BAB I

PENDAHULUAN

1.      LATAR BELAKANG
Siklus manajemen sumber daya manusia (MSDM/penggajian) – human resources
management (HRM)/payroll cycle adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pengolahan
data terkait yang terus-menerus berhubungan dengan mengelola kemampuan pegawai secara
efektif. Tugas-tugas yang lebih penting meliputi :
1.      Merekrut dan mempekerjakan para pegawai baru
2.      Pelatihan
3.      Penugasan pekerjaan
4.      Kompensasi (penggajian)
5.      Evaluasi kinerja
6.      Mengeluarkan pegawai karena penghentian yang sukarela maupun tidak

Tugas 1 dan 6 dilakukan hanya sekali pada setiap pegawao, sementara tugas 2 sampai 5
dijalankan berulang-ulang selama seorang pegawai bekerja untuk perusahaan tersebut. Pada
kebanyakan perusahaan, keenam aktivitas ini dibagi ke dalam dua sistem terpisah. Tugas 4,
kompensasi pegawai, merupakan fungsi utama sistem penggajian. Sistem MSDM
menjalankan lima tugas lainnya. Pada banyak perusahaan, kedua sistem tersebut dikelola
secara terpisah. Sistem MSDM biasanya merupakan tanggung jawab dari direktur sumber
daya manusia, sementara pengawas mengelola sistem penggajian. Meski demikian, sistem
ERP menggabungkan kedua set aktivitas tersebut.

Bab ini utamanya membahas tentang sistem penggajian karena para akuntan biasanya
bertanggung jawab atas fungsi ini. Kita mulai dengan menjelaskan desain dari sistem
MSDM/penggajian terintegrasi dan membahas pengendalian-pengendalian dasar yang
diperlukan untuk memastikan bahwa sistem tersebut memberikan pihak manajemen dengan
informasi yang reliabel dan memastikan bahwa sistem tersebut mematuhi peraturan
pemerintah. Kemudian akan dijelaskan secara mendetail tentang setiap aktivitas mendasar
siklus penggajian. Kita menutupnya dengan sebuah diskusi pilihan untuk pengalihdayaan
(outsourcing) baik fungsi penggajian mapun MSDM.

1
2.      RUMUSAN MASALAH :

1.      Apa saja ancaman yang dialami dalam sistem informasi siklus MSDM/penggajian ?

2.      Apakah yang menjadi aktivitas dalam siklus penggajian ini ?

3.      TUJUAN :
1.      Menjelaskan aktivitas-aktivitas bisnis utama dan operasi pemrosesan informasi terkait
yang dijalankan dalam siklus manajemen sumber daya manusia (MSDM)/penggajian.
2.      Mendiskusikan pembuatan keputusan-keputusan penting dalam siklus
MSDM/penggajian dan mengidentifikasi informasi yang diperlukan untuk membuat
keputusan-keputusan tersebut.
3.      Mengidentifikasi ancaman-ancaman utama dalam siklus MSDM/penggajian dan
mengevaluasi kelengkapan berbagai prosedur pengendalian internal untuk
menghadapi ancaman tersebut

2
 BAB II
PEMBAHASAN

SIKLUS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DAN PENGGAJIAN

A.      Sistem Informasi Siklus MSDM/Penggajian
Aktivitas-aktivitas terkait MSDM (informasi mengenai perekrutan, pemecatan,
pemindahan, pelatihan, dsb) dan kumpulan informasi mengenai penggunaan waktu pegawai
yang terjadi setiap hari. Penggajian merupakan suatu aplikasi berkelanjutan yang diproses
dengan modus dengan modus batch.

·         Tinjauan Proses MSDM dan Kebutuhan Informasi

Dalam organisasi jasa profesional, seperti Kantor Akuntan Publik (KAP) dan biro hukum,
pengetahuan dan keahlian pegawai merupakan komponen utama dari produk perusahaan, dan
biaya tenaga kerja menunjukkan biaya utama yang dihasilkan dalam menghasilkan
pendapatan. Bahkan, pada perusahaan manufaktur, dimana baiaya tenaga kerja langsung
hanya menunjukkan sebagian dari total biaya langsung, para pegawai adalah pemicu biaya
utama yang kualitas pekerjaannya memengaruhi produktivitas secara keseluruhan mapun
tingkat cacat produk.

