Sistem Informasi: Sumber Daya Manusia

 November 10, 2016  Mustofa Ha.  0 Comments

Pengertian
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah sistem yang bertugas untuk mengumpulkan dan memelihara data
yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu
kepada pemakai, di mana data-data yang telah diperoleh tersebut merupakan data yang dibutuhkan oleh sebuah
perusahaan untuk meningkatkan SDM.

Sistem informasi sumber daya manusia adalah sebuah sistem yang mendukung proses pengambilan keputusan
dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan. Informasi yang disediakan merupakan informasi
mengenai kebutuhan akan pegawai dalam sebuah organisasi, informasi perekrutan pegawai, informasi data pegawai,
informasi pengelolaan pegawai selama menjadi bagian dari organisasi tersebut, dan informasi mengenai
pemberhentian pegawai.

Karakteristik Informasi
1. Timely (tepat waktu)
2. Accurate (akurat)
3. Concise (ringkas)
4. Relevant (relevan)
5. Complete (lengkap)
Fungsi
1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring).
SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir
dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk
menentukan kebijakan yang sesuai.
2. Pendidikan dan Pelatihan.
Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang
diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.
3. Manajemen Data.
SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi
kebutuhan informasi pemakai.
4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan.
Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM
mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.
Tahapan Kegiatan Manajemen Data
 Program data entry.
 Pedoman data entry.
 Penerimaan kuesioner.
 Pedoman coding.
 Pedoman editing.
 Editing & coding.
 Entry data.
 Penyimpanan kuesioner.
 Pedoman cleaning data.
 Cleaning data.
 Data siap analisis.
 Perancangan Sistem Development Life Cycle (SDLC)
 Melakukan survei dan menilai kelayakan proyek pengembangan SI
 Mempelajari dan menganalisis sistem
 Menentukan permintaan pemakai sistem
 Memilih solusi atau pemecahan masalah
 Menentukan Hardware dan software
 Merancang sistem informasi baru
 Membangun sistem informasi baru
 Mengomunikasikan dan mengimplementasikan sistem informasi baru
 Memeliharan dan melakukan perbaikan sistem informasi baru
Parameter Keberhasilan Sistem Informasi SDM
 Biaya harus sejalan dengan ukuran dan kondisi finansial
 Sistem ditetapkan dengan waktu yang baik
 Harus dapat dimodifikasi dan diperluas
 Penekanan pada aktivitas perencanaan harus terbukti
 Umpan balik harus berkelanjutan
 Arsip terintegrasi pada berbagai departemen
 Data kritis harus tersedia saat dibutuhkan
 Informasi kritis mencakup karyawan kunci, keahlian, dll
Database Sistem Informasi SDM
Entitas dan atribut yang ada:

 Karyawan
 id_karyawan
 nama
 username
 tgl_lahir
 jenis_kelamin
 alamat
 no_telepon
 status
 Absensi
 id_absensi
 id_karyawan
 tanggal_absen
 jam_masuk
 jam_keluar
 terlambat
 Cuti
 id_cuti
 id_karyawan
 tanggal_mulai
 tanggal_selesai
 keterangan
 Account
 username
 id_karyawan
 password
  

“SISTEM INFORMASI SUMBER

DAYA MANUSIA”
Diposkan pada 9 Mei 2015 oleh GresensiaRiskaApriliani

TUGAS MANAJEMEN SDM II

                             “SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA”
 
1. PENGERTIAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
Sistem informasi sumber daya manusia adalah sistem yang bertugas untuk mengumpulkan dan memelihara
data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan
informasi itu kepada pemakai, dimana data-data yang telah diperoleh tersebut merupakan data yang
dibutuhkan oleh sebuah perusahaan untuk meningkatkan keputusan SDM.

Sistem informasi sumber daya manusia adalah sebuah sistem yang mendukung proses pengambilan keputusan
dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan. Informasi yang disediakan merupakan informasi
mengenai kebutuhan akan pegawai dalam sebuah organisasi, informasi perekrutan pegawai, informasi data
pegawai, informasi pengelolaan pegawai selama menjadi bagian dari organisasi tersebut, dan informasi
mengenai pemberhentian pegawai.

