1

Sistem Informasi SDM

Danny Manongga
 2
Topik

1. Pengantar
2. Sistem informasi dalam manajemen sumber daya manusia
3. Peran sistem informasi dalam MSDM
4. Peran profesional SDM dalam HRIS
5. Kesimpulan
 3
Pengantar

 Manajemen SDM telah mengalami transformasi yang signifikan.

➢ Dari sekedar tugas administrasi menjadi mitra strategis dari strategi
organisasi secara keseluruhan, sebagian besar dengan dukungan kuat
dari kemajuan teknologi informasi.
➢ Penggunaan sistem informasi memiliki efek significant dalam cara
pengelolaan SDM saat ini.
❖ Mendorong transformasi besar proses dan praktik sumber daya
manusia (SDM) dalam organisasi, yaitu tentang cara mereka
mengumpulkan, menyimpan, menggunakan, dan berbagi informasi.
❖ Beberapa proses MSDM menjadi lebih efisien dan memungkinkan
keterlibatan SDM yang lebih besar dalam strategi bisnis
 4

 Pasar, industri, dan layanan yang berubah dengan cepat membutuhkan

lingkungan organisasi yang mampu beradaptasi secara konstan dengan ide-
ide baru yang cemerlang dan mengurangi waktu ke pasar.
 Di bawah realitas kompetitif ini, MSDM memiliki peran yang lebih penting
dari sebelumnya karena bentuk bisnis baru memerlukan cara baru untuk
melibatkan orang.
 Profesional SDM harus menganalisis peluang lingkungan sosial, ekonomi,
politik-hukum, dan teknologi untuk mendesain ulang proses dan praktik
MSDM yang merupakan faktor kunci keberhasilan bagi misi dan tujuan
organisasi.
 Untuk menjawab tantangan ini, MSDM harus melupakan kebiasaan dan cara
berpikir dan bertindak yang ketinggalan zaman. Di sisi lain, mereka harus
membantu organisasi untuk menentukan strategi mereka dan membangun
program untuk mengembangkan asset SDM mereka
 5
Sistem Informasi Dalam MSDM

 Teknologi informasi memiliki efek pada hampir setiap aspek kehidupan

masyarakat kita, juga pada proses organisasi, termasuk proses dan praktik
MSDM.
 Dari posisi yang terkait dengan manajemen administrasi, telah berhasil
menjadi mitra strategis organisasi, terutama karena penggunaan
teknologi.“Inovasi berkelanjutan dalam teknologi secara fundamental akan
mengubah cara kerja SDM diselesaikan”
 Sistem informasi memiliki efek dalam mengubah proses dan praktik sumber
daya manusia terutama dalam hal bagaimana organisasi mengumpulkan,
menyimpan, menggunakan, dan menyebarkan informasi.
 Sesuai dengan tujuan utama SDM dalam organisasi adalah untuk menarik,
memilih, memotivasi, dan mempertahankan karyawan berbakat dalam peran
mereka, maka “teknologi telah mengubah cara proses SDM saat ini dikelola,
pada dasarnya bagaimana organisasi mengumpulkan, menyimpan,
menggunakan, dan menyebarkan informasi tentang SDM mereka”
 6
Definisi SI-SDM

 Kovac dkk. mendefinisikan sistem informasi sumber daya manusia (HRIS)

sebagai prosedur sistematis untuk mengumpulkan, menyimpan,
memelihara, mengambil, dan memvalidasi data yang dibutuhkan oleh
organisasi tentang SDM.
 Tannenbaum mendefinisikannya sebagai sistem berbasis teknologi yang
digunakan untuk memperoleh, menyimpan, memanipulasi, menganalisis,
mengambil, dan mendistribusikan informasi terkait mengenai SDM dalam
organisasi.
 HRIS membentuk integrasi antara MSDM dan teknologi informasi. HRIS
adalah sistem manajemen yang dirancang khusus untuk memberikan
informasi kepada manajer untuk membuat keputusan SDM dan
memungkinkan melacak semua karyawan
 7

