MODUL PERKULIAHAN

Enterprise
Resource Planning
(ERP) Lanjut

ERP System : Human

Resources Process

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

10
Teknik Teknik 2D8164EL Ir. Jakfat Haekal, MT, IPP
Industri

Abstract
Introduction, Problems with Fitter
Snacker’s HR Processes, Recruiting
Process, The Interviewing and Hiring
Process, HR Resources Duties after
Hiring, HR with ERP Software,
Advanced SAP ERP HR Resources
Features, Additional HR Features of
SAP ERP, Mobile Time Management,
Summary.
Kompetensi
Able to:
- Understand the human resources
(HR) processes supported by an ERP
system - Recognize the
interrelationships among business
processes supporting human
resources, financial, accounting and
other modules.
Introduction
Dalam modul ini, kita akan mempelajari peran sistem informasi yang terintegrasi
dalam pengelolaan Sumber Daya Manusia. Dalam sebuah perusahaan, karyawan
(tenaga kerja) merupakan sumber daya yang paling penting. Human resources (HR)
departemen bertanggung jawab untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan perusahaan
seperti penerimaan karyawan baru, memberikan penghargaan, memberikan
pelatihan, dan pemutusan kerja.

Keputusan yang diambil oleh departemen HR dapat mempengaruhi setiap

departemen di perusahaan. Perusahaan semakin menyadari pentingnya untuk
memberikan keterampilan dan pelatihan kepada karyawaan, untuk itu perusahaan
mulai menerapkan Human Capital Management (HCM) yang berfungsi untuk
mendeskripsikan tugas-tugas terkait dengan pengelolaan tenaga kerja perusahaan.

Human Resource Management (HRM) berfungsi untuk mengembangkan dan

menjamin kesejahteraan sumber daya manusia di dalam organisasi (Amstrong,
2009), sementara Tjiptojuwono yang menyebutkan sebagai pendekatan strategis
dan koheren untuk pengelolaan aset yang berupa manusia untuk bekerja sama
secara individu dan kolektif untuk pencapaian tujuan (Amstrong, 2006)

Sehingga secara umum HRM merupakan strategi atau rangkaian langkah-langkah

dan pendekatan untuk mengelola atau menggunakan sumber daya manusia (SDM)
untuk mencapai suatu tujuan/goals yang ditetapkan perusahaan/organsasi.

Human Resource Management (HRM)/Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM)

menentukan aspek manusia dalam posisi manajemen yang berkaitan dengan proses
memperoleh, melatih, menilai dan memberikan kompensasi kepada karyawan.
Termasuk juga di dalamnya, memperhatikan hubungan kerja mereka, kesehatan,
keamanan dan masalah keadilan.

HRM khusus diisi dengan program yang bersangkutan dengan orang (karyawan)
yang dilakukan dalam fungsi organisasi yang paling efektif, memfasilitasi
penggunaan orang (karyawan) untuk mencapai tujuan organisasi dan individu.

Persamaan dari Human Resource Management (HRM) dengan Human Capital

Management (HCM) adalah sama-sama untuk mengatur semua aspek dari
manusia/karyawan sebuah perusahaan dengan menggunakan fungsi-fungsi
manajemen.

HCM & HRM menyediakan berbagai fungsi dan kemampuan untuk mengelola SDM
dengan proses otomatis, dan memberikan satu sumber informasi bagi karyawan,

2019 ERP Lanjut Pusat Bahan Ajar dan eLearning

2 Ir. Jakfat Haekal, MT, IPP http://www.mercubuana.ac.id
berupa sistem administrasi karyawan, rekrutmen, talent management, pelatihan dan
pengembangan, compensation & benefit, waktu & kehadiran, manajemen biaya,
manajemen kinerja, kesehatan & keselamatan, dan lainnya yang berhubungan
dengan proses bisnis.

