MODUL PERKULIAHAN

Praktek
PPSDM

SistemInformasi SDM

Fakultas Program Studi TatapMuka Kode MK DisusunOleh

Ekonomi dan Bisnis Manajemen S1 MK10230 Catur Widayati, SE.,MM

09

Abstract Kompetensi
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Mampumelakukan
(SISDM/HRIS) merupakan sebuah bentuk menjelaskanpengertiandanpentingnya system
interseksi/pertemuan antara bidang ilmu informasisumberdayamanusiadalamperusahaan.
manajemen sumber daya manusia (MSDM)
dan teknologi informasi. sistem ini
menggabungkan MSDM sebagai suatu
disiplin yang utamanya mengaplikasikan
bidang teknologi informasi ke dalam
aktifitas-aktifitas MSDM seperti dalam hal
perencanaan, dan menyusun sistem
pemrosesan data dalam serangkaian
langkah-langkah yang terstandarisasi dan
terangkum dalam aplikasi perencanaan
sumber daya perusahaan.

Praktek Perencanaan dan

2016
2 Pengembangan Sumberdaya Manusia PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Catur Widayati, SE.,MM
Pendahuluan

Keputusan-keputusan yang baik, sebagaimana halnya keputusan di bidang

sumberdaya manusia, haruslah berdasarkan tersedianya informasi yang baik. Informasi
terkait dengan sumberdaya manusia. Dikemukakan oleh Rivai (2010:1013) bahwa dengan
dukungan computer para manajer dapat memanggil semua informasi yang dibutuhkan untuk
keputusan-keputusan terkait dengan perekrutan, promosi, penggajian, atau pengembangan
karyawan.
Setiap perusahaan besar pastilah memiliki sistem informasi sumber daya manusia
(human resource information system). Walaupun demikian nampaknya banyak manajemen
puncak kurang menekankan system informasi sumberdaya manusia. Di Negara-negara
maju peraturan pemerintah yang bertujuan memastikan persamaan dalam praktek personil
perusahaan, mendesak manajemen puncak untuk memberikan perhatian yang layak pada
system informasi sumberdaya manusia.
Sistem informasi sumberdaya manusia memberikan data dengan tingkat akurasi dan
konsistensi yang baik, karena informasi tentang sumberdaya manusia terintegrasi dengan
segala informasi terkait. Misalnya ketika bagian produksi melaporkan kegiatan lembur, maka
secara otomatis akan tercapat nama orang yang lembur dan berapa upah lembur yang
harus dibayarkan. Beberapa permasalahan yang muncul seringkali adalah terjadinya
ktidakkonsistenan serta pemalsuan data. Banyak organisasi, menurut Rivai (2010), yang
terus memanfaatkan sedikit demi sedikit system informasi sehingga terlihat adanya
kepalsuan data dan usaha penurunan tingkat konsistensi data.

PengertianSistemInformasi SDM
Mengutip dari Wikipedia mengambil definisi system informasi sumberdaya manusia
sebagai program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana
manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau
biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan berbagai informasi
yang diperlukan. Sistem informasi sumberdaya manusia atau HRIS adalah sebuah bentuk
interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan
teknologi informasi. Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang
utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM
seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian

Praktek Perencanaan dan

2016
3 Pengembangan Sumberdaya Manusia PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Catur Widayati, SE.,MM
langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber
daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP).
Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang
diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat
universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu
basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan
bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel
namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.
Menurut Rivai (2010) sistem informasi sumberdaya manusia adalah prosedur
sistematik untuk pengumpulan, penyimpanan, mempertahankan, menarik dan memvalidasi
data yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan untuk meningkatkan keputusan terkait
sumberdaya manusia. Dengan kata lain, system informasi sumberdaya manusia mempunyai
kemampuan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan atau pilihan banyak orang yang
lebih berhubungan dengan aktivitas perencanaan sumberdaya manusia.

FungsiOperasionalManajemen SDM
Sistem informasi sumberdaya manusia harus memiliki fungsi memfasilitasi kegiatan
manajemen sumber daya manusia yang memiliki empat kegiatan utama yaitu:
1. Perencanaan sumberdaya manusia. Perencanaan merefleksikan analisis yang
berkelanjutan tentang kebutuhan dan ketersediaan sumberdaya manusia dengan
jumlah dan kemampuan yang sesuai dengan visi, misi, dan tujuan serta target-target
organisasi.
2. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring). SDM membantu menerima
pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir
dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan
menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.
3. Pendidikan dan Pelatihan. Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat
mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk
meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai. Pengembangan didasarkan
kepada sasaran kinerja, sehingga dapat ditentukan jenis serta siapa yang perlu
mendapatkan pendidikan dan atau pelatihan.
4. Manajemen Data. SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai
dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

Praktek Perencanaan dan

2016
4 Pengembangan Sumberdaya Manusia PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Catur Widayati, SE.,MM
 5. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan. Selama seseorang diperkerjakan oleh
perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM
mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.

