawan
yang
tidak
konsep
T&D
menurut
Bohlander
(2004),
diperlukan
perencanaan yang sangat baik dan terintegrasi antara visi dan misi perusahaan
dengan konsep diklat. Dengan demikian diharapkan dapat meminimalkan gap
antara harapan dan kenyataan.
Di dalam pelaksanaan T&D, hal yang paling penting yang harus
diperhatikan adalah esensi dari program tersebut, perusahaan harus fokus pada
performance centered objectives yang berarti perusahaan harus fokus pada
kinerja yang menjadi sasaran jenis T&D yang akan dilakukan. Hal ini sangat
berhubungan dengan strategi T&D yang dilakukan. Oleh karena itu, perusahaan
harus terlebih dahulu memahami pengertian T&D dengan baik, mampu
merancang program T&D yang benar sehingga sesuai dengan strategi
perusahaan. T&D sesungguhnya mempunyai pengertian yang berbeda namun
sering terjadi salah persepsi dan bahkan menyamakan pengertian dari T&D
Bohlander and Snell (2004) mengatakan bahwa terdapat perbedaan
antara pendidikan dan pelatihan. Trainning which tends to be more narrowly
focused and oriented toward short term performance concern. Proses
pembelajaran
merupakan
inisiatif
dari
perusahaan,
sehingga
karyawan
pendidikan
lebih
berorientasi
jangka
panjang
yang
bertujuan
13
PT WHY
1. Diklat Promosi
Dari keterangan yang diperoleh terlihat adanya kecenderungan bahwa
pelatihan yang dilaksanakan masih bersifat administrasi, kurang fokus pada
kompetensi. Administrasi merupakan salah satu
manajerial yang berfokus pada KSA yang lebih baik. Sebab menjadi manajer
berarti memimpin orang lain dengan berbagai sifat dan kemampuan, sehingga
diperlukan kemampuan untuk mengarahkan agar menghasilkan output lebih
14
bagi
calon
administrasi, meski
peserta yang
belum
memenuhi
semua
persyaratan
persyaratan. Hal ini dapat menjadi demotivasi bagi karyawan. Selain itu juga
berakibat pada munculnya kecemburuan antara yang kompeten dengan yang
tidak kompeten. Hal ini kadang sulit untuk diterima karyawan karena sistem
masih berdasarkan masa kerja.
Sisi positif adalah menunujkkan adanya keadilan, yaitu setiap orang dapat
mengikuti diklat. Hal ini secara psikologis meningkatkan motivasi karyawan
karena memiliki gambaran kemungkinan akan mendapat promosi. Namun akan
sangat disayangkan jika tidak diimbangi dengan pengetahuan yang memadai.
Dari permasalahan yang timbul, dapat dikembangkan sistem yang dapat
lebih membantu pelaksanaan diklat sehingga tepat sasaran:
a) Pada tingkat organisasi, perlu dengan jelas ditetapkan pengertian, visi dan
implemantasi diklat. Sehinga sebelum mencari metode yang tepat, SDM
sudah mengetahui dengan jelas hal yang akan menjadi tanggung jawabnya,
lingkup pekerjaan, batas wewenang, serta jenis pekerjaannya (Margaret Dale
2003). Apabila pekerjaan tersebut cenderung didominasi tugas administrasi
maka sebaiknya pelatihan yang diberikan berorientasi jangka pendek berupa
pelatihan. Tetapi apabila pekerjaan tingkat manajer, baik top, middle atau
lower yang diperlukan adalah kemampuan konseptual, manajerial dan
administrasi, sehingga diperlukan pelatihan yang bersifat jangka panjang dan
aplikasi.
b) Melihat kebutuhan unit kerja yang membutuhkan SDM yang berkompetensi
untuk unit kerjanya maka kriteria yang diajukan sebagai syarat keikutsertaan
sebaiknya bukan hanya berdasarkan administrasi, misalnya, masa kerja,
15
gelar profesi tetapi mungkin lebih baik berdasarkan kompetensi ( job spec,
men spec kaitannya dengan job des) yang di miliki calon peserta. Karena
kompetensi bukan hal yang mudah untuk dicapai, lebih mudah memoles
orang yang sudah memiliki kompetensi dibandingkan orang yang hanya
memilki kemampuan adminstrasi. Dapat saja setiap calon peserta diminta
menulis lamaran untuk promosi lengkap dengan alasan dan kemampuan
yang dimilikinya. Sehingga membantu SDM untuk menyaring calon peserta
yang kompeten. Jumlah/kuantitas peserta sebaiknya jangan menjadi
pertimbangan tetapi kualitas peserta harus menjadi keharusan.
c) Sistem pelatihan yang diberikan hendaknya tidak didominasi mass learning
tetapi partial learning. Partial learning akan lebih mudah diterapkan jika calon
peserta sudah memiliki kompetensi standar yang diinginkan, karena itu
sebaiknya persyaratan yang perlu ditambahkan adalah kompetensi yang
dimiliki. Dengan demikian T&D akan menjawab kebutuhan person juga.
d) Pengetahuan tentang teknologi.