Sistem informasi sumber daya manusia merupakan sebuah bentuk interaksi atau pertemuan antara bidang
ilmu manajemen sumber daya manusia dan teknologi informasi. Ssistem ini menggabungkan manajemen
sumber daya manusia sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke
dalam aktivitas-aktivitas manajemen sumber daya manusia seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun
sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi
perencanaan sumber daya perusahaan. Secara keseluruhan sistem perencanaan sumber daya perusahaan
bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu
sistem basisdata yang bersifat universal. Sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) atau human
resources information system (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tata kelola dan
tata laksana manajemen sumber daya manusia di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan
atau biasa disebut dengan decision support system dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.
Berikut pengertian sistem informasi sumber daya manusia menurut para ahli:

 Sumber daya manusia menurut Gomes (2000) adalah salah satu sumber daya yang ada dalam
organisasi, meliputi semua orang yang melakukan aktivitas.
 Sumber daya manusia menurut Hasibuan (2002) adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya
fisik yang dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan
prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya.
 Sistem yang menyediakan informasi mengenai SDM perusahaan adalah sistem informasi sumber daya
manusia atau HRIS (human resource information system). Nama system manajemen sumber daya manusia
(human resource management system) atau HRMS juga semakin banyak digunakan. (MC leod : 44)
 HRIS merupakan sistem informasi untuk mendukung kegiatan-kegiatan manajer di fungsi sumber
daya manusia. Fungsi ini dulunya bernama fungsi department personalia sekarang diubah namanya menjadi
fungsi SDM untuk menunjukan bahwa manusia didalam organisasi adalah sumber daya ekonomis yang
penting. (Jogiyanto HM , 2005: 249).
 Dr. Hj. Soedarmayanti, M.Pd, APU mengatakan Sistem informasi sumber daya manusia adalah sistem
terintegrasi yang menyediakan informasi yang digunakan dalam pembuatan keputusan sumber daya manusia.
 Ada pun Karakteristik dari informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah
sebagai berikut:

1. Timely (tepat waktu)

2. Accurate (akurat)
3. Concise (ringkas)
4. Relevant (relevan)
5. Complete (lengkap)
Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteritik di atas dalam rangka
mengambil suatu keputusan (a decision making).

Keterkaitan sistem informasi sumber daya manusia dengan aktivitas SDM:

1. FUNGSI SUMBER DAYA MANUSIA

Sumber Daya Manusia merupakan departemen atau divisi yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan
sumber daya manusia dalam sebuah organisas atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya
menusia seperti perekrutan, penerimaan, pendidikan, pelatihan, manajemen data, penghentian, dan administrasi
tunjangan. Sumber daya manusia adalah faktor produksi yang kompleks apabila dibandingkan dengan factor
produksi lainnya. Manusia memiliki, kemauan, keinginan, cita-cita, dan emosi. Tidaklah demikian dengan
sumber daya lainnya.

Fungsi SDM dalam perusahaan adalah menangani banyak proses khusus yang berhubungan dengan personil
perusahaan. Berikut fungsi dari sumber daya manusia adalah:

1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring). SDM membantu menerima pegawai baru ke
dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang
mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.
2. Pendidikan dan Pelatihan. Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai
program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja
pegawai.
3. Manajemen Data. SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data
tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan. Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka
menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan
pegawai yang berhak.
5. TUJUAN SISTEM INDFORMASI SDM
Sistem informasi sumber daya manusia mempunyai dua tujuan utama dalam organisasi. Tujuan utama SISDM,
adalah untuk meningkatkan efisiensi, di mana data karyawan dan aktivitas sumber daya manusia digabungkan
menjadi satu. Banyak aktivitas sumber daya manusia lebih efisien dan lebih sedikit pekerjaan tulis menulis
dengan adanya otomatisasi, dan tersedianya informasi yang lebih baik. Tujuan kedua SISDM adalah supaya
lebih strategis dan berhubungan dengan perencanaan sumber daya manusia. Dengan mempunyai data yang
mudah diakses akan membuat perencanaan sumber daya manusia dan pembuatan keputusan manajerial
didasarkan lebih banyak pada informasi dari pada mengandalkan persepsi dan institusi manajerial

