BAB XIII

SISTEM INFORMASI SDM

A. PENGERTIAN SISTEM INFORMASINSDM

Informasi adalah sebuah mata rantaikritis untuk menuju keberhasilan
berbagai kemungkinan bagi perencanaan SDM. Dalam perananya, volume,
kualitas dan ketepatan waktu informasi dapat menyediakan potensi baru untuk
kemajuan manusia untuk bertindak dalam menghadapi berbagai rintangan yang
besar untuk kemajuan dan perkembangan perencanaan tersebut.
Sistem informasi SDM (human resource information system ) adalah
prosedur sistematik untuk pengumpulan, mennyimpan, mempertahankan,
menarik dan memvalidasi data yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan untuk
meningkatkan keputusan SDM. Dengan kata lain sistem informasi SDM
mempunyai kemampuan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan atau
pilihan banyak orang yang lebih berhubungan dengan aktivitas perencanaan
SDM baru. Pilihan sistemnya impresif, hal ini meliputi termasuk sentralisasi,
desentralisasi, segmentasi dan komprehansif.
Ada empat area utama paralel dari pertimbangan dalam melakukan
perencanaan SDM dan integritasnyakepada aktivitas karyawan konvensional
sehingga diperlukan sistem informasi akurat dan tepat waktu untuk mendukung:
1. Perencanaan SDM.
2. Kegunaan Karyawan.
3. Pengembangan SDM.
4. Perekrutan.

Sistem informasi SDM tidak perlu terlalu rumit atau bahkan

terkomputerisasi. Atau secara formal sebagaimana sebuah bank data SDM
yang terkoputerisasi dari perusahaan-perusahaan besar seperti bank, pabrik,
dan lembaga pemerintah. Sistem informasi SDM yang adalah baik bila dapat
menunjang perencanaan dengan informasi untuk suflai untuk tenaga kerja dan
ramalan-ramalan permintaan; penyusunan menyangkut kesempatan kerja yang
sama, pemberhentian, dan mengetahui kualifikasi pelamar; dan untuk
pengembangan karyawan dengan informasi tentang biaya-biaya program
pelatihan dan kinerja kerja.

Sebuah sistem informasi SDM haruslah dirancang untuk menyediakan

informasi. Informasi yang dikehendaki pada umumnya meliputi:

1. Tepat waktu, yakni manajer atau departemen SDM haruslah memiliki

akses untuk memutahirkan informasi.
2. Akurat, yaitu manajer atau departemen SDM harus mampu bergantung
pada akurasi informasi yang disediakan.
3. Ringkas yaitu seorang manajer atau departemen SDM harus dapat pula
menyerap banyak informasi pada setiap saat;
 XIII-2

4. Relevan, yaitu manajer atau departemen SDM harus mendapatkan

informasi, tidak hanya informasi yang dibutuhkan dalam situasi tertentu.
5. Lengkap, yakni seorang manajer atau departemen SDM harus
mendapatkan informasi secara lengkap, tidak sepotong-potong.

Sistem informasi SDM yang efektif menghasilkan beberapa laporan dan

ramalan penting yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan bisnis. Yang
dikategorikan laporan kegiatan bisnis dengan sistem informasi ini diantaranya
mengenai;

a) Laporan-laporan rutin. Data bisnis yang diringkas secara terjadwal

disebut sebagai lapora-laporan rutin (routine reports). Laporan-laporan
status karyawan mingguan dan bulanan dapat dikirimkan kepada
manajer umum, sedangkan laporan-laporan kuartalan atau semesteran
dapat dikirimkan kepada manajemen puncak/pusat.
b) Laporan-laporan penyimpangan. Laporan-laporan penyimpangan
(exception reports) menyoroti variasi-variasi yang cukup serius dalam
kegiatan-kegiatan usaha yang menyita perhatian manajemen.
c) Laporan-laporan berdasarkan permintaan. Laporan berdasarkan
permintaan (on demand reports), menyediakan informasi sebagai
jawaban terhadap permintaan khusus.
d) Ramalan-ramalan. Ramalan menggunakan model-model predektif
untuk situasi-situasi khusus. Para manajer membutuhkan ramalan
proyeksi permintaan-permintaan terhadap produk perusahaan.
 XIII-3

