1.

0 Pengenalan

Sistem pengurusan sumber manusia (HRMIS) adalah satu sistem aplikasi

maklumat yang direka bagi memudahkan urusan di dalam proses sumber manusia.
Sistem HRMIS ini dibentuk melalui pembangunan Aplikasi Perdana Kerajaan
Elektronik yang mana ia telah dilaksanakan sebagai salah satu daripada projek
perintis di bawah aplikasi Kerajaan Elektronik. Sistem Maklumat Sumber Manusia
(HRMIS) adalah sistem yang digunakan untuk memperoleh, menyimpan,
memanipulasi, menganalisis, mengambil dan mengedarkan maklumat penting
mengenai aktiviti sumber manusia di dalam organisasi(Normaliniet.al,2012).
Penggunaan Sistem Maklumat Sumber Manusia (HRMIS) adalah sesuatu yang
penting pada masa kini kerana sistem ini membantu dalam fungsi-fungsi sumber
manusia dalam organisasi menjadi lebih baik dan efektif.
Sistem ini melibatkan sepuluh (10) agensi perintis yang mana Jabatan
Perkhidmatan Awam (JPA) yang dipertanggungjawabkan sebagai agensi utama bagi
mengetuai pelaksanaan projek ini. Antara agensi perintis lain yang terlibat ialah
Dewan Bandaraya Kuala Lumpur (DBKL), Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM),
Jabatan Ketua Menteri Negeri Sarawak (JKMNS), Jabatan Pengairan dan Saliran
(JPS), Perbadanan Kemajuan Negeri Selangor (PKNS), Majlis Amanah Rakyat
(MARA), Jabatan Perkhidmatan Haiwan (JPH), Pejabat Perdana Menteri (PPM), dan
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU). Setiap
agensi mempunyai tanggungjawab dan peranan tersendiri bagi memastikan projek ini
berjalan dengan jayanya.

1.1 Objektif Sistem Pengurusan Sumber Manusia (HRMIS)

Sistem pengurusan sumber manusia (HRMIS) direka bagi membantu

menjayakan pengurusan sumber manusia yang mana ia merangkumi pelan
penggantian, penentuan saiz perkhidmatan awam dan pembangunan karier penjawat
awam. Selain itu sistem ini dapat mengautomasikan proses operasi dalam pengurusan
sumber manusia. Ia dapat menjadikan sesuatu proses menjadi selaras dan mudah
dikemas kini seperti pergerakan gaji, kenaikan pangkat, cuti, status perkahwinan dan
lain-lain.
 Sistem ini juga memudahkan komunikasi dan integrasi secara horizontal yang
mana ia lebih bersifat mesra dan mudah dicapai sebagai contoh apabila penjawat
awam ingin memohon cuti, mereka boleh memohon melalui sistem HRMIS dan
secara langsung pegawai atasan akan mendapat notifikasi tersebut. Dengan adanya
sistem ini, mudah bagi penjawat awam untuk menguruskan segala hal berkaitan
sumber manusia tanpa melalui proses secara manual.
Apabila penjawat awam boleh melakukan urusan mengenai sumber manusia
secara atas talian, sistem ini juga mampu mewujudkan persekitaran tanpa kertas
(paper less). Secara tidak langsung penjimatan kos operasi dapat di kurangkan dalam
memastikan operasi pengurusan dapat berjalan dengan lancar. Selain itu, penjawat
awam juga tidak perlu lagi bersusah menghantar dokumen dan difailkan kerana semua
boleh dihantar melalui internet walau ke tempat yang jauh secara pantas.

1.2 Konsep Sistem Pengurusan Sumber Manusia (HRMIS)

HRMIS ini dibangunkan bertujuan bagi menyelaras dan mengemaskini proses

pengurusan sumber manusia sedia ada. HRMIS dipecahkan kepada sepuluh (10)
fungsi utama seperti dalam rajah 1.