Sebagai perusahaan yang sedang tumbuh dari usaha kecil menjadi organisasi yang
besar, kebutuhan untuk mengelola departemen SDM yang efektif menjadi semakin
penting. Adapun tanggung jawab departemen SDM, meliputi:

a. Memanggil, menyeleksi, dan mempekerjakan karyawan baru menggunakan

informasi dari resume, referensi, dan proses wawancara.

b. Mengkomunikasikan informasi mengenai posisi baru dan karyawan di seluruh

organisasi dan di luar.

c. Memastikan bahwa karyawan memiliki pendidikan yang tepat, pelatihan, dan

sertifikasi untuk menyelesaikan tugasnya dengan baik.

d. Penanganan isu-isu yang berkaitan dengan perilaku karyawan.

e. Membuat karyawan benar-benar memahami tanggung jawab pekerjaan

mereka.

f. Menggunakan proses yang efektif untuk meninjau kinerja karyawan dan

menentukan kenaikan gaji dan bonus.

g. Mengelola gaji dan tunjangan yang diberikan kepada setiap karyawan dan
mengkonfirmasikan bahwa manfaat yang diberikan kepada karyawan baru
dan lama adalah tepat.

h. Mengkomunikasikan perubahan gaji, tunjangan, atau kebijakan untuk

karyawan.

i. Mendukung rencana manajemen untuk perubahan dalam organisasi

(ekspans, pensiun, dan sebagainya) sehingga karyawan yang kompeten
tersedia untuk mendukung proses bisnis perusahaan.

2019 ERP Lanjut Pusat Bahan Ajar dan eLearning

3 Ir. Jakfat Haekal, MT, IPP http://www.mercubuana.ac.id
 j. Memastikan bahwa tugas-tugas tersebut tercapai dan informasi yang
dikomunikasikan adalah valid, dan untuk itu dibutuhkan suatu sistem yang
efektif untuk mengontrol arus informasi .

Permasalah Proses HR pada Fitter Snacker

Seperti pada modul sebelumnya, pada modul ini pun akan dibahas mengenai
permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan Fitter Snacker, yaitu bahwa
manajemen personalia bergantung pada catatan kertas dan sistem pengarsipan
manual. Pengaturan ini menciptakan masalah karena informasi tidak mudah diakses
atau tidak mudah untuk menganalisisnya. HR departemen dapat melakukan proses
perekrutan, mempekerjakan, dan penempatan secara lebih efisien dengan sistem
yang terintegrasi.

Recruiting Procesess
Departemen SDM perusahaan Fitter Snacker memiliki tiga karyawan. Permasalahan
pada departemen ini terjadi karena sejumlah besar proses HR (mulai dari
penerimaan dan pemutusan kerja sampai pengelolaan tunjangan kesehatan),
kurangnya integrasi antara semua departemen, dan jumlah orang yang berinteraksi
dengan departemen HR, serta karena informasi yang tidak akurat, out-of-date, dan
tidak konsisten.

Perrmasalahan yang dapat timbul dalam proses perekrutan:

a. Deskripsi kualifikasi yang dibutuhkan untuk pekerjaan mungkin tidak lengkap

atau tidak akurat .

b. Form lowongan pekerjaan hilang atau tidak diarahkan dengan benar

The Interviewing and Hiring Process

Proses penerimaan dan wawancana pada perusahaan Fitter Snacker, dimulai
dengan membuat daftar pelamar berdasarkan berkas lamaran yang masuk. Tugas
Departemen Sumber Daya Manusia secara rinci meliputi:

1. Menghubungi pelamar yang terdapat dalam daftar pelamar.

2. Membuat jadwal wawancara.

2019 ERP Lanjut Pusat Bahan Ajar dan eLearning

4 Ir. Jakfat Haekal, MT, IPP http://www.mercubuana.ac.id
3. Membuat file untuk masing-masing pelamar.

Jika seorang pelamar menerima tawaran wawancara, HR akan membuat

pengaturan untuk wawancara. Setelah wawancara awal, HR memperbaharui berkas
pelamar untuk menunjukkan apakah pelamar tersebut lulus pada tahap tersebut.

Kemudian menjadwalkan wawancara kedua, menentukan peringkat pelamar dan

memutuskan pelamar yang diterima berdasarkan peringkat tertinggi dan pelamar
menerima pekerjaan tersebut.

Banyak permasalah yang dihadapi Fitter Snacker dalam proses penerimaan dan
wawancara, terutama terkait arus informasi dan komunikasi. Fitter Snacker pun
sering mengalami masalah dalam menentukan rencana tunjangan untuk karyawan
baru dan penentuan gaji yang tepat.

