DAFTAR ISI

Kata Pengantar.........................................................................................................i

Daftar Isi..................................................................................................................ii

BAB I PENDAHULUAN

A. Rumusan Masalah........................................................................................1
B. Tujuan Pembahasan.....................................................................................1

BAB II KAJIAN TEORI

A. Pengertian Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ( SISDM ).............2-3

B. Fungsi Sumber Daya Manusia ( SDM ).....................................................4
C. Evolusi Human Resources Information System ( HRIS ).......................5-6
D. Model Sistem Informasi Manajemen......................................................6-8
E. Subsistem Intelijen SDM.........................................................................8-9
F. Database HRIS......................................................................................9-10

BAB III KAJIAN EMPIRIS

A. Pengembangan HRIS untuk Optimalisasi MSDM di PT......................11-18

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan................................................................................................19
B. Saran..........................................................................................................19

DAFTAR PUSTAKA......................................................................................20

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Rumusan Masalah
Semua perusahaan besar memiliki fungsi sumber daya alam yang menangani
banyak proses khusus yang berhubungan dengan personil perusahaan. System
konseptual yang digunakan dalam mengelola personil disebut system informasi
sumber daya manusia (human resource information system), atau HRIS.
Selama bertahun-tahun manajemen puncak kurang menekankan HRIS.
Namun, peraturan pemerintah, yang bertujuan memastikan persamaan dalam
praktek personil perusahaan, mendesak manajemen puncak untuk memberikan
perhatian yang layak pada HRIS. Menikmati status yang baru, HRIS mulai
bermigrasi dari SI ke SDM, dengan memanfaatkan teknologi kompoter mikro.
HRIS mengikuti format dasar yang sama seperti system informasi fungsional
lain. SIA memberikan data personil yang bersifat keuangan, subsistem intelijen
sumber daya manusia mengumpulkan data dan informasi yang berhubungan
dengan personil lingkungan.
Database HRIS melengkapi data personil dengan data yang menjelaskan baik
organisasi maupun perorangan di lingkungan perusahaan yang mempengaruhi
arus personil. Walau banyak pengelolahan HRIS dalam perusahaan besar
diturunkan dari mainframe di bagian system informasi ke computer mikro
dibagian sumber daya manusia, sebagian besar database sumber daya manusia
masih berada di dalam computer sentral.
HRIS telah melalui jalan yang panjang pada decade yang lalu, dan banyak
eksekutif yang sekarang memandangnya sama berharga seperti system informasi
fungsional lain. Namun, masih ada tempat bagi perkembangan karena HRIS
mengatasi beberapa masalah manajemen tersulit.

B. Tujuan Pembahasan
Mahasiswa diharapkan memahami tentang HRIS, pengertian HRIS, Fungsi HRIS,
Evolusi HRIS, model HRIS, Subsitem Intelijen SDM, dan Database HRIS.

1
 BAB II

KAJIAN TEORI

A. Pengertian Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ( SISDM )

Sistem informasi sumber daya manusia memberikan informasi kepada seluruh
manajer perusahaan yang berkaitan dengan sumber daya manusia perusahaan.
HRIS sebagai unit organisasi yang terdiri dari personel yang mengolah data
sumber daya manusia dengan menggunakan teknologi computer dan non
computer.
Tiap perusahaan memiliki system untuk mengumpulkan dan memelihara data
yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi
informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai. System ini dinamakan
dengan manajemen sumber daya manusia ( HRIS ).
HRIS merupakan bentuk interseksi / pertemuan antara bidang ilmu
manajemen sumber daya manusia dan teknologi informasi. System ini
menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan
bidang teknologi informasi ke dalam aktifitas-aktifitas MSDM seperti dalam hal
perencanaan, dan menyusun system pemrosesan data dalam serangkaian langkah-
langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber
daya perusahaan / Enterprise Resource Planning ( ERP ).
Secara keseluruhan system ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang
diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu system berbasis data
yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul
MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting
yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat
sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku
dengan aturan-aturannya.
Sistem informasi sumber daya manusia adalah sistem yang bertugas untuk
mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia,
mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada
pengguna, dimana data-data yang telah diperoleh tersebut merupakan data yang
dibutuhkan oleh sebuah perusahaan untuk meningkatkan keputusan SDM.
Sistem informasi sumber daya manusia adalah sebuah sistem yang
mendukung proses pengambilan keputusan dengan menyediakan berbagai
informasi yang diperlukan. Informasi yang disediakan merupakan informasi
mengenai kebutuhan akan pegawai dalam sebuah organisasi, informasi perekrutan
pegawai, informasi data pegawai, informasi pengelolaan pegawai selama menjadi
bagian dari organisasi tersebut, dan informasi mengenai pemberhentian pegawai.
Sistem informasi sumber daya manusia merupakan sebuah bentuk interaksi
atau pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia dan

2
teknologi informasi. Sistem ini menggabungkan manajemen sumber daya manusia
sebagai

