Human Resources Processes With ERP

Pendahuluan
Departemen Sumber Daya Manusia memiliki tanggung jawab sebagai berikut:
- Menarik, memilih, dan mempekerjakan karyawan baru menggunakan informasi dari
resume, referensi, dan wawancara pribadi.
- Mengkomunikasikan informasi mengenai posisi dan karyawan baru di seluruh organisasi
dan di luarnya.
- Memastikan bahwa karyawan memiliki pendidikan, pelatihan, dan sertifikasi yang tepat
untuk menyelesaikan tugasnya dengan baik.
- Menangani masalah yang terkait dengan perilaku karyawan.
- Memastikan karyawan memahami tanggung jawab pekerjaan mereka.
- Meninjau kinerja karyawan dan menentukan kenaikan gaji dan bonus.
- Mengelola gaji dan tunjangan yang diberikan kepada setiap karyawan dan memastikan
bahwa tunjangan yang tepat telah diberikan kepada karyawan baru dan saat ini.
- Mengkomunikasikan perubahan gaji, tunjangan, atau kebijakan kepada karyawan.
- Mendukung rencana manajemen untuk perubahan organisasi (ekspansi, pensiun,
reorganisasi, dan sebagainya) sehingga tersedia karyawan yang kompeten untuk
mendukung proses bisnis

Masalah Proses Sumber Daya Manusia Fitter

Fitter Snacker's hanya memiliki tiga karyawan di Departemen Sumber Daya Manusia, dan
beberapa masalah muncul hanya karena banyaknya dan variasi tanggung jawab departemen
(mulai dari mempekerjakan dan memberhentikan hingga mengelola tunjangan kesehatan) serta
jumlah orang yang berinteraksi dengan Sumber Daya Manusia. Kurangnya integrasi di antara
semua departemen seringkali mengakibatkan informasi yang tidak akurat, ketinggalan zaman, dan
tidak konsisten. Seperti halnya departemen Fitter lainnya, sistem informasi Sumber Daya Manusia
tidak terintegrasi dengan baik dengan sistem informasi perusahaan lainnya. Departemen
bergantung banyak pada catatan kertas dan sistem pengarsipan manual, yang menimbulkan
masalah karena informasi tidak dapat diakses atau mudah dianalisis. Proses perekrutan,
perekrutan, dan penempatan kerja Departemen Sumber Daya Manusia akan beroperasi lebih
efisien dengan sistem informasi yang terintegrasi.

Proses Rekrutmen
Masalah dapat terjadi selama proses perekrutan Fitter. Pertama, deskripsi kualifikasi
pekerjaan yang dibutuhkan mungkin tidak lengkap atau tidak akurat—terkadang karena supervisor
terburu-buru, terkadang karena supervisor tidak mengetahui semua fungsi yang dibutuhkan untuk
posisi tersebut, dan terkadang karena supervisor berasumsi bahwa semua kandidat akan memiliki

Muhammad Fernaldy Angghada N. Rachman (A062211030)

Human Resources Processes With ERP

keterampilan dasar tertentu. Kedua, jika formulir lowongan kerja hilang atau tidak diarahkan
dengan benar, Departemen Sumber Daya Manusia tidak akan mengetahui bahwa posisi tersebut
tersedia, sedangkan supervisor menganggap bahwa dokumen sedang dalam proses. Ketika ini
terjadi, departemen dapat berakhir dengan kekurangan tenaga, menciptakan masalah produktivitas
serta kemungkinan ketegangan atau permusuhan antar departemen. Jelas, masalah ini lebih
mungkin terjadi ketika lowongan pekerjaan diedarkan melalui kertas. Dengan sistem informasi
yang terintegrasi, informasi pekerjaan segera tersedia dan lebih mudah untuk dipantau. Masalah
perekrutan serius lainnya yang terkait dengan proses perekrutan berbasis kertas adalah potensi
hilangnya kandidat yang baik karena praktik perekrutan yang berlarut-larut atau kehilangan data.