 Dalam konteks ini, sistem informasi telah meningkatkan efisiensi SDM

melalui metode rekrutmen yang lebih efektif, komunikasi SDM dalam
organisasi, keterlibatan karyawan, dan peningkatan keterampilan manajer
SDM.
 Dari perspektif ini, bidang MSDM harus menghubungkan strategi modal
manusia dengan solusi teknologi yang paling tepat.
 Dpl menciptakan organisasi e-msdm (eHR ) yang berfokus pada
interkoneksi orang dengan strategi bisnis untuk mencapai adaptasi cepat
terhadap perubahan kebutuhan yang umum bagi orang dan bisnis.
 Kebutuhan seperti ini membuat eHR sangat diperlukan
 8
Tujuan HRIS

 Tujuan HRIS membentuk integrasi antara MSDM dan

teknologi informasi.
 Oleh karena itu, tujuan dasar HRIS adalah (Gambar
1):
❖ Untuk memberikan informasi yang akurat tentang
sumber daya manusia dan fungsinya serta faktor
lingkungan yang relevan.
❖ Untuk memberikan informasi yang relevan.
❖ Untuk memberikan informasi yang tepat waktu.

Gambar 1 Tujuan HRIS

 9
Sumber Informasi SDM

 Organisasi memerlukan informasi tentang sumber daya manusia dan fungsinya, tetapi
juga membutuhkan informasi dari lingkungan eksternal mereka.
 Dengan demikian, HRIS memungkinkan untuk mengumpulkan, menyimpan,
memanipulasi, menganalisis, mengambil, dan mendistribusikan informasi dari
lingkungan internal dan eksternal.
 HRIS dalam suatu organisasi harus dikembangkan sedemikian rupa sehingga data
yang tersimpan di dalamnya dapat digunakan untuk beberapa output.
 Karena penggunaan data yang beragam ini, ada kebutuhan untuk mengembangkan
sistem pengumpulan, pemrosesan, dan aliran informasi yang lengkap (Gambar 2).
 10
Jenis Informasi SDM

 Chakraborty mencantumkan beberapa contoh informasi yang dikumpulkan:

• Informasi karyawan (nama, usia, kualifikasi, ...);
• Jenis karyawan yang direkrut sepanjang tahun;
• Pelatihan dan pengembangan yang ditawarkan;
• Hasil penilaian kinerja;
• Promosi, demosi, mutasi, pemisahan karyawan;
• Paket kompensasi, baik finansial maupun nonfinansial, ditawarkan;
• Ketidakhadiran dan pergantian karyawan;
• Layanan pemeliharaan, keselamatan dan kesehatan;
• Ketersediaan sumber daya manusia dari berbagai sumber;
• Fasilitas pelatihan dan pengembangan yang tersedia di luar organisasi;
• Harapan sumber daya manusia dari organisasi;
• Kebijakan pemerintah dan UU perburuhan;
• Gerakan serikat pekerja dan sikapnya terhadap organisasi pengusaha;
• Tolok ukur praktik MSDM.
 11

• Informasi karyawan (nama, usia, kualifikasi, ...);

• Jenis karyawan yang direkrut sepanjang tahun;
• Pelatihan dan pengembangan yang ditawarkan;
• Hasil penilaian kinerja;
• Promosi, demosi, mutasi, pemisahan karyawan;
• Paket kompensasi, baik finansial maupun nonfinansial, ditawarkan;
• Ketidakhadiran dan pergantian karyawan;
• Layanan pemeliharaan, keselamatan dan kesehatan;
• Ketersediaan sumber daya manusia dari berbagai sumber;
• Fasilitas pelatihan dan pengembangan yang tersedia di luar organisasi;
• Harapan sumber daya manusia dari organisasi;
• Kebijakan pemerintah yang mempengaruhi kondisi ketenagakerjaan dan
undang-undang perburuhan;
• Gerakan serikat pekerja dan sikapnya terhadap organisasi pengusaha;
• Tolok ukur praktik MSDM.
 12
Komponen HRIS