2
suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke
dalam aktivitas-aktivitas manajemen sumber daya manusia seperti dalam hal
perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-
langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber
daya perusahaan. Secara keseluruhan sistem perencanaan sumber daya perusahaan
bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang
berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Sistem informasi
sumber daya manusia (SISDM) atau human resources information system (HRIS)
adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tata kelola dan tata laksana
manajemen sumber daya manusia di perusahaan guna mendukung proses
pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan decision support system dengan
menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.
Berikut ini beberapa pendapatan ahli mengenai pengertian Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia:
1. Sumber daya manusia menurut Hasibuan (2002) adalah kemampuan
terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu. Perilaku dan
sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi
kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya.
2. Sistem yang menyediakan informasi mengenai SDM perusahaan adalah
sistem informasi sumber daya manusia atau HRIS (human resource
information system). Nama system manajemen sumber daya manusia
(human resource management system) atau HRMS juga semakin banyak
digunakan. (MC leod : 44).
3. HRIS merupakan sistem informasi untuk mendukung kegiatan-kegiatan
manajer di fungsi sumber daya manusia. Fungsi ini dulunya bernama
fungsi department personalia sekarang diubah namanya menjadi fungsi
SDM untuk menunjukan bahwa manusia didalam organisasi adalah
sumber daya ekonomis yang penting. (Jogiyanto HM , 2005: 249).
Ada pun Karakteristik dari informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi
Sumberdaya Manusia adalah sebagai berikut:
1. Timely (tepat waktu).
2. Accurate (akurat).
3. Concise (ringkas).
4. Relevant (relevan).
5. Complete (lengkap).
Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki
karakteritik di atas dalam rangka mengambil suatu keputusan (a decision making).

3
B. Fungsi Sumber Daya Manusia ( SDM )
Struktur organisasi sebagian besar perusahaan memasukkan satu unit yang
bertanggung jawab atas banyak kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya
manusia. Istilah personalia awalnya diberikan pada unit ini, tetapi sekarang
dinamakan sumber daya manusia (SDM), yang mengakui bahwa personil
sebagai sumber daya yang berharga.
Sumber Daya Manusia merupakan departemen atau divisi yang bertanggung
jawab terhadap pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisas atas
kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya menusia seperti
perekrutan, penerimaan, pendidikan, pelatihan, manajemen data, penghentian, dan
administrasi tunjangan. Sumber daya manusia adalah faktor produksi yang
kompleks apabila dibandingkan dengan factor produksi lainnya. Manusia
memiliki, kemauan, keinginan, cita-cita, dan emosi. Tidaklah demikian dengan
sumber daya lainnya.
Fungsi SDM dalam perusahaan adalah menangani banyak proses khusus yang
berhubungan dengan personil perusahaan. Berikut fungsi dari sumber daya
manusia adalah:
1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring). SDM membantu
menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti
perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi
praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan
kebijakan yang sesuai.
( Persiapan, Recuitment, Seleksi, Pengembangan dan Evaluasi Karyawan,
Memberikan kompensasi dan proteksi kepada pegawai, Jenjang Karir ).

2. Pendidikan dan Pelatihan. Selama periode kepegawaian seseorang, SDM

dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang
diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.

3. Manajemen Data. SDM menyimpan database yang berhubungan dengan

pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan
informasi pemakai.
Tahapan Kegiatan : Program data entry, Pedoman data entry, Penerimaan
Kuesioner/hasil lab, Pedoman coding, pedoman editing, editing & coding,
entry data ( back up ), penyimpanan kuesioner/hasil lab, pedoman cleaning
data, cleaning data, data siap analisis ( back up ).

4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan. Selama seseorang diperkerjakan

oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian,
SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang
berhak.

4
C. Evolusi HRIS
System personalia awal menempatkan data pegawai dalam map yang
ditempatkan pada departemen personalia. Saat perusahaan memperoleh
mesin punched-card, file di pindahkan ke departemen pengolahan data dan
dikonversikan ke bentuk punched-card. Saat computer menggantikan
mesin punched-card, data pegawai dikonversikan ke pita dan piringan
magnetic.
 Pengaruh Peraturan Pemerintah
Sampai akhir-akhir ini, manajemen kurang memberikan perhatian
pada data personil dibandingkan dengan perhatian yang diberikan pada
data yang menjelaskan uang dan arus material. Data keuangan dan
material dilihat sebagai kunci keberhasilan perusahaan, sehingga data
pegawai dianggap tidak lebih sebagai tugas yang seperlunya.
Rangsangan untuk menaikan status data personil diberikan oleh
peraturan pemerintah seperti EEO (Equal Employment Opportunity),
OSHA (Occupational Safety and Health Administration), dan AAP
(Affirmative Action Program), yang diberlakukan selama tahun 1960-an
dan 1970-an. Perusahaan diharuskan untuk menyediakan statistic bagi
pemerintahan nasional yang menunjukkan sampai sejauh mana praktek
personailia perusahaan sesuai dengan undang-undang itu. Perusahaan
segera mengerti karena mereka tidak dapat mengejar persyaratan
pelaporan yang mengikatkan tanpa bantuan system computer.

4
 Manajemen puncak perusahaan mulai mengalokasikan sumber daya
tambahan bagi pengembangan system personalia berorientasi informasi
(information oriented