Rajah 1: Pelarasan Kepada 10 Fungsi Utama Dalam HRMIS

Berdasarkan model ini tunjang utama dalam pelarasan bagi menggerakkan

kesemua fungsi ini ialah penilaian kompentensi. Adalah penting bagi sesebuah
organisasi untuk mempunyai pegawai yang kompeten bagi memastikan perkhidmatan
yang cekap dan berkesan.

1.3 Ciri - ciri Sistem Pengurusan Sumber Manusia (HRMIS)

Setiap sistem yang dibangunkan mestilah mempunyai ciri-ciri yang mampu

menjadikan sesebuah sistem berfungsi dengan mudah dan lebih mesra kepada
pengguna. Begitu juga dengan sistem HRMIS yang direka, yang mana ia direka bagi
mencapai objektif yang ditentukan.
Antara ciri-ciri sistem HRMIS ialah dipacu oleh sistem. Berdasarkan fungsi-
fungsi yang terdapat di dalam sistem, ia membantu proses dalam pelaksanaan
pengurusan sumber manusia dan segala data dapat di kemas kini secara automatik. INi
kerana setiap fungsi di dalam sistem tersebut akan dimohon dan diakses oleh penjawat
awam. Contohnya bagi fungsi cuti, penjawat akan memohon cuti melalui fungsi
“cuti”, kemudian akan disokong oleh pegawai atasan dan seterusnya akan diluluskan
oleh pihak sumber manusia. Data cuti tersebut secara automatik akan direkodkan di
dalam sistem tersebut.
Sistem ini juga berasaskan tiga komponen data utama iaitu data peribadi, data
perjawatan dan data transaksi. Data transaksi merupakan data teras kepada data
peribadi dan data penjawatan. Melalui data transaksi ini, pengemaskinian pangkalan
data bagi penjawat awam dapat dikesan dan merupakan data terakhir yang digunakan
dalam fungsi HRMIS seperti penilaian prestasi.
Ciri lain yang terdapat dalam HRMIS ini ialah bersifat layan diri. Semua
penjawat awam yang mempunyai id pengguna boleh mengakses sistem ini dengan
mudah. Penjawat awam juga dapat melaksanakan tugas seperti mengemas kini rekod
peribadi, memohon dam menyemak cuti, mengemukakan tuntutan perjalanan atau
lain-lain tuntutan, memohon kursus yang bersesuaian dengan jawatan, membuat
pertukaran dan memohon kaunseling secara pantas dan mudah. Ia juga boleh diakses
di mana-mana sahaja tanpa ada had.
Penjawat awam juga boleh menambah ilmu pengetahuan dan perkembangan
semasa mengenai ilmu dasar pembangunan sumber manusia dan pekeliling atau
peraturan yang dikemaskini melalui Modul Penerbitan Web dan Modul Pangkalan
Ilmu. Kelebihan fungsi ini dapat menjadikan penjawat awam mengetahui perkara
 yang terjadi dan lebih waspada tentang isu semasa berkaitan pembangunan sumber
manusia.
Sistem ini juga mempunyai keselamatan dan aliran kerja yang teratur bagi
mengelakkan pertindihan dan ketidaktepatan data pekerja. Aplikasi dan sistem
teknikal HRMIS menjamin tahap integriti dan keselamatan yang tinggi yang mana
sebarang pindaan atau tambahan tidak dapat dilakukan tanpa kebenaran dari pihak
atasan. Di samping itu proses-proses sistem ini dapar dipermudahkan melalui
penetapan aliran kerja mengikut peranan dan tanggungjawab pegawai berkenaan.

