GAMBARAN UMUM

HUMAN RESOURCE INFORMATION SYSTEM (HRIS)

Pengertian
Human Resource Information System (HRIS) merupakan suatu program aplikasi
komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen sumber daya manusia di
suatu perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan dengan menyediakan berbagai
informasi yang diperlukan. Adapun sistemnya terdiri dari perangkat, pengumpulan, pengolahan,
dan penyimpanan, pemeliharaan dan perolehan kembali mengenai data pegawai yang saling
berkaitan dalam rangka penyediaan informasi di bidang kepegawaian.
Human Resource Information System (HRIS) juga didefinisikan sebagai perangkat lunak
atau aplikasi untuk mempermudah pengelolaan berbagai aktivitas yang berkaitn dengan Sumber
Daya Manusia (SDM). Dengan sistem yang terintegrasi, pengelolaan SDM menggunakan
teknologi HRIS akan jauh praktis ketimbang dengan cara manual. Pengelolaan ini meliputi
pencatatan kehadiran atau absensi, penggajian, pengelolaan cuti, proses perekrutan, serta
evaluasi kinerja karyawan. Agar administrasi karyawan berjalan dengan baik, pemanfaatan
aplikasi HRIS sangat disarankan, terutama bagi perusahaan besar mengingat banyaknya tugas
rumit yang diemban oleh HRD. Saat ini, HRIS tersedia dalam bentuk software atau aplikasi
HRD yang ramah pengguna dan dilengkapi dengan berbagai fitur canggih.

INDIKATOR DAN PENERAPAN HRIS

Penggunaan HRIS di lingkungan Universitas contohnya Universitas Bina Darma (UBD)
telah mengembangkan HRIS guna mengorganisir tata kelola manajemen sumber daya manusia
di UBD antara lain, penyajian informasi pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat dosen UBD yang menjadi data untuk menghasilkan nilai kinerja dosen dilingkungan
UBD dan fasilitas lainnya. Yusof et al. (2006) memberikan suatu kerangka baru yang dapat digunakan
untuk melakukan evaluasi sistem informasi yang disebut Human – Organization – Technology (HOT) Fit
Model. Komponen-komponen penting pada model evaluasi ini adalah human yang terdiri dari system use
dan user satisfaction,
organization terdiri dari structure dan environment, technology terdiri dari system quality, information
quality dan service quality. Model ini relatif baru dikembangkan sehingga banyak peneliti yang
menggunakan model ini untuk mengevaluasi sistem informasi.
 Dari hasil evaluasi system HRIS diatas system ini dianggap berhasil di gunakan di
lingkungan universitas. Studi tersebut mengungkapkan bahwa hubungan antara peningkatan
penggunaan HRIS menghasilkan peningkatan efektivitas dan efisiensi organisasi. Oleh karena
itu, kontribusi keseluruhan HRIS terhadap fungsi rekrutmen dan perencanaan dalam organisasi
dapat di manfaatkan untuk mempermudah HRD untuk menilai kinerja karyawan.

FUNGSI HRIS
1. Meningkatkan Keamanan Data Karyawan

Salah satu fungsi HRIS adalah meningkatkan keamanan dan menjamin kerahasiaan data
karyawan. Berbasis sistem komputasi awan (cloud), HRIS memungkinkan data karyawan
tersimpan dengan aman di database.

2. Memudahkan Pendistribusian Gaji

Menggunakan aplikasi HRIS, proses penggajian karyawan menjadi lebih mudah dan cepat. Salah
satunya karena sistem penghitungan gaji terintegrasi otomatis dengan sistem absensi.

3. Memantau Kinerja Karyawan

Agar mengetahui perkembangan setiap karyawan, tim HR dapat mengandalkan HRIS untuk
memantau kinerja mereka, baik saat bekerja dari kantor maupun bekerja secara remote dari
rumah.
 4. Menghemat Biaya Operasional HR

Hadirnya HRIS dapat membantu menghemat biaya operasional yang dikeluarkan HR. Misalnya,
memungkinkan HR memangkas aplikasi lain yang tidak efisien serta mengurangi penggunaan
kertas/formulir untuk mencatatkan kehadiran, mengajukan cuti, dan berbagai aktivitas lainnya.

5. Menyederhanakan Proses Rekrutmen

Salah satu tugas HR lainnya yang disederhanakan oleh aplikasi HRIS adalah proses perekrutan
tenaga kerja. Menggunakan HRIS, fase wawancara hingga penerimaan karyawan dapat
dilakukan dengan mudah dan praktis.

6. Membantu Mengoptimalkan Proses Pengambilan Keputusan

Melalui bantuan HRIS, tim HR dapat mengambil keputusan dengan cepat dan lebih baik. HRIS
memiliki sistem yang tersentralisasi, sehingga informasi-informasi terkait SDM dapat langsung
ditinjau.

Menggunakan aplikasi HRIS, proses penggajian karyawan menjadi lebih mudah dan cepat.
Hadirnya HRIS dapat membantu menghemat biaya operasional yang dikeluarkan HR.

7. Meningkatkan Produktivitas HR
Produktivitas team HR menjadi lebih meningkat dengan adanya HRIS.Pekerjaan HR telah
dibantu dengan adanya HRIS.Dengan begini, pihak Human Resources bisa melakukan pekerjaan
lain yang lebih penting dan mendesak karena sistem Human Resources sudah teratasi.