4
personnel systems). System baru di kembangkan oleh spesialis informasi dari jasa
informasi, bekerja sama dengan pemakai dibagian sumber daya manusia.
Pengolahan dilakukan di computer berskala besar yang ditempatkan di SI.
Keadaan ini berlanjut sampai akhir 1970-an, saat inovasi dalam teknologi
computer melahirkan HRIS seperti yang kita kenal sekarang.
 Pengaruh dari computer mikro
Saat computer mikro muncul, SDM mulai memasangnya dalam
areanya. Beebrapa digunakan secara berdiri sendiri (stand-alone), beberapa
dibuat jaringan membentuk LAN, dan beberapa dihubungkan dengan
fasilitas computer sentral perusahaan. Beberapa organisasi SDM bahkan
memasang computer mikro bahkan mainframe mereka sendiri.
Perusahaan-perusahaan HRSO melaporkan rata-rata 37,9 komputer
mikro didedikasikan untuk system informasi sumber daya manusia,
dengan tidak kurang dari 40% dibuat jaringan. Juga terdapat terminal
keyboard (34,1 per perusahaan), maupun workstation (sekitar 13,8). Rata-
rata 3,7 kompiuter mini dan 2,4 mainframe menunjukkan akumulasi
perangkat keras yang besar dalam perusahaan-perusahaan besar.
 Status HRIS saat ini
Berdasarkan sumber sistem survey tahun 1990-1991 menyatakan
bahwa eksekutif menilai HRIS seperti sistem fungsional lain. Ini
merupakan situasi yang baik. Tetapi ada juga yang beranggapan bahwa
kurang bernilai dibandingkan sistem lainnya.
Dikarenakan HRIS relative terlambat bergabung dengan computer
HRIS dapat menjadi era fungsional berpotensi terbesar dalam menerepkan
computer untuk pemecahan masalah.

D. Model Sistem Informasi SDM

6
Model HRIS meliputi tiga subsistem input:
 SIA ( Sistem Informasi Akuntansi ) . menyediakan data personil yang
bekaitan dengan keuangan.
 Penelitian sumber daya manusia. Mengumpulkan data melalui proyek
penelitian khusus. Contohnya : penelitian suksesi yang dilakukan untuk
mengidentifikasi orang-orang dalam perusahaan yang merupakan calon
bagi posisi yang akan tersedia. Kemudian Analisis dan evaluasi jabatan
untuk mempelajari setiap jabatan dalam satu area untuk menentukan
lingkup an mengidentifikasikan pengetahuan dan keahlian yang diperlukan.
Serta penelitian keluhan untuk membuat tindak lanjut atas keluhan yang
disampaikan pegawai untuk berbaga alasan.
 Subsistem Intelijen SDM, yaitu pemerintah, pemasok, serikat pekerja,
masyarakat global, masyarakat keuangan, dan pesaing.
 Kemudian ada Subsistem output HRIS.
 Subsistem perencanaan kerja
Sebuah perusahaan biasanya bertugas dalam mengidentifikasi kebutuhan
pegawai dimasa yang akan datang. Adapun aplikasi dari perangkat lunak
yang digunakan kebanyakan berupa pembuatan badan organisasi,
peramalan gaji, dan analisis evaluasi.
 Subsistem perekrutan.
Dalam subsistem ini terdapat dua kegiatan yang biasanya dilakukan, yaitu
pelacak pelamar dan pencarian internal. Dalam penggunaan metode
perekrutan ini perusahaan dapat memilih salah satu dari kedua aplikasi
ataupun juga dapat memilih keduanya. Hal ini disesuaikan dengan
lowongan pekerjaan yang ada di perusahaan dan efektifitas serta biaya yang
ditimbulkan.
 Subsistem manajemen angkatan kerja.
Merupakan sebuah output yang merupakan subsistem terbesar karena
mempunyai aplikasi yang cukup banyak namun sedikit sekali perusahaan
yang menggunakannya. Aplikasi yang digunakan yaitu : Penilaian kinerja
pegawai, pelatihan dan pengembangan pegawai, control posisi, relokasi
pegawai, pengembangan keterampilan dan kompetensi pegawai, program
sukses, program kedisiplinan pegawai, dan subsistem pegawai.
 Susbsistem tunjangan
Subsitem aplikasi yang paling luas digunakan dalam perusahaan. Hal ini
terkait dengan image kompensasi yang biasanya berhubungan dengan gaji
pegawai. Aplikasi yang digunakan yaitu : peningkatan penyesuaian,
penggajian, kompensasi eksekutif, insentif bonus, jam lembur, kehadiran.
 Subsistem benefit
Sasaran aplikasi dari subsistem tunjangan adalah para pegawai yang masih
bekerja dan yang telah pension. Berbagai aplikasi dalam susbsistem ini
umumnya sangat rumit dan sulit dilakukan. Dalam subsistem ini terdapat

7
 defined contribution dan benefit plans yang memungkinkan seorang
pegawai mengakumulasi dana pensiun untuk mencapai standar hidup
tertentu. Selain itu juga terdapat juga fleksibel benefit plans yang
memungkinkan pegawai memilih sendiri tunjangan yang disediakan oleh
perusahaan.
 Subsistem pelapor lingkungan
Selain subsistem yang sudah disebutkan diatas yang notabene ditunjukkan
kepada pihak internal perusahaan, subsistem pelaporan lingkungan
ditujukan untuk pihak yang berkepentingan diluar perusahaan seperti
pemerintah, serikat pekerja, dan masyarakat pada umumnya. Adapun
aplikasi yang terdapat dalam subsistem ini adalah : catatan EEO, Analisis
EEO, peningkatan serikat pekerja, catatan kesehatan, dan keluhan.

