APLIKASI SIKLUS SUMBER DAYA MANUSIA

Pengertian Siklus Sumber Daya Manusia

Sistem yang menyediakan informasi mengenai SDM perusahaan adalah sistem informasi
sumber daya manusia atau HRIS (Human Resource Information System). Sistem informasi
sumber daya manusia (SISDM) atau human resources information system (HRIS) adalah
program aplikasi komputer yang menggorganisir tata kelola dan tata laksana manajemen sumber
daya manusia di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut
dengan decision support system dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan. Siklus
manajemen SDM / Penggajian adalah rangkaian aktivitas bisnis berulang dan operasional
pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan cara yang efektif dalam mengelola pegawai.

Tugas- tugas siklus penggajian:

1. Merekrut & mempekerjakan karyawan
2. Melatih
3. Memberikan tugas pekerjaan
4. Memberikan kompensasi (Penggajian)
5. Mengevaluasi kinerja
6. Memberhentikan pegawai secara sukarela/ dipecat.

Fungsi Siklus Sumber Daya Manusia

Fungsi siklus Sumber Daya Manusia Siklus Manajemen Sumber Daya Manusia dan Penggajian
adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan
manajemen yang efektif atas tenaga kerja.
Fungsi dasar dari SIA pada siklus SDM/penggajian adalah:
1. Pemrosesan data transaksi tentang aktivitas karyawan
2. Menjaga aset organisasi
3. Penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan
Fungsi utama kedua dari SIA dalam manajemen SDM / penggajian adalah menyediakan
pengendalian internal yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan-tujuan berikut
ini :
1. Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar.
2. Semua transaksi penggajian yang dicatat valid.
3. Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat
4. Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat.
5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian
1
 laporan penggajian serta MSDM telah dipenuhi.
6. Aset (baik kas dan data) dijaga dari kehilangan atau pencurian.
7. Aktivitas siklus manajemen SDM / penggajian dilakukan secara efisien dan efektif.

Aktivitas-aktivitas di Siklus Sumber Daya Manusia

SDM mendukung area fungsional lain dengan membantu mendapatkan personil baru,
mempersiapkan personil untuk melakukan tugasnya, dan menangani semua pencatatan yang
berhubungan dengan pegawai dan mantan pegawai. Dalam memenuhi tanggung jawabnya, SDM
melaksanakan empat kegiatan utama yaitu;
a. Perekrutan & penerimaan.
SDM membantu membawa pegawai baru ke dalam perusahaan dengan memasang iklan
lowongan kerja di koran, memberitahukan posisi yang diminta kepada agen kerja
swasta maupun pemerintah, melakukan wawancara pemilihan di kampus dan di fasilitas
perusahaan, dan mengurus ujian bagi para pegawai. SDM selalu mengikuti
perkembangan terakhir dalam pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian
dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.
b. Pendidikan dan Pelatihan
Selama periode kepegawaian, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan
pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja
pegawai. Contohnya, staff SDM dpat membantu analis sistem dalam melatih pemakai
selama tahap penerapan dari siklus hidup sistem.
c. Manajemen Data
SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pemakai dan memproses data
untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
d. Penghentian dan Administrasi Tunjangan
Ketika pegawai berhenti bekerja, SDM memproses kertas kerja yang diperlukan dan
kadang melakukan wawancara keluar. Salah datu tujuan wawancara ini untuk belajar
bagaimana perusahan dapat memberikan pelayanan yang lebih baik bagi pegawainya di
masa yang akan datang. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun
perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak. Saat pegawai bekerja untuk perusahaan,
mereka tidak dikelola oleh SDM, tetapi oleh manajer area tempat mereka bekerja. SDM
karena itu melaksanakan fungsi pendukung, memudahkan arus sumber daya personil
melalui perusahaan.
Manajemen sumber daya manusia tidak terjadi pada lingkungan yang statis, tapi pada
lingkungan yang selalu berubah. Karena itu proses pengolahan sumber daya manusia di
perusahaan tidak pernah berhenti demi mendapatkan sumber daya yang sesuai dengan waktu dan
tugas yang ahrus dipikulnya. Beberapa proses yang dilakukan dalam mengolah sumber daya
manusia adalah:

