PENGERTIAN SDM,

PERENCANAAN SDM,
ANALISA DAN DESAIN
PEKERJAAN
Khairul Ummi, M.KOM
PERTEMUAN 2
Pengertian

 Sistem informasi sumber daya manusia

adalah sistem yang bertugas untuk
mengumpulkan dan memelihara data yang
menjelaskan sumber daya manusia,
mengubah data tersebut menjadi
informasi, dan melaporkan informasi itu
kepada pemakai.
SI SDM
Subsistem Subsistem
Penggajian Perencanaan SDM

Subsistem
Perekrutan

Subsistem
Subsistem Kompensasi dan
Basis Tunjangan
Riset SDM Data

Subsistem
Tenaga Kerja

Subsistem Subsistem
Intelijen Pelaporan
SDM Lingkungan

Model Sistem Informasi SDM 4

 SUB SISTEM INPUT
1. Sub Sistem SIA (Sistem Informasi Akuntansi).
SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga
database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil
baik keuangan maupun non keuangan.
2. Sub Sistem Penelitian Sumber Daya Manusia.
Berfungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus.
Contoh: Penelitian Suksesi (succession Study), Analisis dan Evaluasi Jabatan
(Job Analysis and Evaluation), Penelitian Keluhan (Grievance Studies).
3. Sub Sistem Intelijen Sumber Daya Manusia.
Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya
manusia dari lingkungan perusahaan.
 Sub Sistem Intelijen SDM
 Intelijen Pemerintah.
Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai
peraturan ketenagakerjaan.
 Intelijen Pemasok.
Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang memberikan tunjangan
pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi
sebagai sumber pegawai baru.
 Intelijen Serikat Pekerja.
Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja
antara serikat pekerja dan perusahaan.
 Intelijen Masyarakat Global.
Masyarakat global menyediakan informasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti
perumahan, pendidikan, dan rekreasi.
 Intelijen Masyarakat Keuangan.
Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam
perencanaan personil.
 Intelijen Pesaing.
Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang sangat khusus.
 SUB SISTEM OUTPUT
 Subsistem Perencanaan Kerja
Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas
untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka
pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi
informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja
(turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan
tenaga kerja itu sendiri.
 Subsistem Perekrutan.
Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk
pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal.
Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar
tenaga kerja, penjadwalan wawancara, perekrutan dan
analisis rekruitmen.
 Subsistem Manajemen Angkatan Kerja.
Merupakan informasi informasi yang dibutuhkan
untuk mengelola sumber daya manusia di dalam
organisasi. Informasi informasi ini meliputi informasi
pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi
keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan
kedisiplinan.
 Subsistem Tunjangan.
Merupakan informasi tentang penggajian dan
kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam
kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis
kompensasi dan perencanaan kompensasi.
 Subsistem Benefit.
Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan.
Benefit berbeda dengan kompensasi.
Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan
dengan kinerja karyawannya, sedang benefit
lebih ke manfaat tambahan yang diterima
karyawan seperti dana pensiun.
 Subsistem Pelapor Lingkungan.
Informasi informasi ini berhubungan dengan
keluhan keluhan, kecelakaan selama kerja,
kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.
KEGIATAN UTAMA SUMBER DAYA MANUSIA