2.0 Kepentingan dan Kesan Kepada Sesebuah Organisasi

Pelaksanaan sistem HRMIS berguna kepada organisasi kerana ia mampu

menyelesaikan beberapa masalah yang sedia ada. Selain itu, keberkesanan dan
kecekapan sistem dapat dicapai dalam sesebuah organisasi. akan membantu
mempertingkatkan lagi prestasi sistem yang berkualiti, cekap dan bersesuaian dengan
objektif penubuhan sistem HRMIS. Selain itu, ianya akan meningkatkan lagi tahap
kecekapan dalam perancangan sumber manusia dan penentuan saiz perkhidmatan
awam yang berkesan.
Sistem HRMIS adalah penting bagi sesebuah organisasi. Ini kerana dengan
semua maklumat dalam satu pangkalan data, lebih mudah bagi pihak sumber manusia
untuk mencari maklumat yang mereka perlukan berkaitan pekerja. Selain itu, sistem
ini mudah untuk dikendalikan dan mengemaskini data pekerja apabila perlu. Secara
tidak langsung, sistem HRMIS ini menjadikan sesebuah organisasi dapat dikawal dan
diselia dengan lebih cekap dan tersusun. Walau bagaimanapun sistem HRMIS ini
tidak akan berkesan sekiranya tidak mempunyai pegawai yang kompeten dan
bertanggungjawab. Organisasi perlu mempunyai pegawai yang kompeten dan mahir
dalam berkomunikasi bagi menyampaikan dan menavigasikan pentingnya mesej
perubahan kepada subordinat. Pelaksanaan sistem HRMIS ini akan dilihat berjaya
apabila perubahan tersebut disokong oleh majoriti pekerja.
Sistem HRMIS ini juga menjadikan maklumat lebih tepat. Sekiranya pihak
sumber manusia perlu memindahkan maklumat antara pelbagai sistem perisian dan
fail kertas, kemungkinan ralat dalam data akan berlaku. Jadi bagi mengatasi masalah
berlakunya ralat, lebih mudah membangunkan perisian tunggal seperti sistem
HRMIS. Memandangkan lebih banyak fungsi yang diautomatikkan, maka kurangnya
keperluan untuk kemasukan data manual yang juga mengurangkan ralat. Pada
mulanya, organisasi akan menerima data mentah dari pekerja, kemudiannya data
mentah tersebut dikumpul dan disusun dan akhirnya menjadi satu data yang lengkap
dan tepat. Maklumat ini akan digunakan untuk menganalisis aspek yang berbeza
mengikut keperluan. Maklumat ini memberikan hasil yang berkualiti dan platform
asas sistem maklumat sumber manusia.
Dari segi keselamatan pula, sistem HRMIS ini penting kerana ia dapat
mengelakkan dari data pekerja yang privasi dan sulit diakses secara mudah walaupun
orang yang tidak mempunyai hak untuk mendapatkan maklumat tersebut. Sesetengah
fungsi di dalam sistem HRMIS ini boleh dihadkan atau diakses oleh mereka yang
perlu sahaja. Sebagai contoh, fungsi kenaikan gaji, fungsi ini hanya boleh diakses
oleh pihak sumber manusia sahaja dan ia akan menyekat akses kepada mereka ynag
tidak perlu tahu. Penyulitan data adalah digunakan untuk melindungi data yang
dikemukakan dan pematuhan kepada standard keselamatan yang ketat adalah terpakai
untuk menghalang capaian yang tidak dibenarkan.Selain itu, keselamatan bagi sistem
HRMIS ini adalah pihak bertanggungjawab akan melakukan penyelenggaraan berkala
bagi memastikan segala data yang terdapat di dalam sistem tidak boleh dicapai oleh
pihak yang tidak layak. Kesannya ia dapat mengelakkan dari berlakunya kebocoran
data peribadi pekerja kepada mereka yang tidak memerlukan data tersebut.
Sistem HRMIS ini juga penting kerana ia mudah untuk digunakan. Sesebuah
organisasi yang mahu melakukan pembangunan organisasi perlulah mengetahui
bahawa perubahan yang dilakukan adalah bagi memudahkan pekerja. Jadi, bagi
membolehkan dan melihat sesuatu sistem itu berjaya, organisasi perlu menanamkan
anggapan bahawa sistem HRMIS ini adalah mudah dan tidak akan menyulitkan
pekerja. Apabila pekerja menganggap bahawa sistem ini mudah, maka mereka tidak
akan menolak sebarang mungkin perubahan yang dilakukan oleh pihak organisasi.
Secara tidak langsung, pekerja akan beranggapan bahawa penggunaan sistem HRMIS
ini dapat meningkatkan prestasi kerja mereka. Selain itu, pekerja juga akan berasa
sistem ini memberi manfaat kepada tugasan mereka.
Kewujudan sistem HRMIS ini juga dapat menjimatkan masa terutama sekali
kepada penjawat awam kerana mereka tidak perlu bersusah payah untuk mengisi data
secara bertulis. Selain itu, dari segi masa ia juga sangatlah mudah diselaraskan
berbanding dengan penggunaan kertas secara manual. Sistem ini juga menjimatkan
masa kerana pihak atasan akan mengetahui tentang pekerja di bawahnya dengan kadar
 segera. Contohnya, apabila pekerja memohon cuti, pihak atasan pekerja tersebut
mendapat notifikasi pada masa yang sama juga. Penjimatan masa yang dirasai oleh
pekerja akan meningkatkan tahap kepuasan mereka kepada penggunaan sistem
HRMIS ini. Hal ini dapat membuktikan bahawa pekerja yang mempunyai jangkaan
yang tinggi terhadap sistem ini akan cenderung untuk mencapai tahap kepuasan yang
tinggi terhadap pelaksanaan sistem HRMIS ini.