 Aplikasi HRIS memungkinkan pengguna untuk menyimpan dan melacak

semua jenis data yang terkait dengan SDM.
 Dalam penelitian yang dilakukan oleh Dorel et al., MSDM berfokus pada
mengumpulkan dan menyimpan data pribadi (catatan) setiap karyawan,
menangani gaji, tunjangan, liburan, dll.
 Namun, fungsi SDM telah berkembang dan menjadi fungsi manajemen
yang sangat penting. Dengan mengingat hal ini, kita dapat
mengidentifikasi tiga komponen fungsional utama HRIS [5] (Gambar 3).
 13

 Fungsi input memungkinkan kita untuk memasukkan informasi

personalia ke dalam HRIS.
 Fungsi pemeliharaan memungkinkan kita untuk memperbarui dan
menambahkan data baru ke dalam database.
 Untuk menghasilkan keluaran yang berharga, HRIS perlu membuat
perhitungan yang diperlukan, dan memformat data sedemikian rupa
sehingga dapat dipahami.
 Oleh karena itu, penting untuk diingat bahwa elemen terpenting dari
HRIS adalah informasi, bukan otomatisasi proses atau perangkat
keras/lunak yang digunakan.
 14
Tiga Dimensi HRIS

 Dalam HRIS kita dapat mengidentifikasi tiga dimensi HRIS: operasional,

taktis, dan strategis:
❖ Sistem informasi sumber daya manusia operasional – menyediakan
data untuk mendukung keputusan sumber daya manusia yang rutin
dan berulang (misalnya tenaga kerja, peraturan pemerintah, …);
❖ Sistem informasi sumber daya manusia taktis – menyediakan data
untuk mendukung keputusan terkait dengan alokasi sumber daya
(misalnya rekrutmen, analisis pekerjaan, keputusan pelatihan dan
pengembangan, rencana kompensasi, …);
❖ Sistem informasi sumber daya manusia strategis – menyediakan data
untuk keputusan strategis dalam rencana sumber daya manusia.
 15
Pengguna

 Ada beberapa pengguna HRIS. Jadi, siapa yang menggunakan HRIS dan
bagaimana cara menggunakannya?
 Pada dasarnya, kita dapat mendefinisikan tiga kelompok orang: profesional
SDM, manajer fungsional, dan karyawan (Gambar 4)
 16

 Dalam kasus profesional SDM, HRIS membantu mereka untuk memenuhi

fungsi pekerjaan, bahkan tugas pekerjaan yang paling dasar, seperti
pelaporan dan kepatuhan, analisis penggajian dan kompensasi,
administrasi tunjangan, pelacakan pelamar, dan inventaris keterampilan.
 Di sisi lain, manajer fungsional mengharapkan HRIS menyediakan data
untuk mencapai tujuan dan sasaran. Mereka berharap bahwa sistem
memberikan informasi untuk penilaian dan manajemen kinerja,
pemrosesan resume manajemen tim dan proyek, rekrutmen dan retensi,
pelatihan dan pengujian keterampilan, dan pengembangan manajemen.
 Selain itu, karyawan individu menjadi pengguna akhir dari beberapa
aplikasi HRIS, seperti layanan mandiri, opsi manfaat, perencanaan karir,
atau pelatihan dan pengembangan.
 17
Biaya dan Manfaat

 Sistem informasi
merupakan
investasi besar
oleh organisasi.
 Dengan demikian,
perlu diingat
biaya dan
manfaat
penerapan HRIS
(Gambar 5).
 18
Manfaat

