Materi 5

SISTEM INFORMASI DALAM MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Mungkin kita pernah mendengar istilah sistem informasi SDM. Sebenarnya istilah
sistem informasi SDM ini sama dengan HRIS (Human Resource Information System) yang
merupakan sistem informasi untuk mengelola data karyawan/pegawai atau pegawai di sebuah
organisasi/instansi atau instansi. Sistem informasi SDM ini memungkinkan kita untuk
mengelola segala bentuk keperluan administrasi Human Resources agar lebih efisien. Kita

Sistem Informasi Manajemen Antara

1
bisa dengan mudah mengelola sistem absensi online, mempercepat
proses payroll karyawan/pegawai, hingga menilai kinerja karyawan/pegawai.
Terdapat empat kegiatan utama HRIS, yaitu :
1) Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring). SDM membantu menerima
pegawai baru ke dalam organisasi. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir
dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan
menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

Sistem Informasi Manajemen Antara

2
 2) Pendidikan dan Pelatihan. Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat
mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk
meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.
3) Manajemen Data. SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan
memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
4) Penghentian dan Admistrasi Tunjangan. Selama seseorang diperkerjakan oleh
organisasi mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus
program pensiun organisasi bagi mantan pegawai yang berhak.

Sistem Informasi Manajemen Antara

3
 Semenjak banyak bagian HR di organisasi/instansi lain menerapkan sistem informasi
SDM ini untuk membantu tugas mereka tersusun rapi, ada baiknya siapapun yang bergerak di
bidang HR mengetahui segala sesuatu yang berkaitan tentangnya.
1. Apa Itu Sistem Informasi SDM
Sistem informasi SDM, atau biasa lebih kita kenal dengan sistem HRIS adalah merupakan
beragam aktivitas untuk mengelola administrasi HR menggunakan teknologi, dalam hal
ini menggunakan software atau aplikasi seperti Talenta. Sehingga membuat aktivitas HR
diproses secara lebih efisien.

Sistem Informasi Manajemen Antara

4
 Dengan kata lain, sistem informasi SDM, merupakan sebuah sistem untuk merangkap
beberapa aktivitas, yang bisa berhubungan dengan human resources, akuntansi,
manajemen karyawan/pegawai, kehadiran, hingga payroll. Sehingga selain menghemat
waktu, penerapan sistem HR yang baik juga bisa dianggap efektif secara biaya.
Bahkan di beberapa kasus, penerapan sistem ini bisa meningkatkan efektivitas terhadap
kinerja organisasi/instansi, terutama pada saat membuat keputusan dalam HR. Keputusan-
keputusan ini kemudian dapat mempengaruhi kualitas serta produktivitas para
karyawan/pegawai menjadi lebih baik lagi.

2. Fungsi Penerapan Sistem Informasi SDM

Sistem Informasi Manajemen Antara

5
 Bayangkan apabila sebuah pekerjaan yang tadinya memakan waktu seharian, kemudian
kini bisa lebih cepat hanya dalam hitungan menit saja. Tentunya akan menyingkat banyak
waktu sehingga karyawan/pegawai bisa lebih fokus ke tugas-tugas lainnya.
Itulah sedikit gambaran mengenai pentingnya penerapan sistem informasi SDM di sebuah
organisasi/instansi. Untuk menerapkannya, organisasi/instansi bisa
menggunakan software HR Management agar prosesnya jauh lebih mudah. Lebih lanjut
lagi, berbagai fungsi yang bisa diterapkan meliputi hal-hal yang sifatnya berkaitan dengan
karyawan/pegawai, termasuk:

Sistem Informasi Manajemen Antara

6
  Pencatatan database karyawan/pegawai secara lengkap, seperti tanggal lahir,
informasi kontak, status keluarga, dan lain sebagainya
 Pencatatan informasi pekerjaan karyawan/pegawai, seperti posisi, departemen atau
divisi, jumlah gaji, atasan atau bawahan, dan masih banyak lagi
 Pengaturan benefit karyawan/pegawai
 Absensi online serta pengajuan cuti
 Penghitungan payroll, reimbursement, dan lain sebagainya.