2
a. Perencanaan SDM, aktivitas ini dimaksudkan untuk mendapatkan sumber daya
manusia yang selalu sesuai dengan kebutuhan. Tujuan ini dilakukan dengan melakukan
analisis terhadap infomasi yang berkaitan dengan SDM yang ada diperusahaan saat ini
seperti;
1) Informasi keahlian yang dimiliki dan yang diperlukan, lowongan pekerjaan
yang ada dan rencana penambahan atau pengurangan karyawan dibagian
tertentu.
2) Informasi tentang lingkungan seperti informasi tentang pasar tenaga kerja.
Dalam pelaksanaa sumber daya manusia ada dua aspek yang harus
dipertimbangkan, seperti;
 Kebutuhan SDM dimasa mendatang dengan menentukan berapa jumlah,
jenis dan tingkat keahlian SDM yang diperlukan
 Keseimbangan SDM dimasa mendatang dengan membandingkan kebutuhan
SDM dimasa mendatang dengan jumlah karyawan saat ini yang
diperkirakan tetap bergabung dengan organisasi.
 Penerimaan atau pemutusan hubungan kerja berdasarkan kondisi SDM saat
ini dan kebutuhan dimasa datang.
 Pengembangan SDM yang dimaksudkan untuk menjamin terpenuhnya
kebutuhan organisasi akan karyawan yang memiliki kemapuan dan
penglaman yang sesuai.
b. Penerimaan, aktivitas ini berkaitan dengan masalah pengadaan SDM yang sesuai
dengan kebutuhan yang telah direncanakan. Pencarian SDM biasanya dilakukan
melalui Koran, internet, penyalur tenaga kerja, dari mulut kemulut dan mencari
kekapuskampus.
c. Pemilihan, aktivitas ini dilakukan dengan mengevaluasi informasi yang diperoleh dari
formulir pendataran atau lamaran yang diterima, interview, berbagai macam tes, seperti
tes iQ dan EQ dan lain bentuk informasi yang dianggap perlu oleh manajemen SDM
dalam penyeleksian untuk mendapatkan SDM yang sesuai denga rencana yang telah
ditentukan.
d. Sosialisasi, aktivitas ini dilakukan untuk membantu SDM yang baru diterima agar dapat
beradaptasi dengan lingkungan intern organisasi. SDM baru tersebut diperkenalkan
dengan rekan-rekan barunya serta tanggung jawab yang diembannya.
e. Pelatihan dan pengembangan, aktivitas pelatihan dimaksudkan untuk meningkatkan
kinerja SDM saat ini agar mampu melaksanakan tugas yang diberikannya secara efektif
dan efisien, sedangkan program pengembanganya dimaksudkan untuk mempromosikan
SDM tersebut.
f. Penilaian kerja, aktivitas ini dilakukan dengan mambandingkan antara kinerja secara
individu/organisasi/sub organisasi dengan standar yang telah ditentukan.
g. Promosi, mutasi, penurunan pangkat, pemecatan, aktivitas ini mencerminkan nilai SDM
tertentu bagi organisasi perusahaan. SDM yang menunjukan kinerja yang baik akan
dipromosikan ke jabatan yang lebih tinggi atau ditingkatkan keahliannya sedangkan
SDM yang memiliki kinerja rendah akan diturunkan pangkatnya, dipindahkan ke posisi
yang kurang penting atau dipecat.

3
Struktur Organisasi

Gambar dibawah menjelaskan tentang diagram konteks system penggajian yang

memperlihatkan hubungannya dengan system manajemen SDM.

Terdapat 5 sumber utama input system penggajian, departemen SDM memberikan

informasi mengenai pengangkatan tenaga kerja, pemberhentian, dan perubahan tingkat gaji
karena adanya kenaikan dan promosi. Pegawai membuat perubahan dalam pengurangan diskresi
(contohnya kontribusi untuk rencana pensiun). Berbagai departemen kemudian memberikan data
mengenai jam kerja pegawai yang sebenarnya. Lembaga pemerintah menyediakan tarif pajak dan
intruksi untuk memenuhi persyaratan peraturan. Dalam cara yang hampir sama, perusahaan
asuransi dan perusahaan lainnya memberikan intruksi untuk menghitung dan memotong berbagai
pajak.

Pengendalian Internal

Proses / Aktivitas Ancaman Prosedur Pengendalian yang Dapat

Diterapkan

Pengontrakan atau 1. Mempekerjakan Prosedur mempekerjakan yang baik,

perekrutan karyawan pegawai yang termasuk verifikasi keahlian pelamar
tidak kerja, referensi, dan riwayat hidup.
berkualifikasi atau
berkelakuan buruk

4
2. Pelanggaran Dokumentasi lengkap atas prosedur
hukum untuk mempekerjakan; pelatihan

