SYSTEM ANALYSIS OF

HUMAN RESOURCES MANAGEMENT SYSTEM (HRMS) /

HUMAN RESOURCES INFORMATION SYSTEM (HRIS)
STUDY ON USADA HOSPITAL, SIDOARJO

ARRANGED BY : TEAM 1

NO NAMA NIM
1. FAROUK ILMI DAVIK 101714453011
2. DESIANA MEDYA A.L 101714453056
3. DOR VALDA ARITONANG 101714453060

HEALTH MANAGEMENT INFORMATION SYTEM AND EPIDEMIOLOGIC

COURSE
HEALTH MANAGEMENT DEPARTMENT
HEALTH POLICY AND ADMINISTRATION STUDY PROGRAM
 AIRLANGGA UNIVERSITY SURABAYA
2017

I. PENDAHULUAN
Sumber daya manusia (SDM) merupakan modal penting berjalannya suatu
organisasi. Peranannya sangat sentral pada perkembangan suatu organisasi. Hal ini
dikarenakan SDM adalah komponen kritis, artinya tingkat manfaat sumber daya
lainnya tergantung kepada bagaimana kita memanfaatkan SDM. Makin tinggi tingkat
pemanfaatan SDM, makin tinggi hasil guna sumber daya lainnya (Ilyas, Yaslis.2013)
Salah satu organisasi yang tingkat pemanfaatan SDM-nya tinggi adalah
rumah sakit. Pelayanan kesehatan, yang merupakan produk kerja RS, dihasilkan
langsung oleh SDM dengan berbagai keahlian yaitu dokter, perawat, analis medis,
radiografer dan sebagainya. Merekalah yang mengoperasionalkan berbagai alat
kesehatan yang ada. Bahkan beberapa pelayanan khusus bisa tanpa menggunakan alat,
SDM tersebut yang menghasilkan langsung pelayanan kesehatan kepada pasien.
Semakin banyak pasien yang dilayani, maka semakin banyak jumlah SDM yang
dibutuhkan. Semakin bervariasi pelayanan yang dibutuhkan pasien, semakin
bervariasi pula keahlian SDM yang dibutuhkan.
RS dikenal sebagai organisasi padat karya, membutuhkan banyak SDM
dengan berbagai keahlian. Hal ini menjadikan manajemen SDM di RS merupakan hal
yang kompleks sehingga mengelola SDM tidak mudah dilakukan. Berbagai info dan
data terkait SDM sangat dibutuhkan manajemen dalam mengambil keputusan terkait
operasional dan kemajuan organisasi. Namun, tidak semua data dan informasi
tersebut siap saat dibutuhkan.
Pengambilan keputusan oleh manajemen seringkali membutuhkan data
sebagai dasar, supaya keputusan tersebut bersifat obyektif dan beralasan. Pengambilan
keputusan berbasis data juga bermakna organisasi tersebut lebih matang dalam
perencanaannya. Data SDM perlu disimpan dan diolah dengan baik, sehingga bisa
menghasilkan informasi dengan mudah, cepat, tepat dan akurat. Sistem penyimpanan
dan pengolahan data SDM bisa dilakukan secara manual maupun terkomputerisasi.
Sistem terkait data dan informasi SDM dikenal sebagai Sistem Informasi
Manajemen Sumber Daya Manusia (SIMSDM) atau dalam bahasa Inggris dikenal
dengan Human Resorces Management System (HRSM) atau Human Resources
 Information System (HRIS). Merupakan program aplikasi komputer yang
mengorganisir tata kelola dan tata laksana manajemen sumber daya manusia, sebuah
bentuk interaksi atau pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya
manusia dan teknologi informasi. Aktivitas-aktivitas manajemen sumber daya
manusia seperti dalam hal perencanaan kebutuhan, perekrutan, data pegawai,
penilaian, gaji dan lain sebagainya diproses dalam sistem aplikasi komputer.
Pada kesempatan ini, dilakukan study sistem informasi manajemen SDM di
RS Usada Sidoarjo. Study bertujuan untuk mendapatkan gambaran pelaksanaan
sistem informasi manajemen SDM dan melakukan analisis terhadap sistem tersebut.
Secara umum diharapkan dapat menambah pengetahuan dan pengalaman, serta bisa
memberikan saran yang bermanfaat pada RS Usada pada khususnya.