8. Mengurangi Human Error

Ada kalanya saat memproses setiap pekerjaan, HR akan melakukan sedikit kesalahan.Kesalahan
tersebut tidak terlalu besar tetapi dampaknya bisa sangat besar.Human error atau kesalahan yang
biasa dilakukan saat pekerjaan HR dilakukan secara manual bisa dikurangi dengan
adanya software HRIS.

9. Menganalisa Performa
Analisa performa kinerja SDM akan lebih jelas dengan HRIS.Platform Human Resource
Information System memberikan data yang jelas tentang bagaimana kinerja karyawan.Sehingga
perusahaan bisa menentukan mana karyawan yang memiliki kinerja baik dan mana yang
membutuhkan bimbingan.

Pada Perusahaan, Penerapan Sistem HRIS Adalah Sebagai Berikut

Dengan banyaknya manfaat yang bisa didapat perusahaan dengan menggunakan sistem HRIS
seperti Talenta.Maka perusahaan pun juga bisa menggunakannya untuk berbagai macam
kebutuhan.

Fitur HRIS yang telah dibuat untuk mengelola HR dalam perusahaan memiliki berbagai macam
penerapan, diantaranya adalah:

10. Manajemen Absensi

Fitur absensi yang terdapat di dalam HRIS digunakan untuk mengelola absensi karyawan.Fitur
ini sangat bermanfaat untuk karyawan yang memiliki mobilitas tinggi dan juga perusahaan yang
memiliki banyak karyawan.Pengadaan alat absensi manual juga tidak diperlukan sehingga lebih
hemat biaya.

11. Manajemen Cuti

Seringkali proses pengajuan cuti karyawan disusahkan dengan proses yang panjang.HRIS
memudahkan pengajuan cuti dan membuat perusahaan lebih leluasa memeriksa pengajuan cuti
karyawan.Cara ini lebih mudah tanpa harus melewati birokrasi perusahaan secara manual.

12. Payroll
Penggajian adalah hal yang bisa diselesaikan dengan HRIS. dengan fitur penggajian dalam
HRIS, perusahaan tidak harus melakukan perhitungan gaji secara manual.Proses penggajian pun
dilakukan secara otomatis sehingga tidak akan terlambat lagi.

13. Manajemen Database Karyawan

Database karyawan adalah hal penting milik perusahaan. Pengaturan database karyawan juga
harus dilakukan dengan teliti.HRIS dapat mengelola database karyawan sehingga setiap
pembaharuan data bisa dilakukan secara otomatis.Misalnya pembaruan gaji karyawan, status,
maupun jabatan karyawan yang sudah dipromosikan.
 14. Manajemen Pembayaran Klaim
Reimbursement atau pembayaran klaim biasanya memiliki kendala saat dilakukan secara
manual.Misalnya seperti bukti nota hilang atau karyawan lupa melakukan
reimbursement.Dengan HRIS, proses pembayaran klaim bisa dilakukan dengan cepat dalam satu
platform.Menggunakan HRIS bisa menjadi salah satu investasi yang mendukung berkembangnya
bisnis menjadi lebih cepat.

Sistem Kerjanya

Untuk sistem kerjanya sendiri itu dapat berupa proses manual maupun terkomputerisasi
yang digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas dalam organisasi. Sistem Informasi Sumber
Daya Manusia (HRIS) atau Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) memainkan peran
utama dalam Sistem SDM yang terkomputerisasi. Oleh karena itu, rencana strategi SDM tidak
hanya harus sejalan dengan rencana bisnis perusahaan tetapi juga dengan rencana strategis
Sistem Informasi organisasi.

Sistem memungkinkan pengumpulan data secara otomatis dan, misalnya, otomatisasi

proses rekrutmen seperti yang dijelaskan di atas juga membuat pemantauan sistematis atas
kesempatan yang sama dalam rekrutmen menjadi kenyataan. Sebagian besar modul yang tersedia
menyediakan analisis media otomatis (yaitu publikasi mana yang menghasilkan respons
rekrutmen terbaik) dan analisis biaya lowongan (yaitu media mana yang paling hemat biaya)
sebagai fitur standar. Mereka juga akan menyediakan rincian pelamar yang berhasil untuk secara
otomatis dimasukkan ke dalam sistem catatan personalia.
Hal ini menyebabkan profesi SDM memberikan nilai tambah bagi perusahaan. Selain itu,
penggunaan strategis HRIS meningkatkan persepsi posisi profesional SDM dalam organisasi.
Meskipun demikian, para eksekutif ini mengakui bahwa HRIS telah memberikan nilai tambah
dan meningkatkan status profesi SDM secara keseluruhan. Kami juga menyarankan bahwa
mungkin ada lebih banyak manfaat dalam menggunakan HRIS untuk tujuan non-strategis;
perusahaan mungkin berusaha untuk mendapatkan efisiensi yang memungkinkan mereka untuk
mengurangi tingkat kepegawaian tugas-tugas administrasi rutin.
 Sistem HRIS dijadikan bentuk investasi untuk mengelola SDM dalam perusahaan.
Misalnya seperti untuk mengelola jam kerja, mengatur perhitungan gaji yang dihitung
berdasarkan kehadiran dari karyawan, hingga proses reimbursement dana. Saat menggunakan
sistem HRIS di perusahaan, pastinya Anda sudah mengetahui betul apa yang perusahaan
butuhkan. HRIS dibuat agar bisa mengelola serta mempermudah kinerja HRD perusahaan.Selain
itu sistem HRIS juga menjadi salah satu sistem pengelolaan SDM yang cukup efektif.