Human Resources Processes with ERP

A. INTRODUCTION

Departemen sumber daya manusia bertanggung jawab atas banyak

kegiatan yang dilakukan perusahaan untuk menarik, mempekerjakan, memberi
penghargaan, melatih, dan kadang-kadang, memberhentikan karyawan. Keputusan
yang dibuat di departemen sumber daya manusia dapat memengaruhi setiap
departemen di perusahaan.
Tanggung jawab departemen sumber daya manusia adalah :
 Menarik, memilih, dan merekrut karyawan baru menggunakan informasi
dari referensi dan wawancara pribadi.
 Mengkomunikasikan informasi mengenai posisi dan karyawan baru
diseluruh organisasi dan diluarnya.
 Memastikan bahwa karyawan memiliki Pendidikan, pelatihan, dan sertifikasi
yang tepat untuk berhasil menyelesaikan tugasnya.
 Menangani masalah yang terkait dengan perilaku karyawan.
 Memastikan karyawan memahami tanggung jawab pekerjaan mereka.
 Meninjau kinerja karyawan dan menentukan kenaikan gaji dan bonus.
 Mengelola gaji dan tunjangan diberikan kepada masing-masing karyawan
dan memastikan hal itu pantas mengenai tunjangan yang diberikan kepada
karyawan lama maupun baru.
 Mengkomunikasikan perubahan gaji, tunjangan, atau kebijakan kapada
karyawan.
 Mendukung rencana manajemen untuk perubahan dalam organisasi.
Memastikan bahwa tugas-tugas ini diselesaikan dan bahwa informasi terkait
sumber daya manusia yang valid dikomunikasikan ke seluruh organisasi memerlukan
sistem yang secara efektif mengontrol aliran informasi.

B. MANFAAT PENGIMPLEMENTASIAN ERP PADA HUMAN RESOURCE

PROCESS ERP
Mengelola sumber daya manusia atau Human Resource dalam suatu
perusahaan. Semakin berkembangnya suatu perusahaan, semakin rumit pula tugas
dari tim HR untuk mengurus semua aktivitas kepegawaian. Bila tidak ditunjang
oleh software pengelolaan bisnis yang mumpuni, pertumbuhan perusahaan ini malah
akan memperlambat kinerja tim HR dengan semua pekerjaan manual yang harus
mereka lakukan.
Rosmayanti (A062221054)
 Human Resources Processes with ERP

Implementasi system ERP pada perusahaan dapat membantu otomatisasi

proses administrative pengelolaan pegawai seperti pembuatan laporan, kalkulasi gaji
berdasarkan kinerja, maupun update data pegawai. System ERP menyimpan
semua data terkait kepegawaian dari berbagai departemen dalam satu database
terpusat, sehingga bagian HR tidak perlu lagi mengisi data pegawai setiap kali mengisi
formulir.
Pengelolaan pegawai yang baik tidak hanya berdampak untuk kesejahteraan
pegawai, tapi juga bisa merangsang budaya kerja sehat yang berkontribusi pada
produktivitas perusahaan. Mencari, mengembangkan, dan mempertahankan orang-
orang terbaik untuk mengisi posisi diperusahaan bukanlah hal yang mudah. Dalam
suatu perusahaan, peran tim HR juga Menyusun aturan dan kriteria yang akhirnya
membentuk kultur atau budaya dalam suatu perusahaan.