Sistem Informasi Manajemen Antara

7
 Informasi-informasi ini nantinya akan tersimpan di dalam software HR dengan rapi,
seperti misalnya software HR Talenta yang berbasis cloud. Karena menjadi sumber utama
dan sistem penyimpanannya terpusat, siapapun yang berwenang di organisasi/instansi
dapat mengaksesnya.
Tidak jarang, dari penerapan sistem informasi SDM ini nantinya dapat diolah untuk
membuat report. Sehingga organisasi/instansi dapat membuat keputusan-keputusan bisnis
selanjutnya yang lebih efektif.
3. Manfaat dari Penerapan Sistem Informasi SDM

Sistem Informasi Manajemen Antara

8
 Ketika organisasi/instansi menerapkan sistem informasi SDM, ada banyak manfaat yang
akan kita dapatkan. Manfaat-manfaat tersebut tidak hanya berdampak baik pada
organisasi/instansi, namun juga pada kinerja karyawan/pegawainya. Berikut merupakan
contoh-contohnya:
1) Database yang lebih terorganisir
Sistem informasi SDM tidak akan membuat Kita harus menyimpan berkas-berkas
terkait karyawan/pegawai dan organisasi/instansi yang menumpuk.

Sistem Informasi Manajemen Antara

9
 Segala bentuk informasi yang Kita butuhkan sudah disimpan di dalam satu lokasi,
sehingga mudah untuk Kita lacak dan perbarui. Kita bisa mengucapkan selamat
tinggal pada tumpukan-tumpukan kertas di kabinet Kita.
2) Efisiensi waktu
Penerapan sistem informasi SDM akan membuat segala urusan administrasi HR
menjadi mudah dan cepat. Misalnya, pengajuan serta approval cuti karyawan/pegawai
jadi lebih mudah menggunakan aplikasi.

Sistem Informasi Manajemen Antara

10
 Selain itu, ketika pemasangan sistem HR sudah berjalan dengan baik, tim HR pada
divisi HRD organisasi/instansi tidak perlu repot-repot untuk fokus pada hal-hal
administratif karena semuanya sudah terautomasi.
3) Membuat HR lebih fokus pada tugas strategi
Apa yang terjadi apabila HR sudah tidak lagi terlalu mengurus pekerjaan yang
sifatnya operasional atau administratif? Ya, mereka bisa memanfaatkan skill yang
mereka miliki untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis untuk meningkatkan
performa organisasi/instansi.

Sistem Informasi Manajemen Antara

11
 Misalnya, dengan meningkatkan tingkat kepuasan karyawan/pegawai, meningkatkan
produktivitas mereka, mengadakan beberapa pelatihan, dan lain sebagainya.
4) Memudahkan karyawan/pegawai
Dengan memiliki sistem informasi SDM yang baik, karyawan/pegawai juga akan
lebih mudah dalam mengurus keperluan administratif mereka sekaligus mengurangi
beban tim HR dengan hal-hal yang seharusnya mereka bisa kerjakan sendiri.
Melalui software HR, seharusnya segala proses mulai dari onboarding, request cuti,
melakukan absensi, hingga meminta slip gaji sudah bisa dilakukan secara mandiri.

Sistem Informasi Manajemen Antara

12
 5) Memudahkan dari sisi HR
Banyak dari klien Talenta yang beranggapan bahwa penerapan HRIS membuat
pekerjaan HR jadi jauh lebih mudah. Selain itu, banyak juga para petinggi
organisasi/instansi yang pada akhirnya terkesima dengan bagaimana tim HR bisa
melaksanakan tugas-tugasnya seperti membuat report dan mengurus payroll dalam
waktu yang singkat.

4. Contoh Penerapan Sistem Informasi SDM

Sistem Informasi Manajemen Antara

13
 Kalau tadi Kita sudah mengetahui definisi hingga manfaat dari sistem informasi SDM
menggunakan software HR seperti, sekarang mari kita membahas terkait penerapannya di
organisasi/instansi.
Ada beberapa contoh sistem yang sebenarnya bisa diterapkan. Tentu saja, setiap
komponennya akan berbeda tergantung dari kebutuhan masing-masing organisasi/instansi.
Beberapa contoh di antaranya adalah sebagai berikut:
1) Manajemen kehadiran karyawan/pegawai
Salah satu hal yang sangat bisa diautomasi melalui software seperti Talenta.
Dengan menggunakan software HR untuk pengelolaan absensi, Kita bisa

Sistem Informasi Manajemen Antara

14
 menghemat proses absen karyawan/pegawai, misalnya fitur
Live Attendance dengan clock in dan clock out lewat aplikasi bagi
karyawan/pegawai yang sedang WFH.
Bagaimana jika misalnya ada karyawan/pegawai yang lupa absen? Talenta
memiliki fitur Request Attendance apabila ada karyawan/pegawai yang lupa absen
sehingga bisa tetap terhitung di payroll.
2) Sistem payroll yang fleksibel
Payroll adalah salah satu komponen di dalam HR yang cukup memakan waktu
dalam pengerjannya. Namun, tidak lagi apabila sebuah organisasi/instansi sudah
menerapkan sistem HR yang baik.
Sistem Informasi Manajemen Antara