II. TINJAUAN PUSTAKA

Fungsi SDM dalam perusahaan adalah menangani banyak proses khusus yang berhubungan
dengan personil perusahaan. Berikut fungsi dari sumber daya manusia adalah:

1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring). SDM membantu menerima

pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam
peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen
untuk menentukan kebijakan yang sesuai.
2. Pendidikan dan Pelatihan. Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat
mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan
pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.
3. Manajemen Data. SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan
memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan. Selama seseorang diperkerjakan oleh
perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus
program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.
5. TUJUAN SISTEM INDFORMASI SDM
Sistem informasi sumber daya manusia mempunyai dua tujuan utama dalam organisasi.
Tujuan utama SISDM, adalah untuk meningkatkan efisiensi, di mana data karyawan dan
aktivitas sumber daya manusia digabungkan menjadi satu. Banyak aktivitas sumber daya
manusia lebih efisien dan lebih sedikit pekerjaan tulis menulis dengan adanya otomatisasi,
dan tersedianya informasi yang lebih baik. Tujuan kedua SISDM adalah supaya lebih
strategis dan berhubungan dengan perencanaan sumber daya manusia. Dengan mempunyai
data yang mudah diakses akan membuat perencanaan sumber daya manusia dan pembuatan
keputusan manajerial didasarkan lebih banyak pada informasi dari pada mengandalkan
persepsi dan institusi manajerial

1. FUNGSI SISTEM INFORMASI SDM

Sistem informasi sumber daya manusia berguna untuk:
 Perencanaan SDM : membantu untuk mendapatkan SDM yang sesuai dengan
kebutuhan organisasi
 Perekrutan : mempermudah dalam pengambilan keputusan rekrutmen karyawan
 Sosialisasi : membantu SDM beradaptasi dengan kondisi/lingkungan baru perusahaan
 Pelatihan/ pengembangan SDM : merefleksikan kebutuhan untuk meningkatkan
kinerja SDM dan mengidentifikasi kebutuhan kemampuan dan untuk menentukan klasifikasi
tertentu
 Penilaian kinerja : untuk dapat membandingkan antara kinerja secara individu/
organisasi dengan standar yang telah ditentukan
Ada pun kegunaan lain dari sistem informasi SDM, yakni:

 Memeriksa kapabilitas karyawan saat ini untuk mengisi lowongan yang diproyeksikan
 Menyoroti posisi pemegang jabatan yang akan dipromosikan akan pensiun, atau akan
diberhentikan \menggambarkan pekerjaan yang spesifik atau jenis pekerjaan yang
mempunyai tingakat perputaran, pemecatan, ketidakhadiran, kinerja, dan masalah yang
tinggi, yang melebihi kadar normal
 Mempelajari komposisi usia, suku, jenis kelamin, pendidikan, dll
 Mengantisipasi kebutuhan rekrutmen, seleksi, latihan, dan pengembangan
 Perencanaan SDM untuk mengantisipasi pergantian dan promosi
 Laporan kompensasi untuk memperoleh informasi tentang pembayaran pada
karyawan
 Riset SDM untuk melaksanakan penelitian dalam permasalahan, seeperti perputaran
karyawan dan ketidakhadiran, atau menemukan tempat yang paling produktif guna mencapai
calon-calon baru
 Penialian kebutuhan pelatihan untuk menganalisis kerja individu dan menentukan
karyawan-karyawan mana yang memerlukan pelatihan lebih lanjut.

Dalam sebuah siklus SDLC, terdapat enam langkah. Jumlah langkah SDLC pada referensi
lain mungkin berbeda, namun secara umum adalah sama. Langkah tersebut adalah

1. Analisis sistem, yaitu membuat analisis aliran kerja manajemen yang sedang berjalan

2. Spesifikasi kebutuhan sistem, yaitu melakukan perincian mengenai apa saja yang

dibutuhkan dalam pengembangan sistem dan membuat perencanaan yang berkaitan

dengan proyek system

3. Perancangan sistem, yaitu membuat desain aliran kerja manajemen dan desain

pemrograman yang diperlukan untuk pengembangan sistem informasi

4. Pengembangan sistem, yaitu tahap pengembangan sistem informasi dengan menulis

program yang diperlukan

 5. Pengujian sistem, yaitu melakukan pengujian terhadap sistem yang telah dibuat

6. Implementasi dan pemeliharaan sistem, yaitu menerapkan dan memelihara sistem

yang telah dibuat

SDLC adalah System Development Life Cycle, yang sederhananya adalah tahapan – tahapan
pengembangan sistem. Tahapannya pun sebagai berikut.