B. KETERKAITAN ANTARA SISDM DENGAN AKTIFITAS SDM

Didapatnya: Pemeliharaan;

Perekrutan Kopensasi

Seleksi Ganti rugi

Penempatan Keuntungan

Peramalan Pelatihan

Perencanaan SDM Keselamatan &

kesehatatan
Perencanaan karir
Hubungan pekerja

SISDM

Pemanfaatan: Evaluasi

Penempatan Riset personal

Pembinaan Analisis ekonomi

manjemen
Analisis SDM
Keterampilan
Penilaian potensi
Penilaian kinerja
Audit SDM
Standar prestasi

C. EVOLUSI SISTEM INFORMASI SDM

Evolusi perkembangan sistem informasi sumber daya manusia, yaitu:

Pertama:

 Berorentasi manual;
 Berbasis dasar pribadi SDM dan data ketenagakerjaan

Kedua:
 XIII-4

 Sistem komputer yang terpisah dan berdiri sendiri;

 Memperluas file daftar gaji
 Menambahkan penilaian data optional;
 Dasar manajemen pelaporan;
 Membatasi akses sepanjang organisasi perusahaan

Ketiga:

 Memisahkan sistem komputerasisasi telah dimulai untuk menjadi

teritegrasi;
 Kapabilitas kemampuan cakupan dasar berupa kalkulasi SDM yang
penting dengan proyeksi yang cukup jelas;
 Memperluas informasi file, dengan menambah data individu dan data
prilaku yang meliputi:
 Tersedia secara luas didalam perusahaan.

Keempat:

 Terkomputerisasi dan terintegrasi secara penuh;

 Kemampuan untuk cakupan kalkulasi SDM dan proyeksi;
 Penggunaan informasi yang luas secara mikro untuk penggunaan
individu, akses online;
 Memperluas file informasi, dengan mendesain data yang mencerminkan
aspek pekerjaan serta tingkah laku seseorang;
 Sebagai dasar untuk taksiran kebutuhan biaya;
 Mendukung tindakan untuk rekrutmen SDM

Hal ini biasanya dikembangkan dari database yang terpisah dan data
yang spesifik yang diseleksi oleh orang yang berkualitas.

D. KEGUNAAN SISTEM INFORMASI SDM

Sebagai alat penilai suplai SDM, sistem informasi SDM memungkinkan

perusahaan menyimpan data persediaan tenaga ahli (skills inventory) dan
persediaan manajemen (management inventory) dalam cara yang paling sesuai
dengan kebutuhan perencanaan SDM. Manfaat-manfaat khusus dari sistem
informasi SDM adalah menilai suplai SDM yang meliputi:

1. Memeriksa kapabilitas-kapabilitas karyawan-karyawan saat ini guna

mengisi kekosongan-kekosongan yang diproyeksikan didalam perusahaan;
2. Menyoroti posisi-posisi yang para pemegang jabatannya diperkirakan akan
dipromosikan, akan pensiun, atau akan diberhentikan;
3. Menggambarkan pekerjaan-pekerjaan yang spesifik atau kelas-kelas
pekerjaan yang mempunyai tingkat perputaran, pemecatan, ketidakhadiran,
kinerja, dan masalah yang tinggi yang melebihi kadar normal;
4. Mempelajari komposisi usia, suku, jenis kelamin dari berbagai pekerjaan
dan kelas pekerjaan guna memastikan apakah semua itu sesuai dengan
ketentuan yang berlaku ;
 XIII-5

