BAB XIII

SISTEM INFORMASI SDM

Para manajer serta departemen SDM sangat membutuhkan informasi yang
rinci dan berkualitas tentang SDM yang ada di perusahaan tersebut. Kualitas
keputusan-keputusan SDM semakin tergantung pada kualitas informasi yang dimiliki
dan diperoleh. Tanpa informasi yang pasti dan jelas baik informasi dari dalam maupun
dari luar dapat dikatakan baha perusahaan tersebut tertinggal. Bukan suatu hal yang
sia-sia, perolehan informasi, penyimpanan informasi, dan penarikakan informasi akan
menghadirkan tantangan-tantangan yang cukup besar. Dari tantangan yang ada,
dimungkinkan munculnya peluang bagi suatu perusahaan,organisasi, maupun
departemen untuk meraih kerja sama dengan pihak lain didalam organisasi yang
menyediakan berlimpah informasi bagi departemen SDM.

Keputusan-keputusan SDM yang sehat salah satunya adalah didasari pada

tersedianya informasi SDM yang baik dan berkualitas. Informasi SDM patut disediakan
bagi manajer SDM dan manajer-manajer lini lain dalam perusahaan, sehingga degan
demikian akan mefasilatasi pengambilan keputusan. Konsep seperti ini disebut sistem
dukungan keputusan (decision support system,DSS), sistem dukungan keputusan
menempatkan informasi untuk pengambilan keputusan secara harfiah diujung jari para
pengambil keputusan. Dengan menggunakan komputer pribadi, manajer SDM dan
manajer-manajer lini dapat memanggil semua informasi yang dibutuhkan untuk
keputusan perekrutan, promosi,penggajian, atau pengembangan.

Oleh karena itu, perolehan dan pencarian informasi sebanyak mungkin sangat
diperlukan untuk mencapai harapan-harapan yang direncanakan sejak awal. Informasi
juga sebagai sumber evaluasi terhadap perkembangan suatu organisasi, institusi,
perusahaan, dan departemen. Evaluasi yang dimaksud adalah untuk bahan
pembanding dengan pihak lain, sampai sejauh mana dapat mengimbangi, mendahului,
atau bahkan tertinggal dengan “pesaing” lain. Jika pesaing telah mengikuti arus
informasi, katakanlah informasi global sementara kita masih tetap “jalan di tempat” ,
maka disinilah letak penting dan bergunanya informasi.

Perkembangan informasi yang demikian cepat perkembangannya jika tidak

diikuti dengan cekatan, maka semakin jauh kita tertinggal dari kancah pergerakan
global. Dunia ini terasa semakin sempit oleh perkembangan informasi yang demikian
canggih. Apa yang terjadi hari ini didunia manapun, saat ini pula kita dapat
menyaksikan tanpa harus pergi mendekat ketempat/lokasi kejadian. Seberapapun
jauhnya jarak kita tinggal, saat ini telah bisa menyampaikan informasi secara langsung.
Semua sarana informasi yang demikian maju, sebagai insan yang berakal hendaknnya
dapat mengambil manfaat.
 XIII-2

Beberapa pertimbangan yang berkembang memperlihatkan pemikiran dan

perencanaan SISDM sebagai masalah prioritas utama dalam sebuah perusahaan.
Barangkali jastifikasi yang sangat penting adalah kebutuhan bagi keputusan-keputusan
informasi yang akurat dan tepat. Sebagai contoh, seleksi yang dikembangkan
keputusan promosi dan identifikasi keterampilan (skill) yang diperlukan untuk
mengharuskan informasi yang akurat dan terkini (up to date). Kepentingan-
kepentingan yang relatif sifatnya bagi pembiayaan karyawan akan meningkat setiap
tahun. Adanya sistem penggajian yang mantap, bahkan untuk kepentingan yang lain
akan ditingkatkan lebih cepat lagi.

Banyak persyaratan informasi yang meningkat begitu cepat, selain itu akhir-
akhir ini kuantitas dan kualitas informasi pelaporan meningkat sangat cepat. Tekanan
untuk mengevaluasi dan mengaudit sistem kinerja berasal baik dari LSM maupun
sumber insternal perusahaan tersebut. Kebutuhannya adalah untuk mengukur
evektivitas berkas personal individu. Sebuah rumah sakit
“merasa” pentingnya adanya pergantian atau mutasi tetapi tidak mempunyai cara
untuk mengumpulkan informasi untuk mendukung gagasan tersebut. Dalam hal ini,
para karyawan juga ingin terlibat untuk mendapatkan data-data karyawan pribadi
mereka. Dan perubahan yang terjadi ini mengakibatkan timbulnya tindakan yang lebih
dahsyat lagi antara satu karyawan dengan karyawan yang lainnya. Informasi yang
berkaitan dengan karier seperti: mulainya bekerja, perjalanan karier, persyaratan
pekerjaan dan bahkan gaji adalah merupakan dasar usaha manajemen karier
organisasi untuk melengkapi perencanaan dimasa lampau. Kadang kala usaha
pendekatan manajemen seperti ini menjadi karwayan frustasi disebabkan kurang
ketersediaan informasi. Sebagai contoh: sebuah perusahaan segera bisa mengisi
jabatan kosong dari orang-orang dalam perusahaan tersebut, tetapi karena””sistem
informasinya” tidak baik dan tidak bisa menempatkan jabatan dengan cepat orang-
orang yang kualified. Dalam hal ini, sepertinya orang-orang (karyawan) menginginkan
kekesongan jabatan tersebut diisi oleh orang-orang dari luar. Setelah pelaksanaan
perundingan gagal, di mana pengeluaran biaya dan tenaga yang begitu banyak, maka
sistem tersebut mengembangkan cara yang mengidentifikasi para karyawan yang
mempunyai kemampuan untuk mengisi kekosongan jabatan tertentu.

Namun dalam hal seperti ini, timbul permasalahan yang lain, yaitu adanya
ketidak konsistenan serta pemalsuan data. Banyak organisasi yang terus
memanfaatkan sedikit demi sedikit SISDM sehingga menunjukkan kepalsuan data dan
usaha pemorosotan ketidakkonsistenan antara data yang ada dan outputnya.

Berkaitan dengan uraian di atas maka beberapa pertanyaan kunci yang perlu
dicarikan jawabannya ketika kita mengkaji masalah sistem informasi SDM ini, yakni:
 XIII-3

1. Mengapa sistem informasi SDM dipandang penting dalam merencanakan

kebutuhan-kebutuhan karyawan?
2. Apa yang menjadi rancangan kritis dan komponen-komponen sistem dari
sistem informasi SDM yang baik?
3. Apa yang menjadi dasar untuk menetapkan kebutuhan tertentu perencanaan
informasi SDM?
4. Adakah pengalaman sukses perusahaan yang telah menjadi sistem informasi
SDM sebagai suatu kebutuhan?
5. Apakah yang sepatutnya kita cari dari kegiatan kecilnya suatu sistem informasi
SDM?