Era globalisasi saat ini, faktor informasi sangat memegang peranan penting
dalam denyut nadi perusahaan. Informasi yang baik dan akurat akan sangat
membantu perusahaan unggul dibandingkan pesaing, dimana informasi yang
paling cepat dapat diperoleh melalui media baik on line atau media lainnya,
sehingga lebih baik jikalau peserta juga memiliki kemampuan akan teknologi.
e) Model kelas yang dipergunakan sebaiknya bersifat role play karena akan
mengasah improvisasi dan kapabilitas peserta.
16
keputusan untuk ikut atau tidak dalam seminar tersebut terutama didasarkan
atas materi yang disajikan.
Seminar atau workshop akan bermanfaat jika materi yang disampaikan
bukan merupakan hal yang teknis hanya bersifat informasi dan menambah
pengetahuan sebab hal teknis tidak mungkin dapat dipelajari hanya dalam waktu
1-2 hari,sehingga dirasakan kurang efektif mengikuti pelatihan untuk pekerjaan
teknis.
Pelaksanaan seminar atau workshop harusnya mempunyai kriteria peserta
yang dianggap cocok untuk materi tersebut. Hal ini sangat perlu untuk
diperhatikan
agar
tujuan
pembelajaran
tercapai.
Sehingga
pada
saat
17
3. Gelar Profesi
Salah satu ketentuan yang dikeluarkan oleh asosiasi induk organisasi
asuransi adalah kepemilikan gelar profesi asuransi yang biayanya dapat
ditempuh melalui ujian untuk setiap kategori asuransi yang biasanya diadakan 2
kali dalam setahun. Pada awalnya jenis diklat ini diharuskan dan bahkan
dipersyaratkan sebagai kriteria dalam mengikuti kegiatan diklat promosi jabatan.
Dampaknya, banyak orang kemudian ikut ujian ini dan mungkin mereka belum
memahami
betul
apa
gunanya
pengetahuan
tersebut
dan
bagaimana
18
bagi yang mampu meraih gelar profesi misalnya pemberian kompensasi untuk
tenaga dan usaha yang telah dikeluarkan karyawan untuk meraih gelar profesi
tersebut. Sehingga akan merangsang orang lain agar mau mengikuti gelar
profesi. Misalkan jika seorang karyawan lulus gelar profesi AAIJ(Ahli Asuransi
Jiwa) yang merupakan gelar setara S1 dalam asuransi jiwa, hendaknya diberi
kompensasi yang juga merupakan penghargaan atas usahanya, baik itu bonus
sekaligus atau partial. Menurut informasi yang kami kumpulkan dari kompetitor
yang umumnya melakukan hal tersebut, usaha itu sangat berpengaruh bagi
motivasi karyawan lainnya.
4. Beasiswa Forma
Kondisi persaingan saat ini memang diperlukan perjuangan ekstra agar
dapat bersaing dengan kompetitor, perjuangan tersebut harus dibekali dengan
pengetahuan, keahlian, perilaku dan wawasan yang handal. Hal ini juga menjadi
pertimbangan perusahaan, dan memutuskan untuk memberikan kesempatan
bagi karyawan yang mampu melewati seleksi untuk melanjutkan pendidikan
formal lebih tinggi, dan saat ini perusahaan fokus pada jenjang Strata-2 (S2).
Berdasarkan data dari pihak SDM jumlah karyawan yang berstatus S-2
berjumlah 16 orang dari 1.548 orang atau sekitar 1.033% dan dikategorikan
sangat kecil dan sangat memungkinkan dikembangkan agar mencetak manusia
profesional. Jenis pendidikan ini tentu memakan waktu dan biaya yang sangat
besar, sehingga diperlukan perencanaan yang baik, sehingga hasil yang
diperoleh akan lebih maksimal. Kami belum memiliki banyak data dan
keterangan dengan diklat ini karena masih sangat baru dan masih dalam proses.
Kesimpulan
Banyak organisasi beranggapan bahwa SDM hanya merupakan cost
center, beranggapan manusia dapat berkembang sendiri dan perkembangan
manusia adalah urusan pribadi jadi proses perencanan dan pelaksanaan
19
sepenuhnya
tergantung
karyawan
tersebut.
Padahal
dalam
proses
Saran
Berdasarkan
hasil
penelitian
memandang
perlu
untuk
memberi
20
Dipandang perlu :
1. Divisi SDM untuk meredefenisi tentang pengertian Pendidikan dan Pelatihan
untuk ruang lingkup perusahaan, sehingga mampu merencanakan program
pelatihan yang terintergrasi dengan visi misi dan strategi perusahaan. Untuk
itu
diperlukan
pemahaman
akan
kebutuhan
perusahaan
dengan
21
harus
berbeda
dengan
yang
tidak
(dalam
hal
program itu mencapai sasaran yang dikehendaki, dan apakah metode yang
dipakai merupakan metoda yang terbaik untuk mencapai sasaran.
***************************************
22
Daftar Pustaka
23