5. Mengantisipasi kebutuhan-kebutuhan rekrutmen, seleksi, pelatihan, dan

pengembangan dalam rangka memastikan penempatan yang tepat waktu
karyawan-karyawan bermutu kedalam lowongan-lowongan pekerjaan;
6. Perencanaan sumberdaya manusia untuk mengantisipasi pergantian-
pergantian dan promosi-promosi;
7. Laporan-laporan kompensasi untuk memperoleh informasi menyangkut
seberapa besar setiap karyawan dibayar, biaya-biaya kompensasi
keseluruhan,dan biaya finansial dari setiap kenaikan-kenaikan gaji dan
perubahan-perubahan kompensasi;
8. Riset sumberdaya manusia untuk melaksanakan penelitian dalam
permasalahan, seperti perputaran karyawan dan ketidakhadiran, atau
menemukan tempat yang paling produktif guna mencapai calon-calon baru;
9. Penilaian kebutuhan pelatihan untuk menganalisis kinerja individu dan
menentukan karyawan-karyawan mana yang memerlukan pelatihan lebih
lanjut.
Sebagai contoh dari hasil penelitian terhadap 10 bank ( 5 bank swasta
dan 5bank pemerintah), bahwa kemajuan pada sistem informasi SDM
bervariasi dan berbagai bank. Hasil studi tersebut mengindifikasikan bahwa:
1. Kepentingan yang lebih baik yang masuk kedata internal daripada
informasi data eksternal.
2. Untuk memperluas bahwa jenis data tertentu diperlukan, hampir semua
perusahaan merasa bahwa mereka memiliki kepuasan yang lebih baik
untuk memenuhi kebutuhan internal mereka daripada kebutuhan
eksternal dengan adanya sistem informasi SDM.
3. Dengan adanya sistem informasi SDM akan menambah wawasan,
pengetahuan, serta untuk keperluan potensi pada masa depan.
4. Diperoleh informasi yang sangat berguna untuk audit sebagai dasar dalam
membuat perencanaan SDM yang meliputi:
a) Eksternal :
 Area pekerjaan;
 Level pengangguran;
 Peluang kerja;
 Mobilitas dari tenaga kerja yang bervariasi;
 Level upah, perubahan gaji
 Pergerakan/perputaran karyawan ;
 Level pekerjaan karyawan
 Ramalan ekonomi
b) Internal (kondisi saat ini)
 Rencana bisnis;
 Rencana sistem organisasi perusahaan yang strategis;
 Rencana fasilitas;
 Rencana pelayanan/produk baru;
 Ramalan pasar;
 Peluang kerja internal:
 Pendidikan angkatan kerja dan level usia:
 Distribusi usia
 XIII-6

 Kesehatan karyawan
 Pengalaman kerja/umum
 Kebutuhan tenaga kerja
 Gaji
 Informasi individu kemampuan, pengalaman dan sebagainya.
c) Informasi intern (arus masa depan)
 kebutuhan teknologi keterampilan
 kebutuhan staf
 Cakupan aktivitas
 Pekerjaan,struktur pekerjaan, tangga karier
 Akses kesistem
 Pemakaian pada sistem

Jelasnya, dari seluruh informasi yang diperoleh bukanlah memori komputer

akan tetapi dapat diakses pada file yang diperlukan.

E. KOMPONEN DASAR SISTEM INFORMASI SDM

Pada intinya, sistem adalah perangkat aktivitas yang mengambil
masukan-masukan ( contohnya, aplikasi untuk pekerjaan didepartemen
pemasaran), mengubahnya kedalam item-item yang berguna (persetujuan
pengangkatan dari departemen SDM), dan kemudian mengeluarkan item-item
tersebut ketempat-tempat yang dapat dimanfaatkan (mengirim persetujuan ke
departemen pemasaran).
Terdapat tiga komponen fungsional utama dalam setiap sistem
informasi SDM. Komponen-komponen tersebut adalah:
1. Fungsi masukan, yaitu memasukkan informasi karyawan kedalam sistem
informasi SDM. Fungsi ini mencakup prosedur-prosedur yang diperlukan
untuk mengumpulkan data, seperti siapa yang mengumpulkan data, kapan
dan bagaimana diproses.
2. Fungsi pemeliharaan data, setelah data dimasukkan kedalam sistem
informasi, fungsi pemeliharaan data (data maintenance function) akan
memperbaharui dari menambahkan data baru ke dalam basis data yang
ada.
3. Fungsi keluaran, fungsi yang paling terlihat jelas dari sebuah sistem
informasi SDM adalah keluaran yang dihasilkan. Untuk menghasilkan
keluaran yang bernilai bagi pemakai-pemakai komputer, sistem informasi
SDM harus memproses keluaran tersebut, membuat kalkulasi-kalkulasi
yang diperlukan, dan setelah itu menformat presentasinya dalam cara
yang dapat dimengerti pemakai.