A. PENGERTIAN SISTEM INFORMASINSDM

Informasi adalah sebuah mata rantaikritis untuk menuju keberhasilan
berbagai kemungkinan bagi perencanaan SDM. Dalam perananya, volume,
kualitas dan ketepatan waktu informasi dapat menyediakan potensi baru untuk
kemajuan manusia untuk bertindak dalam menghadapi berbagai rintangan yang
besar untuk kemajuan dan perkembangan perencanaan tersebut.
Sistem informasi SDM (human resource information system ) adalah
prosedur sistematik untuk pengumpulan, mennyimpan, mempertahankan,
menarik dan memvalidasi data yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan untuk
meningkatkan keputusan SDM. Dengan kata lain sistem informasi SDM
mempunyai kemampuan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan atau
pilihan banyak orang yang lebih berhubungan dengan aktivitas perencanaan
SDM baru. Pilihan sistemnya impresif, hal ini meliputi termasuk sentralisasi,
desentralisasi, segmentasi dan komprehansif.
Sebagai contoh, hasil penelitian pada sebuah perusahaan besar seperti
Bank dengan bisnis yang kompleks yang disertai dengan risiko yang besar, ada
empat area utama paralel dari pertimbangan dalam melakukan perencanaan
SDM dan integritasnyakepada aktivitas karyawan konvensional sehingga
diperlukan sistem informasi akurat dan tepat waktu untuk mendukung:
1. Perencanaan SDM. Area tersebut mereflesikan analisis yang
berkelanjutan dengan kunci spesialisasi yang jarang, perubahan
kemampuan dan keperluan perenvanaan yang lebih maju, yang intinya:
“apa kebutuhan sistem informasi yang akan mengembangkan program
perencanaan SDM?”
2. Kegunaan Karyawa. Merefleksikan kebutuhan untuk meningkatkan
analisis SDM, untuk mengidentipikasikan kebutuhan kemampuan SDM
dan untuk menentukan klasipikasi pada pekerjaan tertentu. Juga, moral
dari banyak SDM dan para manajer yang masih rendah karena
kekurangan akses informa si untuk mempromosikan kesempatan pada
perluasan bisnis dan jaringan bisnis.
 XIII-4

3. Pengembangan SDM. Banyak manajer dan karyawan merasa bahwa

terlalu kecil kemajuan yang dibuat dalam mengembangkan manajer
senior dengan pandangan yang luas dan mengerti tentang bisnis
mereka. Sebagai tambahan, karyawan pada level yang lebih rendah,
merasa sedikit kesempatan yang ada untuk kemajuan ke penyelia dan
ranking manajemen menengah. Pelatihan yang diberikan cukup
memadai, kinerja penyelia dan manajerial membutuhkan kompetensi
teknikal dan hubungan masyarakat, tetapi tidak satupun kedua
kemampuan tersebut menerima banyak perhatian pada masalah
perusahaan.
4. Perekrutan. Manajemen trainee/program perekrutan tidak menyediakan
sejumlah orang yang cukup memadai.

Dengan demikian sistem informasi SDM akan efektif apabila mampu

menghasilkan keputusan SDM yang sehat. Sistem ini biasanya menggunakan
komputer dan teknologi canggih lainnya untuk memproses data sehingga dapat
mencerminkan aktivitas-aktivitas harian sebuah perusahaan, diorganisasikan
dalam bentuk informasi untuk memudahkan proses pengambilan keputusan.

Sistem informasi SDM tidak perlu terlalu rumit atau bahkan

terkomputerisasi. Sistem informasi SDM bisa saja hanya berupa catatan-
catatan gaji ataupun kartu hadir untuk restoran-restoran kecil atau butik-butik.
Atau secara formal sebagaimana sebuah bank data SDM yang terkoputerisasi
dari perusahaan-perusahaan besar seperti bank, pabrik, dan lembaga
pemerintah.

Sistem informasi SDM yang adalah baik bila dapat menunjang

perencanaan dengan informasi untuk suflai untuk tenaga kerja dan ramalan-
ramalan permintaan; penyusunan menyangkut kesempatan kerja yang sama,
pemberhentian, dan mengetahui kualifikasi pelamar; dan untuk pengembangan
karyawan dengan informasi tentang biaya-biaya program pelatihan dan kinerja
kerja.

Sistem informasi SDM juga menunjang kompensasi dengan

diperolehnya informasi mengenai kenaikan-kenaikan bayaran, ramalan-ramalan
gaji, anggaran-anggaran bayaran, hubungan karyawan dengan informasi
tentang negoisasi-negoisasi kontrak dan kebutuhan-kebutuhan bantuan
karyawan.

Sebuah sistem informasi SDM haruslah dirancang untuk menyediakan

informasi. Informasi yang dikehendaki pada umumnya meliputi:

1. Tepat waktu, yakni manajer atau departemen SDM haruslah memiliki

akses untuk memutahirkan informasi. Jika selama ini masih
menggunakan sarana informasi yang relatif sederhana, maka tugas
manajer harus mengejar sarana informasi yang mutahir;
 XIII-5

2. Akurat, yaitu manajer atau departemen SDM harus mampu bergantung

pada akurasi informasi yang disediakan. Segala bentuk informasi yang
tidak akurat-perkiraan, dugaan, taksiran-akan berdmpak buruk juga bagi
sebuah perusahaan atau sebuah organisasi;
3. Ringkas yaitu seorang manajer atau departemen SDM harus dapat pula
menyerap banyak informasi pada setiap saat;
4. Relevan, yaitu manajer atau departemen SDM harus mendapatkan
informasi, tidak hanya informasi yang dibutuhkan dalam situasi tertentu.
Sementara bentuk informasi lain yang belum dapat difungsikan dapat
disimpan atau cukup diketahui secara terbatas.
5. Lengkap, yakni seorang manajer atau departemen SDM harus
mendapatkan informasi secara lengkap, tidak sepotong-potong. Jika
mendapat informasi yang masih simpang siur, belum jelas dari mana
sumbernya, manajer harus segera mencari “potongan” informasi yang
terpotong untuk dipadukan, sehingga menjadi informasi yang lengkap
dan dipercaya oleh semua pihak.

Hanya sepotong informasi yang diperoleh atau dimiliki, bahkan mungkin

tidak ada sama sekali, keadaan tersebut berdampak mengurangi efektivitas
sebuah sistem informasi SDM, dan akhirnya akan menyulitkan dalam proses
pengambilan keputusan pada perusahaan, organisasi, atau departemen itu
sendiri. Sebaliknya, sistem yang dimiliiki semua karakteristik ini berarti dapat
memudahkan dan terjamin akurasi proses pengambilan keputusan. Sistem
informasi SDM yang efektif juga menghasilkan beberapa laporan dan ramalan
penting yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan bisnis. Yang dikategorikan
laporan kegiatan bisnis dengan sistem informasi ini diantaranya mengenai;

a) Laporan-laporan rutin. Data bisnis yang diringkas secara terjadwal

disebut sebagai lapora-laporan rutin (routine reports). Laporan-laporan
status karyawan mingguan dan bulanan dapat dikirimkan kepada
manajer umum, sedangkan laporan-laporan kuartalan atau semesteran
dapat dikirimkan kepada manajemen puncak/pusat.
b) Laporan-laporan penyimpangan. Laporan-laporan penyimpangan
(exception reports) menyoroti variasi-variasi yang cukup serius dalam
kegiatan-kegiatan usaha yang menyita perhatian manajemen. Salah
satu jenis laporan penyimpangan adalah laporan penyimpangan
kualitas, yang dibuat pada saat jumlah produk yang cacat melebihi
batas maksimal dari yang ditentukan, manajer atau departemen SDM
mungkin tertarik dengan tipe laporan ini untuk mengidentifikasikan
kebutuhan-kebutuhan pelatihan tambahan;
c) Laporan-laporan berdasarkan permintaan. Laporan berdasarkan
permintaan (on demand reports), menyediakan informasi sebagai
jawaban terhadap permintaan khusus. Jumlah karyawan yang mampu
mengoperasikan paket software tertentu adalah salah satu contoh dari
on demand report yang dapat diminta oleh manajer atau departemen
SDM dari database;
 XIII-6

d) Ramalan-ramaln. Ramalan menggunakan model-model predektif untuk

situasi-situasi khusus. Para manajer membutuhkan ramalan proyeksi
permintaan-permintaan terhadap produk perusahaan.