 Dalam melakukan proses rekrutmen, ada hal-hal yang perlu

diperhatikan agar rekrutmen tersebut menjadi efektif, yaitu:
 Posisi atau jabatan yang diperlukan untuk diisi; apakah untuk
level managerial atau untuk level staff
 Sebutkan gender yang diinginkan termasuk juga statusnya
 Rentang usia biasanya terkait erat dengan pengalaman kerja dan
tingkah laku.
 Pengalaman yang dibutuhkan oleh perusahaan dari calon
karyawan yang berpengaruh pada keahlian, kemampuan, dan
pengetahuan.
 Perhatikan riwayat pengalaman kerja calon karyawan, sesuai
dengan bidang usaha yang kita inginkan.
 Penampilan juga turut menentukan
 Tempat tinggal calon karyawan dari kantor kita.
Pendidikan dan Pelatihan
Pendidikan dan pelatihan digunakan untuk :
 Mendapatkan kualitas dan kuantitas pegawai yang tepat
yang diperlukan
untuk mencapai tujuan organisasi.
 Memberikan informasi kepada pegawai sehingga dapat
menambah pengetahuan dan keterampilan.
 Memberikan pengertian tentang kewajiban dan
tanggung jawab dari suatu jabatan dan tentang tugas-
tugas yang terkandung dalam tiap jabatan, serta
bagaimana melaksanakan tugas tersebut.
Penghentian dan Administrasi Tunjangan

 Kegiatan penghentian berfungsi untuk

mengelola seluruh tindakan pemutusan
hubungan kerja dalam organisasi yang
disebabkan karena banyak hal seperti
habisnya masa kontrak, pensiun,
meninggal, atau karena suatu kesalahan
yang menyebabkan seorang pegawai harus
diberhentikan.
Sistem Perencanaan SDM
Contoh SI SDM PT Maju
Bersama
Penggajian
PERENCANAAN SUMBER
DAYA MANUSIA
PERENCANAAN SDM
Pengertian
Andrew E. Sikula proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan
berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar
pelaksanaannya berintegrasi dengan rencana
organisasi.

George M & Paul proses peramalan, pengembangan,

C.Nystom pengimplementasan dan pengontrolan yang
menjamin perusahaan mempunyai kesesuaian
pegawai, penempatan karyawan secara benar,
waktu yang tepat dan bermanfaat serta ekonomis

R. Wayne Mondy proses sistimatis untuk mencocokkan pasokan

karyawan internal dan eksternal dengan lowongan-
lowongan pekerjaan yang diperkirakan muncul
dalam organisasi sepanjang periode waktu tertentu
Tujuan

 Mendapatkan dan mempertahankan jumlah dan

mutu karyawan yang dibutuhkan.
 Mengidentifikasikan tuntutan keterampilan dan
cara memenuhinya.
 Menghadapi kelebihan atau kekurangan karyawan
 Mengembangkan tatanan kerja yang fleksible
 Meningkatkan pemanfaatan karyawan.
Perencanaa SDM
Mengukur Tren dalam
• Pasar tenaga kerja eksternal
• Karyawan saat ini
• Rencana organisasi di masa
mendatang
• Tren ekonomi secara umum

Memprediksi Permintaan

Prediksi Penawaran Internal Prediksi Penawaran Eksternal

Membandingkan permintaan masa

mendatang dan penawaran
internal

Merencanakan untuk berhadapan

dengan kekurangan atau
kelebihan staf yang telah di
prediksi
Perencanaan Sumber Daya Manusia

Menarik sumber daya manusia tidak sekedar bergabung

kepada kesempatan jika suatu organisasi
mengharapkan untuk beroperasi dengan efisiensi
puncak.

Perencanaan Sumber Daya Manusia mencakup mengukur

tren, meprediksikan penawaran dan permintaan
tenaga kerja, mengembangkan strategi yang sesuai
untuk mengatasi setiap perbedaan
Merencanakan orang-
Replacement Chart
orang dan posisi-posisi
(Bagan Pengganti)
tertentu

Merinci setiap posisi

manajerial yang
Sistim Informasi penting,
Karyawan
Siapa yang mengisinya

Pendidikan Berapa lama orang tsb

Keahlian akan bertahan
Pengalaman kerja
Aspirasi karir setiap Siapa yang memenuhi
karyawan syarat untuk mengisi
posisi tersebut
Model Perencanaan SDM

Human Organi- Human Human Human

Resource zation Resource Resource Resource
objective Planning Auditing Forecasting Action
Program

Adrew E. Sikula (1981)

ANALISA DAN
DESAIN PEKERJAAN
ANALISA JABATAN
 Analisis jabatan merupakan alat dari manajemen
untuk melaksanakan pengadaan karyawan.

