Chapter 1 Human Resource Management : Strategic Function

page 9-14

Perubahan Teknologi dan Manajerial pada Organisasi

Pendekatan teknologi dan manajemen yang baru telah menambah tantangan baru yang
dihadapi manajer sumberdaya manusia. Hal yang paling berdampak dari perubahan teknologi
kepada manajer sumberdaya manusia adalah hal yang berhubungan dengan sistem informasi.
Selain kegunaannya dalam menjalankan fungsi tradisional penghitungan akuntansi dan
penggajian, sekarang sistem informasi komputerisasi juga digunakan untuk menyimpan data
karyawan yang dapat diakses dengan mudah, yang berharga dalam penempatan kerja dan
pemanfaatan tenaga kerja. Sistem informasi juga digunakan di dalam sistem pelatihan
karyawan, rencana kesuksesan, dan manajemen kompensasi, dan juga untuk melacak dan
melaporkan kegiatan tindakan afirmatif. Cyberspace dan internet merubah cara beroperasi
banyak manajer sumberdaya manusia. Semaki hari, semakin banyak manajer sumberdaya
manusia yang melakukan perekrutan secara online, melakukan penelitian menggunakan
database elektronik, mengirim e-mail, dan terlibat dalam jaringan dan diskusi yang berharga.

Sudah banyak organisaasi yang menerapkan Web-based human resource system yang
mengizinkan para pegawai untuk menyelesaikan tugas-tugas sumberdaya manusia secara
online. Sistem ini kadang disebut sebagai electronic human resource (eHR). Sistem self-
service ini memiliki keuntungan untuk kenyamanan karyawan, dapat mempercepatan respon,
meningkatkan ketepatan, dan mengurangi biaya bagi perusahaan. Beberapa contoh pilihan
dari sistem self-service yang berhubungan dengan tugas pekerja sumberdaya manusia
termasuk sistem penggajian yang memungkinkan karyawan untuk menambah jam kerja dan
meminta waktu untuk liburan, penggajian deposit lagsung yang memungkinkan karyawan
untuk melihat informasi gaji saat ini dan sebelumnya, dan berbagai aspek admistrasi lainnya.

Dari dikenalkan eHR di tahun 1990, fundamental dari produk eHR belum pernah berubah
karena permasalahan dasar yang mereka hadapi sama terus. Bagaimanapun juga, cara
pengiriman dan pemeliharaan produk eHR telah mengalami perubahan dan peningkatan
secara besar-besaran. Sebagai bagian dari evolusi ini, biaya yang biasanya turun dalam waktu
bulanan, bisa diselesaikan dalam hitungan jam. Alasan lain dari pertumbuhan produk eHR
yang disarakan saat ini adalah para pegawai lebih cepat memahami informasi dari Web site.
Semakin hari semakin banyak perusahaan yang mengunakan telecommuting. Pilihan dimulai
dari mengizinkan pekerja untuk bekerja di rumah sehari sekali untuk menjalankan seluruh
proyek atau acara perusahaan, melalui media elektronik, dengan seluruh pegawai di berbagai
negara atau bahkan di benua yang berbeda.

Empowerment adalah bentuk dari desentralisasi yang berhubungan dengan bawahan

substansial yang berwewenang untuk membuat keputusan. Dibawah pemberdayaan, manajer
memberi kepercayaan kepada karyawan untuk meningkatkan hasil yang maksimal. Dan
karyawan juga didorong untuk menerima tanggung jawab masing-masing. Di organisasi
menggunakan self-manageed work temas, dimana kelompok karyawan tidak melaporkan
apapun ke manajer.

Manajemen Sunberdaya Manusia di Masa Depan

Untuk menemukan tantangan baru di masa depan, pekerja departemen sumberdaya manusia
mendatang harus memiliki kompetensi yang berbeda dan lebih canggih dan maju dari
pendahulunya. Mengingat peran yang semakin meluas yang harus diisi oleh departemen
sumber daya manusia, manajer sumber daya manusia harus terlibat secara integral dalam
kegiatan strategis dan pembuatan kebijikan organisasi. Di banyak perusahaan, kepala
departemen sumber daya manusia duduk di dewan direksi, komite perencanaan, atau
keduanya. Jika manajer sumber daya manusia masa depan ingin menghormati kolega dan
manajemen puncak mereka, mereka harus mengatasi kesan negatif dan bias tertentu yang
terkadang terkait dengan manajemen sumber daya manusia. Mereka dapat melakukannya
dengan beberapa cara. Pertama, manajer sumber daya manusia harus menjadi pebinisnis yang
berpengetahuan luas. Selain memiliki latar belakang yang kuat dalam disiplin dasar profesi,
profesional sumber daya manusia perlu memahami kompleksitas dan strategi bisnis. Saran
berikut dapat membantu manajer sumber daya manusia menjadi lebih akrab dengan bisnis
mereka :
 Ketahui strategi dan rencana bisnis perusahaan
 Ketahui industrinya
 Mendukung kebutuhan bisnis
 Menghabiskan waktu lebih banyak deangan orang orang dari organisasi lain
 Tetap mamantau organisasi
  Belajar menghitung biaya dan solusi dalam angka yang sulit