Human Resources Duties after Hiring

Setelah proses penerimaan, tugas Departemen SDM selanjutnya adalah menjaga
karyawan baru dengan baik, melakukan komunikasi terus-menerus dengan
karyawan dan pengawas untuk memastikan karyawan tersebut bekerja dengan baik.

Permasalah Fitter Snacker pada tahap ini adalah pada saat melakukan evaluasi
kinerja karyawan baru dan karyawan lama. Hal ini karena Fitter Snacker tidak
memiliki sistem informasi yang efektif untuk mengelola semua data evaluasi kinerja,
untuk mengidentifikasi permasalahan dengan karyawan dan mengambil tindakan
korektif serta untuk mempertahankan kontrol yang tepat dari informasi pribadi yang
sifatnya lebih sensitif.

Pergantian karyawan pun bisa menjadi masalah yang signifikan, karena terkait biaya
yang harus dikeluarkan oleh perusahaan untuk mengadakan proses perekrutan dan
pelatihan karyawan baru. Perusahaan juga merasa kehilangan pengetahuan dan
keterampilan yang dianggap penting untuk tetap kompetitif, dan pergantian
karyawan sangat terkait dengan kepuasan kerja dan kompensasi.

2019 ERP Lanjut Pusat Bahan Ajar dan eLearning

5 Ir. Jakfat Haekal, MT, IPP http://www.mercubuana.ac.id
Human Resources With ERP Software
Sistem informasi yang baik memungkinkan semua informasi yang relevan bagi
karyawan yang dapat diakses setiap saat, misalnya dapat diambil dalam hitungan
detik.

Modul sumber daya manusia dalam SAP ERP menyediakan sarana untuk:

a. Mengelola peran dan tanggung jawab organisasi

b. Mendefinisikan

c. Informasi pribadi karyawan

d. Tugas terkait dengan manajemen waktu, penggajian, dan pelatihan karyawan.

SAP ERP mempunyai Organization and Staffing Plan tool yang dapat digunakan
untuk mendefinisikan:

a. Struktur manajemen Perusahaan.

b. Posisi dalam struktur organisasi

SAP ERP dapat membedakan antara tugas, pekerjaan, posisi, dan karyawan. Modul
SAP HR tersedia dalam Desktop Manager, yang dapat akses ke semua data sumber
daya manusia dan transaksi dalam satu lokasi.

2019 ERP Lanjut Pusat Bahan Ajar dan eLearning

6 Ir. Jakfat Haekal, MT, IPP http://www.mercubuana.ac.id
2019 ERP Lanjut Pusat Bahan Ajar dan eLearning
7 Ir. Jakfat Haekal, MT, IPP http://www.mercubuana.ac.id
SAP ERP Human Resources Featurs lebih lanjut meliputi:

a. Time management
Time Management adalah suatu kegiatan yang mencakup semua proses dan
prosedur yang diperlukan agar proyek dapat berjalan tepat waktu. Waktu
menjadi salah satu sumber daya unjuk kerja. Sumber daya yang mesti
dikelola secara efektif dan efisien. Efektifitas terlihat dari tercapainya tujuan
menggunakan waktu yang telah ditetapkan sebelumnya, dan efisien tidak lain
mengandung makna pengurangan waktu yang ditentukan. Time management
dapat diartikan secara sederhana, melibatkan proses yang dibutuhkan untuk
memastikan waktu penyelesaian dari proyek. Bagaimanapun, mencapai
waktu penyelesaian suatu proyek itu tidak mudah

b. Payroll processing
Payroll proses adalah salah satu proses terpenting di dalam perusahaan.
Payroll memiliki pengaruh terhadap setiap karyawan. Ini artinya jika proses
payroll tidak berjalan dengan lancar, maka persepsi karyawan bisa berubah
menjadi kurang positif terhadap perusahaan. Sistem payroll harus bisa
menjadi efisien, akurat dan aman pada saat yang bersamaan. Proses payroll
yang dilakukan secara tradisional, dengan kata lain secara manual, memiliki
proses yang kompleks dan memakan waktu banyak. Selain itu, ada banyak
record yang harus disimpan dan semakin bertambah banyak lagi jika
perusahaan terus berkembang dan jumlah karyawan terus meningkat.