1. FUNGSI SISTEM INFORMASI SDM

Sistem informasi sumber daya manusia berguna untuk:

 Perencanaan SDM : membantu untuk mendapatkan SDM yang sesuai dengan kebutuhan organisasi
 Perekrutan : mempermudah dalam pengambilan keputusan rekrutmen karyawan
 Sosialisasi : membantu SDM beradaptasi dengan kondisi/lingkungan baru perusahaan
 Pelatihan/ pengembangan SDM : merefleksikan kebutuhan untuk meningkatkan kinerja SDM dan
mengidentifikasi kebutuhan kemampuan dan untuk menentukan klasifikasi tertentu
 Penilaian kinerja : untuk dapat membandingkan antara kinerja secara individu/ organisasi dengan
standar yang telah ditentukan
Ada pun kegunaan lain dari sistem informasi SDM, yakni:

 Memeriksa kapabilitas karyawan saat ini untuk mengisi lowongan yang diproyeksikan
 Menyoroti posisi pemegang jabatan yang akan dipromosikan akan pensiun, atau akan
diberhentikan \menggambarkan pekerjaan yang spesifik atau jenis pekerjaan yang mempunyai tingakat
perputaran, pemecatan, ketidakhadiran, kinerja, dan masalah yang tinggi, yang melebihi kadar normal
 Mempelajari komposisi usia, suku, jenis kelamin, pendidikan, dll
 Mengantisipasi kebutuhan rekrutmen, seleksi, latihan, dan pengembangan
 Perencanaan SDM untuk mengantisipasi pergantian dan promosi
 Laporan kompensasi untuk memperoleh informasi tentang pembayaran pada karyawan
 Riset SDM untuk melaksanakan penelitian dalam permasalahan, seeperti perputaran karyawan dan
ketidakhadiran, atau menemukan tempat yang paling produktif guna mencapai calon-calon baru
 Penialian kebutuhan pelatihan untuk menganalisis kerja individu dan menentukan karyawan-karyawan
mana yang memerlukan pelatihan lebih lanjut.
Fungsi SISDM memiliki empat kegiatan utama yaitu:

1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring).

SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir
dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk
menentukan kebijakan yang sesuai.

1. Persiapan
Dalam proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia dengan menentukan
berbagai pekerjaan yang mungkin timbul. Yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan perkiraan/ forecast
akan pekerjaan yang lowong, jumlahnya, waktu dan sebagainya. Ada dua faktor yang perlu diperhatikan dalam
melakukan persiapan, yaitu faktor internal seperti jumlah kebutuhan karyawan baru, struktur organisasi,
departemen yang ada, dan lain-lain. Faktor eksternal seperti hukum ketenaga kerjaan kondisi pasar tenaga
kerja dan sebagainya.

1. Rekrutmen tenaga kerja (Recruitment)

Suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan, buruh, manajer, atau tenaga kerja baru
untuk memenuhi kebutuhan SDM oraganisasi atau perusahaan.

1. Seleksi tenaga kerja (Selection)

Suatu proses menemukan tenaga kerja yang tepat dari sekian banyak kandidat atau calon yang ada. Tahap awal
yang perlu dilakukan setelah menerima berkas lamaran adalah melihat daftar riwayat hidup atau (CV)
curriculum vittae milik pelamar. Kemudian dari cv pelamar dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan
dipanggil dengan yang gagal memenuhi standar suatu pekerjaan. Lalu berikutnya adalah memanggil kandidat
terpilih untuk dilakukan ujian test tertulis, wawancara kerja / interview dan proses seleksi lainnya.

1. Pengembangan dan evaluasi karyawan (Development and evaluation)

Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus menguasai pekerjaan yang menjadi tugas dan
tanggung jawabnya. Dengan begitu proses pengembangan dan evaluasi karyawan menjadi sangat penting
mulai dari karyawan pada tingkat rendah maupun yang tinggi.

1. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai (Compensation and protection)

 Kompensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja pegawai secara teratur dari organisasi atau perusahaan.
Proteksi juga perlu diberikan kepada pekerja agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan tenang sehingga
kinerja dan kontribusi perkerja tersebut dapat tetap maksimal dari waktu ke waktu.

1. Jenjang karir
Tahapan kenaikan jabatan dalam suatu pekerjaan. Hal ini merupakan aspek yang penting bagi para karyawan
yang bekerja dalam suatu perusahaan untuk memotifasi karyawan dalam meningkatkan kinerja mereka. Dalam
hal ini perusahaan yang profesional akan menetapkan jenjang karir yang pasti bagi para karyawannya.

2. Pendidikan dan Pelatihan.

Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan
yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.

3. Manajemen Data.
SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi
kebutuhan informasi pemakai.

Tahapan Kegiatan Manajemen Data :

 Program data entry.

 Pedoman data entry.
 Penerimaan kuesioner/hasil lab.
 Pedoman coding (code book).
 Pedoman editing.
 Editing & coding.
 Entry data (back up).
 Penyimpanan kuesioner/hasil lab.
 Pedoman clening data.
 Cleaning data.
 Data siap analisis (back up).
4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan.
Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian,
SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.

1. MODEL SISTEM INFORMASI SDM

Model SISDM dapat dilihat dari INPUT – PROCESS – OUTPUT. Pada sisi INPUT merupakan data mengenai
SDM. Selain itu, aa sisi PROCESS merpakan perangat keras (hardwre), dan perangat lunak (software),
teknologi informasi, serta SDM sebagai operator teknologi komputer tersebut. Selanjutnya pada sisiOUTPUT
merupakakeluaran beru lapoan-aporan yang berguna untuk perencanaan SDM. Model INPUT SISDM terdiri
atas 3 subsistem yaitu :

 SIA (Sistem Informasi Akuntansi). SIA menyediakan data akuntansi bagi SISDM sehingga database
berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil bail keuangan maupun non keuangan. Sistem
Informasi Akuntansi adalah suatu sistem dalam sebuah organisasi yang bertanggung jawab untuk penyiapan
informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan pengolahan data transaksi yang berguna bagi semua pemakai
baik di dalam maupun di luar perusahaan. Pada subsistem input sistem informasi SDM ini, data yang diolah
terdiri dari data personil dan data keuangan.
 Penelitian Sumber Daya Manusia. Bergungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian
khusus. Contoh: Penelitian Suksesi (succession Study), Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and
Evaluation), Penelitian Keluhan (Grievance Studies). Sistem ini bertugas mengumpulkan data melalui kegiatan
penelitian khusus seperti :
 1. Penelitian Suksesi. Melakukan penelitian apakah seorang pegawai telah berhasil mencapai
kesuksesan dalam bidangnya.
2. Analisis dan Evaluasi Jabatan. Melakukan penelitian apakah seorang pegawai telah
melaksanakan tanggung jawab ataupun tugas-tugasnya sesuai dengan jabatan masing-masing.
3. Penelitian Keluhan. Mengumpulkan data-data berupa keluhan para pegawai tentang pekerjaan
mereka agar pegawai tersebut bisa bekerja dengan lebih maksimal dan tidak mengalami kebosanan.
 Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber
daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi:
 Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan
mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.
 Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang memberikan
tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi
sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan
perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan peneriamaan.
 Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam
mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.
 Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan imnformasi yang menjelaskan
sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut
pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke
dalam komunitas lokalnya.
 Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi
yang digunakan dalam perncanaan personil.
 Intelijen Pesaing. Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang sangat
khusus, seperti industri komputer, sering terjadi perpindahan pegawai dari satu perusahaan ke perusahaan lain.
Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan
mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan mungkin informasi perorangan yang
berpotensi untuk direkrut.
Kemudian dari model subsistem input SISDM dimasukkan ke dalam suatu database yang telah dirancang oleh
perusahaan tersebut. Database SISDM bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan
dan organisasi dilingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil. OUTPUT SISDM terdiri atas 6
subsistem yaitu :