E. Subsistem Intelijen SDM

Subsistem intelijen sumber daya manusia mengumpulkan data yang
berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan. Elemen
lingkungan yang menyediakan data ini meliputi pemerintah, pemasok, serikat
pekerja, masyarakat global, masyarakat keuangan, dan pesaing.
Peran dari masing-masing elemen lingkungan tersebut adalah sebagai berikut:
 Intelijen Pemerintah
Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan
mengikuti berbagai peraturan berbagai peraturan ketenagakerjaan.
 Intelijen Pemasok
Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang
memberikan employee benefit, dan lembaga penempatan lulusan
universitas serta agen tenaga kerja, yang berfungsi sebagai sumber
pegawai baru. Para pemasok ini juga menyediakan data dan informasi
yang dibutuhkan perusahaan untuk melaksanakan fungsi perekrutan dan
penerimaan.
 Intelijen Serikat Pekerja
Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam
mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.
 Intelijen Masyarakat Global
Masyarakat global menyediakan informasi yang menjelaskan sumber daya
lokal seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan
untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional, dan internasional
serta untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas
lokalnya.
 Intelijen Masyarakat Keuangan

8
 Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang
digunakan dalam perencanaan personil.
 Intelijen Pesaing

8
 Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang
sangat khusus, seperti industri komputer, terjadi perpindahan pegawai
yang sering dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa perusahaan
memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan
mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan
mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.
F. Database HRIS
lebih dari 150 pemasok database riwayat hidup (resume) berbasis komputer
yang dapat digunakan perusahaan dalam program perekrutannya. Database ini ada
dalam 5 kategori, sebagai berikut:
 Database perusahaan pencari eksekutif
Perusahaan pencari eksekutif mengkhususkan diri dalam menemukan
pelamar untuk posisi eksekutif, akses ke database perusahaan pencari
dibatasi pada perekrut dari perusahaan itu sendiri atau perekrut dari
beberapa perusahaan serupa yang membentuk jaringan yang erat.
 Database universitas
Ada sekitar 200 akademi dan universitas menyediakan database
curriculum vitae bagi perekrut sebagai pelayanan bagi mahasiswa yang
lulus atau alumni yang mencari pekerjaan.
 Database agen tenaga kerja
Beberapa agen tenaga kerja yang besar memiliki database mereka sendiri.
Database lain digunakan oleh beberapa agen yang membentuk jaringan.
Akses ke database kategori ini lebih bebas daripada akses ke dua jenis
database sebelumnya.
 Database akses umum
Database ini tersedia bagi siapapun dengan bayaran. Salah satu yang
terbesar adalah Career Placement Registry yang memiliki akses melalui
jaringan DIALOG Information Services. Sekitar 60% curriculum vitae
adalah dari mahasiswa. Bayaran untuk akses berkisar $12 untuk
mahasiswa sampai $45 untuk calon bagi pekerjaan bergaji $45,000.
 Bank pekerjaan perusahaan
(Corporate Job Banks ) beberapa perusahaan besar seperti IBM, Hewlett-
Packard, Travelers, dan Wells Fargo menyimpan database sendiri untuk
orang-orang yang dapat bekerja sebagai pegawai sementara. perusahaan
menggunakan bank pekerjaan saat mencari pengganti sementara untuk
pegawai tetap yang sakit, cuti hamil, liburan, dan sebagainya.
Database perekrutan seperti ini menggambarkan sistem formal untuk
pengumpulan intelijen dari para pemasok perusahaan. Sistem formal yang
serupa dapat digunakan dengan pemerintah dan masyarakat keuangan.

9
 Meningkatnya kerumitan masalah yang berhubungan dengan personil,
disebabkan oleh banyaknya peraturan pemerintah dan meluasnya pilihan benefit,
membuat penyimpanan data dalam komputer sebagai suatu keharusan. bagi
database SDM berbasis computer, tersedia beberapa alternative dalam hal isi
database, lokasi, manajemen dan pemasukan data.
 Isi Database
Database HRIS dapat berisi data yang menjelaskan tidak hanya pegawai,
tetapi juga organisasi dan perorangan di lingkungan perusahaan. Elemen-
elemen lingkungan mempengaruhi sumber daya manusia dalam beberapa
cara.
 Data Pegawai
Dalam data pegawai, terdapat data-data mengenai pegawai yang dapat
berupa biodata pegawai, kinerja, dan CV.
 Data Non-pegawai
Dalam data ini terdapat organisasi dilingkungan perusahaan seperti agen
tenaga kerja, akademisi dan universitas, serikat pekerja, dan pemerintah.
 Lokasi Database HRIS
Biasanya database HRIS ditempatkan pada computer sentral perusahaan
dan computer bagian departemen SDM. Namun seiring dengan
perkembangan teknologi, sekarang semua komponen perusahaan terhubung
melalui LAN dapat mengaksesnya dengan mudah.
 Perangkat Lunak Manajemen Database
Unit HRIS menerapkan sistem manajemen database ( DBMS ) untuk
mengelola database HRIS mereka. Seperti yang dilaporkan pada penelitian
HRSP. Tiga sistem teratas semuanya digunakan di mainframe, dan
popularitas mereka mempertegas peran kunci yang dimiliki oleh sistem
besar seperti itu pada HRIS.
Walau IMS merupakan salah satu DBMS pertama, IMS tetap populer
karena kemampuannya menangani data berjumlah besar. FOCUS
digunakan lebih untuk pengambilan data daripada manajemen data, dan
kita menyertakannya sebagai contoh bahasa generasi ke empat. DB2
merupakan database relasional mendapat dukungan pada akhir 1980-an,
dBASE adalah sistem berbasis komputer mikro yang paling populer. 194
sistem yang terdaftar dalam kategori “lain-lain” menunjukkan beragamnya
jenis perangkat lunak database yang dipilih oleh SDM untuk digunakan.
 Pemasukan Data
Data dimasukkan dalam HRIS biasanya berasal dari non-manajer dalam
SDM, diikuti oleh non-manajer luar SDM, manajer dalam SDM dan
manajer luar SDM.

