BAB I

PENDAHULUAN
1.1.

Latar belakang
Setiap perusahaan yang bergerak baik dalam bidang jasa, dagang,
dan manufaktur memiliki tujuan yang sama yaitu memperoleh laba
sehingga

dapat

kesinambungan

tercapainya
operasional

tujuan

manajemen

perusahaan.

Didalam

dan

menjaga

mewujudkan

menjalankan aktivitas usahanya, perusahaan harus mempunyai sebuah

strategi yang mampu bersaing dengan perusahaan kompetitor. Upaya yang
harus dilakuan perusahaan dalam mengatasi permasalahan tersebut yaitu
dengan membuat suatu aturan atau kebijakan (Standar Operational
Procedure) yang mampu menarik pelanggan sehingga meningkatkan
jumlah penjualan yang berdampak pada meningkatnya laba yang diperoleh
oleh perusahaan. Salah satu kebijakan yang sering diterapkan pada
perusahaan perusahaan adalah sistem penjualan kredit.
Sesuai dengan Standar akuntansi instrument keuangan PSAK 55,
menyebutkan bahwa salah satu klasifikasi asset keuangan adalah pinjaman
yang diberikan dan piutang. Piutang merupakan klaim suatu perusahaan
pada pihak lain. Piutang adalah kredit yang disalurkan kepada pihak lain,
dalam laporan posisi keuangan diklasifikasikan sebagai pinjaman yang
diberikan.
Sistem penjualan kredit yang diterapkan dalam penjualan barang/
jasa menimbulkan piutang. Piutang yang timbul merupakan salah satu
faktor penentu dalam kegiatan perusahaan. Kondisi ini memberikan

motivasi yang baik bagi perusahaan sehingga dalam pelaksanaan penjualan

kredit dapat meningkatkan pendapatan perusahaan karena merupakan
salah satu sumber penerimaan kas bagi perusahaan. Penjualan kredit
pembayarannya menjadi lebih lama yaitu ditentukan dengan pemberian
termin pembayaran dan disertai dengan prosedur penagihan. Oleh karena
itu dengan adanya sistem penjualan kredit yang terorganisir dengan baik
dan sesuai, diharapkan dapat mempermudah dalam pelaksanaan transaksi
penjualan kredit yang efektif.
Dengan adanya dukungan sistem dan prosedur yang di rancang
dengan baik, maka informasi yang dihasilkan akan tepat dan akurat
sehingga dapat membuat perusahaan itu lebih unggul dalam bersaing
dengan perusahaan lain. Sistem dan prosedur yang dirancang dengan baik
akan menghasilkan keputusan yang tepat dan membantu perusahaan dalam
pencapaian tujuan yang ditetapkan sebelumnya. Oleh karena itu dalam
rangka mencapai tujuan perusahaan, masing-masing perusahaan dituntut
untuk menerapkan dan mengembangkan sistem informasi

untuk

menunjang proses pengambilan keputusan yang tepat.

Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood, dalam
bukunya bahwa sistem informasi menyiratkan penggunaan teknologi
komputer dalam suatu organisasi untuk menyediakan informasi bagi
pengguna.
PT Kereta Api Indonesia (Persero) adalah sebuah perusahaan
dengan status Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang fokus terhadap
jasa transportasi masa menggunakan moda kereta api. Ruang lingkup
bisnis yang dijalankan oleh PT Kereta Api Indeonsia (Persero) ini sudah

cukup luas yaitu meliputi 9 (Sembilan) Daerah Operasi yang

berkedudukan di Jawa, 3 (tiga) Divisi Regional yang terdapat di Sumatera,
dan 3 (tiga) Sub Divisi Regional yang terdapat di Sumatera.
PT kereta Api Indonesia (Persero) ini mempunyai 3 Bisnis Pokok
dalam menjalankan aktifitas bisnis perusahaan yaitu: a) Angkutan
penumpang., b) Angkutan Barang,. c) Optimalisasi Aset. Dari ketiga bisnis
yang dijalankan Perusahaan terdapat 2 pokok bisnis yang menjalankan
transaksi dengan penjualan barang/jasa secara kredit yaitu pada Angkutan
Barang dan Optimalisasi Aset. Perusahaan yang mempunyai wilayah
bisnis yang cukup luas ini mempunyai banyak permasalahan dalam
menjalankan aktifitas bisnis dengan transaksi secara kredit/ piutang.
Aktifitas transaksi piutang tersebut telah dijalankan menggunakan sistem
informasi yaitu dengan bantuan sebuah aplikasi feeder ciptaan PT Kereta
Api Indonesia (Persero) sendiri. Dalam penerapan dari sistem dan prosedur
yang dilakukan oleh PT Kereta Api Indonesia (Persero) akan berjalan
dengan baik dengan didukung denegan unsur unsur pengendalian yaitu
pemisahan

fungsi,

otorisasi,

efektifitas,

dan

kompetensi

dalam

menjalankan sistem dan prosedur penagihan.