 Manfaat umum HRIS yang dirujuk oleh penulis yang berbeda adalah:
• Peningkatan akurasi ;
• Penyediaan waktu dan akses cepat ke informasi;
• Menghemat biaya;
• Mengoperasikan, mengendalikan dan merencanakan aktivitas SDM;
• Meningkatkan daya saing dengan meningkatkan praktik SDM;
• Peningkatan efisiensi ;
• Menghasilkan sejumlah besar dan variasi operasi SDM ;
• Mengalihkan fokus SDM ke SDM strategis;
• Menjadikan karyawan bagian dari HRIS;
• Merekayasa ulang fungsi SDM .
 19
Biaya

 Namun, ada biaya yang terkait dengan implementasi HRIS:

▪ Karyawan perlu memiliki akses ke komputer dan koneksi
internet global ;
▪ Pelambatan atau kesalahan ;
▪ Biaya teknologi mahal, biaya waktu ;
▪ Masalah pekerjaan (perubahan tugas, kebutuhan
pelatihan, perubahan posisi, pemecatan, ...) .
 20
Peran Sistem Informasi
Dalam MSDM

 Perkembangan teknologi ini memungkinkan terciptanya lingkungan kerja berbasis

informasi dan interaktif secara real-time. Sistem informasi personalia telah
berevolusi dari pencatatan karyawan otomatis menjadi sistem pelaporan dan
keputusan yang lebih kompleks.
 Dalam HRIS tradisional, secara praktis kita hanya dapat menangani masalah
administratif, seperti memantau absensi, struktur gaji, informasi pelatihan,
rekrutmen, tanggapan media, mengakses informasi terkini, informasi medis, dan
administrasi global.
 Namun, kita melihat jeda dengan masa lalu dan peningkatan efektivitas. HRIS
memungkinkan kita untuk merespon lebih cepat terhadap perubahan dan
kebutuhan pengambilan keputusan. HRIS memungkinkan pengendalian anggaran,
pelacakan dan penyaringan, pencocokan keterampilan, penilaian, umpan balik,
perencanaan tenaga kerja, perencanaan suksesi, pemantauan keterampilan,
analisis kebutuhan pelatihan, dan analisis global.
 21

 Masalah utamanya adalah

untuk menentukan apa
implikasi nyata dan peran
sistem informasi dalam MSDM.
HRIS dapat diterapkan di
beberapa area, terintegrasi ke
dalam sistem HRIS (Gambar 6).
 Menurut penelitian Kavanagh
et al., profesional SDM
menghabiskan waktu mereka
pada dasarnya dalam perbaikan
proses bisnis, proses
manajemen bakat, metrik
tenaga kerja, strategi SDM,
manajemen dan perencanaan
tenaga kerja, dan manajemen
kompetensi .
Area penerapan HRIS.
 22
Manajemen SDM Strategis

 MSDM strategis dicirikan oleh adopsi visi dinamis dari sumber daya yang
dikelolanya. Ini tidak hanya mencakup perencanaan dan pelaksanaan
tindakan, tetapi juga pengendalian hasil, yang harus dikaitkan dengan
strategi organisasi.
 Di HRIS, kita dapat menemukan informasi pada level ini:
❖ Pemindaian lingkungan: memantau lingkungan internal dan eksternal
untuk mendeteksi peluang dan ancaman yang dapat memengaruhi
rencana organisasi;
❖ Peningkatan kualitas dan produktivitas: analisis dan pengembangan
untuk mengesahkan pengembangan kualitas dan produktivitas SDM
 23
Perencanaan Tenaga Kerja
Dan Ketenagakerjaan

 Perencanaan SDM tentang apa yang dibutuhkan organisasi sangat penting

bagi profesional SDM, mengungkapkan profil keterampilan yang berbeda,
jadwal kerja, memungkinkan organisasi memiliki orang yang tepat, dalam
jumlah yang tepat, pada waktu yang tepat. Ini mencerminkan kepentingan
dan perspektif organisasi serta aspirasi para kandidat dan kolaborator.
 Informasi yang dapat dikumpulkan di area ini dari HRIS adalah, misalnya:
❖ Tingkat promosi, transfer, perekrutan, dan pemutusan hubungan kerja:
melacak data untuk menganalisis dan membuat keputusan tentang
perencanaan tenaga kerja dan kebutuhan pekerjaan.
❖ Analisis dan definisi pekerjaan: memungkinkan karyawan di lokasi yang
tersebar secara geografis untuk bekerja bersama.
❖ Rekrutmen dan seleksi: kemampuan untuk mendukung proses dengan
menciptakan alat yang lebih gesit dan memungkinkan kerja online.
 24
Pengembangan SDM