 Subsistem Perencanaan Kerja. Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk
merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi
informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan
tenaga kerja itu sendiri.
 Subsistem Perekrutan. Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja
secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja,
penjadwalan wawamcara, perekrutan dan analisis rekruitmen.
 Subsistem Manajemen Angkatan Kerja. Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk
mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi-informasi ini meliputi informasi pelatihan,
penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.
 Subsistem Tunjangan. Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi
kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.
 Subsistem Benefit. Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit berbeda dengan
kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya, sedang benefit
lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan sepeti dana pensiun.
 Subsistem Pelapor Lingkungan. Informasi-informasi ini berhubungan dengan keluhan-keluhan,
kecelakaan selam kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.
Penjelasan gambar sistem informasi SDM di atas yakni:
 Sistem informasi sumber daya manusia memperoleh data-data dari berbagai sumber. Data-data yang masuk
berasal dari sumber internal (Subinformasi Akuntansi dan Subsistem Penelitian SDM) dan sumber eksternal
(Subsistem Inteligen SDM). Kemudian semua data dimasukan ke dalam suatu database yang nantinya akan
dikelola menjadi sebuah informasi yang lebih bermanfaat. Informasi yang telah dihasilkan kemudian
dimanfaatkan oleh Subsistem Angkatan kerja, Subsistem Perekrutan, Subsistem Manajemen Angkatan Kerja,
Subsistem Kompensasi, Subsistem Tunjangan, dan Subsistem Pelaporan Lingkungan untuk disalurkan atau
diberikan kepada para pemakai yang membutuhkan informasi tersebut.

1. DATABASE SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

Data yang diperoleh dari subsistem input SISDM dimasukkan ke dalam suatu database yang telah dirancang
oleh perusahaan tersebut untuk diolah lebih lanjut agar menghasilkan informasi yang lebih bermanfaat.
Database SISDM bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi
dilingkungan luar perusahaan yang mempengaruhi arus personil.

Human Resource Information System. Untuk meningkatkan kerumitan masalah yang berhubungan dengan
personal yang berbasis komputer.
1. Isi Database HRIS.
– Data Pegawai.

– Data Non Pegawai ( Catatan Penilaian Pegawai )

2. Lokasi Database HRIS.

 Tersentral karena dapat di akses oleh berbagai sistem fungsional   kegiatan antar manajemen dan
devisi lain.
 Ling ke bagian-bagian devisi ke sumber daya fungsional
 Tergantung Entry data dari mana ( bersifat rahasia )
1. CAKUPAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
Sistem informasi sumber daya manusia mencakup antara lain:

 Informasi pilihan pekerjaan karyawan (employee job preferences).

 Pengalaman kerja (work experiences).
 Evaluasi kinerja (performance evaluation).
1. PENTINGNYA SISTEM INFORMASI SDM
Sistem informasi sumber daya manusia sangat penting dan berguna dalam manajemen sumberdaya manusia.
Hal ini dikarenakan dalam pengeloaan sumber daya manusia secara efektif memerlukan data dan informasi
yang cukup terutama dalam pengambilan keputusan (decision making). Saat ini teknologi komputer telah
membantu banyak organisasi untuk mengkombinasikan data dan informasi secara efisien dan dengan lokasi
secara sentral. Sebelumnya, sistem penggunaan perangkat software ini ‘data base’, akan tetapi dalam
manajemen sumberdaya manusia disebut sebagai ‘human resource information system’ (HRIS).

Dewasa ini, organisasi atau perusahaan mendapat manfaat dengan adanya HRIS. Hal ini karena dengan HRIS
organisasi atau perusahaa lebih mudah dan cepat mengakses data dan informasi penting dalam rangka
pengambilan keputusan, seperti: data dan informasi tentang kompetensi SDM untuk dijadikan input dalam
rangka promosi menduduki suatu jabatan.