Untuk memanfaatkan pegawai perusahaan secara efektif, sistem MSDM/penggajian harus

mengumpulkan dan menyimpan informasi yang dibutuhkan para manajer untuk menjawab
berbagai pertanyaan-pertanyaan berikut :
1.      Berapa banyak pegawai yang diperlukan sebuah organisasi untuk mencapai rencana
strategisnya?
2.      Pegawai mana yang memiliki keahlian khusus?
3.      Keahlian mana yang pasokannya sedikit? Keahlian mana yang pasokannya berlebih ?
4.      Seberapa efektif program pelantikan terkini dalam memelihara dan meningkatkan tingkat
keahlian pegawai?
5.      Apakah keseluruhan kinerja meningkat atau menurun ?
6.      Apakah ada masalah-masalah dengan perputaran, keterlambatan, atau ketidakhadiran?
Untuk menggunakan pengetahuan dan kemampuan para pegawai secara lebih efektif,
banyak organisasi berinvestasi pada sistem manajemen pengetahuan. Sistem manajemen
pengetahuan adalah perangkat lunak yang menyimpan dan mengelola keahlian yang dimiliki

3
 oleh pegawai individu sehingga pengetahuan tersebut dapat dibagikan dan digunakan oleh
yang lain.
Sebagai contoh, kantor konsultan profesional sering menyediakan jasa yang serupa ke
banyak klien yang berbeda. Perangkat lunak manajemen pengetahuan kemungkinan para
konsultan untuk menyimpan solusi-solusi mereka terhadap masalah tertentu dalam sebuah
database yang dibagikan.
Penggunaan ulang atas pengetahuan tersebut menghemat waktu pada kesempatan di
masa depan akses terhadap database yang dibagikan juga memungkinkan para pegawai untuk
belajar dari kolega-kolega yang tersebar secara geografis yang telah memiliki pengalaman
sebekumnya dalam mengatasi suatu permasalahan tertentu.
Sebagai tambahan atas biaya langsung yang terkait dengan proses perekrutan
(pengiklanan, pengecekan latar belakang, wawancara kandidat, dsb), terdapat pula biaya-
biaya yang terkait dengan mempekerjakan tenaga bantuan sementara, melatih para pegawai
baru dan mengurangi produktivitas para pegawai baru sampai mereka sepenuhnya
mempelajari bagaimana melakukan seorang pegaawai pada sekitar 1,5 kali gaji tahunan.
Akibatnya, organisasi yang mengalami tingkat perputaran (turnover) pegawai dibawah rata-
rata industri memperoleh penghematan biaya yang memadai dibandingkan para pesaing
dengan tingkat perputaran yang lebih tinggi.
Sebagai contoh, organisasi-organisasi konsultan profesional biasanya telah
menyarankan beberapa level perputaran karena mereka percaya hal tersebut memberikan
sebuah sumber penting atas ide-ide baru. Kuncinya adalah mengendalikan dan mengelola
tingkat perputaran, sehingga tidak mengalami kelebihan.
Semangat pegawai yang rendah menciptakan biaya dinancial ketika dihasilkan dalam
perputaran. Sebaliknya, terdapat peningkatan bukti bahwa semangat pegawai yang tinggi
memberikan manfaat finansial.

·           Ancaman dan Pengendalian

Data induk pegawai yang tidak akurat dapat mengakibatkan penentuan staf yang
berlebih atau kurang. Hal itu juga dapat menciptakan ketidakefisIenan yang berkaitan dengan
penugasan pegawai untuk menjalankan tugas yang tidak sepenuhnya dikuasainya.
Ketidakakuratan data induk penggajian yang mengakibatkan kesalahan pada pembayaran
pegawai dapat menciptakan masalah-masalah semangat kerja yang signifikan. Sebagai
tambahan, organisasi tersebut mungkin menanggung denga untuk kesalahan yang dibuat
dalam pembayaran pajak penggajian. Kesalahan pada data mengenai penggunaan waktu

4
pegawai dapat mengakibatkan evaluasi kinerja yang tidak akurat dan kekeliruan dalam
perhitungan biaya produk dan jasa organisasi.

