Human Resources Processes with ERP

A. PENGANTAR
Karyawan sebuah perusahaan adalah sumber daya yang paling berharga, yang
berarti bahwa Departemen Sumber Daya Manusia (SDM) memainkan peran
penting dalam suatu organisasi. Departemen sumber daya manusia bertanggung
jawab atas banyak kegiatan yang dilakukan perusahaan untuk menarik,
mempekerjakan, memberi hadiah, melatih, dan, kadang-kadang,
memberhentikan karyawan. Keputusan yang dibuat di Departemen Sumber Daya
Manusia dapat mempengaruhi setiap departemen di perusahaan.
Tanggung jawab departemen sumber daya manusia biasanya meliputi:
1) Menarik, memilih, dan merekrut karyawan baru menggunakan informasi
dari resume, referensi, dan wawancara pribadi.
2) Mengkomunikasikan informasi mengenai posisi dan karyawan baru di
seluruh organisasi dan sekitarnya.
3) Memastikan bahwa karyawan memiliki pendidikan, pelatihan, dan
sertifikasi yang tepat untuk berhasil menyelesaikan tugasnya.
4) Menangani masalah yang terkait dengan perilaku karyawan.
5) Memastikan karyawan memahami tanggung jawab pekerjaan mereka.
6) Meninjau kinerja karyawan dan menentukan kenaikan gaji dan bonus.
7) Mengelola gaji dan tunjangan yang diberikan kepada masing-masing
karyawan dan memastikan bahwa tunjangan itu layak diberikan kepada
karyawan baru dan saat ini.
8) Mengkomunikasikan perubahan gaji, tunjangan, atau kebijakan kepada
karyawan.
9) Mendukung rencana manajemen untuk perubahan dalam organisasi
(ekspansi, pensiun, reorganisasi, dan sebagainya) sehingga karyawan
yang kompeten tersedia untuk mendukung proses bisnis.

B. MASALAH FITTER DENGAN PROSES SUMBER DAYA MANUSIA

Fitter Snacker hanya memiliki tiga karyawan di Departemen Sumber Daya
Manusia dan beberapa masalah muncul hanya karena banyaknya dan beragam
tanggung jawab departemen (dari mempekerjakan dan memberhentikan hingga
mengelola tunjangan kesehatan) serta jumlah orang yang berinteraksi dengan
Sumber Daya Manusia. Kurangnya integrasi di antara semua departemen sering
menghasilkan informasi yang tidak akurat, ketinggalan zaman, dan tidak
konsisten.

TAUFIK HIDAYAT
A31116010
Human Resources Processes with ERP

1. Proses Perekrutan
Masalah dapat terjadi selama proses perekrutan Fitter. Pertama, uraian
kualifikasi pekerjaan yang diperlukan mungkin tidak lengkap atau tidak akurat.
Kadang-kadang karena penyelia sedang terburu-buru, kadang-kadang karena
pengawas tidak mengetahui semua fungsi yang diperlukan untuk posisi itu, dan
kadang-kadang karena pengawas mengasumsikan bahwa semua kandidat akan
memiliki keterampilan dasar tertentu. Kedua, jika formulir lowongan kerja hilang
atau tidak dialihkan dengan benar, Departemen Sumber Daya Manusia tidak
akan tahu bahwa posisi itu tersedia, sementara penyelia mengasumsikan bahwa
dokumen sedang dalam proses. Ketika ini terjadi, departemen dapat berakhir
dengan singkatan, menciptakan masalah produktivitas serta kemungkinan
ketegangan atau permusuhan antara departemen. Jelas, masalah ini lebih
mungkin terjadi ketika lowongan kerja diedarkan oleh kertas. Dengan sistem
informasi yang terintegrasi, informasi pekerjaan tersedia segera dan lebih mudah
untuk dimonitor.

2. Proses Wawancara dan Mempekerjakan

Banyak masalah Fitter dalam proses wawancara dan mempekerjakan berkaitan
dengan aliran informasi dan komunikasi. Fitter tidak memiliki kalender janji temu
grup perangkat lunak yang akan memungkinkan staf Sumber Daya Manusia
untuk dengan mudah menemukan waktu ketika semua personil kunci akan
tersedia untuk mewawancarai seorang kandidat. Kalender janji temu kelompok
(tersedia dalam sistem email dan sistem ERP seperti SAP) memungkinkan
pengguna untuk memeriksa kalender orang lain untuk menjadwalkan pertemuan.
Tanpa alat kalender seperti itu, penjadwalan wawancara sering kali merupakan
proses yang rumit, mengharuskan karyawan Sumber Daya Manusia untuk
mengoordinasikan jadwal wawancara antara kandidat dan personel yang sesuai
di Fitter. Karena ini dilakukan melalui email dan telepon, mungkin butuh berhari-
hari dan terkadang berminggu-minggu untuk menjadwalkan wawancara. Masalah
serupa terjadi setelah wawancara selesai. Mengumpulkan umpan balik dari
semua pihak yang terlibat dan memeringkat kandidat membutuhkan waktu dan
mungkin membutuhkan beberapa pertemuan. Mengelola pengaturan perjalanan
dan mengganti kandidat untuk biaya perjalanan mereka juga merupakan tugas
yang rumit. Lebih dari sekali, Fitter telah kehilangan kandidat yang menjanjikan

TAUFIK HIDAYAT
A31116010
Human Resources Processes with ERP

ke perusahaan lain karena keterlambatan dalam proses wawancara dan

perekrutan Fitter.