5
Proses / Aktivitas Ancaman Prosedur Pengendalian yang Dapat
Diterapkan

ketenagakerjaan perkembangan terkini dalam hal hukum

ketenagakerjaan
Pemrosesan 3. Perubahan file Pemisahan tugas: data SDM vs
penggajian induk penggajian penggajian dan distribusi cek gaji;
tanpa otorisasi. pengendalian akses; tinjauan atas semua
perubahan.
4. Data waktu yang Otomatisasi pengumpulan data; berbagai
tidak akurat pemeriksaan edit; rekonsiliasi data kartu
waktu dengan data waktu kerja
5. Pemrosesan Total batch dan pengendalian aplikasi
penggajian yang lainnya; rekening kliring penggajian;
tidak akurat tinjauan peraturan IRS.
6. Pencurian atau Setoran langsung; distribusi cek gaji
distribusi cek gaji dilakukan oleh seseorang yang
tipuan independen dari proses penggajian;
penyelidikan cek gaji yang tidak diklaim;
akses terbatas ke cek gaji kosong;
pemberian nomor tercetak dan
perhitungan serta pencatatan periodik
untuk semua cek gaji; penggunaan
rekening giro terpisah untuk penggajian,
yang dipelihara sebagai dana tetap.
Umum 7. Kehilangan atau Prosedur pembuatan cadangan; rencana
pengungkapan pemulihan dari bencana; pengendalian
data tanpa akses fisik dan logis; enkripsi data
otorisasi
8. Kinerja yang Pengembangan dan tinjauan periodik atas
kurang baik metrik kinerja yang tepat

6
2.2 Sistem Pengolahan Data Manual atau Komputer

Sistem sumber daya manusia menyediakan alat untuk memproses data karyawan, seperti
alamat karyawan, penggajian dan histori karyawan. Bagian ini akan mengilustrasikan konsep
proses bisnis sumber daya manusia dengan melihat karakter dasar dari komponen sumber daya
manusia dari SAP R/3

A. Pemrosesan SDM pada SAP R/3

Modul sumber daya manusia pada SAP R/3 termasuk komponen yang menangani tujuan
yang telah dinyatakan sebelumnya secara terintegerasi, pada lingkungan online. SAP R/3
terdiri dari dua modul sumber daya manusia. Modul administasi personel (HR-PA) yang
berisi pengelolaan karyawan seperti detail karyawan, data gaji, dan data kinerja karyawan.
Modul perencanaan dan pengembangan personel (HR-PD) menyediakan alat untuk
menyiapkan dan mengelola informasi struktur organisasi.
Komponen penggajian dapat menghitung pembayaran berdasarkan informasi akumulasi
kehadiran pada komponen waktu atau berdasarkan jumlah yang tetap per periode
pembayaran . Penggunaan tipe data yang telah didefinisikan atau cetak biru merupakan
karakteristik penting dari sistem ERP seperti SAP R/3 .
B. Struktur Data SDM
Struktur data memberikan dasar untuk penyimpanan dan manipulasi data. struktur data
sumber daya manusia terdiri dari 3 elemen :
a) Data master sumber daya manusia
b) Organisasii data sumber day manusia
c) Tujuan sumber daya manusia
C. Data Master
Record data master pada modul HR-PA & HR-PD dibuat dan dikelola untuk unit
organisasi, profil pekerjaan, karyawan, dan pelatihan. Sebagai contoh, perubahan master
data karyawan mengikuti perubahan hidup dan karier yang terjadi. Seperti contoh yang
diilustrasikan, sistem informasi daya manusia difokuskan pada pengelolaan record data dan
bukan pada proses transaksi.

7
 D. Organisasi Data
Data di organisasi dan disajikan bagi para pengguna R/3 dengan infotypes dan event
personel. infotypes adalah istilah dalam SAP yang menunjukkan kumpulan field data yang
dikelompokkan bersama-sama untuk ditampilkan. Dalam istilah database, infotypes adalah
suatu segmen.
Event personel adalah sebuah grup infotype dibuat untuk menyederhanakan entri transaksi
sumber daya manusia. Event personel secara khusus dirancang untuk digunakan didalam
perusahaan dan mudah untuk disesuaikan dalam R/3. Sebagai contoh, entri untuk karyawan
yang menikah akan memerlukan lebih banyak informasi.
Sistem juga menghitung tanggal berakhirnya periode percobaan karyawan baru . Sistem ini
juga membuat posisi kosong jika karyawan yang ada dalam posisi itu dipindahkan atau
keluar dari organisasi.
E. Objek SDM
Tipe objek sumber daya manusia didentifikasi dengan satu atau dua huruf sebagai kode
untuk objek kualifikasi adalah “Q”, kode untuk unit organisasi adalah “O”, kode untuk
objek posisi adalah “S” , kode untuk objek pusat biaya adalah “K”. Sebagai contoh, biaya
yang sering dibebankan kepusat biaya. departmen pemasaran memiliki lima posisi. Setiap
posisi punyaa deskripsii pekerjaan. Posisi-posisinya terdiri dari satu posisi manajer, satu
posisi supervisor, dan 3 posisi penjual.