 Pengadaan (procurement) adalah fungsi operasional

pertama MSDM. Pengadaan karyawan merupakan
masalah penting, sulit, dan kompleks karena untuk
mendapatkan dan menempatkan orang-orang yang
kompeten, serasi, serta efektif tidaklah semudah
membeli dan menempatkan mesin.

 Pengadaan karyawan harus didasarkan pada prinsip

apa baru siapa.
Lanjutan

Apa artinya kita harus terlebih dahulu menempatkan

pekerjaan-pekerjaannya berdasarkan uraian pekerjaan.

Siapa artinya kita baru mencari orang-orang yang tepat

untuk menduduki jabatan tersebut berdasarkan spesifikasi
pekerjaan.

Kalau pengadaan karyawan berdasarkan siapa kemudian

apa, akan menimbulkan mismanajemen dalam
penempatannya.

Untuk mendapatkan karyawan yang tepat, kompeten dan

efektif, kita harus melakukan :
Analisis Jabatan (Job Analysis)

 Pengertian analisis jabatan.

 Langkah-langkah analisis jabatan
 Penggunaan informasi analisis jabatan
 Uraian pekerjaan (job description)
 Spesifikasi pekerjaan (job specification)
 Evaluasi pekerjaan (job evaluation)
 Contoh uraian dan spesifiaksi pekerjaan
Pengertian Analisis Jabatan

“ Menganalisis dan mendesain pekerjaan apa

saja yang harus dikerjakan, bagaimana
mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan itu
harus dikerjakan”

“ Informasi tertulis mengenai pekerjaan apa

saja yang harus dikerjakan dalam suatu
perusahaan agar tujuan tercapai”
 Langkah – Langkah Analisi Jabatan
 Tentukan kegunaan hasil informasi analisis jabatan !
(spt : uraian jabatan, spesifikasi jabatan, evaluasi jabatan, dll )
 Kumpulkan informasi tentang latar belakang organisasi (spt:
bagan organisasi, jenis-jenis pekerjaan yang ada, dll)
 Seleksi orang yang akan diserahi jabatan yang akan dianalisis
 Kumpulkan informasi analisis jabatan ( spt : aktvitas
pekerjaan, perilaku karyawan, kondisi kerja, syarat-syarat
pengisi jabatan)
 Verifikasi kebenaran data/informasi kepada pekerja dan atasan
langsung
 Susun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan !
 Ramal atau perhitungkan kemungkinan pengembangan
analisis
 Jabatan terhadap perkembangan perusahaan pada masa y.a.d.
 DESAIN PEKERJAAN
Definisi:
1. Handoko (1993)
Desain pekerjaan adalah fungsi peneteapan kegiatan-
kegiatan kerja seorang individu atau kelompok
karyawan secara profesional.
2. Schuler (1996)
Desain pekerjaan adalah proses penentuan dan
penciptaan karakteristikdan kualitas pekerjaan.
3. Byars dan Rue (2004)
desain pekerjaan adalah proses penyusunan pekerjaan
dan penentuan aktivitas-aktivitas kerja spesifik bagi
individu atau kelompok untuk mencapai tujuan
organisasional.
 Teori manajemen ilmiah Frederick W. Taylor
(1947)
 Efisiensi teknikal
 Produktivitas
 Tujuan Desain Pekerjaan
Menghasilkan penugasan-penugasan kerja yang
sesuai.
 Kunci sukses
Keseimbangan antara kebutuhan organisasi dan
kebutuhan pelaksana pekerjaan.
 Tahapan Dalam Desain Pekerjaan

3 Tahapan proses pembuatan desain

pekerjaan:
1. Spesifikasi tugas-tugas (tasks) individual.
2. Spesifikasi metoda untuk melaksanakan
setiap tugas.
3. Mengkombinasikan tugas-tugas ke dalam
pekerjaan-pekerjaan spesifik yang akan
diberikan kepada individu-individu.
Job Description
Adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung
jawab, kondisi pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu
jabatan tertentu dalam organisasi.