3. Tugas atau Tanggung Jawab Sumber Daya Manusia Setelah

Merekrut
Karena Fitter tidak memiliki sistem informasi yang efektif, sulit untuk mengelola
data evaluasi kinerja. Hal ini memberi tantangan pada Departemen Sumber Daya
Manusia untuk mengidentifikasi masalah dengan karyawan dan mengambil
tindakan korektif (seperti konseling kinerja pekerjaan atau transfer) sebelum
masalah mengarah pada pemutusan hubungan kerja. Dengan sistem berbasis
kertas Fitter, file karyawan dapat dilihat hanya oleh satu orang pada satu waktu
dan dimungkinkan untuk kehilangan jejak file karyawan sementara atau secara
permanen. Selain itu, sulit untuk mempertahankan kontrol yang tepat atas
informasi pribadi yang sensitif ketika disimpan dalam file kertas.

A. SUMBER DAYA MANUSIA DENGAN PERANGKAT LUNAK ERP

Setelah terbiasa dengan berbagai proses bisnis yang diperlukan untuk
mengelola sumber daya manusia perusahaan, kita dapat mulai berpikir tentang
bagaimana perangkat lunak ERP dapat meningkatkan proses-proses tersebut
yang mengarah ke peningkatan keseluruhan dalam kinerja perusahaan.

Dengan sistem terintegrasi, perusahaan dapat menyimpan informasi karyawan

secara elektronik, menghilangkan tumpukan kertas dan file, yang membuat
pengambilan informasi menjadi sulit. Sistem informasi yang baik memungkinkan
anggota staf sumber daya manusia untuk mengambil informasi karyawan yang
relevan dalam hitungan detik dan mempertahankan kontrol yang tepat sehingga
informasi yang sensitif tidak dikompromikan dan aturan privasi tidak dilanggar.

Sistem informasi terintegrasi adalah komponen kunci dalam proses ini. Berhasil
menggunakan sistem sumber daya manusia ERP membutuhkan pengelolaan
sejumlah besar informasi rinci. Modul Sumber Daya Manusia SAP ERP
menyediakan alat untuk mengelola peran dan tanggung jawab organisasi,
definisi, informasi karyawan pribadi, dan tugas yang berkaitan dengan
manajemen waktu, penggajian, manajemen perjalanan, dan pelatihan karyawan.

TAUFIK HIDAYAT
A31116010
Human Resources Processes with ERP

A. LANJUTAN FITUR SUMBER DAYA MANUSIA SAP ERP

Manajemen Waktu
Karyawan setiap jam, yang dibayar untuk setiap jam kerja, harus mencatat jam
kerja mereka sehingga mereka dapat dibayar. Karyawan yang digaji tidak dibayar
berdasarkan jumlah jam kerja, tetapi biasanya waktu mereka masih harus
dilacak.

Pemrosesan Penggajian
Pemrosesan gaji mungkin merupakan fungsi terpenting dari departemen sumber
daya manusia. Karyawan, tidak mengherankan, sangat khusus tentang
pembayaran jumlah yang benar pada waktu yang tepat. Tanpa manajemen
proses penggajian yang tepat, karyawan mungkin tidak dibayar untuk semua jam
kerja mereka, mereka mungkin tidak dibayar pada tingkat yang sesuai, atau
mereka mungkin memiliki terlalu banyak atau terlalu sedikit uang yang dipotong
dari pembayaran pajak dan tunjangan. Kesalahan dalam penggajian dapat
menyebabkan ketidakpuasan kerja yang signifikan.

Manajemen Perjalanan
Banyak perusahaan mengeluarkan sejumlah besar uang untuk perjalanan
karyawan dan mengelola perjalanan serta pengeluaran terkaitnya bisa menjadi
tugas yang signifikan. Permintaan perjalanan, yang mungkin berasal dari
karyawan atau manajer karyawan, adalah langkah pertama dalam proses
manajemen perjalanan. Permintaan perjalanan biasanya memerlukan
persetujuan manajemen, dan tingkat organisasi di mana perjalanan harus
disetujui mungkin tergantung pada durasi, lokasi, dan biaya perjalanan. Setelah
manajemen menyetujui perjalanan, karyawan harus melakukan reservasi
perjalanan. Karena biaya tiket pesawat, hotel, dan mobil sewaan dapat sangat
bervariasi, perusahaan seringkali mengharuskan karyawan untuk melakukan
reservasi baik melalui kantor perjalanan perusahaan atau agen perjalanan yang
terikat kontrak dengan perusahaan.

TAUFIK HIDAYAT
A31116010