B. KETERKAITAN ANTARA SISDM DENGAN AKTIFITAS SDM

Didapatnya: Pemeliharaan;

Perekrutan Kopensasi

Seleksi Ganti rugi

Penempatan Keuntungan

Peramalan Pelatihan

Perencanaan SDM Keselamatan &

kesehatatan
Perencanaan karir
Hubungan pekerja

SISDM

Pemanfaatan: Evaluasi

Penempatan Riset personal

Pembinaan Analisis ekonomi

manjemen
Analisis SDM
Keterampilan
Penilaian potensi
Penilaian kinerja
Audit SDM
Standar prestasi
 XIII-7

C. EVOLUSI SISTEM INFORMASI SDM

Evolusi perkembangan sistem informasi sumber daya manusia, yaitu:

Pertama:

 Berorentasi manual;
 Berbasis dasar pribadi SDM dan data ketenagakerjaan seperti:
 Pendidikan
 Pengalaman
 Data pribadi

Kedua:

 Sistem komputer yang terpisah dan berdiri sendiri;

 Memperluas file daftar gaji
 Menambahkan penilaian data optional;
 Kinerja/kualitas
 Potensi
 Dasar manajemen pelaporan;
 Membatasi akses sepanjang organisasi perusahaan

Ketiga:

 Memisahkan sistem komputerasisasi telah dimulai untuk menjadi

teritegrasi;
 Kapabilitas kemampuan cakupan dasar berupa kalkulasi SDM yang
penting dengan proyeksi yang cukup jelas;
 Memperluas informasi file, dengan menambah data individu dan data
prilaku yang meliputi:
 Perhatian
 Penilaian sendiri
 Plihan pekerjaan
 Tersedia secara luas didalam perusahaa.

Keempat:

 Terkomputerisasi dan terintegrasi secara penuh;

 Kemampuan untuk cakupan kalkulasi SDM dan proyeksi;
 Penggunaan informasi yang luas secara mikro untuk penggunaan
individu, akses online;
 Memperluas file informasi, dengan mendesain data yang mencerminkan
aspek pekerjaan serta tingkah laku seseorang;
 Sebagai dasar untuk taksiran kebutuhan biaya;
 Mendukung tindakan untuk rekrutmen SDM

Sistem ini pada tahap ketiga telah berkembang secara modern dan luas.
Hal ini biasanya dikembangkan dari database yang terpisah yang tidak
 XIII-8

mungkin dapat dipertukarkan. Oleh karena itu, data yang berhubungan

dengan SDM tersedia pada laporan, dan data yang spesifik yang diseleksi
oleh orang yang berkualitas. Secara karakteristik, in formasi file bergerak
melalui perluasan yang dapat dipertimbangkan pada beberapa perusahaan
tersebut, dan sejumlah individu dan informasi perencanaan digabungkan
pada sistem tersebut. Contohnya, data individu berupa penghargaan,
taksiran, ketertarikan pada pekerjaan, dan preferensi lokasi menjadi hal
umum. Persamaannya, perencanaan informasi mengenai total kebutuhan
tenaga kerja, informasi historis pada tingkat pengembalian, pola perekrutan
masa lalu, dan bahkan beberapa trend pangsa pasar buruh eksternal
(seperti ketersediaan arsitek atau sistemnya) juga digabungkan pada
sistem informasi tersebut.

D. KEGUNAAN SISTEM INFORMASI SDM

Sistem informasi SDM memberikan wahana pengumpulan, peringkasan,

dan penganalisisan data yang berhubungan erat dengan manajemen SDM dan
perencanaan SDM. Kebutuhan-kebutuhan informasi yang bertalian dengan
fungsi-fungsi SDm sangatlah banyak. Sebagai contoh, penilaian suplai SDM
melibatkan penyimpanan catatan-catatan tentang para karyawan diseluruh
perusahaan. Aktivitas-aktifitas rekrutmen, seleksi,, pelatihan dan
pengembangan, manajemen karier, kompensasi, dan hubungan karyawan juga
menuntut informasi yang tepat waktu dan akurat untuk pengambilan keputusan-
keputusan. Sistem informasi sumber daya manusia dirancang untuk membantu
para manajer membuat keputusan-keputusan yang lebih efektif. Oleh karena
itu, jika informasi tidak relevan dengan rencana-rencana strategis bisnis
perusahaan, atau jika hal ini hanya merupakan penyerobotan privasi pribadi,
informasi tersebut hendaknyantidak dimasukkan dalam SISDM.

Sebagai alat penilai suplai SDM, sistem informasi SDM memungkinkan

perusahaan menyimpan data persediaan tenaga ahli (skills inventory) dan
persediaan manajemen (management inventory) dalam cara yang paling sesuai
dengan kebutuhan perencanaan SDM. Manfaat-manfaat khusus dari sistem
informasi SDM adalah menilai suplai SDM yang meliputi:

1. Memeriksa kapabilitas-kapabilitas karyawan-karyawan saat ini guna

mengisi kekosongan-kekosongan yang diproyeksikan didalam perusahaan;
2. Menyoroti posisi-posisi yang para pemegang jabatannya diperkirakan akan
dipromosikan, akan pensiun, atau akan diberhentikan;
3. Menggambarkan pekerjaan-pekerjaan yang spesifik atau kelas-kelas
pekerjaan yang mempunyai tingkat perputaran, pemecatan, ketidakhadiran,
kinerja, dan masalah yang tinggi yang melebihi kadar normal;
4. Mempelajari komposisi usia, suku, jenis kelamin dari berbagai pekerjaan
dan kelas pekerjaan guna memastikan apakah semua itu sesuai dengan
ketentuan yang berlaku ;
5. Mengantisipasi kebutuhan-kebutuhan rekrutmen, seleksi, pelatihan, dan
pengembangan dalam rangka memastikan penempatan yang tepat waktu
karyawan-karyawan bermutu kedalam lowongan-lowongan pekerjaan;
 XIII-9