Proses Wawancara dan Perekrutan

Banyak masalah Fitter dalam proses wawancara dan perekrutan berkaitan dengan arus
informasi dan komunikasi. Fitter tidak memiliki perangkat lunak kalender janji temu grup, yang
memungkinkan staf Sumber Daya Manusia dengan mudah menemukan waktu ketika semua
personel kunci akan tersedia untuk mewawancarai seorang kandidat. Kalender janji temu grup
(tersedia dalam sistem email dan sistem ERP seperti SAP) memungkinkan pengguna untuk
memeriksa kalender orang lain untuk menjadwalkan rapat. Tanpa alat kalender seperti itu,
menjadwalkan wawancara sering kali merupakan proses yang rumit, yang mengharuskan
karyawan Sumber Daya Manusia untuk mengoordinasikan jadwal wawancara antara kandidat dan
personel yang sesuai di Fitter. Karena ini dilakukan melalui email dan telepon, diperlukan waktu
berhari-hari dan terkadang berminggu-minggu untuk menjadwalkan wawancara. Masalah serupa
terjadi setelah wawancara selesai. Mengumpulkan umpan balik dari semua pihak yang terlibat dan
memeringkat kandidat membutuhkan waktu dan mungkin memerlukan beberapa kali pertemuan.
Mengelola pengaturan perjalanan dan mengganti biaya perjalanan kandidat juga merupakan tugas
yang rumit. Lebih dari sekali, Fitter telah kehilangan kandidat yang menjanjikan ke perusahaan lain
karena keterlambatan dalam proses wawancara dan perekrutan Fitter.

Tugas SDM Setelah Perekrutan

Fitter tidak memiliki sistem informasi yang efektif, maka sulit untuk mengelola data evaluasi
kinerja. Hal ini membuat Departemen Sumber Daya Manusia lebih sulit untuk mengidentifikasi
masalah dengan karyawan dan mengambil tindakan korektif (seperti konseling kinerja atau
transfer) sebelum masalah mengarah pada pemutusan hubungan kerja. Dengan sistem berbasis
kertas di Fitter, file karyawan hanya dapat dilihat oleh satu orang pada satu waktu, dan file

Muhammad Fernaldy Angghada N. Rachman (A062211030)

Human Resources Processes With ERP

karyawan mungkin hilang—sementara atau permanen. Selain itu, sulit untuk mempertahankan
kontrol yang tepat atas informasi pribadi yang sensitif jika disimpan dalam arsip kertas.

Sumber Daya Manusia Dengan Software ERP

Modul SAP ERP SDM menyediakan alat untuk mengelola peran dan tanggung jawab
organisasi, definisi, informasi pribadi karyawan, dan tugas yang terkait dengan manajemen waktu,
penggajian, manajemen perjalanan, dan pelatihan karyawan.
Sebagian besar perusahaan memiliki bagan atau rencana organisasi yang membantu
menentukan tanggung jawab manajemen. Tanpa sistem ERP, bagan organisasi biasanya hanya
mendefinisikan hubungan manajerial di antara karyawan. Dengan sistem ERP, dimungkinkan
untuk membuat bagan organisasi dengan lebih detail yang mendukung tugas-tugas sumber daya
manusia, seperti merekrut karyawan dan merencanakan perubahan organisasi.
SAP ERP menyediakan alat Organisasi dan Rencana Kepegawaian yang digunakan untuk
menentukan struktur manajemen perusahaan dan posisi dalam struktur organisasi secara
keseluruhan. Alat Organisasi dan Rencana Kepegawaian juga menyebutkan orang yang
memegang setiap posisi.
SAP ERP membedakan antara orang, tugas, pekerjaan, dan posisi. Di SAP, seseorang
adalah individu unik yang memegang posisi dan melakukan tugas, yang merupakan tanggung
jawab yang diberikan terkait dengan pekerjaan atau posisi tertentu. Tugas dapat diberikan ke suatu
posisi secara langsung, atau dapat dikelompokkan bersama dalam suatu pekerjaan. Pekerjaan
adalah klasifikasi umum tugas yang secara rutin dilakukan bersama-sama. Misalnya, tugas kepala
departemen dapat ditentukan dengan menugaskannya seperti meninjau kinerja karyawan dan
menyiapkan laporan anggaran bulanan.
Jabatan adalah tugas individu karyawan dalam organisasi. Tugas dapat diberikan langsung
ke suatu posisi, atau dapat ditugaskan ke posisi tersebut dengan menugaskan pekerjaan ke posisi
itu. Misalnya, posisi manajer pembelian dapat ditentukan dengan tugas kepala departemen yang
ditugaskan padanya. Manajer pembelian kemudian akan bertanggung jawab untuk meninjau
kinerja karyawan dan menyiapkan tugas laporan anggaran bulanan. Posisi manajer pembelian juga
dapat memiliki tugas seperti meninjau pengeluaran bulanan yang ditugaskan kepadanya secara
langsung.
Jika tugas yang terkait dengan pekerjaan dan posisi didefinisikan dengan baik dan terkini,
perekrut dalam sumber daya manusia dapat lebih mudah menentukan apakah kandidat memiliki
kualifikasi yang diperlukan untuk suatu pekerjaan. Menentukan kompensasi yang sesuai untuk
suatu posisi juga disederhanakan jika tugas yang diperlukan untuk setiap posisi di perusahaan
didefinisikan secara jelas dan konsisten.