Sebuah survei tahun 2007 terhadap 589 profesional HR Society for Human Resource
Management (SHRM) menemukan bahwa hampir dua pertiga profesional HR memandang
peran department mereka sama strategis dan transaksionalnya; hanya sepertiga yang
melaporkan peran departemen mereka terutama sebagai transaksional. Profesional HR dari
organisasi kecil lebih mungkin daripada mereka yang berasal dari organisasi besar untuk
melaporkan bahwa mereka memandang fungsi HR mereka sebagai transaksional utama.
Sebuah jajak pendapat 2008 juga dilakukan oleh SHRM dari 345 profesional HR yang dipilih
secara acak menemukan bahwa 58 persen dari responden percaya bahwa peran HR dalam
perencanaan strategis organisasi mereka telah meningkatk secara signifikan. Sebuah survei di
Inggris yang diterbitkan pada tahun 2009 dari 269 profesional HR melaporkan bahwa 65
persen dari reponden percaya bahwa profesi Hr lebih strategis daripada ketika merek
memulai kurir mereka. Mengalihdayakan banyak fungsi klerikal, eHR dan penggunaan
sistem informasi terkomputerisasi lainnya, semuanya telah berkontribusi untuk membuat
manajer SDM saat ini lebih strategis. Profesional HR yang benar-benar memahami bisnis
mereka akan membantu mengatasi gagasan umum bahwa sumber daya manusia tidak terbiasa
dengan masalah operasi dan masalah yang dihadapi organisasi. Manajer sumber daya
manusia juga harus memiliki pengetahuan penuh tentang tren dan masalah saat ini dan masa
depan dalam SDM dan bidang terkait lainnya. Ini akan membantu mereka menjaga agar
tidak terpikat oleh mode yang lewat atau teknik yang tidak efektif. Akhirnya, manajer
sumber daya manusia harus mempromosikan pemanfaatan sumber daya manusia yang efektif
dalam organisasi. Daripada mengambil pendekatan moralistik ketika berhadapan dengan
manajer operasi, manajer sumber daya manusia harus menekankan pentingnya meningkatkan
keuntungan melalui penggunaan sumber daya manusia organisasi secara efektif. Dalam hal
ini, manajer sumber daya manusia harus belajar untuk menjadi proaktif dan memanfaatkan
peluang untuk menunjukkan bagaimana mereka dapat berdampak positif pada intinya.

Tidak ada keraguan bahwa manajer sumber daya manusia menghabiskan banyak waktu untuk
mengerjakan masalah dan kesimpulan yang berkaitan dengan sisi manusia dari organisasi.
Oleh karena itu, banyak orang yang menganggap manajer sumber daya manusia hanya
dianggap sebagai hal-hal yang berhubungan langsung dengan sisi manusia organisasi.
Bertentangan dengan pandangan ini, manajer sumber daya manusia dapat berdampak
langsung pada kinerja organisasi dalam beberapa cara khusus:
1. Mengurangi lembur yang tidak perlu dengan meningkatkan produktivitas selama
hari normal.
2. Terus memantau ketidakhadiran dan melembagakan program yang dirancang untuk
mengurangi uang yang dihabiskan untuk waktu tidak bekerja.
3. Menghilangkan waktu yang terbuang oleh karyawan melalui desain pekerjaan yang
baik.
4. Meminimalkan biaya keluar masuk karyawan dan tunjangan pengangguran dengan
mempraktikkan hubungan antarmanusia yang baik dan menciptakan suasana kerja
yang meningkatkan kepuasan kerja.
5. Memasang dan memantau program keselamatan dan kesehatan kerja yang efektif
untuk mengurangi kecelakaan waktu yang hilang dan menjaga biaya medis dan
kompensasi pekerja tetap rendah.
6. Melatih dan mengembangkan semua karyawan dengan benar sehingga mereka dapat
meningkatkan nilai mereka bagi perusahaan dan melakukan pekerjaan yang lebih
baik dalam memproduksi dan menjual produk dan layanan berkualitas tinggi dengan
biaya serendah mungkin.
7. Mengurangi limbah material yang mahal dengan menghilangkan kebiasaan dan sikap
kerja yang buruk serta kondisi kerja yang buruk yang menyebabkan kecerobohan dan
kesalahan.
8. Mempekerjakan orang-orang terbaik yang tersedia di setiap tingkat dan menghindari
kelebihan staf.
9. Mempertahankan praktik penggajian yang kompetitif dan program tunjangan untuk
menumbuhkan iklim motivasi bagi karyawan.
10. Mendorong karyawan, yang mungkin tahu lebih banyak tentang seluk beluk
pekerjaan mereka daripada orang lain, untuk mengajukan gagasan untuk
meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya.
11. Menginstal sistem informasi sumber daya manusia untuk merampingkan dan
mengotomatiskan banyak fungsi sumber daya manusia.
 Metrik dan Kartu Skor HR