6. Perencanaan sumberdaya manusia untuk mengantisipasi pergantian-

pergantian dan promosi-promosi;
7. Laporan-laporan kompensasi untuk memperoleh informasi menyangkut
seberapa besar setiap karyawan dibayar, biaya-biaya kompensasi
keseluruhan,dan biaya finansial dari setiap kenaikan-kenaikan gaji dan
perubahan-perubahan kompensasi;
8. Riset sumberdaya manusia untuk melaksanakan penelitian dalam
permasalahan, seperti perputaran karyawan dan ketidakhadiran, atau
menemukan tempat yang paling produktif guna mencapai calon-calon baru;
9. Penilaian kebutuhan pelatihan untuk menganalisis kinerja individu dan
menentukan karyawan-karyawan mana yang memerlukan pelatihan lebih
lanjut.
Sebagai contoh dari hasil penelitian terhadap 10 bank ( 5 bank swasta
dan 5bank pemerintah), bahwa kemajuan pada sistem informasi SDM
bervariasi dan berbagai bank. Hasil studi tersebut mengindifikasikan bahwa:
1. Kepentingan yang lebih baik yang masuk kedata internal daripada
informasi data eksternal.
2. Untuk memperluas bahwa jenis data tertentu diperlukan, hampir semua
perusahaan merasa bahwa mereka memiliki kepuasan yang lebih baik
untuk memenuhi kebutuhan internal mereka daripada kebutuhan
eksternal dengan adanya sistem informasi SDM.
3. Dengan adanya sistem informasi SDM akan menambah wawasan,
pengetahuan, serta untuk keperluan potensi pada masa depan.
4. Diperoleh informasi yang sangat berguna untuk audit sebagai dasar dalam
membuat perencanaan SDM yang meliputi:
a) Eksternal :
 Area pekerjaan;
 Level pengangguran;
 Peluang kerja;
 Mobilitas dari tenaga kerja yang bervariasi;
 Level upah, perubahan gaji
 Pergerakan/perputaran karyawan ;
 Level pekerjaan karyawan
 Ramalan ekonomi
b) Internal (kondisi saat ini)
 Rencana bisnis;
 Rencana sistem organisasi perusahaan yang strategis;
 Rencana fasilitas;
 Rencana pelayanan/produk baru;
 Ramalan pasar;
 Peluang kerja internal:
 Umum
 Pengawasan
 Manajerial
 Pemilihan waktu
 Prosentase syarat pekerjaan
 XIII-10

 Pendidikan angkatan kerja dan level usia:

 Pendidikan berkelanjutan
 Level pendidikan
 Presentase pendidikan
 Distribusi usia
 Pensiun normal dan pensiun dini
 Masa persiapan dini
 Kesehatan karyawan
 Pengalaman kerja/umum:
 Sebelum kerja ditempat sekarang
 Hungga posisi saat ini
 Corak manajerial
 Keterampilan khusus
 Keahlian khusus
 Prilaku dan sikap
 Kebutuhan tenaga kerja
 Sekarang
 Yang akan datang
 Gaji
 Sekarang
 Yang diharapkan
 Informasi individu kemampuan, pengalaman dan sebagainya.
c) Informasi intern (arus masa depan)
 kebutuhan teknologi keterampilan
 kebutuhan staf
 tingkatan aktivitas berbeda
 didalam departemen
 didalam divisi
 dampak perubahan
 Cakupan aktivitas
 Para petugas
 Manajerial
 Pengawasan
 Bakat
 Rencana karier individu
 Pilihan penempatan
 Pilihan pekerjaan
 Penghargaan
 Keterampilan yang dihargai
 Rencana pengembangan karyawan
 Ukuran produktivitas
 Prestasi kerja
 Potensi kerja
 Ketelitian
 XIII-11

 Keahlian khusus
 Pekerjaan,struktur pekerjaan, tangga karier
 Ketelitian analisis pekerjaan
 Kelengkapan analisis pekerjaan
 Transferabilitas keterampilan
 Kunci skills how untuk berkembang
 Definisi kemampuan
 Pengetahuan tentang alur promosi
 Akses kesistem
 Para petugas
 Para manajer
 Para penyelia
 Pimpinan puncak
 Pemakaian pada sistem

Jelasnya, dari seluruh informasi yang diperoleh bukanlah memori

komputer akan tetapi dapat diakses pada file yang diperlukan.

E. KOMPONEN DASAR SISTEM INFORMASI SDM

Sistem informasi SDM terbentuk dari berbagai elemen. Setiap elemen
harus berfungi secara benar agar sistem ini memberikan manfaat bagi
perusahaan. Pada intinya, sistem adalah perangkat aktivitas yang mengambil
masukan-masukan ( contohnya, aplikasi untuk pekerjaan didepartemen
pemasaran), mengubahnya kedalam item-item yang berguna (persetujuan
pengangkatan dari departemen SDM), dan kemudian mengeluarkan item-item
tersebut ketempat-tempat yang dapat dimanfaatkan (mengirim persetujuan ke
departemen pemasaran).
Terdapat tiga komponen fungsional utama dalam setiap sistem
informasi SDM. Komponen-komponen tersebut adalah:
1. Fungsi masukan, yaitu memasukkan informasi karyawan kedalam sistem
informasi SDM. Fungsi ini mencakup prosedur-prosedur yang diperlukan
untuk mengumpulkan data, seperti siapa yang mengumpulkan data, kapan
dan bagaimana diproses. Masukan-masukan dari sistem informasi SDM
serupa dengan sistem manual. Informasi karyawan, kebijakan-kebijakan
dan prosedur-prosedur SDM,dan informasi yang berkaitan dengan
kepegawaian lainnya mesti dimasukkan kedalam sistem agar dapat
digunakan. Informasi ini biasanya dimasukakn dari dokumen-dokumen
(seperti formulir lamaran) kedalam komputer pribadi yang dihubungkan
dengan komputer besar (mainframe computer). Informasi dapat diketik,
dibaca secara digital, atau dipindah (scanned) dari dokumen-dokumen,
dimasukkan kedalam sistem dari komputer-komputer lainnya, atau diambil
dari mesin mesin lainnya yang dihubungkan dengan komputer (misalnya,
mesin jam kehadiran yang dihubungkan langsung kekomputer).
Sistem informasi SDM terkomputerisasi lebih unggul dibandingkan sistem
manual dalam banyak hal. Karena banyak informasi yang secara otomatis
 XIII-12

dimasukkan kedalam sistem. Kesalahan-kesalahan kecil

kemungkinaannya terjadi dapat dihindarkan. Disamping itu, kemampuan
sistem informasi SDM dapat berhubungan dengan komputer-komputer
lainnya dan dapat membuka data yang sulit atau mahal yang jika diperoleh
denga cara lainnya.
2. Fungsi pemeliharaan data, setelah data dimasukkan kedalam sistem
informasi, fungsi pemeliharaan data (data maintenance function) akan
memperbaharui dari menambahkan data baru ke dalam basis data yang
ada. Dalam sistem yang tidak terkomputerisasi, yang sebelumnya
karyawan klerikal melakukan hal ini dengan tangan/manual, mereka
mengarsip dokumen-dokumen kertas dan membuat masukan-masukan
data kedalam arsip-arsip. Sistem yang terkomputerisasi melakukan fungsi
ini secara akurat, cepat dan tepat.
3. Fungsi keluaran, fungsi yang paling terlihat jelas dari sebuah sistem
informasi SDM adalah keluaran yang dihasilkan. Untuk menghasilkan
keluaran yang bernilai bagi pemakai-pemakai komputer, sistem informasi
SDM harus memproses keluaran tersebut, membuat kalkulasi-kalkulasi
yang diperlukan, dan setelah itu menformat presentasinya dalam cara
yang dapat dimengerti pemakai. Sistem yang tidak terkomputerasasi
melakukan hal ini dengan cara manual menyusun statistik-statistik dan
mengetik laporan-laporan. Sistem yang sangat terkomputerasisasi
melakukan hal ini dengan menggunakan program-program yang sangat
canggih untuk melakukan kalkulasi dalam hitungan menit, menghasilakn
grafik-grafik berwarna, dan mengirimkan hasil-hasilnya secara simultan
lewat kabel dan satelit ke komputer-komputer pribadi diatas meja para
eksekutif diseluruh dunia.