10
 BAB III

KAJIAN EMPIRIS

Pengembangan HRIS untuk Optimalisasi Manajemen Sumber Daya

Manusia di Perguruan Tinggi
Abstrak
Manajemen sumber daya manusia di Perguruan Tinggi yang menggunakan
aplikasi perangkat lunak akan dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi.
Tanpa bantuan aplikasi Human Resource Information System (HRIS) maka
kinerja manajemen operasional tidak akan optimal. Data SDM yang dimiliki
perguruan tinggi menjadi tidak terpusat sehingga ada kemungkinan terjadi
redundancy data. Selain itu pengolahan data dan penyajian data membutuhkan
waktu yang lama. Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan aplikasi
manajemen SDM. Aplikasi tersebut akan diimplimentasikan di Perguruan
Tinggi, HRIS akan dikembangkan dengan studi kasus di Universitas Islam Raden
Rahmat (UNIRA) Malang. Dengan aplikasi tersebut diharapkan HRIS
diharapkan kinerja manajemen operasional menjadi lebih optimal. Metode
yang digunakan pada penelitian ini adalah metode terapan (action research).
Pendekatan pengembangan sistem menggunakan metode prototyping. Sedangkan
metode perancangan yang digunakan yaitu perancangan sistem dan perancangan
rinci, yang meliputi perancangan objek. Alat yang digunakan untuk mengukur
implementasi sistem yang dibangun menggunakan metode kuisioner. Validitas
yang dipergunakan dalam alat ukur penelitian ini adalah validitas isi (content
validity). Hasil penelitian ini disajikan secara deskriptif dengan rincian sebagai
berikut sistem ini sangat baik (45%) dimana sistem memiliki kemudahan di
dalam penggunaannya (65% menyatakan sangat baik dan 35% menyatakan
baik), disamping itu 56% menyatakan sangat baik terhadap desain interface,
keakuaratan informasi yang diberikan dalam sistem dinyatakan 72% baik, bahasa
yang digunakan dalam aplikasi 55% sangat baik dan 45% baik, dan terakhir
mengenai tentang error handling sebanyak 32% menyatakan sangat baik, 68%
yang menyatakan baik.
Kata Kunci: manajemen SDM, sistem informasi kepegawaian, sistem informasi dosen

1. Pendahuluan
Perkembangan yang pesat pada teknologi informasi dan komunikasi
menawarkan solusi dalam pengelolaan organisasi yang efektif dan efisien.
Penerapan teknologi informasi pada organisasi baik perusahaan maupun
perguruan tinggi menjadi aspek penting dalam persaingan diera digital.

11
Kegagalan sebuah organisasi dalam hal ini perguruan tinggi untuk
memanfaatkan teknologi

11
dalam pengelolaan informasi akan menjadikan perguruan tinggi tersebut
tidak memiliki daya saing.
Selain itu kualitas perguruan tinggi dapat dinilai dari kualitas lulusan. Untuk
dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas maka perguruan tinggi harus
mampu mengelola sumber daya yang dimiliki, antara lain mahasiswa, sumber
daya manusia, serta sarana dan prasarana. Dari ketiga sumber daya tersebut,
yang perlu dikelola dengan cermat adalah SDM. Karena menurut Arwildayanto
(2012) sebaik apapun sarana dan prasarana yang dimiliki apabila tidak
didukung SDM yang berkualitas, maka perguruan tinggi tersebut tidak akan
berkembang dengan maksimal bahkan cendrung statis dan mempertahankan
status quo [1]. Standar Akreditasi BAN-PT (2008) juga menunjukkan bahwa
satu aspek yang menjadi tolok ukur penilaian mutu sebuah perguruan tinggi
adalah Sumber Daya Manusia [2].
Dalam bidang manajemen, dijelaskan bahwa salah satu elemen dalam
organisasi adalah sumber daya manusia. SDM merupakan sumber daya
organisasi yang perlu dikelola dengan efisien dan efektif. Shiri (2012)
menyimpulkan bahwa melalui manajemen SDM yang baik akan berkontribusi
pada peningkatan kinerja organisasi [3]. Banyaknya informasi yang harus
dikelola terkait sumber daya manusia memunculkan permasalahan tingkat
kompleksitas yang tinggi. Permasalahan tersebut akan sulit diselesaikan
dengan sistem informasi SDM tradisional. Permasalahan dalam hal tingkat
kompleksitas yang tinggi dalam mengelola informasi terkait SDM dapat
terselesaikan dengan bantuan sistem informasi SDM berbasis komputer.
Perpaduan antara manajemen sumber daya manusia dengan
teknologi informasi menghasilkan solusi manajemen sumber daya manusia
yang dikenal dengan istilah Human Resource Information System (HRIS).
Implementasi HRIS akan menghasilkan peningkatan efektifitas fungsi
manajemen sumber daya manusia [3]. Seluruh informasi disimpan dalam satu
database dan digunakan bersama sehingga sangat efisien. Kovach, dkk. (2002)
Menyebutkan bahwa HRIS merupakan contoh dimana bisnis dapat digunakan
tidak hanya untuk penghematan biaya administratif tetapi juga menghasilkan
keuntungan strategis melalui pengumpulan, pemrosesan dan berbagi informasi
[4].
Persaingan yang ketat tidak hanya terjadi antar perusahaan komersial
tetapi juga antar lembaga pendidikan tak terkecuali pendidikan tinggi. hal ini
menuntut lembaga pendidikan tinggi dapat mengelola seluruh sumber daya yang
dimiliki termasuk pengelolaan sumber daya manusianya untuk mendapatkan
keunggulan dan memenangkan persaingan. Rawat (2008) menjelaskan bahwa
untuk dapat terus bertahan lembaga pendidikan tinggi harus bisa beradaptasi
terhadap perkembangan jaman yang dinamis. Selanjutnya dia juga
mengungkapkan, untuk membangun institusi yang efektif perguruan tinggi
membutuhkan HRIS [5]. Hal mendasar yang mampu dilakukan HRIS adalah