Berdasarkan pertimbangan masalah-masalah tersebut, penulis
tertarik untuk membahas lebih lanjut mengenai sistem dan prosedur
tesebut dengan judul : SISTEM DAN PROSEDUR PENAGIHAN
PIUTANG DI PT KERETA API INDONESIA (PERSERO).

1.2.

Rumusan Masalah
a. Bagaimana kebijakan yang ditetapkan perusahaan dalam hal penagihan
piutang di PT Kereta Api Indonesia (Persero)?
b. Fungsi apa saja yang terlibat dalam penagihan piutang di PT Kereta
Api Indonesia (Persero)?
c. Formulir apa saja yang digunakan dalam penagihan piutang di PT
Kereta Api Indonesia (Persero)?
d. Bagaimana prosedur penagihan piutang yang diterapkan di PT Kereta
Api Indonesia (Persero)?
e. Bagaimana laporan penagihan piutang di PT Kereta Api Indonesia
(Persero)?

1.3.

Tujuan Kuliah Praktek Kerja

a. Mengetahui kebijakan yang ditetapkan perusahaan dalam hal
penagihan piutang di PT Kereta Api Indoensia (Persero).
b. Mengetahui fungsi - fungsi yang terlibat dalam penagihan piutang di
PT Kereta Api Indonesia (Persero).
c. Mengetahui formulir yang digunakan dalam penagihan piutang di PT
Kereta Api Indonesia (Persero).
d. Mengetahui prosedur penagihan piutang yang terapkan di PT Kereta
Api Indonesia (Persero).
e. Mengetahui output laporan dari penagihan piutang di PT Kereta Api
Indonesia (Persero).

1.4.

Kegunaan Kuliah Praktek Kerja

1. Bagi Penulis
a. Merupakan tambahan pengetahuan dan ketrampilan dalam
penerapan teori yang telah diterima dalam praktik sesungguhnya.
b. Dapat mengetahui sistem dan prosedur penagihan di PT Kereta Api
Indonesia (Persero).

c. Dapat mengenal lingkungan kerja secara nyata di PT Kereta Api

Indonesia

(Persero)

sehingga

dapat

bermanfaat

sebagai

pengalaman kerja nyata selanjutnya.

2. Bagi Peneliti
Penelitian yang telah dilakukan ini diharapkan menambah
pengetahuan berfikir dalam pengembangan wawasan dibidang sistem
akuntansi suatu entitas serta ajang ilmiah untuk menrapkan berbagai
teori yang telah diperoleh dibangku kuliah dalam praktek kerja di
lapangan.
3. Bagi Subjek Kuliah Praktek Kerja
a. Diharapkan dapat membantu memberikan sumbangan pemikiran
bagi pihak perusahaan.
b. Sebagai media untuk meningkatkan kerjasama antara perusahaan
dengan Universitas Pasundan.
4. Bagi Pembaca
a. Sebagai tambahan pengetahuan tentang gambaran sistem dan
prosesur penagihan di PT Kereta Api Indonesia (Persero)
b. Sebagai bahan pertimbangan dan masukan dalam melaksanakan
kegiatan sejenis dimasa yang akan datang.
1.5.

Metode Kuliah Praktek Kerja

Metode yang digunakan adalah:
a. Metode observasi yaitu melakukan wawancara langsung dengan
pejabat yang memiliki wewenang dalam proses.
b. Metode deskriptif yaitu pengumpulan data, membahas, dan membuat
kesimpulan.
c. Kepustakaan yaitu mencari referensi buku buku kepustakaan.

1.6.

Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Kuliah Praktek Kerja

Lokasi yang menjadi tempat penulisan mencari dan mengumpulkan
data

yang

diperlukan dalam penyusunan Laporan Kuliah Praktek

Kerja ini adalah PT Kereta Api Indonesia (Persero) yang teletak di Jl.
Perintis

Kemerdekaan No 1, Bandung 40117. Adapun waktu

pelaksanaannya adalah dalam kurun waktu 11 Pebruari 2016 s.d 07 Maret

2016.

BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

1.
1.

Sejarah Singkat Perusahaan

Ringkasan Sejarah Perkeretaapian Indonesia
Kehadiran kereta api di Indonesia ditandai dengan pencangkulan
pertama pembangunan jalan KA di desa Kemijen, Jum'at tanggal 17 Juni
1864 oleh Gubernur Jenderal Hindia Belanda, Mr. L.A.J Baron Sloet van
den Beele. Pembangunan diprakarsai oleh Naamlooze Venootschap
Nederlandsch Indische Spoorweg Maatschappij (NV. NISM) yang
dipimpin oleh Ir. J.P de Bordes dari Kemijen menuju desa Tanggung (26
Km) dengan lebar sepur 1435 mm. Ruas jalan ini dibuka untuk angkutan
umum pada hari Sabtu, 10 Agustus 1867.
Keberhasilan swasta, NV. NISM membangun jalan KA antara
Kemijen - Tanggung, yang kemudian pada tanggal 10 Februari 1870 dapat
menghubungkan kota Semarang - Surakarta (110 Km), akhirnya
mendorong minat investor untuk membangun jalan KA di daerah lainnya.
Tidak mengherankan, kalau pertumbuhan panjang jalan rel antara 1864 1900 tumbuh de-ngan pesat. Kalau tahun 1867 baru 25 Km, tahun 1870
menjadi 110 Km, tahun 1880 mencapai 405 Km, tahun 1890 menjadi
1.427 Km dan pada tahun 1900 menjadi 3.338 Km.
Selain di Jawa, pembangunan jalan KA juga dilakukan di Aceh
(1874), Sumatera Utara (1886), Sumatera Barat (1891), Sumatera Selatan

(1914), bahkan tahun 1922 di Sulawasi juga telah dibangun jalan KA

sepanjang 47 Km antara Makasar-Takalar, yang pengoperasiannya
dilakukan tanggal 1 Juli 1923, sisanya Ujungpandang - Maros belum
sempat diselesaikan. Sedangkan di Kalimantan, meskipun belum sempat
dibangun, studi jalan KA Pontianak - Sambas (220 Km) sudah
diselesaikan. Demikian juga di pulau Bali dan Lombok, pernah dilakukan
studi pembangunan jalan KA.
Sampai dengan tahun 1939, panjang jalan KA di Indonesia
mencapai 6.811 Km. Tetapi, pada tahun 1950 panjangnya berkurang
menjadi 5.910 km, kurang Iebih 901 Km raib, yang diperkirakan karena
dibongkar semasa pendudukan Jepang dan diangkut ke Burma untuk
pembangunan jalan KA di sana.
Jenis jalan rel KA di Indonesia semula dibedakan dengan lebar
sepur 1.067 mm; 750 mm (di Aceh) dan 600 mm di beberapa lintas cabang
dan tram kota. Jalan rel yang dibongkar semasa pendudukan Jepang (1942
- 1943) sepanjang 473 Km, sedangkan jalan KA yang dibangun semasa
pendudukan Jepang adalah 83 km antara Bayah - Cikara dan 220 Km
antara Muaro - Pekanbaru. Ironisnya, dengan teknologi yang seadanya,
jalan KA Muaro - Pekanbaru diprogramkan selesai pembangunannya
selama 15 bulan yang mempekerjakan 27.500 orang, 25.000 diantaranya
adalah Romusha. Jalan yang melintasi rawa-rawa, perbukitan, serta sungai
yang deras arusnya ini, banyak menelan korban yang makamnya
bertebaran sepanjang Muaro- Pekanbaru.