Muhammad Fernaldy Angghada N. Rachman (A062211030)

Human Resources Processes With ERP

Data SDM yang lengkap dan akurat memudahkan tugas seorang manajer. Alat Desktop
Manajer dalam modul Sumber Daya Manusia SAP menyediakan akses ke semua data dan
transaksi sumber daya manusia di satu lokasi.
Data sumber daya manusia mencakup informasi pribadi karyawan, jadi mengontrol akses
ke data tersebut sangatlah penting. Keuntungan dari sistem informasi terintegrasi dibandingkan
sistem berbasis kertas adalah bahwa pengendalian akses ke data dilakukan secara otomatis;
manajer dapat menggunakan sistem untuk menentukan pengguna mana yang harus memiliki
akses ke berbagai data.

Fitur Lanjutan SAP ERP SDM

Membahas secara rinci banyak proses Sumber Daya Manusia SAP berada di luar cakupan
teks ini; namun, beberapa fitur lanjutan dari modul Sumber Daya Manusia, termasuk manajemen
waktu, pemrosesan penggajian, manajemen perjalanan, dan koordinasi pelatihan dan
pengembangan disajikan di bagian berikut.

Manajemen Waktu
Modul SAP ERP SDM menggunakan Cross Application Time Sheets (CATS) untuk
mencatat waktu kerja karyawan dan memberikan data ke modul lain, antara lain sebagai berikut:
- SAP Controlling module – memonitor dan mengelola biaya.
- SAP Payroll module – menghitung gaji karyawan; data penggajian kemudian ditransfer ke
modul Akuntansi Keuangan untuk pemrosesan penggajian (menerbitkan cek gaji serta
melakukan pembayaran pajak, pembayaran asuransi kesehatan, iuran pensiun, dll.)
- SAP Production Planning module – menentukan apakah tenaga kerja cukup tersedia
untuk mendukung rencana produksi.

Pemrosesan Penggajian
Proses penentuan gaji setiap karyawan disebut proses penggajian. Dalam menjalankan
penggajian, sistem SAP ERP mengevaluasi data input dan mencatat setiap perbedaan dalam log
kesalahan. Karyawan penggajian meninjau log kesalahan, membuat koreksi yang diperlukan, dan
mengulangi proses penggajian sampai tidak ada kesalahan yang dicatat. Kemudian proses
penggajian digunakan untuk menghasilkan laporan pembayaran karyawan, memproses transfer
dana elektronik ke rekening bank karyawan individu, menyerahkan pembayaran pajak ke entitas
pemerintah yang sesuai, dan melakukan perhitungan lain yang dipersyaratkan oleh sumber daya
manusia dan akuntansi.

Manajemen Perjalanan

Muhammad Fernaldy Angghada N. Rachman (A062211030)

Human Resources Processes With ERP

Sistem Manajemen Perjalanan SAP ERP memfasilitasi proses ini dengan memelihara data
perjalanan untuk setiap karyawan—termasuk preferensi penerbangan, hotel, dan mobil—dan
mengintegrasikan data ini dengan modul Penggajian (untuk mengelola penggantian biaya) dan
dengan modul Akuntansi dan Pengendalian Keuangan (untuk mencatat biaya perjalanan).
Perusahaan yang menggunakan sistem SAP ERP Travel Management juga dapat menggunakan
aplikasi berbasis Web yang memungkinkan karyawan untuk mengirimkan laporan pengeluaran
melalui browser Web.

Koordinasi Pelatihan dan Pengembangan

Dalam sistem SAP ERP, pengembangan karyawan didorong oleh kualifikasi dan
persyaratan. Persyaratan adalah keterampilan atau kemampuan yang terkait dengan suatu
jabatan, sedangkan kualifikasi adalah keterampilan atau kemampuan yang terkait dengan
karyawan tertentu. Persyaratan dan kualifikasi mengacu pada konsep yang sama dari perspektif
yang berbeda. Dengan menggunakan alat Pengembangan Personalia SAP, seorang manajer
dapat membandingkan kualifikasi karyawan dengan persyaratan untuk posisi yang dicita-citakan
karyawan. Perbandingan ini memungkinkan manajer untuk mengidentifikasi kesenjangan dan
merencanakan upaya pengembangan dan pelatihan untuk menutup kesenjangan tersebut. Ini juga
dapat berfungsi sebagai dasar untuk evaluasi karyawan, dan dapat membantu memotivasi
karyawan dengan memberikan tujuan dan sarana untuk mencapainya.

Tambahan Fitur SAP ERP SDM

Staf sumber daya manusia harus mengikuti perkembangan sosial, teknologi, dan legislatif
yang berubah dengan cepat yang mempengaruhi dunia usaha. Karena itu, modul Sumber Daya
Manusia SAP telah diperluas untuk menyertakan fitur-fitur yang membantu manajer dengan tugas-
tugas sumber daya manusia yang baru-baru ini menjadi penting bagi perusahaan.