C. BAGAIMANA SISTEM ERP MEMBENTU DEPARTEMEN HUMAN RESOURCE

?
ERP adalah suatu proses menggabungkan seluruh departemen terkait
dalam suatu organisasi atau perusahaan ke dalam sebuah system perangkat lunak
yang terintegrasi. Jika diimplementasikan dengan tepat, software ERP tidak hanya
bisa meningkatkan efisiensi perusahaan, tapi juga meningkatkan Return of Investment
(ROI) secara signifikan.
 Database yang terintegrasi
Melalui satu database tunggal, system ERP dapat memfasilitasi seluruh
departemen di perusahaan, termasuk departemen HR, untuk berkomunikas
dan bertukar informasi secara lebih efektif dan efisien.
 Menghemat waktu
Otomatisasi pekerjaan yang sebelumnya dilakukan secara manual hanya
berarti satu hal yaitu pekerjaan bisa diselesaikan dalam waktu yang
lebih singkat. Diperusahaan dengan skala yang lebih besar, terkadang
jumlah staff HR juga tidak sepadan dengan banyaknya pegawai yang harus
ditangani setiap harinya sehingga adanya system ERP ini akan membantu
menghemat waktu dan tenaga secara siginifikan.
 Meningkatkan akurasi
Semakin banyak data yang harus dikelola, semakin tinggi pula resiko
terjadinya human error. Semakin banyak jumlah pegawai, staff HR harus
semakin berhati-hati dalam melakukan input data agar tidak menimbulkan
masalah dikemudian hari. Database terpusat yang disediakan oleh software

Rosmayanti (A062221054)
 Human Resources Processes with ERP

ERP tidak hanya memungkinkan data diakses dengan mudah, tapi juga
akurat.
 Meningkatkan kualitas pelaporan dan analisis
Laporan dan analisis adalah tantangan divisi mana pun, tapi dengan
banyaknya data yang harus dirangkum dan diolah, membuat laporan
menjadi tantangan tersendiri untuk departemen HR. dengan software ERP
laporan bisa dibuat hanya dengan beberapa klik pada aplikasi. Dengan
ini, departemen HR bisa focus melakukan analisis dan meninjau ulang
metrik-metrik yang berkaitan dengan berbagai aspek diperusahaan
sehingga pengambilan keputusan bisa dilakukan dengan lebih baik.
 Memastikan kepatuhan regulasi
Software ERP memungkinkan untuk menghitung dan memotong sedara
otomatis pajak pegawai (PPh 21) setiap bulannya. Selain itu, system juga
bisa merekam secara digital setiap aturan, prosedur, atau kesepakatan
yang diterbitkan perusahaan sehingga pegawai akan selalu ter-update
mengenai regulasi terbaru perusahaan. Penerapan ERP, selain
memastikan regulasi dipatuhi dengan baik, juga merekam data dan detail
setiap perusabahan untuk keperluan audit di masa mendatang.

D. PROBLEM WITH HUMAN RESOURCE PROCESSES ( CASE STUDY ON

FITTER SNACKERS)
Fitter snackers hanya memiliki tiga karyawan di Departemen Sumber
Daya Manusia. Kurangnya integrasi antara semua departemen sering menghasilkan
informasi yang tidak akurat, ketinggalan zaman, dan tidak konsisten. Departemen
bergantung banyak pada catatan kertas dan system pengarsipan manual, yang
menimbulkan masalah karena informasi tidak dapat diakses atau mudah dianalisis.
Proses perekrutan dan penempatan kerja departemen sumber daya manusia akan
beroperasi lebih efisien dengan system informasi yang terintegrasi.

E. LANGKAH-LANGKAH PEREKRUTAN OLEH HUMAN RESOURCE

 Deskripsi kualifikasi pekerjaan yang dibutuhkan mungkin tidak lengkap atau
tidak akurat, terkadang karena supervisor dengan terburu-buru, terkadang
karena supervisor tidak mengetahui semua fungsi yang dibutuhkan untuk
posisi tersebut, dan terkadang karena supervisor mengasumsikan bahwa
semua kandidat akan memiliki keterampilan dasar tertentu.