3.0 Contoh Organisasi Yang Telah Melaksanakannya

Sistem HRMIS ini

4.0 Isu Berkaitan

5.0 Limitasi dan Cadangan
Penemuanpenyelidikaninitidakmewakiliseluruhseluruhjabatan-jabatan
kerajaandiMalaysiakerana penyelidikaninihanyamengambil
kiraKementerianKewangansebagairespondenkajiansertabilangan
respondenjugatidakramai.Maka,hasilkajianinijugatidakbolehdigeneralisasikankepadas
eluruhjabatankerajaandiMalaysia.Olehsebabitu,wajarnyadiadakankajianlanjutanmeng
enaiisuiniagardapatanyanglebihkukuh danterkinidapat diperolehijuga.Penyelidik
mencadangkanbahawakajianlanjutanterhadapsistemHRISinidilakukandengan lebih
banyaklagikeranakajiantentangsistemmaklumatiniamatsedikit
danwajardiberiperhatianoleh
pengkajiakandatang.Halinidemikiankeranahanyasedikitsahajakajiantentang
perkarainiterutama sekalidalamnegarakita.Olehsebabitu,kajianpadamasa
hadapanbolehmereplikasikankajianiniagar keputusanyanglebihkukuh
danterkinidapatdiperolehiuntukrujukan pada masaakan
datangjuga.Disampingitu,instrumen kajian yang digunakan ialah borang soal
selidik. Instrumen ini hanya bergantung kepada persepsi dan pandangan
responden sahaja. Tahapkejujuran responden dalam menjawab borang soal selidik
mempengaruhi dapatan kajian ini. Olehsebabitu,selaindaripada
menggunakanborangsoalselidik,penyelidik
mencadangkanjugaagardilakukanpenilaianberdasarkan kualitatifjuga agar
keputusanyangdiperolehimempunyaipendapatdaripadasetiappihakyangterlibat

6.0 Kesimpulan

Perkembangan kepentingan sistem (HRMIS) merupakan bukti pengiktirafan di

mana pengurusan sumber manusia dan teknologi maklumat telah membangun dan
menjadikan pengurusan sumber manusia dapat dilaksanakan dengan baik dalam
mengurus modal insan sesebuah organisasi. Penggunaan sistem HRMIS yang baik
dapat memaksimumkan produktiviti dan kecekapan organisasi. Secara tidak langsung,
ia juga dapat meningkatkan kepantasan pelaksanaan tugas dan tanggungjawab pihak
sumber manusia melalui HRMIS ini yang mana data dan segala maklumat dapat
dianalisiskan tanpa memerlukan penggunaan tenaga kerja yang ramai.