Salah satu cara untuk mengurangi ancaman ketidakakuratan atau tidak validnya data
induk, yaitu menggunakan berbagai pengendalian integritas pemrosesan yang didiskusikan.
Penting juga untuk membatasi akses terhadap data tersebut dan mengatur sistem, sehingga
hanya para pegawai terotorasi yang dapat membuat perubahan terhadap data induk.
Pembatasan ini memerlukan perubahan pada pengaturan dasar atas peran pegawai dalam
sistem ERP untuk membagi tugas yang tidak sesuai dengan tepat.
Pengaturan dasar dari banyak sistem mengizinkan staf penggajian tidak hanya
membaca, tetapi juga mengubah informasi gaji pada file induk penggajian pegawai.
Meskipun prosedur-prosedur untuk memodifikasi pengaturan divariasikan ke dalam paket-
paket perangkat luank yang berbeda, untuk mengetahui perubahan apa yang sebaiknya
dilakukan hanya memerlukan pemahaman yang mendalam atas pemisahan tugas secara tepat
terhadap proses bisnis yang berbeda-beda. Meski demikian, pengendalian preventif tidak
pernah 100% efektif.
Ancaman umum kedua dalam siklus MSDM/penggajian adalah pengungkapan yang
tidak diotorisasi atas informasi sensitif, seperti gaji dan evaluasi kinerja untuk pegawai
individu. Prosedur pengendalian terbaik untuk mengurangi risiko pengungkapan data
penggajian yang tak terotorisasi adalah menggunakan autentikasi multifaktor dan
pengendalian keamanan disik untuk membatasi akses data induk MSDM/penggajian hanya
kepada para pegawai yang memerlukan akses tersebut untuk menjalankan pekerjaan mereka.
Penting pula untuk mengatur sistem agar membatasi pegawai dalam penggunaan build-in
query milik sistem yang secara tidak langsung mengakses informasi sensitif.
Ancaman umum ketiga dalam siklus MSDM/penggajian terkait dengan hilang atau
rusaknya data induk. Cara terbaik untuk mengurangi risiko atas ancaman ini adalah
menggunakan backup dan prosedur pemulihan bencana.
Ancaman umum keempat dalam siklus MSDM/penggajian adalah mempekerjakan
pegawai yang tidak berkualifikasi dapat meningkatkan biaya produksi dan mempekerjaan
seorang pegawai yang merupakan seorang pencuri dapat menimbulkan pencurian aset. Kedua
pegawai tersebut tepatnya dapat ditanggulangi dengan prosedur perekrutan yang sesuai. Para
kandidat harus diminta untuk menandatangi sebuah pernyataan dalam formulir lamaran kerja
yang menegaskan tentang keakuratan indormasi yang diberikan oleh kandidat serta

5
 memberikan persetujuan kepada perusahaan untuk mengecek latar belakang menyeluruh atas
surat keterangan kerja dan riwayat pekerjaannya.
Ancaman umum kelima dalam siklus MSDM/penggajian adalah pelanggaran atas
hukum dan peraturan terkait perekrutan dan pemecatan pegawai secara tepat. Pemerintah
memberikan sanksi yang berat pada perusahaan yang melanggar ketentuan hukum
ketenagakerjaan. Organisasi tersebut juga dapat dikenakan gugatan sipil oleh orang yang
dinyatakan sebagai korban diskriminasi ketenagakerjaan. Prosedur pengendalian terbaik
untuk mengatasi masalah-masalah potensial tersebut adalah mendokumentasikan secara
cermat seluruh tindakan terkait pemberitahuan untuk tujuan perekrutan dan proses
memperkerjakan pegawai baru serta pemecatan pegawai.