15
 Bayangkan apabila Kita harus menghitung jumlah absensi setiap
karyawan/pegawai secara manual untuk kemudian bisa dihitung ke dalam
komponen payroll setiap bulan. Tentu akan memakan waktu.
Namun dengan software HR, Kita bisa menjalankan payroll dengan lebih
singkat karena setiap komponen gaji karyawan/pegawai semuanya sudah
terintegrasi di dalam satu sistem.
3) Membuat karyawan/pegawai lebih mandiri dengan Employee Self-Service
(ESS)
HR tidak perlu pusing apabila ada karyawan/pegawai yang ingin menanyakan
informasi kontak mengenai karyawan/pegawai lain atau slip gaji mereka. Dengan
Sistem Informasi Manajemen Antara

16
 Talenta sendiri, karyawan/pegawai bisa mengakses informasi itu semua dengan
mudah.
Mereka dapat dengan mudah mengakses slip gaji bulanan serta data
karyawan/pegawai lewat aplikasi Talenta. Sehingga tim HR tidak perlu repot
meladeni satu per satu permintaan karyawan/pegawai yang sebenarnya sudah bisa
dilakukan sendiri.
4) Mengelola performa karyawan/pegawai
Lewat software HR, Kita juga bisa mengelola performa karyawan/pegawai serta
KPI mereka. Sehingga atasan bisa menilai kinerja bawahan mereka secara
menyeluruh dan lebih objektif.
Sistem Informasi Manajemen Antara

17
 Tiap karyawan/pegawai juga bisa melihat apa saja yang menjadi target mereka
dalam satu kuartal sehingga dapat dipantau dengan lebih mudah.

5. Model HRIS
Model HRIS dapat dilihat dari Input, Process dan Output.
INPUT HRIS terdiri atas 3 subsistem yaitu :

1) SIA (Sistem Informasi Akuntansi). SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS
sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil baik
keuangan maupun non keuangan.
Sistem Informasi Manajemen Antara

18
 2) Penelitian Sumber Daya Manusia. Bergungsi untuk mengumpulkan data melalui
proyek penelitian khusus. Contoh: Penelitian Suksesi (succession Study), Analisis dan
Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation), Penelitian Keluhan (Grievance
Studies).
3) Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan
dengan sumber daya manusia dari lingkungan organisasi yang meliputi:
 Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang
membantu organisasi mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.

Sistem Informasi Manajemen Antara

19
  Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup organisasi seperti organisasi asuransi,
yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan
universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru.
Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan
organisasi melaksanakan fungsi perekrutan dan peneriamaan.
 Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang
digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan organisasi.
 Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan imnformasi yang
menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi.
Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan
Sistem Informasi Manajemen Antara

20
 internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas
lokalnya.
 Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan
informasi ekonomi yang digunakan dalam perncanaan personil.
 Intelijen Pesaing. Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan
keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, sering terjadi perpindahan
pegawai dari satu organisasi ke organisasi lain. Beberapa organisasi memandang
pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan
informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan mungkin informasi
perorangan yang berpotensi untuk direkrut.
Sistem Informasi Manajemen Antara

21
Kemudian dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database yang telah
dirancang oleh organisasi tersebut. Database HRIS bukan hanya data mengenai pegawai
tetapi juga mengenai perorangan dan lingkungan organisasi yang mempengaruhi arus
personil.
OUTPUT HRIS terdiri atas 6 subsistem yaitu :
1) Subsistem Perencanaan Kerja.
Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan
tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi

Sistem Informasi Manajemen Antara

22
 untuk analisis perputaran tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan
perencanaan tenaga kerja itu sendiri.
2) Subsistem Perekrutan.
Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara
eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar
tenaga kerja, penjadwalan wawamcara, perekrutan dan analisis rekruitmen.
3) Subsistem Manajemen Angkatan Kerja.
Merupakan informasi–informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia
di dalam organisasi. Informasi–informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau
evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.
Sistem Informasi Manajemen Antara

23
4) Subsistem Tunjangan.
Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran
dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan
kompensasi.
5) Subsistem Benefit.
Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit berbeda dengan kompensasi.
Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya, sedang
benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan sepeti dana pensiun.
6) Subsistem Pelapor Lingkungan.

Sistem Informasi Manajemen Antara

24
 Informasi–informasi ini berhubungan dengankeluhan – keluhan, kecelakaan selam kerja,
kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.

*************

Sistem Informasi Manajemen Antara

25