Sebagai hasil langsung dari semakin tersedia informasi dan sistem komputer, departemen
sumber daya manusia dapat menggunakan berbagai strategi untuk berkontribusi pada intinya.
Ide dasar di balik strategi ini adalah untuk menerjemahkan pengetahuan sumber daya
manusia menjadi istilah yang memiliki manfaat ekonomi yang nyata dan dapat dikenali,
terutama bagi manajer operasi.

Metrik mengacu pada serangkaian ukuran kuantitatif yang digunakan untuk menilai kinerja
tenaga kerja. Contoh metrik yang mungkin digunakan HR mencakup hal-hal seperti analisis
biaya per karyawan, lama waktu rata-rata untuk mengisi posisi, biaya pelatihan per karyawan,
biaya perputaran per karyawan, dan kinerja karyawan baru dengan strategi perekrutan.
Sementara metrik SDM yang dibahas di paragraf sebelumnya secara khusus berhubungan
dengan pengukuran tentang orang-orang di dalam organisasi, ada juga kebutuhan untuk
mengukur kontribusi keseluruhan dari fungsi SDM terhadap kesejahteraan organisasi. Kartu
skor HR adalah salah satu metode yang digunakan untuk melakukan ini. HR scorecard pada
dasarnya adalah versi modifikasi dari sistem balance scorecard yang diterapkan ke fungsi
sumber daya manusia. Sistem balance scorecard adalah sistem pengukuran dan kontrol yang
menggunakan gabungan pengukuran kuantitatif dan kualitatif untuk mengevaluasi kinerja.

KOMUNIKASI PROGRAM SUMBER DAYA MANUSIA

Mengkomunikasikan program sumber daya manusia telah dipadukan untuk memasarkan

produk baru. Pertimbangkan fakta bahwa sekitar 90 persen dari semua produk konsumen
baru gagal. Dalam kasus yang sama, kegagalan tersebut disebabkan oleh produk poar yang
tidak memenuhi arus kebutuhan. Namun, dalam kasus lain, produk gagal karena gangguan
dalam sistem pemasaran. Produk tersebut mungkin tidak diteliti secara memadai, tenaga
penjualan mungkin belum dilatih dengan benar, sistem distribusi mungkin buruk, atau
pemasaran secara keseluruhan. Strategi mungkin salah arah. Sayangnya, banyak program
sumber daya manusia yang dirancang dengan baik juga gagal karena tidak "dipasarkan"
dengan benar. Dalam dunia pergaulan global saat ini, berkomunikasi dengan karyawan yang
berada di seluruh dunia dapat menimbulkan masalah yang lebih besar.
Komunikasi lebih dari sekedar berbicara dan membaca. Komunikasi yang benar terjadi
ketika pemahaman telah dialihkan dari satu pihak atau sumber ke pihak lain. Oleh karena itu,
komunikasi dapat diartikan sebagai transfer infarmasi yang bermakna bagi pihak yang
terlibat. Dalam hal ini, setiap fungsi sumber daya manusia yang dibahas dalam buku ini
membutuhkan tingkat komunikasi efektif yang sama agar berhasil. Misalnya, pikirkan peran
penting yang dimainkan komunikasi dalam perencanaan karier, perekrutan, dan penilaian
kinerja. Dalam banyak kasus, manajer sumber daya manusia menghabiskan banyak waktu
untuk mengembangkan program yang sangat baik, hanya untuk kemudian
mengkomunikasikannya dengan buruk. Hasil akhirnya seringkali berupa program hebat yang
sebagian besar tidak digunakan. Langkah pertama seorang manajer sumber daya manusia
untuk menjadi komunikator yang efektif adalah mengembangkan penghargaan atas
impartansi komunikasi. Masalahnya bukanlah bahwa manajer sumber daya manusia
cenderung meremehkan pentingnya komunikasi; sebaliknya, mereka sering gagal untuk
berpikir secara sadar.