B.      Aktivitas Siklus Penggajian

Figur 15-2 menyajikan sebuah diagram konteks sistem penggajian. Diagram konteks
tersebut menunjukkan ada lima sumber utama input pada sistem penggajian. Departemen
MSDM memberikan informasi mengenai perekrutan, pemberhentian, dan perubahan tingkat
pembayaran (kenaikan gaji dan promosi jabatan). Para pegawai mengajukan perbuahan
terkait potongan yang mereka tentukan secara bebas (misalnya, iuran untuk dana pensiun).
Departemen-departemen memberikan data mengenai jan kerja aktual para pegawai para
petugas pemerintahan memberikan tingkat pajak dan isntruksi untuk memenuhi ketentuan
peraturan. Begitu pula dengan perusahaan asuransi serta organisasi lain yang memberikan
instruksinya agar menghitung dan membayarkan berbagai potongan gaji untuk pembayaran
pajak.
            Figur 15-2 menunjukkan bahwa sejumlah cek (yang mungkin elektronik) merupakan
output utama sistem penggajian. Cek penggajian dikirim ke bank dengan tujuan untuk
mentransfer/memindahkan dana dari rekening umum perusahaan ke rekening penggajian
perusahaan. Sejumlah cek juga diberikan ke agen-agen pemerintah, perusahaan asuransi dan
organisasi lain untuk memenuhi kewajiban perusahaan (seperti pajak, premi asuransi).

·                Memperbarui Database Induk Penggajian

Aktivitas pertama dalam siklus MSDM/penggajian melibatkan pembaruan database

induk penggajian yang merefleksikan berbagai jenis perubahan yang diajukan secara internal:
perekrutan baru, pemberhentian, perubahan dalam tingkat bayaran, atau perubahan dalam gaji

6
tertahan yang ditetapkan. Selain itu, secara berkala data induk perlu diperbarui untuk
menunjukkan perubahan-perubahan tarif pajak dan potongan untuk asuransi.

FIGUR 15-2 Diagram Konteks Bagian Penggajian dari Siklus MSDM/Penggajian

PROSES. Figur 15-1 menunjukkan bahwa departemen MSDM bertanggung jawab untuk
memperbaharui database penggajian untuk perubahan yang diajukan secara internal terkait
ketenagakerjaan, sedangkan departemen penggajian memperbarui informasi mengenai tarif
pajak dan potongan penggajian lainnya ketika ia menerima pemberitahuan perubahan dari
berbagai unit pemerintahan dan perusahaan asuransi.
                        Catatan-catatan atas pegawai yang keluar atau dipecat sebaiknya tidak dihapus
dengan segara karena beberapa laporan pajak akhir tahun, termasuk formulir W-2,
memerlukan data mengenai seluruh pegawai yang bekerja pada organisasi selama tahun
tersebut
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN. Pemisahan tugas secara tepat merupakan prosedur
pengendalian utama untuk menghadapi ancama tersebut. Para pegawai departemen MSDM
sebaiknya tidak secara langsung ikut serta dalam pemrosesan penggajian atau pendistribusian
cek gaji. Pemisahan tugas ini mencegah seseorang yang memiliki akses-akses terhadap cek
gaji untuk menciptakan pegawai fiktif atau mengubah tingkat bayaran dan kemudian
mengambil cek-cek palsu tersebut. Selain itu, seluruh perubahan terhadap file induk
penggajian tersebut harus diperiksa dan disetujui oleh seseorang, yaitu selain pihak yang
merekomendasikan perubahan tersebut.
                        Pengendalian akses sistem penggajian penting. Sistem terebut seharusnya
diatur untuk membandingkan ID pengguna dan kata sandi dengan sebuah matriks.
Pengendalian akses yang menjelaskan tindakan apa yang diperbolehkan untuk dijalankan
setiap pegawai dan mengonfirmasikan file apa yang diperbolehkan untuk diakses setiap
pegawai.
                        Ancaman lainnya adalah ketidakakuratan dalam memperbarui data induk
penggajian sehingga dapat menghasilkan kesalahan dalam pembayaran pegawai dan denda
karena tidak membayarkan jumlah yang benar atas pajak penggajian kepada pemerintah.
Untuk mengatasi ancaman ini, pengendalian integritas pemrosesan secara tepat yang
didiskusikan  dengan  pengecekan validitas pada nomor pelanggan dan uji kelayakan
terhadap perubahan yang sedang dibuat, sebaiknya diterapkan ke seluruh transaksi-transaksi

7
 perubahan penggajian. Selain itu, memiliki laporan pemeriksaan manajer departemen sebuah
cara yang tepat waktu untuk mendeteksi kesalahan.