Kita sedia maklum bahawa kehadiran teknologi ini adalah untuk memudahkan kerja
manusia. Oleh itu, organisasi dapat beroperasi dengan baiknya jika pengaplikasian HRIS ini
dioptimumkan ke tahap yang sesuai agar perubahan dalam organisasi itu dapat dilakukan
dan ianya disambut baik oleh para pekerja. Hal ini kerana, pekerja merupakan asset yang
dapat menjalankan dan merealisasikan matlamat pihak majikan dengan baik melalui
penggunaan sistem maklumat sumber manusia (HRIS) ini. KESIMPULAN Kini, pekerja
merupakan aset dan juga modal insan yang dilihat sangat penting dalam mengerakkan
struktur organisasi dalam mencapai matlamat serta kejayaan yang tertentu. Secara
keseluruhannya, sesuai dengan matlamat organisasi dalam meningkatkan tahap penguasaan
Sistem Maklumat Sumber Manusia (HRIS) pekerja makai a memerlukan kerjasama dan
sokongan sepenuhnya daripada pekerja sebagai individu, kemudahan teknologi yang
secukupnya dan juga persekitaran organisasi yang berkesan dan juga kondusif. Tahap
penguasaan Sistem Maklumat Sumber Manusia (HRIS) tidak boleh berlaku secara
semulajadi. Ianya memerlukan tahap penguasaan yang tinggi untuk dicapai sekiranya wujud
daya usaha yang berterusan bukan sahaja daripada pekerja malahan organisasi. Peranan
Sistem Maklumat Sumber Manusia (HRIS) dapat membantu organisasi dengan tercapainya
semangat toleransi, persefahaman, kerjasama serta rasa tanggungjawab yang tinggi di
antara pekerja dan organisasi. Dalam mendepani cabaran dunia yang semakin mencabar ini,
kemajuan teknologi sentiasa berubah tetapi ia juga akan sentiasa membuat suatu evolusi
dan inovasi yang berlaitan dengan aspek kemanusiaan di samping menjadi suatu cabaran
kepada dunia. Umum mengetahui, bahawa pengurusan sumber manusia adalah perkara
yang paling penting untuk diuruskan berbanding dengan organisasi dan fizikal. Sesebuah
organisasi perlu mempertimbangkan dan membangunkan kualiti perkhidmatan yang baik.
Dengan wujudnya kemajuan teknologi yang kian pesat ini, ianya telah mengambil ruang
persekitaran perniagaan yang banyak, dan hampir keseluruhan proses pengeluaran dan
penyimpanan maklumat yang sebelumnya dikendalikan secara manual kini telah ditukar
secara automatik. Sehingga kini, terdapat banyak organisasi yang cuba mempromosikan
perniagaan mereka di arena tempatan dan juga antarabangsa bagi bersaing dengan
organisasi yang lain. Dengan memperolehi kemajuan dalam teknologi maklumat ini akan
menghasilkan kejayaan kepada organisasi tersebut.
https://www.peoplex.ai/bm/tips/hrms/hrms-attendance_management_system_dashboard/
https://kms.risda.gov.my/wp-content/uploads/2019/09/1485387236.pdf
https://docs.jpa.gov.my/docs/se/2010/se22042010.pdf
https://i-proclaim.my/journals/index.php/gdeb/article/view/98
Nishad Nawaz. (2012). Time & cost savings advantages with the usage of a human
resource information system in select software companies in Bangalore City. Indian
Journal of Applied Research, 1(12), 161-163.
DOI: https://doi.org/10.15373/2249555X/SEP2012/56

https://dokumen.tips/documents/isu-isu-pelaksanaan-modul-submodul-aplikasi-hrmis.html?
page=3 (isu HRMIS)