1. Identification, yaitu proses mengidentifikasi kebutuhan! apa saja yang diinginkan

dengan memiliki sebuah website, tentunya hal ini berkaitan dengan fasilitas – fasilitas

yang ada di dalam website yang akan dibangun itu sendiri

2. Analysis, proses menganalisa kebutuhan, proses menganalisa fasilitas – fasilitas apa

saja yang diinginkan dalam web yang akan dibangun tersebut berdasarkan proses

Identification.

3. Design, yaitu proses perancangan sistem yang akan dibangun baik itu dari sisi desain

layout atau tampilan (nilai artistik & estetika nya) ataupun dari sisi teknis seperti

database dan aplikasi atau fasilitas yang akan menjadi bagiannya, berdasarkan hasil

analisa sebelumnya.

4. Implementation, yaitu proses development, proses meng-implemntasi design yang

telah dibuat.

5. Testing & Documentation, adalah proses penge-test-an hasil development dan proses

mendokumentasikan apa yang telah dibuat.

III. HASIL STUDI
III.1 GAMBARAN UMUM RS USADA, SIDOARJO
RS Usada pada awalnya adalah suatu laboratorium klinik yang didirikan oleh
yayasan.......pada tahun 1998. Dalam perjalanannya, berubah menjadi klinik spesialis
ibu dan anak pada tahun.........dan akhirnya menjadi RS umum kelas D pada tahun.......
RS Usada berlokasi di jalan Wage .......Sidoarjo. Hingga saat ini berkapasitas 32 TT.
III.2 Struktur Organisasi
(struktur organisasi tanpa nama pejabatnya)

III.3 Data SDM

Jumlah dan jenis SDM di RS Usada adalah sebagaimana terangkum dalam tabel
berikut :
NO JENIS TENAGA JUMLAH
1. Dokter umum
2 Dokter spesialis penyakit dalam
 3. Dokter spesialis anak
4. Dokter spesialis bedah
5. Dokter spesialis obstetrik dan ginekologi
6. Dokter spesialis....
7. Perawat
8. Apoteker
9. Asisten apoteker
10. ....
11. ....
12. Administrasi
13. Sopir
14 ...

III.4 Jenis Pelayanan

RS Usada memberikan pelayanan kepada masyarakat sebagai berikut :
NO JENIS PELAYANAN
1. UGD 24 jam
2 Rawat jalan, terdiri dari :

3. Rawat inap, terdiri dari :

4. Pelayanan operasi
5. Pelayanan penunjang, terdiri dari :

3.4 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SUMDER DAYA MANUSIA DI RS

USADA SIDOARJO
- Komputerisasi menggunakan program excel
- Ada software tapi belum berjalan
- Input :
- Process :
- Output:
- Penyajian outpu
- Pemanfaatan output
- Foto - foto
IV. ANALISIS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
DI RS USADA SIDOARJO

IV.1 Planning

Identification, yaitu proses mengidentifikasi kebutuhan! apa saja yang diinginkan

dengan memiliki sebuah website, tentunya hal ini berkaitan dengan fasilitas –

fasilitas yang ada di dalam website yang akan dibangun itu sendiri. Melakukan

survei dan menilai kelayakan proyek pengembangan sistem informasi.

Mempelajari dan menganalisis sistem informasi yang sedang berjalan

IV.2 Analysis,

proses menganalisa kebutuhan, proses menganalisa fasilitas – fasilitas apa saja

yang diinginkan dalam web yang akan dibangun tersebut berdasarkan proses

Identification. Menentukan permintaan pemakai sistem informasi

IV.3 Design,

yaitu proses perancangan sistem yang akan dibangun baik itu dari sisi desain

layout atau tampilan (nilai artistik & estetika nya) ataupun dari sisi teknis seperti

database dan aplikasi atau fasilitas yang akan menjadi bagiannya, berdasarkan

hasil analisa sebelumnya. Memilih solusi atau pemecahan masalah yang paling

baik

Menentukan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software)

Input – proses - output

IV.4 Blue print

V. PENUTUP