2.3 Kompenen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Dibawah ini merupakan kompenen sistem informasi dari sumber daya manusia, yaitu:

A. Sistem input sumber daya manusia

Sistem ini terdapat tiga bagian yang terdiri dari dua bagian untuk mendapatkan data
internal dan satu bagian untuk mendapatkan data eksternal.
a) Sumber data internal terdiri dari dua bagian, yaitu:
1) Data keuangan yang dapat diambil dari basis data akuntansi. Sistem SIA
menyediakan sebuah data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi
gambaran yang lengkap dari sumber daya personil baik keuangan maupun non
keuangan. Contoh elemen akuntansi adalah upah per jam, gaji bulanan,
pendapatan kotor saat ini, dan pajak penghasilan tahun berjalan. SIA

8
 menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang
lengkap dan sumber daya personil keuangan dan non-keuangan. Keterlibatan
SDM dalam aplikasi penggajian dalam bentuk penyediaan proses dan data
pendukung bagi SIA.
2) Data sumber daya manusia non-keuangan dapat diperoleh melalui penelitian
SDM. Sistem penelitian sumber daya manusia berfungsi untuk mengumpulkan
data melalui proyek peneletian khusus. Contoh:
 Penelitian Suksesi (Succesion Study) dilakukan untuk mengidentifikasi
orang-orang dalam perusahaan yang merupakan calon bagi posisi yang
akan tersedia.
 Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation) yaitu
mempelajari setiap jabatan dalam suatu area yang digunakan untuk
menentukan lingkup dan mengidentifiasi pengetahuan dan keahlian.
 Peneletian Keluhan (Grievance Studies) membuat tindak lanjut atas
keluhan yang disampaikan para pegawai untuk berbagi alas an.
b) Sumber data eksternal atau bisa disebut dengan human resource intelligent data.
Dalam sistem ini pengumpulan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia
yang berasal dari lingkungan luar perusahaan. elemen lingkungan yang menyediakan
data ini yaitu meliputi pemerintah, pemasok, serikat pekerja, masyarakat global,
masyarakat keuangan dan pesaing.
1) Intelijen Pemerintah, pemerintah menyediakan data dan informasi berguna untuk
perusahaan dalam mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.
2) Intelijen Pemasok, pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi,
yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan
universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru.
3) Intelijen Serikat Pekerja, serikat pekerja memberikan data dan informasi yang
digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.
4) Intelijen Masyarakat Global, yaitu menyediakan informasi tentang sumber daya
local seperti perumahan, Pendidikan, dan rekreasi.
5) Intelijen Masyarakat Keuangan, memberikan data dan informasi ekonomi yang
digunakan dalam perencanaan personil.

9
 6) Intelijen Pesaing, beberapa perusahaan menganggap pesaing mereka sebagai
sumber pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi perorangan yang
berpotensi untuk direkrut.
B. Sistem output sumber daya manusia
a) Bentuk dasar Output
Pemakai HRIS biasanya menerima output dalam bentuk laporan periodic dan jawaban
atas database queries. Model matematika digunakan dalam beberapa hal, dan ada
yang menggunakan sistem pakar.
b) Perangkat lunak
Perangkat lunak sistem output yang digunakan oleh perusahaan HRSP kadang
berbentuk siap pakai (Prewritten) yang dibeli dari pemasok perangkat lunak, atau
kadang dikembangkan sendiri oleh perusahaan.

Berikut ini ada 6 (enam) kelompok output yang dapat dihasilkan oleh sistem informasi
sumber daya manusia, yaitu:

1) Informasi-informasi tentang perencanaan tenaga kerja, merupakan yang

dibutuhkan oleh para manager atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja
dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk
analisis perputaran tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.
2) Informasi tentang pengadaan tenaga kerja atau rekruitmen merupakan informasi-
informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal dan
internal. Informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenga kerja,
penjadwalan wawancara, perekruitan, dan analisis rekruitmen.
3) Informasi-informasi tentang pengelolaan tenaga kerja, merupakan informasi yang
dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia didalam organisasi meliputi
informasi-informasi pelatihan, penilaian atau evalusi kerja, avaluasi keahlian,
karier, reolokasi jabatan, suksesi, kedisiplinan.
4) Informasi-informasi berhubungan dengan kompensasi yang meliputi informasi
tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja,
perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.