F. SUMBER-SUMBER INFORMASI SDM

Utuk membentuk sistem informasi SDM (SISDM) yang komprehensif,
informasi haruslah diperoleh dari berbagai sumber. Formulir-formulir khusus
dan kuesioner-kuesioner dapat dibuat untuk mengumpulkan informasi.
Sumber informasi ketika mengumpulkan informasi bgi keperluan sistem
informasi SDM diantaranya: (1) Borang lamaran; (2) Evaluasi-evaluasi kinerja;
(3) maklumat-makluamat perubahan karyawan; (4) Tindakan-tindakan
indisipliner, dan (5) Daftar gaji, dengan penjelasan selengkapnya dapat
dikemukakan sebagai berikut:
1. Borang lamaran. Sebenarnya setiap perusahaan menggunakan borang
lamaran sebagai bagian dari proses pengangkatan karyawan. Borang
lamaran haruslah dirancang selengkap mungkin, guna mengumpulkan
informasi yang dibutuhkan untuk sistem informasi SDM. Informasi ini
mencakup tingkat pendididkan, keahlian, dan data biografis lainnya yang
relevan. Beberapa perusahaan lebih menyukai borang lamaran mereka
sederhana, hanya meminta informasi yang membantu mereka
memutuskan apakah pelamar merupakan calaon yang diinginkan. Setelah
si calon diseleksi, dia diminta menyerahakn borang kedua yang memeinta
informasi yang lebih rinci untuk keperlua sistem informasi SDM.
 XIII-13

2. Evaluasi-evaluasi kinerja. Disebabkan banyaknya informasi yang berubah

setiap tahun, kebutuhan-kebutuhan sistem informasi SDM perlu
dimutahirkan secara berkala agar berdayaguan. Informasi penting yang
harus diinformasikan secara periodik meliputi keahlian-keahlian dan bakat
karyawan,tingkat kinerja saat ini, dan potensi pertumbuhannya. Meskipun
informasi ini dapat diperoleh dari borang-borang evaluasi kinerja, terdapat
beberapa masalah dalam menghimpun dan menyimpan informasi ini.
Perusahaan memerlukan informasi yang sahih untuk membuat
keputusan-keputusan perencanaan jangka panjang menyangkut individu-
individu yang memiliki potensi promosi, tetapi jika informasi ini
diperlakukan secara terbuka terhadap karyawan, ada tedensi
informasinya menjadi kurang sahih. Penyelia mungkin tidak ingin
membuat pertimbangan negatif yang dalam beberapa hal bisa merusak
karier bawahannya. Sebaliknya, menjaga penilaian secara rahasia dapat
menciptakan tekanan didalam organisasi, karena karyawan mengetahui
bahwa terdapat penilaian dan ingin mengetahui bagaimana mereka telah
dievaluasi.
3. Maklumat perubahan personalia. Karena perubahan data karyawan terjadi
sepanjang tahun, jenis informasi ini perlu diperbaharui secara berkala,
tidak hanya tahunan. Beberapa perusahaan telah menciptakan borang
yang sederhana yang disebut maklumat karyawan (employee change
notice), yakni penyelia diminta melengkapi mengirimkannya kebagian
SDM. Didalam formulir ini, penyelia biasanya hanya menunjukkan
perubahan yang telah terjadi dalam status karyawan, seperti transfer,
pemberhentian, promosi, dan peningkatan persyaratan pekerjaan.
4. Tindakan-tindakan indisipliner. Informasi yang berkaitan dengan tindakan
indisipliner formal juga perlu dimasukkan dalam sistem informasi SDM.
Beberapa perusahaan menggunakan borang khusus untuk melaporkan
informasi ini kepada karyawan, kepada wakil serikat pekerja, dan kepada
bagian sumber daya manusia. Pada saat informasi ini diterima oleh
departemen SDM, informasi ini dapat ditambahkan kedalam arsip
karyawan.
5. Data daftar gaji. Sistem informasi SDM kadang-kadang berisi riwayat gaji
setiap karyawan, termasuk gaji dasar, presentase kenaiakn setiap tahun,
setiap bonus dan penghargaan khusus yang telah diberikan. Informasi
dapat menjadi bagian dari data yang disediakan melalui formulir evaluasi
kinerja. Meskipun demikian, beberapa perusahaan lebih menyukai
penggunaaan borang yang berbeda untuk pemberian rekomendasi bagi
peningkatan gaji dan bonus. Didalam perusahaan yang tidak memiliki
sistem informasi SDM yang komprehensif, sistem penggajian dapat
mewakili titik tolak yang menyenangkan bagi pengembangan sebuah
sistem informasi SDM. Sistem daftar gaji biasnya mencakup beberapa
data mendasar yang dapat berfungsi sebagai landasan untuk sistem
sumberdaya manusia. Sistem daftar gaji dapat diperluas agar mencakup
data relevan lainnya, atau sistem yang terpisah dapat dibuat dan
dihubungkan dengan sistem penggajian supaya menyediakan data
tambahan yang dibutuhkan.
 XIII-14

G. KRITERIA SISTEM INFORMASI SDM

Guna memastikan bahwa sistem informasi SDM telah bekerja bagi
organisasi, harus memenuhi beberapa kriteria yang melibatkan dua isi kunci:
(1) Pelatihan para pemakai
(2) Mengaitkan strategi-strategi dan keputusan-keputusan

Departemen SDM perlu memastikan bahwa karyawan-karyawannya dan

pemakai-pemakai lainnya dilatih secara benar guna memanfaatkan sistem
informasi SDM. Pelatihan sering meliputi pengenalan istilah-istilah baru
kepada para pemakai dan mengakrabkan mereka dengan kapabilitas sistem
yang ada.

Langkah kedua dalam membuat sistem informasi SDM yang bermanfaat

adalah mengaitkan strategi-strategi dan keputusan-keputusan. Bahkan,
kendatipun para memakai mengerti bagaimana menggunakan sistem itu,
sistem ini tidak akan melayani organisasi jika mereka tidak dapat merasakan
faedah-faedah dari penggunaannya. Maka dari itu, perusahaan hendaknya
memastikan bahwa sistem ini melakukan fungsi-fungsi yang diperlukan dan
memberikan informasi yang bakal membantu para pengambil keputusan
mencapai tujuan-tujuan dan strategi-strategi organisasi. Jika manajemen
menyakini bahwa sistem informasi sumber daya manusia tidak digunakan
secara efektif, maka dapat dilakukan audit sistem informasi SDM.