12
tingkat akurasi dipadukan dengan efisiensi waktu. HRIS di perguruan tinggi
berguna untuk memberikan kecepatan, kesesuaian,

12
kemudahan mengakses dan memperbarui, serta mengintegrasikan data sumber
daya yang dimiliki. sehingga dapat meningkatkan kapasitas dan kemudahan
control dalam sistem pelaporan secara menyeluruh.
Manajemen sumber daya manusia yang dijalankan di Universitas Islam
Raden Rahmat Malang dan di banyak perguruan tinggi khususnya swasta yang
memiliki banyak keterbatasan pendanaan, belum mampu mengadopsi Human
Resource Information System. Sehingga pengelolaan SDMnya masih belum
optimal. Penelitian ini bertujuan untuk melakukan Implementasi Human
Resource Information System (HRIS) untuk Optimalisasi Manajemen Sumber
Daya Manusia Di Perguruan Tinggi dengan lokus kajian di Universitas Islam
Raden Rahmat Malang.

2. Tinjauan Pustaka
2.1 Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajemen Sumber daya manusia adalah proses memperoleh, melatih,
menilai, dan memberikan kompensasi kepada karyawan, memperhatikan
hubungan kerja mereka, kesehatan, keamanan, dan masalah keadilan [6].
Berdasarkan pendapat tersebut dapat dikatakan bahwa manajemen sumber daya
manusia merupakan cara pengelolaan sumberdaya manusia secara efektif dan
efisien dalam organisasi agar mampu memberikan kontribusi secara optimal
bagi pencapaian tujuan organisasi.
Secara umum, fungsi atau aktivitas manajemen sumber daya manusia meliputi
tiga elemen pokok:
1) Pencarian tenaga kerja yang berkualitas. Meliputi perencanaan
sumberdaya manusia, rekrutmen, seleksi dan penempatan.
2) Pengembangan tenaga kerja yang berkualitas. Meliputi orientasi
jabatan, pelatihan dan pengembangan, perencanaan dan pengembangan
karir.
3) Pemeliharaan tenaga kerja. Meliputi pengelolaan retensi dan turnover,
penilaian hasil kerja, kompensasi, kesejahteraan dan hubungan
manajemen dengan tenaga kerja [7].
2.2 Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ( HRIS )
Manajemen sumberdaya manusia adalah suatu proses yang menangani
masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer, dan tenaga
kerja lainnya untuk dapat menunjang aktivitas organisasi demi mencapai tujuan
yang telah ditentukan.
Sistem informasi sumberdaya manusia merupakan sebuah bentuk pertemuan
antara bidang ilmu manajemen sumberdaya manusia dan teknologi informasi.

13
Sistem informasi sumberdaya manusia adalah komponen yang saling
terintegrasi

13
untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyebarkan informasi
untuk mendukung pembuatan keputusan,koordinasi, kontrol, analisis, dan
visualisasi dari kegiatan manajemen sumber daya manusia organisasi [6].
Mamun & Islam (2016) menjelaskan bahwa sistem informasi sumber
daya manusia dipandang sebagai alat untuk membuat dan menyebarkan
informasi yang berkaitan dengan sumber daya manusia, yang selaras dengan
arah strategis dari suatu perusahaan [7]. Dalam sebuah penelitian yang
dilakukan oleh Shiri (2012) ditemukan bahwa penggunaan HRIS pada suatu
organisasi memberikan hasil kerja yang lebih efektif dan lebih cepat, serta
membawa perbaikan pada fungsi sumber daya manusia secara keseluruhan,
bahkan telah membantu dalam menyelaraskan praktik sumberdaya manusia
dengan strategi organisasi, sehingga meningkatkan efisiensi fungsi SDM [3].
2.3 Metode Pengembangan Sistem Informasi
Metode Pengembangan Sistem Informasi adalah metode-metode, prosedur-
prosedur, konsep- konsep pekerjaan, aturan-aturan yang akan digunakan
sebagai pedoman bagaimana dan apa yang harus dikerjakan selama
pengembangan sistem informasi [9].
Metode Prototyping
Prototyping merupakan metode pengembangan sistem secara cepat.
Pengujian terhadap purwarupa (prototype) dilakukan melalui proses iterasi.
Metode ini biasanya digunakan oleh ahli sistem informasi dan ahli bisnis.
Kelebihan prototyping adalah sebagai berikut :
1) Terdapat komunikasi yang baik antara pengembang dan pengguna.
2) Pengguna berperan aktif dalam pengembangan sistem.
3) Pengembang dapat bekerja lebih baik dalam menentukan kebutuhan
pengguna.
4) Dapat lebih menghemat waktu dalam pengembangan sistem.
5) Penerapan menjadi lebih mudah karena sejak awal pengembangan
dilakukan bersama pengguna berdasarkan kebutuhan pengguna.
Secara umum prototyping proses-proses dalam model adalah sebagai berikut:
1) Identifikasi kebutuhan
Developer dan klien akan bertemu terlebih dahulu dan kemudian
menentukan tujuan umum, kebutuhan yang diketahui dan gambaran
bagian-bagian yang akan dibutuhkan berikutnya
2) Perancangan
Perancangan dilakukan dengan cepat dan rancangan tersebut
mewakili semua aspek software yang diketahui, dan rancangan ini
menjadi dasar pembuatan prototype