10
 5) Informasi-informasi tentang benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit
berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih insentif yang dihubungkan
dengan kinerja karyawannya, sedangkan benefit lebih ke manfaat tambahan yang
diterima karyawan seperti dana pensiun.
6) Informasi-informasi tentang lingkungan kerja. Informasi ini berhubungan dengan
keluhan-keluhan, kecelakaan selama kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan
kerjanya.
C. Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Meningkatnya kerumitan masalah yang berhubungan dengan personil, disebabkan oleh

banyaknya peraturan pemerintah dan meluasnya pilihan benefit, membuat penyimpanan
data dalam komputer sebagai suatu keharusan. Bagi database SDM berbasi komputer,
tersedia beberapa alternatif dalam hal isi. Lokasi dan manajemen pemasukan data.

a) Isi database
HRIS dapat berisi data yang menjelaskan tidakhanya pegawai, tetapi juga organisasi
dan perorangan di lingkungan perusahaan. Elemen-elemen lingkungan mempengaruhi
sumber daya manusia dalam beberapa cara.
b) Lokasi database
Dalam perusahaan HRSP, sebagian besar database HRIS ditempatkan pada komputer
sentral perusahaan, tetapi yang lain berada di SDM, pada divisi operasi lain, dan
diluar pusat pelayanan.
c) Perangkat lunak manajemen
Unit HRIS telah menerapkan sistem manajemen database (DMBS) untuk mengelola
database HRIS mereka.
d) Database
Data dimasukkan ke dalam database dari beberap sumber, menurut penelitian HRSP.

11
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Sistem informasi MSDM/penggajian terdiri atas dua sub sistem yang saling berhubungan,
tetapi terpisah yaitu MSDM dan penggajian. Sistem MSDM mencatat dan mengolah data
mengenai aktivitas perekerutan, pelatihan, penugasan, pengevaluasian, dan pemberhentian
pegawai. Sistem penggajian mencatat dan mengolah data yang digunakan untuk membayar para
pegawai atau jasa mereka.
Sistem MSDM/penggajian harus didesain untuk mematuhi banyaknya regulasi pemerintah
baik itu pajak maupun praktik ketenagakerjaan. Selain itu, pengendalian yang memadai harus
tersedia untuk mencegah (1) kelebihan dalam pembayaran pegawai karena data waktu dan
kehadiran yang tidak valid (disajikan lebih) dan (2) membayar cek gaji kepegawai fiktif. Kedua
ancaman ini dapat diminimalkan dengan pemisahan tugas yang tepat, secara spesifik dengan
membuat fungsi-fungsi berikut yang dijalankan oleh individu yang berbeda:
1. Mengotorisasi dan membuat perubahan terhadap file induk penggajian untuk kegiatan-
kegiatan seperti perekrutan, pemecatan, dan kenaikan gaji.
2. Mencatat dan memverifikasikan waktu kerja pegawai.
3. Menyiapkan cek gaji,
4. Mendistribusikan cek gaji,
5. Merekonsiliasikan rekening bank penggajian.
Meskipun sistem MSDM dan penggajian secara tradisional telah dipisahkan, banyak
perusahaan termasuk AOE, mencoba mengintegrasikannya untuk mengelola sumber daya
manusia dengan efektif serta memberikan para pegawai dengan manfaat dan layanan yang lebih
baik

12
 BAB IV
DAFTAR PUSTAKA

http://memebali.blogspot.com/2013/12/siklus-sumber-daya-manusia-dansiklus.html

Diakses pada tanggal 10 Maret 2022 pukul 16.45

http://ariskadarmaputri.blogspot.com/2018/05/siklus-manajemen-sumberdaya-manusia.html ,
Diakses pada tanggal 10 Maret 2022 pukul 17.05

http://ekhymauliyana.blogspot.com/2015/09/makalah-siklus-manajemensumber-daya.html

Diakses pada tanggal 12 Maret 2022 pukul 10.03

http://indahsulisya.blogspot.com/2013/01/siklus-manajemen-sdm-danpenggajian.html

Diakses pada tanggal 14 Maret 2022 pukul 08.38

http://salasasolvi92.blogspot.com/2011/10/siklus-penggajian-manajemen-sdm.html

Diakses pada tanggal 14 Maret 2022 pukul 09.01

http://cnuraini.mhs.uksw.edu/2013/06/siklus-sumber-daya-ma

Diakses pada tanggal 16 Maret 2022 pukul 12.26

13