H. MODEL MERANCANG SISTEM INFORMASI SDM

Untuk mencapai tujuan, bahkan sekalipun hanya sedikit, perbaikan-

perbaikan yang diharapkan dari proyek analisis dan desain tersebut diatas,
perencanaan yang cermat, keahlian teknis, partisipasi pengguna informasi,
kesabaran yang luar biasa, dan otorisasi dari manajemen puncak semuanya
adalah penting. Perencanaan awal haruslah memasukkan sebuah model
keseluruhan yang akan mengambarkan masukan-masukan, transformasi dan
keluaran-keluaran yang diharapkan dari sistem.

Model ini merupakan model sistem biasa yang terdiri atas masukan-
masukan, transformasi, keluaran-keluaran, pengendalian, dan elemen-elemen
umpan balik. Model ini komprehensif, karena masukan-masukannya
mencakup data perihal gaya kepemimpinan dan struktur organisasi:
contohnya, ukuran departemen-departemen, cabang-cabang, dan seksi-seksi.
Juga data mengenai individu seperti pendidikan, keahlian-keahlian, dan
demografis. Data masukan ini kemudian ditransformasikan menjadi informasi
untuk pengambilan keputusan dalam bidang rekrutmen, kompensasi,
pelatihan, dan evaluasi.

Umpan balik atas efektivitas sistem terdiri dari ukuran-ukuran kinerja,

baik individu maupun organisasional. Sebagai contoh, efektifitas strategi
rekrutmen dan seleksi yang baru dapat diukur dengan membandingkan
 XIII-15

kinerja karyawan yang diseleksi dibawah sistem yang baru dengan kinerja dari
sekelompok karyawan dibawah sistem yang lama.

Masukan Transformasi
Keluaran
Pengangkatan

Data karyawan Teknik-teknik 1. Evektivitas perekrutan

2. Penyaringan para pelamar
1. Biografi 1. Analisis present 3. Daya saing gaji
2. Keahlian-keahlian value 4. Starategi pelatihan yang
dan minat 2. Tes-tes statikal efektif
3. Karakter-karakter terhadap 5. Tipe-tipe keahlian yang
kepribadian dan signifikansi dibutuhkan
motivasi 3. Analisis regresi
4. Riwayat pekerjaan 4. Linear Seleksi dan penempatan
5. Data penilaian programming
kinerja 5. Dinamic 1. Mencocokan karyawan dengan
6. Data edukasional programming pekerjaan
7. Informasi 6. Simulasi 2. Persediaan
wawancara keluar 7. Waiting line
8. Data pelatihan dan theory Pelatihan dan pengembangan
pengembangan 8. Analisis markav
1. Menentukan siapa yang
9. Teori permainan
membutuhkan pelatihan dan
10. Statistik
pengembangan
bayesian
2. Menyesuaikan pelatihan dan
11. Hubungan
Persyaratan-persyaratan pengembangan dengan
-hubungan
pekerjaaan karyawan
fungsional
3. Efektivitas program pelatihan
prilaku
dan pengembangan

aas Anggaran,ramalan Evaluasi

penjualan,dan data biaya
1. Penelitian struktur gaji
2. Faktor2 pertimbnagn untuk
penilaian kinerja
3. Evaluasi penilaian
Gaya kepemimpinan para 4. Jumlah kenaikan merit untuk
pemutahiran program secara berkala
penyelia setiap karyawan

Lain-lain

Variabel-variabel tipe 1. Bagian organisasi

struktual 2. Cek2 gaji
3. Informasi perencanaan gaji
4. Perubahan struktual
5. Dampak perusahaan kebijakan
personalia
perubahan-perubahan dibuat terhadap minat

umpan balik
 XIII-16

Pertimbangan Perlakuan dalam Merancang sistem informasi SDM

Seperti telah dikemukakan bahwa beragam pendekatan yang mungkin

dapat digunakan dalam studi sistem prilaku. Banyak yang menggunakan
cheklist, namun sebagian besar menggunakan tim. Anggota tim biasanya
termasuk orang-orang yang mempunyai ilmu pengetahuan dalam bidang
komputer/teknologi sistem, wakil personalia serta anggota organisasi lainnya.
Bahkan para akademisi mungkin diundang untuk memberi persepektif atau
keahlian yang berbeda. Perusahaan yang bijaksana tentu mengikutsertakan
para manajer utamanya dalam tim studi ini, khususnya apabila adanya
keseimbangan dan kemudian masalah implementasi dikurangi. Tidak ada
yang lebih dulu mati bagi sistem baru atau yang diperbaiki sehingga hal ini
kelihatannya “asing, rumit atau sama sekali tidak berguna”

Pada sebuah perusahaan yang berskala besar umumnya melibatkan

empat tim yang sengaja dibentuk berkaitan dengan perencanaan SDM dan
penyatuan kedalam aktivitas SDM konvensional. Adapun empat tim tersebut
diwakili:

1. Perencanaan tenaga kerja. Analisis ini digambarkan adanya kelangkaan

para ahli, perubahan skill dan kebutuhan akan perencanaan, dengan
maksud untuk mengkaji “apakah melalui sistem informasi dapat
memperbaiki program perencanaan tenaga kerja”?
2. Kegunaan SDM. Menggambarkan adanya kebutuhan untuk memperbaiki
analisis SDM, untuk mengidenfikasi keahlian yang dibutuhkan serta untuk
menentukan persyaratan bagi pekerjaan tertentu. Semangat para manajer
dan anggota pekerja masih rendah disebabkan adanya kebocoran akses
informasi terhadap peluang promosi pada dasar organisasi.
3. Pengembangan SDM. Disini dirasakan banyak para manajer dan
karyawan yang merasa bahwa terlalu sedikit kemajuan dicapai dalam
pengembangan manajer senior dengan melihat bila dikaitkan dengan
bisnis perusahan mereka secara luas. Atau dengan kata lain, karyawan
ditingkat bawah merasa bahwa sedikit sekali diberi kesempatan untuk
memajukan pengawasan dalam urutan berikutnya dimanajemen tingkat
menengah. Demikian pula pelatihan yang diberikan kepada kebanyakan
karyawan tidak cukup. Pengawasan dan kinerja manajerial seharusnya
memiliki kompetensi baik secara teknis maupun secara manusiawi.
Namun kenyataannya dua kemampuan ini tidak banyak diperhatikan
dalam perencanaan.
4. Rekrutmen.program perekrutan manajemen tidak akan mencukupi. Oleh
sebab itu, empat bagian yang diberikan sebelumnya bagi pembentukan
tim studi. Kemudian masing-masing tim mempunyai tanggung jawab untuk
mengidentifikasi defisiensi dan kebutuhan akan pendekatan informasi
 XIII-17

yang ada serta memberikan sasaran rancangan untuk sistem informasi

SDM. Hasil kajian diatas mengidentifikasi masala-masalah berikut ini

Departemen Peluang-peluang SIM Pendekatan SIM

Perencanaan Input dasar ramalan Yang dibutuhkan:
SDM adalah informasi Ciri-ciri yang ada
tenaga kerja yang ada sekarang(pekerjaan, tingkatna
skill,penilaian, potensi)
Ciri-ciri dimasa
mendatang( kebutuhan
pekerjaan skill,lokasi,upah
atau gaji)