 Selain kebutuhan untuk organisasi kerja dan pengambilan keputusan, apa yang
akan memungkinkan organisasi untuk meningkatkan tingkat produktivitas
adalah persiapan staf dan motivasi mereka?
 Dalam hal ini, pengembangan SDM akan menjadi faktor daya saing dan
bahkan, dalam beberapa kasus, kelangsungan hidup. “Pengembangan
organisasi berhubungan langsung dengan pengembangan Sumber Daya
Manusia”.
 Dalam kasus ini, informasi yang dapat kita kumpulkan dari HRIS adalah:
❖ Pengembangan karir: analisis karir, evolusi mereka, pengembangan
rencana karir dan pencapaian tujuan yang digariskan.
❖ Program pendidikan, keterampilan, dan pelatihan: analisis dan identifikasi
kompetensi, identifikasi kebutuhan pelatihan, akses ke konten pelatihan
dari jarak jauh.
❖ Evaluasi kinerja karyawan: definisi tujuan kinerja, desain metrik evaluasi,
evaluasi kinerja, dan umpan balik hasil.
 25
Penghargaan Total

 Sistem penghargaan terdiri dari semua hal material dan immaterial, yang
dapat diterima karyawan, tergantung pada kualitas kinerja mereka, kontribusi
terhadap pengembangan bisnis dan identifikasinya dengan nilai-nilai
organisasi.
 HRIS memungkinkan kami untuk mengidentifikasi informasi berikut,
mengenai penghargaan:
❖ Informasi gaji: pemrosesan gaji, manajemen liburan, ketidakhadiran dan
ketidakhadiran, perhitungan otomatis komponen upah.
❖ Perencanaan pensiun: identifikasi rencana suksesi, pensiun, perampingan
program yang tidak mengikat.
❖ Administrasi manfaat: atribusi manfaat, analisis manfaat yang dikaitkan,
analisis biaya-manfaat.
❖ Analisis gaji: analisis perkembangan gaji, perbandingan gaji.
 26
Hubungan Karyawan Dan
Tenaga Kerja

 Peran profesional SDM dalam sistem hubungan sosial cukup besar. Mereka
muncul sebagai penghubung antara organisasi, karyawan dan serikat
pekerja dan komite pekerja.
 HRIS dapat membantu kami dalam berbagai aspek di area ini:
❖ Catatan disiplin karyawan: akses dan manajemen pada proses
disipliner, laporan proses disipliner.
❖ Serikat pekerja dan distribusi tenaga kerja: pengelolaan informasi
tentang serikat pekerja dan komite pekerja, distribusi kerja, dan analisis
indikator kerja dan hubungan kerja,
❖ Sikap, iklim, budaya, dan komitmen: kemungkinan untuk secara
otomatis menanyakan seluruh organisasi dan melakukan analisis sikap,
iklim, budaya dan komitmen.
 27
Manajemen Risiko

 Peningkatan keselamatan dan kondisi kerja adalah area

dengan profitabilitas yang sulit untuk dievaluasi dan
dianggap sebagai investasi nyata bagi perusahaan, karena
dianggap sebagai domain khusus MSDM.
 HRIS dapat membantu manajemen risiko dengan
menganalisis poin-poin berikut:
❖ Kecelakaan dan penyakit: analisis tren kecelakaan dan
penyakit; mengelola laporan.
❖ Keselamatan, asuransi dan klaim pekerja: kelincahan dan
dukungan untuk proses, pemeliharaan catatan,
pemantauan kondisi berisiko tinggi dan kecelakaan.
 28
Peran Profesional SDM Di
HRIS