F. SUMBER-SUMBER INFORMASI SDM

Sumber informasi ketika mengumpulkan informasi bgi keperluan sistem
informasi SDM diantaranya:
1. Borang lamaran.Borang lamaran haruslah dirancang selengkap mungkin,
guna mengumpulkan informasi yang dibutuhkan untuk sistem informasi
SDM. Informasi ini mencakup tingkat pendididkan, keahlian, dan data
biografis lainnya yang relevan.
 XIII-7

2. Evaluasi-evaluasi kinerja. Perusahaan memerlukan informasi yang sahih

untuk membuat keputusan-keputusan perencanaan jangka panjang
menyangkut individu-individu yang memiliki potensi promosi.
3. Maklumat perubahan personalia. Didalam formulir ini, penyelia biasanya
hanya menunjukkan perubahan yang telah terjadi dalam status karyawan,
seperti transfer, pemberhentian, promosi, dan peningkatan persyaratan
pekerjaan.
4. Tindakan-tindakan indisipliner. Informasi yang berkaitan dengan tindakan
indisipliner formal juga perlu dimasukkan dalam sistem informasi SDM.
5. Data daftar gaji. Sistem daftar gaji biasnya mencakup beberapa data
mendasar yang dapat berfungsi sebagai landasan untuk sistem
sumberdaya manusia.

G. KRITERIA SISTEM INFORMASI SDM

Guna memastikan bahwa sistem informasi SDM telah bekerja bagi
organisasi, harus memenuhi beberapa kriteria yang melibatkan dua isi kunci:
(1) Pelatihan para pemakai
(2) Mengaitkan strategi-strategi dan keputusan-keputusan

Departemen SDM perlu memastikan bahwa karyawan-karyawannya dan

pemakai-pemakai lainnya dilatih secara benar guna memanfaatkan sistem
informasi SDM.

Langkah kedua dalam membuat sistem informasi SDM yang bermanfaat

adalah mengaitkan strategi-strategi dan keputusan-keputusan.

H. MODEL MERANCANG SISTEM INFORMASI SDM

Model ini merupakan model sistem biasa yang terdiri atas masukan-
masukan, transformasi, keluaran-keluaran, pengendalian, dan elemen-elemen
umpan balik. Model ini komprehensif, karena masukan-masukannya
mencakup data perihal gaya kepemimpinan dan struktur organisasi. Data
masukan ini kemudian ditransformasikan menjadi informasi untuk
pengambilan keputusan dalam bidang rekrutmen, kompensasi, pelatihan, dan
evaluasi.

Pertimbangan Perlakuan dalam Merancang sistem informasi SDM

Pada sebuah perusahaan yang berskala besar umumnya melibatkan

empat tim yang sengaja dibentuk berkaitan dengan perencanaan SDM dan
penyatuan kedalam aktivitas SDM konvensional. Adapun empat tim tersebut
diwakili:

1. Perencanaan tenaga kerja.

2. Kegunaan SDM.
3. Pengembangan SDM.
4. Rekrutmen.
 XIII-8

Departemen Peluang-peluang SIM Pendekatan SIM

Perencanaan Input dasar ramalan Yang dibutuhkan:
SDM adalah informasi Ciri-ciri yang ada
tenaga kerja yang ada sekarang(pekerjaan, tingkatna
skill,penilaian, potensi)
Ciri-ciri dimasa
mendatang( kebutuhan
pekerjaan skill,lokasi,upah
atau gaji)