Kegunaaan Tingkat Demographi,

persyaratan skill,pengalaman,perencanaa
pekerjaan yang n cadangan,tugas,kinerja
diperlukan,skill
yang digunakan
Pengembanga Kemajuan karier dan Potensi promosi,analisis
n persiapan yang kebutuhan,skill,sejarah
berhubungan dengan pekerjaan,lokasi,kebutuhan
manajemen karier pekerjaan dimasa mendatang
organisasi terhadap
perencanaan tenaga
kerja
Rekrutmen Mengembnagkan Memperbaiki pengetahuan
peluang karier lebih Supply dan permintaan
baik mengemb sekarang dan dimasa
Angkan peluang mendatang
Karyawan Internal vs.rekrut Ciri-ciri personal, pengalaman
eksternal,mempaerbaik kerja,potensi pertumbuhan
i kebutuhan sekarang demograpi,tugas,skill masa
dan mendatang,struktur tugas dan
Masa persyaratan pekerjaan
datang,memperbaiki
Retensi pelatihan
manajemen

Secara ringkas,organisasi yang komplik dan luas memerlukan suatu

perencanaan dan pengunaan SDM yang lebih baik. Salah satu masalah
utama yang dihadapi adalah “bagaimana hal ini bisa mengubah praktik
karyawan secara konvensional menuju sebuah organisasi dan sistem dengan
kemampuan baru dalam perencanaan SDm secara signifikan?jawabannya
teridentifikasi melalui desain dan implementasi kemampuan sistem informasi
tenaga kerja yang baru, sebaliknya, kebutuhan bagi sistem yang dapat
bekerja serta waktu yang tersedia membutuhkan desain yang ditunjukan
penggunaan tim studi proyek yang terbentuk disekitar masing-masing bagian
program perencanaan SDM diatas.
 XIII-18

Supaya mendapatkan manfaat-manfaat yang layak dari teknologi baru,

tekanan harus diletakkan pada dampak-dampak prilaku (behavioral impacts)
dari sistem informasi. Jika tidak, maka upaya-upaya perancangan akan sia-sia
tidak menguntungkan, atau bahkan disfungsional. Mengabiakan nilai-nilai dan
kebutuhan manusia dapat menyebabkan kondisi-kondisi seperti tingkat
perputaran yang tinggi dan ketidak hadiran. Manajemen harus waspada
terhadap kebutuhan kebutuhan karyawan tentang keamanan,ekspresi
diri,penghargaan diri,penerimaan sosial,dan aktualisasi diri. Komputer dan
data base dapat dengan mudah menyumbat kebutuhan-kebutuhan ini dan
menyebebkan banyak prilaku disfungsional diantara para manajer dan
karyawan lainnya.

Sistem informasi berbasiskan komputer menyatukan tugas-tugas yang

sbelumnya terpisah kedalam operasi tunggal. Dengan demikian tidak hanya
memberikan kesan bahwa karyawan telah keilangan nilai-nilai pribadi, tetapi
kemungkinan juga menyempitnya kesempatan berkomunikasi dengan
karyawan lainnya komputer menuntut akurasi tinggi dari orang -orang yang
memasok data masukkan; akibatnya beberapa fleksibilitas hilang dalam
tingkat dan arah aliran kerja. Data tertentu harus diselesaikan pada waktu
tertentu,dalam cara-cara yang ditentukan oleh perlengkapan yang
dipergunakan semua faktor ini memberikan kontribusi pada depersonalisasi
dan harus secara hati-hati dianalisis sebelumnya oleh departemen SDM
dalam implementasi SISDM.

Perancang sistem informasi SDM mungkin sangat rasional dan logis

dalam pendekatan mereka terhadap ketajaman permasalahan dan solusinya.
Sayangnya,dalam banyak kasus sebagian besar manajer beroperasi dibawah
serangkain apengaturan yang berbeda. Manajer-manajer praktis tidak
seluruhnya logis dan dipengruhi oleh beberapa tujuan mereka kemungkinan
besar menjadi defensif dan barangkali bermusuhan apabila mereka
kehilangan kemampuan menjual ide-ide melalui kepribadian mereka. Mereka
tidak selalu mampu memahami nilai komputer dan kemungkinan bahkan
menolak informasi yang diberikannya jika informasi ini berbeda dengan kesan
atau keputusan-keputusan mereka sebelumnya.

Harus dijelaskan kepada manajer dan spesialis sumberdaya manusia

bahwa pertimbangan manusia dan pemikiran kreatif akan selalu dibutuhkan.
Para manajer mungkin diminta membuat keputusan-keputusan yang lebih
sedikit mengenai proses yang telah ditentukan sebelumnya, tetapi secara
konstan akan bertanggung jawab atas pengukuran efektivitas sistem,mencari
kesempatan memperbaiki sistem dan membuat keputusan yang belum
dimasukkan kedlam sistem. Para manajer juga harus menunjukkan bahwa
seni dan keahlian-keahlian mereka sekarang akan dibutuhkan pada tingkat
yang lebih lanjut dan konsekuesinya lebih bernilai dari proses pengambilan
keputusan. Penjadwalan, percepatan, peramalan, akuntansi, penggajian, dan
fungsi pengendalian, sedangkan yang lainnya kemungkinan akan berkurang
arti pentingnya pada saat komputer mengambil tugas-tugas rutin. Dilain pihak,
riset, perencanaan, pengembangan sistem, seleksi dan analisis artenativ,
 XIII-19

pembuatan model, dan keahlian kepemimpinan akan tumbuh signifikasinya

mana kala sistem berbasiskan komputer dipadukan didalam organisasi.

Terdapat hubungan antara manajer-manajer dengan motivasi

pencapaian yang tinggi dan sistem informasi SDM. Organisasi-organisasi
dengan sistem informasi sumber daya manusia yang terintegrasi membuka
kesempatan yang luas untuk memotivasi tipe-tipe manajer tersebut. Umpan
balik yang segera pada perputaran karyawan, tingkat-tingkat persediaan
keahlian, rasio-rasio finansial, dan hasil-hasil perekrutan dapat bertindak
sebagai insentif bagi keputusan-keputusan dan penggunaan tenaga manajer
yang lebih baik.

I. PEDOMAN MERANCANG SISTEM INFORMASI SDM

Proses perancangan sebuah sistem informasi SDM dengan
pendekatan lima tahap utama untuk perancangan dan inplementasi
sistem SDM yakni; (1) Analisis sistem pendahuluan; (2) Perancangan
sistem; (3) Rekayasa sistem; (4) Pengujian dan inflementasi sistem; dan
(5) Pemantauan dan evaluasi sistem, dengan penjelasan selengkapnya
dapat dikemukakan sebagai berikut:
Tahap pertama: Analisis Pendahuluan Atau Sistem (Study Kelayakan)
1) Melihat dan menentukan permasalahan-permasalahan atas situasi;
2) Menentukan kendala-kendala lingkungan yang mempengaruhi sistem;
3) Menentukan sasaran-sasaran;
4) Menentukan persyaratan-persyaratan operasi (rincian permasalahan)
dan
5) Melakukan study kelayakan dan menyerahkan laporan.