14
 3) Evaluasi prototype
Klien akan mengevaluasi prototype yang dibuat dan digunakan
untuk memperjelas kebutuhan software.
Tahapan-tahapan dalam prototyping
Selain itu, untuk memodelkan sebuah perangkat lunak dibutuhkan
beberapa tahapan di dalam proses pengembangannya. Tahapan inilah
yang akan menentukan keberhasilan dari sebuah
softwareitu .Pengembang perangkat lunak harus memperhatikan tahapan
dalam metode prototyping agar software finalnya dapat diterima oleh
penggunanya. Dan tahapan-tahapan dalam prototyping tersebut adalah
sebagai berikut:

1) Pengumpulan kebutuhan
Pelanggan dan pengembang bersama-sama mendefinisikan format dan
kebutuhan kesseluruhan perangkat lunak, mengidentifikasikan semua
kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan dibuat.
2) Membangun prototyping
Membangun prototyping dengan membuat perancangan sementara
yang berpusat pada penyajian kepada pelanggan (misalnya dengan
membuat input dan contoh outputnya).
3) Evaluasi prototyping
Evaluasi ini dilakukan oleh pelanggan apakah prototyping yang sudah
dibangun sudah sesuai dengan keinginan pelanggan. Jika sudah

15
sesuai maka langkah keempat akan diambil. Jika tidak, maka
prototyping diperbaiki dengan mengulang langkah 1, 2 , dan 3.

15
 4) Mengkodekan system
Dalam tahap ini prototyping yang sudah disepakati diterjemahkan ke
dalam bahasa pemrograman yang sesuai.
5) Menguji system
Setelah sistem sudah menjadi suatu perangkat lunak yang siap pakai,
harus dites dahulu sebelum digunakan. Pengujian ini dilakukan dengan
White Box, Black Box, Basis Path, pengujian arsitektur dan lain-lain.
6) Evaluasi sistem
Pelanggan mengevaluasi apakah sistem yang sudah jadi sudah
sesuai dengan yang diharapkan . Jika sudah, maka langkah ketujuh
dilakukan, jika belum maka mengulangi langkah 4 dan 5.
7) Menggunakan system
Perangkat lunak yang telah diuji dan diterima pelanggan siap untuk
digunakan.
2.4 Alat Perancangan Sistem
Alat perancangan sistem bisa dibedakan menjadi dua, yaitu alat
perancangan proses dan alat perancangan data. Alat perancangan proses
terdiri dari diagram aliran data dan diagram arus sistem. Sedangkan
alat perancangan data terdiri dari diagram relasi entitas (Entity
Relationship Diagram) dan kamus data (data dictionary).
1) Diagram aliran data
Diagram aliran data (data flow diagram/DFD) adalah sebuah alat
dokumentasi grafik yang menggunakan simbol-simbol untuk
menjelaskan sebuah proses. Walaupun namanya menunjukkan penekanan
pada data, kenyataannya tidak demikian. Kata “data” berarti data yang
mengalir. Diagram ini menunjukkan aliran proses seluruh sistem kepada
pemakai dan dapat diatur detailnya sesuai dengan kemampuan
pemahaman pemakai. DFD terdiri dari tiga elemen yaitu lingkungan,
pemrosesan, aliran data dan penyimpanan data [10].
2) Diagram arus system
Diagram arus sistem (Sistem Flow chart) merupakan alat perancangan
yang digunakan untuk menggambarkan proses sistem secara rinci.
Diagram arus sistem dibagi dua, yaitu diagram untuk menggambarkan
aliran sistem informasi dan diagram untuk menggambarkan aliran
program [10]
3) Diagram relasi entitas
Diagram relasi entitas menunjukkan antar entitas satu dengan yang
lain dan bentuk hubungannya sehingga data tergabung dalam satu
kesatuan yang terintegrasi [10].
4) Kamus data

16
 Kamus data adalah penjelasan tertulis lengkap dari data yang diisikan ke
dalam database [10].

3. Metode Penelitian
Metode penelitian ini dirancang untuk digunakan sebagai kerangka
acuan dan panduan tahapan penelitian. Dengan metode penelitian ini
diharapkan proses penelitian dilakukan secara terarah dan sistematis.
Metode yang digunakan pada penelitian ini adalah metode terapan (action
research). Metode ini merupakan metode penelitian yang bertujuan
mengembangkan keterampilan-keterampilan baru atau cara pendekatan baru dan
untuk memecahkan masalah dengan penerapan langsung di kodisi nyata.
Pendekatan pengembangan sistem menggunakan metode prototyping.
Sedangkan metode perancangan yang digunakan yaitu perancangan sistem dan
perancangan rinci, yang meliputi perancangan objek. Alat yang digunakan
untuk mengukur implementasi sistem yang dibangun menggunakan metode
kuisioner. Validitas yang dipergunakan dalam alat ukur penelitian ini adalah
validitas isi (content validity) yaitu bahwa butir-butir pertanyaan disusun sesuai
dengan definisi dari variabel-variabel yang akan diukur. Langkah – langkah
Penelitian:

1) Idenfitikasi kebutuhan pengguna

2) Pengembangan Prototype HRIS
3) Evaluasi prototype
4) Mengkodekan Sistem
5) Pengujian Sistem
6) Evaluasi Sistem
7) Penerapan Sistem