2019 ERP Lanjut Pusat Bahan Ajar dan eLearning

8 Ir. Jakfat Haekal, MT, IPP http://www.mercubuana.ac.id
 c. Travel management
Dalam setiap perjalanan bisnis biasanya ada target dan tujuan yang harus
dicapai. Tuntutan target tersebut yang membuat kebanyakan karyawan
kurang teliti dalam menyiapkan perencanaan perjalanan mereka. Tanpa
ketelitian, bisa-bisa anggaran travel perusahaan bakal membengkak.

d. Training and development

Pada strategi bisnis perusahaan, secara kompehensip juga memuat strategi
pengembangan SDM. Salah satu strategi di bidang pengembangan SDM
adalah dengan melakukan Training & Development, bahkan bagi perusahaan
yang sudah cukup besar, sebaiknya memiliki bagian T&D tersendiri, yang “in
line” dengan strategi pengembangan Sumber Daya manusia. Pengertian
training and development menurut Randall S. Schuler (1998), yang dikutip
oleh Said Haryadi, sebagai berikut

“Employee training and development is any attempt to improve current or

future employee performance by increasing an employee’s ability to perform”

Said Haryadi menjelaskan, bahwa dalam training & development, dikenal

adanya pengembangan Level Organisasi dan Level Individu. Pengembangan
level organisasi terkait dengan kebutuhan suksesi, dan bertujuan untuk
mempersiapkan kandidat agar sukses pada posisi yang akan datang.
Pengembangan level individu terkait dengan kebutuhan peningkatan kinerja
individu pada posisi saat ini, dan bertujuan membantu karyawan untuk sukses
pada posisi saat ini.

Pada suatu perusahaan, umumnya pengembangan level organisasi,

disatukan dalam bagian strategi pengembangan SDM. Pengembangan
dilakukan pada kandidat yang telah mengikuti proses assessment center, dan
telah diketahui hasilnya bahwa kandidat memiliki potensi untuk dikembangkan
dan sukses pada suatu target posisi tertentu. Pengembangan pada kandidat
ini, dilakukan pada kompetensi yang belum memenuhi standar pencapaian
yang ditentukan.

Sedangkan pengembangan level individu, dilakukan sebagai follow up dari

penilaian kinerja individu, dan dilakukan setelah diketahui pencapaian kinerja
individu dan pada level kompetensi mana yang perlu dikembangkan untuk
meningkatkan kinerja individu tersebut.

2019 ERP Lanjut Pusat Bahan Ajar dan eLearning

9 Ir. Jakfat Haekal, MT, IPP http://www.mercubuana.ac.id
Summary
Karyawan pada setiap perusahaan merupakan asset yang penting. Karyawan
dengan kualifikasi yang baik dan motivasi kerja yang tinggi dapat membuat
perusahaan mencapai kesuksesannya.

Departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk memastikan

perusahaan dapat menemukan, mengevaluasi, menerima, mengembangkan,
mengevaluasi dan memberikan kompensasi yang baik pada karyawan agar
perusahaan dapat mencapai semua tujuannya. Serta memberikan pelatihan dan
pengembangan pada karyawan, perencanaan suksesi dan penghentian.

2019 ERP Lanjut Pusat Bahan Ajar dan eLearning

10 Ir. Jakfat Haekal, MT, IPP http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
1. Sumner, M. (2005). Enterprise Resource Planning. Pearson Education, Inc.
2. Monk, E.F and Wagner, B.J (2007). Concepts in Enterprise Resource Planning, 3rd
Ed, Boston, MA: Thomson Learning
3. Satria D.D., Mudjahidin. (2013). Analisis Hubungan antara CRM, RQ, CLV (Studi
Kasus Hotel Grand Legi Mataram). Jurnal Teknik Pomits, Vol 2, No. 1.
4. Susilowati T., Suryana A., (2012). Analisis Penerapan CRM pad Perpustakaan
STMIK Pringsewu dalam Upaya Meningkatkan Kepuasan Mahasiswa. Prosiding
Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi. ISSN: 1997-5022.
5. Leon, A. (2014). Enterprise resource planning. McGraw-Hill Education.
6. Kurbel, K. E. (2016). Enterprise resource planning and supply chain management.
SPRINGER-VERLAG BERLIN AN.
7. Chang, J. F. (2016). Business process management systems: strategy and
implementation. CRC Press.

2019 ERP Lanjut Pusat Bahan Ajar dan eLearning

11 Ir. Jakfat Haekal, MT, IPP http://www.mercubuana.ac.id