Kegunaaan Tingkat Demographi,

persyaratan skill,pengalaman,perencanaa
pekerjaan yang n cadangan,tugas,kinerja
diperlukan,skill
yang digunakan
Pengembanga Kemajuan karier dan Potensi promosi,analisis
n persiapan yang kebutuhan,skill,sejarah
berhubungan dengan pekerjaan,lokasi,kebutuhan
manajemen karier pekerjaan dimasa mendatang
organisasi terhadap
perencanaan tenaga
kerja
Rekrutmen Mengembnagkan Memperbaiki pengetahuan
peluang karier lebih Supply dan permintaan
baik mengemb sekarang dan dimasa
Angkan peluang mendatang
Karyawan Internal vs.rekrut Ciri-ciri personal, pengalaman
eksternal,mempaerbaik kerja,potensi pertumbuhan
i kebutuhan sekarang demograpi,tugas,skill masa
dan mendatang,struktur tugas dan
Masa persyaratan pekerjaan
datang,memperbaiki
Retensi pelatihan
manajemen

Salah satu masalah utama yang dihadapi adalah “bagaimana hal ini bisa
mengubah praktik karyawan secara konvensional menuju sebuah organisasi
dan sistem dengan kemampuan baru dalam perencanaan SDm secara
signifikan?jawabannya teridentifikasi melalui desain dan implementasi
kemampuan sistem informasi tenaga kerja yang baru.

Supaya mendapatkan manfaat-manfaat yang layak dari teknologi baru,

tekanan harus diletakkan pada dampak-dampak prilaku (behavioral impacts)
dari sistem informasi. Jika tidak, maka upaya-upaya perancangan akan sia-sia
tidak menguntungkan, atau bahkan disfungsional.

Sistem informasi berbasiskan komputer menyatukan tugas-tugas yang

sbelumnya terpisah kedalam operasi tunggal. Data tertentu harus diselesaikan
pada waktu tertentu,dalam cara-cara yang ditentukan oleh perlengkapan yang
dipergunakan semua faktor ini memberikan kontribusi pada depersonalisasi
 XIII-9

dan harus secara hati-hati dianalisis sebelumnya oleh departemen SDM

dalam implementasi SISDM.

Harus dijelaskan kepada manajer dan spesialis sumberdaya manusia

bahwa pertimbangan manusia dan pemikiran kreatif akan selalu dibutuhkan.
Para manajer mungkin diminta membuat keputusan-keputusan yang lebih
sedikit mengenai proses yang telah ditentukan sebelumnya, tetapi secara
konstan akan bertanggung jawab atas pengukuran efektivitas sistem,mencari
kesempatan memperbaiki sistem dan membuat keputusan yang belum
dimasukkan kedlam sistem.

I. PEDOMAN MERANCANG SISTEM INFORMASI SDM

Proses perancangan sebuah sistem informasi SDM dengan
pendekatan lima tahap utama untuk perancangan dan inplementasi
sistem SDM yakni:
Tahap pertama: Analisis Pendahuluan Atau Sistem (Study Kelayakan)
1) Melihat dan menentukan permasalahan-permasalahan atas situasi;
2) Menentukan kendala-kendala lingkungan yang mempengaruhi sistem;
3) Menentukan sasaran-sasaran;
4) Menentukan persyaratan-persyaratan operasi (rincian permasalahan)
dan
5) Melakukan study kelayakan dan menyerahkan laporan.

Tahap Kedua: Perancangan sistem

1) Menuliskan skenario rinci;

2) Merumuskan sistem-sistem alternatif untuk memenuhi tujuan-tujuan dan
kendala-kendala;
3) Menilai sistem-sistem alternatif;
4) Memberikan rekomendasi-rekomendasi;
5) Menentukan persyaratan-persyaratan umum perekayasaan, dan
6) Memperkirakan efek-efek faktor manusia dan rekayasa sistem yang
diusulkan.

Tahap Ketiga: Rekayasa Sistem

1) Memberikan spesipikasi rinci dari komponen-komponen perekayasaan;

2) Membuat kajian pendahuluan-pendahuluan efektipitas biaya dari
alternatif-alternatif desain perekayasaan;
3) Memilih alternatif desain yang terbaik;
4) Merekomendasikan alternatif yang terbaik kepada pengambil keputusan
yang bertanggung jawab, dan
5) Setelah persetujuan, memberikan spesifikasi-spesifikasi kepada staf
programer.