Isi uraian pekerjaan :

• identifikasi jabatan/pekerjaan
• hubungan tugas dan tanggung jawab
• standar pekerjaan (prestasi yang harus dicapai)
• syarat kerja (alat, mesin, bahan baku )
• ringkasan pekerjaan atau jabatan
• penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya.
 Job Specification
 Adalah : uraian persyaratan kualitas minimum orang yang
bisa diterima agar dapat menjalankan suatu jabatan/pekerjaan
dengan baik dan kompeten.

 Isi spesifikasi pekerjaan :

• Tingkat pendidikan pekerja
• Jenis kelamin pekerja
• Keadaan fisik pekerja
• Pengetahuan dan Kecakapan kerja
• Batas umur pekerja
• Nikah atau belum
• Minat pekerja
• Emosi dan temparamen pekerja
• Pengalaman pekerja
Contoh Uraian Job Description

PERUSAHAAN CV. METRO DATA PRATAMA

Spesifikasi Pekerjaan
Nama Jabatan : Kepala Bagian Komputer
Kode Jabatan : R-239
Tanggal : 12 September 2004
Penyusun : Syachril R.A.
Departemen : Divisi Administrasi
Lokasi : Palembang

PERSYARATAN PEKERJAAN :
• Pendidikan : Akademi Komputer ; menguasai komputer
• Pengalaman : 3 Tahun bekerja di bidang komputer
• Persyaratan Fisik : Kesehatan baik untuk melakukan pekerjaan dan mempunyai
stamina serta daya tahan cukup kuat untuk melaksanakan
tugas berat
• Persyaratan Mental : Jujur, inisiatif dan kreatif , dapat mengambil keputusan dengan
cepat; mampu menganalisis……
• Supervisi : Rentang kendali 3-9 orang lulusan SMA. Mampu berkomunikasi
efektif lisan dan tertulis, vertikal dan horizontal dalam perusahaan
• Kondisi Kerja : baik, 75% duduk di kursi yang nyaman, tenang dan
dalam ruang AC
Contoh
PERUSAHAAN “PARAMITA”
Uraian Pekerjaan

Nama Jabatan : Manajer Latihan & Pengembangan

Kode Jabatan : A-25537 Dep. : Personalia
Tanggal : 12 September 2004 Lokasi : Kantor Pusat
Penyusun : Ratih Handoko

Fungsi : Di bawah supervisi umum direktur personalia, mengembangkan-

menyelenggarakan dan mengevaluasi program2 latihan on the job
& off the job. Bertindak sbg penasesat bagi manajemen operasional
dalam pelaksanaan latihan.

Tugas-Tugas :
1. Bekerjasama dg para anggota manajemen lainnya menentukan
kebutuhan latihan.
1. Dengan persetujuan direktur mengembangkan struktur program latihan
2. Menentukan metoda latihan,
3. dll
Wewenang :
• Menentukan struktur dan para pelaksana program latihan
• Menentukan jadwal latihan, dll

Tanggung Jawab :
• Bertanggung-jawab atas kelancaran pelaksanaan latihan
• Bertanggung-jawab atas biaya-biaya latihan yang dikeluarkan

Hubungan Lini :

Atasan langsung : Direktur Personalia

Bawahan langsung : Para pelatih, Kepala Bagian Administrasi Latihan.

Kondisi Kerja :

Bekerja di kantor yang nyaman. Waktu kerja mulai jam 8.00 pagi sampai
16.00
Sore kecuali bila memberikan latihan dan melakukan perjalanan (tiga hari
per bulan)