Panduan untuk Mengkomunikasikan Program Sumber Daya Manusia

Seperti yang baru saja didiskusikan, akan sangat membantu bagi manajer sumber daya
manusia untuk mengembangkan pendekatan pemasaran ketika mengimplementasikan
program mereka. Bahkan ketika ini berhasil dilakukan, banyak pedoman terkait komunikasi
lainnya menahan diri untuk diikuti. Beberapa di antaranya akan dibahas selanjutnya.
Hindari komunikasi dalam kelompok sejawat atau bahasa "privilege d-class". Tingkat
komunikasi harus ditentukan oleh audiens penerima dan bukan oleh penggiat komunikasi.
Ambil prosedur umum untuk mengembangkan informasi tunjangan karyawan. Seringkali
seorang penulis yang berpendidikan tinggi membuat draf pertama dan memberikannya
kepada kepala departemen. Kepala departemen menjadi seorang spesialis, kemudian
menambahkan beberapa pernyataan "klarifikasi", Pengacara perusahaan dan mungkin
seorang aktuaris atau orang asuransi kemudian menambahkan lebih banyak penjelasan untuk
menjaga terhadap tanggung jawab dan untuk menjadi benar secara hukum. Dengan
demikian, dokumen akhir mungkin akurat dan legal, tetapi juga hampir tidak dipahami oleh
karyawan yang menjadi tujuannya! Kuncinya adalah mengingat untuk siapa komunikasi itu
dimaksudkan. Jangan abaikan budaya dan global sebagai aspek komunikasi. Berhati-hatilah
dengan kata, simbol, dan ekspresi. Pekerjaan hari ini jauh lebih sensitif secara budaya dan
global daripada satu atau dua dekade lalu. Ekspresi seperti "Mereka memakai topi hitam"
atau "Kamu bertingkah seperti wanita tua" dapat dengan mudah diambil di luar konteks dan
menyinggung seseorang di antara penonton. Cadangan komunikasi dengan tindakan
manajemen. Pepatah lama mengatakan "Orang-orang memperhatikan apa yang Anda lakukan
dan bukan apa yang Anda katakan" memang benar dalam kaitannya dengan komunikasi
karyawan. Janji yang dibuat secara lisan atau tertulis harus didukung dengan tindakan jika
ingin berhasil. Sebagian besar komunikasi cenderung dilupakan kecuali jika diperkuat secara
berkala. Hal ini berlaku dengan banyak komunikasi yang berhubungan dengan personel.
Ada baiknya, misalnya, secara berkala mengingatkan karyawan tentang nilai manfaat yang
mereka terima. Mengirimkan informasi dan bukan hanya data. Data dapat didefinisikan
sebagai "bahan mentah yang mengembangkan informasi; itu terdiri dari tindakan yang
menggambarkan orang, tempat, benda, atau peristiwa yang belum ditafsirkan." Data yang
telah diinterpretasikan dan yang memenuhi kebutuhan satu atau lebih manajer disebut
informasi. Karyawan menerima tumpukan data dari berbagai sumber, tetapi sampai data
tersebut telah diinterpretasikan, nilainya kecil. Manajer sumber daya manusia perlu berhati-
hati agar tidak mengirimkan angka, statistik, dan data lain yang memiliki sedikit arti tanpa
interpretasi yang menyertainya. Jangan abaikan aspek persepsi dan perilaku komunikasi.
Cobalah untuk mengantisipasi reaksi karyawan terhadap komunikasi dan bertindak sesuai.
Misalnya, mungkin merupakan strategi yang baik untuk secara informal memisahkan
karyawan yang lebih tua dari karyawan yang lebih muda saat memperkenalkan program
pensiun baru melalui rapat karyawan. Wajar jika kelompok yang berbeda ini memiliki
pertanyaan dan tingkat minat yang berbeda.

Sistem sumber daya manusia (eHR) berbasis web yang telah diterapkan oleh banyak
organisasi telah sangat membantu untuk mengkomunikasikan program sumber daya manusia.
Satu survei yang dilakukan oleh Towers Perrin melaporkan bahwa 67 persen dari lebih dari
200 responden mengatakan bahwa layanan mandiri berbasis web untuk SDM meningkatkan
kesadaran dan penghargaan karyawan terhadap program SDM yang disponsori perusahaan.