·         Memvalidasi Data Waktu dan Kehadiran

Langkah kedua dalam siklus penggajian adalah memvalidasi setiap data waktu dan
kehadiran pegawai.
PROSES.  Bagi para pegawai yang dibayar berdasarkan jam, banyak perusahaan
menggunakan kartu waktu (time card) untuk mencatat waktu kedatangan dan keberangkatan
pegawai setiap harinya.
Perusahaan manufaktur juga menggunakan kartu jam kerja untuk mencatat data secara
mendetail mengenai bagaimana para pegawai menggunakan waktu mereka (yaitu pekerjaan
apa yang mereka lakukan). Para profesional pada organisasi jasa seperti KAP; kantor hukum,
dan kantor konsultan dengan cara yang sama melacak waktu yang mereka habiskan untuk
melakukan berbagai tugas dan bagi klien yang sama saja, mereka mencatat data-data tersebut
dalam lembar waktu (time sheet).
Penggunaan intensif, komisi dan bonus memerlukan penautan sistem penggajian dan
sistem informasi atas penjualan dan siklus lainnya guna mengumpulkan data yang digunakan
untuk menghitung bonus. Selain itu, skema bonus/intensid harus secara tepat didesain dengan
tujuan realistis yang dapat dicapai, sehingga secara objektif dapat diukur.
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN. Ancaman utama terhadap aktivitas penggajian
adalah data waktu dan kehadiran yang tidak akurat. Ketidakakuratan dalam catatan waktu dan
kehadiran wapat mengakibatkan biaya tenaga kerja yang meningkat dan laopran biaya tenaga
kerja yang keliru. Ketidakakuratan gaji jasa tenaga kerja yang tak terbayarkan.
Otomatisasi data sumber dapat mengurangi risiko kesalahan yang tidak diinginkan
dalam pengumpulan data waktu dan kehadiran. Menggunakan teknologi untuk menangkap
data waktu dan kehadiran juga dapat meningkatkan produktivitas dan memotong biaya.
Penghematan beberapa menit untuk setiap pegawai mungkin tidak terdengar begitu
menarik, tetpai ketika dikalikan dengan ribuan pegawai dalam sebuah industri dengan margin
laba yang kurang dari 1%, efeknya pada lini bawah dapat menjadi signifikan. Otomatisasi
data sumber juga dapat digunakan untuk mengumpulkan data waktu dan kehadiran staf jasa
profesional.
Teknologi Informasi (TI) juga dapat mengurangi risiko ketidakakuratan yang
disengaja untuk data waktu dan kehadiran. Sebagai contoh, beberapa perusahaan manufaktur

8
 saat ini menggunakan teknik autentifikasi biometri. Tujuannya adalah  utnuk mencegah
pegawai meninggalkan pekerjaan lebih dini serta mencegah adanya seornag rekan kerja yang
salah mencatat bahwa orang tersebut ada ditempat kerja. Data kartu waktu yang digunakan
untuk menghitung penggajian, harus direkonsiliasi terhadap data kartu jam kerja yang
digunakan untuk tujuan penentuan biaya dan manajerial, semuanya dilakukan oleh seseorang
yang tidak terlibat dalam pembuatan data tersebut.