Dengan demikian system informasi sumberdaya manusia akan efektif apabila mampu
menghasilkan keputusan yang sehat. Sistem ini biasanya menggunakan computer dan
teknologi yang canggih lainnya untuk memproses data sehingga dapat mencerminkan
aktivitas-aktivitas harian sebuah perusahaan, diorganisasikan dalam bentuk informasi untuk
memudahkan proses pengambilan keputusan.

Informasi dari Sistem Informasi SDM

Sebuah system informasi sumberdaya manusia haruslah dirancang untuk

menyediakan informasi yang memiliki sifat-sifat sebagai berikut :
1. Tepat waktu, yakni manajer haruslah memiliki akses untuk memutakhirkan informasi.
Jika selama ini masih menggunakan sarana informasi yang sederhana, maka tugas
manajer adalah mengupayakan sarana informasi yang mutakhir.
2. Akurat, yakni para manajer atau departemen harus dapat mengandalkan akurasi
atau ketepatan informasi yang disediakan. Segala bentuk informasi yang tidak akurat
bisa berdampak buruk bagi organisasi.
3. Ringkas, yakni dimana suatu informasi harus dapat menyerap banyak informasi pada
setiap saat.
4. Relevan, yakni dimana informasi-informasi yang disajikan kepada para manajer
adalah yang memang berada atau sesuai dengan wewenangnya.
5. Lengkap, yakni bahwa informasi tidak diperoleh secara sepotong-sepotong.
Informasi harus jelas dari mana sumbernya dan siapa yang bertanggungjawab,
sehingga ketika informasi dipadukan menjadi sebuah informasi lengkap yang
dipercaya oleh semua pihak.

Model Sistem Informasi SDM

Model HRIS dapat dilihat dari Input, Process dan Output. INPUT HRIS terdiri atas 3
subsistem yaitu :

Praktek Perencanaan dan

2016
5 Pengembangan Sumberdaya Manusia PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Catur Widayati, SE.,MM
 1. Sub Sistem SIA (Sistem Informasi Akuntansi). SIA menyediakan data akuntansi bagi
HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil
bail keuangan maupun non keuangan.
2. Sub Sistem Penelitian Sumber Daya Manusia. Berfungsi untuk mengumpulkan data
melalui proyek penelitian khusus. Contoh: Penelitian Suksesi (succession Study),
Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation), Penelitian Keluhan
(Grievance Studies).
3. Sub Sistem Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data yang
berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang
meliputi:

Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu

perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.

Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi,

yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta
agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini
menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi
perekrutan dan peneriamaan.
Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang
digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.
Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan imnformasi yang
menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini
digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk
mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.
Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan
informasi ekonomi yang digunakan dalam perncanaan personil.
Intelijen Pesaing. Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan
keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, sering terjadi perpindahan pegawai
dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa perusahaan memandang pesaing
mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai
praktek personalia pesaing, dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk
direkrut.
Kemudian dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database
yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database HRIS bukan hanya data
mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan
perusahaan yang mempengaruhi arus personil.

Praktek Perencanaan dan

2016
6 Pengembangan Sumberdaya Manusia PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Catur Widayati, SE.,MM
 Kemudian dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database
yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database HRIS bukan hanya data
mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan
perusahaan yang mempengaruhi arus personil.

Model Subsistem Output

OUTPUT HRIS terdiri atas 6 subsistem yaitu :

1. Subsistem Perencanaan Kerja. Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer
atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka
panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja
(turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.
2. Subsistem Perekrutan. Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan
untukpengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi
ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan
wawamcara,perekrutan dan analisis rekruitmen.
3. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja. Merupakan informasi informasi yang
dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi
informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi
keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.
4. Subsistem Tunjangan. Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya
yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis
kompensasi dan perencanaan kompensasi.
5. Subsistem Benefit. Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit berbeda
dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja
karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan
sepeti dana pensiun.
6. Subsistem Pelapor Lingkungan. Informasi informasi ini berhubungan dengankeluhan
keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.

TanggungjawabManajemen SDM

HRD atau yang sering dipanjangkan menjadi Human Resources Department, bertanggung
jawab terhadap pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi. Kami percaya