 Manajemen sumber daya manusia memberikan panduan bagi tenaga kerja

organisasi. “Penggunaan teknologi informasi (TI) dalam MSDM sangat
penting untuk memenuhi tuntutan organisasi dengan karyawan yang
berkualitas dan membantu mendukung organisasi”.
 Oleh karena itu, kita dapat mengatakan bahwa sistem informasi telah
menjadi alat yang berharga bagi manajer SDM untuk memfasilitasi proses
dan praktik SDM, seperti yang telah kita lihat. Namun, profesional SDM
memiliki peran khusus dalam jalur ini.
 Perlu diketahui bahwa integrasi HRIS adalah proyek besar dan perubahan
besar bagi organisasi. Beberapa karyawan (staf dan bahkan manajemen)
akan menolak perubahan dan sangat penting bagi mereka untuk siap
menghadapi penolakan tersebut.
 29

 Profesional SDM harus mendukung perubahan dan memfasilitasi

komunikasi. Mereka perlu:
❖ Mengakui bahwa individu dapat bereaksi negatif terhadap perubahan.
❖ Antisipasi penolakan dan temukan cara untuk menghadapinya.
❖ Tunjukkan komitmen dan sikap positif terhadap perubahan.
❖ Libatkan orang dalam prosesnya.
❖ Pastikan manajemen puncak terlihat dan mendukung.
❖ Ingatkan bahwa perubahan adalah proses dan perubahan yang berhasil
membutuhkan waktu.
❖ Perkuat perubahan dengan insentif.
❖ Berkomunikasi dengan karyawan dan manajemen.
 30

 Kenyataan bahwa keberhasilan kompetitif global ditandai dengan

penerapan pengetahuan, informasi, dan teknologi, maka para
profesional SDM saat ini harus berkomitmen untuk terlibat dalam
peran yang lebih signifikan dan strategis, meningkatkan efisiensi.
 Mereka menjadi mitra bisnis strategis yang mengandalkan penggunaan
HRIS dalam pekerjaan mereka.
 Tren masa depan dalam HRIS dapat dengan mudah menyebabkan
kebingungan bagi organisasi dan profesional SDM dan dapat
menyebabkan perubahan besar dalam pengoperasian MSDM dan HRIS
dalam organisasi (Kavanagh et al).
 31

 Profesional SDM perlu memahami bahwa:

❖ teknologi masa depan akan bersifat kolaboratif dan terhubung;
❖ akan ada peningkatan penggunaan kartu skor SDM dengan analitik
tenaga kerja;
❖ proses otomatisasi dan penggunaan pemrosesan analitis online akan
lebih banyak digunakan;
❖ akan dimungkinkan untuk mengakses informasi HR real-time yang
akurat karena kemajuan dalam alat komunikasi;
❖ keamanan informasi harus menjadi prioritas utama; dan
❖ pekerja masa depan akan dapat bekerja di mana saja, kapan saja, dan
di perangkat apa pun
 32
Kesimpulan

 Teknologi akan terus memiliki dampak besar pada MSDM. Seiring

berkembangnya teknologi, ia juga akan memaksa MSDM untuk
mengambil kontur baru baik dalam proses maupun praktiknya.
 HRIS muncul sebagai tanggapan atas kebutuhan akan perubahan ini untuk
dilakukan dengan cara yang paling bermanfaat, mengingat peningkatan
akurasi, akses cepat ke informasi, peningkatan daya saing dan efisiensi dan
rekayasa ulang fungsi SDM.
 Dengan berfokus pada penggunaan teknologi untuk terus meningkatkan
kualitas pekerjaan. Teknologi dapat meningkatkan informasi yang tersedia
untuk SDM, memfasilitasi proses SDM, dan menjadikannya lebih cepat
dan efektif.