·         Menyiapkan Penggajian
PROSES . Pertama, transaksi penggajian diedit dan transaksi yang divalidasi kemudiann 
disortir berdasarkan nomor pegawai. Jika organisasi memproses penggajian dari beberapa
divisi, setiap file transaksi penggajian juga harus digabungkan.
Potongan penggajian dibagi ke dalam dua kategori umum: potongan pajak gaji dan
potongan sukarela. Potongan pajak gaji meliputi penghasilan negara, negara bagian, dan
daerah, begitu pula pajak Social Security. Potongan sukarela meliputi iuran dana pensiun;
premi asuransi jiwa, kesehatan, dan asuransi kecacatan; iuran serikat; dan kontribusi untuk
berbagai sumbangan amal.
Ketika gaji bersih dihitung, dasar year-to-date untuk gaji kotor, potongan, dan gaji
bersih dalam setiap catatan pegawai pada file induk penggajian pada file induk penggajian
diperbarui. Pertama, karena potongan pajak Social Security dan potongan lainnya memiliki
pidah batas (cut off), perusahaan harus tahu kapan untuk memastikan bahwa jumlah pajak
dan potongan lain yang sesuai dibayarkan ke petugas pemerinthana, perusahaan asuransi, dan
organisasi lain. Informasi ini juga harus disertakan dalam berbagai laporan yang diajukan ke
petugas-petugas tersebut. Daftar penggajian atau register penggajian mencantumkan gaji
kotor setiap pegawai, potongan penggajian, dan gaji bersih dalam format multikolom. Daftar
ini juga berlaku sebagai dokumentasi pendukung untuk mengotorisasi transfer dana ke
rekening pengecekan penggajian organisasi. Daftar potongan memuat potongan sukarela
lainnya bagi setiap pegawai.
Terakhir, sistem mencetak cek gaji pegawai. Cek gaji ini biasanya menyertakan
sebuah laporan pendapatan yang memuat jumlah gaji kotor, potongan dan gaji bersih untuk
periode terkini serta total year-to-date untuk masing-masing kategori.
Sistem penggajian juga menghasilkan sejumlah laporan mendetaik. Beberapa dari
laporan umum untuk penggunaan internal, tetapi kebanyakan dari laporan digunakan oleh
petugas-petugas pemerintahan. Akibatnya, bagian MSDM/penggajian dari sistem ERP

9
menyediakan sarana ekstensif untuk memenuhi persyaratan pelaporan pemerintah negara,
negara bagian dan daerah.

10
 BAB III
PENUTUPAN

KESIMPULAN

Sistem informasi MSDM/penggajian terdiri atas dua subsistem yang saling berhubungan,
tetapi terpisah: MSDM dan penggajian. Sistem MSDM mencatat dan mengolah data
mengenai aktivitas perekerutan, pelatihan, penugasan, pengevaluasian, dan pemberhentian
pegawai. Sistem penggajian mencatat dan mengolah data yang digunakan untuk membayar
para pegawai atau jasa mereka.
Sistem MSDM/penggajian harus didesain untuk mematuhi banyaknya regulasi
pemerintah baik itu pajak maupun praktik ketenagakerjaan. Selain itu, pengendalian yang
memadai harus tersedia untuk mencegah (1) kelebihan dalam pembayaran pegawai karena
data waktu dan kehadiran yang tidak valid (disajikan lebih) dan (2) membayar cek gaji ke
pegawai fiktif. Kedua ancaman ini dapat diminimalkan dengan pemisahan tugas yang tepat,
secara spesifik dengan membuat fungsi-fungsi berikut yang dijalankan oleh individu yang
berbeda:
1.      Mengotorisasi dan membuat perubahan terhadap file induk penggajian untuk kegiatan-
kegiatan seperti perekrutan, pemecatan, dan kenaikan gaji.
2.      Mencatat dan memverifikasikan waktu kerja pegawai
3.      Menyiapkan cek gaji
4.      Mendistribusikan cek gaji
5.      Merekonsiliasikan rekening bank penggajian
Meskipun sistem MSDM dan penggajian secara tradisional telah dipisahkan, banyak
perusahaan termasuk AOE, mencoba mengintegrasikannya untuk mengelola sumber daya
manusia dengan efektif serta memberikan para pegawai dengan manfaat dan layanan yang
lebih baik.

11
 DAFTAR PUSTAKA

B.Romney, Marshall.,& Paul John Steinbart. (2014). SistemInformasiAkuntansi (Edisi

ke-13).Jakarta: PenerbitSalembaEmpat.

12