1. METODE-METODE PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SDM

2. Sistem Development Life Cycle (SDLC)
Langkah-langkah dari Sistem Development Life Cycle (SDLC) yakni:

 Melakukan survai dan menilai kelayakan proyek  pengembangan SI

 Mempelajari dan menganalisis sistem berjalan
 Menentukan permintaan pemakai sistem
 Memilih solusi  atau pemecahan masalah
 Menentukan Hardware dan software
 Merancang sistem informasi baru
 Membangun sistem informasi baru
 Mengkomunikasikan dan mengimplemantasikan sistem informasi baru
 Memeliharan dan melakukan perbaikan sistem informasi baru
2. Metode Prototyping

Tidak

Ya

3. Paket Software

4. Outsourcing
1. SYARAT SISTEM INFORMASI SDM YANG BAIK
Syarat sistem informasi SDM yang baik yakni:

 Tepat waktu
 Akurat
 Lengkap
 Ringkas
 Relevan
1. SISTEM INFORMASI SDM YANG BERHASIL
Ada pun sistem informasi sumber daya manusia yang sianggap berhasil bila memenuhiharapa, yakni:

 Biaya harus sejalan dengan ukuran dan kondisi financial

 Sistem ditetapkan dengan waktu yang baik
 Harus mampu dimodifikasi dan diperluas
 Penekanan pada aktivitas perencanaan harus terbukti
 Umpan balik harus berkelanjutan
 Arsip terintegrasi pada berbagai departemen
 Data kritis harus tersedia saat dibutuhkan
 Informasi kritis mencakup karyawan kunci, keahlian, dll
1. HRD (HUMAN RESOURCE DEPARTEMEN)
Human Resources Department bertanggung jawab terhadap pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah
organisasi. Pengelolaan dari SDM yang ideal dalam organisasi memiliki 8 aspek yaitu:
 Seleksi dan Rekrutmen. Bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan
pegawai hingga penempatan para pegawai baru tersebut di posisi-posisi yang tepat. Kami percaya, agar dapat
menjalankan fungsinya dengan baik (menempatkan orang yang tepat di posisi yang tepat), maka biasanya
fungsi ini sudah memiliki success profile sebagai acuan yang membantu menyeleksi kandidat yang sesuai.
Sedangkan untuk metode seleksi, biasanya sangat bervariasi, mulai dari psikotest, interview, skill test,
referensi maupun assessment center.
 Pelatihan dan Pengembangan (Training and Development). Fungsi yang menjaga kualitas sumber
daya manusia dalam organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai
upaya peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja. Aktivitas ini dapat dilakukan secara internal maupun
eksternal.
 Compensation and Benefit. Berfungsi untuk menyusun strategi hingga implementasi atas seluruh
kompensasi yang diterimakan kepada pegawai yang mengacu pada kondisi pasar.
 Manajemen Kinerja (Performance Management). Upaya monitoring kesenjangan antara standard
kinerja yang diharapkan dengan aktual kinerja yang ditunjukkan. Pilar performance management bertanggung
jawab untuk merancang sistem hingga implementasi penilaian kinerja para pegawai hingga selaras dengan
objective yang harus dicapai oleh organisasi.
 Perencanaan Karir (Career Planning). Bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang
karir bagi seluruh anggota organisasi. Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut tugas,
tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki. Mengacu kepada kondisi jangka panjang, karir setiap pegawai
akan ditentukan oleh kelompok kerja di mana masing-masing pegawai bekerja (vertical path), namun dengan
mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari setiap kelompok tidak dapat
dihindarkan (cross functhin career path) atau bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok lainnya
(horizontal carreer path).
 Hubungan Karyawan (Employee Relations). Berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan
pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan dan juga penting untuk menggali input-input
dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam organisasi.
 Separation Management. Fungsi yang mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam
organisasi bayak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal),
forced separation (indisipliner, dll), atau early retirement (pensiun sebelum masanya).
 Personnel Administration and HRIS. Biasa dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah
fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab
terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi,
pencatatan cuti tahunan.
Masing-masing pilar inilah yang akan menopang kinerja fungsi HR dalam organisasi untuk dapat
menghasilkan sumber daya manusia berkualitas untuk menjawab kebutuhan bisnis dalam organisasi.