Praktek Perencanaan dan

2016
7 Pengembangan Sumberdaya Manusia PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Catur Widayati, SE.,MM
bahwa pengelolaan dari sumber daya manusia yang ideal dalam organisasi memiliki 8
aspek/pilar; dimulai dari :
1. Seleksi dan Rekrutmen, Pelatihan dan Pengembangan (Training and Development),
Compensation and Benefit (Compensation and Benefit), Manajemen Kinerja
(Performance Management), Perencanaan Karir (Career Planning), Hubungan
Karyawan (Employee Relations), Separation Management, dan Personnel.
2. Administration and HRIS.
Masing-masing pilar inilah yang akan menopang kinerja fungsi HR dalam organisasi
untuk dapat menghasilkan sumber daya manusia berkualitas untuk menjawab
kebutuhan bisnis dalam organisasi.
Seleksi dan rekrutmen bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai
melalui penerimaan pegawai hingga penempatan para pegawai baru tersebut di
posisi-posisi yang tepat. Kami percaya, agar dapat menjalankan fungsinya dengan
baik (menempatkan orang yang tepat di posisi yang tepat), maka biasanya fungsi ini
sudah memiliki success profile sebagai acuan yang membantu menyeleksi kandidat
yang sesuai. Sedangkan untuk metode seleksi, biasanya sangat bervariasi, mulai
dari psikotest, interview, skill test, referensi maupun assessment center.
3. Training dan development memiliki fungsi yang menjaga kualitas sumber daya
manusia dalam organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan
pengembangan sebagai upaya peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja.
Aktivitas ini dapat dilakukan secara internal maupun eksternal. Menurut survey DDI
mengenai Leadership Forecast 2005|2006, beberapa metode pengembangan yang
populer saat ini adalah on-the-job training dan coaching disusul training.
4. Compensation and Benefit berfungsi untuk menyusun strategi hingga implementasi
atas seluruh kompensasi yang diterimakan kepada pegawai yang mengacu pada
kondisi pasar.
5. Penilaian kinerja merupakan upaya monitoring kesenjangan antara standard kinerja
yang diharapkan dengan aktual kinerja yang ditunjukkan. Pilar performance
management bertanggung jawab untuk merancang sistem hingga implementasi
penilaian kinerja para pegawai hingga laras dengan objective yang harus dicapai
oleh organisasi. Saat ini kami melihat berbagai strategi/metode/sistem penilaian
kinerja, namun kami percaya bahwa tanpa eksekusi yang efektif maka
strategi/metode/sistem yang sudah disusun akan menjadi sia-sia. Strategi penilaian
kinerja yang ideal menurut kami harus dapat menjawab perkalian berikut ini:
Strategic Business Focus x Cascading Accountabilities x High Quality Interactions x
Ensured Sustainability = Strategy Realized.

Praktek Perencanaan dan

2016
8 Pengembangan Sumberdaya Manusia PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Catur Widayati, SE.,MM
 6. Career Planning bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang
karir bagi seluruh anggota organisasi. Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki
jalur karir menurut tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki. Mengacu
kepada kondisi jangka panjang, karir setiap pegawai akan ditentukan oleh kelompok
kerja di mana masing-masing pegawai bekerja (vertical path), namun dengan
mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari
setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross functhin career path) atau bahkan
berpindah dari satu kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer path).
7. Employee Relation Management biasanya juga berfungsi sebagai internal PR bagi
setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan.
Fungsi ini juga penting untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai
aspek dalam organisasi.
8. Separation Management adalah fungsi yang mengelola seluruh tindakan pemutusan
hubungan kerja dalam organisasi bayak yang disebabkan karena normal separation
(pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner,
dll), atau early retirement (pensiun sebelum masanya).
9. Personnel Administration yang biasa dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian
adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum
fungsi ini bertanggung jawab terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran
benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.

Pengamanan Sistem Informasi SDM

Departemen SDM harus menyusun kebijakan-kebijakan dan pedoman-pedoman

untuk melindungi integritas dan keamanan system informasi SDM, sehingga informasi
pribadi karyawan tidak akan jatuh ke tangan orang-orang yang tidak berkepentingan. Akses
oleh para pemakai tidak sah terhadap data karyawan juga akan dapat menciptakan
kerusakan. Beberapa cara untuk mempertahankan privasi catatan-catatan dalan system
informasi SDM adalah :
1. Membatasi akses ke system dengan mengendalikan akses ke computer dan arsip-
arsip data. Ruangan-ruangan yang menyimpan computer dan basis data sensitive
lainnya harus dikunci. Ada baiknya file yang berisi informasi penting diamankan
dengan memberikan kata-kata sandi (passwords).
2. Memberikan akses ke bagian-bagian yang berbeda dari basis data dengan
menggunakan kata sandi dan kode khusus.

Praktek Perencanaan dan

2016
9 Pengembangan Sumberdaya Manusia PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Catur Widayati, SE.,MM
 3. Memberikan ijin untuk mengakses informasi karyawan hanya berdasarkan
kepentingan tertentu saja.
4. Menyusun kebijakan dan pedoman yang mengatur utilisasi informasi karyawan dan
memberitahukan kepada karyawan bagaimana kebijakan diberlakukan, dan
karyawan dapat melakukan pemeriksaan terhadap catatan-catatan priadi mereka
dari waktu ke waktu sehingga dapat memverifikasi akurasinya dan membuat koreksi-
koreksi bila diperlukan.

Daftar Pustaka
Rivai, Veitzal.2010. ManajemenSumberdayaManusiauntuk Perusahaan.Rajawali Pers.
Jakarta.
“http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_manajemen_sumber_daya_manusia”
portalHR – http://www.portalhr.com
Raymond McLeod,Jr. Sistem Informasi Manajemen.PT Prenhallindo, Jakarta: 523-543.

Praktek Perencanaan dan

2016
10 Pengembangan Sumberdaya Manusia PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Catur Widayati, SE.,MM