Tahap keempat: pengujian dan implementasi sistem

1) Menguji subsistem
2) Menguji kesehluruan sistem informasi sumber daya manusia
 XIII-10

3) Menjalankan pengujian sistem paralel dan

4) Menerapkan sistem

Tahap kelima:pemantuan dan evaluasi sistem

1) Mengukur kinerja sistem

2) Mengevaluasi kinerja sistem
3) Memodifikasi sistem dimana diperlukan
4) Menerapkan sistem keseluruhan seperti yang dikehendaki dan
5) Melaksanakan pemantauan dan evaluasi yang berkesinambungan.

Sistem informasi SDM boleh dianggap berhasil jika sistem tersebut

memenuhi harapan-harapan berikut:

1. Biaya sistem haruslah sejalan dengan ukuran dan kondisi finansial

organisasi;
2. Sistem haruslah ditetapkan dengan waktu yang baik;
3. Sistem informasi SDM haruslah mampu dimodifikasi dan diperluas tanpa
merancang ulang keseluruhan sistem;
4. Penekanan pada aktivitas perencanaan haruslah terbukti;
5. Umpan balik haruslah berkelanjutan guna menyediakan pengidentifikasian
masalah-masalah dan kesempatan-kesempatan baru.
6. Arsip-arsip data haruslah diintegrasikan untuk referensi silang (cross
referencing) di antara berbagai depertemen;
7. Data yang kritis haruslah tersedia pada saat di perlukan, dan
8. Informasi kritis tersebut contohnya mencakup karyawan-karyawan kunci,
data keahlian-keahlian yang esensial,informasi promosi dan kinerja, dan
data gaji.

Penyusunan Tujuan Sistem Informasi SDM

Dianjurkan agar tujuan-tujuan yang dapat dikuantifikasikan (dapat

diukur) disusun untuk sebuah sistem informasi SDM. Beberapa contoh tujuan
sistem informasi SDM yang dapat dikuantifikasikan seperti:

1. Menentukan jumlah tipe-tipe SDM yang dibutuhkan bagi setiap

departemen untuk satu tahun, tiga tahun, dan lima tahun kedepan
ramalan satu tahun haruslah ditambah atau dikurangi 10% dari jumlah
yang dibutuhkan sebenarnya.
2. Menghasilkan minimal 10 pelamar untuk setiap lowongan posisi
manajerial maupun non manajerial;
3. Mempertahankan biaya perekrutan setiap karyawan baru pada jumlah
tertentu per orang untuk posisi klerikal dan semi ahli, sehingga ada alat
kendali;
4. Menempatkan semua karyawan tingkat profesional pada satu dari dua
prefensi posisi puncak mereka dalam dua tahun berikut;
5. Menyediakan waktu khusus untuk menyenggelarakan seminar
pengembnagan untuk semua SDM yang telah menunjukkan cukup
berpotensi untuk promosi kejenjeng yang lebih tinggi;
 XIII-11

6. Mempertahankan tingkat gaji pada jumlah tertentu diatas industri rata-rata

untuk semua departemen.
Bilamana tujuan-tujuan telah disususn dan disepakati oleh manajer, staf,
maupun lini, efektivitas sistem informasi SDM dalam membantu
memenuhi tujuan-tujuan tersebut dapat diukur.

J. PENGAMANAN SISTEM INFORMASI SDM

Guna memperthankan keamanan dan privasi catatan-catatan sistem

informasi SDM, perusahaan-perusahaan hendaknya:

1. Membatasi akses kesistem informasi SDM dengan mengendalikan akses

kekomputer dan arsip-arsip data.
2. Memberikan akses kebagian-bagian yang berbeda dari basis data dengan
menggunakan kata-kata sandi dan kode-kode khusus.
3. Memberi izin untuk mengakses informasi karyawan-karyawan hanya
berdasarkan kepentingan tertentu saja.
Menyusun kebijakan-kebijakan dan pedoman-pedoman yang mengatur
utilisasi informasi karyawan dan memberi tahukan kepada karyawan-
karyawan bagaimana kebijakan-kebijakan ini berlaku, dan memungkinkan
para karyawan memeriksa catatan-catatan pribadi mereka dari waktu
kewaktu, sehingga mereka dapat memferifikasi akurasinya dan membuat
koreksi-koreksi jika diperlukan