4. Hasil dan Pembahasan

Berdasarkan jawaban responden terhadap penilaian HRIS ini menyatakan
bahwa sebesar 38% responden menyatakan sangat baik, 43% responden
menyatakan baik, 11% responden menyatakan cukup baik, 8% responden
menyatakan buruk dan tidak ada responden menjawab sangat buruk. Menurut
responden pengolahan data akan lebih cepat karena data terpusat di satu
tempat, pimpinan juga lebih mudah dalam mendapatkan data sebagai
pertimbangan pengambilan keputusan. Sebagaimana telah diungkapkan Kovach
(2002), bahwa pada abad 21, data akan mendorong peningkatan jumlah
pengambilan keputusan strategis. HRIS adalah sebuah langkah strategis yang
tidak hanya menguntukngkan dalam penghematan biaya tetapi dalam
mengumpulkan, mengolah dan berbagi data [4].
Secara deskriptif bahwa keseluruhan sistem ini sangat baik (45%) dimana
sistem memiliki kemudahan di dalam penggunaannya (65% menyatakan
sangat baik dan 35% menyatakan baik), disamping itu 56% menyatakan sangat

17
baik terhadap desain interface, keakuaratan informasi yang diberikan dalam
sistem

17
dinyatakan 72% baik, bahasa yang digunakan dalamaplikasi 55% sangat baik
dan 45% baik, dan terakhir mengenai tentang error handling sebanyak 32%
menyatakan sangat baik, 68% yang menyatakan baik.
Saat ditanya apakah HRIS dapat membantu mengoptimalkan
manajemen sumberdaya manusia, 39% responden menjawab sangat setuju,
32% setuju, 29% cukup setuju. Hal ini senada dengan hasil penelitian
Mamun & Islam (2016) yang menyatakan bahwa 54% dan 57% responden
setuju bahwa HRIS meningkatkan efisiensi operasional dan memastikan
efektifitas manajerial. Di sisi lain, 70% responden menggarisbawahi HRIS
sebagai Strategic Finesse [8]. Shiri (2012) menemukan bahwa penggunaan HRIS
benar-benar penting dalam meningkatkan efektifitas pengelolaan SDM dan
memberikan peluang bagi pegawai untuk meningkatkan kontribusi terhadap arah
kebijakan strategis organisasi [3].

5. Kesimpulan
Sistem informasi SDM menjadi salah satu penunjang bagi
personalia atau bagian kepegawaian agar kinerjanya menjadi lebih efektif.
Perancangan dan prototyping yang dilakukan masih membutuhkan
penyesuaian dan perbaikan lagisebelum akhirnya dapat diimplementasikan.
Pengguna yang terlibat dalam perancangan masih terbatas pada bagian
kepegawaian dan pimpinan. Untuk penelitian berikutnya dapat ditambahkan
level pengguna. Fitur yang dikembangkan kedepan harus selalu mengikuti
perkembangan organisasi dan peraturan yang berlaku di lingkungan
kemenristekdikti.

18
 BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) adalah sebuah sistem
berbasis komputer yang berfungsi mengatur, menganalisa dan mengelola
sumber daya manusia sehingga diperoleh informasi yang tepat guna
pengambilan keputusan. Dalam kegiatannya, SISDM mengelola dan
menjalankan sistem administrasi SDM mulai dari perekrutan dan penerimaan,
pendidikan dan pelatihan, manajemen data sampai dengan pemberhentian dan
administrasi tunjangan. Sedangkan dalam penerapannya, terdapat model
SISDM yang didalamnya meliputi subsistem input (berupa SIA, Penelitian
SDM dan Intelijen SDM), serta Output (berupa Subsistem Perencanaan
Kerja, Perekrutan, Manajemen Angkatan Kerja, Tunjangan, Benefit dan
Pelapor Lingkungan. Dalam pelaksanaanya, kegiatan SISDM dilakukan oleh
HRD (Human Resources Departement) yaitu mengelola tentang Seleksi dan
Rekrutmen, Pelatihan dan Pengembangan, Compensation and Benefit,
Manajemen Kinerja, Perencanaan Karir, Hubungan Karyawan, Separation
Management, dan Personnel Administration and SISDM.
Evolusi Sistem Informasi Sumber Daya  (Tahap Awal, Pengaruh Peraturan
Pemerintah, Pengaruh dari komputer mikro). Model Sistem Informasi Sumber
Daya Manusia seperti SIA (Sistem Informasi Akuntansi), Penelitian Sumber
Daya Manusia, Intelijen Sumber Daya Manusia. Output  SISDM terdiri atas 6
subsistem yaitu : Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja, Subsistem
Perekrutan, Subsistem Manajemen Angkatan Kerja, Subsistem Tunjangan,
Subsistem Benefit, Subsistem Pelapor Lingkungan.
Direktur SDM menggunakan informasi dari semua subsistem output, 
seperti halnya eksekutif lain, manajer EEO/AA di dalam SDM, dan manajer
lain di seluruh perusahaan. Manajer unit-unit di dalam SDM
memilikiperhatian khusus dalam subsistem itu yang berhubungan dengan
operasinya. Dua manajer di luar SDM juga memiliki kepentingan khusus
yang kuat. 

B. Saran
Dengan memahami pembahasan dalam BAB Human Resource Information
System, diharapkan bagi para calon manajer bisa mempunyai pemahaman
mengenai HRIS, fungsi serta manfaatnya dalam implementasi dalam dunia
kerja nanti.

19
 PENUTUP
McLeod Jr. Reymond. 2001. Sistem Informasi Manajemen, Jilid 2, Edisi 7.
Jakarta: Prehalindo
https://gresensiariskaapriliani.wordpress.com/2015/05/09/sistem-informasi-
sumber-daya-manusia/
http://sim-septialutfi-1a122066 karmelitaip.blogspot.com/2016/01/makalah-
sisdm.html

20