Setelah kemerdekaan Indonesia diproklamir-kan pada tanggal 17

Agustus 1945, karyawan KA yang tergabung dalam Angkatan Moeda
Kereta Api (AMKA) mengambil alih kekuasa-an perkeretaapian dari pihak
Jepang. Peristiwa bersejarah tersebut terjadi pada tanggal 28 September
1945. Pembacaan pernyataan sikap oleh Ismangil dan sejumlah anggota
AMKA lainnya, menegaskan bahwa mulai tanggal 28 September 1945
kekuasaan perkeretaapian berada di tangan bangsa Indonesia. Orang
Jepang tidak diperbolehkan campur tangan lagi urusan perkeretaapi-an di
Indonesia. Inilah yang melandasi ditetapkannya 28 September 1945
sebagai Hari Kereta Api di Indonesia, serta dibentuknya Djawatan Kereta
Api Republik Indonesia (DKARI).
Table 2.1
Ringkasan Sejarah Perkeretaapian Indonesia
Periode

1945 s.d 1950

1950 s.d 1963

Status
Pertama kali dibangun Jalan Rel
sepanjang 26 km antara Kemijen
Tanggung oleh Pemerintah
Hindia Belanda
Staat Spoorwegen (SS)
Verenigde Spoorwegenbedrifj
(VS) Deli Spoorwegen
Maatschappij (DSM)
DKA
DKA RI

1963 s.d 1971

PNKA

1971 s.d.1991

PJKA

1991 s.d 1998

PERUMKA

1998 s.d. 2010

PT. KERETA API (Persero)

Th. 1864

1864 s.d 1945

Dasar Hukum

IBW
IBW
IBW
PP. No. 22 Th.
1963
PP. No. 61 Th.
1971
PP. No. 57 Th.
1990
PP. No. 19 Th.

Mei 2010 s.d

sekarang

2.

PT. KERETA API INDONESIA

(PERSERO)

1998
Keppres No. 39
Th. 1999
Akte Notaris
Imas Fatimah
Instruksi Direksi
No.
16/OT.203/KA
2010

Budaya Perusahaan

(Sumber: Internal PT Kereta Api Indonesia (Persero), 2016)

a. Integritas
Kami insan PT Kereta Api Indonesia (Persero) bertindak
konsisten sesuai dengan nilai-nilai kebijakan organisasi dan kode etik
perusahaan. Memiliki pemahaman dan keinginan untuk menyesuaikan
diri dengan kebijakan dan etika tersebut dan bertindak secara konsisten
walaupun sulit untuk melakukannya.
b. Profesional
Kami insan PT Kereta Api Indonesia (Persero) memiliki
kemampuan dan penguasaan dalam bidang pengetahuan yang terkait
dengan

pekerjaan,

mampu

menguasai

untuk

menggunakan,

mengembangkan, membagikan pengetahuan yang terkait dengan

pekerjaan kepada orang lain.
c. Keselamatan
Kami insan PT Kereta Api Indonesia (Persero) memiliki
sifat tanpa kompromi dan konsisten dalam menjalankan atau

menciptakan sistem atau proses kerja yang mempunyai potensi resiko

yang rendah terhadap terjadinya kecelakaan dan menjaga aset
perusahaan dari kemungkinan terjadinya kerugian.
d. Inovasi
Kami insan PT Kereta Api Indonesia (Persero) selalu
menumbuh kembangkan gagasan baru, melakukan tindakan perbaikan
yang berkelanjutan dan menciptakan lingkungan kondusif untuk
berkreasi sehingga memberikan nilai tambah bagi stakeholder.
e. Pelayanan Prima
Kami insan PT Kereta Api Indonesia (Persero) akan
memberikan pelayanan yang terbaik yang sesuai dengan standar mutu
yang memuaskan dan sesuai harapan atau melebihi harapan pelanggan
dengan memenuhi 6 A unsur pokok: Ability (Kemampuan), Attitude
(Sikap), Appearance (Penampilan), Attention (Perhatian), Action
(Tindakan), dan Accountability (Tanggung jawab).

2.
1.

Struktur Organisasi Perusahaan dan Deskripsi Jabatan

Struktur Organisasi

Sesuai dengan Keputusan Direksi PT Kereta Api Indonesia (Persero) Nomor KEP.U/OT.003/III/16/KA-2016 tanggal 23 Maret
2016 tentang Organisasi dan Tata Laksana Direktorat Keuangan.
2.
Deskripsi jabatan (Job Description)
a. Manager Collection Administration Evaluation Monitoring and Reconciliation yaitu memiliki tugas pokok dan
tanggungjawab atas pelaksanaan penagihan piutang pengusahaan aset, penagihan biaya IMO (Infrastructur Maintenance
Operation) dan PSO (Public Service Obligation) kepada pemerintah, administrasi piutang (aging schedule) pendapatan
angkutan penumpang dan barang kontrak pusat, mengkoordinir dan membuat laporan piutang niaga daerah, membuat
laporan TGR (Tuntutan Ganti Rugi) baik pusat maupun daerah, menyususn laporan, menganalisa dan mengevaluasi aging

schedule, memantau penerimaan kas dan bank atas piutang, TGR, dan pendapatan lainnya berdasarkan bukti penerimaan
kas yang diterima oleh bendahara kas kantor pusat, evaluasi efektifitas penagihan piutang angkutan barang dan
pengusahaan aset serta monitoring dan rekonsiliasi atas penerbitan tagihan secara berkala dengan unit terkait.