Rosmayanti (A062221054)
 Human Resources Processes with ERP

 Jika formulir lowongan kerja hilang atau tidak diarahkan dengan benar,
departemen sumber daya manusia tidak akan tahu bahwa posisi tersebut
tersedia, sedangkan supervisor menganggap bahwa pengurusan dokumen
sedang dalam proses.
 File candidat mencakup formulir yang menunjukkan kapan lamaran diterima,
posisi yang dilamar oleh kandidat, dan tanggal waktu wawancara.
 Setelah seseorang di sumber daya manusia telah mewawancarai semua
kandidat dalam daftar pendek, perwakilan dan supervisor dari depatemen
yang meminta memberi peringkat kepada kandidat dalam daftar pendek. Jika
ada kandidar yang dapat diterima, karyawan sumber daya manusia akan
menawarkan pekerjaan lisan kepada orang tersebut melalui telepon. Jika
kandidiat menerima penawaran lisan, surat penawaran tertulis dikirim, yang
harus ditandatangani dan dikembalikan oleh kandidat. Setelah kandidat
secara resmi menerima tawaran tertulis arsipnya diperbarui lagi,
menunjukkan bahwa kandidat telah menerima tawaran tersebut.
 Setelah peninjauan, supervisor dapat mengubah evaluasi, yang
kemudian ditandatangani oleh supervisor dan karyawan. Karyawan
tersebut juga dapat mengajukan tanggapan tertulis atas ulasan tersebut,
mencantumkan ketidaksepakatan atau penjelasan apapun.
 Karena fitter tidak memiliki informasi yang efektif, maka sulit untuk mengelola
data evaluasi kinerja. Dengan system berbasis kertas fitter, file karyawan
hanya dapat dilihat oleh satu orang pada satu waktu, dan file karyawan dapat
hilang jejaknya sementara atau permanen. Selain itu, sulit untuk
mempertahankan control yang tepa tatas informasi pribadi yang senstif jika
disimpan dalam file kertas.

F. FITUR LANJUTAN SDM SAP ERP

Beberapa fitur lanjutan dari modul SDM, yakni :
 Manajemen waktu
Pegawai per jam, yang dibayar untuk setiap jam kerja, harus mencatat jam
kerja mereka agar dapat dibayar. Modul SDM SAP menggunakan Cross
Application Time Sheet (CATS) untuk mencatat dan memberikan data
waktu kerja karyawan ke modul lain, termasuk :
1) Modul pengendalian SAP
Memantau dan mengelola biaya
2) Modul SAP payroll

Rosmayanti (A062221054)
 Human Resources Processes with ERP

Menghitung gaji karyawan, data penggajian kemudian ditransfer ke

modul akuntansi keuangan utnuk pemrosesan penggajian
(mengeluarkan cek gaji serta melakukan pembayaran untuk pajak,
pembayaran asuransi Kesehatan, kontribusi pension, dll)
3) Modul perencanaan produksi SAP
Menentukan apakah tenaga kerja yang tersedia cukup untuk
mendukung rencana produksi
 Pemrosesan penggajian Dua proses utama dalam menentukan gaji yang
diterima seorang karyawan
1) Penghitungan elemen remuneras
2) Penentuan pemotongan wajib dan sukarela
 Manajemen perjalanan pelatihan
1) Permintaan perjalanan, yang mungkin berasal dari karyawan atau
manajer karyawan, adalah Langkah pertama dalam proses
manajemen perjalanan. Permintaan perjalanan biasanya memerlukan
persetujuan menejemen, tingkat organisasi tempat perjalanan harus
disetujui mungkin bergantugn pada durasim lokasi, dan biaya
perjalanan
2) System manajemen perjalanan SAP ERP memfasilitasi proses ini
dengan memelihara data perjalanan untuk setiap karyawan
termasuk penerbangan, hotel, dan preferensi mobil dan
mengintegrasikan data dengan modul penggajian dan modul
akuntansi dengan pengendalian keuangan
 Koordinasi pengembang
1) Komponen pengembangan personalia dari modul SDM SAP ERP
memungkinkan perusahaan untuk merencanakan dan
melaksanakan pengembangan karyawan perusahaan untuk
merencanakan dan melaksanakan pengembangan karyawan dan
kegiatan pelatihan yang memaksimalkan kemampuan karyawan untuk
berkontribusi pada organisasi

Rosmayanti (A062221054)
 Human Resources Processes with ERP

REFERENSI

Monk, Ellen F., and Bret J. Wagner. 2013. Concepts in Enterprise Reaource
Planning. Fourth Edition. Boston: Course Technology
Hanipah, Reni. 2019. Human Resource Management dengan Software ERP.
https://www.bts.id/manajemen-human-resource/ diakses 22 September 2021.

Rosmayanti (A062221054)