 Manajemen Waktu Mobile

Banyak karyawan, terutama tenaga penjualan yang menghabiskan banyak waktu di
jalan, mungkin tidak memiliki akses rutin ke PC. Alat Manajemen Waktu Seluler SAP
memungkinkan karyawan untuk menggunakan ponsel cerdas atau perangkat seluler
lainnya untuk mencatat waktu kerja mereka, mencatat ketidakhadiran, atau memasukkan
permintaan cuti.

 Manajemen Cuti Keluarga dan Medis

Modul Sumber Daya Manusia meringankan beberapa beban administrasi yang
dikenakan oleh Undang-Undang Cuti Keluarga dan Medis federal (FMLA) tahun 1993.
Perusahaan dapat memprogram modul Sumber Daya Manusia untuk menentukan apakah

Muhammad Fernaldy Angghada N. Rachman (A062211030)

Human Resources Processes With ERP

seorang karyawan memenuhi syarat untuk mengambil cuti FMLA dan secara otomatis
mengurangi ketidakhadiran tersebut dari cuti karyawan yang diperbolehkan.

 Pengelolaan Manfaat Mitra Domestik

Banyak perusahaan memberikan keuntungan bagi mitra dalam negeri (belum
menikah). Modul Sumber Daya Manusia sekarang mendukung pengelolaan manfaat bagi
mitra rumah tangga dan anak-anak mereka. Sistem ini memberi perusahaan lebih banyak
fleksibilitas dalam menyesuaikan pilihan cakupan tanggungan untuk rencana kesehatan,
kelayakan untuk pendaftaran tanggungan, dan penunjukan penerima manfaat.

 Administrasi Insentif Jangka Panjang

Sebuah hasil dari Sarbanes-Oxley Act adalah bahwa perusahaan harus
memperhitungkan biaya yang diharapkan yang akan terjadi sebagai akibat dari insentif
karyawan jangka panjang, seperti opsi saham. Modul Sumber Daya Manusia memberikan
lebih banyak pilihan untuk memproses insentif jangka panjang. Misalnya, modul SAP
Payroll memungkinkan perusahaan menghitung pajak secara akurat ketika karyawan
menggunakan opsi saham dan menjual saham mereka di perusahaan. Modul Sumber
Daya Manusia dapat diprogram untuk membagikan data insentif tersebut dengan
Akuntansi sehingga Akuntansi dapat menyelesaikan pelaporan keuangan yang
diperlukan.

 Perencanaan Biaya Personil

Perubahan dalam suatu organisasi (termasuk ekspansi, akuisisi, dan perampingan)
dapat memengaruhi biaya terkait karyawan, yang biasanya merupakan bagian yang
signifikan dari biaya perusahaan. Alat Perencanaan Biaya Personil memungkinkan staf
sumber daya manusia untuk menentukan dan mengevaluasi skenario perencanaan untuk
menghasilkan perkiraan biaya. Melakukan perencanaan biaya memungkinkan sumber
daya manusia untuk memperkirakan perkiraan biaya dengan mengintegrasikan data
dengan modul SAP ERP lainnya.

 Manajemen dan Penggajian untuk Karyawan Global

Perusahaan yang mengelola tim karyawan di seluruh dunia menghadapi banyak
masalah rumit, termasuk mengelola rencana relokasi, visa dan izin kerja, perumahan,
pajak, dan pembayaran bonus di berbagai negara. SAP ERP telah meningkatkan fitur
untuk mendukung pengelolaan masalah ini, dengan fungsionalitas yang disesuaikan untuk
lebih dari 50 negara—membantu perusahaan memastikan proses penggajian mereka

Muhammad Fernaldy Angghada N. Rachman (A062211030)

Human Resources Processes With ERP

memenuhi peraturan hukum saat ini dan perjanjian perundingan bersama di lingkungan
bisnis lokal.

 Manajemen berdasarkan Tujuan

Konsep manajemen berdasarkan tujuan (MBO) pertama kali digariskan oleh Peter
Drucker dalam bukunya tahun 1954 The Practice of Management. Dalam MBO, manajer
didorong untuk fokus pada hasil, bukan aktivitas, dan "menegosiasikan kontrak tujuan"
dengan bawahan mereka tanpa mendikte metode yang tepat untuk mencapainya. SAP
ERP mendukung pendekatan MBO melalui proses yang menggabungkan penilaian
kinerja. Hasil penilaian dapat mempengaruhi kompensasi karyawan, menghasilkan
kenaikan gaji tahunan yang bisa signifikan, tergantung pada kinerja karyawan. Proses
MBO di SAP ERP juga memungkinkan manajer untuk memasukkan hasil tujuan yang
dicapai dalam profil kualifikasi karyawan.

Muhammad Fernaldy Angghada N. Rachman (A062211030)