b. Junior Manager Collection Administration and Evaluation yaitu

bertuga membantu administrasi piutang (mengkoordinir, mengelola
penerbitan penagihan yang termasuk atas tagihan IMO dan PSO
kepada pemerintah beserta laporannya), membuat perintah bayar untuk
penyetoran (proses administrasi pengeluaran PPh 23 maupun pasal PPh
4 ayat 2, membuat surat pengantar penagihan dan invoice, mengelola
dokumen penagihan (file penagihan mulai dari instruksi penagihan,
kontrak beserta pendukung penagihannya), administrasi tagiha piutang
pendapatan angkutan penumpang, barang, dan optimalisasi aset
kontrak kantor pusat (file penjagaan piutang/kartu piutang/F.15/SAB,
mengevaluasi kontrak yang sudah habis masa berlakunya, dan
mengevaluasi masa pembayaran termin yang sudah jatuh tempo, yang
selanjutnya menerbitkan tagihan.
c. Junior Manager Collection Monitoring and Reconciliation yaitu
mempunyai tugas pokok dan tanggungjawab mengkoordinir dan
membuat

laporan

Piutang

Niaga

Daerah,

membantu

dalam

penyususnan laporan unit penagihan kantor pusat, membuat laporan

TGR (Tuntutan Ganti Rugi) Pusat dan Daerah, menyusun laporan,
menganalisa dan mengevaluasi aging schedule, memantau penerimaan
kas dan bank atas piutang , TGR, dan pendapatan lainnya berdasarkan
bukti penerimaan kas yang diterima oleh bendahara kas kantor pusat,
evaluasi

efektifitas

penagihan

piutang

angkutan

barang

dan

pengusahaan aset serta monitoring dan rekonsiliasi atas penerbitan

tagihan secara berkala dengan unit terkait.

3.

Aspek Aspek Kegiatan Perusahaan

d.

Aspek-aspek kegiatan yang dijalankan oleh PT Kereta Api

Indonesia (Persero) adalah antara lain:

a. Angkutan Penumpang yaitu bisnis yang berjalan pada angkutan
penumpang dengan moda kereta api yang mencakup angkutan rute
jarak jauh, jarak menengah, dan jarak dekat. Untuk angkutan rute jarak
jauh dibagi menjadi beberapa kelas yaitu: Eksejutif, Bisnis, Ekonomi
(Non PSO), dan Ekonomi (PSO) yang yang diselenggarakan di Jawa
maupun Sumatera.
b. Angkutan Barang yaitu bisnis yang dijalankan berupa angkutan
barang menggunakan moda kereta api yang diselenggarakan di pulau
Jawa maupun Sumatera berupa angkutan batu bara, CPO (Crude Palm
Oil), bahan bakar minyak, Barang Berharga (Uang), Pupuk, Semen,
Pulp, Peti Kemas, Pasir, Pipa, Parcel, dan barang lainnya.
c. Optimalisasi Aset yaitu mengkomersialkan aset aset yang dimiliki
oleh perusahaan yang tersebar di pulau Jawa, Madura, dan Sumatera
untuk meningkatkan pendapatan perusahaan. Bentuk bentuk
optimalisasi aset seperti persewaan tanah untuk tower, stcok pile,
container yard, pipa, fiber optic, toko, hotel, kantor, rumah, space
reklame dan lain lainnya. Rumah perusahaan juga komersialkan
untuk toko, butik, kantor, hotel, dan lain lainnya, serta space tempat
yang terdapat pada lokasi stasiun baik halaman parkir maupun yang
terdapat pada pelataran dan teras stasiun.

e. BAB III
f. HASIL PELAKASANAAN KULIAH PRAKTEK KERJA DAN
PEMBAHASAN
g.
1.

Bidang Kajian

3.1.1. Landasan Teori

h.

Piutang atau dalam bahasa inggris disebut Account

Receivable merupakan salah satu jenis transaksi