Tahap Kedua: Perancangan sistem

1) Menuliskan skenario rinci;

2) Merumuskan sistem-sistem alternatif untuk memenuhi tujuan-tujuan dan
kendala-kendala;
3) Menilai sistem-sistem alternatif;
4) Memberikan rekomendasi-rekomendasi;
5) Menentukan persyaratan-persyaratan umum perekayasaan, dan
6) Memperkirakan efek-efek faktor manusia dan rekayasa sistem yang
diusulkan.

Tahap Ketiga: Rekayasa Sistem

1) Memberikan spesipikasi rinci dari komponen-komponen perekayasaan

(contohnya,perangkat keras, sistem operasi, desain keras, dll);
2) Membuat kajian pendahuluan-pendahuluan efektipitas biaya dari
alternatif-alternatif desain perekayasaan;
3) Memilih alternatif desain yang terbaik;
 XIII-20

4) Merekomendasikan alternatif yang terbaik kepada pengambil keputusan

yang bertanggung jawab, dan
5) Setelah persetujuan, memberikan spesifikasi-spesifikasi kepada staf
programer.

Tahap keempat: pengujian dan implementasi sistem

1) Menguji subsistem
2) Menguji kesehluruan sistem informasi sumber daya manusia
3) Menjalankan pengujian sistem paralel dan
4) Menerapkan sistem

Tahap kelima:pemantuan dan evaluasi sistem

1) Mengukur kinerja sistem

2) Mengevaluasi kinerja sistem
3) Memodifikasi sistem dimana diperlukan
4) Menerapkan sistem keseluruhan seperti yang dikehendaki dan
5) Melaksanakan pemantauan dan evaluasi yang berkesinambungan.

Sistem informasi SDM boleh dianggap berhasil jika sistem tersebut

memenuhi harapan-harapan berikut:

1. Biaya sistem haruslah sejalan dengan ukuran dan kondisi finansial

organisasi;
2. Sistem haruslah ditetapkan dengan waktu yang baik;
3. Sistem informasi SDM haruslah mampu dimodifikasi dan diperluas tanpa
merancang ulang keseluruhan sistem;
4. Penekanan pada aktivitas perencanaan haruslah terbukti;
5. Umpan balik haruslah berkelanjutan guna menyediakan pengidentifikasian
masalah-masalah dan kesempatan-kesempatan baru.
6. Arsip-arsip data haruslah diintegrasikan untuk referensi silang (cross
referencing) di antara berbagai depertemen;
7. Data yang kritis haruslah tersedia pada saat di perlukan, dan
8. Informasi kritis tersebut contohnya mencakup karyawan-karyawan kunci,
data keahlian-keahlian yang esensial,informasi promosi dan kinerja, dan
data gaji.

Penyusunan Tujuan Sistem Informasi SDM

Keberhasilan dari rancangan dan implementasinya dari setiap sistem

menuntut keterlibatan yang sangat tinggi dari pemakai, dan tidak terkecuali
juga sistem SDM. Jika pemakai sistem secara aktif dilibatkan dari awal,
peluang penerapannya yang sukses meningkat berlipat ganda.

Dianjurkan agar tujuan-tujuan yang dapat dikuantifikasikan (dapat

diukur) disusun untuk sebuah sistem informasi SDM. Beberapa contoh tujuan
sistem informasi SDM yang dapat dikuantifikasikan seperti:
 XIII-21

1. Menentukan jumlah tipe-tipe SDM yang dibutuhkan bagi setiap

departemen untuk satu tahun, tiga tahun, dan lima tahun kedepan
ramalan satu tahun haruslah ditambah atau dikurangi 10% dari jumlah
yang dibutuhkan sebenarnya.
2. Menghasilkan minimal 10 pelamar untuk setiap lowongan posisi
manajerial maupun non manajerial;
3. Mempertahankan biaya perekrutan setiap karyawan baru pada jumlah
tertentu per orang untuk posisi klerikal dan semi ahli, sehingga ada alat
kendali;
4. Menempatkan semua karyawan tingkat profesional pada satu dari dua
prefensi posisi puncak mereka dalam dua tahun berikut;
5. Menyediakan waktu khusus untuk menyenggelarakan seminar
pengembnagan untuk semua SDM yang telah menunjukkan cukup
berpotensi untuk promosi kejenjeng yang lebih tinggi;
6. Mempertahankan tingkat gaji pada jumlah tertentu diatas industri rata-rata
untuk semua departemen.
Bilamana tujuan-tujuan telah disususn dan disepakati oleh manajer, staf,
maupun lini, efektivitas sistem informasi SDM dalam membantu
memenuhi tujuan-tujuan tersebut dapat diukur. Tentu saja, terdapat
indikator lainnya dari efektivitas sistem yang berada diluar sistem
informasi itu sendiri, tetapi yang paling berguna pengukurannya adalah
melalaui sistem informasi SDM. Variabel-variabel tersebut meliputi
perputaran karyawan, ketidakhadiran , jumlah dan kualitas saran-saran,
jumlah dan tipe keluhan, kekerasan dan frekuensi kecelakaan kerja,
partisipasi dalam program-program tertentu, permintaan transfer,
dantren biaya-biaya personalia.

J. PENGAMANAN SISTEM INFORMASI SDM

Departemen SDM harus menyusun kebijakan kebijakan dan pedoman

pedoman untuk melindungi integritas dan keamanan sisten informasi SDM,
sehingga informasi pribadi karyawan tidak akan jatuh ketangan orang-orang
yang tidak berkepentingan pemakai-pemakai tidak sah dari sistem informasi
SDM yang dapat memperoleh akses kedata karyawan akan dapat
menciptakan kerusakan.

Guna memperthankan keamanan dan privasi catatan-catatan sistem

informasi SDM, perusahaan-perusahaan hendaknya:

1. Membatasi akses kesistem informasi SDM dengan mengendalikan akses

kekomputer dan arsip-arsip data. Ruangan-ruangan yang menyimpan
komputer dan basis data sensitif lainnya harus dikunci. Ada baiknya files
yang berisi informasi penting diamankan dengan memberikan kata-kata
sandi (paswords);
2. Memberikan akses kebagian-bagian yang berbeda dari basis data dengan
menggunakan kata-kata sandi dan kode-kode khusus. Sebagai contoh,
 XIII-22

manajer mungkin menerima otorisasi dan kode khusus untuk membuka

basis data persediaan keahlian (skill inventory), tetapi mungkin tidak
diberikan izin untuk mengakses informasi medis yang sensitif yang ada
didalam basis data tunjangan pelengkap (fringe benefits);
3. Memberi izin untuk mengakses informasi karyawan-karyawan hanya
berdasarkan kepentingan tertentu saja;
Menyusun kebijakan-kebijakan dan pedoman-pedoman yang mengatur
utilisasi informasi karyawan dan memberi tahukan kepada karyawan-
karyawan bagaimana kebijakan-kebijakan ini berlaku, dan memungkinkan
para karyawan memeriksa catatan-catatan pribadi mereka dari waktu
kewaktu, sehingga mereka dapat memferifikasi akurasinya dan membuat
koreksi-koreksi jika diperlukan